Lathund för bevarande och gallring ekonomihandlingar/räkenskaper vid Mittuniversitetet



Relevanta dokument
Lathund för bevarande och gallring av handlingar gällande löne- och personaladministration vid Mittuniversitetet

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Lathund för bevarande och gallring handlingar rörande biblioteksverksamhet vid Mittuniversitetet

Lathund för bevarande och gallring av handlingar rörande studieadministration och utbildning vid Mittuniversitetet

Lathund för bevarande och gallring handlingar rörande forskning och forskningsadministration vid Mittuniversitetet

Regler för gallring av räkenskapshandlingar

Bevara/Gallra EU-projekt

Riksarkivet (RA) inspekterade den 19 mars 2012 arkivvården vid Smittskyddsinstitutet (SMI).

HÖGSKOLAN I BORÅS Gemensamma Förvaltningen Version 1.0 Högskolekansliet Åsa Enmyren, arkivarie ARKIVHANDBOK. - För institutionspersonal

Riksarkivet har inspekterat arkivverksamheten vid Medlingsinstitutet

Gallring/rensning och bevarande av e-postmeddelanden

Regionala etikprövningsnämnden i Uppsala Box 1964

Dokumenthanteringsplan för myndighetsnämnden

Inspektionsrapport 1 (8) Tillsynsavdelningen Dnr RA /4754 A-K Andersson

Verksamhetssystem och dokumenthantering

Bevarande- och gallringsplan för Färdtjänsten i Stockholms läns landsting

Inspektion av arkivvården vid Lunds universitet, Universitetsförvaltningen

Bilaga 8.1. Arkivering av pappersjournaler ARKIVHANDBOK Landstingsarkivet. Besöksadress: Björnkullavägen 14

Inspektion av arkivvården vid Lantmäteriet, fastighetsbildning i Vänersborg den 13 november 2013

Tillsynsavdelningen Dnr RA /195

1 0 0 DEMOKRATI OCH LEDNING

Forskarstuderande. 1. Inloggning

Stiftelsen Norrlandsfonden Box Luleå

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Inspektion av arkivvården vid Opus Bilprovning AB, stationen i Härnösand-Saltvik den 13 maj 2013

Polismyndigheten i Jämtlands län Box Östersund

Närvarande från stadsarkivet: Matilda Ekström, inspektionsförrättare Christina Moberg, protokollförare

Inspektionsrapport Dnr RA /1524

Regler för gallring av handlingar inom löne- och personaladministrativ verksamhet vid Högskolan Dalarna

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

MISSIV 1 (1) Dnr Elin Adén. Till Landstingsstyrelsen

Arkivhandbok för Karolinska Institutet

Universitetsledningens kansli Registratur och arkiv. Dokumenthantering i EU-projekt

DIARIEFÖRINGSHANDBOK Version 0.2

Dokumenthanteringsplan för ekonomiadministration

Dnr KS 2008/317 Dokumenthanteringsplan Bollebygds kommun Myndighet: Kommunstyrelsen Fastställd: Verksamhet: Ekonomiavdelningen Reviderad:

Arkivreglemente för Kristinehamns kommun

Forskare & Handledare. 1. Inloggning

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MILJÖFÖRVALTNINGEN

Riksarkivet har i uppdrag att utöva tillsyn över och regelbundet inspektera arkivverksamheten vid statliga myndigheter och vissa andra organ.

Ansökningsblankett. och instruktioner

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar. Styra verksamhet

Ärendets diarienummer Första giltighetsdatum Diarieplanbeteckning 102/

Informationshanteringsplan

Ansvarig/ Förvaring

Bevara, rensa och gallra

EU-projekt Karlshamns kommun

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS MICASA FASTIGHETER I STOCKHOLM AB

19. Skriva ut statistik

MYNDIGHET: SOCIALNÄMNDEN VERKSAMHET: STABEN ANTAL ÅR FR O M INNEVARANDE ÅR

BEVARANDE- OCH GALLRINGSPLAN FÖR NATURBRUKSGYMNASIER I STOCKHOLMS LÄNS LANDSTING

Inspektion av arkivvården vid Synskadades Riksförbund den 31 oktober 2012.

Allmänt om förvaring av handlingar Det är viktigt att tidigt skilja handlingar som ska bevaras från handlingar som ska gallras.

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Tillsynsavdelningen Dnr RA /9964 U Hofverberg. Inspektion av arkivvården vid Universitets- och högskolerådet

Lathund utstädning av handlingar i tjänsterum. Maria Dalbark, Linköpings stadsarkiv. Linköpings kommun linkoping.se

Lathund vid arkivering av personalakter 1 (7)

Dokumenthanteringsplan för Hantverkshuset i Kil AB

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS ÖRBYSKOLAN

REGLER FÖR UPPDRAGSUTBILDNING

Revidering av dokumenthanteringsplan avseende Hälso- och sjukvårdslagens journalhantering

Av rapporten framkommer också mindre brister som Riksarkivet anmärker på.

Arkivredovisning: Dokumenthanteringsplan

DOKUMENTHANTERINGSPLAN Kärnprocesser i Mölndals stad

Bevarande- och gallringsplan för personalhandlingar

Arkivredovisning: Dokumenthanteringsplan

11 Revisionsrapport Granskning av intern kontroll i regionens huvudboksprocess RS150315

PROTOKOLLSUTDRAG Regionstyrelsen. Peder Björn

DOKUMENTHANTERINGSPLAN

Inför ansökan om statsbidrag för verksamhetsåret 2012

FLIK 1: BALANSRÄKNING: MASKINELL SAMT NOT... 2 FLIK 2: RESULTATRÄKNING: MASKINELL... 2 FLIK 3: ANSLAGSREDOVISNING... 2

Att hantera arkiv i Gotlands kommun DIREKTIV ANTAGNA AV KOMMUNSTYRELSEN

SÅ VÅRDAR VI VÅR HISTORIA - RÅD OCH ANVISNINGAR I SKÖTSEL AV FÖRENINGSHANDLINGAR

Inspektion av arkivvården vid Kammarrätten i Jönköping

Lönenytt nr 5 INNEHÅLL. 1 NYHETER Lönehandboken SNÖ OCH GRÄNSSNITT MOT PAC Intermittent anställda med lön per timma...

Dokumenthanteringsplan Styrande och stödjande processer i Mölndals stad

Tillsynsavdelningen Dnr RA /4114 T Ståhle

Fastställt av kommunfullmäktige den 26 mars 2013, 54.

Regler om bevarande, gallring och utlån av räkenskapsinformation vid Stockholms universitet

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SÖDERTÄLJE KYRKOGÅRDSFÖRVALTNING

Inspektionsrapport 1(5) Inspektion av arkivvården vid Naturvårdsverket

Inspektion av arkivvården vid Förvaltningsrätten i Jönköping

Anvisningar för EU-projekt

Handbok arkiv & dokumenthantering SMRs kansli

Innehållsförteckning Bygglov Granskningsresultat Avstämning mot kontrollmål... 12

Varje myndighet är en egen arkivbildare och svarar för vården av sitt arkiv enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av detta arkivreglemente.

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist för leverans till kommunarkivet

Arkivföreskrifter för Kils kommun

MÖLNDALS STAD Arkivbildare: MölnDala Fastighets AB DOKUMENTHANTERINGSPLAN. MölnDala Fastighets AB Upprättad Giltig från och med

Förvaringsplats Sorteringsform Gallring Tidsfrist leverans kommunarkivet

Överförmyndarens uppdragsplan/ verksamhetsplan Uppdragsplanen/verksamhetsplanen fastställdes av överförmyndaren den 14 februari 2013.

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR VID HÄGERSTEN-LILJEHOLMENS STADSDELSFÖRVALTNING

Regler för bevarande av elektroniska handlingar vid Mittuniversitetet

Rutin för synpunkter och klagomål inom Förskola och Skola samt Vård och Omsorg

FÖRFATTNINGSSAMLING. Dokumenthanteringsplan för Tiohundranämnden i Norrtälje kommun

Rapport efter Krigsarkivets inspektion av arkivvården hos Räddningsverket Skövde den 6 maj 2008.

Dokumenthanteringsplan

Arkivbeskrivning för omsorgsnämnden

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler. Styrdokument ARKIVREGLEMENTE

Transkript:

Lathund för bevarande och gallring ekonomihandlingar/räkenskaper vid Mittuniversitetet Denna lathund innehåller handlingstyper plockade ur MIUN:s dokumenthanteringsplan (MIUN 2012/366) processerna 1.2-1.3.1. och 2.3.1-2.3.5. och rör planering, uppföljning och ekonomiadministration. Om något saknas i lathunden, titta gärna i dokumenthanteringsplanen i diariet eller via www.miun.se/arkivhandbok. Du kan också kontakta arkivarien vid Universitetsledningens stab, Anna Connell, eller arkivredogöraren för ekonomiavdelningen; Marianne Wikner Lathunden kan användas både på äldre material och på det som upprättas idag. Här framgår inte i vilken process handlingarna ingår. För den informationen hänvisas till dokumenthanteringsplanen som är en komplett förteckning över de handlingar som inkommer till eller upprättas vid Mittuniversitetet. När det i anmärkningskolumnen anges att handlingen diarieförs bevaras den av den centrala diariefunktionen vid MIUN. Ekonomiavdelningen behöver då inte bevara handlingarna. När det i anmärkningskolumnen står i Agresso lagras informationen i ekonomisystemet och behöver inte tas ut och arkiveras på papper annat än vad som anges i samma kolumn. Tolkning av gallringsfrister: = för alltid och arkiveras = Gallras/förstörs/kastas när handlingen inte behövs i för verksamheten. Arkiveras inte och ställs inte i centralarkivet. = gallras efter innevarande års utgång plus 13 kalenderår. Arkiveras inte och ställs bara i centralarkivet för förvaring tills gallringstiden har löpt ut. Budget Universitetsövergripande verksamhetsplan Verksamhetsplaner för förvaltning, fakultet och för avdelning och fakultet Diarieförs Diarieförs 1

Regleringsbrev Diarieförs Planeringsförutsättningar Diarieförs Underlag/preliminära uppgifter: - Förfrågningsunderlag - Budgetunderlag/indata - Preliminära budgetanvisningar Slutliga budgetanvisningar Diarieförs Fastställd budget Diarieförs Flerårsbudget Diarieförs Uppföljning Sammanställda återrapporteringskrav Underlag (Kvalitetsenkät, forskningsredovisning, Ladokoch personalstatistik, bokslutsanvisningar, sammanställningar i LISA) Årsredovisning inklusive resultatoch balansräkning Vid ianktualitet Diarieförs Reskontra Fr o m 1998 i Agresso. T o m 1997 i pappersform Grundbok Fr o m 1998 i Agresso. T o m 1997 i pappersform Huvudbok Fr o m 1998 i Agresso samt i pdf-fil. T o m 1997 i pappersform. Villkor/fördelningsregler för för förståelsen av 2

automatkontering/triggerrapport med villkor huvudboken, i pappersform Triggerrapport, månadskörningar Bokslutsbilagor, helår Bokslutsbilagor per balanskonto upprättade i samband med årsbokslut bevaras i pappersform. Bokslutsbilagor för kvartal och delår Kvartalsrapport Diarieförs Delårsrapport Diarieförs Underlag för kvartalsrapport resp delårsrapport Ekonomiadministration Beställningar (leverantör) Se anm och diarieförs om värdet av det beställda överstiger ett ringa belopp, gallras efter om den går med fakturan som underlag, övriga orderbekräfterlser gallras vid inaktualitet Orderbekräftelser Gallras efter om beställningen går med fakturan som underlag, övriga beställningar gallras vid inaktualitet Leverantörsfakturor Förteckning över arbetstagare med rätt att teckna utbetalningsorder 3

Delegationsbeslut, arbetstagare med rätt att teckna utbetalningsorder Plusgirolistor Underlag för manuell utbetalning Diariet Beställningar (Kund) Se anm Gallras efter om den går med fakturan som underlag, övriga beställningar gallras vid inaktualitet Fakturaunderlag (kund) Sammanställningar (kund) Kundfakturor Betalningsuppdrag Beslut från verksamhet att lämna över ärendet till kronofogden eller att avskriva skulden Blankett, kronofogdeärende Beslut från Kronofogden Diarieförs Ifyllda omföringsblanketter Underlag för omföringar Ifyllda interndebiteringsblanketter Underlag för interndebiteringar Excelfil med bokslutstransaktioner Momsdeklarationer 4

Anläggningar och inventarier, ifyllda blanketter med bilagor Inventeringsprotokoll Diarieförs Rapport, fasta register I pappersform Övriga rapporter avseende anläggningar och inventarier Inrapporterad eknomiinformation till ESV Rapporteras via statsredovisningssystemet Hermas och transaktionsdatabasen 5

Arkivläggning och rensning av handlingar som ska bevaras 1. Gallra ut gallringsbara handlingar om de förekommer. Följ lathunden ovan för rätt gallringsfrister. Bara handlingar som skall bevaras enligt lathunden ska arkiveras. Handlingar med längre gallringsfrist förvaras hos respektive medarbetare/ i närarkiv/arkivskåp/ eller i centralarkivet i R-huset i Sundsvall beroende på vilka handlingar det gäller. 2. Rensa handlingarna på gem, plastfickor, gummiband, post-it-s etc. Häftklamrar kan sitta kvar. 3. Lägg handlingarna i godkända arkivboxar som fylls. Det är viktigt att boxarna är välfyllda men inte buktar. De boxar som är godkända är bruna och öppnas på långsidan, beställs av vaktmästeriet i valfri tjocklek. 4. Märk boxarna längst ner på ryggen, tänk att de ska stå i hyllan som en bok. Använd blyerts och skriv Mittuniversitetet, Ekonomiavdelningen, tid (t ex 2013) och vad boxen innehåller (t ex Rapport, fasta register) enligt vad handlingstypen heter i lathunden. 5. Kontakta arkivredogöraren för ekonomiavdelningen och kom överens om var handlingarna ska ställas och vem som ska förteckna materialet. 6. När handlingarna är förtecknade av avdelningens arkivredogörare skickas förteckningen till arkivarien som skriver in förteckningen i arkivredovisningssystemet Klara, skriver ut etiketter och skickar dem till arkivredogörare eller utsedd kontaktperson på respektive ort. 7. Arkivredogörare/kontaktperson sätter rätt etikett på respektive arkivbox. 6