Flint Group Policy för gåvor och underhållning

Flint Group Policy för gåvor och underhållning

I SYFTE Det är gängse affärspraxis att ge och ta emot affärsförmåner (gåvor, måltider, resor och underhållning) i syfte att bygga upp relationer med våra affärspartner. Samtidigt är det av yttersta vikt att affärsförmåner vare sig de ges eller tas emot aldrig äventyrar, eller ser ut att äventyra, vår förmåga att fatta objektiva och rättvisa affärsbeslut. Flint Groups goda rykte baseras på högkvalitativa produkter och tjänster där integritet är en av våra vägledande principer. Vi måste alltid säkerställa att såväl de affärsbeslut som vi fattar som de som våra affärspartner fattar baseras på värdet av de produkter och tjänster som vi erbjuder, snarare än som ett gensvar på gåvor, måltider eller underhållning som tillhandahålls. I policyn för gåvor och underhållning ( Policyn ) anges riktlinjer och begränsningar för utbyte av gåvor, måltider och underhållning med alla som Flint Group har en befintlig eller potentiell affärsrelation till. Policyn klargör även Flint Groups ståndpunkt i relation till statliga tjänstemän. Policyn uttrycker Flint Groups åtagande att säkerställa att mottagandet eller erbjudandet av gåvor och underhållning är rimligt och tillbörligt, och att det granskas på ledningsnivå. Det finns en gyllene regel: var försiktig i sådana här ärenden. Prata med din chef, den juridiska avdelningen eller avdelningen för integritet och efterlevnad om du har några frågor och är osäker på om du har rätt att ge eller ta emot gåvor eller underhållning. En policy kan inte täcka alla eventuella situationer, så om du är osäker kan du fråga din chef eller kontakta den juridiska avdelningen. II OMFATTNING Den här policyn gäller alla gåvor, måltider, resor och all underhållning som ges eller tas emot av Flint Group och tredje parter som Flint Group gör affärer med (t.ex. kunder, leverantörer, distributörer, ombud m.fl.). Den här policyn omfattar hela Flint Groups verkställande ledning, alla tjänstemän och anställda samt entreprenörer och konsulter som handlar på uppdrag av Flint Group. III POLICYFÖRKLARING Flint Group förbjuder att gåvor och underhållning ges eller tas emot som belöning för eller uppmuntran till positiv särbehandling. Under vissa omständigheter är givande och mottagande av anspråkslösa gåvor eller anspråkslös underhållning acceptabelt. En affärsmiddag kan t.ex. utgöra ett avslappnat tillfälle för utbyte av information. Likväl kan de, beroende på storlek, frekvens och under vilka omständigheter de ges, utgöra mutor, politisk betalning eller otillbörlig påverkan, som strider mot USA:s Federal Corrupt Practices Act ( FCPA ), Storbritanniens Bribery Act och/eller gällande nationell lagstiftning. I uppförandekoden anges att Flint Group förbjuder givande eller handling som leder till givande av erbjudanden, löften eller godkännande av betalning eller annan förmån, tjänst eller gästfrihet direkt eller indirekt till alla statliga tjänstemän. Överträdelser av denna policy kan leda till disciplinära åtgärder, inklusive avsked. I allvarliga fall kan det även leda till civil- eller straffrättsliga åtgärder. A GÅVOR Innan du erbjuder, ger eller tar emot en gåva ska du gå igenom och följa de riktlinjer som anges nedan. Det vi alltid främst måste tänka på är huruvida gåvor och underhållning kan avses vara eller tolkas som belöning för eller uppmuntran till en tjänst eller positiv särbehandling. Om svaret är ja, är de förbjudna enligt denna policy. Hur vet du om gåvor, underhållning, resor eller gästfrihet som Flint Group erbjuds eller erbjuder är acceptabla? Se först den här policyn för vägledning. Ta sedan ett steg tillbaka och ställ följande frågor: - Vilket är syftet? Är det att bygga upp en relation eller något annat? - Hur skulle det se ut om den här informationen stod på förstasidan i en tidning? - Hur skulle det se ut om situationen var omvänd och en konkurrent till Flint Group erbjöd gåvan? Verkar det olämpligt eller orättvist? Om det är svårt att enkelt besvara någon av ovanstående frågor kan du rådgöra med din chef eller någon från den juridiska avdelningen. Om du är osäker på huruvida du ska ta emot något värdefullt kan du rådgöra med din chef. Om din chef deltar i uppgörelsen kan du vända dig till en chef på högre nivå eller kontakta den juridiska avdelningen. Ha alltid integritet i åtanke är vi säkra på att vi har agerat på ett sätt som klarar en granskning gällande gåvor och gästfrihet som vi har gett eller mottagit? Vad är en gåva? En gåva är något av värde, inklusive kontanter, presentkort, tjänster och löften att göra något i framtiden, som du eller någon i din familj, ditt hushåll, någon som du har en nära relation till eller någon som handlar på ditt uppdrag (inklusive ombud eller övriga tredje parter) ger eller tar emot. Gåvor som du har köpt med egna pengar, eller delvis köpt med egna pengar, omfattas också av den här policyn. Se Bilaga 1 för exempel på objekt som omfattas av den här policyn: Gåvor kan vara tillbörliga om de är oombedda, affärsrelaterade, inte består av 2 F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

kontanter eller kan användas istället för kontanter (presentkort är t.ex. inte acceptabelt), har ett lägre värde (under 50 euro) och marknadsför, visar eller förklarar Flint Groups produkter och tjänster. I vissa situationer är det ALDRIG tillåtet att ta emot eller ge gåvor eller underhållning: - Under ett formellt upphandlings- eller försäljningsförfarande: Du får varken ge eller ta emot en affärsförmån om du på någon nivå är inblandad i ett formellt upphandlings- eller försäljningsförfarande (där Flint Group är en befintlig eller möjlig kund eller leverantör). - När avsikten är att påverka eller belöna mottagaren: Det är aldrig lämpligt att ge eller ta emot gåvor som kan påverka eller anses påverka mottagarens omdöme och det kan leda till straff- eller civilrättsliga påföljder. Om någon erbjuder eller begär en gåva i utbyte mot affärer eller någon form av tjänst ska du tacka nej och omedelbart kontakta din linjechef eller den juridiska avdelningen. - Kontanter eller motsvarande: Kontantgåvor eller motsvarande är aldrig tillåtet. Inte heller gåvor som kan bytas mot kontanter, produkter eller tjänster. Det är t.ex. inte acceptabelt att ge presentkort. Ge gåvor Gåvor med ett nominellt värde på mindre än 100 euro (till samma mottagare under ett kalenderår) är tillåtet utan ytterligare godkännande (med undantag för gåvor till statliga tjänstemän, se avsnitt D). För högre värden krävs skriftligt godkännande från ansvarig chef inom EMT (Executive Management Team). Använd blankett A samt skicka en kopia till den lokala ekonomiavdelningen. Ta emot gåvor Om en gåva överstiger 50 euro i nominellt värde (från samma person under ett kalenderår) ska du lämna tillbaka gåvan och förklara att Flint Groups standarder inte tillåter att du tar emot den. När återlämning av färskvaror inte är möjligt bör de anonymt skänkas till en välgörenhetsorganisation eller tas emot å Flint Groups vägnar och delas mellan alla anställda på kontoret. Rabatter och övrig förmånsbehandling av leverantörer får endast tas emot om de är välkända och tillgängliga för alla anställda inom Flint Group i landet, t.ex. butiksrabatter. Flint Groups direktörer, tjänstemän och anställda får inte ta emot gåvor bestående av kontanter eller motsvarande (inklusive presentkort). B UNDERHÅLLNING Betalning av sedvanliga och rimliga affärsmåltider i samband med legitima företagsaktiviteter är lämpligt och tillåtet. Däremot är orimliga och påkostade måltider och underhållningsevenemang strängt förbjudet enligt den här policyn. Vad är underhållning? Underhållning omfattar resor, hotell, måltider, kultur- och sportevenemang som du närvarar vid tillsammans med en kund, leverantör eller annan Flint Groupaffärspartner. (Om du inte närvarar vid evenemanget tillsammans med mottagaren räknas tillhandahållande av måltider eller biljetter till evenemang inte som underhållning, utan som gåvor, och omfattas av de begränsningar som anges för gåvor i den här policyn). Vilken underhållning är passande? Underhållningens värde och frekvens måste granskas noga, eftersom detta kan ge upphov till misstankar om korruption. Om kostnaden understiger följande belopp vid varje tillfälle och uppkommer i anslutning till samma person högst fyra (4) gånger per år, behövs inget ytterligare godkännande: - 25 euro per person frukost - 100 euro per person lunch - 100 euro per person middag - 100 euro per person övrig underhållning (t.ex. biljetter till sportevenemang) Om du vill erbjuda underhållning som inte håller sig inom de här gränserna måste du i förväg skriftligen ansöka om godkännande från ansvarig EMT-medlem. Högre belopp eller mer frekvent underhållning kan vara tillbörligt i vissa lägen eller på grund av högre levnadskostnader i ett visst land. Lägre belopp kan anges för vissa länder där lägre kostnader i lokal valuta är mer passande. Detta godkänns av ansvarig EMTmedlem och vice vd för HR, Communications and Integrity & Compliance. Flint Group förväntar sig att medarbetarna håller sig inom de här gränserna i den mån det är möjligt. Om du lägger ut mer än väntat på underhållning kan du ansöka om godkännande i efterhand hos ansvarig EMT-direktör. Godkännanden i efterhand bör utgöra ett undantag. Upprepade förfrågningar uppmuntras inte och ersättning kanske inte betalas ut. Anställda bör endast erbjuda eller ta emot underhållning som är lämplig, rimlig i marknadsföringssyfte, erbjuds eller tas emot i samband med en normal befintlig affärsrelation vid ett tillfälle där affärer diskuteras. Om en viss sorts underhållning är tillbörlig beror förstås både på utgifternas rimlighet och vilken typ av aktivitet det gäller. Evenemang som golfturneringar där kunder bjuds in för att närvara och som omfattas av den här policyn är tillbörliga, förutsatt att underhållningen är passande och inte påkostad. Liknande större evenemang kräver godkännande från ansvarig EMTmedlem och vd. F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 3

Olika former av underhållning som kan komma att äventyra Flint Groups rykte i allmänhet och som ett icke-diskriminerande företag i synnerhet är alltid olämplig. Vuxenunderhållning är t.ex. aldrig lämpligt. Fakturor med felaktiga beskrivningar av tillhandahållna varor och tjänster kommer att, om de används för ersättningskrav, behandlas som belägg för bokföringsbrott av den som har lämnat in ersättningsblanketten. C RESOR Alla ersättningskrav för en befintlig eller möjlig kunds resor kan endast godkännas av ansvarig EMT-medlem och godkänns bara om det sker i god tro, rimligt och direkt kopplat till antingen (a) marknadsföring, visning eller förklaring av produkter eller tjänster, eller (b) fullgörande eller utförande av ett kundavtal. Alla resor som betalas av en leverantör måste också godkännas av ansvarig EMT-medlem. D STATLIGA TJÄNSTEMÄN I uppförandekoden anges, med undantaget nedan, att Flint Group förbjuder givande eller handling som leder till givande av erbjudanden, löften eller godkännande av betalning eller annan förmån, tjänst eller gästfrihet direkt eller indirekt till alla statliga tjänstemän, både på nationell, regional eller lokal nivå under alla omständigheter om skriftligt tillstånd inte tidigare har inhämtats från den juridiska avdelningen. Det finns inget acceptabelt minimivärde utan tidigare godkännande, inklusive mindre värdefulla föremål som t.ex. kakor, choklad osv., för statliga tjänstemän. Begreppet statlig tjänsteman omfattar alla offentliga tjänstemän eller befattningshavare eller statligt anställda över hela världen på alla nivåer. Förutom det undantag som anges nedan, förbjuder Flint Group givande eller handling som leder till givande av erbjudanden, löften eller godkännande av betalning eller annan förmån till statligt ägda eller reglerade enheter som universitet eller allmännyttiga företag, politiska partier eller offentliga internationella organisationer, som t.ex. Världshandelsorganisationen, WTO. Det enda undantaget från den här regeln gäller kunder som delvis eller till fullo ägs av staten. Sådana statligt ägda kunder kan ges gåvor och underhållning under särskilda omständigheter, men endast med tidigare inhämtat skriftligt godkännande från den juridiska avdelningen. Detta gäller oavsett vilket värde gåvan eller underhållningen har. E REDOVISNINGSPRAXIS FÖR GÅVOR OCH UNDERHÅLLNING För att säkerställa att gåvor och underhållning är lämpliga ska en tydlig förteckning över alla gåvo- och underhållningstillfällen samt godkännande för dessa upprättas av den lokala eller regionala ekonomiavdelningen. Alla kostnader för gåvor eller underhållning ska noga redovisas i Flint Groups räkenskaper och anges separat i kostnadsrapporter. Sådana rapporter ska som minimum innehålla datum, beskrivning av gåvan eller underhållningen och dess värde samt namn och befattning på alla mottagare/närvarande. Du ska alltid skicka in originalkvitto för gåvor eller underhållning. I de situationer där gåvor ges till större grupper bör namn och befattning för gruppledare, antal mottagare och en kort beskrivning av händelsen anges. Ekonomiavdelningen kräver att sådan information tillhandahålls tillsammans med relevant godkännande och ersättningskrav. Linjechefen ansvarar för godkännande av gåvo-, rese-, gästfrihets- och underhållningskostnader. Ekonomiavdelningen ska inte behandla betalnings- eller ersättningskrav om inte nödvändiga godkännanden har inhämtats. Om ekonomiavdelningen får sådana krav innan kostnaderna har uppkommit ska de anvisa den anställda som har lämnat in kravet att slutföra de nödvändiga förfarandena. Om ekonomiavdelningen får sådana krav efter att kostnaderna har uppkommit ska de omedelbart meddela ansvarig EMT-medlem och inte behandla kravet förrän ansvarig EMT-medlem gett sitt tillstånd. Anställda får inte försöka att kringgå de krav som finns på godkännande, dokumentation och/eller kvitton vid ersättningsförfarandet genom att - dela kostnaderna mellan de närvarande eller liknande försök att sänka den sammanlagda kostnaden eller kostnaden per person för varje kvitto - dela ersättningskrav för underhållningskostnader mellan flera ersättningskrav i syfte att dölja/maskera det sammanlagda beloppet - tillhandahålla en inkomplett eller vilseledande beskrivning av kostnaderna eller undanhålla information som är viktig för de som godkänner och/eller revisorer - förfalska deltagarlistan (t.ex. ange att antalet deltagare är fler än de faktiskt är i syfte att sänka kostnaden per person, eller att utelämna deltagare). Medvetna förvanskningar som de ovan kan leda till disciplinära åtgärder och till och med avsked. Underlåtenhet från linjechefens sida att ordentligt granska ersättningskrav för underhållning och utlägg kan leda till disciplinära åtgärder. Koncernens styrekonom ska kontrollera ekonomiavdelningens tillämpning av detta förfarande. Policyn har godkänts av Antoine Fady Vd för Flint Group Gäller från och med: 1 april 2015 4 F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y

Bilaga 1 exempel på gåvor och underhållning som tas upp i den här policyn Gåvor Underhållning - En flaska vin eller en presentkorg - Måltider/drycker - Biljetter till sport-, musik- och kulturevenemang eller andra evenemang (där Flint Groups anställda och anställda hos tredje part som ger eller tar emot biljetterna inte närvarar vid evenemanget tillsammans) - Biljetter till sport-, musik- och kulturevenemang eller andra evenemang (där Flint Groups anställda och anställda hos tredje part som ger eller tar emot biljetterna närvarar vid evenemanget tillsammans) - Resor/boende som inte är kopplat till en företagskonferens - Resor/boende i samband med närvaro vid en företagskonferens - Kontanter eller motsvarande (t.ex. presentkort) - Golfrundor med kunder - Marknadsföringsmaterial (t.ex. kläder, muggar, pennor, samlarföremål) - Donationer till välgörande ändamål - Större evenemang där Flint Group är värd för kunder, som t.ex. utställningar, sportevenemang m.m. F l i n t G r o u p : G i f t s a n d E n t e r t a i n m e n t P o l i c y 5