Redaktionell utbildning för webbredaktörer, Delkurs 1
Föreläsare Åsa Bini webbredaktör, Kommunikationsenheten Malin Carlgren kommunikatör, Kommunikationsenheten Magnus Nielsen webbstrateg, Kommunikationsenheten
Redaktionell utbildning webbredaktörer Delkurs 1 Vår nya webb, organisation och tillgänglighetskrav En ny webbplats för Göteborgs universitet Magnus Nielsen, Malin Carlgren Tillgänglig webb för alla Åsa Bini Delkurs 2 Innehåll för webben Peter Sundberg Åbrandt Delkurs 3 Sök och webbanalys Mikael Stoltz Delkurs 4 Bild och gruppdiskussion Bilder i Drupal Kerstin Eiman Grupparbete, genomgång eget arbete Peter Sundberg Åbrandt, Åsa Bini
Delkurs 1 En ny webbplats för Göteborgs universitet 13 Introduktion redaktionell utbildning 13:05 Bakgrund, policy, roller och ansvar, webbstruktur, Drupal 13:50 PAUS 14 Koncept, design och innehåll på den nya webbplatsen 14:50 PAUS 15 Tillgänglig webb för alla
Ny redaktörsorganisation, nytt koncept och nytt verktyg. Varför allt på en gång? Våra besökare hittar inte det dom söker Internt och externt innehåll blandas 186 stycken webbplatser, 85 000 sidor, 33 000 pdf:er Gemensam informationsstruktur och riktlinjer för innehåll saknas Samma innehåll finns på många olika ställen besökaren vet inte vilken information som går att lita på. Gammalt innehåll tas inte bort Många sidor har väldigt få besök Webbplatsen bygger på gammal teknik Många sällananvändare, otydliga roller och mandat Långsiktig planering, analys och uppföljning av webbarbetet görs sällan
Webbutvecklingsprojektet En ny gemensam extern webbplats med en väl fungerande sökfunktion och en ny digital kurs- och programkatalog för våra utbildningar. Webbanpassat, inkluderande och tillgängligt innehåll En ny strategisk och operativ webborganisation som ansvarar för innehåll, utveckling och förvaltning. En ny teknisk plattform, ett nytt webbpubliceringssystem, och en ny sökfunktion En lättare vardag för universitetets redaktörer.
En gemensam webbpolicy Bygger på befintliga styrdokument, Vision 2020, Kommunikationsstrategi för Göteborgs universitet Policyn ska vara ett stöd i arbetet med att skapa lättanvända och effektiva webbplatser inom Göteborgs universitet, med fokus på användarnas behov och förväntningar. Policyn innehåller regler för webbstruktur, ansvar, koncept, säkerhet och innehåll och ska underlätta för besökarna att hitta vad de söker
Syftet med webbplatsen Leda till handling genom Förbättrat beslutsstöd för presumtiva studenter Enklare väg till kontakt Bredare rekrytering av studenter Stärka bilden av Göteborgs universitet genom att Visa bilden av ett sammanhållet universitet Förmedla forskningsresultat och öka omvärldens intresse för universitetets forskning Sprida kunskap om forskning och utbildning Göra intresseväckande och aktuella sidor som attraherar studenter och medarbetare Upplevas inkluderande genom att Vara användarvänlig och utgå från besökarnas behov Innehållet är inkluderande (språk, bildval) Stödet för funktionsvariationer är förbättrat Det finns lättillgänglig information på svenska och engelska
Grundläggande strategier för gu.se Det ska vara lätt att hitta information. Det ska vara lätt att förstå informationen. För arbetssättet med www.gu.se tillämpas det som finns beslutat i universitetets kommunikationsstrategi när det gäller all kommunikation: Kommunicera Göteborgs universitet som ett sammanhållet universitet. Stärk samarbetet mellan universitetets olika delar. Fokusera på kvalitet istället för kvantitet.
www.gu.se en extern webbplats Den nya webbplatsen är en extern webbplats. Det innebär att innehållet och strukturen är anpassade för målgrupper som inte verkar vid Göteborgs universitet. Information till medarbetare och härvarande studenter flyttas till medarbetarportal och studentportal.
Målgrupper, www.gu.se Användarna av www.gu.se kan delas in i fem målgrupper, med utgångspunkt från varför de besöker webbplatsen. De som söker utbildning: presumtiv student, presumtiv internationell student, studievägledare, doktorand, forskare De som söker samarbete: näringsliv, offentlig sektor, högskolesektor De som söker arbete: presumtiv medarbetare, doktorand De som vill få information om hur universitetet fungerar och vad det kan erbjuda: presumtiv internationell student, presumtiv student, medarbetare, näringsliv, offentlig sektor, högskolesektor De som är nyfikna: allmänhet, lärare, journalister
Roller och ansvar Kommunikationsenheten har det övergripande tekniska ansvaret för www.gu.se, ett samordningsansvar för universitets webbplatser, samt ansvarar för att tillhandahålla och utveckla universitetets publiceringsverktyg. Vi saknar ansvarig utgivare, vilket innebär att ansvaret för innehåll ligger hos respektive fakultets, institutions eller motsvarandes verksamhetsansvarig. Arbetsuppgiften kan delegeras till verksamhetens webbredaktör, men aldrig ansvaret. För att som redaktör få nödvändiga behörigheter krävs en genomgången utbildning inom publiceringsverktyget, samt en redaktionell utbildning. Dessa utbildningar tillhandahålls av kommunikationsenheten.
Webbredaktörsorganisation En ny webbredaktörsorganisation formas: En Webbredaktör per enhet, kan stödjas av en eller fler Biträdande webbredaktörer med samma kompetens och behörigheter. Dessa roller har hand om struktur, behörigheter, analys och innehåll. Utöver dessa roller finns det Lättredaktörer som arbetar med innehåll för specifika sidor samt en faktagranskande Innehållsägare. Webbredaktör Biträdande webbredaktör Lättredaktör Innehållsägare Struktur Innehåll
Webbredaktör Ansvarsområden och arbetsuppgifter I samråd med biträdande webbredaktör ansvara för struktur och utveckling av sin verksamhets närvaro på webben, extern webb, Studentportal, Medarbetarportal samt ev. centrumbildning tillhörande institutionen/fakultetsnivån/motsvarande. Samordna lättredaktörer på institutionen/fakultetsnivån/motsvarande. Ansvara för grundläggande support till sin verksamhets lättredaktörer. Exempelvis svara på enklare användarfrågor och ge råd kring innehåll. Skriva, redigera och publicera innehåll på webben. Anpassa och ta bort publicerat material och struktur/informationsflöden för institutionens/fakultetsnivån/motsvarandes webbsidor, i enlighet med riktlinjer för universitets digitala närvaro. Arbeta löpande med webbanalys, uppföljning av nyckeltal, sökmotoroptimering och rapportering i verktygen Google Analytics och SiteImprove.
Lättredaktör Ansvarsområde och arbetsuppgifter Ansvarar för att publicera innehåll på en begränsad del av institutionens/fakultetsnivåns/motsvarandes webbsidor. Bedöma och anpassa publicerat material för en del av institutionens/fakultetsnivåns/motsvarandes webbsidor, i samråd med webbredaktör. Överlägger med berörd sektion/forskargrupp/motsvarande kring innehållet. Skriva, redigera och publicera sidor på en del av institutionens/fakultetsnivåns/motsvarandes webb (till exempel en sektion eller forskargrupp) på gu.se, Studentportal och Medarbetarportal. Kan även tilldelas att skapa nyheter och kalenderhändelser.
Forum och kanaler Viktigt att skapa ett aktivt samarbete mellan IT, Kommunikationsenheten och verksamheten för att tillgodose samtliga behov. Verksamhetens förändringsbehov fångas löpande via cms support, ärendehanteringssystem, webbråd och övriga samarbetsytor. Behoven utvärderas utav förvaltningsgruppen, vilket kan resultera i vidareutveckling av publiceringssystemet och kringliggande system. Ägare av kommunikationskanalen driver strategisk utveckling för att ständigt hålla systemet uppdaterat och i enlighet med fastställda effektmål och kanalens syfte.
Arbetsflödet, support, ärendehantering
Webbforum
Verktyg för webbarbetet Publiceringsverktyg(CMS) Drupal (gu.se) InfoGlue(Studentportal och Medarbetarportal) Analys SiteImprove Google Analytics Sök Elastic Search (sökmotor) I3 (adminverktyg) Kurs och program Kurskatalog, PIM (Product Information Management)
KONCEPT OCH DESIGN
EN INTRODUKTION AV KONCEPT OCH DESIGN Förståelse för den nya webbplatsens uppbyggnad och huvudprinciper. Fortfarande under arbete. Konceptet prövas med verkligt innehåll Återkommer under Drupalutbildningen
VÄGEN TILL EN NY WEBBPLATS Arbetet har utgått från förstudien som gjordes 2016 Intervjuer och effektkartläggning med våra målgrupper Workshops med bland annat referensgrupp Kartläggning av nuvarande webbplats Benchmark med andra universitetet Användartester med slutanvändare på prototyp Designen bygger på universitetets visuella identitet och är framtagen i nära samarbete med designers på kommunikationsenheten Konceptet och designen kan direkt kopplas till effektmålen Webbpolicyn och konceptet hänger nära samman
HUVUDDRAGEN I KONCEPTET 1. Webbplatsen utgår från användarnas behov, inte organisationens struktur. Innehåll hittas från flera ställen 2. www.gu.se är en gemensam extern webbplats för Göteborgs universitet Det huvudsakliga innehållet samlas på ett ställe. Informationen uppdateras bara på ett ställe 3. Tydligare och enklare informationsstruktur med färre men längre sidor 4. Sök och filter är centrala verktyg för att hjälpa besökaren att hitta rätt på webbplatsen 5. Den nya webbplatsen är modulbaserad och uppbyggd av ett antal moduler/komponenter som används på samtliga sidor 6. Fler sidmallar för olika innehållstyper skapar tydlighet och underlättar för både redaktörer och besökare 7. Puffar, knappar och färg används för att dra uppmärksamhet till viktigt innehåll och leda till handling (söka kurs, hitta kontakt till en expert osv.) 8. Aktuellt ny samlingsplats för nyheter, evenemang och populärvetenskap 9. Enkelt och flexibelt för redaktören.
1. EN WEBBPLATS UTIFRÅN ANVÄNDARNAS BEHOV Varje sida på den nya webben ska ha ett tydligt syfte och kunna kopplas till målgruppers behov av information Innehållet på webbplatsen styrs av statistik och analys Gammalt och inaktuellt innehåll tas bort Vi erbjuder flera vägar till samma mål. En besökare ska inte behöva förstå universitetets organisation för att hitta rätt.
2. ETT UNIVERSITET EN GEMENSAM WEBB Innehåll som är identifierat som viktigt för de prioriterade målgrupperna samlas på ett ställe Underlättar för besökaren att hitta rätt Institutioners, fakulteters och centrumbildningars webbsidor blir en del av www.gu.se Tydligare bild av Göteborgs universitet
Dubbla menyner Institutioner och och fakulteter visas som en del av universitetets meny Rosa färg markerar var besökaren befinner sig i strukturen
Innehåll på en plats Kontaktsidor, forskningsprojekt/grupper, kursoch programinformation, nyheter och kalender samlas direkt under gu.se. Innehållet hittas genom söksidor. Puffar används för att synliggöra innehåll på verksamhetssidor och driva trafik till centrala sidor Ansvarig för innehållet är fortfarande den enhet som har skapat innehållet.
Sidor för verksamheter På fakulteter och institutioners sidor presenteras verksamheten utifrån samma menystruktur Puffar för evenemang, nyheter, utbildningar, forskningsreportage kommer att länka till de centrala sidorna under gu.se där innehållet bor.
Menystruktur för fakultet och institution Startsida Studera hos oss Vår forskning Om oss
3. TYDLIGARE OCH ENKLARE INFORMATIONSSTRUKTUR Färre sidor. Max fyra navigationsnivåer. (Verksamhetens startsida räknas som nivå 1). Innehåll placeras under en gemensam struktur. Enhetlig namngivning av menylänkar Kontroll över rätt information (inga dubbletter)
4. SÖK OCH FILTER Sök får en central roll på webbplatsen En kraftfull sökmotor bakom med tydliga smarta filter Delar av webbplatsens sök är riktat specifikt för det du söker efter. Till exempel hitta utbildning och hitta forskning Allt innehåll märks med kategorier och taggar för att hittas på webbplatsen
Filtrerad sida Webbplatsen visar filtrerade sökresultat som innehåll på webbsidor. Exempelvis för att visa upp vår organisation Filtreringen kräver att vi arbetar med kategorier och taggar för att märka innehåll Filtrerade resultat kan visas både i lista eller som kort
5. EN MODULBASERAD WEBBPLATS Den nya webbplatsen är uppbyggda av genomgångssidor och informationssidor. Dessa sidor skapas av sektionslayouter som kan fyllas med olika typer av innehåll Webbredaktören kan själv styra utseendet på webbsidorna genom att att pussla ihop flera valbara sektioner.
Genomgångssidor Gemensamma sidmallar men med valbara moduler skapar ett dynamiskt sätt att arbeta på, samtidigt som det ger enhetlig GU-känsla Genomgångssidor innehåller puffar och länkar till annat innehåll inom ett område eller en verksamhet.
Informationssidor Innehåll som tidigare funnits på flera sidor slås ihop till en längre sida. En sida är ett paket med information som användaren troligen behöver. Sidorna delas in i tydliga sektioner Meny över sidans innehåll, gör det lätt att navigera mellan de olika delarna och visar på hela sidans innehåll
6. FÄRDIGA SIDMALLAR Färdiga sidmallar för fler innehållstyper skapar ett enhetligt innehåll på webbplatsen Sidmallar underlättar för besökaren att känna igen vilken typ av innehåll sidan handlar om Sidmallarna innehåller fält som redaktörer fyller i. Vissa fält är tvingade och andra inte.
Innehåll som har en sidmall ska alltid använda den. Startsida för lokal verksamhet Profil/personsida Kontaktsida för verksamhet Nyhet Evenemang Forskning (Sidmallarna är fortfarande under utveckling).
Kurs- och programsidor Följer samma design och huvudprinciper som övriga sidor. Ett katalogverktyg (PIM-system) används för att administrera kurs och programinformation Data från Ladok (GUBAS) berikas med film, bild och text Informationen från katalogverktyget publiceras på webbplatsen Sidmallar för ämnesområden och ämnessidor i katalogverktyget
7. FÄRG OCH STORA YTOR Ökad användning av färg och stora ytor möjliggör att dra uppmärksamhet till viktigt innehåll och tjänster (kontakt, ansök osv) Färgerna visar också vilken typ av innehåll som länkar går till Kontaktmoduler placeras alltid på samma ställe för att skapa tydlighet
8. AKTUELLT En mer attraktiv samlingsplats för nyheter, kalender, poddar, film och forskningsreportage som ska inspirera till läsning och lyfta innehåll från hela universitetet Nyheter och evenemang kan filtreras utifrån besökarens intresseområde.
MOBIL Alla delar har även designats för att kunna fungera responsivt till mobiler och surfplattor.
9. ENKELT OCH FLEXIBELT Paket till redaktörer när en sida eller grupp sidor skapas Paketen är färdiga mallar att börja bygga sidor med. Möjlighet finns att lägga till, ta bort eller modifiera sidor. Vissa sektioner av sidor som är viktiga för besökaren är låsta för redaktör att flytta eller ta bort Sidmallar effektiviserar redaktörens arbete. Flöden och roller som stöttar redaktörsorganisationen. Statistik integrerad i publiceringsverktyget. Automatisk skapande av puffar
Internutbildning och support Redaktionell utbildning för redaktörer hösten 2018 Handbok för webbredaktörer Workshops kring struktur/innehåll Innehållsstugor - vår 2019 Utbildning i Drupal funktionalitet och sidmallar - vår 2019 Först efter drupalutbildningen får redaktörer behörighet till Drupal
Börja arbeta med den nya webbplatsen Kartläggning av nuvarande webbplats. Identifiera vilka som är era viktigaste sidor. Börja arbeta med dom. Finns det innehåll som ska flyttas till annat ställe i webbstrukturen? (institution, fakultet eller centralt) Finns det webbsidor som kan grupperas till en längre sida? Vilka bilder finns det som kan användas? Saknas det innehåll Finns det sidor som kan ersättas med puffar, nyheter eller kalender? Redaktionellt omarbetning av innehåll
Kontakt och mer om projektet magnus.nielsen@gu.se malin.carlgren@gu.se Medarbetarportalen.gu.se/webbutveckling publicera.blogg.gu.se