Protokoll Styrelsemöte 2014/15:07 Fört vid sammanträde med Styrelsen Tid:, kl 18:00 Plats: Gula rummet, Villa Medici Närvarande ledamöter Johanna Börjesson, ordförande Alexandra Sahlström, vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor och PR Fredrika Ekborg, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor Sara Lundblad, vice ordförande med ansvar för arbetsmarknadsfrågor Timmy Kjellqvist, ledamot med ansvar för internationaliseringsfrågor Linus Arvidsson, ledamot med ansvar för arbetsmiljöfrågor Daniel Wågsjö, övrig ledamot Samuel Nilsson, övrig ledamot Frånvarande ledamöter Rebecca Heimann, ledamot med ansvar för likabehandling Övriga närvarande Sofia Eklund, sekreterare Sändlista SAKS styrelse SAKS revisorer SAKS inspektor SAKS råd och utskott Sida 1 av 6
Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Johanna Börjesson öppnar mötet kl 18:09 1.2 Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan med tillägg av tre övriga frågor: Kaffeautomat, GFS och Inför AT 1.3 Adjungeringar att ha ett öppet möte 1.4 Val av justeringsperson att välja Fredrika Ekborg till justeringsperson 1.5 Föregående mötes protokoll att lägga protokollet från styrelsemöte 6 till handlingarna 1.6 Avstämning av ärendeplan Ärendeplanen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. att lägga ärendeplanen till handlingarna 1.7 Avstämning av beslutsuppföljning Beslutsuppföljningen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. att lägga beslutsuppföljningen till handlingarna Beslutsärenden ( 2) 2.1 Fastställande av presidiebeslut Johanna Börjesson går igenom de presidiebeslut som fattats sedan sist. att fastställa presidiebeslut 14/15:18-23 Sida 2 av 6
2.2 Ansökan om projektmedel FhUR En inkommen ansökan gällande Folkhälsovetenskapliga utbildningsrådets vårevent diskuterades. Johanna Börjesson förtydligade att det belopp som ansökan avser tidigare har funnits i budgeten men togs bort då programmet organiserades om och det var osäkert om eventet skulle gå att genomföra som tidigare. Styrelsen gillar idén och Fredrika Ekborg tar med sig detta till budgetdiskussionen med FhUR inför nästa år. att bifalla FhUR:s ansökan och bevilja 2000 kronor i projektmedel från utbildningsbevakningspotten Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Andrahandsbokhandeln SAKS andrahandsbokhandel har blivit populär och behovet av rutiner och nya idéer har växt. Rapport från arbetsgruppen har skickats ut och diskuteras. I samband med detta flikar Sofia Eklund in att den hundrade boken för år 2015 sålts på expeditionen under dagen. Diskussionen utmynnar i att styrelsen till nästa möte önskar ett förslag på avtal/kvitto för beslut om detta, samt ett inköpsförslag gällande ny (större) bokhylla. Frågan om nytt namn ska lyftas på Facebook och så småningom planeras en omröstning i korridoren vid kårexpeditionen. Problemet med att det idag endast fungerar med kontant betalning diskuteras. Några idéer lyfts och ska gås igenom ytterligare. Det nämns också att det är sårbart att det idag endast är en person som har hand om hela hanteringen, det vore önskvärt med ytterligare någon. 3.2 Policy externa arrangemang Anteckningar från arbetsgruppen har skickats ut med handlingarna Från förra året finns riktlinjer för hur externa arrangemang kan bilda projektgrupp för att kunna få hjälp med ekonomisk administration. På detta möte diskuteras framför allt alkoholtillståndet som enbart gäller för kårmedlemmar och hur detta kan göras tillgängligt för gäster i samband med externa arrangemang. På sikt önskas en policy som kan arbetas in i arbetsordningen. Arbetsgruppen får med sig frågan för vidare hantering. Sida 3 av 6
Styrelsens önskan är att hitta en väg som kan göra det möjligt och rimligt att hålla event hos oss för att visa upp oss och underlätta för våra aktiva. Stödmedlemskap är en möjlighet enligt dagens stadga, men det kan bli kostsamt jämfört med att hyra annan lokal och hanteringen av stödmedlemskap behöver i så fall ses över i ett större perspektiv för att kunna svara mot ändamålet. En idé som lyfts är att koppla stödmedlemsavgifterna till projektpotterna i budgeten, så att arrangemangen kan söka medel och därmed inte missgynnas ekonomiskt. En annan idé är att snegla på Chalmers Studentkårs gästmedlemskap. 3.3 Inrättande av utmärkelse Efter inspel från Seniorskollegiet och med anledning av femårsjubileet diskuteras inrättande av en utmärkelse för de som har haft viktiga förtroendeuppdrag eller gjort viktiga insatser för SAKS. Hela styrelsen tycker att det är en bra idé men det är inte självklart hur det ska läggas upp. Bland det som tas upp är vem som ska besluta om tilldelning, om det ska finnas flera nivåer eller varianter, hur utmärkelsen ska se ut och när den ska delas ut. Johanna Börjesson får i uppdrag att ta fram förslag till nästa möte, som sedan tas upp för beslut i Fullmäktige. Timmy Kjellqvist agerar bollplank. 3.4 Inrättande av uppdragsmedaljer Diskussionen fortsätter från den ovanstående, och också här är alla överens om att idén är god. Det finns dock problem i att hitta personer som kan utforma och tillverka medaljer samt att få fram prisuppgifter. Om medaljer ska delas ut redan i år så är det dessutom bråttom. Samuel Nilsson, Timmy Kjellqvist och Johanna Börjesson får i uppdrag att arbeta vidare. 3.5 Rekrytering av ny Styrelse Vid mötet är det mindre än två veckor till nomineringsstopp för nästa års styrelse. Rekryteringsinsatser som gjorts hittills är främst att nomineringsanmodan har spridits på hemsida, Facebook, mail och affischer samt att filmer med styrelseledamöterna har lagts upp på Youtube. Styrelsen diskuterar fortsatt hantering. Sida 4 av 6
Rapporter ( 4) 4.1 Ordförandens rapport Presidiets rapport har skickats ut med handlingarna. Johanna Börjesson svarar på styrelsens frågor, bland annat uppföljning av diskussionerna om ledighet för Alarm utifrån de problem som lyftes på föregående möte. att lägga rapporten till handlingarna 4.2 Styrelseledamöternas rapporter Närvarande ledamöter rapporterar muntligt. Linus Arvidsson har haft SAMO-möte. Daniel Wågsjö har varit på möten med ägarutskottet och valnämnden Samuel Nilsson har varit med och förberett utlysningen av GFS-val Timmy Kjellqvist rapporterar bland annat från frukostmöte med rektorerna och om kommande möte med internationaliseringsrådet Rebecca Heimann är inte närvarande, men Alexandra rapporterar från det Rektors chefs- och prefektmöte där de två representerade SAKS. 4.3 Ekonomisk rapport Ekonomisk rapport per 31 januari har skickats ut inför mötet, och Sofia Eklund svarar på frågor. 4.3 Övriga rapporter Johanna Börjesson rapporterar att Fullmäktige önskar skriftliga rapporter också från övriga styrelseledamöter framöver. Övrigt ( 5) 5.1 Övriga frågor SAKS har fått förfrågan om ifall det finns intresse av att åter sätta upp en kaffeautomat i Medicinarelängan. Det blir i så fall samma pris som i cafét men med ökad tillgänglighet eftersom det inte finnas några öppettider som begränsar. Styrelsen uppskattar att frågan har tagits upp av akademikansliet och välkomnar att en kaffeautomat sätts upp på prov. Sida 5 av 6
Göteborgs Förenade Studentkårer har meddelat att de har svårt att nå ut med sina artiklar för att de inte har råd att ha det program som de stora medierna använder. Eventuellt kan kårerna bidra och därför kan frågan dyka upp i kommande budgetdiskussioner. Projektansökan inför vårens Inför AT-helg har inkommit. Styrelsen hänskjuter frågan till presidiet. Slutligen tas det upp att det behövs en SAKS-skylt till expeditionen på Odontologen. Förhoppningsvis kan akademikansliet hjälpa till. 5.2 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls på Villa Medici 23 mars 18:00. Daniel Wågsjö och Samuel Nilsson lagar mat 5.3 Mötesutvärdering Genomförs muntligt. 5.4 Mötets avslutande Johanna Börjesson avslutar mötet klockan 20:17 Vid protokollet: Sofia Eklund Justeras: Johanna Börjesson Ordförande Fredrika Ekborg Justeringsperson Sida 6 av 6