EGS POLICY FÖR BEKÄMPNING AV KORRUPTION OCH MUT- BROTT

Transkript

1 EGS POLICY FÖR BEKÄMPNING AV KORRUPTION OCH MUT- BROTT 1 INTRODUKTION TILL RIKTLINJER MOT KORRUPTION OCH MUTBROTT EG önskar bedriva sin verksamhet utan användning av mutor eller andra former för korruption. Därför ska alla medarbetare läsa och sätta sig in i vår policy mot korruption och mutbrott och tillhörande riktlinjer. För att skydda vårt renommé och säkra EGs framtida framgång krävs det att vi utför vårt arbete i enlighet med gällande lagstiftning. Denna policy och riktlinjerna speglar även vår starka vilja att upprätthålla hög standard på företagets integritet och etik i vårt sätt att driva vår verksamhet. Riktlinjerna täcker naturligtvis inte alla situationer som du kan stöta på i din vardag. Om du undrar över något som rör en specifik situation, kontakta din chef. Om du i övrigt skulle ha allvarliga misstankar om eventuella aspekter som rör EGs företagsdrift, uppmanas du berätta om dina misstankar. För detta ändamål har vi upprättat ett visslarsystem dit du helt anonymt kan rapportera dina observationer. 2 OM RIKTLINJERNA EGs policy mot korruption och mutbrott och tillhörande riktlinjer anger det sätt på vilket vi bedriver verksamhet, hur vi bör uppföra oss som representanter för EG och hur vi ska hantera de etiska frågor som vi eventuellt stöter på i vårt dagliga arbete. Policyn och tillhörande riktlinjer gäller för alla medarbetare inom EG-koncernen, även medarbetare i bolag som delvis ägs av EG. Det är viktigt att följa de instruktioner som beskrivs i policyn och riktlinjerna eftersom dåliga beslut kan skada EGs renommé och i värsta fall leda till åtal, böter eller minskad omsättning eller andra slags förluster.

2 Policyn mot korruption och mutbrott och tillhörande riktlinjer tar inte hänsyn till alla situationer som du eventuellt kan stöta på i ditt dagliga arbete. Vi uppmanar dig därför att använda ditt eget omdöme och sunda förnuft i varje given situation. 3 MEDARBETARANSVAR Som EG-medarbetare är det ditt ansvar att: Läsa, förstå och följa EGs policy mot korruption och mutbrott och tillhörande riktlinjer. Känna till de olika kanaler som du ska använda för att rapportera dina misstankar. Rapportera dina misstankar om du skulle stöta på ett problem som rör bristande efterlevnad. Om du är tveksam över hur du ska agera i en viss situation, så ställ följande frågor till dig själv: Är detta i överensstämmelse med policyn för korruption och mutbrott? Är det lagligt? Har jag befogenhet att göra detta? Gör mina handlingar att jag själv och EG ställs i positiv dager? Skulle det framstå som positivt i medierna? Om svaret är "nej" på en av dessa frågor eller om du är osäker på svaret, så låt bli att göra det. 4 LEDNINGENS ANSVAR Som en av EGs chefer är det ditt ansvar att: Arbeta för gott affärsmässigt uppförande inom ditt ansvarsområde och alltid föregå med gott exempel. Se till att dina medarbetare förstår vilket ansvar de har enligt policyn mot korruption och mutbrott och tillhörande riktlinjer. Skapa en god miljö där medarbetarna känner sig trygga och vågar rapportera sina misstankar. Se till att alla nya medarbetare introduceras till och förstår policyn mot korruption och mutbrott och tillhörande riktlinjer. 5 KORRUPTIONSKATEGORIER

3 5.1 Mutor EG tolererar inte någon form av mutor. Det är oacceptabelt, oetiskt och strängt förbjudet att erbjuda eller ta emot mutor, både direkt och indirekt. Mutor handlar om att erbjuda, ge eller ta emot något av värde (pengar eller gåvor) där givarens syfte är att utöva otillbörligt inflytande på mottagarens beslut eller beteende. Mutor är normalt "något för något" som är till nytta för båda parter, t.ex. en leverantör som erbjuder pengar till ett företags medarbetare för att få order från det aktuella företaget. Mutor kan vara: Ett direkt eller indirekt löfte med erbjudande om eller rätt till något av värde. Erbjudande om eller mottagande av pengar under bordet (ge eller ta emot pengar, gåvor eller annat av värde som motprestation för gynnsam behandling), lån, ersättning, belöning eller andra olämpliga förmåner. Stöd och donationer eller röster med avsikt att utöva olämpligt inflytande eller uppnå beroende. Det kan vara svårt att skilja mellan mutor och gåvor, men observera följande: Mutor skapar en skyldighet hos mottagaren som således blir beroende av givaren och därmed uppmuntras att ändra sitt beteende på ett eller annat sätt. Gåvor är inte förknippade med sådana skyldigheter och har som avsikt att identifiera givaren med mottagaren för att försegla en relation eller vänskap. En gåva är en ensidig handling där man inte kan förvänta sig något i gengäld. Det är inte förbjudet att ta emot eller att ge gåvor. Du ska vara försiktig när du tar emot en gåva från dina samarbetspartner. Det gäller även när du ger något av värde till dina samarbetspartner. Om du är tveksam om en risk föreligger att få eller ge en muta så ska du fråga din chef. Du får inte använda tredjeparter, t.ex. samarbetspartner för att indirekt erbjuda eller ta emot muta, pengar under bordet eller andra olämpliga betalningar oberoende av orsaken, ta emot eller erbjuda personliga förmåner som t.ex. gratis resor, exceptionellt stora gåvor eller middagar som kan uppfattas som en uppmuntran att ingå eller förnya ett affärsförhållande eller att ingå avtal med eventuell tredjepart, som skulle kunna skada EGs renommé. 5.2 Smörjmedel EG inser att det i vissa länder utanför Skandinavien finns en utbredd användning av smörjmedel. Enligt EG betraktas detta dock som muta och strider mot EGs policy. Denna del av riktlinjerna riktar sig således speciellt

4 till de medarbetare inom EG som hanterar relationer med kunder eller samarbetspartner utanför Skandinavien. Smörjmedel är betalning av en mindre summa pengar för att påskynda rutinåtgärder eller -processer som t.ex. att utställa ett visum, ett tillstånd eller tullklarering osv. Att använda smörjmedel för säkring av personlig säkerhet uppfattas inte som överträdelse av policyn mot korruption och mutbrott och tillhörande riktlinjer. Du ska alltid tacka nej till smörjmedel. Om du skulle tvingas betala smörjmedel, rådfråga din chef. Om detta inte är möjligt ska du be om kvitto, informera din chef och lämna kvittot till EGs ekonomiansvarige. Du får inte betala smörjmedel direkt eller indirekt via tredjepart eller ge gåvor till välgörenhet i EGs namn, utan att först ha fått din chefs tillstånd. 5.3 Gåvor Utbyte av gåvor ses som ett sätt att bygga upp goodwill och visa uppskattning för de företag vi handlar med. Om utbytet av gåvor blir frekvent eller extravagant, tyder det dock på olämpligt beteende. Gränsen mellan tillåtna gåvor och mutor är hårfin. Den främsta skillnaden är dock att mutor påverkar ett objektivt beslutstagande. Med gåva menas allt av värde och omfattar mindre eller anspråkslösa gåvor såsom reklamprodukter, biljetter till sportevenemang eller kulturella arrangemang. Med dyrare gåvor förstås lyxartiklar, resor, nyttjande av semesterboende osv. EG har ingen fast beloppsgräns för de gåvor som vi ger och tar emot. Du måste använda ditt eget omdöme och ditt sunda förnuft i varje enskilt fall enligt följande exempel: Godtagbara gåvor är t.ex. anspråkslösa/enstaka måltider med affärskontakter, gåvor till lågt värde såsom pennor, små reklampresenter eller en flaska vin/en bukett blommor vid särskilda tillfällen, t.ex. bemärkelsedagar. Icke-godtagbara gåvor är gåvor som ges och där det förväntas att få något i gengäld (något för något), gåvor i form av kontanter, presentkort eller liknande, personliga bidrag eller tjänster, lån eller dyra föremål som ipads, iphones, weekendvistelser, smycken och andra exklusiva saker. Om en samarbetspartner erbjuder dig en gåva som enligt riktlinjerna ovan anses som icke-godtagbar, ska du avböja vänligt och förklara EGs regler. Du ska endast ge eller ta emot gåvor av lågt värde för att stödja samarbetet. Var uppmärksam på att mycket dyra gåvor allmänt ökar risken för intressekonflikt. Rapportera gåvor med ett värde över DKK (som du ger eller tar emot) till din chef.

5 Skaffa godkännande från din chef om du överväger att ge en gåva till en tjänsteman inom offentlig sektor eller om du på annat sätt önskar uppmuntra anställda hos dina offentliga kunder, exempelvis genom gåvor eller inbjudan till evenemang som inte direkt rör samarbetet. Använd ditt sunda förnuft för att avgöra vad som är rimligt. Du får inte ge eller ta emot en gåva om det kan påverka eller se ut som om du försöker påverka partens beslutsfattande, tillåta att en gåva eller en förmån gör dig beroende av inblandade parter, ta emot eller ge kontanter eller presentkort som har ett ekonomiskt värde, ta emot mycket dyra gåvor eller ge eller ta emot en gåva eller uppmuntran som skulle leda till att du känner dig illa till mods när du beskriver den för din chef, arbetskollega, familj eller medierna. 5.4 Mat och representation Sociala arrangemang med samarbetspartner, t.ex. måltider, sport- eller kulturella evenemang, mottagningar osv. anses vara ett legitimt sätt att stärka affärsrelationer. Att vid enstaka tillfällen delta i sådana arrangemang i affärssyfte godtas om de inte äger rum regelbundet och inte antyder att de har ett icke-affärsmässigt syfte. Erbjudande om representation och mat ska alltid vara förknippat med ett affärssyfte, samarbetspartnern ska delta och det ska finnas ett rimligt förhållande mellan kostnad och varaktighet. Om du blir erbjuden mat och/eller får inbjudan till ett evenemang eller en affärsresa som inte ligger inom ramen för EGs policy mot korruption och mutbrott, ska du avböja erbjudandet vänligt och förklara EGs regler. Om ditt avböjande till inbjudan skulle såra samarbetspartnern (t.ex. av kulturella skäl), ska du rådgöra med din chef för att avgöra om det är affärsmässigt lämpligt för dig att delta. Om så är fallet bör EG och inte samarbetspartnern stå för reskostnader och alla andra utgifter. Du ska försäkra dig om att all gästfrihet eller representation som du erbjuder eller tar emot är begränsad och lämplig och tjänar ett legitimt affärssyfte och du ska rapportera eventuella erbjudanden om representation eller måltider till eller från samarbetspartnern till din chef, oberoende av värdet. Kom ihåg att använda ditt sunda förnuft för att avgöra vad som är rimligt. Du får inte ta emot måltider eller representation från samarbetspartner eller kunder om detta skulle kunna äventyra eller se ut att äventyra din förmåga att ta objektiva affärsbeslut som ligger i EGs bästa intresse. Du får inte heller ta emot måltider eller representation som motprestation för att göra eller lova göra något i gengäld för samarbetspartnern och inte be en samarbetspartner om måltider eller representation. 5.5 Politiska bidrag Politiska bidrag är bidrag till en eller flera politiker, en valkampanj eller till ett politiskt parti. Sådana bidrag kan ofta uppfattas som ett försök att uppnå affärsfördelar. Alla beslut om politiska bidrag ska därför tas av EGs styrelse. Inga politiska bidrag, direkta såväl som indirekta, är tillåtna såvida de inte skriftligen godkänts av EGs styrelse.

6 5.6 Välgörenhet och sponsorer Välgörenhetsdonationer är donationer som ges för att hjälpa människor i nöd. Sponsring är bidrag som ges för att stödja någon eller något för att i gengäld få offentligt omnämnande. EG kan i vissa situationer ha ett intresse av att ge bidrag till välgörenhet och sponsring, men det ska följa och stödja EGs värden. Bidrag till välgörenhet ska alltid utgöra ett rimligt belopp, ha ett lämpligt syfte och får aldrig tjäna som ett incitament för att göra affärer. Sponsring ska också alltid ha ett affärssyfte och ska ske i EGs kommersiella intresse. Försiktighet bör iakttas när ett bidrag till välgörenhet eller sponsring kan betraktas som en muta. Därför bör du alltid överväga och eventuellt undersöka om välgörenhetsorganisationen och/eller mottagaren av sponsorbidrag kan skada EGs offentliga renommé. Alla bidrag och sponsring ska i förväg godkännas av din chef. 5.7 Möten med affärsinnehåll Att delta i eller att hålla en rad olika möten och arrangemang med affärsinnehåll är en normal del av jobbet. Det kan vara säljmöten, marknadsföringsmöten, kongresser, konferenser m.m. Det är dock EGs policy att innehållet i möten eller kongresser som du deltar i ska vara den avgörande faktorn och inte platsen eller representationen. Du får därför inte utan särskilt tillstånd från din chef delta i arrangemang som varar i flera dagar på lyxhotell (mer än fyra stjärnor), kryssningsfartyg eller på hotell som i sig själva är en attraktion. Allt deltagande i konferenser, kongresser och marknadsföringsmöten ska godkännas av din chef. Vid planering och genomförande av affärsevenemang för externa deltagare ska du välja en plats som är lämplig för utbildning och möten, som exempelvis en konferensanläggning eller ett affärshotell. Undvik lyxhotell, kryssningsfartyg eller hotell som i sig själva är en attraktion. 6 INTRESSEKONFLIKTER Som anställd hos EG förväntas du varken vara engagerad i aktiviteter eller ha ekonomiska intressen (förutom vanlig passiv kapitalinvestering, däribland anslutning till pensionssystem eller annan typ av sparande) som strider mot ditt ansvar hos EG, då detta kan anses vara en intressekonflikt. Alla dina beslut ska tas utifrån EGs behov och inte baseras på personliga intressen eller förhållanden. Det uppstår en intressekonflikt när en medarbetare försöker påverka utfallet av ett beslut för egen vinnings skull. Det är inte möjligt att räkna upp alla situationer som kan vara eller ge uttryck för att vara en potentiell intressekonflikt, så överväg varje enskild situation noggrant.

7 I vardagen ska du undvika och befria andra som arbetar för dig, från att ta beslut som kan skapa intressekonflikt enligt dina personliga intressen. Var uppmärksam på potentiella intressekonflikter om du tar emot gåvor, måltider eller representation. Se även till att ditt förhållande till samarbetspartner och leverantörer sker på ett professionellt, opartiskt och konkurrenskraftigt sätt. För att undvika att hamna i en situation där din lojalitet eller opartiskhet till EG ifrågasätts, ska du inte använda företagets resurser för privata ändamål om det inte formellt överenskommits. Gynna inte släktningar och vänner, exempelvis genom att ha handla med dem eller anställa dem, utan att först rådfråga din chef. Utnyttja inte din ställning hos EG eller konfidentiell information som du är i besittning av på ett otillbörligt sätt för att uppnå personlig fördel eller indirekt egen vinning. Låt inte ditt förhållande till samarbetspartner och leverantörer påverka affärsbeslut som tas för EG. 7 HUR DU SKA AGERA I TVEKSAMMA FALL Vi förväntar oss att våra medarbetare och samarbetspartner är uppmärksamma på oegentligheter och avslöjar eventuella misstankar som rör aspekter i EGs affärsaktiviteter. Det ger ledningen möjlighet att på ett tidigt stadium agera på potentiella problem. Om du oroar dig för att korruption övervägs eller har inträffat, antingen inom EG eller hos någon av våra samarbetspartner, ska du rapportera detta till din chef. Om du av en eller annan anledning inte har möjlighet att tala med din chef eller om du misstänker att denne är inblandad, ombeds du rapportera det till visslarsystemet.