Rapport 2018 Genomförd på uppdrag av revisorerna oktober 2018 Oxelösunds kommun Uppföljning av granskningar genomförda 2016
1. Sammanfattning... 2 2. Bakgrund... 3 2.1. Syfte och avgränsning... 3 3. Granskning av miljötillsyn... 3 3.1. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens svar... 3 3.2. Uppföljning av vidtagna åtgärder... 4 3.3. Sammanfattad bedömning... 5 4. Granskning av hot och rättssäkerhet i myndighetsutövning... 6 4.1. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens svar... 6 4.2. Vård- och omsorgsnämndens svar... 6 4.3. Uppföljning av vidtagna åtgärder... 7 4.3.1. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden... 7 4.3.2. Vård- och omsorgsnämnden... 7 4.4. Sammanfattad bedömning... 9 5. Sammanfattande slutsatser och bedömning... 10 6. Källförteckning... 11
1. Sammanfattning Revisorerna granskar kommunstyrelsen och nämndernas verksamheter genom grundläggande granskning samt fördjupade granskningar inom utvalda områden. En väsentlig del i revisionens arbete är att följa upp tidigare granskningar för att se vilka resultat granskningarna har givit. I tabellen nedan redovisas en sammanställning av uppföljningen med angivelse av huruvida åtgärder vidtagits till följd av lämnade rekommendationer. Granskning Granskning av miljötillsyn Åtgärdad Antal rekommendationer Ja Delvis Nej 5 5 Granskning av hot och rättssäkerhet i myndighetsutövning 6 5 1 TOTALT 11 10 1 Sammanfattningsvis konstateras att nämnderna i stor utsträckning vidtagit relevanta åtgärder med anledning av lämnade rekommendationer. Endast i ett fall konstaterar vi att åtgärder inte har vidtagits i enlighet med lämnad rekommendation. Sida 2 av 11
2. Bakgrund Enligt god revisionssed i kommunal verksamhet ska revisorerna regelbundet följa upp genomförda granskningsinsatser för att få svar på om åtgärder med anledning av revisorernas granskning har vidtagits. Kommunrevisionen i Oxelösund har beslutat att följa upp nedanstående två granskningar som genomfördes 2016. Granskning av miljötillsyn Granskning av hot och rättssäkerhet i myndighetsutövning 2.1. Syfte och avgränsning Syftet med granskningen är att följa upp om nämnderna har genomfört åtgärder med anledning av de rekommendationer och synpunkter som lämnades vid revisorernas granskning 2016. De tidigare rekommendationerna som gavs i samband med granskningarna utgör avgränsningen. Uppföljningen syftar inte till att genomföra en ny granskning utan avser endast att inhämta berörda nämnders beskrivning av vidtagna åtgärder utifrån de rekommendationer som lämnades 2016. 3. Granskning av miljötillsyn Granskningens syfte var att bedöma om Oxelösunds kommun har ett tillfredställande system för tillsynsarbetet utifrån miljöbalken. Den sammanfattade bedömningen var att det finns brister i hur miljö- och samhällsbyggnadsnämnden säkerställer ett ändamålsenligt tillsynsarbete. Utifrån granskningens slutsatser lämnade revisorerna i revisionsskrivelsen följande rekommendationer till miljö- och samhällsbyggnaden. Se till att det finns tillräckliga personella resurser. Säkerställa kompetensförsörjningen på såväl kort som lång sikt. Kontinuerligt följa upp detaljplaneringen i tillsynsplanen och vidta åtgärder som syftar till att klara myndighetskraven. Utöver revisorernas rekommendationer lämnades i granskningsrapporten även följande rekommendationer till miljö- och samhällsbyggnadsnämnden: Se över behovet av en kompetensförsörjningsplan. Ha en tätare kontakt med miljö- och hälsoskyddsenheten för att fånga upp arbetet med miljötillsyn. Samtliga ovan nämnda rekommendationer har följt upp inom ramen för föreliggande granskning. 3.1. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens svar Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anger i sitt svar till revisorerna (2016-08-24) att en behovsutredning upprättas i slutet av varje år och används som underlag i Sida 3 av 11
framtagandet av tillsynsplanen. För 2016 sköts beslutet till första sammanträdet kommande år på grund av förseningar i kommunens budgetprocess. Vidare anger nämnden att det under våren 2016 tillförts ytterligare resurser till miljöoch hälsoskyddsenheten, i form av två administrativa tjänster som i första hand ska bistå med administrationen av miljöärenden. Dessutom konstateras i svaret att en inspektör ska rekryteras för tillsvidaretjänstgöring i stället för ett vikariat. Förhoppningen är att detta ska leda till fler ansökningar med rätt kompetens för tjänsten. Den inspektör som arbetar 50% kommer också från årsskiftet gå upp till 75% tjänstgöringsgrad. Förvaltningen ska även se över möjligheten att under hösten ta in konsulter för att bistå med att genomföra den tillsyn som inte hinns med av ordinarie personal. Personalchefen har också fått ett uppdrag att ta fram en kompetensförsörjningsplan för hela kommunen, där miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är först ut. Nämnden anger att den inte har för avsikt att låta förvaltningen själv ta fram en intern kompetensförsörjningsplan. Avslutningsvis tas det i svaret upp att en tydligare dialog mellan chef och inspektörer kommer att ske och att fler rutiner för att säkerställa en tydlig kontakt är under framtagande. 3.2. Uppföljning av vidtagna åtgärder Chef för miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen uppger att miljö- och hälsoskyddsenheten numera har en stabil personalsituation i jämförelse med liknande verksamhets i andra kommuner. Löpande kompetensutveckling genomförs och särskilda medel avsätts i budget för detta. Särskilda utbildningsinsatser genomförs vid behov. Vidare har en kompetensförsörjningsplan för miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen upprättats. Den har dock inte antagits av nämnden. Behovet av tillsyn är fortsatt större än de personella resurserna men är mer i balans 2018 än tidigare år. Förvaltningen har prioriterat bort projekt och sitt deltagande vid tillsyn av Länsstyrelsens tillsynsobjekt i kommunen såsom SSAB och Oxelösunds hamn. Den lagstadgade tillsynen har dock inte prioriterats bort. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har för 2017 och 2018 tilldelats extra medel på 3 respektive 4,5 mnkr. Tillskottet har bidragit till att två ytterligare miljö- och hälsoskyddsinspektörer anställts, en heltidstjänst och en timanställd. Det finns en förhoppning om att förvaltningen under 2018 ska kunna arbeta bort den kö av tillsynsärenden som behöver göras sedan tidigare år. I budgetdokumenten för 2017 och 2018 anges dock att nämnden erhållit medlen som särskild satsning för att främja bostadsbyggandet och ta fram fler detaljplaner. Vid miljö- och samhällsbyggnadsnämndens samtliga sammanträden redovisas och följs: Läget på förvaltningen (redovisning sker av miljöchef, tillika förordnad förvaltningschef) Förvaltningens personalsituation Vid oro för att förvaltningen inte skulle klara tillsynen uppmärksammas nämnden om detta. Enligt uppgift är dialogen mellan miljöchef och inspektörer bättre än den var under 2016, med mer frekventa möten. Vid ett antal tillfällen under året följs Sida 4 av 11
tillsynssituationen upp, tillsammans med antalet inspektioner och antal ärenden som handläggare har, med syfte att få en jämn fördelning av ärenden mellan medarbetarna. De administration resurserna har utökats jämfört med 2016. Dessa är anställda centralt vid förvaltningen men stöttar de olika enheterna olika mycket. Miljö- och hälsoskyddsenheten erhåller administrativt stöd motsvarande 430 timmar per år. Ärendehanteringssystemet Castor har implementerats och är i full drift. All planering kommer framgent hanteras i Castor och systemet är implementerat inom områdena livsmedel och miljö. Miljö- och hälsoskyddsenheten använder Excel för den egna planeringen. Förvaltningschefen uppger att det under hösten har påbörjats ett arbete med att kartlägga delar av förvaltningens enheter. Målsättningen är att hitta möjligheter till effektiviseringar i arbetet. 3.3. Sammanfattad bedömning Rekommendation Åtgärdad Ja Del vis Nej Kommentar Se till att det finns tillräckliga personella resurser. Under 2017 och 2018 har nämnden erhållit extra medel för vilka nämnden har anställt ytterligare personal. Målsättningen är att verksamheten under 2018 ska kunna arbeta ifatt den eftersatta tillsynen för att vid årsskiftet ligga i fas med planeringen. Säkerställa kompetensförsörjningen på såväl kort som lång sikt. Kontinuerligt följa upp detaljplaneringen i tillsynsplanen och vidta åtgärder som syftar till att klara myndighetskraven. Se över behovet av en kompetensförsörjningsplan. Vidare har ytterligare administrativa resurser tillförts miljö- och hälsoskyddsenheten. Det finns en upprättad kompetensförsörjningsplan för miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Planen har dock inte antagits av nämnden. Kompetensutveckling sker löpande och särskilda medel är avsatta till detta i budget. Nämnden får information om personalsituationen vid varje sammanträde. Om tillsynen inte kommer att genomföras i enlighet med planen får nämnden information om detta. Föregående års arbete följs upp i samband med att nämnden antagit plan för tillsyn och kontroll inom miljöoch hälsoskydd samt kontrollplan för livsmedel. Det finns en upprättad kompetensförsörjningsplan för miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen. Ha en tätare kontakt med miljö- och hälsoskyddsenheten för att fånga upp arbetet med miljötillsyn. Nämnden får information om förvaltningens personalsituation och nuläge vid sina sammanträden. Om tillsynen inte anses kunna hinnas meddelas nämnden om detta. Sida 5 av 11
4. Granskning av hot och rättssäkerhet i myndighetsutövning Granskningens syfte var att bedöma om vård- och omsorgsnämnden samt miljö- och samhällsbyggnadsnämnden säkerställer en rättssäker beslutsprocess inom myndighetsutövning gentemot enskilda. Utifrån granskningens slutsatser lämnades nedanstående rekommendationer. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden rekommenderas att Utarbeta former för att följa upp att skriftliga rutiner för att förebygga hot och våld efterlevs. Vård- och omsorgsnämnden rekommenderas att Upprätta skriftlig styrning för att undvika påverkan i form av hot, våld eller jäv i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Utarbeta säkerhetsrutiner för arbetet samt rutiner för att följa upp att de är kända och efterlevs. Båda nämnderna rekommenderas att Upprätta rutiner för inventering av risker för och av händelser som av hot och våld och dess konsekvenser. Se över hur respektive nämnd hanterar uppföljningar av specifika situationer som inneburit hot och våld. Säkerställ att personalhandbokens innehåll är förankrat i verksamheterna. 4.1. Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens svar Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden anger i sitt svar till revisorerna (2016-11-23) att förvaltningen under året tagit fram ett årshjul för planering, där förvaltningens arbetsplatsträffar ingår. I årshjulet ska det läggas in att uppföljning av rutiner ska göras, bland annat de rutiner som finns för att förebygga hot och våld. Inom ramen för dessa uppföljningar kommer även personalhandboken diskuteras med jämna mellanrum, för att säkerställa att den är väl förankrad hos personalen. Nämnden tar också upp att vid arbetsplatsträff i december 2016 kommer en inventering av risker att göras som underlag för upprättande av en rutin. Vid samma möte ska hanteringen av uppföljning av hot och våldssituationer ses över. Avslutningsvis tar nämnden i sitt svar upp att i mars 2017 kommer delar av förvaltningens personal genomgå en endagsutbildning om att möta och hantera hot och våld på jobbet. Samtliga miljö- och hälsoskyddsinspektörer kommer genomgå utbildningen. 4.2. Vård- och omsorgsnämndens svar Vård- och omsorgsnämnden anger i sitt svar till revisorerna (2016-11-22) att de brister som framkommer i rapporten utan dröjsmål behöver åtgärdas genom att följa de rekommendationer som anges i rapporten. För vård- och omsorgsnämnden innebär detta att: Sida 6 av 11
Skriftliga rutiner för hantering och förebyggande av situationer som kan innebära hot, våld och jäv vid myndighetsutövning tas fram Regelbundet inventera risker och händelser av hot och våld Systematisk uppföljning ska göras av specifika situationer där hot eller våld förekommit Säkerställa att personalhandbokens innehåll förankras i verksamheterna. 4.3. Uppföljning av vidtagna åtgärder 4.3.1. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Enligt uppgift från förvaltningschef har en årsplan för arbetsplatsträffar upprättats, bland annat med anledning av att frågor om hot och våld kontinuerligt ska behandlas. I årsplanen anges att det systematiska arbetsmiljö- och säkerhetsarbetet (SSAM) och dess underkategorier såsom personalhandboken, handlingsplan för SSAM, hot och våld, hälsa etc. behandlas vid olika tillfällen under året. Årsplanen syftar till att säkerställa att samtliga relevanta områden hanteras och diskuteras vid arbetsplatsträffar under året. Innehållet i personalhandboken behandlas på APT i februari, i enlighet med gällande årsplan. Vid APT förklaras och visas det på storskärm hur medarbetare hittar i handboken. Vid nyanställning av personal presenteras befintliga rutiner. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har inte utarbetat några egentliga former för att följa upp att de skriftliga rutinerna efterlevs, däremot hanteras de i årsplanen och diskuteras årligen vid arbetsplatsträffar. När en medarbetare utsatts för en hotfull och/eller våldsam situation meddelas förvaltningschef och nämndens ordförande. Det genomfördes ingen inventering av risker/riskvärdering vid APT 2016 och det upprättades inte heller någon ny rutin. Den gällande rutinen är daterad 2015, och enligt uppgift ses den kontinuerligt över och uppdateras vid behov. Riskvärderingar genomförs numera kontinuerligt i samband med att handlingsplanen för SSAM gås igenom 1. Rutinen för inventeringen av risker finns i kommunens personalhandbok. Situationer som innebär hot och våld förekommer sällan och det beskrivs inte vara nödvändigt med en översyn av hanteringen av uppföljningar avseende specifika situationer som inneburit hot och våld. Förvaltningen har också införskaffat tre personlarm som medarbetare ska ta med vid samtliga former av externt ensamarbete, som exempelvis inspektioner. Larmet är kopplat till en larmcentral. Vid aktivering av larmet hör centralen allt som sägs och kan vid behov kontakta polisen. 4.3.2. Vård- och omsorgsnämnden Efter revisionens granskning 2016 har enligt uppgift medvetenheten om riskerna i arbetet blivit mer kända och uppmärksammade. 1 Enligt årsplanen sker detta i januari, april, november och december. Sida 7 av 11
Vård- och omsorgsförvaltningen har numera upprättade Rutiner för att förebygga otillbörlig påverkan samt hot och våld vid myndighetsutövning. Dessa rutiner togs fram under 2017. Rutinens syfte är att vägleda förvaltningens medarbetare i att identifiera och förebygga uppkomst av situationer som kan påverka vilka beslut som fattas i arbetet med myndighetsutövning. Rutinen syftar även till att stärka en rättssäker handläggning i enskilda ärenden. Rutinerna beskriver identifierade hot-/våldssituationer och relevanta åtgärder. Dessa situationer är hot/våld vid besök av utomstående, hot/våld vid hembesök samt hot via telefon och mail. Rutinen beskriver att vid spontana besök av utomstående ska medarbetare ta reda på vem personen är, vad besöket gäller och göra en riskbedömning för hot och våld. Medarbetaren ska inte ta emot besöket om situationen riskerar att bli hotfull eller våldsam. Innan besöket ska medarbetare försäkra sig om att lokalen för besöket är tillräckligt säker om det finns en risk för hot/våld, exempelvis tillgång till larm, reträttväg och/eller hjälp från kollegor. Medarbetaren ska även se till att föremål som kan användas som vapen eller tillhygge inte ligger framme samt se över sin placering i rummet. Rutinerna beskriver även vad otillbörlig påverkan är samt hur medarbetare ska agera om en sådan situation uppstår, samt hänvisar till instruktioner i personalhandboken och till Riktlinjer om muta och bestickning för anställda och förtroendevalda i Oxelösunds kommunkoncern. Vid nyanställningar informeras medarbetaren om de nya rutinerna och var de står att finna. Uppföljning sker vid APT och verksamhetsmöten med jämna mellanrum och det finns en rutin att följa upp den minst två gånger per år. Enligt uppgift är personalhandbokens innehåll förankrat i förvaltningens verksamheter. Personalhandboken diskuteras med jämna mellanrum vid arbetsplatsträffar. Uppföljningar avseende specifika situationer som inneburit hot och våld har, enligt uppgift, varit kortsiktiga med åtgärder vid behov. Inom ramen för SSAM genomförs årligen en riskinventering som redovisas till HRavdelningen. En ytterligare åtgärd som vidtagits är att personal som arbetar med myndighetsutövning numera har tillgång till mobila larm. Sida 8 av 11
4.4. Sammanfattad bedömning Rekommendation Åtgärdad Ja Del vis Nej Kommentar Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden Utarbeta former för att följa upp att skriftliga rutiner för att förebygga hot och våld efterlevs. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden har inte utarbetat några egentliga former för att följa upp att de skriftliga rutinerna efterlevs. Däremot har det lyfts in i årshjulet att frågan ska lyftas årligen vid arbetsplatsträff. Vård- och omsorgsnämnden Upprätta skriftlig styrning för att undvika påverkan i form av hot, våld eller jäv i enlighet med Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Vård- och omsorgsnämnden Utarbeta säkerhetsrutiner för arbetet samt rutiner för att följa upp att de är kända och efterlevs. Upprätta rutiner för inventering av risker för och av händelser som av hot och våld och dess konsekvenser. Se över hur respektive nämnd hanterar uppföljningar av specifika Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat dokumentet: Rutiner för att förebygga otillbörlig påverkan samt hot och våld vid myndighetsutövning. Säkerhetsrutiner dikteras i Rutiner för att förebygga otillbörlig påverkan samt hot och våld vid myndighetsutövning. Uppföljning av rutinen sker vid APT och verksamhetsmöten. Rutinen ska följas upp minst två gånger per år. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden: Inventering av risker sker årligen. Riskvärderingar genomförs kontinuerligt i samband med att SSAMhandlingsplan gås igenom. Rutin för inventering av risker finns i kommunens personalhandbok. Vård och omsorgsnämnden: Riksinventering sker inom ramen för SSAM. Riksinventeringen ska redovisas till HRavdelningen. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden: Det beskrivs inte vara nödvändigt med en översyn över hanteringen av uppföljningar avseende Sida 9 av 11
situationer som inneburit hot och våld. Säkerställ att personalhandbokens innehåll är förankrat i verksamheterna. specifika situationer som inneburit hot och våld med anledning att ingen sådan situation förekommit. Vård och omsorgsnämnden: Uppföljning av situationer som inneburit hot och våld har varit kortsiktiga med åtgärder vid behov. Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden: En årsplan för APT har upprättats. Innehållet i personalhandboken behandlas vid olika tillfällen under året vid APT. Vård och omsorgsnämnden: Personalhandbokens innehåll ska vara förankrad i förvaltningens verksamheter och påminns om vid APT. 5. Sammanfattande slutsatser och bedömning Vår sammanfattande bedömning är att ansvariga nämnder i allt väsentligt har vidtagit relevanta åtgärder med anledning av rekommendationerna. Endast i ett fall har åtgärder inte vidtagits, rörande uppföljning av specifika situationer som inneburit hot och våld. Vår övergripande slutsats är således att granskade nämnder i stor utsträckning förefaller ta till sig revisionens rekommendationer. Oxelösund den 19 december 2018 Carl Nilsson Verksamhetsrevisor Anders More Certifierad kommunal yrkesrevisor Sida 10 av 11
6. Källförteckning Granskningsrapporter, missiv och svar på missiv tillhörande: Miljötillsyn Hot och Rättssäkerhet i Myndighetsutövning Vård och omsorgsnämnden Rutiner för att förebygga otillbörlig påverkan samt hot och våld vid myndighetsutövning Miljö och samhällsbyggnadsnämnden Kompetensförsörjningsplan Årsplanering APT Enkätrespondenter Miljö- och samhällsbyggnadschef Utvecklingsstrateg, Vård- och omsorgsnämnden Sida 11 av 11