Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplanering

Revisionsrapport Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplanering Östersund kommun 2 oktober 29 Erik Palmgren Revisionskonsult Maj-Britt Åkerström Certifierad kommunal revisor

Anneth Nyqvist Maj-Britt Åkerström Erik Palmgren Uppdragsledare Certifierad kommunal revisor Revisionskonsult

Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...4 2 Inledning...5 2.1 Bakgrund...5 2.2 Revisionsfråga...5 2.3 Avgränsning...5 2.4 Revisionsmetod...6 3 Granskningsresultat...6 3.1 Hur beaktas brukarutvecklingen i planering av lokaler och personal?...6 3.2 Vilka större lokalmässiga förändringar har genomförts sedan 25 och vilka planeras framöver?...1 3

1 Sammanfattning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Östersunds kommun har Komrev inom PricewaterhouseCoopers genomfört en granskning av vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplanering. Följande revisionsfråga har varit aktuell: Har nämnden en tillfredställande ledning och styrning av planeringen av verksamheten utifrån demografiska förändringar och ökad vårdtyngd? Vår sammanfattande bedömning är att vård- och omsorgsnämnden i allt väsentligt bedriver en god verksamhetsplanering med utgångspunkt från demografiska förändringar och ökad vårdtyngd. Bedömningen baseras framförallt på följande: - Nämnden har under åren haft ett fungerande arbete med att möta demografiska förändringar där bidragande orsaker varit: ett bra samarbetsklimat, bra planerings- och statistikunderlag och ömsesidig förståelse mellan politiker och tjänstemän för problemen inom verksamhetsplaneringen. - Utifrån svaren i den enkla enkätundersökningen kan vi konstatera att brukarrepresentanterna anser att vård- och omsorgsnämndens hantering och planering av lokaler och personal inom hemtjänst, särskilt boende och boende LSS i huvudsak fungerar bra men att vissa förbättringsområden finns. Inom särskilt boende framkom att nämndens uppställda mål om väntetider anses uppfyllas och att lokalplanering och lokalanvändning hanteras bra. Inom boende LSS framkom att gemensamma utrymmen saknas på vissa boenden och att det är alldeles för många personer som ska serva de boende, vilket skapar otrygghet när det är olika personer som kommer och ibland okända för brukaren. - De främsta problemen har varit att hitta lämplig placering för äldreboende och boende LSS i befintliga fastigheter, tomter för nybyggnation, långa byggtider, förseningar, flera överklaganden, lågkonjunktur och lågt privat byggande. - De större lokalmässiga förändringarna inom särskilt boende och boende LSS gäller i första hand nyproduktion. Vi har noterat att förvaltningen inom LSS-verksamheten ålagts att betala vite till Länsstyrelsen för ej verkställda beslut. Kommunen har bestridit Länsstyrelsens krav och är ärendet är överlämnat till Länsrätten för beslut. 4

2 Inledning 2.1 Bakgrund Under prognosperioden 28 21 ökar åldersgruppen över 65 år. Under senare år har antalet personer mellan 65 och 8 år minskat, från 26 har dock antalet åter ökat. Behovet av vårdinsatser ökar i takt med att personer i den äldsta vårdgruppen ökar. Vård- och omsorgsnämnden har i budget 29 tillförts extra resurser med 3,5 Mkr för fler äldre och ökad vårdtyngd. Antal platser i boende LSS anges i budgeten öka från 315 år 28 (prognos) till 325 år 29. I budgeten anges även att pengar avsätts för ytterligare bostäder med särskild service för boende vuxna inom LSS. Enligt kommunens budget 29 ska väntetiden för personer som beviljats boende enligt LSS vara högst tolv månader. Sammantaget ställer ovan nämnda förutsättningar stora krav på vård- och omsorgsnämndens planering avseende bl.a. lokaltillgång och personal för hemtjänst, särskilt boende och boende LSS. 2.2 Revisionsfråga Följande revisionsfråga har varit aktuell: Har nämnden en tillfredställande ledning och styrning av planeringen av verksamheten utifrån demografiska förändringar och ökad vårdtyngd? 2.3 Avgränsning Granskad nämnd är vård- och omsorgsnämnden. För LSS-verksamheten sker avgränsning till boende i familjehem eller bostad med särskild service för barn eller ungdomar som behöver bo utanför föräldrahemmet och bostad med särskild service för vuxna eller annan särskilt anpassad bostad för vuxna. Granskningen avgränsas till följande kontrollmål: - Hur beaktas brukarutvecklingen i planering av lokaler och personal? - Vilka större lokalmässiga förändringar har genomförts sedan 25 och vilka planeras framöver? Uppdraget ingår i 29 års revisionsplan. 5

2.4 Revisionsmetod Granskningen har skett genom dokumentstudier, statistik, nyckeltal och intervjuer med nämndens ordförande, vice ordförande, biträdande förvaltningschef och med två handläggare av lokalfrågor. En mindre enkätundersökning har genomförts till brukarrepresentant i tre förtroenderåd samt till tre representanter för föreningarna inom dialoggruppen LSS: Föreningen för barn, unga och vuxna med utvecklingsstörning, Riksförbundet för rörelsehindrade barn och ungdomar och Föreningen Autism. 3 Granskningsresultat 3.1 Hur beaktas brukarutvecklingen i planering av lokaler och personal? Ledning och styrning Vård- och omsorgsförvaltningen arbetar efter kommunens styrkedja med fastställda inriktnings- och effektmål. Effektmålen följs upp kontinuerligt och revideras årligen. Bland aktuella effektmål för 29 finns bland annat följande två mål som avser medborgare i behov av vård och omsorg: - Väntetiden för särskild boendeform (SOL) är högst tre månader - För personer som beviljats boende enligt LSS är väntetiden högst 12 månader I intervjuerna framkommer att någon uttalad strategi inte finns inom vård- och omsorgsnämnden om hur de demografiska förändringarna inom hemtjänst, särskilt boende och LSS-verksamheten ska bemötas. Förutom målen nämner de att strategiska utgångspunkter finns inom verksamheten och som de arbetar för som exempelvis: ingen ska bli utan vård och omsorg tre nya gruppbostäder i budget hemtjänst kan beviljas direkt störst behov först 25 tog förvaltningen fram en rapport Äldreboende planeringsunderlag, med syfte att få ett planeringsunderlag för förändringar i kommunens äldreboendebestånd på kort och lång sikt av särskilt boende. I intervjun med handläggare uppgavs att rapporten till viss del fortfarande används. Vidare nämndes att broschyren MITT HEM din arbetsplats, Styrprinciper för bostad med särskild service för vuxna (LSS) används i arbetet. Broschyren vänder sig till personer som arbetar på gruppbostad/servicebostad i kommunen och innehåller styrprinciper för god kvalitet inom gruppbostad/servicebostad och vägledning för 6

hur man ska uppnå detta. Därutöver finns även inom förvaltningen generella programförutsättningar för ny- och ombyggnad av särskilt boende och boende LSS. Roll- och ansvarsfördelningen uppfattas tydlig av de intervjuade och de nämner att samspelet mellan nämnd och förvaltning fungerar mycket bra. Planering av lokaler och personal I intervjuerna framkom att både tjänstemän och politiker anser att arbetet med lokal och personalplaneringen fungerar bra. Arbetet har också underlättats av att förvaltningen fått mer resurser då större behov uppstått. Framtagna beslutsunderlag för hantering av de demografiska förändringarna inom hemtjänst, särskilt boende och för LSS-verksamheten har varit tillfredställande under åren och inga beslutsunderlag av vikt uppges har saknats. Statistiken som kommit från kommunledningsförvaltningen har stämt väldig väl och haft en god prognossäkerhet. En nära och öppen dialog har hela tiden förts mellan politiker och tjänstemän och man har varit lyhörda för varandras synpunkter. De intervjuade uppgav även att det har funnits en stor medvetenhet och förståelse både från nämndens och från förvaltningens sida att hänsyn hela tiden måste tas till eventuella problem i prognoserna kopplat till arbetet med att anpassa organisationen och verksamheten efter demografiska förändringar. Detta har sammantagit inneburit att anpassning till nödvändiga lokal- och organisationsförändringar har fungerat bra. I Östersunds kommun har antalet personer mellan 65 och 84 år minskat fram till 26. Under granskningsperioden 25-28 har de däremot ökat med 35 personer från 8 68 till 8 985 motsvarande 3,4 %. Av andelen personer över 85 år har antalet fortsatt att stiga i kommunen och sedan 25 har antalet ökat med 12 % dvs 23 personer. Östersunds kommun 1 9 8 7 6 5 4 3 2 1 8 928 1 176 8 793 1 213 8 756 1 247 8 78 1 278 8 683 1 328 8 665 1 345 8 73 1 393 8 68 1 485 Invånare, ålder 65-84 Invånare, ålder 85-w 8 662 1 577 8 786 8 985 1 68 1 688 1998 1999 2 21 22 23 24 25 26 27 28 Källa: WebOr I intervjuerna framkom att ingen kötid finns inom hemtjänsten. För särskilt boende är den genomsnittliga kötiden 4 dagar från ansökan och i juni fanns 17 personer i kön (se tabell nedan). Inom LSS är kötiden 6-12 månader, med undantag av några personer som väntat över ett år. Akuta behov tillgodoses alltid omgående. Det uppgavs även att förvaltningen 7

haft stort fokus på att minska omställningstiden (från att en plats på ett boende blir ledig till att en ny brukare har flyttat in) inom särskilt boende, vilket gjort att väntetiden halverats under de senaste fyra åren från 4 till idag 2 dagar i genomsnitt. Kösituation särskilt boende 5 45 4 35 3 25 2 15 1 5 34 2 44 8 19 33 2 24 2 Total kö särskilt boende varav väntat mer än 3 månader nov-8 dec-8 jan-9 feb-9 mar-9 apr-9 maj-9 jun-9 27 17 17 Källa: vård- och omsorgsförvaltningen I en förstudie genomförd av Öhrlings Pricewaterhousecoopers om gynnande beslut inom socialnämnden och vård- och omsorgsnämnden i Östersunds kommun (daterad 29-1- 9) framgår att sju nya boenden av grupp- och servicebostäder behöver skapas för nuvarande kö och att tre nya boenden behövs per år för att hålla en jämn kö med acceptabla väntetider. I förstudien framgår även att det finns sju personer som väntat över ett år på beviljad bostad, varmed vitesrisk från Länsstyrelsen föreligger. I nu genomförda intervjuer framkom att vård- och omsorgsförvaltningen nu ålagts att betala vite till Länsstyrelsen för ej verkställda beslut. Eftersom kommunen bestridit Länsstyrelsens krav är ärendet överlämnat till Länsrätten för beslut. När det gäller planeringsarbetet av personalstyrkan nämns att det inom hemtjänsten varit svårast att anpassa personalresurser efter toppar och dalar beroendes på att bemanningen följer successivt beviljade biståndsbeslut. I särskilt boende har kommande vårdtyngdsbehov inte varit lika svårt att förutse och antal tjänster är mera statiskt. Inom LSS har planeringsarbetet av bemanningen också varit lättare då man haft kännedom om behoven på individnivå. I intervju med nämndsordföranden nämns att önskan finns om att mer flexibla tjänster borde finnas av personal som kan jobba inom flera yrkesområden dvs både inom hemtjänst och särskilt boende, för att därigenom lättare kunna anpassa personalstyrkan vid eventuella förändringar. Inom äldreomsorgen har förvaltningen på försök börjat omvandla en personalpool till en bemanningsenhet i liten skala i syfte att minska på övertid och mertid samt vikariekostnader. Under 28 betalades 14 mnkr för övertid och mertid. Idag utförs arbetet inom äldreomsorgen till 17 % av vikarier. Några kontinuerliga vårdtyngsmätningar sker idag inte ute i verksamheterna utan sker vid behov, inom särskilt boende är alla boenden vårdkrävande och personaltätheten är enhetlig. Vårdtyngden kan också förändras snabbt, vilket gör att mättidpunkten blir väldigt avgörande för resultatet. De intervjuade nämner att vårdtyngden emellertid alltid bedöms i samband med biståndsbeslut. 8

I intervjuerna nämns att det idag är lättare än tidigare att rekrytera inom både hemtjänst och särskilt boende. Även LSS- verksamheten har lättare med rekryteringen med undantag av kontaktpersoner då det är svårt att hitta fler frivilliga i kommunen. Kartläggning av kommande rekryteringsbehov utförs på kommunövergripande nivå och visar att 15-2 personer/år behöver rekryteras inom förvaltningen de kommande åren pga. olika avgångar och fler äldre. Bland svårigheterna kring verksamhetsplaneringen nämns att de främsta varit: att hitta lämplig placering för äldreboende och boende LSS i befintliga fastigheter tomter för nybyggnation långa byggtider förseningar flera överklaganden lågkonjunktur lågt privat byggande I intervjuerna framkom även att det ibland uppkommit intern konkurrens med barn- och utbildningsförvaltningen om potentiella och lämpliga tomter och lokaler, vilket både har försvårat och försenat planeringsarbetet. Förvaltningen köper internt en bevakningstjänst av lämpliga tomter och lokaler. Tjänsten utförs av en person inom tekniska förvaltningen. Personen servar även barn- och utbildningsnämnden. Detta har i vissa fall skapat prioriteringssvårigheter när förvaltningarna konkurrerat om samma objekt/utbud. Vård- och omsorgsförvaltningen arbetar numera med uppdragsbeskrivningar för att tydliggöra uppdragen och minimera risken att intern konkurrens ska uppstå. Enkätundersökning För att översiktligt ge oss en uppfattning om hur väl personal- och lokalanvändningen uppfattas ute i verksamheterna; hemtjänst, särskilt boende och boende LSS har en enkel enkätundersökning genomförts. En enkät har skickats ut till representanter för tre förtroenderåd samt till tre representanter för föreningarna inom dialoggruppen LSS, totalt sex enkäter. Undersökningen gör inte anspråk på statistiskt och vetenskapligt urval och säkerhet utan vill bara pejla uppfattningen just hos denna grupp. Från de sex tillfrågade representanterna erhölls tre enkätsvar. I lämnade svar framkom följande synpunkter: - Inom särskilt boende framkom att nämndens uppställda mål om väntetider anses uppfyllas och lokalplanering och lokalanvändning hanteras bra. - Inom boende LSS framkom att gemensamma utrymmen saknas på vissa boenden och att det är alldeles för många personer som ska serva de boende, vilket skapar otrygghet när det är olika personer som kommer och ibland okända för brukaren. 9

3.2 Vilka större lokalmässiga förändringar har genomförts sedan 25 och vilka planeras framöver? Inom särskilt boende har följande lokalförändringar skett: År Särskilt boende Förändring Antal platser 25 - - - 26 Västervik Omb. till heldygnsboende 8 27 Västervik Omb. till heldygnsboende 8 28 Rådmansgatan Nyproduktion 34 Lövberga Omb. till heldygnsboende 9 Björckbacka Utfasning hus D -4 29 Fältvägen Nyproduktion 28 (+7 korttidsplatser) Fjällgatan Utfasning -6 I intervjuerna framkom att någon ytterligare nybyggnation av särskilt boende inte är aktuellt i dagsläget då antalet boenderum räcker för behovet. Mest fokus ligger nu på att korta omställningstiderna. Dock finns boenden som håller låg standard och kan behöva fasas ut. Under hösten/vintern 29/1 kommer en inventering av äldreboendeköken att göras utifrån livsmedelslagstiftningens krav som också kommer att ge underlag för den fortsatta planeringen. Inom LSS-verksamheten har följande lokalförändringar skett: År Bostad LSS Förändring Antal platser 25 Petunikan, Lövberga Nyproduktion 6 Kvartermästarvägen 9 Nyproduktion 5 Timmervägen 25 Nyproduktion 7 26 Slåttervägen Nyproduktion 5 Reveljgränd 25 a,b Nyproduktion 7 Fornborgsvägen 11 Nyproduktion 7 27 Hagvägen 19-31 Nyproduktion 3 28 Västfjällvägen 2 Nyproduktion 5 29 Faktorvägen 93 Nyproduktion 4 Fjällgatan 99 Nyproduktion 6 Falkfångarvägen 91 Nyproduktion 4 För 21 planeras nybyggnation av 5 platser på Fritzhemsgatan 4-42 och nybyggnation Valhall 4 platser. 1