ÅRSRAPPORT 2018 AB SLL Internfinans
1 (1) Regionrevisorerna 2019-04-10 Diarienummer RK 2018-0022 Styrelsen AB SLL Internfinans ÅRSRAPPORT 2018 AB SLL Internfinans Revisorerna i revisorsgrupp I beslutade 2019-04-10 att överlämna rapporten till styrelsen för AB SLL Internfinans för yttrande senast 2019-08-31. Paragrafen förklarades omedelbart justerad. Kenneth Strömberg Ordförande Christina Holmqvist Sekreterare Region Stockholm Regionrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 232100-0016 www.sll.se Besök oss: Hantverkargatan 25B, T-bana Rådhuset, se www.sl.se
RK 2018-0022 Sammanfattning AB SLL Internfinans I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2018 Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Ekonomiskt och verksamhetsmässigt Resultat X Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Intern styrning och kontroll X Rättvisande Inte rättvisande Räkenskaper X Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till 4,1 mnkr, vilket är 1,1 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Fullmäktiges mål och uppdrag samt styrelsens egna operativa mål har i huvudsak uppnåtts. Det verksamhetsmässiga resultatet bedöms vara tillfredsställande. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Bedömningen är oförändrad jämfört med 2017. Intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att styrelsen har en systematisk styrning och uppföljning av sin ekonomi och verksamhet. Styrelsen bör dock i säkerhetsarbetet tydliggöra hur skyddet för styrelseledamöterna ska hanteras och efterfråga uppföljningen av arbetet mot otillåten påverkan. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Bedömningen är oförändrad jämfört med 2017. Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande.
RK 2018-0022 Innehåll 1 Årlig granskning 1 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 2 2.1 Ekonomiskt resultat 2 2.2 Verksamhetsmässigt resultat 4 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat 5 3 Intern styrning och kontroll 6 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning 6 3.2 Riskanalys och internkontrollplan 6 3.3 Gröna obligationer 6 3.4 Skydd mot otillåten påverkan 8 3.5 Avrapporterade granskningar i delrapporterings-pm 11 3.6 Granskningar utan väsentliga iakttagelser 12 3.7 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer 12 3.8 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll 12 4 Räkenskaper 12 4.1 Auktoriserade revisorns bedömning 12 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier
1 Årlig granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Från den 1 januari 2019 har landstinget övergått till region (Region Stockholm). Granskningen i denna rapport avser 2018. Därför används begreppet landstinget för Stockholms läns landsting i de fall texten inte avser tiden från den 1 januari 2019. Internfinans utgör internbank för Region Stockholm. Det finns ett samverkansavtal mellan Internfinans och regionstyrelsen som part för regionen. Enligt de specifika ägardirektiven ansvarar bolaget för att på affärsmässiga grunder bistå regionen, dess förvaltningar, bolag och stiftelser med att förvalta likviditet, låna upp medel på kapitalmarknaden och bedriva utlåning till landstingets förvaltningar och bolag. Vidare ska Internfinans hantera regionkoncernens finansiella risker, administrera regionens koncernkontosystem och förvalta donationsfonderna. Revisionen har utförts enligt aktiebolagslagen, kommunallagen, landstingets regler och anvisningar, riktlinjer för samordnad revision och bolagsrevision inom regionen samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har lekmannarevisorerna biträtts av regionens revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Max Eliasson vid revisionskontoret. Parallellt med lekmannarevisionen har revision utförts enligt ABL 9 kap. under ledning av auktoriserad revisor Mikael Sjölander vid EY. Lekmannarevisorernas uppdrag är att granska om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Den auktoriserade revisorn granskar räkenskaperna och styrelsens och verkställande direktörens förvaltning. Den interna styrningen och kontrollen granskas gemensamt. Under granskningsåret har ömsesidig information och samverkan skett mellan bolagets lekmannarevisorer och dess auktoriserade revisor. 1
2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsen och verkställande direktören uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska samt verksamhetsmässiga mål. Bedömningen omfattar även om styrelsen/vd genomfört givna uppdrag och följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2018 Bokslut 2018 Bokslut 2017 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter 16,4 16,7 16,4 Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto Resultat före bokslutsdisposition och skatt -13,3-12,5-12,0 3,0 4,2 4,4 Erhållna koncernbidrag (komp) 0 0 0,1 Lämnade koncernbidrag (komp) 0-0,1 0 Justerat resultat 3,0 4,1 4,5 Lämnade koncernbidrag (skatt) 0-4,1-4,5 Resultat efter bokslutsdisposition och skatt 3 0 0 Balansomslutning (mnkr) 1 252,8 237,4 1 119,7 Årsarbetare (antal) 9 9 7 Justerat resultat uppgår till 4,1 mnkr, vilket är 1,1 mnkr högre än än fastställt resultatkrav. Det justerade resultatet visar årets resultat inklusive den kompensation på 0,1 mnkr IFAB lämnar till moderbolaget LISAB i form av koncernbidrag. Detta för att neutralisera effekter av sänkt pensionskostnad på grund av att Finansinspektionen i november 2018 beslutat om en höjning av diskonteringsräntan. Med hänsyn till skattesituationen inom LISAB-koncernen lämnar bolaget dessutom ett koncernbidrag på 4,1 mnkr. Det resultat efter bokslutsdisposition och skatt som redovisas till Bolagsverket uppgår till 0 mnkr. I den fortsatta analysen utgår revisionen från det justerade resultatet (4,1 mnkr), som är jämförbart med fullmäktiges resultatkrav (3,0 mnkr). Inga investeringar har skett under året i enlighet med budgeten. Internfinans har under en tid undersökt marknaden för ett alternativt finanssystem som ersättning för det system som används för att hantera skuldportföljen. En investering har bedömts uppgå till 1,4 mnkr. Efter analys av olika alternativ har Internfinans ledning beslutat att avvakta med investeringen och istället lägga en relativt sett lägre kostnad på utveckling av det nuvarande systemet. 2
Jämförelse med budget 2018 Verksamhetens intäkter uppgår till 16,7 mnkr, vilket är 0,4 mnkr (2,1 procent) högre än budgeterat. Intäkterna är något högre än budget med anledning av att ersättningen från donationsfondsförvaltningen har ökat för att den nedlagda tiden för arbetet med donationsfonderna ökat. Verksamhetens kostnader, exkl. avskrivningar och finansiella poster, uppgår till 12,5 mnkr, vilket är 0,8 mnkr (ca 6 procent) lägre än budgeterat. Av budgetavvikelsen är 0,3 mnkr hänförbart till lägre kostnader för IT- och telekostnader och 0,2 mnkr av på lägre bemanningskostnader till följd av föräldraledigheter. Budgetavvikelsen i övrigt utgörs av flera delposter, bl.a. lokal- och fastighetskostnader. Bolaget har inte några kostnader för avskrivningar. Avvikelser i förhållande till budget har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens årsrapport. Jämförelse med 2017 års utfall Jämfört med 2017 har verksamhetens intäkter ökat med 0,3 mnkr (2,1 procent), vilket framför allt beror på högre intäkter för arbetet med donationsfondsförvaltningen. Verksamhetens kostnader har jämfört med 2017 ökat med 0,6 mnkr (5,3 procent), vilket i huvudsak beror på högre kostnader för bemanning. Lån, likviditet och betalningsberedskap I egenskap av internbank hanterar Internfinans landstingets totala låneportfölj som uppgår till 50 726 mnkr (inklusive leasing på AB SL Finans). Portföljen har i förhållande till 2017 ökat med 4 737 mnkr. Ökningen av skuldportföljen är i linje med de beslutade investeringsplanerna inom landstinget vilket också anges i styrelsens årsrapport. Förändringen är hänförlig till flera poster inom låneportföljen. Upplåningen via Europeiska Investeringsbanken har ökat med 2 800 mnkr medan upplåningen vid Nordiska Investeringsbanken är oförändrad sedan bokslutet 2017. Obligationslånen under EMTN-programmet har ökat med 2 114 mnkr samtidigt som upplåning har skett via Certifikatprogrammet på 500 mnkr. Leasing hos AB SL Finans har minskat med 677 mnkr. I enlighet med bolagets egen strategi för hantering av ränterisk använder sig bolaget av räntederivat på totalt 33 314 mnkr. Därutöver tillkommer säkring av lån i utländsk valuta via s.k. valutaswapar 1 på sammanlagt 11 698 mnkr. I enlighet med finanspolicyn har bolaget under 2018 även säkrat landstingets betalningar i utländsk valuta via valutaterminer 2. Vid årsskiftet fanns utestående valutaterminer på 220 mnkr. Räntebindningstiden i skuldportföljen är 3,8 år, i nivå med föregående år och inom det intervall som stipuleras i finanspolicyn (2 5 år). 1 En valutaswap används främst för att undvika risken för valutakursförändring i framtiden. 2 En valutatermin används för att säkra en framtida betalning eller fordran till dagens kurs och undvika valutarisken. 3
På grund av rådande marknadsläge med negativa räntor har ingen överskottslikviditet placerats hos Internfinans, en möjlighet som landstingets förvaltningar och bolag har. Det rådande marknadsläget innebär dock att placeringar inte ger någon avkastning. Internfinans förvaltar ca 130 stiftelser och gåvofonder, vars totala kapital uppgick till 560 mnkr per balansdagen 2018, en minskning av kapitalet med 30 mnkr jämfört med föregående år. Under 2018 har Donationsfondsförvaltningen delat ut sammanlagt 19 mnkr och avkastningen var -1,96%, 2017 delades 16,7 mnkr ut och avkastningen var 5,1%. Det operativa målet är att över rullande femårsperioder minst ge en nominell avkastning på 5,0% per år. Sedan april 2014 har den nominella avkastningen uppgått till 5,3% per år. Bedömning av ekonomiskt resultat Revisionen bedömer att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts i och med att resultatet överstiger resultatkravet. Även andra ekonomiska mål som fastställs i den av fullmäktige beslutade finanspolicyn uppnås. Styrelsens ekonomiska resultat bedöms, i likhet med 2017, vara tillfredsställande. 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Nedan redovisas måluppfyllelsen för ett urval av dels fullmäktiges, dels styrelsens mål och uppdrag. Fullmäktiges och styrelsens egna mål Fullmäktiges mål och uppdrag bryts ner till egna verksamhetsnära mål och indikatorer vilka framgår av styrelsens verksamhetsplan. De mål som berör Internfinans är ekonomi i balans (se 2.1) och hållbar tillväxt och utveckling (se nedan). Internfinans styrs av det specifika ägardirektivet, samverkansavtalet, finanspolicyn och riktlinjerna för den finansiella verksamheten. Internfinans deltar i ett gemensamt miljöledningssystem för vissa förvaltningar i landstinget. Bolagets främsta bidrag till miljöarbetet är arbetet med landstingets gröna obligationer 3, se vidare avsnitt 3.3. Under året har Internfinans lånat upp ca 8,1 miljarder kronor, varav 3,5 miljarder varit från gröna obligationer. Styrelsen har även egna verksamhetsmål inom fyra olika områden 4. Kundnöjdhet ligger på 4,7 på en femgradig skala vilket är något högre än 2017 (4,4). Därmed uppnås styrelsens mål på minst 4. Styrelsen har även ett mål om att hålla minst 36 möten med bolag och förvaltningar under 2018 och att återkoppla till kunder inom 24 timmar. Båda dessa mål uppfylldes under 2018. Avvikelser i förhållande till mål och budget har analyserats och kommenterats på ett tillfredställande sätt i styrelsens årsbokslut. 3 Pengar som lånas via en grön obligation är öronmärkta för investeringar som forskningsinstitutet Cicero klassar som gröna, t.ex. kollektivtrafikinvesteringar. 4 Hållbar verksamhet, tryggad kompetensförsörjning, hållbar ekonomi och effektivare landsting. 4
Bedömning Måluppfyllelsen har i huvudsak analyserats och kommenterats på ett tillfredsställande sätt i styrelsens årsrapport. Revisionen bedömer att fullmäktiges mål och indikatorer som berör Internfinans i huvudsak har uppnåtts. Även måluppfyllelsen för styrelsens verksamhetsmässiga mål är tillfredsställande. Uppdrag från fullmäktige Internfinans har under 2018 haft två uppdrag från fullmäktige; att utveckla och förbättra landstingets likviditetsplaner samt att delta i arbetet med att tydliggöra roller kopplade till finansiella risker i landstingskoncernen. Båda uppdragen har avslutats under året. Internfinans fick 2017 ett särskilt uppdrag om att genomföra landstingets bankupphandling. Upphandlingen av företagstjänster, betalterminaler och betalväxeltjänster har avslutats. Upphandlingen av kortinlösen kommer att avslutas under 2019. 2.3 Samlad bedömning av ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Årets resultat uppgår till 4,1 mnkr, vilket är 1,1 mnkr högre än fastställt resultatkrav. Revisionen konstaterar att fullmäktiges mål om en ekonomi i balans därmed uppnåtts. Revisionen bedömer att Internfinans verksamhet har bedrivits i enlighet med specifika ägardirektiv, samverkansavtal med landstinget och andra styrande dokument. Styrelsens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande. Revisionen instämmer i styrelsens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i årsrapporten. Sammantaget bedöms det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet, utifrån genomförd granskning och i likhet med 2017, som tillfredsställande. 5
3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur styrelsen och verkställande direktören tar ansvar för att det finns en intern styrning och kontroll som leder till måluppfyllelse och regelefterlevnad. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen har genomförts av auktoriserad revisor. 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning Bolaget har i delårsrapporten för 2018 prognostiserat årets resultat till 3,5 mnkr. Utfallet blev dock 0,6 mnkr högre än prognosen i delårsrapporten vilket anges bero på högre intäkter från donationsfondsförvaltningen och lägre kostnader för personal och konsultarvoden. Internfinans mål utgår förutom från fullmäktiges budget ifrån bolagets uppdrag och styrande dokument som samverkansavtalet och finanspolicyn. En uppföljning av bolagets verksamhet görs löpande och presenteras för styrelsen inför varje styrelsemöte. 3.2 Riskanalys och internkontrollplan Styrelsen antar årligen en internkontrollplan och följer upp denna två gånger årligen. Planen för 2018 har innehållsmässigt skiftat fokus från en längre checklista till en tydligare riskorientering jämfört med föregående år och innehåller 18 kontrollmoment. Vid uppföljning i samband med bokslut 2018 bedömde styrelsen att 16 risker var avklarade, dvs. gröna och 2 gula, dvs. pågående. En extern specialist genomför på uppdrag av Internfinans årligen en genomgång av ett område inom den interna kontrollen. En övergripande översyn av Internfinans internkontroll inom donationsfonderna presenterades för styrelsen i samband med sammanträdet i april 2018. Resultatet visar på att Internfinans har en i huvudsakligen tillräcklig intern kontroll när det gäller donationsfonderna. Bedömning Revisionen bedömer att rutiner och metoder inom de riskområden som är väsentliga för bolagets verksamhet i allt väsentligt är upptagna i styrelsens interna kontrollplan. Styrelsen får vid varje möte information om de finansiella riskerna i de genomförda affärerna. Rutiner och metoder för uppföljning och analyser inom dessa områden bedöms i allt väsentligt vara tillräckliga för bolagets verksamhet. 3.3 Gröna obligationer Revisionen har granskat om AB SLL Internfinans (Internfinans) och landstingsstyrelsen säkerställer att det finns förutsättningar för en tillräcklig intern kontroll när det gäller emissioner av gröna obligationer. Under 2014 2018 har landstinget emitterat sex gröna obligationer genom Internfinans till ett värde av 9,9 mdkr med en genomsnittslängd per obligation på ca 5 år. I Sverige har under 2018 emitterats gröna 6
obligationer till ett värde av 70 mdkr (2017, 38 mdkr) vilket idag utgör ca 10 procent av den svenska nyemitterade obligationsmarknaden 5. Gröna obligationer har samma finansiella egenskaper som traditionella obligationer, men likviden från den gröna obligationen ska finansiera miljö- och klimatvänliga projekt, t.ex. miljövänliga byggnader, förnybar energi, vattenrening och skog. Vanligen ställer emittenten 6 sin balansräkning som säkerhet vid emissionen av obligationer vilket medför att risk, kreditbetyg och avkastning bör vara identisk mellan gröna och traditionella obligationer emitterade av samma emittent. Med samma riskförhållanden finns egentligen inga ekonomiska incitament för en investerare att investera i gröna obligationer. För närvarande finns dock en stark efterfrågan på gröna obligationer vilket medför att en investerare kan tänka sig avstå från riskpremien och vill marknadsföra sig som miljöinvesterare vilket resulterar i lägre upplåningsränta för emittenten. Enligt uppgift från landstingsstyrelsens förvaltning har under de senaste åren besparingar för landstingets gjorts motsvarande ca 0,03-0,04 procent i ränta vilket innebär en årlig besparing på ca 3-4 mnkr med nuvarande utestående volym (9,9 mdr sek). Emission av gröna obligationer kan ge både miljömässiga och finansiella fördelar för landstinget. Miljömässiga fördelar avser genomförande av hållbara investeringar men även förbättrad måluppfyllelse av Miljöprogram 2017 2021. Finansiella fördelar med gröna obligationer kan ses i en breddning av investerarbasen, men även en breddning av regionens låneportfölj vilket bidrar till riskspridning av upplåningsprogrammet. För en investerare kan fördelar ses i en ökad transparens av investeringsflödet och minskning av projektrisken då emittenten vanligen ställer sin balansräkning som säkerhet vid emissionen. Utvärdering och urval av gröna projekt initieras av Internfinans som startar en projektgrupp. Projektgruppen tar bland annat fram förslag till gröna projekt som potentiellt kan finansieras av en grön obligation med utgångspunkt i landstingets investeringsplan. SLL Hållbarhet vid landstingsstyrelsens förvaltning utvärderar miljöprojekten för att säkerställa efterlevnad av lagar, regelverk, policyer, riktlinjer och regionens Miljöprogram 2017 2021. Underlag i form av tidsplan, projektvolym och kommunikation beslutas på övergripande nivå av en styrgrupp 7. Internfinans genomför bland annat emission och bestämmer tidpunkt samt likviditetsbehov. Det slutliga urvalet av gröna projekt som ska finansieras av en grön obligation beslutas av styrgruppen. En utmaning har under de senaste åren varit bristen på standardisering av styrdokument. Enligt uppgift har dock det globala regelverket Green Bond Principles 8 (GBP) 5 Danske Bank nyhetsportal, 22 januari 2019. 6 En emittent är en institution som ger ut ett värdepapper. 7 Styrgrupp Representanter från AB SLL Internfinans, SLL Hållbarhet, Locum AB, trafikförvaltningen och SLL Kommunikation. 8 Green Bond Principles är ett globalt regelverk som bland annat innehåller fyra principer under vilka gröna obligation ska hanteras nämligen användningsområden, process för utvärdering, val av projekt, spårbarhet av emissionslikvid och rapportering. 7
blivit branschstandard. GBP innehåller grundläggande riktlinjer som förordar transparens, redovisning och rapportering och som underlättar tillgång till information för att öka kapitalflödet till gröna investeringar. Det finns ett dokument (Green Bond Framework) som beskriver regionen som emittent. Dokument granskas och kvalitetssäkras av en extern oberoende part, CICERO 9, som ger en second opinion av dokumentet. Aktuellt dokument har högsta betyg från CICERO. Det finns också en processbeskrivning framtagen vilken beskriver arbetet med emission och återrapportering av gröna obligationer. Som emittent av gröna obligationer gäller tillit och trovärdighet inför investerarna. Risken finns att emittenter vilseleder investerare och konsumenter med falsk marknadsföring för att kunna dra fördel av det växande miljöintresset i samhället, s.k. greenwashing. Det vill säga att ett företag marknadsför sig själv som miljövänligt trots att det inte tar hänsyn till miljön. För att motverka greenwashing har Internfinans och SLL Hållbarhet tillsammans med flera nordiska emittenter bland annat tagit fram en guide 10 med förhoppning om att öka transparensen och skapa en enhetlig återrapportering till intressenter och investerarna. Vidare anordnar Internfinans och SLL Hållbarhet studiebesök för investerarna till något grönt projekt. Internfinans och SLL Hållbarhet har tillsammans tagit fram ett dokument för hur uppföljning ska ske i enlighet med guiden (Stockholm County Council Green Bond Impact Report 2018). Uppföljningen är samtidigt återrapportering till intressenter och investerare. Dialog sker med investerarna via mail, möten och telefon. Information kommuniceras löpande om de gröna obligationerna på regionens hemsida sll.se. Utbetalningar från gröna obligationerna till miljöprojekten sker kvartalsvis. Bedömning Revisionen bedömer att landstingsstyrelsen och Internfinans har säkerställt att det finns förutsättningar för intern kontroll när det gäller emissioner av gröna obligationer. Bland annat följer landstinget det globala regelverket och har också tagit fram egna riktlinjer. Uppföljning av investeringarna sker årligen. 3.4 Skydd mot otillåten påverkan Revisionen har granskat om Internfinans säkerställer att det finns ett systematiskt arbete för att skydda högre tjänstemän 11 och styrelseledamöter mot otillåten påverkan. Granskningen har förutom Internfinans omfattat landstingsstyrelsen, Södersjukhuset och Karolinska universitetssjukhuset och avrapporteras i respektive årsrapport. 9 CICERO Center for International Climate Research (norskt klimatforskningscenter som bland annat granskar gröna obligationer). 10 Nordic Public Sector Issuers: Position paper on Green Bonds Impact Reporting (uppdaterad januari 2019). 11 Med högre tjänstemän avses chefer i ledande befattningar, exempelvis förvaltningschef/vd, ekonomidirektör eller chefsläkare. 8
Med otillåten påverkan menas trakasserier, hot och våld som syftar till att påverka myndighetsutövningen och den demokratiska beslutsprocessen. Enligt Brottsförebyggande rådet ökar den upplevda utsattheten för brottslig påverkan både hos tjänstemän och hos förtroendevalda. 12 Detta kan leda till personskada, gynnande av brottsliga företag/organisationer, ökade kostnader, förtroendeskada, trakasserier och hot och våld i syfte att till exempel bidra till att felaktiga beslut tas eller att kontroller inte genomförs. Roll- och ansvarsfördelning Fullmäktiges policy för säkerhet 13 tydliggör att säkerhet är ett prioriterat område och att säkerhetsaspekter därför alltid ska finnas med i alla beslut och aktiviteter. Säkerhetspolicyn konkretiseras i riktlinjer 14 för säkerhet med tillämpningsanvisningar 15. I riktlinjerna anges att landstingsdirektören ansvarar för att skydd mot hot och våld upprätthålls gentemot förtroendevalda och att respektive förvaltningschef/vd ansvarar för skyddet av sina arbetstagare samt övriga som kommer i kontakt med respektive verksamhet. Det är inte uttalat vem som ansvarar för skydd mot hot och våld mot styrelseledamöter som inte är politiker, utan det följer av aktiebolagslagen. Internfinans administration har nio medarbetare och har därför ingen egen säkerhetsavdelning. Vid specifika behov finns ett samarbete med SLL Säkerhet och beredskap. Det formella säkerhetsansvaret ligger på bolagets VD. Bolagets riskkontroller representerar verksamheten i centrala forum på området där säkerhetsansvariga i landstinget/regionen deltar. SLL Internfinans har lokalt fastställda riktlinjer och anvisningar av säkerhetsarbetet samt kontinuitets- och beredskapsplaner. Det finns en upprättad krisledningsorganisation som har genomgått övningar och det finns en framtagen kontinuitets- och beredskapsplan. Det finns vidare en avvikelsehanteringsprocess och bolaget använder det kontaktkort/checklista vid telefonhot som tagits fram av SLL Säkerhet och beredskap. Riskanalyser I tillämpningsanvisningarna anges att frågor om våld, hot eller ofredande på arbetsplatserna ska integreras i det förebyggande säkerhetsarbetet genom att verksamheten bland annat genomför risk- och konsekvensanalyser och ser till att dessa riskanalyser samordnas med övrig riskhantering. Bolagets säkerhetsarbete baseras på den risk- och sårbarhetsanalys som genomförts utifrån den kravbild som framkommer av MSBFS 2015:416. Det genomförs löpande 12 BRÅ, Politikernas trygghetsundersökning 2017 13 Policy för säkerhet, LS-S-665820, fastställd av landstingsfullmäktige 2016-03-15 14 Riktlinjer för säkerhet, LS-S-666071, fastställd av landstingsstyrelsen 2016-02-23 15 Tillämpningsanvisning Skydd mot hot och våld, LS 2017 0417, fastställd av landstingsdirektören mars 2017 16 Myndigheten för skydd och beredskap, föreskrifter och allmänna råd om landstings risk- och sårbarhetsanalyser 9
riskanalyser. Riskanalyser görs strukturerat i kris- och beredskapsarbetet och i framtagandet av kontinuitetsplan och i arbetet med intern kontroll. Operativa och fysiska risker utgör en del av detta, där exempelvis hot och påverkansförsök ingår. Uppföljning Enligt riktlinjer för säkerhet ska varje nämnd och styrelse löpande följa upp säkerheten. I tillämpningsanvisningarna anges att verksamheten årligen ska följa upp förändringen av tillbud och händelser med våld, hot eller ofredande genom att se på utvecklingen av inrapporterade incidenter. Granskningen visar att IFAB årligen går igenom inrapporterade avvikelser i avvikelserapporteringssystemet och kontrollerar att händelser som har inträffat har resulterat i åtgärder. Vid särskilda händelser genomförs också ytterligare riskanalyser. Om en händelse av allvarlig karaktär inträffar polisanmäls detta med stöd från SLL Säkerhet och beredskap. Vidare stödjer SLL Säkerhet och beredskap då även med riskanalyser och bistår med personskydd om nödvändigt. I samband med rapporteringen av årsbokslutet ska varje nämnd och styrelse göra en självskattning av sitt säkerhetsarbete i den så kallade Compliance-portalen. Internfinans uppger i årsrapport 2018 att man genomför egenkontroller i portalen. I landstingsstyrelsens riktlinjer för säkerhet framgår att respektive förvaltningschef eller VD ska utvärdera hur väl säkerhetskrav har införts och efterlevs. VD följer upp avvikelser årligen vilket inkluderar säkerhetsrelaterade frågor. Bedömning Revisionen bedömer att IFAB i huvudsak bedriver ett systematiskt arbete med att skydda högre tjänstemän mot otillåten påverkan. Riskanalyser genomförs strukturerat och kontinuerligt och det finns ett väl upparbetat samarbete med SLL Säkerhet och beredskap. Landstingets centrala riktlinjer slår fast att landstingsdirektören ansvarar för skyddet av förtroendevalda, men inte vem som ansvarar för skyddet av styrelseledamöter utan detta ska följa av aktiebolagslagen. Revisionen bedömer att styrelsen bör tydliggöra hur skyddet för styrelseledamöterna ska hanteras. Revisionen bedömer vidare att uppföljningen av arbetet behöver stärkas och att styrelsen bör efterfråga detta i enlighet med policy och riktlinjer för säkerhet. Rekommendation: Styrelsen för Internfinans bör efterfråga uppföljningen av säkerhetsarbetet för att säkerställa att det bedrivs ett tillräckligt arbete för att skydda tjänstemän och styrelseledamöter mot otillåten påverkan. Styrelsen för Internfinans bör tydliggöra hur skyddet för styrelseledamöterna ska hanteras. 10
3.5 Avrapporterade granskningar i delrapporterings-pm Delar av årets granskning har tidigare avrapporterats i delrapporterings-pm för ledningen. Nedan sammanfattas väsentliga iakttagelser från denna rapport. Uppföljning av granskning av följsamheten till finanspolicyn Revisionen genomförde under 2016 en granskning bland annat i syfte att bedöma Internfinans uppföljning och kontroll av hur finanspolicyn 17 följs. Revisionen konstaterade att ansvaret för uppföljningen av finanspolicyn i huvudsak är tydligt mellan LSF och Internfinans men att det finns förbättringsområden. Det behövdes exempelvis ett förtydligande i finanspolicyn när det gäller vad Internfinans ansvar för att hantera finansiella risker för hela landstingskoncernen innebär. Vidare visade granskningen att uppföljningen av valutarisker kunde stärkas. Under 2018 har Internfinans genomfört utbildningar om valutarisker för berörda verksamheter inom landstingskoncernen. Arbetet med förtydliganden av finanspolicyn som påbörjades 2017 har avslutats och en ny finanspolicy 18 samt finansiella riktlinjer 19 har fastställts av fullmäktige. Den nya finanspolicyn berör ovan nämnda områden och därmed anses tidigare lämnad rekommendation vara åtgärdad. Uppföljning av finansiell rapportering och efterlevnad av lagar och regelverk för kreditfaciliteter Vid revisionens genomgång av styrelsens uppföljning av den interna kontrollplanen i samband med delårsgranskningen framkom att landstinget publicerade sin tertialrapport för T1 2018 13 dagar efter utsatt tidsplan. Regionen har ett antal kreditfaciliteter med covenants (krav som bankerna ställer på regionen som kredittagare). I kraven ingår bland annat krav på publicering av finansiell information såväl under löpande år som årsbokslut och senaste tidpunkter för detta. Vidare omfattar lagar och regelverk kopplat till krediter regionen som organisation och inte enbart Internfinans. Det är därför av största vikt att tydliga skriftliga rutiner tas fram där ansvar och roller och tidplaner beskrivs på olika berörda nivåer i regionens organisation. I samband med delårsgranskningen rekommenderade revisionen att landstinget behövde tydliggöra ansvar och roller och dokumentera processer som ska säkerställa att bankernas covenants och lagar och regelverk som omfattar kreditfaciliteterna efterlevs. I samband med årsbokslut konstaterades att tertialrapporten för T2 2018 publicerats inom utsatt tid. En processägare är utsedd och den nya ägaren har påbörjat planering av publikationer 2019. Rekommendationen anses därmed vara delvis åtgärdad. 17 Finanspolicy, Landstingsfullmäktige, 2016-01-01, LS 2015-0946 18 Finanspolicy, Landstingsfullmäktige, LS 2017-0949 19 Finansiella riktlinjer, Landstingsstyrelsen, LS 2017-0950 11
3.6 Granskningar utan väsentliga iakttagelser Den auktoriserade revisorn har utan väsentliga iakttagelser granskat ledningsnära kostnader 20, hanteringen av bolagsstyrningsrapporten och processbeskrivningar för viktiga processer i verksamheten 21. 3.7 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer av den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 3.8 Samlad bedömning av intern styrning och kontroll Revisionen bedömer att Internfinans bedriver sin verksamhet i linje med fullmäktiges mål och andra för verksamheten styrande dokument. Vidare bedömer revisionen att det finns riktlinjer och rutiner för att säkerställa en tillräcklig styrning och intern kontroll inom bolagets verksamhetskritiska processer. Styrelsen bör dock stärka uppföljningen av säkerhetsarbetet för att säkerställa att arbetet för att skydda högre tjänstemän och styrelseledamöter mot otillåten påverkan är tillräckligt. Baserat på den sammantagna granskningen 2018 så är bedömningen oförändrad jämfört med 2017. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Granskningen av räkenskaperna har genomförts av den auktoriserade revisorn. 4.1 Auktoriserade revisorns bedömning Årsredovisningen är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms av den auktoriserade revisorn vara rättvisande. 20 Stickprovet motsvarar ca 65 procent av det totala beloppet som bokförts i bolagets konton för representation andra och ledningsnära kostnader. 21 Boksluts-, löne-, utbetalnings- och finansprocessen. 12
STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING BILAGA 1 1(1) Sammanställning och uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år: AB Stockholms läns landstings Internfinans, Årsrapport 2018 Rekommendation Åtgärdat Ja Granskningsår Delvis Nej Kommentar 2018 Årsrapp ID: 1420 Styrelsen för Internfinans bör efterfråga information och uppföljning av säkerhetsarbetet i syfte att säkerställa att det bedrivs ett tillräckligt säkerhetsarbete och skydd mot otillåten påverkan mot styrelsen och högre tjänstemän. Följs upp i samband med delårsgranskningen 2019.
BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2018 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav och övriga ekonomiska mål. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Intern styrning och kontroll Nämnden/styrelsen ansvarar för att det finns en intern styrning och kontroll som med rimlig grad av säkerhet leder till måluppfyllelse, effektiv verksamhet och regelefterlevnad. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 2. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 3. Nämnden/styrelsen har riktlinjer och rutiner för väsentliga områden för att säkerställa att verksamhetens uppdrag och mål uppnås samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. 4. Nämnden/styrelsen har genomfört en riskanalys som identifierar, värderar och prioriterar väsentliga risker. Nämnden/ styrelsen har i en internkontrollplan fastställt vilka åtgärder/ kontroller som ska hantera prioriterade risker. 5. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi och verksamhet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 6. Nämnden/styrelsen har ett informations- och kommunikationssystem som stödjer styrning, kontroll och uppföljning av verksamheten. 7. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi och verksamhet. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större och/eller flera avvikelser. 1
Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Avvikelser kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller allvarliga avvikelser i förhållande till bedömningsmålen. Kommentar: Avvikelserna är så stora att frågan om anmärkning eller avstyrkt ansvarsfrihet bör prövas. 2
Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på www.sll.se. De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna.rev@sll.se. Postadress: Box 22230, 104 22 Stockholm Besöksadress: Hantverkargatan 25 b (T-bana Rådhuset) Telefon: 08-737 25 00 E-post: landstingsrevisorerna.rev@sll.se Hemsida: www.sll.se/rev Org.nr: 232100-0016