SOLNA FÄLTRITTKLUBB PROTOKOLL Järvavägen 7 STYRELSEMÖTE 2010-04-12 170 79 Solna TID: kl. 18.00 www.sfrk.nu PLATS: Nya cafeterian Närvarande: Ej närvarande Vice ordf. Åsa Edquist Tove Almquist Bo Adrianzon (delvis) Sara Andersson Berit Berggren Ann-Sophie Forsmark Ylva Gustafsson Jenny Hanze Inger Nordström Alexandra Nilsson Mikaela Olsson Marianne van Rooijen 1 MÖTETS ÖPPNANDE Då ordinarie ordföranden Bo Adrianzon inte kan närvara från mötets början förklarar vice ordföranden Åsa Edquist sammanträdet öppnat. 2 VAL AV JUSTERINGSMAN Att jämte ordföranden justera dagens protokoll väljs Ylva Gustafsson. 3 FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTA Föredragningslistan godkänns. 4 FÖREGÅENDE PROTOKOLL Föregående protokoll justeras. 5 RIDSKOLAN INFORMERAR Det konstateras att ridskolan inte närvarar med någon representant vid dagens möte. Ridskolan har genom Björn Waimon anmält ett antal frågeställningar under 10. 6 RAPPORTER FRÅN USEK OCH KOMMITTÉERNA USEK Mikaela Olsson rapporterar följande. För att finansiera sommarens ridläger har det beslutats att föräldrar till deltagande barn ska betala in 500 kr per deltagare. Detta som en delfinansiering vid sidan av ordinarie intäkter från cafeteriaverksamheten. Ann-
Sophie Forsmark åtar sig att genom tillgång till USEKs konto notera inkommande inbetalningar. Frågan om fritidsledare har diskuterats inom USEK. För att tydliggöra syftet med att anställa en fritidsledare åtar sig Åsa Edquist att delta på nästa USEK-möte. Utbildningskommittén Marianne van Rooijen rapporterar följande. En grönt kort-kurs kommer att hållas helgen 17-18 april. Fem deltagare är anmälda, vilket är betydligt färre än vid första kurstillfället. Härutöver planerar utbildningskommittén att arrangera en kurs i hästmassage till hösten. Tävlingskommittén Alexandra Nilsson rapporterar följande. Föregående helg tävlade två ponnyryttare från SFRK i Väsby med tillfredsställande resultat. När det gäller hopptävlingen som arrangeras av SFRK den 18 april uppges att 185 anmälningar inkommit. Tävlingskommittén har gjort en drive med att aktivt värva funktionärer, vilket gett gott resultat inför tävlingen. Flera nya funktionärer har tillkommit. Simon Åhlstad, SFRK, har vunnit SM i dressyr för handikappade även 2009. Jenny åtar sig att lägga en nyhet om detta på hemsidan. Alexandra delar ut information om ridborgarmärket, enligt det uppdrag hon fått på senaste styrelsemötet. Hon förklarar regelverket för ridborgarmärket, och som bl.a. innebär en möjlighet för klubben att vinna priser. Etappriser utgår för den klubb som sålt flest antal ridborgarmärken under en viss etapp. Man kan t.ex. vinna vojlockar till hästarna, en clinic, föreläsning eller hindermaterial (hinderpark). Finalpriset innebär ett kunskapslyft för klubben värt 30 000 kr. Styrelsen beslutar att efterhöra med ridskolan om det finns intresse av att delta i tävlingen med ridborgarmärken. Nästa etapp börjar i september 2010. För att SFRK ska kunna delta behövs en ansvarig som håller ihop aktiviteten. Styrelsen beslutar om att annonsera efter en ansvarig bland klubbens medlemmar. Informationsansvariga Jenny Hanze kommer att lägga ut en annons på SFRKs hemsida med budskapet att styrelsen nu söker en person som vill samordna deltagande i ridborgarmärkestävlingen. Jenny Hanze rapporterar från lokaltävlingen för ponny som hölls den 21 mars. Tävlingen var mycket populär, arrangörerna fick lotta bort 20 startande. Fastighetskommittén Åsa rapporterar följande. Kommittén har uppdaterat underhållsplanen och gjort vissa revideringar. Just nu pågår arbetet med att ta fram en kravspecifikation till offert, för att kunna anlita ett byggföretag som ska renovera det gamla ridhuset. Berit Berggren ska ta förnyad kontakt med byggföretaget HVK för att få fram en reviderad offert från dem rörande renoveringen av gamla ridhuset. Berit uppger härutöver att ett företag i Sundbyberg kan åta sig dräneringen runt byggnaderna, och att detta eventuellt kan göras under sommaren. Berit åtar sig att diskutera de närmare detaljerna med det aktuella företaget.
Ann-Sophie Forsmark och Bo Adrianzon ska ta kontakt med banken för att påbörja diskussionerna om ett lån för klubben för att finansiera renoveringen av den gamla delen av anläggningen. Dessa diskussioner ska föras parallellt med att offert utarbetas för att inte förlora tid i arbetet. Det är önskvärt att renoveringsarbetet kan genomföras under sommaruppehållet. Sara Andersson åtar sig att undersöka vad reglerna om anläggningsarrende och föreskrifterna i detaljplanen stadgar beträffande ansvaret för dräneringen runt byggnaderna på fastigheten. Alexandra Nilsson ska ta fram den tekniska instruktionen från Novab (i elektronisk form), där bl.a. golvmaterialet i nya cafeterian är specificerat. Detta för att vi ska använda rätt metod och produkter vid behandling av golvet. Info/PR-kommittén Jenny Hanze rapporterar följande. Jenny har lagt till en ny flik på klubbens hemsida. Fliken rör utbildning i klubbens regi. Jenny kommer även lägga till en länk till Ridsportförbundets utbildningssida. Jenny efterlyser också fler bilder från klubbens tävlingar för att publicera på hemsidan. Alla som har bilder från tävlingar kan maila dessa till Jenny så lägger hon ut dem på hemsidan. Jenny uppger vidare att de medlemmar som nyligen bytt adress just nu inte får tidningen Häst&Ryttare distribuerade till sin hemadress. Detta beror på att adressregistret behöver uppdaterats. Den person ridskolan anlitar för att uppdatera medlemsregistret kommer att göra en uppdatering inom kort, vilket innebär att problemet med utebliven tidning kommer att åtgärdas. Marie Tjäder har erbjudit sig att hjälpa till med uppgifter inom Info/PR-kommittén. Styrelsen noterar detta, och tar tacksamt emot Maries erbjudande. Det kan t.ex. handla om att utforma medlemsbrevet som ska gå ut till medlemmarna. Sponsorkommittén Alexandra Nilsson förklarar att sponsorkommittén är under uppbyggnad. De personer som ingår i kommittén är, förutom Alexandra själv, Veronica Linde och Maria Björk. 7 STÄDNING OCH UPPVÄRMNING AV GEMENSAMHETSUTRYMMENA Styrelsen ska ta fram en schablonberäkning för uppvärmning, att presentera för ridskolan. Veronica Lindes mans företag kan lämna offert på städning. Det skulle i så fall innebära storstädning en gång i månaden, och lättare städning en gång i veckan. Golvet i nya cafeterian behöver behandlas. Cecilia Aronsson har fått ett prisförslag på 3000 kr exkl. moms. Styrelsen beslutade att anlita firma för golvbehandling, max 5000 kr. Åsa Edquist åtar sig att jämföra med en firma som hennes arbetsplats anlitar för att bedöma rimligheten i det prisförslag vi fått in. Styrelsen beslutar även att ge Cecilia Aronsson i uppdrag att köpa in en rullvagn, en bredare bänkskiva samt avskrapningsgaller att ha utanför balkongdörren i cafeteriadelen. Berit Berggren kan eventuellt efterskänka två överblivna rullbänkar i gott skick. Hon tar i så fall kontakt med Cecilia Aronsson om detta.
8 FRITIDSLEDARE SFRK beslutade på årsmötet att ha som målsättning att senast 2011 anställa en fritidsledare. Det har i USEK uppkommit en diskussion om behovet av fritidsledare, och att det är viktigt att fritidsledarens ansvarsområden och arbetsuppgifter inte konkurrerar med USEKs ansvarsområden, t.ex. att anordna aktiviteter på loven och i andra sammanhang. Det beslutades att Åsa Edquist ska delta på nästa USEK-möte för att reda ut fritidsledarens framtida roll respektive USEKs roll. Åsa ska då också ta upp frågan om önskemål om en mentor för USEK och juniorverksamheten. 9 RENOVERING AV GAMLA RIDHUSET Se ovan under rapporteringen från fastighetskommittén. Härutöver beslutades att Ann- Sophie Forsmark och Bo Adrianzon ska ta kontakt med banken för att påbörja diskussionerna om ett lån för klubben för att finansiera renoveringen av den gamla delen av anläggningen. Dessa diskussioner ska föras parallellt med att offert utarbetas för att inte förlora tid i arbetet. Det är önskvärt att renoveringsarbetet kan genomföras under sommaruppehållet. 10 CAFETERIAN KAFFEMASKINEN Ridskolan har väckt frågan om användandet av utrymmet där nya cafeterian finns, och påpekat vissa säkerhetsrisker med att låta utrymmet stå öppet. Det finns enligt ridskolan också säkerhetsrisker med att ha balkongdörren olåst. Vidare har ridskolan framfört som förslag att flytta kaffemaskinen till gamla delen av anläggningen där många besökare och föräldrar uppehåller sig. Styrelsen konstaterade att gamla klubbrummet är i kraftigt behov av renovering och att det finns problem med skadedjur (råttor) där. Den besiktning som utfördes 2004 påvisar problem med fukt m.m. De lokalerna är inget hållbart alternativ som trivseloch fikautrymmen för medlemmarna. Det är istället viktigt att göra nya cafeteriadelen så tillgänglig och attraktiv som möjligt. Bo Adrianzon ska diskutera dessa frågor med Björn Waimon. 11 ATT GÖRA LISTA 2010 En att-göra-lista för styrelsen utarbetas, i syfte att fördela ansvar och arbetsuppgifter för att förverkliga de mål som klubben beslutat om för 2010. Se bilaga till detta protokoll. 12 ÖVRIGA FRÅGOR Camilla Jägermalm närvarar vid en del av mötet och rapporterar följande från årsstämman i Stockholms Läns Ridsportförbund den 27 mars där hon deltog som SFRKs representant. Bl.a. valdes nya ledamöter i distriktsstyrelsen i enlighet med valberedningens förslag. Åsa Edquist från SFRK är vald t.o.m. 2011. Björn Waimon fortsätter som ledamot i utbildningssektionen. En stor fråga på årsmötet rörde avgifter. Distriktet beslutade att avgiften per medlem till distriktet ska vara 32 kr, mot tidigare 15 kr, från 2012. Avgiften till Svenska Ridsportförbundet är 68 kr per medlem. Det blir alltså fr.o.m. 2012 totalt 100 kr per medlem till förbundet och distriktet. Camilla väckte frågan att klubben bör bli bättre på att utnyttja förbundets och distriktets tjänster, för att få mer valuta avgifterna som
betalas in från klubben. Styrelsen bör informera mera om att alla medlemmar är välkomna att gå kurser och clinics hos förbundet, och lägga en länk på hemsidan till förbundets och distriktets utbildningar. Camilla kommer att vara SFRKs representant på Ridsportförbundets klubbkonferens i höst. Hon kan även tänka sig delta på förbundsstämman 2011, vilket i så fall ska beslutas på SFRKs årsmöte 2011. Frågan om finansiellt stöd från Stockholms läns landsting till Stockholmsdistriktet diskuteras. Åsa Edquist redogör för den bakomliggande problematiken som beror på en omläggning av stödet via Stockholms Idrottsförbund redan 2006. Stockholms Läns Ridsportförbund riskerar nu att förlora ytterligare mellan 500 000 till 600 000 kronor, förutom de 500 000 det redan tidigare förlorat vid omläggningen av stödet via Stockholms Idrottsförbund år 2006. Detta beror på att finansiering numera endast utgår för strikt tävlingsverksamhet, och inte till andra verksamheter såsom utbildning, hästhållning m.m. Detta kan komma att betyda att stockholmsdistriktets kansli behöver läggas ned. Det skulle enligt uppgifter som Åsa fått behövas 75 kr i medlemsavgift till distriktet istället för dagens 15 kr, om man ska bibehålla kansliet utan bidrag. Åsa kommer att delta på Stockholms Idrottsförbunds årsstämma den 19 april, och försöka verka för att distriktet inte blir av med sitt stöd. Hon bedömer dock utsikterna till framgång som tämligen dåliga. Sara Andersson informerar om att hon tagit kontakt med exploateringsingenjör Birgit Merecki på Solna stad för att diskutera tillgång till ytterligare mark för fler rasthagar. Solna stad har tagit emot förfrågan som ett ärende och kommer att återkomma i frågan. Styrelsen ska också be ridskolan beskriva hur de ser på tillgången till hagar och hur de nya reglerna om daglig utevistelse ska följas. 13 NÄSTA MÖTE Nästa styrelsemöte hålls den 10 maj kl. 18 i nya cafeterian Alexandra Nilsson tar med fika. 14 MÖTETS AVSLUTANDE Ordföranden förklarade mötet avslutat. Vid protokollet Sara Andersson Vice sekreterare Justeras: Åsa Edquist Ordförande Ylva Gustafsson Justeringsman