Revisionskontoret Revisorsgrupp Sydost Fredrik Ljunggren 044-309 32 75 fredrik.ljunggren@skane.se MINNESANTECKNINGAR Datum 2013-03-08 1 (6) Tid 8 mars, kl 13.00-15.00 Plats Medicon Village, Lund konf rum Galenos Närvarande Benny Ståhlberg, förvaltningschef Bo Lönnerblad, revisor Gunnar Svensson, revisor Jan Erlandsson, revisor Greger Nyberg, revisionskontoret Fredrik Ljunggren, revisionskontoret Niclas Bremström, KPMG Överläggningar mellan Revisorsgrupp Sydost och förvaltningsledningen för Primärvården Skåne Sammanfattning Resultatet för helåret uppgår till -25,4 mkr. Detta är 67,4 mkr sämre än motsvarande period föregående år. Under året uppgick den totala öppenvårdsproduktionen till ca 2 965 000 besök. Jämfört med föregående år har antalet resurser ökat med 49 efter justering för jämförelsestörande poster (barnmorskemottagning, Facility management och avvecklingen av Bjärred). Kostnaderna för inhyrd personal har ökat med 23 mkr eller 32 % jämfört med föregående år Osäkerhet kring eventuellt förestående organisationsförändringar 1. Inledning Bo Lönnerblad hälsade välkommen till dagens överläggning och redogör för dagordningen. Föregående minnesantecknar lades till handlingarna. 2. Revisionen informerar om aktuella granskningar m m Revisionsplan för 2013 delas ut och revisorerna informerade om de nya granskningar som nyligen startats. Revisionen redogör också för några av de granskningar som genomförts 2012 och som kan vara intressanta för Primärvården Skåne. Postadress: Skånehuset 291 89 Kristianstad Besöksadress: J A Hedlunds väg Telefon (växel): 044-309 00 00 Fax: 044-309 31 63 Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Internet: www.skane.se/revisionen
2013-03-08 2(6) I samband med detta redogör revisionen bland annat för granskningarna: Hälsoval Skåne Vårdhygien uppföljning Kontroll av fakturor från externa vårdgivare uppföljning En längre diskussion förs om den sist nämnda granskningen under punkten övrigt i slutet av överläggningen. Granskningen Kontroll av externa vårdgivare och vårdenheter inom med avseende på fakturering och journalföring mm kom att beröra primärvården mer än rubriken först antyder då hälften av de 40 enheterna som granskades valdes utifrån offentliga läkare och sjukgymnaster. Benny hade vid diskussionen inga svar på vad som eventuellt kunde göras för att öka kontrollen eller förbättra journalföringen med anledning av de brister som framkommit i granskningen. Rapporten med yttranden skickades över till Benny för information. 3. Förvaltningsledningen informerar om delårsbokslut, verksamhet, ekonomi, personal, mål. Verksamhet Det gjordes 2 965 000 besök inom Primärvården Skåne 2012. Det är en ökning med 6,6 % jämfört med 2011 eller cirka 184 000 besök fler, men då ska beaktas att Mödrahälsovården som kom till verksamheten från och med september 2011 svarar för cirka 110 000 (3,9 %) av denna ökning. Räknar man bort mödrahälsovården blir ökningen jämfört med föregående år 2,7 %. Benny berättar att 2012 har inneburit mycket av förberedelser för att ta över ansvaret och driva samt organisera all specialiserad palliativ vård och ASiH (avancerad sjukvård i hemmet) i Skåne. Verksamheten omfattar ca 400 medarbetare men är i nuläget inte likartat fördelad geografiskt över Skåne. I nordost är verksamheten fullt utbyggd medan övriga Skåne ligger efter eller mycket långt efter. Det är viktigt att övergången hanteras på ett bra sätt för att inte störa patienterna. En ny områdeschef för Palliativ vård och ASiH, Bengt Sallerfors är anställd och Carl Johan Fürst, professor i palliativ medicin är anställd på delad tjänst tillsammans med Lunds universitet. Primärvården Skåne är från och med november en vårdcentral mindre, då vårdcentralen Bjärred upphörde 31 oktober 2012. Vårdcentralen hade som mest drygt 6 000 listade och omsatte knappt 20 mkr med cirka 20 anställda. Antalet vårdcentraler 2012 är därmed 86 stycken. Då det råder viss överetablering i Landskrona flyttar nu vårdcentralerna Västra Fäladen och Norrestaden samman och bildar Vårdcentralen Tornet. I Ängelholm utökar Primärvården Skåne sitt vårdutbud genom att Vårdcentralen Laxen får en filial, Nya Läkargården, som öppnar på den plats där Läkargården tidigare bedrev sin verksamhet. En ny familjecentral öppnades i Malmö, Nydala för att bättre möta kundernas behov med BVC, socilatjänst, öppen förskola och tandvård. Under 2012 har Dietistverksamheten fått ett utökat uppdrag. Det innebär en fortsatt anslagsfinansierad verksamhet, organiserad inom Primärvården Skåne,
2013-03-08 3(6) med uppdrag att arbeta med såväl offentliga som privata vårdenheter inom Hälsoval Skåne samt Dietist direkt. Det blev under 2012 en jämnare geografisk fördelning, helt enligt det nya uppdraget. Tillskottet på nya tjänster innebar en ökning av patientbesök med 26 % räknat på hela året. Under året har 2 998 patienter fått läkemedelsgenomgång utförd enligt Skånemodellen för patienter äldre än 75 år med 5 eller flera förskrivna läkemedel, vilket motsvarar 42 % av inventerat behov på 7 193 patienter. Ekonomi Resultatet för helåret uppgår till -25,4 mkr. Detta är 67,4 mkr sämre än motsvarande period föregående år och 4,6 mkr bättre än senast rapportera helårsprognos. Resultatet för mödrahälsovården uppgår till 4 mkr av resultatet. 2011 var utfallet 6,3 mkr. Under året har antalet listade minskat med knappt 18 000 till cirka 811 000 och sedan hälsovalets införande uppgår minskningen till cirka 60 000 listade. ACG (Adjusted Clinical Groups) har minskat med knappt cirka 1,5 procentenheter. Efter oktober verkar den långtgående negativa trenden kring ACG- utvecklingen ha vänt. Ett lägre ACG på cirka 1,5 procentenheter innebär i storleksordning, för Primärvården Skåne, en lägre intäkt på drygt 34 mkr. CNI (Care Need Index) nedjusterades i mars månad med 9 hundradels enheter, pga en tidigare felberäkning. Även här märks en viss återhämtning de senaste månaderna. Jämfört med 2011 har verksamheten en CNI- nivå som är cirka 7 procentenheter lägre. Förändringen jämfört med 2011 motsvarar en minskad ersättning med cirka 37 mkr för Primärvården Skåne. Täckningsgraden har under året haft en mycket gynnsam utveckling och ersättningen är drygt 53 mkr högre än motsvarande period föregående år (se utvecklingen i tabell nedan). Årets utfall uppgår till drygt 38 mkr. Produktionsökningen, exklusive mödrahälsovården, jämfört med föregående år uppgår till drygt 74 000 besök samtidigt som sjukhusens öppenvårdsproduktion ser ut att ha minskat. Ökad produktion och tillgänglighet har också bidragit till att sänka kostnaderna för de listade patienternas vårdkonsumtion hos vårdgivare med nationellt avtal (taxevårdgivare). Ökat behov av personal har bidragit till att inhyrd personal ökat med 23 mkr eller 32 % jämfört med föregående år samtidigt har kostnaden för läkemedel minskat med 13,5 % eller 85,7 mkr. Av det totala resultatet bidrar överskottet på ersättningen för förmånsläkemedel- och hjälpmedel med +79,4 mkr. Den anslagsfinansierade verksamheten redovisar ett resultat på -4,2 mkr vilket är 13,4 mkr sämre än föregående år. Verksamheten KVH -kvalificerad vård i hemmet- i nordöstra Skåne redovisar ett underskott på -5,7 mkr medan den palliativa verksamheten i nordvästra Skåne redovisar ett överskott på 1,7 mkr. Även dietistverksamheten påvisar ett överskott på 1,8 mkr. Detta är en
2013-03-08 4(6) konsekvens av årets erhållna tilläggsuppdrag som inte hunnit nå full dimensionering förrän i slutet av året. Årets resultat belastas även av en engångskostnad på knappt 2 mkr avseende konsultmedverkan i planeringar inför övertagandet av all Palliativ och ASiH verksamhet i Skåne med start 2013. Lönekostnaderna, exklusive mödrahälsovården, har ökat med 4,8 % och de sociala avgifterna har ökat 7,1 % vilket ger en resultatpåverkan med 11,6 mkr. Övriga kostnader utöver personal, exklusive mödrahälsovården, överstiger föregående år med 1,5 % inkluderat ett avkastningskrav för 2012 på 20 mkr vilket är redovisat som en kostnad i enlighet med s riktlinjer. Ökat behov av personal har bidragit till att inhyrd personal ökat med 23 mkr eller 32 % jämfört med föregående år. Personal Antalet använda resurser uppgår för året till 2 606,4. Det är 97,5 fler än för helåret 2011. Efter justering för jämförelsestörande poster (Barnmorskemottagning, Facility management och avvecklingen av Bjärred) är ökningen jämfört med 2011 48,9 resurser. Antalet läkarresurser har totalt ökat med knappt 5 resurser jämfört med 2011. Antalet specialister har minskat med 13,2 vilket till fullo kompenseras genom inhyrda läkare från bemanningsföretag. Däremot har antalet ST- läkare ökat med drygt 24 resurser vilket är ett led i att stärka den framtida läkarförsörjningen och minska det framtida beroendet av bemanningsföretag. Inrättande av enhetschefer och teamledare har medfört en ökning på drygt 50 resurser. En del av denna tillsättning har skett med befintlig personal inom yrkesgrupperna distrikts-/sjuksköterskor, sjukgymnaster och sekreterare vilket innebär att nettoökningen då blir mindre ca 25 resurser. Vidare har en resursökning på ca 10 resurser skett jämfört med 2011 avseende IT-handläggare och personal med anledning av införandet av det nya journalsystemet (PMO). Den totala sjukfrånvaron i Primärvården Skåne för 2012 är 4,50 % (mätt som totalt antal sjuktimmar som andel av ordinarie arbetstid) vilket blir en marginell ökning jämfört med 2011 (4,39 %) men på samma nivå som för 2010 (4,50 %). Primärvården Skåne har ett incitamentsprogram som omfattar alla yrkeskategorier på samtliga vårdcentraler inklusive BVC. Fyra mål, ett ekonomiskt och tre kvalitétsmål, ska vara uppfyllda för att incitament ska utbetalas men eftersom förvaltningens samlade resultat för 2012 visar på ett underskott, kommer inte några incitamentsbelopp att utgå. Riskbedömning/Framtiden Benny berättar en del om hur han menar att samarbetet mellan primärvård och specialistvård på sjukhusen skulle kunna fungera. Specialistläkaren skulle ha sin anställning på sjukhuset men finnas tillgänglig ute hos primärvårdsenheten en halv dag i veckan eller kanske en dag varannan vecka enligt ett fastställt schema. Primärvården hade fått tillgång till ökad kompetens och patienter med speciella behov kunde få tid denna dag och få både bättre, snabbare och effektivare vård. Benny talar gärna om ansvarsgrader för hälsovalsenheterna kopplade till regler och bestämmelser som skapar hinder för detta. Anställningsformer där behov kanske finns för en sjukgymnast på deltid men då kravet är att erbjuda heltid skapar problem om inte tjänsten kan delas med en annan vårdenhet. En del saker
2013-03-08 5(6) måste dock beivras tex höga kostnader på marknadsföring där enheterna ligger tätt och bara tar patienter från varandra. Viktigt att hantera stordriftsfördel och hålla koll på utsatta enheter då det är svårt att ta beslut om att avveckla en olönsam enhet. En annan ide som Benny har är att istället för att anställa apotekare för att göra läkemedelsgenomgång handla upp tjänsten och anlita den på timbasis. Den extra ersättning som utgår för detta bör täcka kostnaden och ge ett litet överskott incitament till vårdenheter som då når sina mål. Utbyggnaden av det nya området palliativ vård och ASiH kommer att ta några år menar Benny. Det är en utmaning att förstärka och bygga upp verksamheten i söder utan att ta för mycket kraft och resurser från norr och riva sönder det som finns där och redan fungerar. Avkastningskravet på 37 mkr för 2013 är en utmaning och ett sparbeting är lagt på 1,6 % per enhet. När det gäller övergripande förvaltning har en tjänst gått över till regionservice och någon tjänst har inte återbesats efter pensionsavgång. Detta bör kunna ge en besparing på 1 mkr menar Benny. Naturligtvis berörs frågan om den nya organisationen som det pratas väldigt mycket om men som ingen ännu vet hur den kommer att bli. Benny nämner även ett förslag där vissa delar av primärvården föreslåss bolagiseras och en då något mindre del skulle kvarstår inom offentlig förvaltning. Förslagen är många och detta tar kraft från personalen just nu då framtiden är oviss. Benny ser hellre en omvänd pyramid där primärvården är överst och styrningen utgår från närsjukvård med specialistsjukhuset längst ned. Viktigt att prioritera 2013 blir så klart det nya journalsystemet PMO. 4. Granskning av bokslut och årsredovisning Niclas Bremström från KPMG redogör för resultatet av granskningen. Verksamhetens resultat uppgår till -25,4 Mkr (41,9 Mkr). Den senaste prognosen visade på -30,0 (prognos i delårsrapporten -40,0). KPMG:s översiktliga granskning och analys har inte identifierat några väsentliga förändringar eller annat som krävt detaljerad uppföljning Förvaltningen uppfyller inte de finansiella målen att hålla budget vilket är ett 0- resultat, utfallet 2012 var 25,4 Mkr, varför det finansiella målet för 2012 ej uppfyllts. 5. Intern kontroll Revisorerna informerade om den granskning (Rapport Nr25/2012) där Primärvården Skåne blivit bedömd enligt risknivå gul utifrån den tregradiga skalan grön-gul-röd (2011 risknivå gul). Kvaliteten på den interna kontrollen bedöms ligga på ungefär samma nivå som förra året. Riskanalysen bedöms ha
2013-03-08 6(6) stärkts ytterligare genom att arbetet med analysen sker i en grupp med bred kompetens inom både ekonomi/administration och sjukvård. Diskussion fördes kring arbetet med ekonomi och de kontrollaktiviteter som krävs för att nå budget i balans och om vilka möjligheter som finns nu inför 2013 när tex avkastningskravet är större än föregående år. 6. Övrig information från förvaltningen Incident vid vårdcentralen i Höör Revisorerna informeras om att verksamhetschefen på en vårdenhet har gått över sina befogenheter när det anlitats ett rekryteringsföretag för att hitta personal. Enligt Benny var inte firman upphandlad och under kort tid attesterades flertalet fakturor på belopp i intervallet 35-50 tusen kronor av verksamhetschefen. När detta kom till primärvårdsledningens kännedom stoppades utbetalningarna och verksamhetschefen skildes från sitt uppdrag. En utredning har genomförts av revisionsfirman PWC och totalt rör det sig om utbetalningar på cirka 4,7 mkr som attesterats av verksamhetschefen till detta rekryteringsföretag. Tjänsterna som levererats bedöms inte vara i nivå med det som företaget fakturerat. Förslag till omorganisation Det blir mycket diskussion om den nya förvaltningsstruktur som är på gång. Benny säger att dessa diskussioner tar kraft och påverkar alla möten och det dagliga arbetet för alla anställda inom primärvården. Ännu finns inga beslut och det är oklart, enligt Benny, på vilket sätt denna omorganisation ska gagna patienterna. 7. Nästa överläggning: 8 okt kl 13.00-15.00 på Medicon Village i Lund Enligt uppdrag Fredrik Ljunggren