Utfärdare Utfärdare Ida Wernered Datum Sida 2004-03-18 1 av 8 Version: 1.0 1. Inledning Syftet med detta dokument är ge en teknisk beskrivning av systemet AmbuLink som utgör den regiongemensamma digitala ambulansjournalen för samtliga ambulansverksamheter i VGR. Systemet kommer att vara i full drift den 1 juni 2004. Systemet är upphandlat av HSS. De berörda verksamheterna är ambulanssjukvården inom Kungälvs Sjukhus, NU-sjukvården, Skaraborgs Sjukhus, Sahlgrenska Universitetssjukhus, Södra Älvsborgs Sjukhus samt Ambulanshelikopterverksamheten vilken är organiserad under HSS. För närvarande är Kungälv, NU-sjukvården, SkaS i skarp drift. SU startar den 1 april med infasning av SÄS och helikoptern senast 31 maj. 2. Bakgrund AmbuLink är ett system som är upphandlat av Hälso- och sjukvårdsstyrelsen genom WESTMA (HSS 539-2000, HSPD 66). VGR upprättade ett avtal med AU-system och det är dennes underleverantör Zait AB som är ägare av systemet (SN121-2002). Systemägare tillika projektägare är Sten Axelsson, Skaraborgs Sjukhus och som gett uppdraget att realisera införandet av ambulansjournalen under ledning av Ida Wernered i rollen som projektledare samt 6 delprojektledare från respektive sjukvårdsområde. Tomas Gustafsson-Nielsen är den personen i projektledningen som innehar det tekniska ansvaret i rollen som teknisk ledare under projekttiden. Syftet med en digital ambulansjournal är ytterst att åstadkomma en säkerställd informationsförsörjning från ambulansuppdragets inledning till avlämning av patient. Journalsystemet kommer att ge: Säker patientinformation avseende insatta iakttagelser, åtgärder/behandlingar etc. Säkerställa medicinsk uppföljning Säkerställa administrativa rutiner Bättre ekonomisk uppföljning Kunna göra relevanta jämförelser mellan de olika ambulansorganisationerna i regionen 2.1 System och förvaltningsorganisation för AmbuLink System- och förvaltningsorganisationen är inte i dags dato fullständig och av den anledningen kommer informationen att uppdateras så snart alla bitar fallit på plats. Här nedan en övergipande bild av organisation för AmbuLink. Telefonlistor med namn samt kontaktinformation kommer att skickas till respektive lokal IT-enhet.
Ida Wernered 2004-12-20 2 av 8 Systemägare: Sten Axelsson (SkaS) Regiongemensam system och förvaltningsgrupp Regiongemensam systemförvaltare Pontus Rotter Ivarsson (SÄS) 1-2 Lokal systemansvarig inom Kungälvs Sjukhus, Helikopterverksamheten, NUsjukvården, Skaraborgs Sjukhus, Södra Älvsborgs Sjukhus samt SU. 1-2 lokala systemansvariga per entreprenör (gäller ej sjukvårdsområde SkaS samt helikopterverksamheten) 3. Systembeskrivning AmbuLink är ett centralt placerat serversystem med applikationsserver (J2EE) och databasserver med SQL-gränssnitt. Systemet har kopplingar till SOS Alarm, Västfolket, Sjukresedatabasen och Raindance. SOS Alarm levererar uppdrag/larm och statusförändringar i pågående uppdrag från fordonsdator till journalsystemet. Ur Västfolket hämtas personuppgifter och till Raindance levereras faktureringsunderlag efter slagning mot Sjukresedatabasen. Systemet är webbaserat och kräver således ingen lokal klient. Systemet har krav på att vissa komponenter på klientdatorerna är av en nivå. Exempelvis så måste t ex Adobe Acrobat Reader 6.0 och skrivare finnas installerat för rapport- och utskriftsfunktionen (Se punkt 3.2). De servrar som användarna kommer i kontakt med heter als1.vgregion.se och als2.vgregion.se. Dessa två servrar agerar applikationsservrar i systemet. De innehåller identiska programvaror och bägge levererar vid behov samma tjänster. De använder samma centralt placerade databas. Under normal drift så har de dock den uppdelningen att: Als1.vgregion.se är den applikationsserver/webbserver som användarna av AmbuLink i första hand skall nyttja. Als2.vgregion.se används i första hand för de underprocesser som finns i systemet. Exempel på dessa är att bearbeta inkommande larmfiler från SOS Alarm, slagning av personuppgifter mot Västfolket osv. Det skiljer något i sättet att nå systemet beroende på varifrån man kommer:
Ida Wernered 2004-12-20 3 av 8 VGRNet För anslutning inom VGRnet så skall adressen Als eller Als.vgregion.se användas för att nå dessa servrar. Denna adress slussar användaren vidare till i första hand Als1.vgregion.se om den svarar inom rimlig tid, annars hamnar man på Als2 med automatik. Räddningstjänsten Göteborg För anslutning från räddningstjänstens nät så används adresserna als1.vgregion.se alternativt als2.vgregion.se I händelse av driftsproblem med als1.vgregion.se så kan alltså als2.vgregion.se användas för att arbeta mot AmbuLink. Det sker ingen automatisk överkoppling vid fel utan användaren får själv ange als2.vgregion.se som adress. 3.1 Processbeskrivning Den centrala servermiljön är placerad i datahallen Regionens Hus Vänersborg och driftansvaret innehar IT-Centrum. En beskrivning av processen ser ut så här: SOS Alarm tar emot ett larmsamtal och skapar ett ärende i sitt interna system CoordCom. CoordCom gör då tre saker: - skickar ut larmet över Mobitexnätet till Ambulansfordonets dator. Fordonsdatorn skriver ut larmet och dess information på en kvittoremsa. - Larminformationen skickas till ambulansfordonets personals personsökare. - En fil skickas till en intern informationsserver på SOS Alarm kallad SOS Infoserver. Filen som gick från CoordCom till InfoServern görs om till XML-format och skickas med FTP vidare till regionens externa server för Amtrix-systemet. Amtrix tar hand om filen och levererar den till en katalog på den ena av AmbuLink:s applikationsservrar (als2.vgregion.se). Personalen (användarna) i ambulansen kvitterar det mottagna larmet genom att i ambulansfordonet trycka på en av statusknapparna till fordonsdatorn. Knapptryckningen/kvitteringen går tillbaka till CoordCom som kan se att ärendet har tagits emot. Även nu går en fil iväg från CoordCom till SOS Infoserver med uppgift om vilken tid personalen bekräftade larmet. Denna fil landar till slut på samma plats som alla andra larmfiler i uppdragen, nämligen på als2.vgregion.se. Under ambulanstransporten så avger man kontinuerligt statusrapporter vid olika förutbestämda platser ex. ankomst ilastningsplats, överlämning av patient, klar för nya uppdrag osv. Dessa statustryckningar genererar nya filer i CoordCom/SOS Infoserver som hamnar på AmbuLink applikationsserver.
Ida Wernered 2004-12-20 4 av 8 AmbuLinkapplikationen importerar dessa larm- eller statusfiler till sin databas som underlag för nya journaler. Om larmet innehåller fullständigt personnummer så gör AmbuLink en slagning mot Västfolket och får adress- och namnuppgifter på patienten. Vid mottagande vårdenhet så kan ambulanspersonalen logga in sig i AmbuLink på en dator och öppna den aktuella körningens journal som då, i mån av tillgång, är uppdaterad med tids-, person- och adressuppgifter. Övriga insatser gjorda under färden förs in och journalen kan signeras, skrivas ut och lämnas med patienten. Journalen kan även öppnas, slutföras och signeras på ambulansstationen. Månadsvis skapas underlag till Raindance för fakturering. I den processen ingår det bl.a. bortrensning av personer som avlidit under transporten, felaktiga poster samt justering till dödsbo då patient har avlidit efter transport. Det skapas även ett underlag för uppdatering av informationen i Sjukresesystemet (frikort). Här nedan en översiktlig presentation av systemet. Översikt VGR AmbuLink Sjukhus inom VGR Ambulansstation ansluten till VGRnet Räddningstjänsten StorGöteborg ADB-kontoret ISDN-anslutning ALSTST1 Regionens Hus Vänersborg VGRnet Övervakning Karlstads Sjukhus och Säffle Sjukhus SjuNet ALS1 ALSSQL1 ALS2 Central backup Ambulansstation Öckerö (Falck) VPN-tunnel Internet Överföring av fakturaunderlag till Raindance Amtrix BFolke Västfolketkoppling Amtext.vgregion.se Extern Amtrixserver SOS-alarm Stockholm SOS Infoserver WM-data Stockholm Raindance ADB-kontoret Göteborg Västfolket Utfört av : Datum : Tomas Gustafsson -Nielsen 2004 03-02 Beskrivning : Översikt VGR AmbuLink 3.2 Krav på anslutande klienter Då systemets klient är webbaserad så är påverkan på den lokala miljön minimal och systemkraven är likaledes rimligt lågt ställda. Systemkrav för klient är:
Ida Wernered 2004-12-20 5 av 8 Anslutning mot VGRNet som tillåter IP-trafik på port 80 och 443. Acrobat Reader 6.0 eller högre för rapport- och utskriftsfunktionalitet Internet Explorer 5.5 eller högre Lokal eller nätverksansluten skrivare med installerad skrivardrivrutin Skärmupplösning 1024x 768
Ida Wernered 2004-12-20 6 av 8 4. Ärendehantering Administrationen av AmbuLink d.v.s. administration av grunddata i applikationen såsom t ex användare, fordon, stationer, läkemedel osv. hanteras av ambulansverksamhetens egen personal och berör inte regionen olika IT-enheters kundsupporter. Support av ambulansstationers datorer ansvarar den lokala stationen för oavsett om man är entreprenör eller tillhör VGR. Detta löses på olika sätt i regionens olika delar. Exempelvis så har Räddningstjänst AB Storgöteborg avtal med ADB-kontoret och ska vända sig dit, medan VGR intern verksamhet anmäler hårdvaruproblem till respektive lokal IT-enhet förutom Helikoptern, då dessa omfattas av ett avtal mellan Regionens Hus och IT-centrum. Speciella VGR AmbuLink-datorer vid avlämningsplatser regionens olika sjukhus ägs och supportas av sjukhuset. De skall därför vara installerade av den lokala ITenheten enligt egna beslutade riktlinjer. Första linjen support ges endast till helikopterverksamheten från IT-centrum i övriga fall hänvisas hårdvaruproblem och lokala nät till respektive sjukvårdsområdes kundsupport eller annan part som verksamheten upprättat avtal med. Support av kommunikation mellan station och VGRnet samt vidare regleras i sina olika delar av avtal som ligger utanför det här projektet.. Den centrala miljön i VGR AmbuLink driftas av IT-Centrum på uppdrag av systemägaren. Supporten ges under kontorstid och felanmälan sker till IT-centrums kundtjänst tfn 0521-27 55 00. Tredje linjens support innefattar att IT-centrum kontaktar Zait AB rörande applikationen. Dell för servrarna samt SOS-alarm rörande larmproblem. Översikt av aktörer nedan angående 1: a och 2:a linjens kundservice. Se även bilaga 1 Ärendehantering. Användare inom: 1: a linjen kundservice 2:a linjens kundservice Ambulansenheten SU SU IT IT-centrum Räddningstjänst Storgöteborg Helpdesk Räddningstjänst IT-centrum Falck AB Falcks egen kundservice IT-centrum Kungälvs Sjukhus Kungälvs Sjukhus IT IT-centrum Helikopterverksamheten IT-centrum IT-centrum Skaraborgs Sjukhus SkaS IT IT-centrum NU-sjukvården NU IT IT-centrum Södra Älvsborgs Sjukhus SÄS IT IT-centrum
Ida Wernered 2004-12-20 7 av 8 4.1 Loggning av ärenden Användarkategorier som är potentiella felanmälare till samtliga lokala IT-enheter förutom helikoptern som anmäler direkt till IT-centrum är ambulanssjukvårdens anställda, samtliga ekonomer som arbetar med ekonomidelen i AmbuLink samt ledningspersoner t ex ambulansöverläkare och chefer. Följande parametrar ska/bör loggas rörande ärenden om AmbuLink: Felanmälare (namn, förvaltning, beställning, ort, arbetsplats) Typ av ärende (Felanmälan, beställning, användarstöd etc.) System (AmbuLink, Västfolket etc.) Beskrivning av ärendets art Ärendets prioritering 1,2 eller 3 Status (påbörjad, avslutad, ej påbörjad etc.) Aktiviteter kopplat till ärendet (aktivitetslogg som ger spårbardata) Återkoppling ska ges till felanmälaren eller av denne anvisad person, även om ärendet inte stängts i de fall felsökning och/eller problemlösning pågår längre än 1 dag. Varje lokal IT-enhet samt IT-centrum ska kunna leverera rapportunderlag till regiongemensam systemförvaltare för uppföljning av ärenden. Önskvärd frekvens är 1 ggr/kvartal. Systemförvaltaren hanterar inkomna rapporter i parametrar som t ex hur är ärendena fördelade per förvaltning, vilken typ av ärenden handlar det om osv. En del ärenden kan naturligtvis vara svårt att kategorisera (typ av ärende) rätt vid anmälningstillfället och av den anledningen är det extra viktigt att IT-Centrum kategoriserar ärendet rätt innan det stängs och avslutas.
Ida Wernered 2004-12-20 8 av 8 5. Felsökningshjälp Här några stödfrågor vid felanmälningar. Fler stödmanuler kommer att levereras från projektet innan det avslutas. Går det inte att nå AmbuLink på den vanliga adressen als, als.vgregion.se eller als1, als1.vgregion.se? - Prova applikationsserver 2 (als2.vgregion.se), als2.vgregion.se är funktionellt likvärdig med als1.vgregion.se, samma programvaror installerade osv. Men als2.vgregion.se hanterar under normal drift all underliggande bearbetning ex. hantering av larmfiler från SOS, slagning mot befolkningsregister osv. - Prova IP-adressen direkt (138.233.20.121 eller 138.233.20.122) - Pinga på servrarna med IP-adresser, DNS-namn eller testa 138.233.20.1 som är routern i datahallen där servrarna är placerade. - Gör en Tracert till servrarna och se var kommunikationen stoppar. - Går AmbuLink att nå från någon annan dator? - Har AmbuLink fungerat tidigare på datorn? - Uppfyller datorn de krav som ställs för AmbuLink? Fungerar inte sidorna i AmbuLink? - Prova applikationsserver 2 (als2.vgregion.se) - Har AmbuLink fungerat tidigare på datorn? - Uppfyller datorn de krav som ställs för AmbuLink? - Ominstallera eller uppgradera Internet Explorer. - Är Windows patchat? - Blir det samma fel om man utför samma moment på en annan dator? Frågor om den tekniska miljön kan under projekttiden ställas till: IT-Centrum Vänersborg 0521 275 882 tomas.gustafsson@vgregion.se Ida Wernered Projektledare, Amplio AB 070-513 38 42 ida.wernered@amplio.se