Valnämnden protokoll Kl. 14:00 Brunflorummet, Rådhuset
2(21) Plats och tid Brunflorummet, Rådhuset, måndagen den 25 mars 2019 kl 14:00 15:20 Paragrafer 17-26 Beslutande Ledamöter Pär Fredriksson, M, Ordförande Tomas Svanström, L Tomas Frank, S Leif Hagberg, C, Tjänstgörande ersättare för Lillemor Brandum, KD Ersättare Övriga närvarande Anna Backlund, områdeschef kommunkansli, sekreterare Helen Olson Sandal, tillgänglighetsstrateg 17 Utses att justera Tomas Frank, S Justering Måndag 1 april 2019 Underskrifter Sekreterare Anna Backlund Ordförande Pär Fredriksson, M Justerare Tomas Frank, S Protokollet är justerat. Justeringen av Valnämndens protokoll har tillkännagivits genom anslag på /anslagstavla. Anslagstid 2019-04-05 t o m 2019-04-27 Förvaringsplats Kommunkansliet, Rådhuset
3(21) Ärendelista 17 Dnr 00002-2019 Informations- överläggningsärenden - Valnämnden... 4 18 Dnr 00015-2019 Avtal med Postnord AB om hämtning/utkörning samt sortering av förtidsröster... 5 19 Dnr 00016-2019 Ambulerande röstmottagning - Val till Europaparlamentet 2019... 6 20 Dnr 00017-2019 Valnämndens tjänstgöring valdagen + onsdagsräkning - val till Europaparlamentet 2019... 8 21 Dnr 00018-2019 Arvoden till valnämndens ledamöter som tjänstgör under valdag och onsdagsräkning... 12 22 Dnr 00019-2019 Utskrifter av dubblettröstkort - EP-val 2019... 14 23 Dnr 00009-2019 Budget 2019 med flerårsplan 2020-2021 - Valnämnden... 16 24 Dnr 00021-2019 Öppethållande för valnämndens kansli under valhelg och onsdagsräkning... 18 25 Dnr 00893-2018 Budgetuppföljning/delårsbokslut/prognos 2018 - Valnämnden... 20 26 Dnr 00001-2019 Delegationsärenden - Valnämnden... 21
4(21) 17 Dnr 00002-2019 Informations- överläggningsärenden - Valnämnden Helen Sandal informerar valnämnden om tillgänglighetsperspektivet för arbetet med valet.
5(21) 18 Dnr 00015-2019 Avtal med Postnord AB om hämtning/utkörning samt sortering av förtidsröster Kommunledningsförvaltningen har varit i kontakt med Post Nord AB för att teckna avtal om valtjänster, utkörning/hämtning och sortering av förtidsröster. Avtalet ska undertecknas senast 2019-04-15. Valnämndens beslut Valnämnden ger ordförande i uppgift att underteckna avtal med Post Nord AB. Förvaltningens förslag till beslut Valnämnden ger ordförande i uppgift att underteckna avtal med Post Nord AB. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2019-03-19 Beslutet skickas till Ordförande i valnämnden
6(21) 19 Dnr 00016-2019 Ambulerande röstmottagning - Val till Europaparlamentet 2019 Förändringar i vallagen genomfördes från och med 1 januari 2015. En av dessa förändringar innebar att de kommunala buden ersattes med vad som kallas ambulerande röstmottagare. I 7 kap 3a vallagen står det Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning eller ålder inte själva kan ta sig till ett röstmottagningsställe får om de begär det lämna sina valsedlar till ambulerande röstmottagare. Valnämndens beslut Valnämnden erbjuder ambulerande röstmottagning följande dagar och tider: Onsdag 2019-05-08, kl 13.00-16.00 Onsdag 2019-05-15, kl 13.00-16.00 Onsdag 2019-05-22, kl 13.00-16.00 Torsdag 2019-05-23, kl 13.00-16.00 Fredag 2019-05-24, kl 13.00-16.00 Söndag 2019-05-26, kl 10.00-16.00 En begäran om ambulerande röstmottagning ska ha inkommit till valnämndens kansli senast 16.00 dagen innan den aktuella röstmottagningen. Väljare som uppfyller kriterierna enligt vallagen om vem som får rösta genom ambulerande röstmottagning och inte heller har möjlighet att rösta genom bud erbjuds tid för röstmottagning ovan stående dagar och tider enligt principen om först till kvarn. Ambulerande röstmottagning utgör en del av röstningslokalen rådhuset. Förvaltningens förslag till beslut Valnämnden erbjuder ambulerande röstmottagning följande dagar och tider: Onsdag 2019-05-08, kl 13.00-16.00 Onsdag 2019-05-15, kl 13.00-16.00 Onsdag 2019-05-22, kl 13.00-16.00 Torsdag 2019-05-23, kl 13.00-16.00
7(21) Fredag 2019-05-24, kl 13.00-16.00 Söndag 2019-05-26, kl 10.00-16.00 En begäran om ambulerande röstmottagning ska ha inkommit till valnämndens kansli senast 16.00 dagen innan den aktuella röstmottagningen. Väljare som uppfyller kriterierna enligt vallagen om vem som får rösta genom ambulerande röstmottagning och inte heller har möjlighet att rösta genom bud erbjuds tid för röstmottagning ovan stående dagar och tider enligt principen om först till kvarn. Ambulerande röstmottagning utgör en del av röstningslokalen rådhuset. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, 2019-03-13 Beslutet skickas till Vård- och omsorgsförvaltningen Region Jämtland Härjedalen Område kommunikation
8(21) 20 Dnr 00017-2019 Valnämndens tjänstgöring valdagen + onsdagsräkning - val till Europaparlamentet 2019 Valnämnden är lokal valmyndighet och ansvarar för att valet till Europaparlamentet går till på ett sätt som är rättssäkert och transparent. Valnämndens ledamöter besöker samtliga distrikt på valdagen i samband med att de kör ut sent inkomna förtidsröster till valdistrikten. De tar också emot rösterna som kommer in på valnatten samt granskar dessa innan de överlämnas till länsstyrelsen för den slutliga rösträkningen under måndagsmorgonen. Valnämnden behöver dessutom sammanträda för att räkna de röster som inkommit till valnämndens preliminära rösträkning (även kallad onsdagsräkning). Valnämndens beslut Valnämndens ledamöter samlas kl. 08.00 för att under dagen besöka valdistrikten. Ledamöterna samlas sedan åter kl. 19.00 för genomgång av rutinerna för att ta emot och kvittera material som lämnas från valdistrikten efter avslutad röstning och sammanräkning. Besök vid valdistrikten görs enligt följande Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 1 och 4 Norra skolan Eva Marcusdotter Östersund 2 och 3 Wargentinsskolan Tomas Svanström Östersund 5 och 13 Parkskolan Östersund 6 och 14 Fagervallsskolan Östersund 7 och 11 Palmcrantzskolan Östersund 12 & 15 Körfältsskolan Östersund 10 och 20 Lugnviks fritidsgård Lit 1 och 2 Treälvsskolan Häggenås Häggenås Frösön 1 & 2 F. d. Medborgarhuset, Frösön
9(21) Frösön 3 Frösön 4 och 5 Frösön 6 och 7 Östbergsskolan Lövsta förskola Vallaskolan Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 8 och 9 Campus, Hus G Lillemor Brandum Östersund 16 Tavelbäcksskolan Tomas Frank Östersund 18 och 19 Storsjöskolan Torvalla nedre Fjällängsskolan Torvalla övre Torvallaskolan Torvalla-Ope Ängsmoskolan Marieby-Böle Böle Byskola Sunne Orrviken skola Ångsta-Rossbol- Tandsbynds bygdegård Tand-Näs Brunflo 1 och 2 Kastalskolan Brunflo 3 Storvikenskolan Valnämndens ordförande tjänstgör på valnämndens kansli på Rådhuset. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl. 09.00, kallas valnämndens ledamöter och ersättare. Särskild kallelse skickas till sammanträdet. Förvaltningens förslag till beslut Valnämndens ledamöter samlas kl. 08.00 för att under dagen besöka valdistrikten. Ledamöterna samlas sedan åter kl. 19.00 för genomgång av rutinerna för att ta emot och kvittera material som lämnas från valdistrikten efter avslutad röstning och sammanräkning. Besök vid valdistrikten görs enligt följande Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 1 och 4 Norra skolan Eva Marcusdotter Östersund 2 och 3 Wargentinsskolan Tomas Svanström Östersund 5 och 13 Parkskolan Östersund 6 och 14 Fagervallsskolan Östersund 7 och 11 Palmcrantzskolan
10(21) Östersund 12 & 15 Östersund 10 och 20 Lit 1 och 2 Häggenås Frösön 1 & 2 Frösön 3 Frösön 4 och 5 Frösön 6 och 7 Körfältsskolan Lugnviks fritidsgård Treälvsskolan Häggenås F. d. Medborgarhuset, Frösön Östbergsskolan Lövsta förskola Vallaskolan Distrikt Lokal Ledamöter Östersund 8 och 9 Campus, Hus G Lillemor Brandum Östersund 16 Tavelbäcksskolan Tomas Frank Östersund 18 och 19 Storsjöskolan Torvalla nedre Fjällängsskolan Torvalla övre Torvallaskolan Torvalla-Ope Ängsmoskolan Marieby-Böle Böle Byskola Sunne Orrviken skola Ångsta-Rossbol- Tandsbynds bygdegård Tand-Näs Brunflo 1 och 2 Kastalskolan Brunflo 3 Storvikenskolan Valnämndens ordförande tjänstgör på valnämndens kansli på Rådhuset. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl. 09.00, deltar valnämndens ledamöter och ersättare. Särskild kallelse skickas till sammanträdet. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, 2019-03-13
11(21) Beslutet skickas till Valnämndens ledamöter
12(21) 21 Dnr 00018-2019 Arvoden till valnämndens ledamöter som tjänstgör under valdag och onsdagsräkning Valnämnden har som den lokala valmyndigheten ansvar för vallokalerna, hela förtidsröstningen samt den preliminära räkningen av rösterna dels på valkvällen och dels på onsdagen efter valdagen. Valnämndens ledamöter och ersättare föreslås få samma ersättning som röstmottagare i vallokal. Valnämndens beslut Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör under valdagen får 2146 kronor i arvode samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst om de begär det. Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid röstmottagning eller deltar under utbildningskväll får ersättning i enlighet med beslut om arvoden för röstmottagare Valnämnden 2019-02-04 6. Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid onsdagsräkning får ersättning enligt vad som gäller för sammanträdesarvoden och förlorad arbetsförtjänst i samband med protokollförda möten i kommunens arvodesbestämmelser. Förvaltningens förslag till beslut Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör under valdagen får 2146 kronor i arvode samt ersättning för förlorad arbetsförtjänst om de begär det. Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid röstmottagning eller deltar under utbildningskväll får ersättning i enlighet med beslut om arvoden för röstmottagare Valnämnden 2019-02-04 6.
13(21) Valnämndens ledamöter/ersättare som tjänstgör vid onsdagsräkning får ersättning enligt vad som gäller för sammanträdesarvoden och förlorad arbetsförtjänst i samband med protokollförda möten i kommunens arvodesbestämmelser. Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, 2019-03-11. Arvodesbestämmelser och ersättning till förtroendevalda i Östersunds kommun, 2018-06-18 109. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, 2019-03-11. Arvodesbestämmelser och ersättning till förtroendevalda i Östersunds kommun, 2018-06-18 109.
14(21) 22 Dnr 00019-2019 Utskrifter av dubblettröstkort - EP-val 2019 Väljare kan rösta i sin ordinarie vallokal på valdagen utan röstkort. Väljer personen att istället rösta i en förtidsröstningslokal någonstans i Sverige behöver väljaren ha sitt röstkort med sig. Om en väljare inte har fått eller tappat bort sitt röstkort kan ett nytt röstkort, s.k. dubblettröstkort skrivas ut från valmyndighetens valdatabas. Väljaren kan då kontakta kommunen, länsstyrelsen, valmyndigheten eller en utlandsmyndighet för att få sitt dubblettröstkort utskrivet. Valnämndens beslut Utskrift av dubblettröstkort möjliggörs i förtidsröstningslokalen Rådhuset följande dagar och tider: Onsdag 8/5 Fredag 10/5: 8-17 Måndag 13/5 Fredag 17/5: 8-17 Måndag 20/5 Fredag 24/5: 8-17 Lördag 25/5: 10-16 Söndag 26/5: 8-21 Förvaltningens förslag till beslut Utskrift av dubblettröstkort möjliggörs i förtidsröstningslokalen Rådhuset följande dagar och tider: Onsdag 8/5 Fredag 10/5: 8-17 Måndag 13/5 Fredag 17/5: 8-17 Måndag 20/5 Fredag 24/5: 8-17 Lördag 25/5: 10-16 Söndag 26/5: 8-21
15(21) Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2019-03-11 Beslutet skickas till Kommunkansliet Kundcenter
16(21) 23 Dnr 00009-2019 Budget 2019 med flerårsplan 2020-2021 - Valnämnden Vid valnämndens sammanträde 2019-02-04 fick valnämndens kansli i uppdrag att presentera en reviderad budget till sammanträdet i mars 2019. Detta då det i februari var oklart hur mycket statsbidrag som kommunen får för EP-valet 2019. Den 18 mars 2019 utbetalades statsbidraget med en summa av 1 294 787 kronor, vilket redovisas i reviderat budgetdokument. Valnämndens kansli fick vidare i uppdrag att redovisa vilka aktiviteter kansliet genomför för att nå målet om ökat valdeltagande. Denna redovisning presenteras vid valnämndens sammanträde den 6 maj 2019. Valnämndens beslut Kommunledningsförvaltningens reviderade förslag till budget för valnämnden år 2019 och flerårsplan 2020-2021 antas. Förvaltningens förslag till beslut Kommunledningsförvaltningens reviderade förslag till budget för valnämnden år 2019 och flerårsplan 2020-2021 antas. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 2019-03-20 Valnämndens reviderade budget 2019, plan 2020-2021
17(21) Beslutet inklusive bilagor skickas till Budgetchef Christina Westman Redovisningschef Ella Sandström
18(21) 24 Dnr 00021-2019 Öppethållande för valnämndens kansli under valhelg och onsdagsräkning Valnämndens kansli ska vid val till Europaparlamentet ge information och service till medborgarna. För att bl.a. ge väljare möjlighet att få nya röstkort bör kansliet ha extra öppethållande i anslutning till valet. Valnämndens beslut Valnämndens kansli hålls öppet kl. 10.00-16.00, lördagen den 25 maj. Valdagen den 26 maj öppnas valnämndens kansli kl 07.30 och hålls öppet fram till att samtliga röster är inkomna från valdistrikten och granskade. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl. 09.00 deltar minst fyra anställda från kommunledningsförvaltningen.. Förvaltningens förslag till beslut Valnämndens kansli hålls öppet kl. 10.00-16.00, lördagen den 25 maj. Valdagen den 26 maj öppnas valnämndens kansli kl 07.30 och hålls öppet fram till att samtliga röster är inkomna från valdistrikten och granskade. Vid onsdagsräkningen, den 29 maj kl. 09.00 deltar minst fyra anställda från kommunledningsförvaltningen. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut.
19(21) Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut, 2019-03-13 Beslutet skickas till Kommunkansliet Område kommunikation Område säkerhet Länsstyrelsen i Jämtlands län
20(21) 25 Dnr 00893-2018 Budgetuppföljning/delårsbokslut/prognos 2018 - Valnämnden Kommunledningsförvaltningen har upprättat förslag till verksamhetsberättelse för 2018, som undertecknas av nämndens ordförande och sekreterare. Valnämndens beslut Verksamhetsberättelse för 2018 godkänns. Förvaltningens förslag till beslut Verksamhetsberättelse för 2018 godkänns. Beslutsgång Ordförande frågar om nämnden kan bifalla förvaltningens förslag och finner att det blir nämndens beslut. Underlag för beslut Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2019-03-20 Verksamhetsberättelse 2018 Beslutet skickas till Kommunledningsförvaltningen
21(21) 26 Dnr 00001-2019 Delegationsärenden - Valnämnden Delegationsbeslut för tiden 2019-02-22 2019-03-20 anmäls enligt bilaga