Tjänsteutlåtande Projektledare 2014-03-04 Anne-Sophie Arbegard 08-590 976 29 Dnr: Anne-Sophie.Arbegard@upplandsvasby.se KS/2011:239 Kommunstyrelsen Arbetsupplägg för projektet Väsby Entré och projektbudget Förslag till beslut 1. För slutförande av Fas ett anslås 1,45 miljoner kronor inklusive det tidigare överskridandet om 150 000 kronor. 2. För genomförande av Fas två anslås 5 miljoner kronor för 2014. Uppföljning sker löpande i ordinarie rapportering och i god tid inför 2015 återkommer kontoret för samhällsbyggnad och kommunledningskontoret med lägesrapport och begäran om ytterligare medel för genomförande av Fas två. 3. För kommande förslag om fastighetsförvärv ger kommunstyrelsen i uppdrag till kontoret för samhällsbyggnad och kommunledningskontoret att återkomma med beslutsunderlag för varje objekt. 4. Finansiering sker genom ianspråktagande av exploateringsmedel. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen beslutade den 27 januari 2014 paragraf 3 att godkänna att planprogrammet för Väsby Entré/Stationsområdet går ut på programsamråd. Samrådstiden kommer att pågå under 12 veckor mellan den 10 februari och den 5 maj 2014. Komplettering av samrådshandlingarna kommer att ske med en kulturmiljöutredning och en översiktlig dagvattenutredning som håller på att tas fram. En samrådsredogörelse över inkomna synpunkter kommer att upprättas och planprogrammet revideras. Det färdiga planprogrammet kommer därefter att ligga till grund för kommande detaljplanearbete i projektets nästa fas. Därmed är Fas ett av projektet avklarad. 1
Arbete har påbörjats med att förbereda inför nästa fas i projektet, Fas två, som omfattar förhandlingar och upprättande av avtal med intressenter, förvärv av fastigheter inom projektområdet, detaljplaneläggning och att förbereda genomförandet av projektet i olika etapper samt ekonomiska kalkyler. Fas tre i projektet kommer att omfatta själva genomförandet av projektet och förutsätter lagakraftvunna detaljplaner och godkända avtal. Projektet har hittills upparbetat 11,7 miljoner kronor varav 3,1 miljoner kronor är nedlagd tid för den interna projektgruppen. Kontorets bedömning är att ytterligare medel om cirka 1,3 miljoner kronor behövs för projektet Väsby Entré och Fas ett. Till detta kommer det tidigare överskridandet om 150 000 kronor. För slutförande av Fas ett är kontorens bedömning att det totalt behövs medel om cirka 1,45 miljoner kronor. Till detta kommer kostnader för egen tid. För fas 2 i planprogrammet kommer upphandling av resurser att behöva göras (200 000 kronor), 3D-modell att tas fram (350 000 kronor), BRE Environmental Assessment Method (BREEAM) miljöcertifiering för Väsby Entré (200 000 kronor) och riskanalys för projektet (250 000). Totalt cirka 1 miljon kronor. Till detta kommer kostnader för en projektorganisation med erforderliga konsulter som behöver handlas upp. För genomförande av Fas två under 2014 är kontorens bedömning att det totalt behövs medel om cirka 5 miljoner. Till detta kommer kostnader för egen tid. För genomförandet av projektet behöver ett antal fastighetsförvärv genomföras de kommande åren och kontoren har uppskattat dessa uppgå till totalt cirka 80 miljoner kronor. Kontoren återkommer med beslutsunderlag för varje objekt. Beslutsunderlag 1. Beslut, kommunstyrelsen 2011-05-02 85 2. Beslut, kommunstyrelsen 2012-04-02 48 3. Beslut, miljö- och planutskottet 2013-02-27 13 4. Beslut, miljö- och planutskottet 2013-03-20 24 5. Beslut, kommunstyrelsen 2014-01-27 3 Beslutet skickas till: Projektledaren 2
Ärendet i sin helhet Skanska Nya Hem AB, Skanska Sverige AB, Veidekke Bostad AB och AB Väsbyhem presenterade år 2010 en idé om att utveckla området väster om järnvägen med bostäder och verksamheter samt att länka ihop området med en ny passage över eller under järnvägen. Arbetet organiserades genom en projektgrupp med tjänstemän från kommunen och representanter från Skanska, Veidekke och Väsbyhem. Styrgrupp för projektet är miljö- och planutskottet. Kommunstyrelsen beslutade den 2 maj 2011 paragraf 85 och den 2 april 2012 paragraf 48 att ge kommunledningskontoret i uppdrag att påbörja projektet Väsby Entré och genomföra en förstudie för både östra och västra sidan av järnvägen samt utreda förutsättningarna för resefunktioner, bebyggelse och en ny passage. Resefunktionerna omfattas av bland annat bussterminal, pendeltågsstation, infartsparkering och cykelparkering samt kopplingen mellan dessa. I förarbetet inför denna förstudie genomfördes under åren 2010-2012 ett antal dialog- och informationsmöten. Sammanfattningsvis efterfrågade Väsbyborna en attraktiv ny mötesplats för människor och företag i Väsby sammankopplad med områdets identitet. Projektet Väsby Entrés ambition har varit att ge stationsområdet en tydlig identitet och därför vände sig kommunen till Zaha Hadid Architects sommaren 2012 för att Zaha Hadid har en särskild konstnärlig förmåga som kommer till uttryck inom bland annat arkitektur. Uppdraget innebar att Zaha Hadid Architects skulle gestalta utvalda delar av stationsområdets flöden med tillhörande funktioner. Eftersom projektgruppen behövt fördjupa sig i vissa detaljfrågor som avser utformningen beslutade projektets styrgrupp, miljö- och planutskottet, den 27 februari 2013 paragraf 13 att förstudiearbetet skulle redovisas i ett planprogram för att förbereda inför detaljplanearbetet. Den 27 februari 2013 hölls en workshop med miljö- och planutskottet och den kommuninterna projektgruppen i Väsby Entré. Ett stort antal utredningar har utgjort beslutsunderlag. Inför framtagandet av planprogrammet beslutade miljöoch planutskottet den 20 mars 2013 paragraf 24 om riktlinjer för planprogrammet. Ett förslag till planprogram har tagits fram av projektgruppen för projektet Väsby Entré/Stationsområdet utifrån dessa riktlinjer. Kommunstyrelsen beslutade den 27 januari 2014 paragraf 3 att godkänna att planprogrammet för Väsby Entré/Stationsområdet går ut på programsamråd, enligt plan- och bygglagen. Med tanke på att det är ett stort och komplext projekt att sätta sig in i kommer samrådstiden att pågå under 12 veckor mellan den 10 februari och den 5 maj. Under samrådstiden behöver två kompletterande utredningar genomföras, kulturmiljöutredning och översiktlig dagvattenutredning. Efter samrådstiden slut sammanställs inkomna synpunkter i en samrådsredogörelse och planprogrammet revideras. Samrådsredogörelsen och planprogrammet ska godkännas av kommunstyrelsen. 3
Det färdiga planprogrammet kommer därefter att ligga till grund för kommande detaljplanearbete i projektets nästa fas. Därmed är fas ett av projektet avklarad. Parallellt har arbete påbörjats med att förbereda inför nästa fas i projektet, Fas två, som omfattar förhandlingar och upprättande av avtal med intressenter, förvärv av fastigheter inom projektområdet, detaljplaneläggning och att förbereda genomförandet av projektet i olika etapper samt ekonomiska kalkyler. Fas tre kommer sedan att omfatta själva genomförandet av projektet och förutsätter lagakraftvunna detaljplaner och godkända avtal. Projektet följer kommunens projektstyrningsmodell. Projektet har hittills upparbetat 11,7 miljoner kronor varav 3,1 miljoner kronor är nedlagd tid för den interna projektgruppen. Förstudiearbetet har dragit ut på tiden i och med att projektområdet har utökats och att ett helhetsgrepp har tagits över trafikfunktionen och den tekniska lösningen i projektet. Budgeten om 8,45 miljoner kronor har överskridits med 150 000 kronor på grund av att projektet behövde komma vidare med en så pass avgörande fråga att en detaljerad riskanalys var nödvändig att ta fram för fortsatta diskussioner med länsstyrelsen och trafikverket när det gäller riskerna intill järnvägen. Fas ett behöver kompletteras med hur programförslaget bedöms påverka kulturhistoriska miljöerna inom projektområdet och en översiktlig dagvattenutredning. Vidare har en modell tagits fram för programsamrådet och illustrationer till planprogrammet i syfte att få en bättre förståelse för förslaget. Genomförandet av programsamrådet och kostnader för ovanstående tjänster ryms inte inom projektets nuvarande budget. Kontorets bedömning är att ytterligare medel om cirka 1,3 miljoner kronor behövs för projektet Väsby Entré och Fas ett. Till detta kommer det tidigare överskridandet om 150 000 kronor. För slutförande av Fas ett är kontorens bedömning att det totalt behövs medel om cirka 1,45 miljoner kronor. Till detta kommer kostnader för egen tid. För fas 2 i planprogrammet kommer upphandling av resurser att behöva göras (200 000 kronor), 3D-modell att tas fram (350 000 kronor), BRE Environmental Assessment Method (BREEAM) miljöcertifiering för Väsby Entré (200 000 kronor) och riskanalys för projektet (250 000). Totalt cirka 1 miljon kronor. Till detta tillkommer kostnader för en projektorganisation med erforderliga konsulter som behöver handlas upp enligt kommunallagen och lagen om offentlig upphandling. Ett förslag till projektorganisation för Fas två framgår av bilaga 1. Driften av den upphandlade projektorganisationen med konsulter beräknas under de kommande fyra åren kosta mellan 5-9 miljoner kronor per år beroende på vad om händer i projektet. För genomförande av Fas två under 2014 är kontorens bedömning att det totalt behövs medel om cirka 5 miljoner. Till detta kommer kostnader för egen tid. För genomförandet av projektet behöver ett antal fastighetsförvärv genomföras de kommande åren och kontoret har uppskattat dessa uppgå till totalt cirka 80 miljoner kronor. Kontoren återkommer med beslutsunderlag för varje objekt. 4
Kommunledningskontoret Björn Eklundh Kommundirektör Thomas Thunblom Samhällsbyggnadschef Bilaga 1 Förslag till projektorganisation för Fas två Väsby Entré 5