Räddningsnämnden 2018-09-20 1(12) Plats och tid Castler, BAS, 20 september 2018 kl 14:00 Beslutande Ledamöter Lennart Eriksson (M), Ordförande Pernilla Lingford Hultin (S), 1:e vice ordförande Cecilia Öhman Resare (M) Reidar Berg (S) Henrik Östlund (KD) Monica Hellsten (S) Ellen Österberg (L) Andreas Strandberg (S) Frånvarande Sebastian Stenbeck, Lennart Nyberg, Jeanet Kjöller Justeringsplats BAS Paragrafer 23-28 Justeringsdag 2018-09-20 Sekreterare... Annika Wallentin Ravnjakovic Ordförande... Lennart Eriksson Justerare... Pernilla Lingford Hultin ANSLAG/BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Räddningsnämnden 2018-09-20 Datum då anslaget sätts upp 2018-09-25 Datum då anslaget tas ned 2018-10-17 Förvaringsplats för protokollet BAS Underskrift...... Annika Wallentin Ravnjakovic
Räddningsnämnden 2018-09-20 2(12) Ärenden RN 23 Dnr RN 2018/00330 Revisorerna besöker räddningsnämnden... 3 RN 24 Dnr RN 2018/00021 Delegationsärenden... 6 RN 25 Dnr RN 2018/00022 Inkomna skrivelser... 7 RN 26 Dnr RN 2018/00020 Verksamhetsrapport... 8 RN 27 Dnr RN 2018/00331 Delårsbokslut 2018... 9 RN 28 Dnr RN 2018/00329 Remiss - plan för övertagande av kommunal räddningstjänst... 12
Räddningsnämnden 2018-09-20 3(12) RN 23 Dnr RN 2018/00330 Revisorerna besöker räddningsnämnden Beslut Räddningsnämnden beslutar att tacka revisorerna för besöket och ser fram emot deras rapport. Ärendet Kommunens revisorer har önskat att få träffa Räddningsnämnden för att ställa frågor om hur nämnden styr och följer upp verksamheten, vilka processer som är verksamhetens kritiska/väsentligaste, hur nämnden ser på samverkan och hur man anser att den fungerar med nämnder och förvaltningar och om ansvar och roller är tydliga? Besöket inleds med ett verksamhetsbesök/rundvandring på brandstationen där man kan skapa sig en bild av verksamheten. Frågorna som ställts i förväg är exakt de samma som inför föregående besök 2017. Därav blir svaren också i mycket detsamma som vid föregående möte. Ordförande redovisar tillsammans med förvaltningschefen svar på ställda frågor. Nämnden styr och följer upp verksamheten genom att Utarbeta förslag till operativt och delar av det förebyggande handlingsprogrammet till skydd mot olyckor, vilket fastställs i fullmäktige varje mandatperiod. Verksamhetsplan som beslutas om inför varje verksamhetsår, Beslutar om delegationsordning Tillsynsplan för varje verksamhetsår Disposition av för verksamhetsåret fastställd budget. Vid bristande måluppfyllnad eller följsamhet mot lagkrav vidtar nämnden åtgärder enligt nedan. Omdisponering av resurser, oftast personal Omprioritering av slutdatum för måluppfyllnad Tar ny sats. Kanske behöver politiken medverka tillsammans med andra nämnder för att gemensamt nå vissa mål. Omvärdering/revidering av målet. Det kanske var fel satt mål. Medger kostnader utöver de budgeterade. Exempelvis i samband med extraordinärt arbete som följd av sotningsupphandlingen. Generellt kan sägas att lagföljsamhet går före måluppfyllnad. Hur arbetar nämnden med intern kontroll, görs årliga riskbedömningar? Vilken är nämndens samlade bedömning av intern kontrollen? Vilka eventuella åtgärder har vidtagits som resultat från föregående års uppföljningar?
Räddningsnämnden 2018-09-20 4(12) Uppdatering av internkontrollplanen görs årligen. Utgångspunkten är nytillkomna arbetsmoment, uppgifter och erfarenheter från lärande av olyckor. För varje nytt tillkommit moment görs en riskanalys vilket avgör om det ska in på en kontrollista eller inte. Nämndens samlade bedömning är att man har kontroll över verksamheten. Under det senaste året har inga åtgärder behövt vidtas som en följd av internkontrollplanens kontrollpunkter. Har nämnden beslutat om delegationsordning och hur säkerställer nämnden att delegationsordningen efterlevs? Nämnden har en beslutad delegationsordning där även räddningschefens vidaredelegation framgår. Uppföljning av delegationsordningens efterlevnad sker genom kontrollpunkter i internkontrollplanen. Vilka är verksamhetens kritiska/väsentligaste processer? Att identifiera och informera om risker och hot i samhället så att beslutsfattare kan vidta åtgärder för att minimera riskerna. Exempelvis den extrema skogsbrandrisken sommaren som gått.. Att stärka den enskildes förmåga att själva hantera en olycka. Att när olyckor ändå inträffar rycka ut för att minska antalet omkomna, minska antalet skadade och sänka skadekostnaderna Hur ser nämnden på samverkan? Vilka är verksamhetens kritiska/väsentligaste processer? Samverkan anses fungera bra men kan förbättras ytterligare. Ex bevattning av gräsmattor på Sannarp inför elitlägret, eller extremtorkan, eller samverkan med räddningstjänster i grannkommuner, exempelvis genom HILL (Hallands integrerade larm och ledningscentral). Samverkan sker och initieras i hög utsträckning på chefs och avdelningschefsnivå. Ex Servicekontoret gemensamt nyttjande av resurser under sommaren. Samverkan sker på ordförandemöten samt på vice ordförande möten. Samverkan sker också när skäl påkallar det genom presidieträffar. Verksamhetens styrkor, svagheter och utmaningar (kort och långsikt)? Rekrytering av brandmän till de mindre tätorterna. Svaghet Vakanstäckning sommartid kopplat till stort uttag av lagstadgade rättighet till ledighet av annan typ vilka koncentreras till sommarmånaderna. Svaghet Att i en växande befolkning leverera samma eller bättre kvalitet på räddningstjänsteservicen till samma eller lägre kostnad per invånare. Utmaning En professionell och engagerad personal på alla nivåer. Styrka - risk Handlingskraftig personal som ser till att saker händer. Styrka
Räddningsnämnden 2018-09-20 5(12) Planeras det för några organisationsförändringar närmsta tiden? I nuläget inga större. Arbetsgivarens överenskommelse med arbetstagarorganisationerna om heltid med rätt till deltid medför att det pågår organisationsförändringar i mindre skala. Det handlar om omvärdering av återbesättning av tjänster. Hur säkerställer nämnden att åtgärder vidtas utifrån tidigare genomförda revisionsgranskningar? Nämnden tar upp revisionsrapporten som ett ärende och ger förvaltningschefen i uppdrag att rätta till eller komma med förslag till förbättringar utifrån rapportens ev. kritik. Ärendets beredning Beredning har skett i presidiet tillsammans med förvaltningschefen. Ärendet faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut
Räddningsnämnden 2018-09-20 6(12) RN 24 Dnr RN 2018/00021 Delegationsärenden Beslut Räddningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen Ärendet Räddningschefen har, enligt räddningsnämndens delegationsordning, rätt att fatta beslut i räddningsnämndens ställe i följande ärendegrupper: Ekonomi, personalärenden och myndighetsutövning. Räddningschefen får i sin tur uppdra åt annan anställd att besluta i ärendet. Denna rätt regleras i räddningschefens delegationsordning. Anmälan av beslut som fattats med stöd av delegation skall anmälas vid nästkommande sammanträde med räddningsnämnden. Anmälan av delegationsbeslut undertecknas av räddningschefen och kontrasigneras av verksamhetsansvarig för respektive avdelning. Anmälan görs inte i ärenden som är rena verkställighetsbeslut, såsom upphandling av avrop, kassation och försäljning av lös egendom, upplåtelse av hyresrätt och andra ärenden av rutinmässig beskaffenhet om det ekonomiska värdet eller det årliga hyresbeloppet understiger två basbelopp. Anmälan behöver heller inte göras i personalärenden av rutinmässig beskaffenhet. Räddningschefen redovisar beslut av ekonomisk karaktär fattade med stöd av delegation. Ordförande anmäler att han fattat beslut om yttrande över av länsstyrelsen uppdaterad plan för kärnteknisk olycka. Ärendets beredning Ärendet har beretts av räddningsnämndens sekreterare. Ärendet faller inte inom ramen för MBL Förslag till beslut Räddningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen
Räddningsnämnden 2018-09-20 7(12) RN 25 Dnr RN 2018/00022 Inkomna skrivelser Beslut Räddningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen och lägga inkomna skrivelser till handlingarna Ärendet Följande skrivelser har inkommit till räddningstjänsten: Åtta synpunkter har inkommit via Halmstad direkt med anledning av utfärdade eldningsförbud. Synpunkterna gäller ifrågasättande varför eldningsförbudet inte omfattar rökning, varför det är förbjudet att grilla med gasolgrill, varför man inte lättar på eldningsförbudet när det regnat 5 mm, påpekande om ljusfest på koloniområde, att eldningsförbudet borde skärpas samt att eldnings/grillförbudet borde tas bort. När kontaktuppgifter funnits på inkomna synpunkter har vederbörande fått antingen ett skriftligt eller ett muntligt svar. I övriga fall har kommunikation skett med hemsidans hjälp via kommunikationsavdelningen som varit till stor hjälp. De inkomna synpunkterna har stort värde då det gäller att formulera eldningsförbud nästa gång det blir aktuellt. Räddningsnämnden behöver inte vidta någon ytterligare åtgärd till följd av brevet. Ärendets beredning Ärendet har beretts av räddningschefens stab och det faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Räddningsnämnden beslutar att godkänna redovisningen och lägga inkomna skrivelser till handlingarna
Räddningsnämnden 2018-09-20 8(12) RN 26 Dnr RN 2018/00020 Verksamhetsrapport Beslut Räddningsnämnden godkänner redovisningen Ärendet Verksamhetsredovisning ska ske vid varje ordinarie nämndssammanträde. Räddningschefen eller i förekommande fall andra tjänstemän redovisar vad som skett, sedan föregående redovisning, och som är av betydelsen för räddningsnämndens möjligheter att fullgöra sitt uppdrag. Räddningschefen med medarbetare redovisar Ekonomisk resultatrapport mot riktpunkten 66,67 % med nettoförbrukning på 69,36 %. Sommarens olyckor och tillbud inom kommunen Antalet dubbellarm under de tre senaste åren. Sommarens skogsbrandprognoser och åtgärder till följd av det. Stöd som lämnats till andra län avseende insatser mot omfattande skogsbränder Utfärdat eldningsförbud och reaktioner på dessa. Utslag i förvaltningsrätten ang. sotningsupphandlingen och åtgärderna för att lösa uppkommen situation. Effekt av åtgärder för att komma till rätta med balanserat underskott Resultatredovisning av semesterperioden personalsituation 2018 Planeringsanalys med fokus på personalresursutnyttjande. Tertialrapport 2 om lärande av olyckor. Förslag på tidplan för arbetet med verksamhetsplan för 2019-2021. Fastighetsinvesteringar 2019 2029 Jobbspåret Rehab frågor Avstämning av arbetet med pågående översyn av tillsynstaxa enligt LSO respektive LBE Ärendets beredning Ärendet är berett av räddningschefens stab och faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Räddningsnämnden godkänner redovisningen
Räddningsnämnden 2018-09-20 9(12) RN 27 Dnr RN 2018/00331 Delårsbokslut 2018 Beslut Räddningsnämnden beslutar att godkänna delårsbokslut 2018 Räddningsnämnden beslutar godkänna driftredovisning Ärendet Räddningsnämndens resultat i förhållande till budget och måluppfyllnad av verksamhetsplanen ska redovisas vid tre tillfällen under året. Dels i form av delårsrapporter per den 30/4, i delårsbokslut per den 31/8 samt vid bokslutet per den 31/12. Räddningschefen redovisar underlaget för delårsbokslut. Periodens resultat uppgår till -50 229 kkr i jämförelse med föregående år på -50 873 kkr. Intäkterna uppgår till 11 187 kkr vilket är en ökning med 2 027 kkr jämfört med föregående år. Detta beror på fler automatlarm debiteringar. Kostnaderna uppgår till -61 416 kkr vilket är en ökning med 1 383 kkr. Personalkostnaderna har ökat med 2 480 kkr i jämförelse med motsvarande period föregående år. I februari betalades sparad semester överstigande 40 dagar ut till ett värde av ca 300 kkr. Dessutom så har utbetalning av semester med ca 190 kkr på grund av pensioneringar har tillkommit. Under sommaren har vi haft ca 43% fler larm i år jämfört med sommarn förra året. Detta har bidragit till större lönekostnader för utryckningspersonal. Vidtagna åtgärder för att reducera resultatbalanseringen för 2017 följer åtgärdsplan och medför kostnadsminskningar. Samtidigt förekommer andra kostnadsökningar inom verksamheten som bidrar till att räddningsnämnden i år inte kan reducera resultatbalanseringen och får därmed en budgetavvikelse på -1 900 kkr. Sommarens värme med ett generellt eldningsförbud har orsakat fler larm och utryckningar än normalt. Analysen av i vilken utsträckning detta påverkar verksamhetens kostnader pågår men kan medföra att resultatprognosen kommer att försämras under hösten. Investeringsredovisning Investeringar uppgår till 1 164 kkr i jämförelse med förra året på 6 584 kkr. En depåbil och en dykbil är senarelagda till sen höst 2018. Ett fordonköp senareläggs till 2019 då leverans inte sker enligt plan. Upphandlingen i arbetet med översvämningsbarriärer är försenat och delar av jobbet senareläggs därmed till 2019. Vi ser en budgetavvikelse med ca 2 800 kkr då ett fordonköp och delvis av arbetet med översvämningsbarriär senareläggs till 2019.
Räddningsnämnden 2018-09-20 10(12) Prognos förändring mot föregående prognos En prognosförändring med ca 100 kkr då arbetet med översvämningsbarriärer senareläggs. Den varma och torra sommaren har gett fint semesterväder till all personal. Den har dock inneburit en väldigt hektisk period för den personal som varit i tjänst och även att en del har fått bryta sina semestrar för att åka norrut i Sverige och hjälpa till att släcka skogsbränder. Halmstad har skickat ett 20 tal personer både brandmän och stabspersonal till terrängbränderna i Dalarna och Gästrikland. På hemmaplan har mycket arbete lagts ned för planering av insatsgrupperna från Halland då Halmstad fungerade som sammanhållande i planeringen. På hemmaplan har värmen och torkan inneburit eldningsförbud i. Det började med beslut om eldningsförbud i skog och mark som följdes av två skärpningar under sommaren där det sista innebar förbud att elda även på egen tomtmark. Detta skapade en del irritation hos medborgarna och merjobb på räddningstjänsten, men innebar att antalet bränder minskade. Näringsidkare hade möjlighet att söka dispens från förbudet under förutsättning att fastställda säkerhetskrav var uppfyllda. Ett 20-tal dispenser beviljades. Vi har under vissa veckor i sommar haft begränsad förmåga till följd av personalbrist. Detta gäller för RIB styrkorna i Halmstad, Getinge samt Oskarström. Antalet händelser som räddningstjänsten larmas ut till fortsätter att öka. Vi har haft 998 händelser som föranlett utryckningar per 31 augusti. Om trenden håller i sig kan vi riskera att hamna på runt 1500 händelser/larm för helåret 2018, jämfört med 1318 st samma datum 2017. Antalet händelser som medfört personskador syns också öka i förhållande till förgående år. Händelser med dödlig utgång ligger tyvärr klart högre än samma period förgående år. Under perioden 1 juni till 22 augusti har 374 räddningsuppdrag hanterats. Av dessa har 45 st gällt bränder i skog och mark, vilket är ca 5 ggr fler än ett normalår. Vår personal i Halland integrerade larm och ledningscentral har under samma period hanterat 1002 uppdrag för samverkansområdet RäddSam Halland. Under 2016 och 2017 har det, under de första åtta månaderna på året, vid 76 resp 78 tillfällen varit mer än ett samtidigt pågående uppdrag i kommunen. Motsvarande siffra för 8 månader 2018 är 159 st. Överklagan av kommunens upphandling av ny entreprenör för sotning och brandskyddskontroll är avdömd av förvaltningsdomstolen till kommunens fördel. Ca 7 000 begäran om att få använda annan sotare har inkommit och ska handläggas av räddningstjänstens personal. Handläggningen ska ske utan avgift vilket innebär att extrapersonal som krävs för en snabb handläggning kommer att belasta räddningstjänstens budget med en inte obetydlig summa pengar. Brutna semestrar för att kunna bistå Dalarna, Gävleborg och Jämtland medför att dessa "förlorade semesterdagar ska tas ut under hösten. Detta belastar verksamheten eftersom annan verksamhet är inplanerad och ev måste ställas in för att kunna bevilja semestrar
Räddningsnämnden 2018-09-20 11(12) för aktuell personal. Samtidigt har den personal som varit i tjänst på hemmaplan under sommaren varit mycket hårt belastad. Personalplanering för att bistå skogsbränderna norrut, stort antal egna larm, samt hantering av eldningsförbud, dispenser och frågor relaterade till torkan har gjort att andra arbetsuppgifter som skulle vara utförda under sommaren blivit lidande. Detta gör att vi går in i höstens verksamheter med en hög belastning och delvis reducerad förmåga. Ärendets beredning Ärendet har beretts inom förvaltningen och faller inte inom ramen för MBL. Förslag till beslut Räddningsnämnden beslutar att godkänna delårsbokslut 2018 Räddningsnämnden beslutar godkänna driftredovisning
Räddningsnämnden 2018-09-20 12(12) RN 28 Dnr RN 2018/00329 Remiss - plan för övertagande av kommunal räddningstjänst Beslut Räddningsnämnden beslutar att anta yttrande enligt av räddningschefen redovisat förslag. Ärendet Enligt 4 kap. 33 förordningen (2003:789) om skydd mot olyckor (FSO) får länsstyrelsen, om det fordras omfattande räddningsinsatser i kommunal räddningstjänst, ta över ansvaret för räddningstjänsten i de kommuner som berörs av insatsen, vilket då inkluderar samtlig verksamhet och samtliga ansvarsområden som omfattas av kommunens organisation för räddningstjänst. Som följer av 4 kap. 34 FSO ska länsstyrelsen upprätta de planer som behövs efter att ha hört kommunerna och berörda myndigheter i länet. Planen beskriver de ansvarsförhållanden och förfarande som råder vid ett sådant övertagande. Planen har remitterats till samtliga kommuner med räddningstjänster i Hallands län, angränsande kommuner, angränsande länsstyrelser, Myndigheten för Samhällsskydd och Beredskap (MSB), Region Halland, Polismyndigheten Region väst, Kustbevakningen region väst samt Sjöfartsverket. Förslag till yttrande har sammanställts av räddningschefen. Ärendets beredning Remitterad plan har granskats av chefen räddningsavdelningen, stf räddningschefen och räddningschefen. Jämförelser har gjorts med motsvarande planer för Västra Götaland, Blekinge län och Södermanlands län. Förslag till yttrande har sammanställts av räddningschefen. Kommunen avser att lämna ett samordnat yttrande med räddningsnämndens och kommunstyrelsens synpunkter. Förslag till beslut Räddningsnämnden beslutar att anta yttrande enligt av räddningschefen redovisat förslag.