Granskning av personalakter

Relevanta dokument
Granskning av sekretessförbindelser

Granskning av representation

Granskning av hanteringen av tipspengar

Granskning av polisens inköpskort

Granskning av hantering av tjänstekort

Granskning av polisens personalförmåner

Granskning av externt finansierade projekt

Granskning av Polismyndighetens attestrutiner - Palasso

Granskning av anställningar och avslut i lönesystemet och tilldelning av behörigheter till dokumentationssystem

Hur hanterar Polismyndigheten förvaringsenheter?

Inspektion av arkivvården vid Överklagandenämnden för nämndemannauppdrag 1. Ansvar och organisation Postadress: Besöksadress: Telefon: Telefax:

Planera lokaler för arkivförvaring

Granskning av polisens vapenhantering

Granskning av Polismyndighetens informationssäkerhetsarbete

Håbo kommuns förtroendevalda revisorer

Arkivföreskrifter för Kils kommun

Granskning av polisens hantering av behörighet till IT-system

Inspektion av arkivvården vid Örebro tingsrätt

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR OCH ARKIVORGANISATION. en handledning för myndigheter i Västra Götalandsregionen och Göteborgs Stad

Inspektion av arkivvården vid Regionala etikprövningsnämnden i Göteborg

Polismyndighetens riktlinjer om utlämnande av allmänna handlingar

Granskning av bisysslor

Granskning av Polismyndighetens utlämnande av allmän handling

Uppföljning av tidigare granskning

Riktlinjer för styrdokument Dnr 1-306/2019. Gäller fr.o.m

Landstingets ärende- och beslutsprocess - uppföljning

ATT FASTSTÄLLA ARKIVANSVAR & ARKIVORGANISATION

Löpande granskning av rutin för upphandling

Granskning av friskvårdssubvention

Revisionsrapport. Revisionsrapport rörande löpande granskning av Polisen Granskning av ekonomiadministration slutsatser

Stockholm Business Region. Organisationsnummer VERKSAMHETSPLAN. Bilaga 3. Internkontrollplan. Dnr SBR /2007

Avtalsuppföljning utifrån granskning om bisysslor

Inspektion av arkivvården vid Polismyndigheten i Södermanlands län, Eskilstuna

Granskning av Intern kontroll

Revisionsrapport. Örebro universitets årsredovisning Sammanfattning. Förordning om intern styrning och kontroll

Rapport efter inspektion av arkivvården vid Totalförsvarets pliktverk Regionkontor Kristianstad (RKK) den 13 maj 2008.

Granskning av bisysslor i Valdemarsviks kommun

Till Kommunstyrelsen. För kännedom Kommunfullmäktige Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden. Förstudie registerkontroll

RAPPORT FRÅN INSPEKTION AV SÖDERTÖRNS POLISMÄSTARDISTRIKT (POLISMYNDIGHETEN I STOCKHOLMS LÄN)

Upprättande och förvaltning av regeldokument

Avvikelsehantering och kunskapsåterföring - uppföljning

Inspektion av arkivvården vid Fordonsprovarna i Väst AB

INSPEKTIONEN 1. Ansvar och organisation Förvaltningschefen är ansvarig för arkivverksamheten vid myndigheten.

Revisionsrapport Kammarkollegiet Box STOCKHOLM

Arkiv- och informationshantering i Stockholms stad en introduktion April 2019

Den fysiska id-handlingen problem och möjligheter E-legitimationsdagen, 1 februari 2018

Granskning av registerkontroll inför anställning. Halmstads kommun

Kungsörs kommun. Uppföljning av intern kontroll Revisionsrapport. KPMG AB Antal sidor: 8

Kontroll av legitimation vid anställning av läkare och sjuksköterskor

Kommunstyrelsens uppsikt uppföljande granskning

Granskning av polisens tillsynsverksamhet över transporter av farligt gods

113 Internrevisionens rapport från granskning av antagning av doktorander

Svedala kommun. Granskning av arkivhanteringen

Intern kontroll och riskbedömningar. Strömsunds kommun

Riktlinjer för styrdokument Ett normerande dokument som kommunstyrelsen fattade beslut om

Granskning av behörigheter till journalsystemet

STYRNING AV DOKUMENT OCH DATA 1. SYFTE 2. OMFATTNING 3. ANSVAR / AKTUELLTHÅLLANDE 4. BESKRIVNING (5) Tore Magnusson

Granskningsredogörelse Dokumenthantering Norrlands Etanolkraft AB

REGLEMENTE FÖR INTERN KONTROLL med anvisningar

Inspektion av arkivvården vid Umeå universitet, Institutionen för medicinsk biovetenskap den 18 september 2014

Krigsarkivets rapport efter inspektion av arkivvården hos Försvarsmaktens telenät- och markteleförband (FMTM) i Örebro den 23 april 2009.

Hantering av allmänna handlingar hos AB Stokab

Revisionsrapport. Granskning av efterarbetes- och uppföljningsprocessen efter avslutad upphandling inom Båstad Kommun.

HANDLÄGGNINGSORDNING FÖR HANTERING AV SJÄLVSTÄNDIGA ARBETEN

Beslut om förelägganden efter genomförd inspektion vid Länsstyrelsen i Gotlands län

Styrning av behörigheter

Revisionsrapport Årsredovisning 2017

Revisionsrapport Granskning av arkivrutiner. Krokoms kommun

Revisionsrapport Karolinska Institutet Stockholm

Inspektionsrapport 1(5) Nationella divisionen Enheten för tillsyn Dnr RA /4277

Uppföljning av revisionsgranskningar genomförda år 2013

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA KYRKAN I SUNDBYBERG

HANTERING AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS SVENSKA BOSTÄDER

Uppföljande granskning av landstingets strategiska råd och grupper

Policy samordnad AMS. Miljö. Arbetsmiljö. Säkerhet. Övergripande. Riktlinjer. Riktlinjer. Uppgiftsfördelning. Dokumenthantering.

Granskning av den interna kontrollen i lönehanteringen. Nynäshamns kommun

Projekt inom utvecklingsenheten

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS VAXHOLMS FÖRSAMLING

Arvika kommun. Registerkontroll av personal i förskola, skola och skolbarnomsorg. KPMG Örebro 27 februari 2007 Antal sidor 7

Granskning av intern kontroll avseende kommunens konst

Dnr RA /4384

Förstudie e-arkiv Begreppslista Begreppslista 1.0

Hantering av omföringar Agresso Milestone 5. Beslutat av: Ekonomichef Joakim Karlsson Gäller från och med:

ARKIVBESKRIVNING OCH DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR SAMORDNINGSFÖRBUNDET SÖDRA ROSLAGEN Sophia Dahlgren

Granskning av verksamhetsstyrd ITutveckling för den brottsbekämpande verksamheten

Revisionens granskning av landstingets arbete med vårdkedjan för barn och unga med psykisk ohälsa. RS den 30 oktober 2018

Granskning intern kontroll

Ansvarsutövande: Kommunstyrelsen Sundsvalls kommun

Myndigheter drabbas av brand varje dag! Hur har du förberett din arbetsplats?

Revisionsrapport. Granskning av kommunanställdas bisysslor Bollnäs kommun. Oktober 2009 Johan Skeri

Inspektion av arkivvården vid Mora tingsrätt den 23 april 2014

Inspektion av arkivvården vid Notarius publicus i Sundsvall den 21 maj och den 18 juni 2013

Inspektion av arkivvården vid Myndigheten för yrkeshögskolan

Informationssäkerhetspolicy

INSPEKTION AV HANTERINGEN AV ALLMÄNNA HANDLINGAR HOS LJUSTERÖ- KULLA FÖRSAMLING

Arkivreglemente. Mandatperioden Fastställt av landstingsfullmäktige den oktober 2014, 149

Kommentarer till exempel vid tillämpande av ISA 580

Granskning av lokalpolisområden

Ansvarsutövande: Barn- och utbildningsnämnden Sundsvalls kommun

Granskning av miljö- och hälsoskyddsnämndens interna kontroll avseende faktureringsrutiner

Transkript:

Granskning av personalakter Internrevisionen 2019-02-25

RAPPORT 2 (8) Granskning av personalakter INNEHÅLL 1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING... 4 2.1 Bakgrund... 4 2.2 Syfte och revisionsfrågor... 4 2.3 Verksamhet som ingår i granskning och avgränsning... 4 2.4 Informationsinsamling och metod... 4 2.5 Bedömningsgrunder... 5 3 GRANSKNING AV PERSONALAKTER... 5 3.1 Rutiner för personalakter... 5 4 SAMMANFATTANDE BEDÖMNING... 8 BILAGA Beslut från RPC om åtgärder, 2019-02-25

RAPPORT 3 (8) 1 Sammanfattning Internrevisionen har i enlighet med planen för löpande revisioner granskat personalakter. Syftet med granskningen har varit att bedöma den interna styrningen och kontrollen av hanteringen av personalakter. Detta har skett genom en enkätundersökning som via HR kansli skickats till de som administrerar och förvarar personalakter i polisregionerna och på de nationella avdelningarna. I samband med enkäten gjordes även ett stickprov för att kontrollera existensen av personalakter för ett mindre antal medarbetare per polisregion och avdelning. I granskningen framkom att rutinerna kring förvaring och hantering av personalakter inte är enhetliga i myndigheten och att dessa uppgifter i huvudsak utförs av HR personal men i vissa fall även av medarbetare tillhörande polisregionerna. Vidare framkom att ansvarsfördelningen inom HR-avdelningen inte är tillräckligt tydlig och att det saknas heltäckande nationella styrdokument för området. Internrevisionen gör bedömningen att den interna styrningen och kontrollen behöver förbättras genom ett tydliggörande av ansvar och via framtagande av nationella styrdokument. Den interna styrningen och kontrollen skulle underlättas av en ytterligare centralisering av förvaring och hantering. Tabellen nedan visar att internrevisionens granskning har resulterat i en rekommendation utifrån internrevisionens modell för bedömning av brister som presenteras i rapporten. Antal Mycket väsentlig brist - Väsentlig brist 1 Mindre väsentlig brist -

RAPPORT 4 (8) 2 Inledning Granskningen har utförts i enlighet med plan för löpande revisioner 2018-2020. 2.1 Bakgrund Enligt FAP 730-1 1 ska det för varje anställd föras en personalakt. Personalakterna ska förvaras i låst utrymme. Handlingar som ska förvaras i personakterna är anställningshandlingar, kopior på anställningsbevis, meritförteckning och betygsavskrifter och beslut om ändring av anställningsförhållanden- eller avlöningsförhållanden. Personalakter som avser personal som slutat sin anställning ska förvaras separat. I RA-FS 2013:4 2 framgår bland annat att handlingar som tillhör myndighetens arkiv ska förvaras i arkivlokal som ger skydd mot: - vatten och skadlig fukt, - brand, brandgas och skadlig upphettning, - skadlig klimat- och miljöpåverkan, samt - skadegörelse, tillgrepp och obehörig åtkomst. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Syftet med granskningen har varit att bedöma den interna styrningen och kontrollen av hanteringen av personalakter. Följande revisionsfrågor har ingått i granskningen: Finns enhetliga rutiner beträffande var och hur personalakterna förvaras? Finns enhetliga rutiner beträffande innehållet i respektive personalakt? Efter anställnings upphörande, finns enhetliga rutiner för hur länge personalakter förvaras i närarkiv innan de arkiveras? Finns rutiner som minimerar risken för att personalakter förkommer alternativt brinner upp? Finns rutiner för att undvika att obehöriga får del av känslig information från personalakter? 2.3 Verksamhet som ingår i granskning och avgränsning Granskningen har omfattat samtliga polisregioner och nationella avdelningar. Granskningen har avgränsats till aktiva fysiska personalakter, d.v.s. inte omfattat akter som avser personal som avslutat sin anställning och inte eventuella elektroniska akter. Granskningen omfattade heller inte arkivlokalernas tekniska utformning mer än att de är skyddade mot brand och obehörig åtkomst. 2.4 Informationsinsamling och metod Granskningen har genomförts via en enkätundersökning i vilken även stickprov tagits på 10 medarbetare per polisregion och avdelning för att kontrollera existensen av personalakter. Urvalet har skett genom att välja ut de 10 första medarbetarna för respektive 1 Rikspolisstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om personalredovisning, beslutad 2000-10-30. 2 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler, beslutad 2013-05-03.

RAPPORT 5 (8) polisregion och avdelning enligt mailadress i Microsoft Outlook. För dessa medarbetare har kopior på anställningsbeslut begärts. Enkätundersökningen skickades ut via HRkansli 2018-09-28 och har besvarats av samtliga berörda. Granskningen har utförts under perioden september november, 2018 av internrevisor Carl Ygge. Rapporten sakgranskades i november, 2018 av HR administratörer eller motsvarande i polisregionerna, HR Direkt Nacka Strand (för nationella avdelningar) och nationellt forensiskt centrum samt chefen för HR direkt och chefen för arkiv och e-förvaltning inom rättsavdelningen. Begäran om inhämtande av åtgärdsförslag skickades till RPC kansli i december 2018. Svar med förslag på åtgärder med anledning av internrevisionens rekommendationer har i januari 2019 lämnats av HR-avdelningen. Åtgärdsförslag återges i beslutsbilaga till rapporten. 2.5 Bedömningsgrunder Internrevisionens iakttagelser, bedömningar och grunder för lämnade rekommendationer framgår av den löpande texten i rapporten. För respektive rekommendation har internrevisionen bedömt bristen vid tidpunkten för granskningen. Internrevisionens bedömning följer nedanstående mall. Bedömning Röd - Mycket väsentlig brist Orange - Väsentlig brist Gul - Mindre väsentlig brist Beskrivning Brist som allvarligt påverkar Polismyndighetens måluppfyllelse enligt instruktion eller regleringsbrev och/eller medför stora negativa konsekvenser för Polismyndighetens verksamhet och/eller innebär att Polismyndigheten inte uppfyller myndighetsförordningens krav på effektivitet, lagenlighet, redovisning och hushållning. Brist som påverkar den granskade verksamheten så att uppställda mål inte nås och/eller medför betydande negativa konsekvenser för verksamheten. Brist som inte påverkar den granskade verksamhetens måluppfyllelse men som medför negativa konsekvenser för verksamheten. 3 Granskning av personalakter 3.1 Rutiner för personalakter Iakttagelser Riktlinjer eller motsvarande för hantering av personalakter I enkätundersökningen framkom att det endast är tre polisregioner och HR Nacka Strand som har rutindokument, checklistor eller motsvarande. I en av dessa polisregioner kände inte administratörerna till det avsedda rutindokumentet. De existerande rutindokumenten var med undantag för en polisregion av äldre datum och i behov av att revideras.

RAPPORT 6 (8) FAP 730-1 ger vägledning beträffande vad som ska förvaras men är inte fullständig och även denna är i behov av att revideras. I enkätundersökningen var det endast i ett fall som denna FAP gavs som exempel på rutindokument, vilket internrevisionen ser som ett tecken på att dokumentet inte är känt och därmed inte används. Hantering och förvaring av personalakter Enligt enkätundersökningen är det huvudsakligen HR personal (HR-direkt, HR-konsult, HR-nära) som ansvarar för och hanterar personalakterna förutom i en polisregion där polisområdeskanslier i två fall ansvarar för och hanterar personalakterna. I arbetsordningen 3 framgår att HR-avdelningen är processägare för den löneadministrativa delen inom Polismyndighetens administrativa center, vilket enligt uppgift från HRavdelningen omfattar personalakter. I HR-avdelningens handläggningsordning 4 anges inte närmare vilken funktion inom HR som ansvarar för personalakter. Personalakter för anställda inom nationella avdelningar (förutom NFC) förvaras hos HR-direkt, Nacka Strand. Det finns dock ett okänt antal akter som ännu inte flyttats över till HR-direkt, Nacka Strand och som förvaras på respektive avdelning. Enligt uppgift pågår arbete med att begära överflyttning av dessa. Personalakter för anställda i NFC förvaras i Linköping men det finns ett antal akter som ännu finns kvar hos NFC Stockholm. Bland polisregionerna har en region centraliserat hantering och förvaring till regionens huvudort. En annan polisregion har hantering och förvaring uppdelad på regionens huvudort och på en annan tidigare länspolismyndighets huvudort. I övriga polisregioner hanteras och förvaras personalakterna huvudsakligen på polisområdesnivå, med ett undantag på lokalpolisområdesnivå. I flertalet fall förvaras personalakterna i godkända arkivlokaler och/eller brandklassade arkivskåp. I fyra fall sker förvaringen i arkivlokal eller kontorsutrymmen där arkivskåpen inte är brandklassade. Beträffande skydd mot obehörig åtkomst är alla platser där personalakter förvaras förutom ett skyddat via lås eller kod. Enligt enkätundersökningen är det generellt sätt samma typer av handlingar som förvaras i personalakterna. Samtliga polisregioner och avdelningar har också enhetliga rutiner för hur känslig information ska förvaras, d.v.s. i slutet kuvert i personalakten. Detta till trots det faktum att det endast i fyra fall finns dokumenterat i rutiner vad som ska förvaras och hur. Inte i någon polisregion eller nationell avdelning utförs kontroll av att personalakterna är fullständiga/kompletta. I samband med enkätundersökningen ställdes frågan om det finns personalakter för alla anställda. Enligt svaren har några uppfattningen att det ska finnas för samtliga medan andra känner till flera fall där personalakt inte kunnat återfinnas trots efterforskningar. Den nu genomförda stickprovsundersökningen visade ett flertal fall där personalakt inte 3 Arbetsordning för Polismyndigheten (PM 2018:21, Saknr 126, kap. 3, 21 ) 4 HR-avdelningens handläggningsordning (HR 2015:1, Saknr 127, 2.9.6)

RAPPORT 7 (8) kunde återfinnas. Merparten av dessa beror förmodligen på att personalakten inte flyttats över till nuvarande organisatorisk tillhörighet i de fall medarbetare bytt tjänst. Arkivering av personalakter Varken i FAP 730-1 eller i regionala rutindokument ges tydlig vägledning beträffande när personalakter ska arkiveras mer än att när personal avslutat sin anställning ska personalakten förvaras separat. På enkätfrågan hur länge personakter förvaras efter anställningens upphörande skiljde svaren alltifrån ett år upp till fem år och i vissa regioner var det oklart och inte uttalat om det fanns någon tidsgräns för detta. Förslag på förbättringsåtgärder från verksamheten De förbättringsförslag som lämnades i samband med enkätundersökningen var följande: Förbättringsförlag Centralisera/samla akterna på färre platser Ta fram riktlinjer/rutiner E-arkiv digitalisera Fler personalresurser Bättre efterlevnad av rutiner, t.ex. när medarbetare byter tjänst från en region till en annan. Antal som ansåg detta 5 st 4 st 4 st 2 st 1 st Bedömning Internrevisionens konstaterar att rutinerna i polisregioner och nationella avdelningar skiljer sig åt i varierande grad. Skillnaderna avser förvaring, hantering och ansvaret för detta, så även inom HR-avdelningen. Enhetlighet förefaller råda kring vilka handlingar som förvaras i personalakterna och förvaring av känslig information men skiljer sig åt beträffande när personalakter ska arkiveras. Polisregionerna har kommit olika långt när det gäller centralisering av förvaring av personalakter. Även för HR-direkt återstår arbete att få in alla personalakter för nationella avdelningar. Enkätundersökningen har enligt internrevisionen visat på behovet av tydliga riktlinjer för området och i några fall också behovet av att se över på vilket sätt personalakterna förvaras. Risken att personalakter inte kan återfinnas har i såväl enkätundersökningen som stickprovsundersökningen bekräftats. Rekommendation 3.1 Orange Väsentlig brist Internrevisionen rekommenderar HR-avdelningen att: I handläggningsordningen tydliggöra ansvarsfördelning inom HR-avdelningen för personalakter Tillse att förvaring och hantering av personalakter utförs av personal inom HRavdelningen Ta fram nationella riktlinjer för förvaring och hantering av personalakter Se över möjlighet att centralisera förvaring och hantering av personalakter ytterligare och överväga möjligheten till e-arkiv (digitalisera processen).

RAPPORT 8 (8) Konsekvensen av om rekommendationerna inte följs är att förvaring och hantering fortsatt sker på olika sätt och att detta leder till en ökad risk att personakter förkommer. Detta kan medföra betydande negativa konsekvenser för verksamheten. 4 Sammanfattande bedömning Granskningen har syftat till att bedöma polisens interna styrning och kontroll av hantering av personalakter. Fem revisionsfrågor har formulerats: Finns enhetliga rutiner beträffande var och hur personalakterna förvaras? Finns enhetliga rutiner beträffande innehållet i respektive personalakt? Efter anställnings upphörande, finns enhetliga rutiner för hur länge personalakter förvaras i närarkiv innan de arkiveras? Finns rutiner som minimerar risken för att personalakter förkommer alternativt brinner upp? Finns rutiner för att undvika att obehöriga får del av känslig information från personalakter? Internrevisionens sammanfattande bedömning är att rutinerna kring förvaring och hantering av personalakter inte är enhetliga i myndigheten. En stor anledning till detta är avsaknaden av tydliga nationella styrdokument för området. Den interna styrningen och kontrollen behöver förbättras genom tydliggörande av ansvar, framtagande av styrdokument och skulle underlättas av en ytterligare centralisering. Carl Ygge