Sida: 1 (6) Minnesanteckningar från Målseminarium Uppföljning Tid: Onsdagen den 20 november, 2013, 09.30-16.30 Plats: Westmanska palatset, Stockholm Deltagare: Jan Johansson HJ Robert Axebro UMU Stellan Englen CTH Maria Bengtsson KI Anders Stenström HB Lars Nilsson UU Ann-Britt Almqvist LTU Håkan Fasth HH Max Quetel SU Tomas Johansson LU Johan Hedman DU Catherine Zetterqvist Ladok 3 Bo Sehlberg Ladok3 Per Auster Ladok3 Katarina Tillman Ladok3 Johan Sjödin Ladok3 Anna Åhnberg Ladok3 Anette Eriksson Ladok3 1 Syfte och mål med dagen Syfte Syftet med dagen var att bättre förstå lärosätenas behov vad gäller uppföljning av Ladok-information samt att informera och förankra om projektets uppdrag och avgränsningar inom området. Mål Ta fram en gemensam (förankrad och prioriterad) listning av funktionalitet som Uppföljningstjänsten i Ladok3 ska stödja. 2 Inledning Huvudprojektledare Johan Sjödin inledde med att hälsa alla välkomna.
Sida: 2 (6) 3 Bakgrund, mål och avgränsningar för uppföljning i Ladok3 Ladok3:s huvudproduktägare Cathrine Zetterqvist gick igenom bakgrund, mål och avgränsningar som projektet har för uppföljning i Ladok3. Catherine berättade också om de delar av arkitekturen för uppföljning som redan beslutats av styrgruppen för projektet. Se mer i Målseminaruim_uppföljning_121120.ppt 3.1 Behov av funktionalitet i nya Ladok Under presentationen diskuterade gruppen vilken nivå av funktionalitet som krävs i nya Ladok för att stödja uppföljning, med anledning av att många lärosäten använder externa verktyg (BI-verktyg) för att ta ut rapporter och göra analyser/uppföljningar/prognoser. Ett argument för att ändå ta fram grundläggande funktionalitet är att det finns lärosäten som inte har ekonomiska möjligheter att använda externa verktyg. Gruppen föreslog till projektet att inventera hur lärosätena både större och mindre förhåller sig till detta. 3.2 Jämförelsetal mellan lärosätena Under presentationen lyftes också en önskan om att i uppföljningstjänsten i nya Ladok kunna ta fram jämförelsetal från andra lärosäten för att jämföra med det egna. Det konstaterades att det inte är lämpligt i alla fall, eftersom det kan finnas information som man inte gärna delar med övriga lärosäten, främst av konkurrensskäl. Gruppen enades dock om att den information som skickas till SCB bör vara okontroversiell att tillgängliggöra för övriga lärosäten. 4 När och varför görs uppföljning inventering i mötesgruppen Under 10 min fick deltagarna två och två identifierade scenarier för uppföljning i Ladok3 Listan på scenarier grupperades senare, se punkt 6, grupp 2. 5 Förklaring av olika utdata i Ladok3 Under föregående övning framkom en del frågor kring skillnaderna i utdata och vilken som ska tas fram via funktionalitet och vilken som ska tas fram och bearbetas i BIverktyg. Projektets lösningsansvarig Bo Sehlberg beskrev detta med följande uppdelning: Form av utdata Exempel på utdata Operativt Funktionsstöd Informationsunderlag Studiedeltagande, Resultat etc Användargränssnitt ÅR + andra aggregeringar (slutprodukt) Användargränssnitt i Verksamhetsobjekt (Listor+ filter) Användargränssnitt i uppföljningstjänsten i Ladok3 Grundinfo, tillgängligt för export samt SQL
Sida: 3 (6) i respektive tjänst i Ladok3 INTE en del av uppföljning uppföljningstjänsten i Ladok3 Användargränssnitt och hantering i externt verktyg Projektet behöver veta vilka slutprodukter lärosätena har nytta av. Projektet behöver också veta vilka behov av verksamhetsobjekt och grundinfo lärosätena har. 6 Prioriterade behov inventering i mindre grupper Under 70 min fick 2 grupper (nr 1 och 3) sitta och diskutera och lista vilka behov som finns inom området uppföljning som det ska finnas funktionalitet för, därefter fick de göra en grov prioritering mellan dessa Grupp 1 HÖG- prio Kunna ta fram uppgifter enligt regleringsbrevet Data för lärosätenas årsberättelser inventering Genomströmning total med möjlighet att filtrera och med olika ingångar (Kohort, program, kurser m.m.) Jämföra mot historisk data MELLAN- prio Nybörjare på alla ledder Behörigheter (sökande) antagna och registrerade Utbytesavtal - uppföljning av platser m.m. LÅG- prio Stöd till flexibla utvärderingar/granskningar/nyckeltal - inventering Andelen internationella studenter, förutbildningsland Stöd att följa upp avgiftsstudenter Grupp 3 HÖG- prio Flexibla informationsobjekt (lätt att lägga till nya attribut) Jämförelser mellan tidigare års- redovisningar Standardisering av begrepp och rutiner Kunna hitta underliggande uppgifter (individ) Enkla tydliga rapporter MELLAN- prio Kunna ta fram uppföljningsinfo enligt regleringsbrevet: o HST/HPR o Återrapp div uppdrag tex VAL, ASP ect
Sida: 4 (6) o Tillströmning o Inaktiva studenter o Doktorander o Examina o Prognos enligt utfall o Prestationskvot o Mobilitetsuppgifter Uppföljning av utb. samarbeten Prognoser- förbättrade möjligheter till resultatuppföljning, när är resultatet förväntat, vilka förväntas ta examen i år etc Förändringar över tid, på utb.omr, inst, utb etc Kohortuppföljning Möjlighet att jämföra lärosäten LÅG- prio Prislappar i ÅR- tabellerna Etablerade på arbetsmarknaden Rekryteringslän fördelat på XX Ålder vid studiestart Uppföljning/statuskoll för lärosätes egen kurs o Antal sökande o Antagna o Registrerade o Godkända delkurser o Godkända hel kurs Behörighet för allmänheten för uttag av statistik/uppföljning Grupp 2 Gruppen kategoriserade scenarierna från övningen i punkt 4 i sådana som kräver ett särskilt funktionsstöd i Ladok3 för att hantera respektive vilka som hanteras med hjälp av direkt SQLåtkomst och/eller export till externt verktyg (typiskt BI-verktyg). Kräver funktionsstöd Som studierektor vill jag se antal studenter samt HST och HPR på våra kurser och program i slutet på terminen. En handläggare vill se förhållandet mellan in- och utresande studenter för att se utveckling över tid Program uppföljning- termin/år/kull starttermin, reg/examen poäng Verksamhetscontroller tar fram underlag för prognos (HST/HPR- utb. omr) Kohortuppföljning för specifik grupp. Ämnes-/programansvarig vill veta hur det gått. En handläggare tar fram genomströmning för en kurs/program/orgenhet etc En handläggare tar fram en HST- beräkning uppdelad på org. Tillhörighet Uppföljningshandläggare tar fram underlag för olika rankningslistor
Sida: 5 (6) Som planerare vill jag analysera utfall för att stämma av prognos (HST och HPR) Genomströmning, utnyttjande av platser, antal inresande/utresande, prestationsgrader Som rektor vill jag ha konkreta uppgifter till ÅR i tid En central Ladokhandläggare tar fram ekonomisk uppföljning per inst, program, und.form. HST/HPR och andel inom inst för intern uppföljning på inst. En handläggare tar ut antalet registrerade studenter på lärarutbildningen under olika terminer för att pressen frågar. Informationsunderlag (för SQL-åtkomst och/eller export till externt verktyg) En central Ladokhandläggare tar fram studieresultatet på Chalmers i förhållande till från vilket utländskt universitet studenten kommer ifrån. Detta ska användas för rekrytering. Som studierektor vill jag he en prognos baserad på tidigare data Som planerare vill jag kunna stämma av utfall mot strategiska mål Som planerare vill jag ta fram underlag för kvalitetsdialoger- i sin tur underlag för intern resursfördelning. Förändringar av kurser, klassning i utbildningsområden. Controller- syfte ser hur klassningen påverkar utfallet. En studierektor tar fram en listning av de senaste fem programkullarnas studieresultat för att använda i UKÄs självutvärderingen Registrator vill ta fram adhoc-data om studenter En prefekt vill göra en pedagogisk uppföljning och se vilka som klarat tentamen vid 1, 2 och 3 tillfället. Uppföljning på beslut. Prognos innan beslut? Som uppföljningshandläggare vill jag se den geografiska spridningen av sökande vid lärosätet 7 Avstämning mot befintliga Uppföljningstjänster i Ladok LW01Kohortuppföljning Funkar bra, används av många och är viktig. LW02 och LW03- Antal sökande, registrerade och antagna fristående kurser respektive program Innehåller information från NyA. Funkar bra för vissa, men Bara aggregat-> generellt önskemål att även få in underliggande data Saknar viss information Vore bra om vi inte behöver ta in NyA info i Ladok men vi kanske måste LW04- Poängproduktion, utdata Tillför inte mycket jämfört med en bra genomströmningsfunktion. Det är för grova poängintervall idag.
Sida: 6 (6) LW06- Tid att klara kurs Tillför inte mycket jämfört med en bra genomströmningsfunktion. LW08- Årsredovisning - utdata Används av de flesta och är viktig. Men är för begränsad idag. LW09- Registreringsverifikat Måste stödja detta enligt RRV. Bör utredas mer. LW10- Uppföljning av doktorander Bör ingå i standarduppföljningsfunktioner, men med vissa specialkrav, exempelvis: aktivitet, försörjning och studietid netto för doktorander. LW 11- Studieavgifter Bör ingå i standarduppföljningsfunktioner. LW12- Uppföljning av HST utan resultat (under utveckling) Bör ingå i standarduppföljningsfunktioner. Sammanfattningsvis ansåg gruppen att den funktionalitet som LW- tjänsterna idag erbjuder är bra men täcker inte upp hela behovet. Behovet och hanteringen av registreringsverifikat bör diskuteras med Riksrevisionen. 8 Frågor Hur stödjer vi uppföljning av individer och grupper av studenter? Individuppföljning hanteras i första hand i Studiedeltagande och gruppuppföljning hanteras i Uppföljning. Ska vi kunna återskapa rapporter med eller utan ändringar som skett efter perioden? Problem med stort andel sena resultat och även registreringar. Särskilt behov kring årsskiftet Viktigt att bygga struktur som stödjer återskapande, men inte prio 1. Hur mycket av NyA- data ska vi hålla i Ladok3? Inte färdigutrett ännu och vi har en kontinuerlig dialog med NyA förvaltningen.