Handlingar till ägarutskottets sammanträde Göteborg 2016-01-19

Handlingar till ägarutskottets sammanträde Göteborg 2016-01-19

1 (2) Kallelse/Föredragningslista Sammanträde med Ägarutskottet den 19 januari 2016 Plats: Skagerrak, Norra Hamngatan 14, Göteborg Obs platsen Tid: Kl. 13.00 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Information A. Rapporter från presidieöverläggningar mm/johnny Magnusson B. Aktuella rapporter från regiondirektör/ann-sofi Lodin C. Riskminimering, räntesnurra Västtrafik/Joakim Björck, Lars Hillerström D. Muntlig information angående långsiktig inriktning för botaniska trädgården/fredrik Adolfsson, Helena Nilsson E. Information om förlängning av avtal om laboratorium-verksamhet vid Skaraborgs Sjukhus/Eva Arrdal, Eva Sundström F. Långsiktig bedömning Västra Götalandsregionenens ekonomi/joakim Björck, Anders Östlund G. Trafikförsörjningsprogram, målbild för stomnätet i Göteborgsområdet och dess kopplingar till Sverigeförhandlingen/Ulrika Frick, Daniel Andersson, Lena Malm, Ulrika Bokeberg Beslutsärenden 1. Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Diarienummer RS 236-2011 Tillägg: MBL-förhandling med de fackliga organisationerna avslutades i oenighet 2016-12-21. 2. Riktlinjer vid användning av e-post Diarienummer RS 3069-2014 Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Föredragningslista från Ägarutskottet, 2016-01-19 2 (2) 3. Ledningssystem för hälso- och sjukvården i Västra Götalandsregionen Diarienummer RS 2755-2014 4. Anmälningsärenden Diarienummer 94-2016 5. Övriga frågor Johnny Magnusson Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt (www.vasttrafik.se)

Västra Götalandsregionen 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum 2015-12-30 Diarienummer RS 236-2011 Västra Götalandsregionen Koncernstaben/strategi, utveckling & investeringar Handläggare: Mattias Olsson Ruppel Telefon: 0705-146570 Epost mattias.olsson.ruppel@vgregion.se Till Ägarutskottet Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår regionstyrelsen besluta följande: 1. Godkänna förslag till 2016 års taxor för parkeringsavgifter för besök och tillstånd samt hyra för verksamhetsplatser kring Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd enligt bilaga 1. Sammanfattning av ärendet Parkeringstaxor för 2016 enligt bilaga 1 föreslås med syfte att Västfastigheter ska kunna bedriva en självfinansierad parkeringsverksamhet som inte belastar Västra Götalandsregionens budget. Marknadsvärden för parkeringar har under senare år stigit kraftigt i flera områden där VGR har verksamhet och erbjuder parkering. Skatteverket är väl medvetna om denna utveckling och har i dagsläget större anledning att kontrollera förekomsten av parkeringserbjudande som kräver förmånsbeskattning. Risken att den enskilde medarbetaren förmånsbeskattas ökar om inte prisbilden för parkering justeras enligt detta förslag. Fördjupad beskrivning av ärendet Enligt Regionfullmäktiges beslut 23 oktober 2012 fick Fastighetsnämnden i uppdrag att hantera alla parkeringsfrågor inom VGR från och med 2013 och finansiera verksamheten med parkeringsavgifter. Uppdraget att hantera parkeringsverksamheten ligger hos Västfastigheter som utvecklat en parkeringsenhet som ska vara självfinansierad. Bakom förslaget ligger en kartläggning av marknadspriser för områden runt alla sjukhus inom VGR. Intervjuer har genomförts med parkeringsaktörer på vissa mer utsatta områden och avstämningar har gjorts med juridiska rådgivare kring förslaget. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-11-24 2 (2) Diarienummer RS 236-2011 Bakgrunden till de föreslagna tillståndspriserna är att minimera risken för förmånsbeskattning för personal som köper parkeringstillstånd. Förslaget innebär att målgruppen för parkeringserbjudandet utökas till att allmänheten ges möjlighet att köpa tillstånd att parkera vid sjukhusen. Motivet till denna förändring är att möjliggöra en något friare prissättningsstrategi inom VGR. Dessutom skulle man enklare kunna särskilja parkeringshanteringen från övriga sjukhusinterna aktiviteter, exempelvis genom att sjukhuspersonalen inte längre i samma utsträckning behöver hantera parkeringstillstånd för anhöriga eller inneliggande patienter. Olika tillståndstyper har tagits fram för att skapa en valfrihet kring olika parkeringsalternativ. Dagtillstånd och natt och helgtillstånd är billigare alternativ, då de endast är giltiga under specifika tider. Denna prisjustering bedöms kunna minska risken för förmånsbeskattning. För att minska risken för att parkeringsplatser utnyttjas till biluppställning, har dygnstillstånden tilldelats tidsbegränsningar. Koncernkontorets har, efter MBL-förhandling 21 december 2015, gjort följande två förändringar av Fastighetsnämndens förslag: Införa zon-indelning i Göteborgsområdet. Tillstånd med högre taxa gäller på parkering med lägre taxa, exempelvis ger ett tillstånd för SU Sahlgrenska möjlighet att även parkera på SU Östra tomten. Införa samma pris för ett dygnstillstånd som ett dagtillstånd under 2016, på tomter med en stor prishöjning motsvarande över 100 kr/månad. Detta förslag mildrar prishöjningen på tomter där marknadspriset skiljer sig stort från tidigare pris. Beredning Ärendet har diskuterats i kundrådet. Koncernkontoret har berett ärendet med rådgivning av parkeringskunnig konsult. Ärendet har förhandlats med regionens MBL-grupp som resulterade i justeringar av Fastighetsnämndens förslag. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Joakim Björck Ekonomidirektör Bilaga 1. Förslag parkeringstaxor Västra Götalandsregionens 2016, daterat 2015-12-22. 2. Fastighetsnämndens protokoll 2015-09-28 ( 61), inklusive Västfastigheters tjänsteutlåtande och förslag på prisförändringar 2016. Beslutet skickas till Koncernstaben/strategi, utveckling & investeringar, mattias.olsson.ruppel@vgregion.se Fastighetsnämnden, katarina.gruden.dahlin@vgregion.se

Förslag prisförändringar 2016 Bakgrund Enligt Regionfullmäktiges beslut 23 oktober 2012 176, fick Fastighetsnämnden i uppdrag att hantera alla parkeringsfrågor vid Västra Götalandsregionens (VGR:s) fastigheter från och med 2013 och finansiera verksamheten med parkeringsavgifter. Detta beslut innebär att uppdraget att hantera parkeringsverksamheten ligger hos Västfastigheter som valt att lägga huvuddelen av verksamheten i en egen enhet, Parkeringsenheten. Parkeringsverksamheten ska vara självfinansierad och personalen ska i största möjliga mån undvika att förmånsbeskattas. För att förmånsbeskattning ska vara en reell risk för den enskilde och för VGR måste marknadsvärdet för en parkeringsplats av samma beskaffenhet vara högre än det pris som Parkeringsenheten har. Under de senaste åren har marknadsvärdena för parkeringar stigit kraftigt i flera områden där VGR har verksamhet och därmed erbjuder parkering. Samtidigt är Skatteverket medvetna om att denna marknadsförändring har skett och har även större anledningar att kontrollera detta. Risken för att den enskilde medarbetaren förmånsbeskattas har alltså blivit större och kan inte förändras om inte priserna förändras. Prisförslag 2016-2019 För att Västfastigheter ska kunna bedriva en självfinansierad parkeringsverksamhet som inte belastar VGR:s budget rekommenderas att beslut fattas för 2016-års förestående priser. Rekommendationen är dock att en undersökning av gällande och framtida marknadsvärden bör genomföras inför varje års beslut om tillståndspriser för att risken för förmånsbeskattning av VGR:s personal ska vara fortsatt minimerad. För att det ska vara enkelt för bilisterna att välja vilket tillstånd de vill/behöver köpa har även zoner skapats inom sjukhusgrupperna SU, SÄS, Fyrbodal och SkaS. Detta för att det ska vara en så enhetlig månadstaxa som möjligt samt för att det ska förenkla för bilisterna som arbetar på flera olika sjukhus inom samma sjukhusgrupp. Det finns maximalt fyra zoner per grupp: A-tillståndet är dyrast och gäller alltid överallt inom sjukhusgruppen B-tillståndet gäller i B-, C- och D-zonen och är billigare än A-tillståndet C-tillståndet gäller i både C- och D-zonen och är billigare än A-tillståndet D-tillståndet är det billigaste tillståndet och gäller endast i D-zonen Tillståndspriser För att minimera risken för förmånsbeskattning, öka möjligheterna till ett effektivt utnyttjande av sjukhusens parkeringsytor, samt ge bilisterna större möjligheter att köpa en produkt som motsvarar deras behov, föreslås ett nytt produktupplägg med tre olika tillståndstyper (dygn, dag och natt & helg se sidan 6) samt följande prisbild för 2016-2019. Tabellen visar en sammanställning förslag på kommande taxor 2016, samt en budgetplan för åren 2017 2019, kronor per månad inklusive moms.

Tillståndspriser Sjukhus Zon 2015 2016 2017 2018 2019 Göteborgsområdet Sahlgrenska Sjukhuset A 240 Östra Sjukhuset B 240 400* 280 450 305 500 330 550 350 Mölndals Sjukhus A 240 400* 450 500 550 Högsbo Sjukhus B 240 280 305 330 350 Rågården - 0 0 0 0 0 Botaniska Trädgården B 0 280 305 330 350 Nordhemspolikliniken A 0 400* 450 500 550 Kungälvs Sjukhus C 100 200* 200 200 250 Angereds Närsjukhus B - 280 305 330 350 Södra Älvsborg Borås A 200 200 200 250 300 Solhem A 200 200 200 250 300 Skene B 25 50 50 50 50 Alingsås Lasarett B 50 50 50 50 50 Fyrbodal Skaraborg Uddevalla Sjukhus A 60 200* 200 200 250 NÄL B 60 100 100 100 100 Strömstads Sjukhus C 18 80 80 80 80 Brinkåsen D 0 0 0 0 0 Dalslands Sjukhus D 0 0 0 0 0 Kärnsjukhuset i Skövde B 25 50 50 50 100 Falköping Sjukhus - 25 0 0 0 0 Lidköpings Sjukhus A 25 100 100 100 150 Mariestads Sjukhus B 0 50 50 50 100 Övriga Vita Huset - 1000 - - - 1400 Vitlycke museum - 0 0 0 0 0 Niklasberg - 0 0 0 0 0 Samtliga folkhögskolor - 0 0 0 0 0 Samtliga Naturbruksskolor - 0 0 0 0 0 Opaltorget - - - - - - * 2016 års prissättning för dygnstillstånd kommer att vara samma pris som för ett dagtillstånd på sjukhuset (75% av priset för dygnstillstånd)

Besökstaxor Sammanställning gällande taxor 2016 med förslag på taxor för 2016 samt en budgetplan för åren 2017 2019. Priserna anges i kronor per timme inklusive moms. Timpriser Sjukhus 2015 2016 2017 2018 2019 Storgöteborg Södra Älvsborg Fyrbodal Skaraborg Sahlgrenska Sjukhuset 12 12 14 14 15 Östra Sjukhuset 12 12 14 14 15 Mölndals Sjukhus 12 12 14 14 15 Högsbo Sjukhus 6 6 7 7 8 Rågården 0 0 0 0 0 Botaniska Trädgården - - - - - Nordhemspolikliniken - - - - - Kungälvs Sjukhus 6 6 7 7 7 Angereds Närsjukhus 6 6 7 7 8 Borås 7 7 8 8 9 Solhem 7 7 8 8 9 Skene 2 2 3 3 3 Alingsås Lasarett 6 6 6 6 6 Uddevalla Sjukhus 6 6 7 7 7 NÄL 6 6 7 7 8 Strömstads Sjukhus - - - - - Brinkåsen 0 0 0 0 0 Dalslands Sjukhus 0 0 2 2 3 Kärnsjukhuset i Skövde 3 3 3 3 4 Falköping Sjukhus 2 2 3 3 3 Lidköpings Sjukhus 4 4 5 5 5 Mariestads Sjukhus 0 2 2 3 3 Övriga Vita Huset - - - - - Vitlycke museum 0 0 0 0 0 Niklasberg 0 0 0 0 0 Samtliga folkhögskolor 0 0 0 0 0 Samtliga Naturbruksskolor 0 0 0 0 0 Opaltorget - - - - -

Verksamhetsplatser Med verksamhetsplatser menas platser som är reserverade för ett specifikt ändamål, så som ambulansplatser, jourplatser etc. När verksamheter vill ha nyttjanderätt till den här typen av platser ska hyra betalas. Prissättningen avser parkeringsplats på mark, och utgår från självkostnadsprincipen. I självkostnaden ingår även drift och underhåll, skylt och märkning av verksamhetsplatsen. I priset ingår ej elanslutning. Priset på verksamhetsplatserna varierar. Dessa variationer grundas på marknadspriset som skiftar över regionen. Om verksamhetsplats tillhandahålls i parkeringshus är hyran parkeringsplatsens andel av totala hyreskostnaden för parkeringshuset kompletterad med kostnaden för skylt. Tabellen visar en sammanställning med förslag på hyror för 2016, samt en budgetplan för åren 2017 2019. Priserna anges i kronor per parkeringsplats per år exklusive moms. Verksamhetsplatser Sjukhus 2015 2016 2017 2018 2019 Sahlgrenska Sjukhuset 3000 3 100 3 100 3 200 3 200 Östra Sjukhuset 3000 3 100 3 100 3 200 3 200 Mölndals Sjukhus 3000 3 100 3 100 3 200 3 200 Högsbo Sjukhus 3000 3 100 3 100 3 200 3 200 Rågården 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Botaniska 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Nordhemspolikliniken - 3100 3100 3200 3200 Kungälvs Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Angereds Närsjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 SÄS Borås 2500 2 600 2 600 2 700 2 700 SÄS Solhem 2500 2 600 2 600 2 700 2 700 SÄS Skene 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Alingsås Lasarett 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Uddevalla Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 NÄL 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Fyrbodal Strömstads Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Brinkåsen 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Dalslands Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Kärnsjukhuset i Skövde 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Falköping Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Lidköpings Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Mariestads Sjukhus 1550 1 600 1 650 1 700 1 750 Övriga Vita Huset 10 000 - - - 10 000 Storgöteborg Södra Älvsborg Skaraborg

Bakgrund till föreslagna priser Bakgrunden till de föreslagna tillståndspriserna är att minimera risken för förmånsbeskattning för de bilister som väljer att köpa parkeringstillstånd. För att minska risken för detta har en stor kartläggning av marknadspriser för områdena runt alla sjukhus genomförs. Marknadspriserna har kartlagts genom desk research och kompletterats med intervjusamtal med andra parkeringsaktörer på vissa mer utsatta områden. Marknadsvärdena som tagits fram baseras på att platserna i största möjliga mån följer dessa kriterier: Parkeringen är av liknande beskaffenhet Parkeringen ligger på gångbart avstånd från sjukhuset (0-1,5km) Tillstånd erbjuds på jämförelseytan (här räknas även boendeparkering in som en typ av tillstånd) Jämförelsen har utmynnat i att marknadsvärdet har kunnat anges i ett intervall. Hur brett intervallet är baseras på hur parkeringarna runt omkring den aktuella ytan ser ut. Både kommunala och privata aktörers prissättning har legat till grund för marknadsvärdena. Att bestämma ett marknadsvärde är komplext och olika tolkningar av samma yta kan göras. Vidare, föreslås att istället för att erbjuda personalparkering, utöka målgruppen och erbjuda allmänheten möjlighet att köpa tillstånd att parkera på områdena kring sjukhusen. Motivet till denna förändring har varit att Regionen på så vis kan ha en något friare prissättningsstrategi. Dessutom skulle man enklare kunna särskilja parkeringshanteringen från de övriga sjukhusinterna aktiviteterna som kostar pengar att administrera för sjukvården, exempelvis genom att sjukhuspersonalen i samma utsträckning inte längre behöver hantera tillstånd för anhörigas eller inneliggandes parkeringar. Med ett allmänt tillstånd förenklas även förutsättningarna för att ett digitalt tillståndssystem ska kunna skapas och implementeras i VGR, då tillstånden inte är knutna till en anställning i regionen. Vidare, blir det med ett allmänt tillstånd enklare att förklara att parkeringen är en privat angelägenhet som ska hanteras av den enskilde privatpersonen. Projektet har genomfört en riskanalys för att påvisa vilka typer av risker som kan komma att uppstå vid övergång till ett allmänt tillstånd. Slutsatsen är att den största risken vid införandet av denna typ av tillstånd är att det blir ett externt inflöde av bilister till parkeringarna som tidigare inte fanns. Sannolikheten för att den ska inträffa bedöms som relativt låg om prissättningen följer marknadens prissättning, vilket är den i enlighet med den riktning som Västfastigheter behöver utvecklas. Dock finns områden där risken för externt inflöde av bilister är större än andra, vilket oftast är kopplat till större städer och närheten till bostadsområden där det är svårt att få boendeparkering. Mölndal är ett område där tillståndspriserna kan behöva ses över under det kommande året. Det beror på osäkerhet kring hur marknadsvärdena påverkar Västfastigheters priser samt stort behov av parkeringsplatser.

Utöver den egna riskanalysen har Mannheimer Swartling Advokatbyrå (MSA) kontaktats för att genomföra en juridisk analys av konsekvenser och risker med att övergå från att endast erbjuda personalen tillståndsparkering till att erbjuda allmän tillståndsparkering. MSA:s analys har genomförts i fyra olika dimensioner: 1. Arrenderättsliga/hyresrättsliga aspekter 2. Den nya policyn i relation till VGR:s kommunala kompetens 3. Den nya policyn i relation till konkurrensrättsliga regler 4. Skatterättsliga frågor risken för förmånsbeskattning Slutsatserna MSA kommit fram till är att det inte föreligger några stora risker vare sig inom de arrenderättsliga/hyresrättsliga aspekterna, den kommunala kompetensen eller relationen till de konkurrensrättsliga reglerna. Däremot ser de en risk för förmånsbeskattning om Regionen väljer att lägga sin prissättning under marknadsvärdet. Om Regionen väljer att sätta priser som ligger under marknadsvärdet finns även en risk för att andra aktörer på marknaden anmäler Regionen på grund av att de snedvrider konkurrensen. Även om tillstånden säljs öppet på marknaden till alla som vill köpa finns en liten risk för förmånsbeskattning Utöver dessa två analyser har även en konkretisering av produkter skapats och förslag på tre olika tillståndstyper har tagits fram: Tillstånd Villkor Pris Vem får köpa? Dygnstillstånd Gäller i mån av plats i anvisad zon Gäller hela dygnet Maxtid: 5 dygn 100% av dygnspriset Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Dagtillstånd Gäller i mån av plats i anvisad zon Gäller mellan kl. 06.00-18.00 alla dagar 75% av dygnspriset (pga hög beläggning) Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Natt & helgtillstånd Gäller i mån av plats i anvisad zon Gäller mellan kl. 18.00-08.00 Gäller hela dygnet under helg 60% av dygnspriset (pga låg beläggning) Personal Privatpersoner Entreprenörer Akutinlagda Anhöriga till inlagda patienter Orsaken till att dessa olika tillståndstyper har tagits fram är för att skapa en valfrihet för bilisten att välja hur denne ska ha möjlighet att använda sin parkering. Dagtillstånd och natt & helgtillstånd är billigare alternativ för bilisterna, då de endast är giltiga under specifika tider. Därmed bör även risken för förmånsbeskattning minska. För att minska risken för att Västfastigheters parkeringar blir en biluppställningsplats har även dygnstillstånden tilldelats tidsbegränsningar för att tvinga bilisterna att flytta sina bilar då och då.

Inkommen skrivelse (med bilagor) till regionstyrelsen från Nordvästra Götalands Läkarförening Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Från: Sarah Jevrém Skickat: den 7 januari 2016 10:10 Till: Regionstyrelsen <regionstyrelsen@vgregion.se> Kopia: Ann-Sofi Lodin <ann-sofi.lodin@vgregion.se> Ämne: Parkeringstaxa 2016 Regionstyrelsen, Vad undertecknad förstår ska beslut om parkeringstaxa 2016 tas av regionstyrelsen 12 januari. Nordvästra Götalands Läkarförening vill härmed lämna sin syn på saken och önskar att ni beaktar våra synpunkter inför beslut. //Sarah Jevrém, ordförande Nordvästra Götalands Läkarförening Sarah Jevrém, Specialistläkare AnOpIVA NU-sjukvården Sektionsansvarig Barnanestesi- och Intensivvård Ordförande NVGL Medicinskt forum studierådet Ledamot Sveriges Läkarförbund Förhandlingsdelegationen Sveriges Läkarförbund Telefon internt: 514 80 Telefon externt: 010-43514 80 Mobil: +46709-747657

Nordvästra Götalands Läkarförenings (NVGL) synpunkter på förlag till nya P-avgifter för regionens sjukhus i allmänhet och NU-sjukvården i synnerhet. För en organisation som tvingas anlita bemanningsföretag och begränsa sin verksamhet på grund av att man inte lyckas göra sig tillräckligt attraktiv som arbetsgivare kan det vara nyttigt att fundera på vilka signaler man skickar till nuvarande och eventuell framtida personal. Det handlar dels om man vill visa personalen att man ser den som en kassako eller en värdefull resurs, men i ännu högre grad om de skäl man anför uppfattas som ärliga och korrekta eller som dåligt utformade svepskäl. VG- region har härom året kraftigt höjt avgifterna i personalmatsalarna med hänvisning till att skattemyndigheten och konkurrensverket annars skulle haft synpunkter på prissättningen. Då skattemyndigheten tillfrågats av NVGL framgår att man inte ser att prissättningen utgjort någon förmån oavsett nivå då samma pris erbjudits allmänheten. Servicedirektör Sten Axelsson har heller inte på förfrågan kunnat ta fram hårddata som styrker att någon myndighet haft synpunkter. En liknande strategi tillämpas nu av Västfastigheter. Man har fått i uppdrag att göra parkeringsverksamheten självfinansierande, d.v.s. undersköterskor i Uddevalla genom en avgiftshöjning på 230% skall hjälpa till att bekosta byggnation av parkeringshus i Göteborg. Om detta må ju var och en tycka vad den vill, men det blir klart problematiskt när arbetsgivaren (liksom i personalmatsfrågan) uttrycker en rörande oro för att personalen annars skulle riskera förmånsbeskattas. Detta har man åtminstone i de fall parkeringarna närmast sjukhusen är gratis ingen grund till. Skattemyndigheten uttrycker med all önskvärd tydlighet: Om arbetsgivaren kan visa att det i nära anslutning till arbetsplatsen finns parkeringsplatser av liknande beskaffenhet till ett lägre pris kan detta pris istället användas vid värderingen av förmånen. (bil 1). Som framgår av bifogade kartor (bil 2) så är det i fallen Uddevalla och NÄL avsevärt närmare till gratisplatser (grön pil) än betalplatser (röd pil). Därmed torde arbetsgivaren tveklöst kunna hävda att gratis personalparkering inte skulle utgöra skattepliktig förmån. Regionen beslutar naturligtvis själv vilka priser man vill ta ut, men man bör nog betänka att man inte sitter inne med något good will- överskott gentemot vårdpersonalen, som redan i dagsläget är obenägen att till andra rekommendera sin arbetsgivare. Att på detta sätt utmärka sig jämfört med andra lokala arbetsgivare kan komma att kosta mer än det smakar. Framförallt bör man dock akta sig för att motivera det hela med hänvisningar till förmånsbeskattning, så länge detta inte är uppenbart relevant sjukhus för sjukhus. //Sarah Jevrém, ordförande Nordvästra Götalands Läkarförening

Inkommen skrivelse till regionstyrelsen från Skaraborgs Läkarförening Parkeringsverksamhet för Västra Götalandsregionens fastighetsbestånd taxor 2016 för parkeringsavgifter Från: Lars Olén Skickat: den 11 januari 2016 17:25 Till: Ann-Sofi Lodin <ann-sofi.lodin@vgregion.se>; Regionstyrelsen <regionstyrelsen@vgregion.se> Ämne: VB: Parkeringstaxa 2016 Regiondirektören och Regionstyrelsen! Inför att frågan om parkeringsavgifter vid våra sjukhus införande och höjning vill vi ( Skarborgs Läkaförening) framföra att vi ansluter oss till bifogade skrivning till Eder i frågan från Nordvästra Götalands Läkarförening. Inom parkeringar på SkaS finns ingen betalparkering att konkurrera med intill sjukhusen i Skövde Mariestad och Falköping. I Lidköping finns betalparkering endast som ligger centralt om sjukhuset. Utifrån förfrågning till skattemyndigheten blir förmånsvärdet då 0:-. Varför lägga så mycket energi på att dra in litet pengar från de anställda ledande till namnlisteinsamlingar osv. Bakrunden finns ju också att vi har de lägsta lönerna i Sverige. Med vänliga hälsningar Lars Olén överläkare ÖNH-kliniken SkaS Skaraborgs sjukhus ordförande Skaraborgs läkarförening 0500-431 000 070-3261017

Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2015-12-17 Diarienummer RS 3069-2014 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret / Säkerhet Handläggare: Jan S Svensson & Elisabet Ericson Telefon: 0708-630 642 E-post: jan.s.svensson@vgregion.se Till Ägarutskottet Riktlinjer vid användning av e-post Arkivnämnden har lämnat förslag till regionfullmäktige om ändring i arkivreglemente, offentligrättsliga regler för e-post och hantering av informationen i avslutade individuella e-postlådor. Förslag till beslut Ägarutskottet föreslår att regionstyrelsen föreslår att regionfullmäktige beslutar följande: 1. Regionfullmäktige överlämnar förslag till riktlinjer vid användning av e- post i Västra Götalandsregionens verksamheter som svar på arkivnämndens förslag. Regionstyrelsen beslutar, under förutsättningen att regionfullmäktige överlämnar förslag på riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter till arkivnämnden, följande för egen del: 1. Regionstyrelsen antar riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter. 2. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag att förvalta, revidera och besluta kring framtida riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter. 3. Regionstyrelsen ger regiondirektören i uppdrag att ta fram och besluta om rutiner som kan kopplas till användning av e-post. Sammanfattning av ärendet Utgångspunkter till förslaget är arkivnämndens förslag till regionfullmäktige om ändring i arkivreglemente d.v.s. om regler för bevarande och gallring av elektroniska handlingar, dnr RSK 125-2009 och offentligrättsliga regler för e-post d.v.s. vilka krav som kan ställas på hantering av e-post utifrån grundläggande regler kring offentlighet och sekretess, dnr RS 772-2010 samt hantering av informationen i avslutade individuella e-postlådor, skrivelse 2013-06-13, dnr RS 980-2013. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2015-11-23 2 (3) Diarienummer RS 3069-2014 Ambitionen från början var att utifrån arkivnämndens förslag sammanställa en text med riktlinjer och rutiner i samma dokument. Det visade sig att nackdelarna med ett enda dokument var betydande. Förslaget till riktlinjer och svar till arkivmyndigheten har landat i en kort och översiktlig beskrivning av vad som gäller för förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen bland annat vad gäller myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda, bevarande och gallring av e-post, användares och chefs ansvar vid användning av e-post och regionens e-postsystem. Riktlinjer för myndighetsbrevlådor och funktionsbrevlådor har under hösten 2015 tagits fram för Koncernkontoret. Förslaget är att riktlinjer vid hantering av e-post förvaltas av regiondirektör eller av tjänsteman som regiondirektör utser samt revideras vart 4-5 år och beslutas av regiondirektör. Förslaget innebär att ett dokument med e-postrutiner vid användning av e-post måste färdigställas d.v.s. ett dokument som i detalj beskriver hur e-postsystemet ska användas och hur frågor ska hanteras. Förslaget är att tillhörande e-postrutiner revideras löpande, minst en gång per år, och beslutas av regiondirektör, eller av tjänsteman som regiondirektör utser. Detta kan innebära förstärkning av objektägarens ansvar och roll samt en effektiv framtida hantering av revideringar av rutiner kopplat till användning av e-post och e-postsystemet. Fördjupad beskrivning Förslaget till riktlinjer har som utgångspunkt att det för användare ska vara lätt att göra rätt. Förslaget har utformats som fristående riktlinjer med fokus på innehåll och ändamålsenlighet som beaktar och tar hänsyn till flera olika perspektiv som bland annat teknik, kommunikation, säkerhet, ekonomi, HR-frågor, ledningssystem m.m. Förslaget till riktlinjer ska bidra till att regler, skyldigheter och ansvar är tydligt för alla användare av Västra Götalandsregionens e-postsystem. Målet är också att bidra till en ökad medvetenhet hos alla användare kring möjligheter och risker vid användning av e-postsystemet. Andra utgångspunkter vid utformning av förslag till riktlinjer har varit beslut kring utformning och illustration av styrande dokument i Västra Götalandsregionen, regionstyrelsen 2015-02-10 32, dnr RS 38-2014. Synpunkter och tekniska önskemål från VGR IT, berörda objekt, verksamheter och enheter inom Koncernkontoret har också beaktats. Beredning En särskild arbetsgrupp, med representanter från verksamheter, VGR IT, objektorganisationen och Koncernkontoret har sedan våren 2014 arbetat med att ta fram riktlinjer och rutiner vid hantering av e-post utifrån arkivnämndens förslag och synpunkter.

Datum 2015-11-23 3 (3) Diarienummer RS 3069-2014 Våren 2015 skickades ett remissförslag ut till alla nämnder, styrelser och bolagsstyrelser med utgångspunkt från arkivnämndens förslag, synpunkter och önskemål från VGR IT, berörda objekt och enheter inom Koncernkontoret. Remissynpunkter har inarbetats i det bifogade förslaget till riktlinjer. Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Johan Flarup Avdelningschef Bilaga Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Sändlista beslut: Arkivnämnden Samtliga andra nämnder, styrelser och bolagsstyrelser Avdelnings- och koncernstabschefer på Koncernkontoret IS/IT direktör Göran Ejbyfeldt Objektägare verksamhet Objektägare IT

1(9) Status på dokument: Version: Dokument dnr Slutversion 2015-12-17 1.0 Dnr RS 3069-2014 Dokumenttyp: Dokument namn: Övergripande dokument: Regional riktlinje Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter Dokumentansvarig: Datum: Godkänd av: Datum: Avdelningschef för ärendeordning och kansli 2015-12-17 Regiondirektör 2015-12-17 Gäller tom: Regionstyrelsens beslutsdatum + 5 år Datum: 2021-00-00 Beslutad av: Regionstyrelsen Datum: 2016-00-00 Vision Måldokument Budget Plan Policy Riktlinjer Rutin Riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter

2(9) Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 1.1. Utgångspunkter... 3 1.2. Målgrupp och syfte... 3 1.3. Ansvar och förvaltning av dessa riktlinjer... 3 1.4. Ansvar och förvaltning av tillhörande rutiner... 3 1.5. Giltighet... 3 1.6. Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post... 3 2. Riktlinjer vid användning av e-post... 4 2.1. Utgångspunkter vid användning av e-post... 4 2.2. Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag... 5 2.3. Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov... 5 2.4. Bevarande och gallring av e-post... 5 2.5. Hantering av e-post i avslutad individuell e-postbrevlåda... 5 2.6. Ansvar och skyldighet att besvara och lämna ut e-post... 6 2.7. Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion... 6 2.8. Automatisk vidarebefordran av e-post... 6 3. Användares ansvar vid användning av e-post... 6 3.1. E-postanvändares ansvar... 6 4. Chefs ansvar vid användning av e-post... 7 4.1. Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat... 7 4.2. Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter... 8 4.3. Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post... 8 4.4. Chefs ansvar för utbildning och information om användning av e-post... 8 4.5. Chefs ansvar vid missbruk av e-postsystem eller vid misstanke om brott... 8 4.6. Chefs ansvar i övrigt... 8 5. Rutiner vid användning av e-post... 9 5.1. Exempel på rutiner och principer vid användning av e-post... 9

3(9) 1. Inledning 1.1. Utgångspunkter Utgångspunkter för dessa riktlinjer och tillhörande rutiner är tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, förvaltningslagen och arkivreglemente för Västra Götalandsregionen. Säkerhetspolicy 1, tillhörande riktlinjer och regler om integritetsskydd är också viktiga utgångspunkter. 1.2. Målgrupp och syfte Målgrupp för dessa riktlinjer är användare (medarbetare, politiker och förtroendevalda) av Västra Götalandsregionens e-postbrevlådor det vill säga användare av myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller individuell e-postbrevlåda. Syftet med riktlinjerna är att vara en samlad beskrivning av vad som gäller vid användning av e-postsystemet i alla Västra Götalandsregionens verksamheter. Till dessa riktlinjer finns rutiner som i detalj beskriver processer, ansvar och principer vid användning av e-post. 1.3. Ansvar och förvaltning av dessa riktlinjer På regionstyrelsens uppdrag ansvarar regiondirektören för dessa riktlinjer och dess förvaltning. På regiondirektörens uppdrag har koncernavdelning ärendesamordning och kansli och objektägare för objekt IT-arbetsplats ansvar att i samverkan komma med förslag på förändringar av dessa riktlinjer. 1.4. Ansvar och förvaltning av tillhörande rutiner På regiondirektörens uppdrag har koncernavdelning ärendesamordning och kansli och objektägare för objekt IT-arbetsplats ansvar att i samverkan förvalta och besluta om rutiner vid användning av e-post. 1.5. Giltighet Dessa riktlinjer vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter gäller för alla förvaltningar och bolag efter beslut i regionstyrelsen. 1.6. Dokumentstruktur för regelverk kring användning av e-post Regelverk för hantering av e-post består av följande dokument: a) Riktlinjer, anger förutsättningarna för hur ett övergripande mål ska uppnås och hur uppdrag ska genomföras, beslutas av regionstyrelse eller av regiondirektör. Målbild är revidering och beslut i regionstyrelsen vart 4-5 år eller vid behov. b) Rutiner, anger detaljerade instruktioner för hur något ska utföras, och av vem, beslutas av regiondirektör eller av tjänsteman som regiondirektör utser. Målbild är revidering vid behov dock minst en gång per år. 1 Säkerhetspolicy för Västra Götalandsregionen, regionfullmäktige 2015-09-22 134, dnr RS 129-2015

4(9) Följande bild illustrerar struktur för styrdokument i Västra Götalandsregionen. 2. Riktlinjer vid användning av e-post 2.1. Utgångspunkter vid användning av e-post a) Vid användning av e-post gäller samma offentligrättsliga regler som för pappershandlingar när det gäller vad som är allmän handling, diarieföring och arkivering. b) E-postsystemet är ett arbetsverktyg och ska användas med gott omdöme. c) Privat användning av e-postadress får endast ske i mycket begränsad omfattning och får c.1. inte inkräkta på ordinarie arbetsuppgifter eller c.2. påverka regionens IT-resurser i form av ökade kostnader eller c.3. innebära en ökad risk för spam eller c.4. i övrigt påverkar lagringsutrymme och prestanda på ett negativt sätt. d) Det ska tydligt framgå när e-post skickas privat. e) Med brevlåda för e-post avses myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller individuell e-postbrevlåda.

5(9) 2.2. Myndighetsbrevlåda i förvaltningar och bolag Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska ha minst en officiell e-postadress (myndighetsbrevlåda) och ska kunna ta emot handlingar via e-post som kontrolleras minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. b) Ska säkerställa att inkommen e-post till förvaltning eller bolag hanteras utan dröjsmål enligt rutin i respektive förvaltning och bolag. c) Ska säkerställa att inkommen e-post inklusive bilagor och som utgör allmänna handlingar, handläggs med av beaktande regler för diarieföring, gallring och arkivering. d) Efter diarieföring av allmän handling som kommit in till myndighetsbrevlåda, funktionsbrevlåda eller i individuell e-postbrevlåda ska begäran, om utlämning av handling som har kommit in via e-post, överlämnas till diariefunktionen. e) För att undvika personberoenden och att information inte är tillgänglig i en verksamhet ska myndighets- eller funktionsbrevlåda användas istället för individuell e-postbrevlåda när ärendet i e-posten inte är personberoende. f) E-post från ledningskansli eller motsvarande får undertecknas med På uppdrag av och därefter namn på förvaltningschef eller tjänsteman som förvaltningschef har utsett. 2.3. Funktionsbrevlåda i förvaltningar och bolag efter behov Alla förvaltningar och bolag i Västra Götalandsregionen: a) Ska utöver officiell myndighetsbrevlåda vid behov upprätta en funktionsbrevlåda (som likt myndighetsbrevlåda är personoberoende) till vilken flera personer har tillgång för att hantera e- post till centrala funktioner. b) Ska anpassa antalet funktionsbrevlådor till verksamhetens behov av bevakning och hantering av inkommande handlingar. 2.4. Bevarande och gallring av e-post Användning av e-post innebär att samma regler ska tillämpas som för pappershandlingar vad gäller bevarande och gallring. Bevarande och gallring av handlingar som skickas med e-post styrs av bestämmelserna i arkivlagen och i arkivreglemente för Västra Götalandsregionen. a) För att få gallra en allmän handling krävs stöd av ett gallringsbeslut. b) E-postmeddelanden och bifogade filer ska bevaras eller gallras med den gallringsfrist som anges för aktuell handlingstyp i dokumenthanteringsplan eller gallringsbeslut. 2.5. Hantering av e-post i avslutad individuell e-postbrevlåda Alla medarbetare med individuell e-postbrevlåda är ansvariga för att löpande skilja ut och utan dröjsmål hantera allmänna handlingar. Om det finns handlingar kvar i individuell e-postbrevlåda, när medarbetare

6(9) lämnat eller slutat sin anställning, är utgångspunkten att dessa handlingar är av tillfällig eller ringa betydelse. 2.6. Ansvar och skyldighet att besvara och lämna ut e-post a) För att uppfylla förvaltningslagens (1986:223, 4-7) krav på service till allmänheten ska alla e- postbrevlådor läsas dagligen varje helgfri måndag-fredag men inte om en sådan dag samtidigt är midsommarafton, julafton eller nyårsafton. b) Frågor om allmänna handlingar i e-post ska handläggas varje helgfri måndag-fredag. c) Medborgare och invånare ska kunna få svar på frågor som är skickade till en e-postbrevlåda så snart som möjligt. d) Utlämning av e-post. E-postmeddelande utan ärendeanknytning som skickats mellan tjänstemän inom en myndighet (d.v.s. inom en förvaltning eller bolag) är inte en allmän handling. Detta innebär att intern e-post som inte är del av ett formellt ärende ska ses som ett arbetsmaterial och inte betraktas som en allmän och offentlig handling. 2 2.7. Mobil e-post och synkronisering av kalenderfunktion Endast de tekniska lösningar som VGR IT tillhandahåller ska användas vid hantering av e-post, mobil e-post, synkronisering av kalenderfunktion, chattfunktion och motsvarande funktioner. 2.8. Automatisk vidarebefordran av e-post Automatisk vidarebefordran av e-post får inte ske. Detta innebär att e-post i Västra Götalandsregionens e-postsystem inte med automatik får skickas vidare till e-postsystem som finns utanför Västra Götalandsregionenens nät och kontroll. Exempel på sådana e-postsystem är Hotmail och G-mail. 3. Användares ansvar vid användning av e-post 3.1. E-postanvändares ansvar a) Individuell e-postbrevlåda ska användas med gott omdöme och i enlighet med dessa riktlinjer och tillhörande rutiner. Se vidare punkten 2.1 b) Individuell e-postbrevlåda får inte användas för privata ändamål mer än i undantagsfall och tjänstesignatur får aldrig användas när e-postmeddelanden skickas i privata ärenden. c) E-postanvändare ska kontrollera sin e-post minst en gång per dag, varje helgfri måndag till fredag. 2 Högsta förvaltningsdomstolen HDF 2013 ref 86 i januari 2014. Lagrum 2 kap. 7 första stycket tryckfrihetsförordningen

7(9) d) Det är tillåtet att skicka sekretesskyddad information med e-post under förutsättning att e-posten är krypterad med en krypteringstjänst som godkänts av VGR IT och är i enlighet med rutin för krypterad e-post som utfärdats av koncernavdelning ärendesamordning och kansli och objektägare för objekt IT-arbetsplats. e) E-postanvändare ska använda Mina vårdkontakter (1177 vårdguiden), om patient så önskar, när patientuppgifter skickas till patienter eller hantera kundsynpunkter i system som verksamhet tillhandahåller. Papperspost ska användas och korrespondensen ska diarieföras på sedvanligt vis när kontakt via internet inte är möjlig eller önskvärd. f) E-postanvändare har skyldighet att diarieföra allmänna handlingar, brev och förfrågningar som kommer till individuell e-postbrevlåda. Vilka allmänna handlingar som ska diarieföras och vilka handlingar som ska sorteras och förvaras på annat sätt ska framgå av förvaltnings- och bolagsspecifika rutiner eller av dokumenthanteringsplan. g) E-postanvändare ska skydda lösenord och pinkoder för nätverksinloggning och åtkomst till individuell e-postbrevlåda. h) Lösenord och pinkoder är personliga och får inte delas med andra medarbetare. i) E-postanvändare har skyldighet att konstruera lösenord på sådant sätt att det inte går att pröva sig fram eller gissa sig till det. Se vidare rutiner vid användning av e-post. j) Om e-postanvändare misstänker att någon annan känner till det egna lösenordet ska lösenordet bytas omgående. k) E-postanvändare som inte ger fullmakt till någon annan i verksamheten att ha tillgång till individuell e-postbrevlåda är själv ansvarig att kontrollera e-posten även vid semester, föräldraledighet, sjukskrivning eller annan frånvaro. l) E-postanvändare ska på eget initiativ tömma individuell e-postbrevlåda när anställning eller uppdrag upphör såvida inte e-postmeddelanden och tillhörande bilagor kan betraktas som allmän handling och ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare till linjechef eller medarbetare som linjechef utser. 4. Chefs ansvar vid användning av e-post 4.1. Chefs ansvar vid hantering av e-post när medarbetare har slutat a) Chef ska säkerställa att medarbetare tömmer individuell e-postbrevlåda när anställning eller uppdrag upphör såvida inte e-postmeddelanden och tillhörande bilagor kan betraktas som allmän handling och ska arkiveras, diarieföras eller förmedlas vidare. b) Om e-post finns kvar i individuell e-postbrevlåda ska chef säkerställa att det finns gallringsbeslut innan e-postmeddelanden, och tillhörande bilagor som är allmän handling, förändras eller raderas.

8(9) c) Chef ska säkerställa att medarbetares tillgång till individuell e-postbrevlåda omgående inaktiveras 3 eller tas bort när anställning eller uppdrag har upphört i Västra Götalandsregionen. 4.2. Chefs ansvar att säkerställa korrekt hantering av känsliga uppgifter a) Chef ska informera medarbetare att det är tillåtet att skicka sekretesskyddad information med e-post under förutsättning att e-posten är krypterad med en krypteringstjänst som godkänts av VGR IT och är i enlighet med rutin för krypterad e-post som utfärdats av Koncernkontorets säkerhetsenhet och objektägare för objekt IT-arbetsplats. b) Chef ska informera medarbetare att Mina vårdkontakter (1177 vårdguiden) eller papperspost ska användas när patientuppgifter skickas till patienter. 4.3. Chefs ansvar och sekretessbevis vid hantering av e-post Regler för sekretess vad gäller e-post är samma som för all annan information. Chef har ansvar för att medarbetare är informerad om de allmänna sekretessbestämmelser som gäller vid hantering av bland annat e-post. 4.4. Chefs ansvar för utbildning och information om användning av e-post Chef ansvarar för att medarbetare i verksamheten får ändamålsenlig utbildning och att riktlinjer och tillhörande rutiner vid användning av e-post är kända av alla medarbetare. 4.5. Chefs ansvar vid missbruk av e-postsystem eller vid misstanke om brott a) Vid misstanke om brott eller om medarbetare missbrukar Västra Götalandsregionens e-postsystem ska närmaste chef anmäla detta till sin närmaste chef, lokalt säkerhetsansvarig och till IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT. Se vidare riktlinjer för informationssäkerhet punkt 5.4. 4 b) IT-säkerhetsansvarig inom VGR IT ska genomföra en teknisk utredning vid missbruk av e-postsystem eller vid misstanke om brott. c) Chef och dennes chef har ansvar för att misstanke om brott hanteras, eventuell polisanmälan görs och eventuella disciplinära åtgärder vidtas. 4.6. Chefs ansvar i övrigt a) Förvaltningschef eller bolagschef ansvarar för att myndighetsbrevlåda upprättas och att funktionsbrevlåda upprättas vid behov och att dessa brevlådor bevakas och används enligt dessa riktlinjer och tillhörande rutiner. 3 Innebär kontakt med VGR IT för inaktivering av HSA ID i Active Directory (AD) vilket säkerställer att medarbetare inte längre kommer åt e-post eller VGR Net. 4 Riktlinjer för informationssäkerhet i Västra Götalandsregionen, regionstyrelsen 2015-09-01 194, dnr RS 1594-2013

9(9) a) Linjechefer ska se till att schema skapas för vem som täcker för vem och uppmana medarbetare att ge fullmakt (d.v.s. delegering via ombudsfunktion i Outlook) till medarbetare/kollega i verksamheten att ha tillgång till individuell e-postbrevlåda för att undvika handläggningsproblem vid semester, föräldraledighet, sjukskrivning m.m. Det behövs ingen skriftlig fullmakt. Det räcker med delegering i Outlook. 5. Rutiner vid användning av e-post I dokumentet rutiner vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter 5 kommer det att finnas detaljerade regionala rutiner för hur e-postsystemet ska användas i Västra Götalandsregionens verksamheter. Dessa rutiner uppdateras löpande och vid behov dock minst en gång per år. 5.1. Exempel på rutiner och principer vid användning av e-post Den som vill fördjupa sig i regionalt regelverk kring användning av e-post post hänvisas till rutindokument som förvaltas och beslutas av objektägare för IT-arbetsplats. Exempel på frågor som hanteras i rutindokumentet är: Allmänna utgångspunkter kring e-post och innebörden av begreppet allmän handling, vad som kan begäras ut i en e-postbrevlåda, m.m. Politiker och förtroendevaldas användning av e-post och när politiska frågor och fackliga uppgifter inte betraktas som allmän handling utan som enskilt meddelande. Tekniska utgångspunkter och regler för exempelvis kryptering av e-post, utlämning av e-post och postlogga, byte av lösenord m.m. Om att inte behöva lämna ut eget namn och egen e-postadress utan istället kunna besvara e-post med På uppdrag av. Hantering av individuell e-postbrevlåda när man inte är i tjänst (på grund av sjukdom, semester, annan frånvaro etc), innebörden av att kunna pausa en individuell e-postbrevlåda, delegering av e-postbrevlåda, hantering av annans e-postbrevlåda, vidaresändning av e-post, radering av e-postbrevlåda m.m. E-post kultur, det vill säga hur man uttrycker sig i e-postmeddelanden, vilka tidpunkter det är lämpligt och olämpligt att skicka e-post, att skicka kopia av e-post i onödan, att e-post måste vara tydlig och lätt att förstå, hur vi bjuder in och sprider information via e-post, om att använda kalenderfunktionen m.m. 5 Rutiner, vid användning av e-post i Västra Götalandsregionens verksamheter, förvaltas och beslutas av koncernavdelning ärendesamordning och kansli och av objektägare för objekt IT-arbetsplats i samverkan på regiondirektörens uppdrag.

1 (3) Tjänsteutlåtande Datum 2016-01-08 Diarienummer RS 2755-2014 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Eva Arrdal, Christina Karlsson Telefon: 070 562 9850 E-post: fornamn.efternamn@vgregion.se Till regionstyrelsen Ledningssystem för hälso- och sjukvården i Västra Götalandsregionen Förslag till beslut 1. Regionstyrelsen godkänner ledningssystem för hälso- och sjukvård för vårdgivaren Västra Götalandsregionen i enlighet med Socialstyrelsens författning (SOSFS) 2011:9. 2. Respektive utförarstyrelse inom hälso- och sjukvård ansvarar för att anpassa sitt system för ledning till det koncernövergripande ledningssystemet för hälso- och sjukvård. Sammanfattning av ärendet I Socialstyrelsens författning, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) regleras att varje vårdgivare ansvarar för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Regionstyrelsen är vårdgivare för den hälsooch sjukvård som bedrivs i egen regi i Västra Götalandsregionen och har tagit fram förslag på en samlad, övergripande dokumentation kring ledningen av hälsooch sjukvården. Fördjupad beskrivning av ärendet Övergripande krav på ledningssystem I Socialstyrelsens författning, SOSFS 2011:9, Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete, regleras att varje vårdgivare ansvarar för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Vårdgivaren ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. I reglemente för regionstyrelsen regleras att regionstyrelsen är vårdgivare för hälso- och sjukvårdsverksamheter i egen regi i Västra Götalandsregionen. Arbetet med ledningssystem Koncernledning hälso- och sjukvård beslutade i december 2013 om ett utvecklingsarbete för att få en samlad dokumentation av ledningssystemet inom hälso- och sjukvård. Arbetet har bedrivits i projektform med representation av flera kompetenser och förankring till utförarna inom hälso- och sjukvård Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Datum 2016-01-08 Diarienummer RS 2755-2014 2 (3) (projektdirektiv 2014-05-15). Projektägare har varit hälso- och sjukvårdsdirektören. Projektet slutredovisades till koncernledning hälso- och sjukvård i augusti 2015. Under 2015 startade arbetet med ett ledningssystem för hela Västra Götalandsregionen. Det innebär att den dokumentation som tagits fram gällande ledning av hälso- och sjukvård på sikt kommer att arbetas in i det heltäckande ledningssystemet. I avvaktan på det heltäckande ledningssystemet är det angeläget att regionstyrelsen godkänner framtaget förslag gällande hälso- och sjukvård. Det möter Socialstyrelsens krav på en samlad dokumentation samtidigt som det ger stöd för den koncernövergripande ledningen av hälso- och sjukvård. Förslaget till ledningssystem för hälso- och sjukvård Det material som arbetats fram inom projektet omfattar flera delar. Huvuddokumentet, Ledningssystem för hälso- och sjukvården i Västra Götalandsregionen, beslutas av regionstyrelsen. Innehåller dokumentation av hur Västra Götalandsregionen som vårdgivare tillgodoser kravet på ledningssystem enligt SOFS 2011:9. Projektets bilagor har tagits om hand inom den ordinarie arbetsordningen för utarbetande av riktlinjer. Regiondirektören respektive hälso- och sjukvårdsdirektören beslutar om revidering och komplettering av styrande dokument som ingår i ledningssystem hälso- och sjukvård enligt delegeringsordning eller beslutsmandat i tjänsten. Genomförande av beslut Samtliga utförare av hälso- och sjukvård inom Västra Götalandsregionen (egen regi) ansvarar för att anpassa sina egna system för ledning till det beslutade ledningssystemet inom hälso- och sjukvård. Koncernkontoret ansvarar för att ledningssystemet inom hälso- och sjukvård förs in i och anpassas till det heltäckande ledningssystemet för Västra Götalandsregionen så snart det är möjligt. Beredning Projektredovisningen har godkänts av koncernledning hälso- och sjukvård 2015-08-19. Ärendet bereds inför regionstyrelsen på följande sätt: Koncernstabsledning 2016-01-12 Regionstyrelsens MBL-grupp 2016-01-18 Ägarutskottet 2016-01-19

Datum 2016-01-08 Diarienummer RS 2755-2014 3 (3) Koncernkontoret Ann-Sofi Lodin Regiondirektör Eva Arrdal Direktör, koncernstab utförarstyrning och samordning Bilaga Ledningssystem för hälso- och sjukvård i Västra Götalandsregionen Besluten skickas till Utförarstyrelser inom hälso- och sjukvård och tandvård i VGR för genomförande Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna för kännedom. Koncernledning hälso- och sjukvård för kännedom Hälso- och sjukvårdsdirektör för genomförande Regiondirektör för genomförande.

1 (20) Riktlinje Datum 2016-01-08 Diarienummer RS 2755-2014 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Ledningssystem för hälsooch sjukvården i Västra Götalandsregionen Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: 010-441 00 00 Webbplats: www.vgregion.se E-post: post@vgregion.se

Riktlinje 2016-01-08 2 (20) Innehåll Inledning... 3 Ledningssystem... 3 1 kap. Tillämpningsområde... 3 2 kap. Definitioner... 4 3 kap. Ansvar för och användning av ett ledningssystem... 5 4 kap. Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad... 6 5 kap. Systematiskt förbättringsarbete... 14 6 kap. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet... 18 7 kap. Dokumentationsskyldighet... 18 8 kap. Undantagsbestämmelse... 20

Riktlinje 2016-01-08 3 (20) Inledning Denna riktlinje innehåller övergripande, sammanfattande dokumentation av ledningssystemet för hälso- och sjukvård och tandvård inom Västra Götalandsregionen, VGR och visar hur VGR tillgodoser kraven för ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt socialstyrelsens författning (SOSFS)2011:9. Riktlinjen beslutas av regionstyrelsen. Ledningssystem för hälso- och sjukvård kommer på sikt att inarbetas i koncernen VGR:s heltäckande ledningssystem (under framtagande). Ledningssystem Läsanvisning I den vänstra kolumnen finns texten från Socialstyrelsens allmänna råd kring SOSFS 2011:9 med beskrivning av definitioner med mera kring varje paragraf. I den högra beskrivs VGR:s redan beslutade alternativt föreslagna regler/riktlinjer mm kring respektive adekvat paragraf. Detta dokument kommer att uppdateras/revideras årligen. Bilagor kommer separat att uppdateras/revideras årligen. SOSFS 2011:9 VGR 1 Dessa föreskrifter ska tillämpas i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten i sådan verksamhet som omfattas av: 1. 31 hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), 2. 16 tandvårdslagen (1985:125), 3. 6 lagen (1993:387) om stöd och service till vissa funktionshindrade, LSS, och 4. 3 kap. 3 tredje stycket socialtjänstlagen (2001:453). 2 Föreskrifterna ska även tillämpas i det systematiska patientsäkerhetsarbetet som vårdgivare ska bedriva enligt 3 kap. patientsäkerhetslagen (2010:659). 1 kap. Tillämpningsområde I texten nedan innefattar ordet hälso- och sjukvård både hälso-och sjukvård, tandvård och vård enligt LSS när tandvård eller LSS inte beskrivs specifikt.

Riktlinje 2016-01-08 4 (20) 2 kap. Definitioner 1 I dessa föreskrifter och allmänna råd avses med: Hälso- och sjukvård verksamhet som omfattas av hälso- och sjukvårdslagen (1982:763), tandvårdslagen (1985:125), lagen (2001:499) om omskärelse av pojkar samt verksamhet inom detaljhandel med läkemedel enligt lagen (2009:366) om handel med läkemedel Vårdgivare statlig myndighet, landsting och kommun i fråga om sådan hälso- och sjukvård som myndigheten, landstinget eller kommunen har ansvar för samt annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver hälso- och sjukvård Socialtjänst verksamhet som omfattas av bestämmelsen i 3 kap. 3 tredje stycket socialtjänstlagen (2001:453). I sådan verksamhet inkluderas även verksamhet som bedrivs enligt lagen (1990:52) med särskilda bestämmelser om vård av unga eller enligt lagen (1988:870) om vård av missbrukare i vissa fall Den som bedriver socialtjänst 1. socialnämnd eller motsvarande kommunal nämnd, i fråga om sådan socialtjänst som kommunen har ansvar för, 2. Statens institutionsstyrelse, då den myndigheten bedriver socialtjänst, och 3. annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver socialtjänst Den som bedriver verksamhet enligt LSS 1. kommunal nämnd, i fråga om sådan verksamhet enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade som kommunen eller landstinget har ansvar för, och 2. annan juridisk person eller enskild näringsidkare som bedriver verksamhet enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade Ledningssystem system för att fastställa principer för ledning av verksamheten Process serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller ett avsett resultat Kvalitet att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och andra föreskrifter om hälso- och sjukvård, socialtjänst och stöd och service till vissa funktionshindrade och beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter För vårdgivare som endast bedriver verksamhet som omfattas av lagen (2001:499) om omskärelse av pojkar eller lagen (2009:366) om handel med läkemedel avses i dessa föreskrifter och allmänna råd med kvalitet endast att en verksamhet uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt 3 kap. patientsäkerhetslagen (2010:659) Egenkontroll

Riktlinje 2016-01-08 5 (20) systematisk uppföljning och utvärdering av den egna verksamheten samt kontroll av att den bedrivs enligt de processer och rutiner som ingår i verksamhetens ledningssystem Vårdskada lidande, kroppslig eller psykisk skada eller sjukdom samt dödsfall som hade kunnat undvikas om adekvata åtgärder hade vidtagits vid patientens kontakt med hälso- och sjukvården Allvarlig vårdskada vårdskada som 1. är bestående och inte ringa, eller 2. har lett till att patienten fått ett väsentligt ökat vårdbehov eller avlidit 3 kap. Ansvar för och användning av ett ledningssystem 1 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ansvara för att det finns ett ledningssystem för verksamheten. Ledningssystemet ska användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. 2 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. 3 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ange hur uppgifterna som ingår i arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten är fördelade i verksamheten. Ledningssystem för koncernen VGR:s högsta tjänsteman, regiondirektören, är den tjänsteman som är ansvarig för koncernens ledningssystem som omfattar all verksamhet inom VGR. Regionstyrelsen är ansvarig nämnd för koncernens ledningssystem. Arbete pågår (2015-2016) för att ta fram ett sammanhållet ledningssystem för koncernen. Regiondirektören utser förvaltare för koncernens ledningssystem och dess olika delar. Förvaltaren arbetar, under regiondirektören, med att säkerställa att ledningssystemet används, att det uppdateras och utvecklas. Se vidare under kap 4 ledningssystemets grundläggande uppbyggnad, styrmodell mm. Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom hälso- och sjukvård Enligt regionstyrelsens reglemente är regionstyrelsen ansvarig för att utveckla och upprätthålla ledningssystem för Västra Götalandsregionens samlade hälso- och sjukvård och företräder VGR i egenskap av vårdgivare för hälso- och sjukvårdsverksamheter i egen regi. Varje styrelse som utför hälso- och sjukvård har ansvar för att det ledningssystem som regionstyrelsen beslutat används inom den

Riktlinje 2016-01-08 6 (20) hälso- och sjukvård som ligger inom styrelsens ansvar. Se vidare under 4kap 1 om uppgiftsfördelning gällande vårdgivaransvaret. Ledningssystemet för hälso- och sjukvård är en del av koncernens ledningssystem. (Dokumentation av koncernens ledningssystem är under framtagande). Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, HSS, ska enligt sitt reglemente, ur systemperspektiv, besluta om riktlinjer och anvisningar för ledningssystem enligt kravet i Socialstyrelsens författningssamling, SOSFS 2011:9 på systematiskt kvalitetsarbete. Det innebär att HSS inom ramen för sitt systemansvar för regionfinansierad vård (oberoende av utförare) har rätten att besluta om riktlinjer som är styrande för bland annat regionstyrelsen som vårdgivare. HSS ansvar har i vissa fall, enligt beslutad delegeringsordning, överförts till ansvarig tjänsteman. (t.ex. Regionala medicinska riktlinjer) 4 kap. Ledningssystemets grundläggande uppbyggnad 1 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska anpassa ledningssystemet till verksamhetens inriktning och omfattning. Allmänna råd Standarder, tekniska specifikationer och modeller för kvalitets- och verksamhetsutveckling kan ge stöd då ett ledningssystem ska byggas upp. Ledningssystemets uppbyggnad Styrmodell - politisk styrning Ledningen av VGR:s verksamheter utövas av nämnder och styrelser med ansvarsfördelning enligt reglemente, fastställda av regionfullmäktige. Regionstyrelsen har enligt kommunallagen och enligt sitt reglemente uppsiktsplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att VGR fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån regionfullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar även ägarskap för VGR:s utförare Ansvaret innebär att regionstyrelsen har ett övergripande samordningsansvar för att verksamheter i egen regi bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Enligt regionstyrelsens reglemente är regionstyrelsen vårdgivare.

Riktlinje 2016-01-08 7 (20) Styrmodellen i VGR är uppbyggd enligt en beställar- utförarmodell, där hälso- och sjukvård beställs av fem hälso- och sjukvårdsnämnder, HSN, (beställarnämnder). HSN har ett befolkningsansvar inom det egna geografiska området, har ansvar som beställare och upprättar vårdöverenskommelser och genomför upphandlingar av vård. Vård i egen regi utförs av ett antal utförarstyrelser med ansvar för att utföra hälsooch sjukvård enligt hälso- och sjukvårdslagen. Vårdval enligt LOV har införts för primärvård och för rehabilitering. Inom dessa vårdval finns såväl utförare i egen regi som privata utförare. För att bedriva VGR:s allmän- och specialisttandvård för barn och vuxna (folktandvården) finns tandvårdsstyrelsen och dess förvaltning. Styrelsen ansvarar för drift, förvaltning och utveckling av sin verksamhet. För att säkerställa att hela systemet hälso- och sjukvård fungerar så finns en särskild styrelse, hälso- och sjukvårdsstyrelsen, HSS. HSS är enligt sitt reglemente VGR:s ledande hälso- och sjukvårdspolitiska organ. Styrelsen är systemägare/huvudman för den samlade regionfinansierade hälso- och sjukvården och tandvården. Systemägarskapet innebär ett ur befolkningsperspektiv övergripande ansvar för invånarnas tillgång till vård samt för sjukvårdens innehåll, kvalitet och tillgänglighet. HSS fastställer bland annat en krav- och kvalitetsbok för respektive vårdval. Uppgiftsfördelning enligt patientsäkerhetslagen Regionstyrelsen har beslutat om en fördelning av arbetsuppgifter för patientsäkerhet (enligt patientsäkerhetslagen 3 kap). (RS beslut 310/2010, dnr RSK 765-2010): Regionstyrelse och utförarstyrelser ansvarar (inom respektive beslutsräckvidd) för vårdgivarens skyldigheter avseende 1, 2, 4, 9, 10

Riktlinje 2016-01-08 8 (20), 3 kap patientsäkerhetslagen. Det innefattar kortfattat: -planera, leda och kontrollera verksamheten så att kravet på god vård upprätthålls - vidta åtgärder för att förebygga vårdskador - ge patienter, närstående möjlighet att delta i patientsäkerhetsarbetet -dokumentera organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet -upprätta patientsäkerhetsberättelse Respektive utförarstyrelse ansvarar för vårdgivarens skyldighet enligt 3,5, 6, 7, 8 3 kap patientsäkerhetslagen. Det innefattar kortfattat: -utreda händelser som medfört eller hade kunna medföra vårdskada -anmäla händelser som medfört eller hade kunna medföra vårdskada -anmäla om någon drabbats eller utsatts för risk att drabbas av annan allvarlig skada än vårdskada -anmäla om person med legitimation för yrke inom hälso- och sjukvård kan utgöra fara för patientsäkerheten -informera patient som drabbats av vårdskada Respektive utförarstyrelse ska informera regionstyrelsens förvaltning om anmälningar som avses i 5,6 (anmälan vårdskada, annan skada). Koncerngemensam tjänstemannanivå Regiondirektören är VGR:s högsta tjänsteman och har en fastställd instruktion för uppdraget. (Regionstyrelsen 2015-11-17 298, dnr RS 3308-2015) Regiondirektören är chef för samtliga förvaltningschefer i VGR. Regiondirektören är även förvaltningschef för regionstyrelsens förvaltning, Koncernkontoret. Koncernkontoret ger stöd till flera nämnder och styrelser, bland annat hälso -och sjukvårdsstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna. I Koncernkontoret finns bland annat hälso- och sjukvårdsdirektören, som är ansvarig tjänsteman gentemot hälso-

Riktlinje 2016-01-08 9 (20) och sjukvårdsstyrelsen. På koncernkontoret finns även en regionchefläkare. Regiondirektören leder koncernen VGR genom tre ledningsgrupper (koncernledning hälso- och sjukvård, koncernledning regional utveckling och koncernstabsledningen). I koncernledning hälso- och sjukvård finns representation för såväl Koncernkontoret som för utförarförvaltningarna. Roller/ansvar hos utförare i egen regi Följande roller finns hos alla utförare inom hälso- och sjukvård i egen regi: Förvaltningschef Verksamhetschef Chefläkare Medarbetare Förvaltningschef Förvaltningschef har under sin styrelse ansvar för verksamhet, ekonomi och personal. En regiongemensam mall för instruktion för förvaltningschef är framtagen under 2015 (dnr 3308-2015). Instruktionen till förvaltningschef ska fastställas av respektive styrelse. Verksamhetschef Enligt hälso- och sjukvårdslagen ska det finnas någon som svarar för verksamheten, verksamhetschef. (HSL 29). Förvaltningschef eller annan av förvaltningschefen utsedd, utser verksamhetschef/er i enlighet med HSL:s bestämmelser. Inom folktandvården har tandvårdschef för respektive allmäntandvård, specialisttandvård och forskning och utbildning motsvarande ansvar. Dessa utses av förvaltningschefen. Inom ramen för det fortsatta arbetet med ledningssystem kommer en generell beskrivning av verksamhetschefens uppgifter att tas fram som ska gälla i hela VGR med utgångspunkt i lagens bestämmelser. Denna kommer att kunna kompletteras på förvaltningsnivå.

Riktlinje 2016-01-08 10 (20) Chefläkare I VGR ska rollen chefläkare finnas i varje förvaltning som utför hälso- och sjukvård (en förvaltning kan bemanna rollen med flera personer). Chefläkaren har fokus på patientsäkerhet. Anmälningsansvarig för Lex Maria ska vara chefläkare. Inom folktandvården har respektive tandvårdschef och enhetschefen för verksamhetsstöd motsvarande ansvar. Inom ramen för det fortsatta arbetet med ledningssystem kommer en generell beskrivning av chefläkares uppgifter att tas fram som ska gälla i hela VGR. Denna kommer att kunna kompletteras på förvaltningsnivå. Medarbetare Hälso- och sjukvårdspersonalen är enligt patientsäkerhetslagen skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Medarbetare ska i detta syfte till vårdgivaren rapportera risker för vårdskador samt händelser som har medfört eller hade kunnat medföra en vårdskada. Under avsnitt Utredning av avvikelser, kap 5, beskrivs att medarbetare ska anmäla avvikelser i avvikelsesystemet MedControl samt hur dessa följs upp. Övriga roller I det fortsatta arbetet med att utveckla koncernens ledningssystem kan fler roller som ska finnas inom koncernens olika utförarorganisationer att tydliggöras och beskrivas. Processer och rutiner 2 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska identifiera, beskriva och fastställa de processer i verksamheten som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. 3 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska i varje process enligt 2 Processbeskrivningar Ett arbete med att beskriva processer och aktiviteter pågår inom ramen för arbetet med koncernens ledningssystem. Följande övergripande indelning i processer används: Ledningsprocesser Huvudprocesser Stödprocesser Denna indelning ska återfinnas hos respektive utförare inom hälso- och sjukvård i egen regi.

Riktlinje 2016-01-08 11 (20) 1. identifiera de aktiviteter som ingår, och 2. bestämma aktiviteternas inbördes ordning. 4 För varje aktivitet ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS vidare utarbeta och fastställa de rutiner som behövs för att säkra verksamhetens kvalitet. Rutinerna ska dels beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras, dels ange hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten. Regiondirektören har beslutat om: Ledningsprocesser inom hälso- och sjukvård, generisk modell. Hälso- och sjukvårdsdirektören har beslutat om: Generisk modell för regionala Patientprocesser Styrande dokument För att bidra till tydlighet kring styrning finns en fastställd struktur för styrande dokument (RS 2015-02-10 32, dnr RS 3433-2014) som gäller i VGR. Styrande dokument tas fram och beslutas på olika nivåer, politisk nivå och på tjänstemannanivå. Regionfullmäktige har 2015-04-14 58 (dnr RS 2677-2014) beslutat att inga styrande dokument får vara äldre än fem år. Regionfullmäktige har 2015-11-24 205 (dnr RS 3433-2014) beslutat vilka av regionfullmäktiges styrande dokument som ska finnas. Motsvarande översyn görs av regionstyrelsens beslutade styrande dokument och beräknas vara klar juni 2016. Informationsklassificering Inom ramen för dokumenthantering/arkivering finns ett normförslag på klassificeringsstruktur för information som är framtagen i samarbete med Regionarkivet som stöd för hela VGR. Samtliga nämnder ska upprätta och fatta beslut om myndighetsspecifik informationsklassificeringsstruktur utifrån normförslaget. Klassificeringsstruktur för regionstyrelsen beslutas av regiondirektören på delegation. (planerat beslut senast februari 2016) Klassificeringsstruktur för hälso- och sjukvårdsstyrelsen beslutas av hälso- och sjukvårdsdirektören på delegation. (planerat beslut senast februari 2016) Utifrån utförarstyrelsernas reglementen, koncernens ledningssystem och den regionövergripande styrningen (systemansvar

Riktlinje 2016-01-08 12 (20) och vårdgivaransvar) av hälso-och sjukvården, ansvarar varje utförarstyrelse för att beskriva, följa upp och revidera processer, aktiviteter och rutiner. Samverkan Socialtjänst och LSS identifiera de processer enligt 2 där samverkan behövs för att säkra kvaliteten på de insatser som ges i verksamheten. Det ska framgå av processerna och rutinerna hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten. Det ska genom processerna och rutinerna även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra verksamheter inom socialtjänsten eller enligt LSS och med vårdgivare, myndigheter, föreningar och andra organisationer. Hälso- och sjukvård 6 Vårdgivaren ska identifiera de processer enligt 2 där samverkan behövs för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada. Det ska framgå av processerna och rutinerna hur samverkan ska bedrivas i den egna verksamheten. Det ska genom processerna och rutinerna även säkerställas att samverkan möjliggörs med andra vårdgivare och med verksamheter inom socialtjänsten eller enligt LSS och med myndigheter. Samverkan mellan VGR och regionens kommuner regleras i ett samverkansavtal gällande hälso- och sjukvård mellan VGR och samtliga 49 kommuner. Nuvarande avtal är beslutat av regionfullmäktige 2012-02-07 9 (dnr RSK 339-2010, och löper 2012-2016-03-31). Genom beslut av regionstyrelsens ordförande 2015-03-31 har VGR, för egen del godkänt att avtalet förlängs till och med 31 mars 2017.(dnr RS 2968-2014) (www.vgregion.se/hosavtal). Struktur för samverkan inom hälso- och sjukvård kommer ytterligare att utvecklas i samband med att avtalet förnyas. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen ansvarar för att följa upp avtalet. Genom gemensamma överenskommelser finns rutiner för samverkan avseende bl.a. samordnad vårdplanering. Inom ramen för avtalet sker samverkan på flera olika nivåer och i ett stort antal fora med olika funktioner: Politiska samrådet mellan VästKom (Västsvenska kommunalförbundens samverkansorganisation) och VGR Detta samråd består av presidierna från VästKoms styrelse och Regionstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsstyrelsen. I samrådet fattas inga tvingande beslut utan samrådet rekommenderar huvudmännen, som i sin tur fattar egna beslut.

Riktlinje 2016-01-08 13 (20) Ledning i samverkan VGK(Västra Götalands kommuner)/vgr - Välfärd - LiSA-gruppen. Består av ledande samordnande tjänstemännen inom respektive huvudmannagruppering. Här ingår, för de 49 kommunerna, bland andra de fyra kommunalförbundsdirektörerna tillsammans med VästKoms direktör. För VGR:s del ingår regiondirektören och hälsooch sjukvårdsdirektören. Vårdsamverkan. I de fem vårdsamverkansgrupperingarna sker samverkan delregionalt mellan huvudmännen i frågor kring äldre, psykiatri och missbruk, barn och unga. Samordning via VästKoms kansli och Koncernkontoret, VGR. Det beredande stödet för det länsgemensamma uppdragen hålls samman och koordineras för huvudmännen via VästKoms kansli och Koncernkontoret. Partsgemensamma samverkansgrupper inom olika utvecklingsområden. Huvudmannagemensamma och länsövergripande samverkansgrupper med särskilt ansvarsområde, vilka konstitueras och bemannas utifrån behov. För närvarande finns två partsgemensamma samverkansgrupper; en för äldrefrågor och en inom psykiatri, missbruk och beroende. Samråd Dialog med olika grupper av föreningar, medborgare, patienter och närstående sker på flera nivåer i VGR, på koncern- respektive förvaltningsnivån, på politisk nivå respektive tjänstemannanivå. Det finns regionövergripande en tydligt uttalad, dokumenterad vilja (se till exempel patientsäkerhetsplanen för 2015) att utveckla dialog och samarbete. Det förekommer såväl formaliserade, återkommande samråd som mer informella samråd. Tillfälliga samråd kan till exempel ske vid förändring av en verksamhetsprocess inom vården.

Riktlinje 2016-01-08 14 (20) 5 kap. Systematiskt förbättringsarbete Riskanalys 1 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS 1. uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar, och 2. bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen. Regionstyrelsen har 2014-03-25 382 (dnr RS 1195-2012) beslutat om riktlinjer för intern kontroll och regiondirektören har därefter beslutat om rutin för arbetet (intra.vgregion.se/internkontroll). I rutinen betonas att riskanalyser ska göras för alla delar av verksamheten. Sannolikhet och konsekvens för en negativ händelse ska bedömas enligt riskmatris. Som komplement finns en rutin för riskanalys inom hälso- och sjukvård som drivs i egen regi. Hälso- och sjukvårdsdirektören har beslutat om rutin för riskanalys hälsooch sjukvård. Motsvarande riktlinjer/rutiner finns för arbetet med säkerhet i andra avseenden. För patientsäkerhet fastställer HSS varje år en regionövergripande plan för patientsäkerhetsarbetet. Planen följs upp och i samband med årsredovisningen sammanställs en patientsäkerhetsberättelse. Hälso- och sjukvårdsdirektören har beslutat om systematiskt patientsäkerhetsarbete, där rutiner för framtagande av patientsäkerhetsberättelser finns beskrivna. Egenkontroll 2 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska utöva egenkontroll. Egenkontrollen ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Allmänna råd Egenkontrollen kan innefatta jämförelser av verksamhetens resultat med uppgifter i nationella och regionala kvalitetsregister Egenkontroll är en metod för att säkra arbetet med processer/rutiner. Dessa ingår i den interna kontrollen. På regional nivå baseras egenkontrollen avseende resultat och kvalitet på en verksamhetsanalys som publiceras årligen. Verksamhetsanalysen beskriver olika delar av sjukvården i Västra Götaland, som till exempel tillgänglighet, ambulanssjukvård, patientens syn på sjukvården, kostnader och resurser samt medicinsk kvalitet. I de medicinska kvalitetsavsnitten redovisas resultaten för cirka 150 olika kvalitetsindikatorer, oftast uppdelade på sjukhus eller geografiska områden, kön och åldersgrupper. Målet är att resultaten skall innefatta senaste kalenderåret och att

Riktlinje 2016-01-08 15 (20) enligt 7 kap. patientdatalagen (2008:355), jämförelser av verksamhetens resultat dels med uppgifter i öppna jämförelser, dels med resultat för andra verksamheter, jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat, målgruppsundersökningar, granskning av journaler, akter och annan dokumentation, undersökning av om det finns förhållningssätt och attityder hos personalen som kan leda till brister i verksamhetens kvalitet, analys av uppgifter från patientnämnder, och inhämtande av synpunkter från revisorer och intressenter. tidsserierna skall sträcka sig minst fem år bakåt i tiden. Medicinska resultat publiceras också kontinuerligt i Kvartalen, Munin och Psykiatrikompassen. Kvartalen ger en onlineuppdatering var tredje månad av utvalda kvalitetsindikatorer för sjukhusen. Munin presenterar kvalitetsresultat för primärvården och Psykiatrikompassen kvalitetsresultat för psykiatrin. Ovanstående rapporter utgör underlag, dels för utförarnas egenkontroll, dels för en samlad egenkontroll för koncernen. Ytterligare egenkontroll avseende kvalitetsmätningar beslutas årligen i budget, patientsäkerhetsplan och koncernledning hälsooch sjukvårds förändringsagenda. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen, hälso- och sjukvårdsnämnderna och utförarstyrelserna har, enligt reglemente, ansvar för beakta patientnämndernas systematiska återkoppling av synpunkter på verksamheten. De fem patientnämnderna överlämnar årligen en årsredovisning till regionfullmäktige samt presenterar vid ett regionfullmäktigesammanträde en sammanställning och sammanfattande bedömning av de fem patientnämndernas arbete. Data från egenkontrollen ska regelbundet rapporteras till de ledningsgrupper på alla nivåer, som enligt planerna ansvarar för analys och framtagande samt uppföljning av förbättringsaktiviteter. Utredning av avvikelser Klagomål och synpunkter 3 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska ta emot och utreda klagomål och synpunkter på verksamhetens kvalitet från Händelser som befaras ha medfört eller kunnat medföra vårdskada rapporteras och hanteras i ett vårdövergripande IT-baserat avvikelsehanteringssystem, MedControl, som också möjliggör hantering av allmänna klagomål, arbetsmiljörisker/arbetsskador och allmänna säkerhetsrisker.

Riktlinje 2016-01-08 16 (20) 1. vård- och omsorgstagare och deras närstående, 2. personal, 3. vårdgivare, 4. de som bedriver socialtjänst, 5. de som bedriver verksamhet enligt LSS, 6. myndigheter, och 7. föreningar, andra organisationer och intressenter. Rapporteringsskyldighet 4 Bestämmelser om rapporteringsskyldighet 1. för hälso- och sjukvårdspersonal finns i 6 kap. 4 patientsäkerhetslagen (2010:659), 2. för den som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller vid Statens institutionsstyrelse finns i 14 kap. 3 socialtjänstlagen (2001:453), och 3. för den som fullgör uppgifter i verksamhet enligt lagstiftningen om stöd och service till vissa funktionshindrade finns i 24 b LSS. Systemet är fullt implementerat i alla förvaltningar som bedriver hälso- och sjukvård. I avvikelsehanteringssystemet finns ett ärendehanteringsstöd som omfattar intern utredning, orsaksanalys, eventuellt vidtagna åtgärder och uppföljning av dessa. Ärenden handläggs primärt av chef för den enhet där avvikelsen rapporterades men kan eskaleras i linjen. Alla ärenden klassificeras avseende bl.a. typ av avvikelse, orsaker och allvarlighetsgrad. I systemet finns också en statistikfunktion som tillåter analys på alla organisatoriska plan avseende antal avvikelser, typ av avvikelse, orsaker till avvikelsen förekomst av vårdskada med mera. Dessa analyser skall göras av ledningen på alla organisatoriska nivåer. En övergripande analys av avvikelser inom regionens hälso- och sjukvård görs i patientsäkerhets-berättelsen som presenteras för regionstyrelsen och koncernledning hälso- och sjukvård. 5 Bestämmelser om skyldighet 1. för vårdgivaren att utreda händelser i verksamheten som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada finns i 3 kap. 3 patientsäkerhetslagen (2010:659), 2. för den som bedriver socialtjänst att utan dröjsmål dokumentera, utreda och avhjälpa eller undanröja ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande finns i 14 kap. 6 socialtjänstlagen (2001:453), och 3. för den som bedriver verksamhet enligt LSS att utan dröjsmål dokumentera, utreda och avhjälpa eller undanröja ett missförhållande eller en påtaglig risk för ett missförhållande finns i 24 e LSS.

Riktlinje 2016-01-08 17 (20) Sammanställning och analys 6 Inkomna rapporter, klagomål och synpunkter ska sammanställas och analyseras för att vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska kunna se mönster eller trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. Förbättrande åtgärder i verksamheten 7 På grundval av resultaten av Verksamhetens kvalitet skall följas de aktiviteter som anges i 1 6 kontinuerligt och kvalitetsbrister ska de åtgärder vidtas som krävs rapporteras till ledningen på relevant för att säkra verksamhetens organisatorisk nivå för åtgärd Detta kvalitet. ska ske bland annat inom ramen för ordinarie verksamhetsuppföljning. En sammanfattande bedömning av verksamhetens kvalitet ska minst årligen presenteras för koncernledning hälso- och sjukvård tillsammans med förslag på åtgärder. De exakta formerna för detta kommer att beskrivas i det kommande arbetet med detaljutformning av ledningssystemet. Förbättring av processerna och rutinerna 8 Om resultaten av de aktiviteter På regional nivå utgör regionala medicinska som anges i 1 6 visar att riktlinjer styrande dokument avseende hälsoprocesserna och rutinerna inte är och sjukvård. ändamålsenliga för att säkra En sammanfattande bedömning av processernas verksamhetens kvalitet, ska ändamålsenlighet ska minst en gång per år processerna och rutinerna presenteras för koncernledning hälso- och förbättras. sjukvårdtillsammans med förslag på uppdrag att revidera styrande dokument. De exakta formerna för detta kommer att beskrivas i det kommande arbetet med detaljutformning av ledningssystemet. I dokumentet Regionala Patientprocesser redogörs för hur arbetet med att utveckla patientprocesser ska ske. Se under kap 4, 2.

Riktlinje 2016-01-08 18 (20) 6 kap. Personalens medverkan i kvalitetsarbetet 1 Vårdgivaren eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS ska säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med processerna och rutinerna som ingår i ledningssystemet. 2 Enligt 6 kap. 4 patientsäkerhetslagen (2010:659) är hälso- och sjukvårdspersonalen skyldig att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. 3 Av 14 kap. 2 socialtjänstlagen (2001:453) och 24 a LSS framgår det att var och en som fullgör uppgifter inom socialtjänsten eller i verksamhet enligt LSS är skyldig att medverka i verksamhetens kvalitetsarbete. För att säkerställa att verksamhetens personal arbetar i enlighet med ledningssystemets processer och rutiner krävs dels egenkontroll av följsamheten till ledningssystemet men också uppföljning av att personalen dels har den yrkeskompetens som krävs för att utföra sina arbetsuppgifter, dels har tillräcklig kunskap om tillämpliga processer i ledningssystemet. Beslut finns om att varje förvaltning årligen ska upprätta en kompetensförsörjningsplan enligt regiongemensam modell (Regionstyrelsens personalutskott 2010-10-28 132, dnr RSK 825-2008). Fortsatt utvecklingsarbete behövs för att systematiskt följa upp personalens kompetens. De exakta formerna för detta skall beskrivas i det kommande arbetet med detaljutformning av koncernens ledningssystem. All hälso- och sjukvårdspersonal ska vid nyanställning och i form av återkommande utbildning få information om skyldigheten att bidra till hög patientsäkerhet. Koncernövergripande regler för utformning av introduktion vid nyanställning ska utformas i det fortsatta arbetet med detaljutformning av ledningssystemet. 1 Arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet ska dokumenteras. Allmänna råd Vårdgivare som omfattas av 1 kap. 1 1 och 2 eller den som bedriver socialtjänst eller verksamhet enligt LSS bör med dokumentationen som utgångspunkt varje år upprätta en sammanhållen kvalitetsberättelse av vilken det bör framgå hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra 7 kap. Dokumentationsskyldighet Se beskrivning av verksamhetsanalys i 5 kap 2.

Riktlinje 2016-01-08 19 (20) verksamhetens kvalitet har bedrivits under föregående kalenderår, vilka åtgärder som har vidtagits för att säkra verksamhetens kvalitet, och vilka resultat som har uppnåtts. Berättelsen bör ha en sådan detaljeringsgrad att det går att bedöma hur arbetet med att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra kvaliteten har bedrivits i verksamhetens olika delar, och att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. Berättelsen bör hållas tillgänglig för den som önskar ta del av den. 2 Enligt 3 kap. 10 patientsäkerhetslagen (2010:659) ska vårdgivaren senast den 1 mars varje år upprätta en patientsäkerhetsberättelse. Utöver vad som framgår av 3 kap. 10 patientsäkerhetslagen ska patientsäkerhets-berättelsen innehålla uppgifter om hur 1. ansvaret enligt 3 kap. 9 patientsäkerhetslagen har varit fördelat, 2. patientsäkerheten genom egenkontroll enligt 5 kap. 2 har följts upp och utvärderats, 3. samverkan enligt 4 kap. 6 har möjliggjorts för att förebygga att patienter drabbas av vårdskada, 4. risker för vårdskador har hanterats enligt 5 kap., 5. rapporter enligt 6 kap. 4 patientsäkerhetslagen har hanterats, och 6. inkomna klagomål och synpunkter enligt 5 kap. 3 som har betydelse för patientsäkerheten har hanterats. Hälso- och sjukvårdsdirektören beslutar om systematiskt patientsäkerhetsarbete, där rutiner för framtagande av patientsäkerhetsberättelser finns beskrivna. Se även under 5 kapitlet 1. Av patientsäkerhets-berättelsen ska det vidare framgå hur många händelser som har utretts enligt 3

Riktlinje 2016-01-08 20 (20) kap. 3 patientsäkerhetslagen under föregående kalenderår och hur många vårdskador som har bedömts som allvarliga. 3 Patientsäkerhets-berättelsen ska ha en sådan detaljeringsgrad 1. att det går att bedöma hur det systematiska patientsäkerhetsarbetet har bedrivits i verksamhetens olika delar, och 2. att informationsbehovet hos externa intressenter tillgodoses. 8 kap. Undantagsbestämmelse 1 Socialstyrelsen kan medge undantag för en viss verksamhet från en eller flera av bestämmelserna i 3 7 kap., om det finns särskilda skäl. 1. Denna författning träder i kraft den 1 januari 2012. 2. Genom författningen upphävs Socialstyrelsens föreskrifter (SOSFS 2005:12) om ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet i hälso- och sjukvården Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2006:11) om ledningssystem för kvalitet i verksamhet enligt SoL, LVU, LVM och LSS.

1 Datum 2016-01-12 Sammanställning över anmälningsärenden vid ägarutskottets sammanträde 19 januari 2016 Diarienummer RS 94-2016 Förslag till beslut: 1. Sammanställningen över anmälningsärenden läggs till handlingarna. Sammanställning över anmälningsärenden 1. Anteckningar från överläggningar mellan ägarutskottets och fastighetsnämndens presidier 2015-12-16. 2. Anteckningar från överläggningar mellan ägarutskottets och Alingsås lasaretts presidier 2015-12-09

1 (3) Koncernkontoret Datum 2015-12-28 Intern Utveckling och Utredning Boris Ståhl 070-695 90 02 boris.stahl@vgregion.se Anteckningar från överläggningar mellan ägarutskottets och fastighetsnämndens presidier 2015-12-16 Närvarande Johnny Magnusson Helen Eliasson Anna-Lena Holberg Maria Ådahl Dan Gabrielsson Ann-Sofi Lodin Joakim Björck Lars Jansson Hans Sandqvist Boris Ståhl 1 Tvister: Rågården och Vårdbyggnaden SU Lars Jansson informerar om läget för de två tvisterna. 2 Per Dubb-projektet Arkitekttävlan utlyst. Ett ärende beräknas tas upp till regionstyrelsen under våren 2016. Tandvården/odontologen av visat intresse för projektet och medverkar i arbetet. 3 Nytt Regionens Hus i Gbg Skanska är upphandlad entreprenör. Information kommer att lämnas till regionstyrelsen så snart arbetet med uppdatering av systemhandlingar är klara. Ett TU om verksamheter och arbetsplatser vid nya Regionens Hus kommer till RS tidig 2016. 4 Konserthuset Nya stolar och nytt golv kommer att installeras under sommaruppehållet. Det pågår diskussion med HIGAB om ansvar/gränsdragningar. Övriga åtgärder vi konserthuset kommer att aktualiseras när detta är klart. 5 GO+ I diskussionen konstateras att operan får återkomma med nytt underlag om man vill gå vidare med projektet. 6 Spårvagnsdepån Ringön, Bussdepå Mölndal, Bussdepå Järnbrott Lars Jansson ger en lägesinformation. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: 070-695 90 02 Webbplats: www.vgregion.se E-post: boris.stahl@vgregion.se

2 (3) Ansvarsfördelning och gränssnitt mellan Västtrafik och Västfastigheter i kontakter med Göteborgs stad kring dessa byggnadsprojekt diskuteras. Viktigt att Västfastigheter deltar och ger sina bedömningar utifrån ett ägarperspektiv. 7 Hindrar regionens investeringsprojekt bostadsbyggandet? Frågan om ifall regionens höga investeringsnivå kan få en negativ påverkan på möjligheterna att bygga bostäder har aktualiserats. Bedömningen från fastighetsnämnden är det inte påverkar bostadsbyggandet. I diskussionen framhålls att det finns behov av fler lärlingsplatser i byggbranschen och att regionen vid upphandlingar etc borde ställa krav om detta på samma sätt som krav om vita jobb. Frågan lärlingsplatser bör kunna beaktas i beredningen av motion i regionfullmäktige om vita jobb. 8 Former för tidigare information om investeringsprojekt som kommer att nomineras till beredningsprocessen Det finns behov av att på ett tidigare skede än idag informera ÄU om investeringsobjekt som kan bli aktuella. Idag sker informationen i regel sent i processen när mycket arbete har lagts ner vid förvaltningarna och inom Västfastigheter. Former och rutiner för detta ska tas fram för diskussion under investeringsseminariet med ÄU i januari. Ett led i tidigare information är att västfastigheter bör vara med i det investeringsråd som etablerats inom koncernkontoret. 9 Verksamheternas behov av driftbidrag i samband med den stora investeringsvolymen Frågan om finansiering av projektledare vid förvaltningarna under programarbete diskuteras. Konstateras att deltagande i denna typ av arbete, liksom i annat regiongemensamt arbete inom olika områden, ingår i förvaltningarnas uppdrag och det är inte aktuellt med någon särskild finansiering. Frågan kommer att tas upp i kundrådet för att säkra en enhetlig hantering. 10 Flyktingsituationen inklusive skrivelse från fastighetsnämnden Med anledning av skrivelse från fastighetsnämnden diskuteras flyktingfrågan och västfastigheters roll. Den övergripande inriktningen är att inom det regelverk som gäller, göra allt för att tillsammans med kommunerna medverka för att lösa boende- och lokalfrågor. Joakim Björck har i uppdrag att ta fram förslag till hantering och fördelning av det särskilda statsbidraget för flyktingfrågor. I detta sammanhang bör även fastighetsnämndens skrivelse behandlas. 11 Övrigt Johnny Magnusson informerar om arbetsläget vad gäller naturbruksskolorna.

3 (3) Lars Jansson väcker frågan om eventuella tillfälliga operationssalar vid SU/M under ombyggnationen. Frågan diskuteras och inriktningen är att utnyttja befintliga operationssalar inom SU och vid andra sjukhus. Möten 2016. Följande tider bokades för våren: 1 mars 13.00 15.00 i Göteborg 15 juni 13.30 15.30 i Vänersborg

1 (2) Koncernkontoret Datum 2015-12-29 Intern Utveckling och Utredning Boris Ståhl 070-695 90 02 boris.stahl@vgregion.se Anteckningar från överläggningar mellan ägarutskottets och Alingsås lasaretts presidier 2015-12-09 Närvarande Johnny Magnusson Helen Eliasson Stefan Kristiansson Ann-Sofi Lodin Joakim Björck Hans Holmberg Maria Gabrielsson Fredriksson Rolf Ottosson Boris Ståhl Hans Holmberg beskriver inledningsvis Alingsås lasaretts ekonomi och verksamhet. Prognosen för helåret 2015 har försämrats från -10 mnkr i augusti till -28 mnkr i oktober. För att nå balans i ekonomin behöver åtgärder motsvarande -40 mnkr hanteras på kort sikt. Långsiktigt måste det även skaps utrymme för utveckling i nya lokaler som kommer att uppföras. Att nå balans i ekonomi och verksamhet är sjukhusets mål och en förutsättning för att kunna utveckla lasarettet i samverkan med kommunerna. Åtgärder som diskuteras är bland annat: Alingsås lasarett upphör med att driva jourmottagningen åt primärvården från årsskiftet 2016 Minska antalet nettoårsarbetare, tillfälligt anställningsstopp införs november 2015 Två semesterperioder år 2016, med ett lägre antal vårdplatser under period 2 Se över återbesöksfrekvens remittera patienter till Primärvård Minska medelvårdtider på samtliga vårdavdelningar Testet att arbeta 2 helger av 5 på en av medicinavdelningarna ställs in Stängning av nattjourmottagningen Fem-dagars vård prövas Översyn av hjälpmedel och läkemedel Längre sommarstängning inom vissa verksamheter Styrelsen för Alingsås ska samråda med HSN om åtgärder enligt RF beslut. Om samsyn inte nås kring åtgärder för att uppnå ekonomisk balans bör styrelsen informera regionstyrelsen. Behovet av översyn av priser och regelverk för diagnostik (lab och röntgen) tas på nytt upp av Alingsås presidium. Den pågående översynen av regionala priser för diagnostik kommer att vara klar tidigt 2016. Därefter får regionstyrelsen fastställa regelverket. Priser och villkor för köpta tjänster från SU diskuteras. Frågan kommer att tas upp på koncernledning hälso- och sjukvård. Postadress: Regionens Hus 462 80 Vänersborg Besöksadress: Residenset Torget Vänersborg Telefon: 070-695 90 02 Webbplats: www.vgregion.se E-post: boris.stahl@vgregion.se

2 (2) Hans Holmberg informerar om att Alingsås lasarett lämnar närsjukvårdssamverkan och istället kommer att har direkt kontakt med berörda. Alingsås lasarett önskar utökar sitt uppdrag inom tillgänglighetsområdet, men detta förutsätter en tydligare och striktare styrning så att kapaciteten verkligen utnyttjas och att patienter från andra sjukhus remitteras till Alingsås lasarett