Styrelsen nr 8 /2007 Kallelse till sammanträde den 15 juni kl. 09.30. Paragraf Ärende 89 Sammankallande och beslutförhet. 90 Justering av protokoll. 91 Fastställande av föredragningslistan. 92 Utbildning till psykoterapeut i kognitiv beteendeterapi på högre specialnivå 2008-2011. 93 Diskussion kring vård utom Åland. 94 Ändring av ÅHS upphandlingsdirektiv. 95 Utlåtande över besvär till Ålands förvaltningsdomstol. Konfidentiellt ärende 96 Landskapsregeringens brev gällande ÅHS rapportering. 97 Kvalitetsprojekt utgående från balanserat styrkorts-modellen. 98 Styrelsens sammanträdesdagar under hösten 2007. 99 Delgivningar. 100 Samordning av laboratorieverksamheten. Gun Carlson Vice ordförande
Styrelsen SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 8 Datum fredagen den 15 juni 2007 Paragraf nr 89-100 Plats och tid Centralförvaltningens sammanträdes rum, Doktorsvägen, kl. 09.30 12.30 Beslutande Gun Carlson vice ordförande Gun-Mari Lindholm ledamot, ej närv. 94 Jonny Karlström ledamot, närv. 89-93, 97 Göte Winé ledamot Fredrik Lindqvist ersättare Benita Johans ersättare Ulla Renfors ersättare Frånvarande Roger Jansson ordförande Torbjörn Björkman ledamot Maija-Liisa Mikkola ledamot Föredragande Björn-Olof Ehrnström förvaltningschef Övriga närvarande Margareta Bondestam chefläkare Tiina Robertsson personalchef Ulla Andersson FOA-Åland, närv. 89-92, 97 Harriet Lindeman landskapsregeringsledamot,närv. 89-92 Birger Ch Sandell landskapsläkare, ej närv. 94 Ann-Marie Eriksson förvaltningssekreterare Juha Ahlroth klinikchef, närv. 92 Lars Stenhamn konsult, närv. 97 Protokolljustering Dagens protokoll förklaras justerat. Gun Carlson Björn-Olof Ehrnström Utdragets riktighet bestyrkes
SAMMANKALLANDE OCH BESLUTSFÖRHET 89 FÖRSLAG: Sammanträdet förklaras lagligen sammankallat och beslutfört. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. JUSTERING AV PROTOKOLL 90 FÖRSLAG: Dagens protokoll förklaras justerat när det har undertecknats av mötets ordförande och kontrasignerats av föredragande. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. FASTSTÄLLANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN 91 FÖRSLAG: Dagens föredragningslista fastställs. BESLUT: Styrelsen godkände föredragningslistan och beslöt uppta ett extra ärende ( 100) samt att 97 behandlas före 93. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 1
UTBILDNING TILL PSYKOTERAPEUT I KOGNITIV BETEENDETERAPI PÅ HÖGRE SPECIALNIVÅ 2008-2011 92 Klinikchef Juha Ahlroth presenterar möjligheten till ovannämnda utbildning på Åland under åren 2008-2011 i samarbete mellan Högskolan på Åland och Joensuu universitet. Han framhåller behovet av att ha personal med denna utbildning eftersom kognitiv terapi är den mest växande terapiformen inom psykiatrin, vetenskapligt bevisat vara effektiv och kostnadsinbesparande p.g.a. korta behandlingstider. Utbildningen ger den skyddade yrkestiteln specialpsykoterapeut och ger också behörighet att verka som specialpsykoterapeut inom de av FPA godkända områdena. Behovet inom psykiatrin på Åland uppges vara 10 personer med denna utbildning och ett preliminärt intresse finns bland personalen. Kostnaden uppgår till 2.000 euro/termin, d.v.s. 16.000 euro för hela utbildningen/person. För 10 personer skulle detta innebära 40.000 euro/år i 4 år. Eftersom närstudierna sker på Åland blir det inga resekostnader. Bilaga 1. Ledningsgruppen behandlade anhållan första gången den 29 maj 2007 / 141 och beslöt då begära tilläggsuppgifter. Bilaga 2. Klinikchef Juha Ahlroth och överskötare Gunnar Sjöblom har gett följande tilläggsuppgifter. Bilaga 3. Ledningsgruppen har behandlat ärendet på nytt den 5 juni 2007 och konstaterade då att detta är ett unikt tillfälle att få behörighetsgivande utbildning i kognitiv beteendeterapi på Åland och att ÅHS bör utnyttja tillfället. Ledningsgruppen var dock tveksam till att förorda denna fyra åriga utbildning till vårdpersonal (närvårdare), som har sin anställning på vårdavdelning, likaså till de föreslagna nyanställda socialkuratorerna på barn- och ungdomspsykiatriska mottagningen. Ledningsgruppen beslöt förorda för styrelsen att ÅHS kan anmäla tre läkare och en psykolog till utbildningen i kognitiv beteendeterapi under åren 2008-2011 och att ÅHS därmed står för terminsavgifterna och lönekostnaden under de dagar deltagarna deltar i närstudier på Åland, 2-3 dagar per månad. Förutom lön uppgår kostnaden till 16.000 euro/år eller sammanlagt 64.000 euro för hela utbildningstiden. De deltagande personerna förutsätts förbinda sig att tjänstgöra inom ÅHS två år efter avslutad utbildning med hänvisning till Tjänstekollektivavtalet om utbildning, 4. Bilaga 4. Klinikchef Juha Ahlroth är kallad till styrelsen för att ge närmare information och svara på frågor. På sammanträdet utdelades en skrivelse, gällande planerad psykoterapiutbildning i kognitiv beteendeterapi, av psykolog och psykoterapeut Margit Sundström. Bilaga 5. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 2
UTBILDNING TILL PSYKOTERAPEUT I KOGNITIV BETEENDETERAPI PÅ HÖGRE SPECIALNIVÅ 2008-2011 forts 92 FÖRSLAG: Styrelsen beslutar att fyra ÅHS anställda ( tre läkare och en psykolog) kan erhålla den planerade utbildningen i kognitiv beteendeterapi som ordnas av Högskolan på Åland i samarbete med Joensuu universitet. ÅHS står därmed för lön under utbildningstiden och terminsavgifterna. Eftersom utbildningen ger en ny behörighet förutsätter styrelsen att deltagarna förbinder sig att tjänstgöra inom ÅHS åtminstone två år efter avslutad utbildning i enlighet med 4 Tjänstekollektivavtalet om utbildning. BESLUT: Styrelsen beslöt återremittera ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 3
Styrelsen den 13 april och den 15 juni 2007 DISKUSSION KRING VÅRD UTOM ÅLAND 55 Styrelseordförande har önskar ha en diskussion kring vård utom Åland i styrelsen. Bilagt finns följande beslut och fakta gällande ämnet: Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 4 Vård utom Åland Plan för fortsättningen. Bilaga 1. - ett policydokument som antagits av styrelsen 1999. Reglementets punkt 7.7 gällande betalningsförbindelse för vård. Bilaga 2. - fastställer vilka som är behöriga att remittera patienter till vård utom Åland. Vård utom Åland i verksamhetsberättelsen för 2006. Bilaga 3. - översikt över besök, vårdagar och medelkostnader i Sv/Fi 2004-2006. Extern vård utom Åland, per enhet inom ÅHS för åren 2002-2005. Bilaga 4. - besök, vårddagar och medelkostnader i Sv/Fi 2002-2006 enhetsvis. Besök vårddagar och kostnader per diagnos 2005. Bilaga 5. Antal åländska patienter och kostnader 2004-2006 vid Akademiska sjukhuset Bilaga 6. - besöken fördelade enligt a) den dyraste procenten b) den dyraste 10-procenten c) alla patienter. Prisjämförelse mellan vård i Finland och i Sverige, 2005 års material. Bilaga 7. - gäller endast de diagnoser som vårdats både i Finland och i Sverige. - ingen garanti för att vården inom samma diagnos har varit likvärdig. Översikt över remitterande specialiteter och diagnoser år 2006. Bilaga 8. FÖRSLAG: Styrelsen för en diskussion kring vård utom Åland. ------------------- Närvarande vid diskussionen var klinikcheferna Tommy Holmström, Markku Korvela och Christian Johansson. BESLUT: Styrelsen beslöt att policydokumentet för vård utom Åland från 1999 görs om med tyngdpunkt på ekonomin, språket och den medicinska funktionen på ett övergripande plan. Dokumentet utformas av förvaltningschefen, chefläkaren och styrelsens ordförande. 93 Dokumentet Huvudprinciper för upphandling av / remittering till vård utom Åland har uppgjorts av förvaltningschefen, chefläkaren och styrelsens ordförande. Dokumentet har även delgetts klinikcheferna, som omfattat innehållet. Bilaga 1. På sammanträdet utdelades dokumentet Vård utom Åland Plan för fortsättningen - policydokumentet som antagits av styrelsen 1999. Bilaga 2. FÖRSLAG: Styrelsen antar dokumentet Huvudprinciper för upphandling av / remittering till vård utom Åland BESLUT: Styrelsen bordlade ärendet.
ÄNDRING AV ÅHS UPPHANDLINGSDIREKTIV 94 ÅHS styrelse har antagit anvisningar om tillämpningen av landskapets direktiv för upphandling den 19.11.2004. Bilaga 1. Landskapsregeringen har reviderat sitt regelverk för upphandlingar under EU:s tröskelvärden den 11.4.2006 och det reviderade regelverket har trätt ikraft den 1 maj 2006. Bilaga 2. Med anledning av detta är det skäl att ÅHS:s regelverk också revideras på motsvarande sätt. Ändringen gäller den summa under vilken direkt köp kan genomföras utan anbudsbegäran. Gränsen har tidigare gått vid 3.000 euro, har nu höjts till 10.000 euro. FÖRSLAG: Styrelsen besluter revidera Anvisningarna om tillämpningen av landskapets direktiv för upphandling beträffande summan under vilken direkt köp kan genomförs utan anbudsbegäran. Summan 3.000 euro höjs till 10.000 euro. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 5
Styrelsen den 3 november 2006 och den 15 juni 2007 UTLÅTANDE ÖVER BESVÄR TILL ÅLANDS FÖRVALTNINGSDOMSTOL Konfidentiellt Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 6
LANDSKAPSREGERINGENS BREV GÄLLANDE ÅHS RAPPORTERING 96 Landskapsregeringen har genom sitt brev daterat 22 maj 2007, Dnr F10/07/5/5 påtalat ÅHS bristfälliga rapportering beträffande de anställdas pensionsuppgifter och beträffande bokföringen. Bilaga 1. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 7 Beträffande rapporteringen till pensionsdataregistret har det under årens lopp funnits otaliga problem med att få de elektroniska uppgifterna från ÅHS personaladministrativa program (PR) felfritt in i landskapets pensionsdataregister. Till största delen har detta berott på det stora antal kortvarigt anställda vikarier, som haft återkommande förordnande och där PR-programmet inte lyckats kommunicera på rätt sätt med landskapsregeringens pensionsdataregistret. Detta har lett till mycket manuellt arbete för att åtgärda felaktigheterna i rapporteringen. Problemen har vid upprepade tillfällen framförts till ÅHS programleverantör Abilita, som även stått i kontakt med landskapsregeringens pensionsansvariga tjänstemän för att åstadkomma en felfri rapportering. Bland annat besökte ansvariga från ÅHS Abilita i Jakobstad den 26 oktober 2006 för att åstadkomma en förbättrad rapportering. Programansvarige Stefan Backman från Abilita konstaterar att nästan alla fel uppstår på grund av att en anställning definieras på olika sätt i ÅHS PRprogram och i landskapsregeringens pensionsdataregister. Detta kan från ÅHS sida rättas till genom att istället för kvartalsrapporter endast leverera avbrottsoch kompletteringsanmälningar. Om detta och övriga frågor i anslutning till pensionsredovisningen hölls ett möte på ÅHS den 6 juni 2006. Protokollet finns som bilaga 2. ÅHS kommer nu att för landskapsregeringen föreslå en förändrad rutin i rapportering för att åtgärda de fel som hittills förekommit. Den första kvartalsrapporteringen för 2007 har sänts in till landskapsregeringen den 29 maj 2007. De senaste kompletteringarna och rättelserna till årsredovisningen för år 2006 har skickats in den 6 och 7 juni. ÅHS räknar med att allt är korrekt inlämnat och därmed undviks en förhöjd pensionsavgift om 0,5 %. Beträffande den ekonomiska rapporteringen till landskapsregeringen under 2006-2007 ligger orsaken till att detta inte skett månadsvis i ÅHS nya ekonomisystemet som infördes i maj 2006. Införandet har trots extra personalresurser lett till en mycket stor belastning på ekonomienheten och därför har en dialog med finansavdelningen förts gällande ÅHS bristande möjligheterna till månadsvisa rapporter under 2006. Finansavdelningen accepterade situationen under fjolåret. Nu utarbetats som bäst en elektronisk rapport, som kommer att möjliggöra månadsvisa rapporteringar på ett mera rationellt sätt än hittills. Tidigare krävde landskapsrapporten c en veckas arbetstid av en ekonomipersonal varje månad. Målsättningen med den nya elektroniska rapporteringen är att det mesta av det manuella arbetet undviks.
LANDSKAPSREGERINGENS BREV GÄLLANDE ÅHS RAPPORTERING 96 FÖRSLAG: Styrelsen konstaterar att åtgärder för att uppnå en regelbunden och felfri rapportering gällande pensionsuppgifter och bokföring till landskapsregeringen har vidtagits. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 8
KVALITETSPROJEKT UTGÅENDE FRÅN BALANSERAT STYRKORTS MODELLEN 97 Styrelsen erhöll en presentation av Balanserat styrkort på mötet den 27 april av konsult Lars Stenhamn. Det dokument som då fanns som delgivning bifogas här som bilaga 1. Lars Stenhamn har presenterat modellen för personalen den 9 och 10 maj. Efter den presentationen har ett flertal avdelningar och enheter utryckt sitt intresse att få vara med i den första projektfasen för att utveckla och kvalitetssäkra sin verksamhet. Tillsvidare har inga beslut tagits om, när och på vilket sätt Balanserat styrkort, som ett grundläggande kvalitetsprojektet för ÅHS, skall införas. Lars Stenhamn har skickat följande förslag till implementering. Bilaga 2. Ledningsgruppen kommer att behandla ärendet den 12 juni utgående från chefläkarens beredning. Bilaga 3. Ledningsgruppen sammanträffar med Lars Stenhamn den 14 juni för att diskutera upplägget och kan efter det ge en närmare redogörelse för styrelsen. ------------------- På sammanträdet utdelades dokumentet Kvalitetsprojekt utgående från balanserat styrkorts-modellen. Bilaga 4. Budgetanslag för kvalitetsarbete under hösten 2007 finns reserverat i budgeten. Anslag för det fortsatta arbetet under 2008 och framåt beaktas i de följande årens budgeter. FÖRSLAG: Styrelsen beslutar att under hösten i särskilda seminarier under 6 dagar ta fram ett styrkort för ÅHS som skall vara utgångspunkt för basenheternas fortsatta arbete enligt ovanstående modell. Personal- och patient/kundenkäter förbereds och genomförs under hösten 2007. De verksamheter som anmält sitt intresse för att delta och som kan göra detta utan extra resurstillskott startar upp sitt arbete med BSC. En intern resursperson tillsätts av projektmedel för 2007. Efter att budgeten för 2008 fastställts definieras tidsramarna och projektering för det fortsatta arbetet. Den primära målsättningen är att samtliga verksamheter har ett balanserat styrkort inom fem år. BESLUT: Styrelsen beslöt att under hösten 2007 i särskilda seminarier under 6 dagar ta fram ett styrkort för ÅHS som skall vara utgångspunkt för basenheternas fortsatta arbete enligt BSC-modellen. Seminariedagarna fastställdes till 27-28 september, 11 oktober, 24 oktober, 16 november och 14 december. Till övriga delar bordlades ärendet. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 9
STYRELSENS SAMMANTRÄDESDAGAR UNDER HÖSTEN 2007 98 Styrelsen skall enligt reglementet på förhand fastställa en halvårsplan för sina sammanträden. För höstterminen föreslås att styrelsens sammanträdesdagar är följande fredagar: FÖRSLAG: Styrelsen sammanträder under höstterminen 2007 följande fredagar: Utöver dessa genomför styrelsen tillsammans med de ansvariga för de olika enheterna en konsekvensbedömning av budgetförslaget för 2008 torsdagen den 23 och fredagen den 24 augusti. Sammanträdena inleds kl. 09.00 och sker på plats, som anges i föredragningslistan. Extra sammanträden kan vid behov tillkomma. BESLUT: Styrelsen fastställde den 23-24 augusti för konsekvensbedömningen av budgetförslaget och den 31 augusti för följande möte. Övriga datum för höstens möten bestäms av ordföranden och delges styrelsemedlemmarna. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 10
DELGIVNINGAR 99 FÖRSLAG: Styrelsen antecknar följande statistik, jämförelse och protokollsutdrag för kännedom: 1. Statistik över olycksfall / arbetsskada, läkare och vårdpersonal (fakturerade till försäkringsbolag 2007) januari-april 2007, 2. Jämförelse av kostnader för remitterad + övrig Vård utom Åland jan-dec 2005 mot jan-dec 2006, 3. Protokollsutdrag, 22.5.2007, gällande Ålands hälso- och sjukvårds anhållan om att få omdisponera en del, ca 110.000 euro, av anslaget för inventarier till livsmedelslaboratorier till anpassning av det nya ekonomisystemet, B.m. 45.70.70 år 2005. 4. Protokollsutdrag från Kommunstyrelsen i Föglö gällande öronkontrollutrustning till hälso- och sjukvårdsmottagningen i Föglö. 5. Underlag för budgeten för år 2008. 6. ÅHS Verksamhetsberättelse för år 2006. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 11
SAMORDNING AV LABORATORIEVERKSAMHETEN 100 Landskapsregeringen beslöt den 31. maj 2007 anteckna slutrapporten från arbetsgruppen för utredning av gemensam organisation för laboratorieverksamheten vid livsmedelslaboratoriet, Ålands miljölaboratorium och Ålands försöksstation för kännedom. Landskapsregeringen beslöt samtidigt att laboratorierna förblir separata enheter under år 2008. Livsmedelslaboratoriet överförs från ÅHS till den nya miljö- och hälsoskyddsmyndigheten. Bilaga 1. FÖRSLAG: Styrelsen antecknar slutrapporten och landskapregeringens beslut för kännedom. BESLUT: Styrelsen beslöt enligt förslaget. Protokolljustering Utdragets riktighet bestyrkes 12