ARKIVHANDBOK 2010-04-30 Landstingsarkivet 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Innehållsförteckning Registrering/diarieföring och ärendehantering... 2 Diarium... 2 Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem... 2 Registrator... 3 Vad är post?... 3 Personadresserad post... 3 Fax och e-post med mera... 4 Tjänsteanteckningar... 4 Registreringsmetoder och klassificering... 4 Registreringsmetoder... 4 Klassificering... 5 Registrering/diarieföring... 5 Diarienummer... 5 Registrering i ett ärende... 6 Registreras eller inte?... 7 Handläggning... 8 Arkivläggning... 9 Arkivbildningsplaner/Dokumenthanteringsplaner... 10 Öppettider... 10
ARKIVHANDBOK 2 (10) 3. Registrering/diarieföring och ärendehantering Varje myndighet har enligt offentlighets- och sekretesslagens kapitel 5 en skyldighet att registrera de allmänna handlingar som antingen har inkommit till eller har upprättats hos myndigheten. Detta kan göras på olika sätt. Det vanligaste sättet har hittills varit att man har fört ett diarium över sina in- och utgående handlingar men många verksamheter har nu övergått till att registrera i ett ärendehanteringssystem med inbyggt diarium. På marknaden finns även så kallade dokumenthanteringssystem (se nedan). Diarium Ett diarium innehåller dagliga registreringar av en verksamhets åtgärder i dess ärenden, det vill säga oftast in- och utgående handlingar. Nyttan med diarieföring är att man både i dag och om tio år ska kunna hitta ärendena och handlingarna/informationen för till exempel uppföljning och forskning. Diarierna omfattar ofta endast en mindre del av alla allmänna handlingar som finns hos en verksamhet. Protokoll, patientjournaler, personalakter, räkenskaper med mera brukar inte diarieföras eftersom de hålls ordnade eller registreras på annat sätt, vilket ger goda sökmöjligheter. De är ändå allmänna handlingar (se kapitel 2 Offentlighet och sekretess). Dokumenthanterings- och ärendehanteringssystem Ett dokumenthanteringssystem kan vara fristående från eller integrerat med diariet och är ett system för att administrera dokument och andra elektroniska media inom en organisation. Detta innefattar hantering av arbetsflöden, versionshantering, granskning, elektronisk publicering, arkivering, indexering, automatiserad sök och byt ut text i flera dokument, och mallhantering. Dessa system är vanligare hos privata verksamheter än inom den offentliga sektorn. Ett ärendehanteringssystems viktigaste komponenter är: Diarium Stöd för arbetsflödet Möjligheten att koppla och upprätta dokument. Det är ett system som används för att stödja administrationen av ärenden i en organisation. Ärendena beskrivs ofta i processmodeller vilka specificerar de olika arbetsuppgifter som skall genomföras från det att ärendet skapas till dess att det betraktas som färdigbehandlat och kan avslutas. Systemet används bl.a. för att bevaka att varje ärende åtgärdas och klarrapporteras i tid. En verksamhet som har ett ärendehanteringssystem och som i detta system diarieför alla de handlingar/den information som skall bevaras kan även
ARKIVHANDBOK 3 (10) koppla dessa handlingar/denna information till de registrerade uppgifterna och förvara dem/den i systemet. Ett sådant system, i vilket allt som skall bevaras finns lagrat, kan ge den struktur och sökbarhet som håller för en framtida arkivering hos Landstingsarkivet. Samråd med Landstingsarkivet innan inköp av nytt system. Registrator Den tjänsteman som har till uppgift att registrera verksamhetens allmänna handlingar kallas registrator. Han/hon har ansvaret för ärendeflödet och därmed en nyckelroll inom verksamheten Det är därför viktigt att registrator får möjlighet att fortbilda sig själv 1 och medarbetarna. Det gäller alltså för registratorn att se till att han/hon hålls informerad i dokumenthanteringsfrågor och att rutinerna hos verksamheten inte försvårar insyn. När en chef eller en avdelning väljer att själv/själva registrera sin post utan att gå via verksamhetens diarium/system, måste registratorn få veta vilka typer av ärenden som sköts vid sidan av det centrala registreringsverktyget och av vem. Registratorn strävar efter att hålla sig informerad och då krävs det givetvis att övriga tjänstemän gör detta möjligt. Diariet/systemet är en informationsresurs som det är nödvändigt för verksamheten att hålla uppdaterad. Hos de verksamheter som enbart har ett diarium så är registratorn den som registrerar ärendet och alla handlingar/all information i ett ärende samt avslutar ärendet. Hos de verksamheter som har ett dokument- eller ärendehanteringssystem så är registratorn oftast den som registrerar och avslutar ärendena medan handläggarna registrerar handlingarna/informationen i ärendet. Vad är post? All post ska ankomststämplas. En del av handlingarna/informationen ska sedan diarieföras, antingen därför att de/den tillhör ett gammalt ärende eller därför att ett nytt ärende ska läggas upp. En av registratorns uppgifter är att hantera postöppningen och besluta vilka av de inkomna handlingarna/den inkomna information som ska diarieföras. Som inkomna handlingar räknas även telefax, meddelanden i en röstbrevlåda, elektronisk post och post som överlämnas personligen eller på annat sätt. Observera att tjänstepost som levereras till exempelvis till en anställds hem också ska räknas som inkommen till verksamheten. Personadresserad post Ingen bör ha sin privata post ställd till arbetsplatsen. Personlig adressering (tjänstemannens namn är placerat före arbetsplatsens) får inte medföra att stora delar av posten aldrig når registrator eller hindrar registrator från att 1 Inom SLL finns ett registratorsnätverk med två träffar årligen där aktuella frågor tas upp. Dessutom finns det många externa konferenser, utbildningar och seminarier att välja på varje år.
ARKIVHANDBOK 4 (10) öppna post. Detta gäller även e-post. Registratorn ska därför ha en fullmakt från alla tjänstemän som ger henne/honom rätt att öppna även personligt adresserade brev, meddelanden i röstbrevlådor och e-postlådor. Fackliga och politiska förtroendemän får ofta post som endast berör deras arbete i just den rollen. Dessa handlingar skall inte betraktas som allmänna handlingar och skall därför inte heller diarieföras. Fax och e-post med mera Post behöver inte komma eller sändas med posten för att anses som inkommen eller utgående. Även handlingar som inkommer eller avsänds med annan teknik (till exempel telefax, elektronisk post eller video) ska genomgå samma prövning om diarieföring hos registrator eller handläggare. För att postöppningen ska bli så heltäckande som möjligt ska verksamheten ha en myndighetsbrevlåda för e-post. Denna brevlåda ska öppnas av registrator varje arbetsdag. Handläggarens ansvar är att se till att hans/hennes ärenden blir diarieförda oavsett vilket medium som används vid korrespondens med omvärlden (uppgift om avsändare/mottagare ska finnas med även på fax och elektronisk post). Uppgifter och meddelanden i text/bildkommunikationssystem (till exempel fax och elektronisk post), vilka tillfört ett ärende sakuppgift, tas ut på papper och tillförs ärendet eller arkiveras digitalt i ärendet. Detta gäller även intern e-post. Tjänsteanteckningar Uppgifter av betydelse som tillförts ett ärende muntligt, till exempel vid telefonsamtal, ska antecknas. Dessa tjänsteanteckningar ska tillföras ärendet (skrivs på originalhandling, på separat papper eller direkt i systemet) och arkiveras med det. Registreringsmetoder och klassificering Registreringsmetoder Offentlighets- och sekretesslagen använder begreppet registrering, inte diarieföring. Man kan mycket schematiskt skilja mellan tre olika typer av registrering: Postlista. På en postlista registreras alla inkommande och ibland utgående handlingar kronologiskt. Det är en registrering av dagens post. Skrivelseregistrering. Varje enskild handling får ett eget diarienummer. Vanligtvis har man en löpnummerserie för inkommande handlingar och en för utgående handlingar. Korshänvisning mellan den inkommande handlingen och svaret på den, i diariet för utgående handlingar, förekommer men är sällsynt. Ärenderegistrering. Vid ärenderegistrering hålls alla handlingar/all information i ärendet samman genom en gemensam beteckning, diarienumret. Alla handlingar, all information och
ARKIVHANDBOK 5 (10) samtliga åtgärder registreras i diariet/systemet som då blir en dagbok över vad som hänt under ärendets gång. Diarienumret ska anges på samtliga handlingar. Klassificering Många organisationer har ett behov av att ämnesklassificera sina handlingar. För detta har man fastställt en klassifikationsplan. En sådan plan kan ha många namn, till exempel målbeteckning, sakordslista, kodplan eller aktplan. Det vanligaste är att man kallar den dossierplan. Planen kan användas för både diarieförda och ej diarieförda handlingar. I det förra fallet kallas den för diarie-/dossierplan, förkortat d/d-plan. Planen kan vara alfanumerisk eller numerisk. I det senare fallet brukar den vara uppbyggd enligt decimalklassifikation. Dossierbeteckningen brukar vara en del av diarienumret och ska skrivas in i diariet och på samtliga handlingar. En d/d-plan styr såväl registrering som arkivläggning. Skillnaden mellan akt och dossier är följande: Akt: handlingar i ett och samma avgränsade ärende. Dossier: handlingar som rör ett speciellt ämne under en längre tidsrymd. En dossier kan innehålla flera akter. Ett exempel på hur ett dossiersystem kan fungera är fastighetsbunden dokumentation. Fastighetsförvaltning innebär en rad åtgärder årligen. I stället för att kalla varje åtgärd för ett ärende kan fastigheten kallas ett objekt. Detta objekt får ett förutbestämt saknummer till vilket en dossier/samlingsakt läggs upp. Alla handlingar/akter/information som rör fastigheten registreras under samma saknummer och samlas i dossiern i löpnummerordning. Dossiern bör avställas med jämna mellanrum efter en fastställd tidsperiod (till exempel 3, 5 eller 10 år). Registrering/diarieföring Diarieföring/registrering är bland annat till för att man ska kunna följa ärendenas handläggning. Diarieföring/registrering ska ske så snart som möjligt, i princip inom 24 timmar efter det att en handling kommit in eller upprättats/expedierats. Diarienummer Ett diarienummer kan bestå av: beteckning som talar om i vilken verksamhets diarium ärendet är diariefört, till exempel LS (Landstingsstyrelsens förvaltning). årtalsbeteckning; kan vara två- eller fyrsiffrig. månadsbeteckning; avser månaden då ärendet inkom/initierades. löpnummer. Det finns inte någon standard för hur ett diarienummer ska se ut, men minimum är årtalsbeteckning samt löpnummer. Så här kan ett diarienummer inom landstinget se ut:
ARKIVHANDBOK 6 (10) LS 200901-0039. Ärendet är diariefört år 2009 på Landstingsstyrelsens förvaltning, initierat under januari månad (01) och har löpnummer 39, det vill säga är det 39:e ärendet år 2009. LA 2009-0121, vilket uttytt betyder att det är det 121:a ärendet som är diariefört på Landstingsarkivet år 2009. Registrering i ett ärende Ett ärende kan bestå av mängder av handlingar/information. Det kan inledas med en fråga eller en anhållan och avslutas med ett svar eller ett beslut. Det finns även ärenden som består bara av en enda handling, kanske en handling som inte fordrar något svar eller en intern promemoria som man vill hålla reda på genom att diarieföra den. Ett ärendes livstid kan vara kort, men det kan också pågå under flera år. Ett ärende uppstår vanligtvis på följande sätt: en handling, som kan komma att innebära åtgärder från verksamhetens sida, anländer. verksamheten initierar själv ett ärende eller får i uppdrag av nämnd/styrelse att utföra en viss uppgift. Diarieföringen i ett ärendediarium/system innebär att alla handlingar av betydelse i ett ärende diarieförs och knyts samman. Grundnoteringen i diariet/systemet rör ärendet i sin helhet och till denna förs noteringar om handlingar/information som hör till ärendet. Om en handling tillhör ett gammalt ärende skrivs diarienumret i fråga in i ankomststämpeln. Endast arkivbeständigt bläck får användas när man skriver i stämpeln. Blir det fel så stryker man över med ett streck och skriver ovanför. Registratorn skriver in i diariets/systemets åtgärdsfält att handlingen har inkommit och överlämnar den till handläggaren för vidare handläggning. Om handlingen tillhör ett redan avslutat ärende ges den ett nytt diarienummer, men i diariet görs en hänvisning till det tidigare ärendet, det vill säga diarienumret från det gamla ärendet antecknas i det nya ärendet. Motsvarande hänvisning, till det nya diarienumret, görs i det gamla ärendet. Detta kallas att göra en korshänvisning. Är det frågan om ett nytt ärende fyller registratorn i alla nödvändiga uppgifter i diariet/systemet (obligatoriska uppgifter är a, b, c och d): a) ankomstdatum/upprättandedatum b) diarienummer c) korrespondent (kan även kallas avsändare/mottagare eller motpart ) d) vad handlingen rör, det vill säga dess innehåll e) handläggarens namn
ARKIVHANDBOK 7 (10) f) bevakningsdatum kan också behöva anges i de fall verksamheten förväntas inkomma med ett svar före ett visst datum. Om diariet/systemet inte har en funktion med vilken man kan dölja sekretessbelagda uppgifter så skall uppgifterna i diariet formuleras på ett sådant sätt att eventuell sekretess inte röjs. Detta innebär att man kan behöva utelämna vissa uppgifter. Ärendets diarienummer skrivs in antingen i ankomststämpeln på handlingen eller vid digital registrering. Om det är ett nytt ärende och verksamheten har pappersakter så lämnar man handlingen och en kopia av diarieregistreringsblanketten eller en utskrift ur diarieföringssystemet (så kallad följesedel) till utsedd handläggare. Om diariet är kopplat till ett dokumenthanterings- eller ärendehanteringssystem så kan detta ske inom systemet. Diariet/systemet ska så långt det är möjligt vara fritt från förkortningar och annat som försvårar för den enskilde att ta del av informationen. Endast sådana förkortningar som är allmänt vedertagna bör användas (se Svenska Akademins ordlista). Ändring av uppgift i diariet/systemet ska göras så att det framgår att uppgiften har ändrats. De flesta på marknaden förekommande digitala system alstrar automatiskt en logg över samtliga ändringar. Registreras eller inte? Grundregeln är att alla handlingar som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet ska registreras. Offentlighets- och sekretesslagen medger dock några undantag från registreringsskyldigheten. Följande handlingar behöver inte registreras: Handlingar som uppenbart saknar betydelse för verksamheten, till exempel Reklam och broschyrer. Felsända handlingar. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Handlingar som kan hanteras på ett mycket enkelt sätt, till exempel begäran om kopior, informationsmaterial och blanketter. Förfrågningar av rutinkaraktär (till exempel öppettider och prisuppgifter). Uppgifter till statskalendern och telefonkataloger med mera. Inbjudningar till kurser och konferenser (av reklamtyp). Författningstryck samt offentliga utredningar som lämnas för kännedom. Periodiskt inkommande uppgifter och rapporter som inte föranleder någon åtgärd.
ARKIVHANDBOK 8 (10) Handlingar/information som kan hållas ordnade/ordnad på annat sätt så att det med lätthet kan fastställas att de/den kommit in eller upprättats. Egna protokoll. Egna beslut (hemliga beslut ska registreras). Fakturor/verifikationer/rekvisitioner. Cirkulär. Vissa handlingar för kännedom. Pressmeddelanden. Handlingar som förekommer i stor omfattning hos en myndighet och som regeringen i särskilda föreskrifter har undantagit från registreringsskyldigheten, till exempel patientjournaler. Biblioteksmaterial. Detta innebär att handlingar som medför eller är en följd av någon form av handläggning ska registreras. Om det råder tveksamhet om en viss handling faller inom ovanstående undantag och därför inte borde registreras så ska den registreras. Undantaget från registrering ska tolkas snävt och det är bara handlingar som uppenbart saknar betydelse för verksamheten som inte registreras. Registrering ska ske av handlingar/information som är eller kan bli av sådan betydelse att bevis om deras/dess ankomst eller avgång är eller kan bli önskvärt. Det innebär att följande handlingar/information ska registreras: Internt upprättade handlingar (till exempel promemorior), Inkommande eller utgående handlingar som medför åtgärd, Hemliga handlingar (även för kännedom), Till förvaltningen riktade beslut, Klagomål mot verksamheten eller mot befattningshavare vid verksamheten, Framställningar från fackliga förtroendemän, skyddskommitté eller liknande, Övriga handlingar/information som är eller kan bli av betydelse. Observera att för handlingar i upphandlingsärenden gäller speciella regler vid registrering och förvaring. Dessa återfinns i offentlighets- och sekretesslagen 19 kap. 3. Handläggning När ärendet fördelas på handläggare är det registratorns uppgift att slussa alla handlingar och frågor kring ärendet till rätt person. Registratorn ska
ARKIVHANDBOK 9 (10) också förse närmast ansvarig chef med uppgifter om handläggningstiderna. Detta sker, när så är lämpligt, med hjälp av balans- och bevakningslistor: Bevakningslistan talar om när svar eller utredningsresultat förväntas vara avlämnade. Balanslistan räknar upp oavslutade ärenden per avdelning eller handläggare. Om originalen av handlingarna i ärendet förvaras hos handläggaren under handläggningens gång så har handläggaren ansvaret för dem. Handläggaren ska i enlighet med verksamhetens rutiner, vartefter nya handlingar/ny information kommer in eller expedieras, antingen själv registrera handlingarna/informationen eller meddela registratorn så att hon/han kan föra in uppgifterna i diariet/systemet. Detta gäller även handlingar/information som kommit in eller skickats via e-post eller fax. Det är även lämpligt att handläggaren för in motsvarande uppgifter på följesedeln om verksamheten använder sådana. I diariet/systemet ska det framgå vilka handlingar som kommit in respektive expedierats, datum för detta samt vem som är korrespondent och en beskrivning av åtgärden. En åtgärd behöver inte alltid vara en handling! En åtgärd kan till exempel bestå av en åtgärdsanteckning gjord på en redan registrerad handling. Ärendets diarienummer ska anges på samtliga handlingar som tillhör ärendet, oavsett media. När akten är klar ur handläggarens perspektiv, rensas allt ut som inte ska arkivläggas (läs om rensning i kapitel 6 Gallring). Om verksamheten bevarar sina ärenden på papper så skall handläggaren ta ut de handlingar/den information som endast finns i digital form, på papper och lägga detta tillsammans med övriga handlingar i akten. Om verksamheten bevarar sina ärenden digitalt skall han/hon kontrollera att alla digitala handlingar finns i systemet innan ärendet lämnas för avslut. Aktrensning gäller även digitalt lagrad information. Därefter ska anteckningarna på den eventuella följesedeln och i diariet överensstämma med de handlingar som faktiskt finns i akten. Arkivläggning I en del verksamheter skall ärendet när det är avslutat formellt läggas ad acta, det vill säga till handlingarna. Det gör närmast ansvarig chef, eller den person som chefen utsett, med sin signatur på följesedeln. Efter det lämnas akten till registratorn för avslutande i diariet/systemet och för arkivläggning. I de fall akten förvaras i icke godkända omslag, till exempel plastmapp, överförs den till ett godkänt aktomslag i papper. Diarienumret skrivs på aktomslaget. Registrator kontrollerar att uppgifterna på följesedeln och uppgifterna i diariet/systemet överensstämmer med varandra och med innehållet i akten. Ärendet avslutas i diariet/systemet. Ett antal år förvaras pappersakterna i närarkivet. Därefter överförs de till verksamhetens arkivlokal, sedan de först lagts i boxar och förtecknats (se kapitel 7. Arkiv- och informationsredovisning).
ARKIVHANDBOK 10 (10) Arkivbildningsplaner/Dokumenthanteringsplaner Arkivbildningsplaner, eller dokumenthanteringsplaner som de även kallas, är till för att på ett övergripande sätt styra handlingarnas/informationens livscykel i verksamheten. I en dokumenthanteringsplan kan man bestämma var handlingarna/informationen ska förvaras, hur länge de sparas och på vilken informationsbärare handlingen ska förvaras. Man kan också ange hur de senare ska förtecknas. Öppettider Enligt förvaltningslagens 5 paragraf så skall En myndighet ha öppet minst två timmar varje helgfri måndag fredag för att kunna ta emot och registrera allmänna handlingar och för att kunna ta emot framställningar om att få ta del av allmänna handlingar som förvaras hos myndigheten. Detta gäller dock inte om en sådan dag samtidigt är midsommarafton, julafton eller nyårsafton.