PITEÅ KOMMUNS RIKTLINJER FÖR SPONSRING Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Piteå kommuns riktlinjer för sponsring Riktlinjer 2009-05-18, 55 Kommunfullmäktige (Beslut om riktlinjera tas i framtiden av kommunstyrelsen) Dokumentansvarig/processägare Version Senast reviderad Giltig till Kommunstyrelsen 1 2009-05-18, 55 Tills vidare Dokumentinformation Dokumentet gäller för Dokumentet innehåller riktlinjer om hur kommunen ställer sig till sponsring i allmänhet, av evenemang, idrottssponsring och övrig sponsring Anställda och förtroendevalda som berörs av sponsring, de som ansöker om sponsring
Sida 1 1 ALLMÄNNA RIKTLINJER FÖR SPONSRING 1.1 Definition av sponsring Sponsring är när en organisation eller person betalar kostnaderna för hela eller delar av en verksamhet och som i ersättning får möjlighet att göra reklam eller PR i någon form. Sponsring är en affärsmässig överenskommelse till ömsesidig nytta för parterna. Genom att sammankopplas med ett evenemang av stort allmän- eller samhällsintresse stärker sponsorn sin image och trovärdighet. Sponsor kallas den, som ekonomiskt stöder en annan verksamhet där det som motprestation ger ett reklam- och marknadsföringsvärde. Bidrag är en annan form av ekonomiskt stöd, men det skiljer sig från sponsring på det sättet att bidragsgivaren inte får något i utbyte. Ett bidrag är att ses som en gåva. 1.2 Kriterier för sponsring Den sponsrade ska bedriva samhällsnyttig verksamhet och den sponsrade verksamheten, aktiviteten eller evenemanget ska vara tillväxtfrämjande. Det ska vara positivt för kommunen att kopplas samman med den sponsrade och den verksamhet, aktivitet eller evenemang som sponsringen avser. Kommunen sponsrar inte enskilda personer eller företag utan sponsringen riktar sig till föreningar eller specifika evenemang/arrangemang som anordnas. För att Piteå kommun ska sponsra ska följande gälla: 1. Sponsringen ska riktas till en angiven verksamhet, evenemang eller aktivitet som den sponsrade genomför. 2. Den sponsrade ska göra en motprestation i form av en aktiv marknadsförings- och/eller informationsinsats för kommunens räkning. Dessutom kan motprestationen bestå av andra former av åtaganden såsom reklamsammanhang, föreläsningar och olika evenemang middagsarrangemang, friskvårdsarrangemang, representationer m.m. 3. Den sponsrade ska redovisa hur sponsringsmedlen kommer att användas och vilken nytta sponsringen kommer att göra. 4. Verksamheten, evenemanget eller aktiviteten som sponsringen är riktad till ska nås av en målgrupp utanför Piteå kommun och den sponsrade ska redovisa hur stor denna målgrupp är. 5. Sponsring ska grundas på ett skriftligt avtal mellan kommunen (sponsorn) och den sponsrade där respektive parts åtagande konkret ska redovisas. 6. Ansökan om sponsring ska göras på ett särskilt formulär. 7. Efter avtalstidens utgång ska den sponsrade på ett särskilt uppföljningsformulär i ord och bild redovisa hur villkoren i punkterna 2, 3 och 4 har uppfyllts.
Sid 2 1.3 Syftet med kommunens sponsring Piteå kommun är en stad vars målsättning är att vara en attraktiv plats för såväl boende, besökare som för företag. Ambitionen är att Piteå ska kunna hävda sig i den nationella konkurrensen om kvalificerad arbetskraft, företag och besökare genom att tillhandahålla goda förutsättningar för boende, företagande och besök. För att ett nationellt såväl som regionalt intresse för Piteå ska kunna bibehållas måste kommunen kontinuerligt utvecklas och marknadsföras. Genom sponsring vill Piteå kommun synas i positiva sammanhang av olika slag för att kunna förmedla den politiska visionen Piteå det är hit man kommer när man kommer hem. Syftet är också att göra kommunen känd som en evenemangsstad. Sponsringens syfte är också att utifrån den sponsrades perspektiv ge mjölighet att utveckla och förbättra den verksamhet som denne bedriver. För kommunens profilering ska det vara positivt för kommunen att kopplas samman med den sponsrade och den verksamhet, aktivitet eller evenemang som sponsringen avser. På så sätt ska kommunen exponeras och bli marknadsförd på ett positivt sätt och därigenom stärka sitt varumärke. 1.4 Värdering, beredning och beslut av sponsringsärenden Det är viktigt att kommunen inför beslut om eventuell sponsring värderar det man tänker sponsra. Ett sätt att värdera är att mäta exponeringen i media. Det viktiga är att kommunens namn presenteras och synliggörs. Det är också önskvärt att det är ett kringreportage som ger en positiv bild av kommunen. Det är kommunen som avgör värdet av sponsringen nås rätt målgrupp i förhållande till syftet? Värderingen varierar något beroende på om det är ett evenemang, en landslagsidrottare eller en idrottsförening som sponsras eftersom man vänder sig till olika målgrupper. Vidare varierar också huvudsyftet med varför man väljer att sponsra respektive kategori. Värderingssätt och tänkbara målgrupper Det är kommunledningskontoret som via tillväxtenheten bereder huvuddelen av kommunens sponsringsärenden såsom: - Evenemang - Idrottssponsring - Övrig sponsring Då respektive förvaltning eller kommunalt bolag bereder och beslutar sponsringsärenden inom sitt verksamhetsområde ska ärendena kommuniceras med kommunledningskontoret, via tillväxtenheten. Detta gäller även i de fall man får en förfrågan om sponsring och avstår från att sponsra. Efter upprättat avtal skickas en kopia på sponsringsavtalet till Tillväxtenheten för kännedom. Genom att samla allt på en plats får Piteå kommun bättre överblick över sponsringsärenden och en högre kompetens att avgöra och genomföra nödvändiga insatser och kommunen undviker då också risken för dubbelt stöd till samma intressent. Det är viktigt att alla nämnder klargör hur beslutsgången ska vara när det gäller sponsring, om besluten ska tas i nämnden eller via delegation.
Sid 3 1.5 Uppföljning av sponsring Uppföljning av avslutad sponsring bör alltid göras för att kunna bedöma vad sponsringen gav kommunen och för att kunna dra lärdom av tidigare erfarenheter. Detta ska ske på ett av Piteå kommun framtaget uppföljningsformulär och ska lämnas till den förvaltning där sponsringen hanterats. Slutredovisningen ska innehålla en avstämning av utfallet i förhållande till genomförandebeslutet. Den totala kostnaden för den kommunala sponsringen ska redovisas i årsredovisningen under kommunledningskontoret.
Sid 4 2 RIKTLINJER FÖR SPONSRING AV EVENEMANG 2.1 Evenemang Evenemang har den effekten att det förenar olika grupper och lokalbefolkning mot ett gemensamt mål och skapar stolthet och glädje runt den egna destinationen. En stor del av individers resor styrs av vilka evenemang som finns att tillgå. 2.2 Piteå en evenemangsstad Få destinationer har så lång erfarenhet och kompetens av att genomföra stora arrangemang som Piteå. Detta har gett Piteå en stark position som evenemangsarrangör, en erfarenhet som kommunen kan dra nytta av för att stärka oss ytterligare som evenemangsstad. Evenemang har därför en mycket viktig roll som varumärkesförstärkare, men också som marknadsföringskanal för att locka både gamla och nya gäster till Piteå. 2.3 Evenemangens inbördes betydelse Många gånger är det lätt att tro att det enbart är de stora evenemangen som har någon avgörande betydelse men för Piteå som mötesplats och upplevelsestad är det nödvändigt att arrangemangen sätts in i den kommungemensamma helheten. Detta innebär att alla de evenemang som genomförs av kommunen och av externa aktörer kan betraktas som en samlad resurs med det övergripande målet att stärka stadens attraktionskraft och därmed den lokala ekonomiska tillväxten och samhällsutvecklingen. För att arrangörer ska genomföra nationella och nordiska arrangemang i Piteå krävs likvärdiga kvalifikationer och kompetens som storstadsregionerna kan erbjuda. Kvalifikationer i enlighet med nationell nivå ger större möjligheter att vara en viktig aktör i regionen och därmed också bli en synlig aktör i Sverige. Enstaka En-gång-i-livet-arrangemang Melodifestivalen Invigningen av Studio Acusticum Yrkes VM Ibland återkommande nordiska och nationella arrangemang Magic and Miracles John Fogerty och artister av samma kaliber Mässor och konferenser av nordisk och nationell karaktär Ständigt återkommande regionala arrangemang Piteå Dansar och Ler, Piteå Summer games, Nolia, Vinter I Piteå, Evenemang på nöjesscener så som Piteå Havsbad, Nolia City, Studio Acusticum, Piteå Stadshotell, Mässor och konferenser av regional karaktär Ständigt återkommande lokala arrangemang Musikklubbar, Loppmarknader, Lokala idrottsevenemang, Mässor och konferenser av lokal karaktär
Sid 5 Detta kan beskrivas grafiskt genom en ambitionspyramid som beskriver de ambitioner som Piteå har för arrangemang på olika nivåer och av olika omfattning och hur dessa är inbördes beroende av varandra. 2.4 Syftet med evenemangssponsring Syftet för kommunen att sponsra ett evenemang är att ge arrangören en ökad mjölighet att utveckla och förbättra evenemanget samt att göra det tillgängligt för en större publik. Det ger också arrangören en möjlighet att synliggöra arrangemangen för målgrupper utanför kommunens gränser. Detta kan ge positiva effekter för kommunen genom att antalet besökare ökar och med det följer också ofta det mediala intresset för evenemanget och därmed också intresset för kommunen. Evenemangen som kommunen i första hand bör sponsra bör vara folkliga, breda evenemang med internationell, nationell eller regional attraktionskraft. De bör ha stort deltagarantal, dra mycket publik, gärna pågå över längre tid och/eller vara av återkommande karaktär. Kommunen ska se den ansökande arrangören som vilken entreprenör som helst och besluta om eventuellt stöd utifrån hur idéns bärighet bedöms. Kommunen ska inte själv ikläda sig arrangörskapet. 2.5 Ekonomiskt engagemang i evenemangen Kommunen kan överväga att ekonomiskt engagera sig i evenemang under förutsättning att alla eller övervägande del av följande kriterier är uppfyllda. Evenemanget ökar kännedomen om Piteå i Sverige. Evenemanget befäster den bild av Piteå som staden vill visa upp. Evenemanget ökar antalet besökare eller företag till Piteå Evenemanget har en hög internationell, nationell eller regional status. Evenemanget är långsiktigt utvecklingsbart. Evenemanget bidrar till att utveckla Piteå som boende, företags- och besöksstad. Evenemanget, om det är återkommande, kan visa på nytänkande och tydlig entreprenörsanda. Utgångspunkten är att ju större ekonomisk insats som Piteå kommun överväger, desto striktare ska kriterierna tillämpas. Det ska råda full öppenhet om kommunens ekonomiska engagemang i evenemang. 2.6 Kommunens roll i evenemang Vid evenemang är Piteå kommuns uppgift att i första hand tillhandahålla en serviceinriktad kommunal organisation som kännetecknas av snabb, enkel och rättssäker handläggning samt av god tillgänglighet och gott bemötande. Vidare kan kommunen marknadsföra Piteå som evenemangsstad och tillhandahålla säljmaterial. Evenemangsarrangörer möter ofta kommunen i rollen som avtalspart, myndighetsutövare och servicegivare. Vidare är ofta många förvaltningar engagerade vid genomförande av evenemang och därför är ett samarbete mellan såväl förvaltningar som arrangörer av stor vikt.
Sid 6 3 RIKTLINJER FÖR SPONSRING AV IDROTT 3.1 A-Landslagsklass Idrottare av A-landslagsklass kan bidra till att Piteå marknadsförs på ett bra och tydligt sätt utanför kommunens geografiska gränser. Förening i Piteå som har en medlem i svensk A- landslagsklass kan efter särskild ansökan erhålla sponsring enligt nedanstående: Föreningen skall vara verksam i Piteå Kommun. Föreningen ska ha en väl fungerande och utbredd ungdomsverksamhet. Föreningen som sponsras av kommunen ska ha ett program för hur man arbetar mot användning av alkohol, droger och förbjudna prestationshöjande preparat. Idrottsverksamheten ska ha ett medialt intresse. Föreningen kan stödjas med maximalt 50 000 kronor per medlem i svensk A- landslagsklass. Storleken på beloppet avgörs av det mediala intresset. En prestationsrelaterat bonus kan utgå vid goda lag- och/eller individuella prestationer. Bonusen kan maximalt utgå med följande belopp: Guld Silver Brons OS/VM 50 000 kr 20 000 kr 10 000 kr EM/WC totalt 20 000 kr 7 000 kr 3 000 kr SM 15 000 kr 5 000 kr 2 000 kr Maximalt prestationsrelaterad bonus kan uppgå till 50 000 kronor per säsong. Total sponsring under en säsong kan uppgå till maximalt 250 000 kronor. 3.2 Övrig idrottssponsring Kommunen kan sponsra föreningar som har lag i sådan division eller enskilda utövare i sådan klass som kan anses vara av större medialt intresse utanför regionen. Kommunen gör detta för att belysa och lyfta fram att man har en idrottslig bredd samt att dessa representanter ska vara goda förebilder för att även locka besökare till orten. Förening kan efter särskild ansökan sponsras enligt nedanstående: Föreningen skall vara verksam i Piteå Kommun. Föreningen ska ha en väl fungerande och utbredd ungdomsverksamhet. Föreningen som sponsras av kommunen ska ha ett program för hur man arbetar mot användning av alkohol, droger och förbjudna prestationshöjande preparat. Idrottsverksamheten ska ha ett medialt intresse. Föreningen kan sponsras med maximalt 50 000 kronor. Storleken på beloppet avgörs av det mediala intresset.
Sid 7 3.3 Idrottssponsring i särskilda fall Kommunen kan i speciella undantagsfall besluta om ett högre sponsringsbelopp till en förening än det maximala belopp som angetts i rubriken Riktlinjer för sponsring av idrott. Denna bedömning hanteras i kommunstyrelsens arbetsutskott där beslut tas.
Sid 8 4 RIKTLINJER FÖR ÖVRIG SPONSRING Det som bör genomsyra besluten gällande övrig sponsring är den sponsrade aktivitetens mediala intresse och genomslagskraft. Nedan redovisas några exempel då övrig sponsring kan komma i fråga: då kommunen ikläder sig rollen som värd för någon del i ett arrangemang då en individ, organisation eller motsvarande agerar ambassadör på kommunens vägnar vid exempelvis utlandsbesök. då kommunen vill öka sin attraktionskraft vid konvent eller liknande på annan ort. då kommunen väljs som inspelningsort av större radio-, tv- eller filmproduktioner. Då alla dessa fall är sällan förekommande och svåra att upprätta specifika riktlinjer för måste varje enskilt fall bedömas var för sig. Generellt kan sägas att det bör ske efter noga övervägande och med en försiktighetsprincip.