Underbilagor 1.1-1.9 RE-REV18-0016 Bilaga 1.1
2018-03-26 RE-REV18-0014 ÅR 2017 FÖR VITA HUSET I NYKÖPING AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. För att stärka den interna styrningen och kontrollen framåt behöver beslut, vidtagna åtgärder och krav på återrapportering tydligare framgå vid protokollsskrivningen så att processer och skeenden kan följas. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänsteman vid landstingets revisionskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Revisionskontoret och lekmannarevisor tar löpande del av protokoll från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. Granskningsredogörelser kommer att avlämnas tillsammans med lekmannarevisorns granskningsrapport för respektive dotterbolag. Dessa kommer att delges moderbolaget. För år 2017 inriktas granskningen i huvudsak mot bolagets verksamhet 2017 utifrån årets protokollsläsning. Granskningen har också genomförts genom träffar med bolagsledningens representanter, dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets VD. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport. Granskning har även skett av verksamhetsberättelsen. Bolaget verksamhet under år 2017 Bolagets styrdokument och protokoll Bolagens styrelsemöte har en fast agenda där bland annat Anmälningar (VD:s rapport), Resultatutfall med kommentarer, Likviditetsläget samt Beslutsärenden är stående punkter. Bolagsstyrelsen har haft 7 protokollförda sammanträden under år 2017. Vid styrelsens första sammanträde för året, i mars, utvärderade styrelsen sitt arbete under 2016. Ledamöterna konstaterade att kontinuerlig utbildning är viktigt och att ägarens intentioner ytterligare borde tydliggöras. Styrelsen beslutade att bjuda in landstingsstyrelsens ordförande till ett styrelsesammanträde under året. 611 88 Nyköping besök Repslagaregatan 19 tel 0155-24 50 00 hemsida: www.landstinget.sormland.se/revisionen ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2017\granskningsredogörelse vita huset 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 14:00 SID 1(6)
2018-03-26 RE-REV18-0014 Bolagens styrelsemöte har en fast agenda där bland annat Anmälningar (VD:s rapport), Resultatutfall med kommentarer, Likviditetsläget samt Beslutsärenden är stående punkter. Under Anmälningar (VD:s rapport) har arbetet med prismodell och samverkansfrågan mellan LSAB och FM-enheten varit uppe vid flertalet sammanträden. Vid Vita Husets sammanträde i juni beslutade också bolagsstyrelsen att uppdra till VD att lämna förslag på ytterligare förbättringar i samarbetet. VD i LSAB har också deltagit under punkten Anmälningar (VD:s rapport) vid flera tillfällen under året. LSAB:s styrelseordförande deltog även tillsammans med VD vid Vita Husets sammanträde i september. Vid septembersammanträdet diskuterades LSAB:s delårsrapport per juli. Årsprognosen pekade då på 9,4 mnkr. VD i LSAB rapporterade att bolaget arbetar intensivt med att komma tillrätta med sina nuvarande problem. Styrelsen i Vita Huset godkände informationen och ska återkomma i frågan. Vid sammanträdet med styrelsen i Vita Huset i oktober föredrog ekonomichefen att LSAB:s beräknade underskott för 2017 medför att bolagets soliditet och egna kapital blir allt för lågt. Styrelsen beslutade om förslag till koncernbidrag till LSAB som innebär att dotterbolagets egna kapital ska vara ca 10 mnkr vilket motsvarar att koncernbidraget blir 3,5 mnkr under förutsättning att bolagens resultatprognoser håller. Beslutet säger också att koncernbidraget hämtas från Folktandvården och delas ut vid årsskiftet. Vid sammanträdet 14 december deltar samtliga VD:ar i koncernen och presenterar sina verksamhetsplaner och budgets för 2018. Budgeten för LSAB var då ännu inte beslutad i LSAB:s styrelse. Det skedde först dagen därpå, 15 december. Av protokollet framgår att det för LSAB:s del är en reviderad budget, från en tidigare nollbudget till ett underskott 21 560 tkr. Revidering skedde mot bakgrund av den skrivelse 1 som kommit från VD i Vita Huset till styrelsen i LSAB. Av Policy för Landstinget Sörmlands bolag framgår att moderbolagets VD vid behov kan ge operativa direktiv till dotterbolagens företagsledningar, vilket ska betraktas som sedvanlig koncernledning. Sådana direktiv skall anmälas till moderbolagets styrelse i efterhand. Direktiven ska vara av den operativa karaktär att dotterbolagens styrelsers ansvar inte undergrävs. Skrivelsen från VD kring hantering av underskott torde vara ett direktiv av 1 LS-LED17-2166, Hantering av underskott, 2017-12-07 ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2017\granskningsredogörelse vita huset 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 14:00 SID 2(6)
2018-03-26 RE-REV18-0014 denna karaktär. Anmälan gjordes på mötet den 14 december men framgår inte tydligt av protokollet. Ekonomichefen i Vita Huset redovisade även Vita Husets verksamhetsplan med budget på mötet i december och framförde då att ett extra styrelsesammanträde planerades den 16 januari 2018 för beslut om ägartillskott till LSAB. Internkontrollen bör förbättras. Vita Huset måste också planera hantering av eventuell ytterligare försämring av LSAB:s ekonomi. Styrelsen godkände föredragningen. Styrelsen beslutade även om ägardirektiv för bolagen för 2018-2020 vid decembermötet. Av direktivet för LSAB:s del framgår bland annat att Ägaren ser allvarligt på rådande obalans i bolagets ekonomi och avser därför att förstärka med ett kapitaltillskott snarast möjligt under 2018. En ny prismodell införs under 2018 som på sikt ger stöd till att säkra bolagets finansiering. Det tidigare årliga sparbetinget om 1 % reducering av priserna är tills vidare borttaget från och med 2018. Min bedömning Effekterna av de otydligheter som har funnits vad gäller roller, ansvar, mandat och kommunikationsvägar i gränssnittet mellan FM-enheten och LSAB har under 2017 blivit mycket tydliga. Otydligheten har funnits i flera år och har påtalats både av mig som lekmannarevisor i Vita Huset men även av revisorskollegiet i Landstinget Sörmland till landstingsstyrelsen samt lekmannarevisor i dotterbolaget LSAB. Styrprinciperna måste tydliggöras inom hela landstingskoncernen och beslut om till vilken nivå frågor ska tas då FM-enheten och LSAB inte når överenskommelser. Detta kommer även att lyftas till landstingsstyrelsen. Vi har noterat att landstingsstyrelsens ordförande, som styrelsen beslöt bjuda in, inte deltagit vid något protokollfört sammanträde under året med styrelsen i Vita Huset. Av protokollen framgår inte om moderbolaget har haft dialog med landstingsstyrelsen eller om några beslut eller frågeställningar under året har adresserats dit. Tre ordinarie ledamöter i bolagsstyrelsen, varav styrelseordförande och vice ordförande, är också ordinarie ledamöter i landstingsstyrelsen. Personunion har både för- och nackdelar men gör att kraven för tydlighet och transparens är höga ur demokratisk synvinkel. Även på tjänstemannanivå råder personunion för VD och landstingsdirektör samt för ekonomichef i moderbolaget tillika enhetschef inom landstingets ekonomistab. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2017\granskningsredogörelse vita huset 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 14:00 SID 3(6)
2018-03-26 RE-REV18-0014 Landstingsstyrelsen ska också genomföra uppsikten över landstingets bolag. Ett uppdrag i ett bolag är ett uppdrag i bolaget inte ett landstingsuppdrag. Personunionen som finns innebär att flera av landstingsstyrelsens ledamöter i praktiken bedriver uppsikt över sig själva. För att stärka den interna styrningen och kontrollen framåt behöver beslut, vidtagna åtgärder och krav på återrapportering tydligare framgå vid protokollsskrivningen så att processer och skeenden kan följas. Uppföljning av ägardirektiv Av granskningen 2016 framgick att ett årshjul hade upprättats där bolagskoncernens plan för rapportering, möten, beslutsärenden och övriga bolagsgemensamma planer enligt ägardirektivet för 2017-2019. Återrapporteringen som sker i bilaga Ägardirektivanalys är överskådlig och informativ. Den innehåller också grafiska bilder för utfallen för de indikatorer som finns inom koncernen. Inga indikatorer redovisas könsuppdelad. Jag bedömer att uppföljningen mot ägardirektiven har stärkts och nu redovisas tydligare i verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelse Vita Husets verksamhetsberättelse är i huvudsak strukturerad enligt anvisningen som Ekonomistaben lämnat. Den innehåller även under varje rubrik ett sammandrag från dotterbolagens verksamhetsberättelseer. Landstingsservice, Folktandvården och D-data rapporterar alla formella åtaganden under respektive perspektiv. Vi har noterat att Folktandvården bolagsstyrelse i år behandlat sin verksamhetsberättelse samtidigt som årsredovisningen vilket är en förbättring jämfört med föregående år. Granskningsredogörelser har lämnats som bilaga till lekmannarevisorns granskningsrapport för respektive dotterbolag. Dessa kommer att delges moderbolaget. Vita Husets verksamhet är att samordna, initiera och driva vissa projekt tillsammans med dotterbolagen i syfte att utveckla bolagens verksamhet och avrapporterar kring årets arbete med detta inom ekonomiperspektivet samt i sammanfattningen. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer för moderbolaget och koncernen gällande ekonomiperspektivet och intern kontroll. Ekonomiperspektiv Ett av de finansiella målen enligt det årliga ägardirektivet 2017 för Vita Huset är att koncernen ska uppvisa ett positiv rörelseresultat. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2017\granskningsredogörelse vita huset 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 14:00 SID 4(6)
2018-03-26 RE-REV18-0014 Verksamhetsberättelsen innehåller en koncernresultaträkning och vi har även tagit del av Vita Husets årsredovisning som sänts till Bolagsverket. Rörelseresultatet uppgår till + 2 445 tkr det finansiella målet har uppnåtts. Till Vita Huset ska Folktandvården, LSAB och D-data lämna koncernbidrag motsvarande moderbolagets löpande utgifter. För 2017 var beslutad nivå för koncernbidrag 0 kr för LSAB respektive D-data. Enbart Folktandvården har lämnat koncernbidrag om 2 250 tkr under 2017 vilket var högre än enligt ägardirektivet. Vita Huset lämnade i sin tur sedan koncernbidrag till LSAB om 3 450 tkr. Soliditeten i Vita Huset ska enligt ägardirektivet vara lägst 90 %. Vid årets slut redovisar Vita Huset en soliditet på 83,2 % motsvarande värde år 2015 var 48,1 %. Soliditetsmåttet nås inte men har ökat. Anledningen är den nyemission som genomfördes i D-data under 2016 genom inbetalning från moderbolaget. Där togs beslut om aktieägartillskott av landstingsfullmäktige under 2017 som kommer att stärka soliditeten. Bolagskoncernen ska ge en god avkastning till landstinget som ägare. Därutöver ska bolaget beakta och styra möjligheter att inom koncernen omfördela vinstmedel i syfte att stärka det samlade egna kapitalet. Så har under året skett med koncernbidrag till LSAB via. Ingen utdelning är föreslagen till Ägaren i Vita Husets årsredovisning. Intern kontroll - rapportering Enligt anvisningen, och reglementet för planering och uppföljning, ska av verksamhetsberättelsen framgå hur arbetet med den interna kontrollen bedrivits, resultatet av utförda kontroller samt eventuellt vidtagna åtgärder med anledning av resultatet. För Vita Huset rapporteras inget kring eget arbete med intern kontroll. Vita Huset följer hur dotterbolagen arbetar och rapporterar kring internkontroll och framför allt att man planerar, följer upp och rapporterar. Av granskningen 2016 framgick att ett arbete pågår kring integrerat landstingsgemensamt ledningssystem samt utvecklad planeringsoch uppföljningsprocess för landstinget inklusive bolagen. Detta skulle enligt VD förtydliga och konkretisera hur koncernen kan/ska arbeta med internkontroll. Av årets granskning har framkommit att utvecklingsarbetet med planeringsoch uppföljningsprocessen, och med ledningssystemet är stora omfattande arbeten som tyvärr tar tid. De hänger dessutom ihop. Samtidigt ses styrmodellen över inför bildandet av region. Arbetet har kommit en bit på väg i alla delar, och går nu, enligt VD, in i en mer konkret fas där generiska processer ska beskrivas i ledningssystemet (i den mån det saknas beskrivningar). Detta är en del i att stärka internkontrollarbetet. VD rapporterar också att en ny modul, riskanalys, ska lanseras i IT-stödet PLUSS. Ett gemensamt tänk i uppföljningen kommuniceras där ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2017\granskningsredogörelse vita huset 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 14:00 SID 5(6)
2018-03-26 RE-REV18-0014 internkontroll tillsammans med uppföljning av löpande verksamhet och förbättringsaktiviteter tillsammans utgör tre uppföljningsperspektiv (inte att förväxla med styrmodellens perspektiv). Sammanfattningsvis är mycket på gång, men det återstår en hel del arbete med att få allt på plats och kommunicerat. Det hindrar, enligt VD, inte att Vita Huset påbörjar planeringen av internkontrollarbete vilket kommer att föreslås styrelsen. Ett riskanalysarbete lägger grunden för handlingsplan och internkontrollplan med målet att vara klart till Vita Husets verksamhetsplan för 2019. ORG NR 232100-0032 h:\revisionskontoret\gemensam\grundakt\bolag, förbund\vita huset i nyköping ab\2017\granskningsredogörelse vita huset 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 14:00 SID 6(6)
RE-REV18-0016 Bilaga 1.2
RE-REV18-0016 Bilaga 1.3
2018-03-26 RE-REV18-0011 ÅR 2017 FÖR FOLKTANDVÅRDEN SÖRMLAND AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer därtill att bolagets interna kontroll varit tillräcklig. Återrapportering till bolagsstyrelsen av genomförda kontroller enligt intern kontrollplanen bör protokollföras. Inför beslut om nya interna kontrollplaner bör bolagsstyrelsen också utgå från en dokumenterad riskbedömning. Detta för att säkerställa att planen omfattar de områden där det finns störst risker med bristande måluppfyllelse. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänsteman vid landstingets revisionskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Revisionskontoret och lekmannarevisor tar löpande del av protokollen från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. För år 2017 inriktas granskningen i huvudsak mot förberedelser för införande av den nya dataskyddförordningen (GDPR) och övergripande rutiner för offentlighetsfrågor. Det vill säga diarieföring, arkivering, utlämnande av handlingar, sekretesshantering. Dessutom görs en uppföljning av föregående års iakttagelser. En granskning har också skett av bolagets verksamhetsberättelse för 2017. Granskningen har genomförts genom träffar med bolagsledningens representanter, dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets VD. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport. Uppföljning av granskning från föregående år År 2016 var granskningens inriktning regler och rutiner för kontroll av legitimationer för personal inom legitimationsyrken samt processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Granskning gjordes också av bolagets verksamhetsberättelseverk för 2016. Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\folktandvården Sörmland AB\2017\Granskningsredogörelse Folktandvården SID 1(9) 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 12:50
2018-03-26 RE-REV18-0011 Legitimationskontroll Bedömningen efter granskningen 2016 var att bolaget hade tillfredsställande rutiner för legitimationskontroll. I rapporten lyftes att det kan vara motiverat att systematiskt göra uppföljning av att befintliga rutiner följs inom ramen för det interna kontrollarbetet. Vid träffen i april diskuterades också den systematiska IT-baserade kontrollen som Landstinget Sörmland gör löpande (kvartalsvis) av legitimerad personal mot Socialstyrelsens register över legitimerad hälsooch sjukvårdspersonal (HoSp). Detta med anledning av en granskning av legitimationskontrollen som revisorerna i Landstinget Sörmland genomförde under våren 2017. Vad vi erfar så omfattar den IT-baserade kontrollen även legitimerad personal anställda av Folktandvården Sörmland AB. Vid avstämning med vd i årets granskning så framgår att kontroller har genomförts under 2017. De kontrollerar legitimation vid nyanställning och det gäller både tillsvidare- och visstidsanställd personal. HR-staben i landstinget genomför sedan rutinmässiga kontroller en gång i kvartalet och informerar bolaget om eventuella avvikelser. Jag bedömer fortsatt att bolaget har tillfredsställande rutiner för legitimationskontroll. Rutinerna har stärkts under året då bolaget omfattas av landstingets rutinmässiga systematiska kontroll av legitimerad personal. EU:s dataskyddsförordning Dataskyddsförordningen kommer att gälla som lag i Sverige och ersätta personuppgiftslagen. Många av dataskyddsförordningens begrepp och principer går att återfinna i personuppgiftslagens bestämmelser men innehåller också stora förändringar och vissa helt nya bestämmelser. Den personuppgiftsansvariges ansvar och skyldigheter förtydligas och utökas och de registrerades rättigheter förstärks. Genomgång av hur verksamheten påverkas av förändringarna har skett av landstingsjurist för styrelse och VD vid styrelsemötet i oktober 2017. I december 2017 fick VD och IT-chef en grundlig genomgång av D-datas VD och landstingets informationssäkerhetsansvarige tjänsteman. Flera genomgångar har också skett med systemleverantören för tidboknings- och journalsystem. VD rapporterar att en handlingsplan finns för införandet. Den följs och VD bedömer att läget är under kontroll. Jag bedömer att bolaget hitintills vidtagit tillräckliga åtgärder i syfte att förbereda sig inför den nya lagstiftningen. ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\folktandvården Sörmland AB\2017\Granskningsredogörelse Folktandvården SID 2(9) 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 12:50
2018-03-26 RE-REV18-0011 Offentlighetsfrågor Av Folktandvården i Sörmland AB:s bolagsordning framgår av punkt 7 att Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. För vården av bolagets handlingar skall gälla Arkivlagen och av landstingsfullmäktige fastställda arkivbestämmelser. Vid årets granskning har vi följt upp system och rutiner för offentlighetsfrågor som diarieföring, arkivering, utlämnande av handlingar och sekretesshantering utifrån texten i bolagsordningen samt nedanstående styrande dokument: Noterat Policy för Landstingets Sörmlands bolag Grundläggande ägardirektiv för Landstinget Sörmlands bolag Ägardirektiv 2017-2019 Arkivreglemente för Landstinget Sörmland (LS-LED14-390-4) Arbete med dokumenthanteringsplan pågår. Under hösten har en genomgång skett av dokumenthanteringen utifrån att IT-stödet Public 360 ska användas. Implementering pågår. Dokumenthanteringsplanen ska finnas klar mars/april 2018. Rutiner för dokumenthantering har funnits sedan tidigare men ses nu över och anpassas. Vi har tagit del av Rutin för postöppning inom Folktandvården Sörmland AB, daterad 2017-08-15. Den anger rutiner för postöppning både centralt på huvudkontoret och på lokala kliniker. Rutinen omfattar personligt adresserad post, officiell e-postlåda, medarbetares e-postlåda, sms och liknande och anger tydligt hur hantering ska ske. All diarieföring sker centralt på Folktandvårdens huvudkontor i Nyköping. IT-stödet Public 360 håller på att införas, samma som Landstinget Sörmland. Inkomna handlingar ankomst-stämplas ute på klinikerna och i de fall de ska diarieföras så skannas de alternativt sänds med internpost till huvudkontoret. Patientrelaterade ärenden journalförs direkt ute på respektive klinik. Bolaget följer landstingets riktlinjer för utlämnande av allmän handling 1. VD har att besluta och det är delegerat till ekonomichef eller vårdutvecklingschef vid vd:s frånvaro. Om en allmän handling lämnas ut av ekonomichef och vårdutvecklingschef vid VD:s frånvaro sker alltid en 1 Grundregler och förhållningssätt vid begäran om utlämnande av allmän handling, 2017-07-01 ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\folktandvården Sörmland AB\2017\Granskningsredogörelse Folktandvården SID 3(9) 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 12:50
2018-03-26 RE-REV18-0011 rapportering till VD. Landstingets riktlinjer 2 tillämpas också för hur handling som innehåller sekretesskyddade uppgifter ska hanteras och bedömas. Delegeringen fungerar enligt VD på samma sätt som för allmän handling. Gallringsplan finns som anger rutiner och riktlinjer för arkivering och gränssnittet mot Landstingsarkivet. Reviderad senast 2017-07-18. Egenkontroll av att rutinerna tillämpas genomförs enligt VD regelbundet varje år. Under de senaste åren har inget anmärkningsvärt framkommit. Jag bedömer att bolaget har nödvändiga dokumenterade rutiner och riktlinjer inom området. Det är positivt att dokumenten reviderats nyligen och att egenkontroller sker. Verksamhetsberättelse Verksamhetsberättelsen är bolagets återrapportering till landstingstyrelsen via moderbolaget. Den ska, enligt landstingets reglemente, redovisa hur uppdraget för 2017 har genomförts. Enligt ägardirektivet ska bolaget i följa den styrmodell som landstinget tillämpar, vilket för närvarande är balanserad styrning. Bolaget ska utifrån sitt ansvarsområde styra och följa upp verksamheten utifrån landstingets perspektiv och strategiska mål. Verksamhetsberättelsen, ska innehålla kommentarer och ekonomiska uppgifter. Resultatet av den interna kontrollen enligt av bolaget fastställd internkontrollplan redovisas i verksamhetsberättelsen. Anvisningar har getts ut från landstingets ekonomistab till moderbolaget Vita Huset i Nyköping AB som sedan i sin tur har utfärdat anvisningar till dotterbolagen. Av anvisningen framgår landstings- och bolagskoncernsövergripande indikatorer som ska avrapporteras med utfallsvärde, målvärde och kommentar. Generellt gäller att för de indikatorer där så är möjligt ska rapporteringen vara könsuppdelad. Om negativa avvikelser redovisas ska det i verksamhetsberättelsen framgå hur bolaget planerar att hantera dessa. Folktandvårdens verksamhetsberättelse är strukturerad och följer delvis anvisningarna. Vi har granskat den verksamhetsberättelse som fanns med i kallelsen till styrelsesammanträdet i februari 2018. Utifrån vår granskning vill vi lyfta fram nedanstående iakttagelser och kommentarer under respektive perspektiv. Generellt gäller att könsuppdelad rapportering saknas för indikatorerna. Nivåer på målvärden behöver också fastställas av bolagets styrelse. 2 LS-LED11-535, Föreskrifter för hantering av känslig information ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\folktandvården Sörmland AB\2017\Granskningsredogörelse Folktandvården SID 4(9) 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 12:50
2018-03-26 RE-REV18-0011 Medborgarperspektiv Tre indikatorer finns i rapporten: Antal kunder som avslutats, Väntetider över tre månader och Marknadsandel. Målvärde saknas för samtliga. Antal vuxna kunder som väntat mer än tre månader har sjunkit till 5 701 kunder jämfört med 8 413 för året innan. Åtgärder som vidtagits under året är, enligt analysen i process- och förnyelseperspektivet, fler behandlingsrum och nyanställningar. Då antalet befintliga kunder förändras bör bolaget överväga att övergå till att rapportera i mått av andel kunder istället. Så är också indikatorn för väntetider formulerad i anvisningen från moderbolaget. Moderbolaget har placerat indikatorn i process- och förnyelseperspektivet. Av rapporten framgår också att åldersintervallet för övergång från barn och ungdom till vuxen kommer att förskjutas de kommande åren. Avgiftsfri tandvård kommer att omfatta personer upp till 23 år från och med 2019. Förändringen borde också innebära att en översyn av indikatorer och målvärden behöver göras. I anvisningen till verksamhetsberättelsen från moderbolaget framgår att två indikatorer ska rapporteras inom perspektivet för Folktandvården: Kundnöjdhetsindex och Andel 19-åringar med kariesfria sidytor. Det senare avrapporteras i process- och förnyelseperspektivet i bolagets rapport. Utfallet för nöjdkundindes rapporteras i löpande text och inte som indikator. Målvärde framgår inte. Av verksamhetsberättelsen för 2016 framgick att ingen mätning av nöjdkundindex hade skett under året. Mätning skulle ske januari-februari 2017. I verksamhetsberättelsen för 2017 rapporteras att utfallet ökat till 74,4 2017 jämfört med 73,7 som var utfallet från mätning som skedde hösten 2015. Avstämning bör göras med moderbolaget bör göras så att man redovisar indikatorerna inom samma perspektiv. Personalperspektiv Åtagande i personalperspektivet är formulerat Folktandvården Sörmland ska vara branschens attraktivaste arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Folktandvårdens medarbetare upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Tre koncernövergripande indikatorer framgår av anvisningarna från moderbolaget. Rapportering saknas av Andel medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen. Av anvisningen till verksamhetsberättelsen framgår tre koncernövergripande indikatorer: Andelen engagerade medarbetare (HME index), Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen samt Sjukfrånvaro jämfört med målvärde ska rapporteras. ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\folktandvården Sörmland AB\2017\Granskningsredogörelse Folktandvården SID 5(9) 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 12:50
2018-03-26 RE-REV18-0011 Liksom föregående år saknas rapportering för Andelen medarbetare som skulle rekommendera andra att söka till arbetsplatsen i verksamhetsberättelsen. HME index har ett utfall på 79,8 % mot målvärdet 80 %. För 2016 redovisades ett utfall på 82,3 % i verksamhetsberättelsen. Inga kommentarer finns till det försämrade utfallet. Enligt VD bedöms det försämrade utfallet främst vara kopplat till minskade utbildningssatsningar under 2017. Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid har sjunkit jämfört med föregående år. Utfallet är 7,2 % jämfört med 8,5 % föregående år, målvärde är fortsatt 5 %. Det är andelen långtidssjuka som minskat enligt verksamhetsberättelsen. Den kortare sjukfrånvaron, < 90 dagar, har i stället ökat något. Av rapporten framgår satsningar på friskvård och både ledaroch medarbetarskap. Andel anställda som nyttjar friskvårdsbidraget är en koncerngemensam indikator. Av verksamhetsberättelsen framgår att 71 % använt sitt bidrag under 2017. Målvärde framgår inte. Det finns heller ingen uppgift om utfallet året innan men kostnaden för friskvård har ökat med ca 8,5 %. Arbetade timmar och frånvarotimmar ska redovisas i analysen under personalperspektivet tillsammans med kostnaden för den arbetade tiden - lönekostnadsanalysen. I Folktandvårdens verksamhetsberättelse redovisas informationen i dagar per anställd. Kostnaden för den arbetade tiden redovisas enbart som total kostnadsökning på årsbasis i mnkr. Bilagan för lönekostandsanalys saknas. Process- och förnyelseperspektiv Åtagandet i process- och förnyelseperspektivet är formulerat Folktandvården bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet som ledord. En indikator rapporteras, Andel av alla 19 åringar (som gått hos Folktandvården regelbundet) som är kariesfria på tändernas sidoytor. Där rapporteras ett utfall på 71 %, föregående år var utfallet 73 %, målvärde är minst 67 %. Nyanlända barn och ungdomars sämre munhälsa anges som en av orsakerna till det försämrade utfallet. Ny rapportering från Socialstyrelsen har kommit under 2017 kring karies bland barn- och ungdomar 3. Av den framgår att motsvarande utfall för riket ligger på 69 % år 2016 vilket också är oförändrat jämfört med 2015. Vi har noterat att statistiken från Socialstyrelsen presenteras könsuppdelad. 3 http://www.socialstyrelsen.se/publikationer2017/2017-11-6 2018-03-12 ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\folktandvården Sörmland AB\2017\Granskningsredogörelse Folktandvården SID 6(9) 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 12:50
2018-03-26 RE-REV18-0011 Miljöperspektiv Åtagandet i miljöperspektivet är formulerat -Folktandvården arbetar för att minska miljö- och hälsoriskerna vid användningen av kemikalier och läkemedel. Folktandvården bedriver ett effektivt miljöarbete och verkar för att minimera negativ miljöpåverkan. Fem indikatorer redovisas i tabell. Utfall och målvärden anges för samtliga utom Minska kvicksilverhalten i utgående vatten. God måluppfyllelse för de indikatorer som redovisas med utfall. För att minska utsläpp av kvicksilver har bolaget enligt plan fortsatt med att sanera de rör som är anslutna mellan unitar och suganläggning. Höga kvicksilvervärden i utgående vatten minskar enligt rapporten men värden saknas. Indikatorn kommenteras med fortsatt samma låga nivå på utsläpp av kvicksilverkontaminerat avfallsvatten. Rapporteringen av indikatorn kan utvecklas. Certifierade enligt standarden ISO 14001:2015. Ekonomiperspektiv Inom ekonomiperspektivet finns tre åtaganden, 3,0 % vinst före skatt, 5 % förbättrad soliditet, samt att Folktandvården arbetar för en långsiktigt hållbar ekonomi. Årets resultat har påverkats positivt av att kostnaden för den retroaktiva pensionspremien som gjordes 2016 inte blev så hög som befarat. Det har påverkat resultatet positivt med 9,6 mnkr. Resultatet före skatt uppgår till 10 750 tkr, efter resultatdelning 2 520 + 1310 tkr = 14 580 tkr före resultatdelning motsvarar 3,5 % i resultat vilket innebär att målet nås. Soliditeten har ökat till 28,3 % enligt verksamhetsberättelsen. I bolagets årsredovisning redovisas 23,9 %. Av granskningen framgår att moderbolaget anger 23,9 % i sin samlade återrapportering. Det bör tydliggöras på vilket sätt soliditetsmåttet ska beräknas. Enligt ägardirektivet bör soliditetsmålet vara 20-30 % vilket innebär att det uppnås oavsett beräkningssätt. Folktandvården ska enligt ägardirektivet uppvisa ett ekonomiskt överskott och därmed förstärka det egna kapitalet som inte ska understiga 10 mnkr totalt. Bolagets vinst ska sedan fördelas enligt följande; 1. Ägaren, Vita Huset, ska erhålla en grundavkastning på eget kapital i form av utdelning. Avkastningen skall beräknas efter den räntesats som gäller för en femårig statsobligation (31 december året före aktuellt räkenskapsår) + 2 %. Dock skall grundavkastningen utgöra lägst 6 % på utgående eget kapital ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\folktandvården Sörmland AB\2017\Granskningsredogörelse Folktandvården SID 7(9) 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 12:50
2018-03-26 RE-REV18-0011 2. Bolagets egna kapital förstärks i enlighet med det resultatkrav som fastställts av bolagsstyrelsen i utvecklingsplanen 3. Eventuellt merresultat ska delas mellan bolaget (60 %) och ägaren (40 %) 4. Bolagets styrelse fördelar sin andel av merresultatet till samtliga anställda i bolaget i form av pensionsavsättningar enligt regelverk som fastställs i bolaget. Koncernbidrag har lämnats till moderbolaget med 2 520 tkr vilket är högre än de 500 tkr följer av ägardirektivet för 2017. De finansiella målen uppfylls och i verksamhetsberättelsen framgår följande tabell över utdelning och administrativa kostnader till ägaren, Vita Huset AB; Administrativa kostnader Koncernbidrag Utdelning till ägaren Ägarandel till resultatdelning 375 tkr (enligt ägardirektiv 300 tkr) 2 250 tkr (enligt ägardirektiv 500 tkr) 411 tkr 1 310 tkr Rapporteringen av uppföljningen av de finansiella målen i ägardirektivet har blivit tydligare i verksamhetsberättelsen till moderbolaget. I enlighet med ägardirektivet för 2017 har bolaget lämnat en separat ekonomisk redovisning per verksamhetsgren enligt den gemensamma modell som huvudmännen tagit fram. Styrelsen har också, i enlighet med ägardirektivet, i årsredovisningen intygat, med ledamöternas underskrift, att bolaget verkat inom ramen för fastställt ändamål. Av styrelseprotokollet från december 2017, 458, framgår att styrelsen beslutat att ge ordförande och vice ordförande i uppdrag att i samband med bokslut 2017 besluta om nivån för resultatkravet för 2017. Styrelsen beslutade på samma möte också att resultatkravet för 2017 och framåt i tiden ska beräknas enligt resultaträkningens post för rörelseresultatet. Tidigare hade beslutats att återföringen av pensionsavsättningen skulle undantas från beräkningen. Intern kontroll - rapportering Enligt anvisningen ska pågående arbete och utfallet från genomförda kontroller redovisas. Detta redovisas övergripande i Folktandvårdens verksamhetsberättelse. Kontrollområde och kontrollmål framgår inte vad gäller verksamhets- respektive ekonomiperspektivet men där rapporteras att samtliga mål och moment följer plan. Återrapportering har enligt ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\folktandvården Sörmland AB\2017\Granskningsredogörelse Folktandvården SID 8(9) 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 12:50
2018-03-26 RE-REV18-0011 verksamhetsberättelsen skett till styrelsen under året men det framgår inte av protokollen. Detta bör protokollföras. Inför beslut om nya interna kontrollplaner bör bolagsstyrelsen också utgå från en dokumenterad riskbedömning. Detta för att säkerställa att planen omfattar de områden där det finns störst risker med bristande måluppfyllelse. ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\folktandvården Sörmland AB\2017\Granskningsredogörelse Folktandvården SID 9(9) 2017.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 12:50
RE-REV18-0016 Bilaga 1.5
2018-03-26 RE-REV18-0012 ÅR 2017 FÖR SÖRMLAND LANDSTINGSSERVICE AB Sammanfattning Jag bedömer sammantaget att bolagets verksamhet i allt väsentligt har skötts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Jag bedömer att den interna styrningen och kontrollen kan stärkas i bolaget genom att styrelsen mer aktivt tar protokollförda beslut om åtgärder med krav på återrapportering vid bristande måluppfyllelse. Bakgrund Lekmannarevisorns uppdrag är att i bolag granska detsamma som en förtroendevald revisor i landsting granskar i sitt uppdrag, förutom räkenskaper. Tjänsteman vid landstingets revisionskontor är sakkunnigt stöd till lekmannarevisorn. Revisionskontoret och lekmannarevisor tar löpande del av protokollen från bolagets styrelsemöten så att bolagets verksamhet och resultat kan följas kontinuerligt. För år 2017 inriktas granskningen i huvudsak mot förberedelser för införande av den nya dataskyddsförordningen (GDPR) och övergripande rutiner för offentlighetsfrågor. Det vill säga diarieföring, arkivering, utlämnande av handlingar och sekretesshantering. Dessutom görs en uppföljning av föregående års iakttagelser. Granskning har också skett av bolagets årsrapport för 2017. Granskningen har genomförts genom träffar med bolagsledningens representanter, dokumentstudier samt skriftliga frågor till bolagets VD. Svaren på dessa frågor har beaktats i denna rapport Uppföljning av granskning från föregående år Granskningen under 2016 inriktades i huvudsak mot processer och rutiner som säkerställer att nödvändig kompetens finns för att nå uppsatta mål. Bedömningen gjordes att bolaget har tillfredsställande rutiner och strategier för kompetensförsörjning. Styrningsprinciper inklusive prismodell och koncernnytta följdes upp från tidigare års granskning. Granskning gjordes också av bolagets årsrapport för 2016. Styrningsprinciper och koncernnytta roller och mandat FM-enheten och LSAB Av tidigare års granskningar har framgått att det funnits otydligheter i frågor kring styrning och synkronisering av uppdrag, strategier och ägardirektiv samt samsyn kring koncernnytta och konkurrensutsättning. Ägarens ambition med bolaget behövdes förtydligas både på kort och lång sikt. En Landstinget Sörmland Repslagaregatan 19 611 88 Nyköping Fax 0155-28 91 15 Tfn 0155-24 50 00 E-post landstinget.sormland@dll.se ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\sörmland Landstingsservice AB\2017\Granskningsredogörelse år SID 1(11) 2017_LSAB.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 13:22
2018-03-26 RE-REV18-0012 utvärdering genomfördes 2015 genom moderbolaget Vita Husets försorg och den innehöll rekommendationer kring utveckling av prismodell, målbilder och styrmodell. Vid 2017 års början kom ett beslut att det inte kommer att tas fram någon prismodell förrän längre fram. Anledningen var att man gör en översyn av hela budgetprocessen i landstinget och då diskuteras också den interna debiteringen. LSAB:s prismodell måste synkroniseras med landstingets debiteringsmodell. Parterna började vid början av 2017 nå fram i diskussionerna kring prissättningen enligt vad som framkom i granskningen av 2016. I styrprinciperna ska det tydligt framgå hur rollerna ser ut parterna emellan. VD rapporterade vid granskningen av 2016 att parterna är överens i stora delar. Även mötesforum hade gåtts igenom, och ett strategiskt forum skapats. I detta forum ingår förutom VD LSAB och FM-chef, även VLS chef och vårdens divisionschefer. Detta forum skulle sammanträda 2 ggr per år och se över strategierna. Av granskningen 2016 framgick också att en gemensam målbild var framarbetad i detta strategiska forum och att samsyn uppnås allt oftare. VDs uppfattning var i samband med förra året granskning att ägardirektivet är tydligt och långsiktigt och inga förändringar är gjorda sedan det togs fram 2015. Det som kvarstår och ska in i styrprinciperna är FMs uppdrag. Det är tydligt att bolaget inte ska konkurrensutsättas och när det gäller koncernnyttan så är den viktigaste frågan, enligt VD, att prismodellen finner sin lösning och att de når samsyn kring priset. Avtalet mellan LSAB och FM var under revidering och beräknades vara klart senast 1 maj 2017. En översyn av särskilda föreskrifter och gränsdragningslistan som styr mot investeringar skulle också ingå. Utvecklingen har fortlöpande följts och varit uppe till diskussion vid träffarna med bolaget under året. Budgeten som upprättades för 2017 beslutades av styrelsen i bolaget utifrån förutsättningen att prismodellen skulle vara framtagen i början av 2017. Så var inte fallet vilket ledde till ett befarat underskott mot budget med -9,4 mnkr när vi hade bolagsträffen i oktober. Vid styrelsemötet i LSAB i december 2017 godkändes mål och budget för 2018. Av budgeten framgår ett befarat underskott på -21,5 mnkr. Styrelsen beslutade vid mötet att godkänna Mål och budget 2018 inkl. internkontroll. Av beslutsparagrafen framgår inte eventuella beslut om åtgärder eller lämnade uppdrag att ta fram åtgärder med anledning av det förväntade underskottet. ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\sörmland Landstingsservice AB\2017\Granskningsredogörelse år SID 2(11) 2017_LSAB.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 13:22
2018-03-26 RE-REV18-0012 Vid avstämning med VD i samband med årets granskning ha följande framkommit: Strategiskt forum VD menar att det strategiska forumet måste fastställas i och med avtalsrevideringen. Då organisationen är mitt uppe i stora utvecklingsprojekt så som VNS (VårdNäraService) och Fleximat, så finns sedan 1,5-2 år tillbaka, ett antal styrgrupper. I dessa sitter chef för verksamhets- och ledningsstöd, VD i LSAB, servicechef FM och tre divisionschefer för hälsooch sjukvården. Arbetet har löpt på bra och samarbetet mellan de olika parterna är gott. De har samsyn kring behovet och målbilden. Ett taktiskt och operativt forum är fastställt i samverkanskommittén. Det kommer att innebära förändring i arbetssätt och sammansättning av grupp. Det råder full samsyn kring hur dessa grupper ska samverka. Prismodellen I samband med budget 2018 fick bolaget först direktiv om att lägga en nollbudget utifrån det förslag till prismodell som nu finns. Något som sedan enligt VD revs upp genom besked från landstingsdirektör/vd i Vita Huset då beslut togs om att skriva fram ett underlag för beslut om ett ägartillskott för bolaget. Prismodellsarbetet har pågått hela året och en prismodell har nu blivit ett antal olika modeller. Ett enormt arbete har lagts ner och idag finns det en färdig modell för fastighetsdriften och ett embryo till en modell för de övriga tjänsterna. Hela transports leverans läggs om till 25 nya serviceleveransavtal (SLA) och dessa ska nu kostnadssättas. Prismodellsarbetet stoppades upp i början av december 2017 då arbetet med revidering av hela budgetprocessen (kostnadsfördelningen) i landstinget, skulle vara styrande och kompatibel med LSAB:s prismodell. Beslutet att stoppa togs, enligt VD, av ekonomistaben i landstinget. Målet är nu att vara klar till maj månad så att prismodellen kan ligga till grund för budget 2019, som behöver fastställas redan före sommaren. Detta innebär att LSAB kommer behöva sätta en budget för 2019 inom kort, och att samtliga strategiska beslut ska vara fattade till dess. Aktuell status i strategier och ägardirektiv för samsyn kring koncernnytta och konkurrensutsättning I ägardirektivet framgår att LSAB ska få kostnadstäckning, att de inte ska konkurrensutsättas och att de ska få ett ägartillskott. Styrprinciperna i avtalet är inte formulerade än då det framkommit att alla verksamheter ska få ett s.k. verksamhetsdirektiv. Något som ska tas fram under 2018 och tas beslut om i landstingsstyrelsen. Det är ekonomichef i Vita Huset som informerat om detta. VD påtalar vikten av att än en gång trycka på att FM-enhetens uppdrag behöver förtydligas i det verksamhetsdirektivet, och att det är kompatibelt med LSAB:s ägardirektiv. Detta är fortfarande ett arbete som ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\sörmland Landstingsservice AB\2017\Granskningsredogörelse år SID 3(11) 2017_LSAB.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 13:22
2018-03-26 RE-REV18-0012 kvarstår, och ligger inte hos LSAB utan hos ordförande i styrgruppen, det vill säga landstingsdirektör och ekonomichef i Vita Huset. Det finns fortfarande ingen skrivning som styr mot att alltid lägga förfrågan först till det interna servicebolaget. Samsynen skiljer sig, enligt VD, åt på en viktig punkt: LSAB måste ha möjlighet att själva avgöra huruvida vi kan/bör tacka ja till en förfrågan om en ny eller utökad tjänst. Den bedömningen gör de utifrån flera olika faktorer som t.ex. kompetensförsörjning, ekonomisk lönsamhet, risker, resurser, tidsaspekt m.m. Beställaren anser att LSAB måste leverera oavkortat och inte själva får välja. LSAB baserar en ny förfrågan på affärsmässig lönsamhet och beställaren baserar den på att LSAB inte ska konkurrensutsättas. Åtgärder med anledning av resultattutvecklingen under 2017 och det befarade underskottet i budget 2018 Under hela 2017 har styrelse, ekonomichef och VD hört att en prismodell skulle bli klar och att budget 2018 skulle baseras på den nya modellen. Diskussioner har under hösten förts i styrelsen kring behovet av att prismodellen blir klar, och styrelsen har månatligen fått tydliga och transparenta ekonomiredovisningar. Förutom två verksamhetsområden (pool och städ Nyköpings lasarett) är underskottet, enligt VD, kopplat till släpande ofinansierade tjänster, LPI -1 % årligen, utökade tjänster (som ej ännu är kostnadstäckta i prismodellen), intäktsbortfall kopplat till ombyggnationer samt hög sjukfrånvaro. Styrelsen har utifrån den informationen nöjt sig med att VD redogjort för vilka åtgärder som vidtagits och kommer att vidtas under 2018. I övrigt är det prismodellen som behöver bli klar. I december fick VD och ekonomichef ett hastigt besked om att budget 2018 skulle läggas fram som en minusbudget. Det vill säga nollbudgeten skulle göras om på 2 dagar. Direktivet kom från landstingsdirektör tillika VD i Vita Huset i syfte att skriva fram ett ärende om ett ägartillskott då det hade blivit tydligt att det i landstingets totala budget 2018, inte fanns avsatt medel för att kunna täcka bolagets kostnader. Ett ägartillskott blev därför nödvändigt istället. Styrelsen beslutade budget 2018 på decembermötet och VD redogjorde där för de olika effektiviseringar som ska hanteras under året. Styrelsen nöjde sig med den rapporteringen och fick via brev från landstingsdirektör/vd Vita Huset förstå att ägaren skulle ta sitt ansvar och ge bolaget ett ägartillskott. Inför 2019 års budget ska prismodellen vara klar. Vid ett antal tillfällen under året har VD och ordförande varit i Vita Huset och bl.a. lagt fram behov av LPI-reducering samt kostnadstäckning vid ombyggnationer. Samtal har förts mellan ordförande i LSAB och ordförande i Vita Huset. ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\sörmland Landstingsservice AB\2017\Granskningsredogörelse år SID 4(11) 2017_LSAB.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 13:22
2018-03-26 RE-REV18-0012 Styrelsen har tryckt på vikten av att bolaget får täckning för sina kostnader då bolaget bara har en kund. På styrelsemötet 1 mars 2018 kommer VD att lägga fram ytterligare åtgärder som ledningen vidtagit sedan starten av året och med anledning av det ekonomiska läget. På dagordningen kommer även frågan kring bolagets organisation att komma upp. Styrelsen kommer att besluta i dessa frågor. Sammanfattningsvis menar VD att bolagets ledning har ett proaktivt agerande vilket gör att styrelsen ofta godtar informationen och bekräftar att vidtagna åtgärder är tillfredsställande vilket så också skedde på decembermötet. Detta kan, enligt VD, vara skälet till att inga beslut kring vidare åtgärder fattades än mindre att det finns angivet några uppdrag till VD i protokollet vid decembermötet då budgeten för 2018 beslutades. Min bedömning Effekterna av de otydligheter som har funnits vad gäller roller, ansvar, mandat och kommunikationsvägar i gränssnittet mellan FM-enheten och LSAB har under 2017 blivit mycket tydliga. Otydligheten har funnits i flera år och har påtalats både av mig som lekmannarevisor i LSAB men även av revisorskollegiet i Landstinget Sörmland till landstingsstyrelsen samt lekmannarevisor i moderbolaget till Vita Huset AB. Styrprinciperna måste tydliggöras inom hela landstingskoncernen och beslut om till vilken nivå frågor ska tas då FM-enheten och LSAB inte når överenskommelser. Detta kommer att lyftas både till Vita Huset och till landstingsstyrelsen. Jag har vid läsning av protokollen för året noterat att styrelsen i LSAB ofta vid ekonomisk uppföljning och rapportering om problemområden beslutar att godkänna informationen. För att stärka den interna styrningen och kontrollen framåt är det viktigt att styrelsen mer aktivt följer de beslut som tagits under inledningen av 2018 i syfte att åtgärda obalansen i LSAB:s ekonomi. I de fall avvikelser uppstår mot tänkt plan behöver bolagets styrelse besluta om åtgärder med krav på återrapportering. Beslut och krav på återrapportering behöver tydligt framgå vid protokollsskrivningen så att processer och skeenden kan följas. EU:s dataskyddsförordning Dataskyddsförordningen kommer att gälla som lag i Sverige och ersätta personuppgiftslagen. Många av dataskyddsförordningens begrepp och principer går att återfinna i personuppgiftslagens bestämmelser men innehåller också stora förändringar och vissa helt nya bestämmelser. Den personuppgiftsansvariges ansvar och skyldigheter förtydligas och utökas och de registrerades rättigheter förstärks. ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\sörmland Landstingsservice AB\2017\Granskningsredogörelse år SID 5(11) 2017_LSAB.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 13:22
2018-03-26 RE-REV18-0012 I samband med årets granskning har frågor ställts kring i vilket utsträckning genomgång skett av om, och i så fall hur, verksamhet som bolaget ansvarar för påverkas av den nya dataskyddsförordningen. Enligt VD har personalchefen ställt frågan till såväl förhandlingschef, HR-koncernrådet och landstingsjurist för att få klarhet i vad landstinget tänker erbjuda. Det framgår att det finns en arbetsgrupp som arbetar med detta. Landstinget kommer under våren att arbeta med införandet av GDPR. VD rapporterar att det som i dagsläget är känt är att datorer måste rensas och att personakter måste gås igenom vilket är ett enormt tidskrävande arbete. D-data arbetar med att säkra upp IT-stöd för att klara den nya Dataskyddslagen. D-data ansvarar för att alla verksamheter får den information som krävs. De har en plan för genomförandet som inom kort kommer att kommuniceras ut. I LSAB pågår arbete med att förbereda sig inför införandet. Personalavdelningen kommer under februari och mars på olika sätt delta i externa utbildningar hos Pacta och SKL. Alla chefer och ledare skall få genomgå en internutbildning i GDPR. Dessa är inplanerade till 12 april på Nyköpings lasarett och 20 april på Mälarsjukhuset. VD framför att det hade varit önskvärt att landstinget varit mera förberedda och kunnat tillhandahålla utbildning i ett tidigt skede. Samt en tydligare information i god tid. Min bedömning Jag bedömer att genomgång till viss del skett inför kommande lagändring och att arbetet intensifieras under våren 2018. Offentlighetsfrågor Av LSAB:s bolagsordning framgår av punkt 7 att Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. För vården av bolagets handlingar skall gälla Arkivlagen och av landstingsfullmäktige fastställda arkivbestämmelser. Här följer ett antal frågor kring system och rutiner för offentlighetsfrågor som diarieföring, arkivering, utlämnande av handlingar och sekretesshantering utifrån texten i bolagsordningen samt nedanstående styrande dokument: Policy för Landstingets Sörmlands bolag Grundläggande ägardirektiv för Landstinget Sörmlands bolag ORG NR 232100-0032 H:\Revisionskontoret\GEMENSAM\GRUNDAKT\Bolag, förbund\sörmland Landstingsservice AB\2017\Granskningsredogörelse år SID 6(11) 2017_LSAB.doc Utskriftsdatum: 2018-03-28 13:22