Personalredovisning 2018

Personalredovisning 2018

Innehållsförteckning Personalredovisning 2018... 3 Definitioner och avgränsningar... 3 Personalbild... 3 Kompetensförsörjning... 7 Ledarskap... 10 Sjukfrånvaro... 11 Hälsa och arbetsmiljö... 18 Sammanfattande analys... 22

Personalredovisning 2018 Definitioner och avgränsningar Tillsvidareanställd det som i dagligt tal kallas fast anställning. En anställning som enligt avtal pågår tills uppsägning sker från någon part. En tillsvidareanställning kan vara på hel- eller deltid. Visstidsanställd en anställning med ett fastställt slutdatum. Det kan vara ett vikariat eller en allmän visstidsanställning så kallad AVA, på hel- eller deltid. Visstidsanställningar i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar (tre mån eller mer) med månadslön. Timavlönad - avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång var under tre månader. Årsarbetare samtliga anställda (hel- och deltider) i en given grupp eller kategori, omräknat till heltidstjänster. Detta är vanligtvis det begrepp som används när man i jämförande syfte beskriver volymen anställda. Avgränsningar ett fåtal personer kan inneha anställningar vid flera enheter, vilket kan påverka sifferunderlaget. Räknar vi samman alla anställda kan slutsumman bli för hög och den stämmer därför inte exakt med hur verkligheten ser ut utan kan slå på litet antal. Personalbild Halmstads kommuns 13 förvaltningar och sex bolag med 8 911 tillsvidare- och visstidsanställa är kommunens största arbetsgivare. En ökning med 48 medarbetare sedan föregående helår. Tillsvidare- och visstidsanställda (antal) Tillsvidare Årsarbetare tillsvidare Visstid 2017-12 visstid (%) 2018-12 visstid (%) Kommun 7621 7222 796 11% 9% Bolag 444 421 50 9% 10% Totalt 8065 7643 846 11% 9% 1) Med visstidsanställda avses i detta sammanhang anställningar (3 månader eller mer) med månadslön Antalet tillsvidareanställda uppgick totalt vid årsskiftet till 8 065 personer, en ökning med 145 medarbetare sedan föregående år. 7 621 är anställda inom förvaltningarna vilket är en ökning med 120 medarbetare och 444 medarbetare är anställda inom bolagen. Bolagen har ökat med 25 medarbetare. Tillsvidareanställda medarbetare inom förvaltningarna så arbetar 5767 personer heltid vilket är en ökning med 201 personer och 1854 personer deltid vilket är en minskning på 81 personer mot föregående helår. Procentuellt är det 32 % deltidsanställda bland våra tillsvidareanställda medarbetare. Sysselsättningsgrad varierar för deltidsanställda mellan 0,5-95 procent. Andelen visstidsanställda har minskat inom förvaltningar men ökat inom bolagen. Minskning inom förvaltningar är 107 medarbetare, 2 procentenheter. Bolagen har ökat med en procentenhet vilket är 10 medarbetare.

Könsfördelning Tillsvidareanställda fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt 2017-12 2018-12 kvinnor (%) kvinnor (%) Kommun 6 013 1 608 7 621 79% 78% Bolag 158 286 444 36% 36% Totalt 6 171 1 894 8 065 77% 76% Av förvaltningarnas tillsvidareanställda är 78 procent kvinnor och 22 procent män. Förändring sedan föregående år är en minskning med procentenhet inom kvinnorna och motsvarande ökning inom män. För bolagen är motsvarande siffra 36 procent kvinnor och 64 procent män, vilket är oförändrat sedan föregående år. Visstidsanställda fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt 2017-12 2018-12 kvinnor (%) kvinnor (%) Kommun 534 263 797 69% 67% Bolag 25 25 50 40% 50% Totalt 559 288 847 68% 66% Totalt inom kommunen är 66 procent kvinnor av de visstidsanställda vilket är en minskning på två procentenheter sedan föregående år. Av förvaltningarnas visstidsanställda är 67 procent kvinnor och 33 procent män. Förändring sedan föregående år är en minskning med två procentenheter inom kvinnorna och motsvarande ökning inom män. För bolagen är motsvarande siffra 50 procent kvinnor och 50 procent män, vilket är en ökning med 10 procentenheter inom kvinnor sedan föregående år. Timavlönad personal Antal timmar 2017 2018 Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Kommun 1 222 991 618 1 181 667 597 Bolag 51014 26 51728 26 Totalt 1 274 005 644 1 233 395 623 Antalet timavlönade har minskat med 21 årsarbetare inom Halmstads kommun, minskning har skett inom förvaltningarna. Antal timavlönade inom bolagen är oförändrat antal årsarbetare med 26 årsarbetare. Framgår dock en ökning av antal timmar sedan föregående år. Ökning har främst skett inom hemvårdsförvaltningen. Minskat behov av timavlönad personal har främst skett inom socialförvaltningen. Timavlönade har minskat med hela 27 årsarbetare inom socialförvaltningen. Timavlönad personal i denna redovisning avser tidsbegränsade anställningar som vid anställningens ingång var under tre månader.

Genomsnittlig sysselsättningsgrad Tillsvidareanställd personal 2017 2018 (%) Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kommun 93 98 94 94 97 94 Bolag 95 99 98 96 99 98 Totalt 93 98 94 94 97 95 Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för tillsvidareanställd personal inom kommunen totalt har ökat med en procentenhet. Sysselsättningsgraden var vid årsskiftet 94 procent av heltidsmåttet inom förvaltningarna och 98 procent inom bolagen. Medarbetare inom bolagen har generellt högre sysselsättningsgrad än medarbetare inom förvaltningarna. Ökning av sysselsättningsgraden har ökat något inom förvaltningarna och gruppen kvinnor. 2018 års medarbetarundersökning visar att de flesta (73 procent) var nöjda med den sysselsättningsgrad de hade vid mättillfället. Det var fler som ville gå ner i sysselsättningsgrad (20 procent) än som ville öka sin arbetstid (sju procent). Vid en jämförelse mellan 2018 och 2016 kan vi dock se att andelen medarbetare som vill gå ner i arbetstid har minskat och att andelen medarbetare som vill få en högre sysselsättningsgrad har ökat. Även minskning av andelen timavlönade visar på en trend till högre sysselsättningsgrad. Åldersfördelning (%) -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65+ Kommun 219 1496 1838 2171 1109 205 169 171 132 65 46 7621 Bolag 10 101 115 118 66 7 6 9 11 4 1 448 Totalt 229 1597 1953 2289 1175 212 175 180 143 69 47 8069 Den stora förändringen för antalet tillsvidareanställda inom respektive åldersgrupp jämfört med 2017 är den stora ökningen inom åldersgrupp 26-35 år (+90) och 36-45 år (+29) inom förvaltningarna. Även åldersgrupp 56-60 år (+25) samt 61 år (+30) är grupper som ökat. De åldersgrupper som minskat inom förvaltningar är främst under 25 år (-34) samt åldersgrupp 46-55 år (-30). En majoritet befinner sig i åldersgrupperna 26-55 år, 72 procent. Medarbetare under 26 år utgör 2,9 procent av förvaltningarnas tillsvidareanställda. En minskning med 0,4 procentenheter sedan föregående års mätning. Inom gruppen 61-65 år återfinns 10,2 procent vilket är en ökning på 0,8 procentenheter. 0,6 procent finns i gruppen 65 + vilket är en ökning med 0,1 procentenheter. Inom bolagen finns 26,3 procent av medarbetarna inom åldersgruppen 46 55 år, en minskning med 3,7 procentenheter och 25,7 procentenheter i åldersgruppen 36 45 år vilket är en liten ökning på 0,2 procentenheter. Andelen under 26 år utgör i år 2,2 procent vilket är ökning på 1,2 procentenheter. Inom gruppen 61 65 år återfinns 8,3 procent, minskning på 1,7 procent. och i gruppen 65 + finns 0,2 en procent, minskning på 0,8 procentenheter.

Medelålder 2017 2018 Kommun 46 46 Bolag 45 45 Totalt 46 46 Medelåldern bland förvaltningarnas tillsvidareanställda är 46 år och är oförändrad från föregående år. Inom förvaltningarna har utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen högst medelålder på 48 år tillsammans med teknik- och fritidsförvaltningen samt servicekontoret. Lägst medelålder har miljöförvaltningen på 42 år. Chefer fördelat per kön Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2017-12 kvinnor (%) 2018-12 kvinnor (%) (antal) Kvinnor Män Totalt Kommun 241 125 366 64% 66% Bolag 45 14 59 43% 76% Totalt 286 139 425 61% 67% Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön (antal) Kvinnor Män Totalt 2017-12 kvinnor (%) 2018-12 kvinnor (%) Kommun 6 10 16 67% 38% Bolag 3 3 6 33% 50% Totalt 9 13 22 63% 41% Vid årsskiftet fanns totalt inom kommunen 425 tillsvidareanställda chefer, 410 föregående år och 22 visstidsanställda chefer, föregående år 27 visstidsanställda chefer. Andel kvinnliga chefer totalt inom kommunen har ökat med 6 procentenheter och är detta helår 67 procent. Andelen kvinnliga chefer inom förvaltningar har ökat med två procentenheter till 66 procent. Inom bolagen har tillsvidareanställda kvinnliga chefer ökat med 34 procentenheter vars andel är 2018 hela 76 procent. En anställd betraktas som chef om relationen i AID chef har värde A, B, C eller L. I grupperna A, B och C finns chefer som har fullt ledningsansvar; verksamhets-, ekonomi- och personalansvar. Medarbetare som i sitt arbete har ett begränsat ledningsansvar, det vill säga en eller två av verksamhets-, ekonomi- och personalansvar finns i gruppen L.

Kompetensförsörjning Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda inom kommunen Yrkesgrupp (antal) 2018 2019 2020 2021 2022 Summa Andel Handläggar- och administratörsarbete 13 20 20 13 11 77 12% Hantverksarbete med mera 6 11 12 8 13 50 22% Kultur, turism och fritidsarbete 6 2 5 1 3 17 9% Köks- och måltidsarbete 3 5 8 7 15 38 16% Ledningsarbete 4 8 9 9 13 43 11% Rehabilitering och förebyggande arbete 1 2 2 5 9% Räddningstjänstarbete 3 3 4% Skol- och barnomsorgsarbete 62 67 78 70 95 372 14% Socialt och kurativt arbete 27 17 34 34 32 144 14% Städ, tvätt och renhållningsarbete 1 2 5 13 6 27 14% Teknikarbete 4 8 4 3 2 21 6% Vård- och omsorgsarbete mm 20 38 44 49 67 218 13% Totalt 147 178 224 207 259 1015 13% Prognos för pensionsavgång under perioden 2018 till 2022 visar en ökning med 298 tillsvidareanställda medarbetare mot föregående år. Procentuellt är det 13 procent av förvaltningars alla tillsvidareanställda, en ökning på 3 procentenheter från föregående år. I diagram ovan visas tydligt ökning av pensionsavgångar årligen från 178 avgångar 2019 till 259 avgångar år 2022. De största yrkesgrupperna numerärt är yrkesgrupperna Socialt och kurativt arbete 144 medarbetare, 14 procent avgång under perioden samt vård och omsorgsarbete med 218 medarbetare, 13 procent avgång av befintliga medarbetare inom yrkesgrupp. Yrkesgrupper som är mindre numerärt men större procentuell andel är hantverksarbete, 22 procent samt kök och måltidsarbete, 16 procent. Pensionsavgång för kommunens chefer har en prognos enligt följande vid indelning av ovan beskrivna chefskod. Under perioden är prognosen att 27 % av A chefer går i pension. Prognos visar även att 12 procent av chefskod B samt 9,4 procent på värdering C kan förväntas gå i pension. 11 procent av värde L Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda inom bolagen Yrkesgrupp (antal) 2018 2019 2020 2021 2022 Summa Andel Handläggar- och administratörsarbete 2 1 3 1 2 9 27% Hantverkare med mera 2 0 0 0 0 2 6% Kultur, turism och fritidsarbete 0 1 0 0 0 1 3% Kundvärd 0 0 0 1 0 1 3% Ledningsarbete 0 0 0 1 0 1 3% Husvärd 1 0 0 0 0 1 3% Projektledare 1 1 0 0 0 2 6% Renhållningsarbete 0 1 2 3 1 7 21% Teknikarbete 2 1 2 1 3 9 27% Totalt 8 5 7 7 6 33 11% Prognos för pensionsavgång inom bolagen är 11 procent. Vilket är oförändrad procentuellt från föregående period. Yrkesgrupper med stor andel pensionsavgångar hos bolagen så är det främst teknikarbete, 27 procent samt handläggar- och administratörsarbete, 27 procent av medarbetare inom yrkesgruppen.

Kompetensförsörjning Halmstads kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare och erbjuda ett hållbart arbetsliv, dels för att kunna rekrytera rätt kompetens men framför allt för att behålla befintliga medarbetare. Halmstads kommun har rekryteringsutmaningar vilket främst beror på en ökad rörlighet på arbetsmarknaden och att det är allt svårare att rekrytera spetsutbildad personal. Andra orsaker är högkonjunktur, pensionsavgångar samt svårigheter att rekrytera erfarna och utbildade medarbetare. 2018 rekryterades 1230 personer till tjänster, längre än 6 månader. Därtill kommer många vikarier och timavlönade. I våra verksamheter finns även medarbetare som vill arbeta mer än vad de gör idag. 55 % av medarbetarna inom kommunals avtalsområde arbetar heltid. Om vi kan öka den procentuella delen och främja heltid så arbetar kommun för jämställdheten och hjälper till att möta framtida kompetensförsörjningsutmaningar. Under hösten 2018 har en handlingsplan för heltidsarbete som norm tagits fram. Då personalomsättningen är stor blir det allt viktigare med en bra introduktion för såväl medarbetare som chefer. Det handlar om att snabbare komma in i jobbet och på arbetsplatsen. Förvaltningar och bolag tar årligen emot praktikanter och studenter som t ex genomför examensarbeten inom olika områden. Flertalet förvaltningar arbetar systematiskt med kompetensförsörjningsfrågorna där behovsanalyser görs för att sätta fokus på, nytänkande och resursutnyttjande. Vissa förvaltningar arbetar med att införa en kompetenstrappa för yrkesgrupper för att säkerställa rätt kompetens. Vid rekrytering läggs allt större tyngd vid erfarenhet, vilja och förmåga, som komplement till kunskapskrav. Då samhällsbyggnationen i kommunen fortsätter expandera med mer nybyggnation av nya förskolor, skolor, äldreboende expanderar är det fortsatta svårigheter att rekrytera specialistkompetens inom de tekniska yrkena. Detta gäller såväl för projekt som för drift. Inom de pedagogiska verksamheterna finns brist på tillgång av kvalificerad personal av bl.a. förskollärare, fritidspedagoger, lärare med vissa inriktningar samt skolledare. Inom vård- och omsorg är undersköterskor och sjuksköterskor som det är störst rekryteringsbehov av. Fram till 2025 förväntas en fjärdedel av dagens sysselsatta inom vård och omsorg i länet att gå i pension. Det finns nyexaminerade socionomer men det är svårigheter med att rekrytera erfarna socialsekreterare och biståndshandläggare. Orsaken till detta är den höga personalomsättningar bland socialsekreterare i kommunerna. Antalet pensionsavgångar är inte tydligt kopplat till att man uppnår pensionsålder. Det förekommer avslut i samband med sjukersättning eller att man väljer att sluta tidigare. Men allt fler medarbetare som går i pension väljer att efter pension fortsätta arbeta i kommunen genom att vikariera eller ta på sig särskilda uppdrag. Detta är ur ett kompetensförsörjningsperspektiv mycket värdefullt och är en resurs som kunde tas tillvara på ännu mer genom flexibla lösningar. Hemvårdsförvaltningen har tillsammans med utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen arbetat med att ge långtidsarbetslösa och nyanlända möjlighet att komma in på arbetsmarknaden och i förlängningen en anställning inom vård- och omsorg. I projektet är ca 45 personer delaktiga i dagsläget. Projektet bidrar till att trygga kompetensförsörjningen och utvärderingen visar på ett gott resultat. Kommunstyrelsen antog 2018 en kommunövergripande kompetensförsörjningsstrategi för Halmstads kommun. Den innebär ett tydligare fokus på kompetensförsörjningsfrågorna i verksamhetsplaneringen med analys på framtida utmaningar, hur vi kan organiserar oss, tillvarata ny teknik och digitala lösningar samt möjliggöra för ett förlängt och förändrat arbetsliv, för att tillsammans möta framtiden på bästa sätt. Digitaliseringen är en viktig del i att utveckla Halmstads kommun som organisation och som attraktiv arbetsgivare. Halmstads kommun ska använda teknik för innovativa arbetssätt och lösningar och överväga

digitala lösningar vid utveckling av verksamheten. Därutöver måste den digitala förmågan och kompetensen ligga i fas med utvecklingen av digitala verksamheter. Halmstads kommun arbetar exempelvis med att digitalisera samhällsbyggnadsprocessen, vilket har medfört att förvaltningar gemensamt investerat i en VR-studio. VR-tekniken möjliggör att visualisering och underlättar förståelsen och dialogen mellan olika professioner. Teknikutvecklingen innebär även behov av nya kompetenser och yrkesgrupper i verksamheterna exempelvis digitala verksamhetsutvecklare, kravanalytiker, systemarkitekter med flera. Under året har det genomförts ett antal föreläsningar inom området digital kompetens. Framför allt har dessa handlat om AI och robotisering. Vidare har all personal fått utbildning inför genomförandet av den nya Dataskyddslagstiftningen (GDPR) som genomfördes som en webbutbildning. HR-grupp med deltagare från samtliga förvaltningar har arbetat med GDPR utifrån HRperspektivet-. Det har skett en kvalitetssäkring och arbete för samsyn och kvalitet av hantering med personakter, dess hantering av gallring, lagra och arkivera utifrån GDPR. Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet Jämställdhets- och mångfaldsperspektivet ska genomsyra all planering, genomförande och uppföljning av verksamheten. Perspektivet ska ständigt beaktas och ingå som en naturlig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Perspektivet har förankrats hos samtliga verksamheter inom Halmstads kommun. Vissa förvaltningar/bolag har kommit längre i arbetet än andra, men det finns en kunskap och insikt om att jämställdhet och mångfald är viktigt. Majoriteten av verksamheterna deltar i kommunens övergripande inkluderingsnätverk (tidigare jämställdhetsnätverk) där kommunledningsförvaltningen är sammankallande. Nätverket arbetar för att utveckla kommunens arbete med social hållbarhet, inkluderat jämställdhets- och mångfaldsarbete. Bland annat har nätverket under 2017-2018 varit en part i framtagandet av Halmstads kommuns handlingsplan för strategiskt jämställdhetsarbete. Handlingsplanen innehåller ambitioner, indikationer och ansvar inom olika områden som beräknas beslutas i februari 2019. Därefter ska det konkreta arbetet påbörjas för att säkerställa att kommunen bedriver kvalitativa verksamheter för kvinnor och män, flickor och pojkar oavsett bakgrund, samt att kommunen erbjuder lika rättigheter och möjligheter gällande alla aspekter av anställning oavsett kön. Med anledning utav att handlingsplanen ej varit beslutad och kommunledningsförvaltningens riktning angående jämställdhets- och mångfaldsarbete varit otydlig, så har förvaltningarna/bolagen arbetat utefter eget behov och kunskap, vilket kan variera beroende på verksamhet. Ytterligare handlingsplan som tagits fram och även beslutats år 2018 är handlingsplanen för heltidsarbetet som norm (utifrån det kollektivavtal som tecknats mellan Sveriges kommuner och landsting och Kommunal år 2016). Målet är att tillsvidareanställning på heltid ska vara det normala vid nyanställning, och att redan anställda medarbetare ska arbeta heltid i högre utsträckning än idag. I dagsläget arbetar 64,8 % av kvinnorna i kommunen heltid medan 84,6 % av männen arbetar heltid, vilket påverkar den ekonomiska självständigheten, både under och efter yrkeslivet. När fler arbetar heltid uppstår positiva effekter för yrkenas attraktivitet, framtida kompetensförsörjning och för jämställdheten. Samtliga förvaltningar och bolag har ett aktivt arbete med rekrytering, samt en ambition om att öka den numerära jämställdheten på arbetsplatsen. Många verksamheter har skrivit in mål för detta i sin verksamhetsplan/jämställdhetsplan och rekryterar aktivt från det underrepresenterade könet (självklart under förutsättning att rätt kompetens och lämplighet finns). Oavsett mål i planer eller inte, så är verksamheterna väl medvetna om att rekryteringsprocessen är en del i arbetet för att främja lika rättigheter och möjligheter. För att säkra ett kvalitativt rekryteringsarbete har Halmstads kommun under 2018, under ledning av kommunledningsförvaltningen, arbetat fram ett förslag till en kommungemensam rekryteringsprocess, som är kompetensbaserad och utgår ifrån att kravprofilerna ska vara könsneutrala.

Verksamheterna framför även att jämställdhets- och mångfaldsperspektivet ingår/ska ingå som en naturlig del i arbetet med utbildning och kompetensförsörjning. För att säkra en gemensam riktning beslutades under 2018 en kommungemensam kompetensförsörjningsstrategi. Utöver arbetet med att verksamheterna implementerar strategin, genomförs (eller planeras det att genomföras) utbildningar för chefer för att öka kunskapen och förståelsen för jämställdhets- och mångfaldsarbete. Några förvaltningar har arbetat i projektform för att öka medvetenheten och arbetet för lika rättigheter och möjligheter. Projekten har visat sig ge effekt, men viktigt är att dessa förvaltningar inte ser arbetet som ett tidsbegränsat projekt, utan att arbetet fortlöper efter projektet. Intressant är att några utav dem mansdominerade verksamheterna framför att det är viktigt att arbeta för att arbetsförhållanden ska lämpa sig för både kvinnor och män, bättre arbetsplats för alla, kunderna bättre service än idag. samt att arbeta för att underlätta för anställda att ta ut lagstadgad föräldraledighet, att mötestider inte förläggs så att hämtning av barn på dagis påverkas etc.. Detta nämns inte hos någon utav de kvinnodominerade verksamheterna. Det finns några verksamheter där jämställdhets- och mångfaldsarbetet inte är lika aktivt. Dessa verksamheter är väl medvetna om detta och har en ambition för att påbörja ett mer aktivt arbete under 2019. Förvaltningarna/bolagen upplever att det saknats riktning i jämställdhets- och mångfaldsarbetet. Den (förhoppningsvis snart beslutade) kommungemensamma handlingsplanen för strategiskt jämställdhetsarbete och dess ambitioner ska tydliggöra riktningen och leda till aktiviteter på förvaltnings- /bolagsnivå. Uppföljning utav genomförda aktiviteter ska, enligt handlingsplanen, genomföras årligen, vilket kommer att medföra ett mer aktivt arbete med jämställdhets- och mångfaldsfrågor. Ledarskap Halmstads kommun har ett antal kommungemensamma satsningar inom ledar- och chefsutveckling som har fortsatt utvecklas under 2018 och erbjudits alla förvaltningar och bolag. De kommungemensamma satsningarna är Utvecklande Ledarskap, Morgondagens ledare, Ledardagar och e-learning (iknow). Under 2018/2019 kommer Utvecklande Ledarskap kompletteras med Indirekt Ledarskap (leda genom andra) som kommunens exekutiva chefer kommer genomgå. Utvecklande Ledarskap är ett förhållningssätt som handlar om att stärka var och ens personliga ledarskap och bidra till att utveckla beteenden som skapar delaktighet, tillit, motivation och kreativitet. Utvecklande ledarskap (UL) som kännetecknas av att alla chefer jobbar med att vara föredömliga och autentiska, visa personlig omtanke genom att stödja och konfrontera, väcka inspiration och motivation genom att uppmuntra delaktighet, medledarskap och kreativitet. Utbildningar i utvecklande ledarskap pågår kontinuerligt. Målet är att samtliga chefer inom Halmstads kommun ska genomgå programmet Utvecklande Ledarskap. Morgondagens ledare är kommunens chefsutvecklingsprogram, som syftar till att identifiera medarbetare med ambitioner och potential till att gå in i en ledarskapsroll. Halmstads kommun gör detta program tillsammans med Region Halland och flera av de halländska kommunerna. Under 2018 har Halmstads kommun haft ca 20 platser i detta program. För att dessa chefer ska få rätt förutsättningar att lyckas i sina uppdrag satsar de flesta förvaltningar och bolag på en gedigen introduktion. Samtliga nya chefer inom Halmstads kommun skall erbjudas UL. 2018 genomförde 63 chefer UL. Fördelningen av medarbetare som genomfört UL är 32 specialister, 12 arbetsledare/teamledare samt 19 chef över medarbetare. För att förstärka känslan av att vi är en arbetsgivare Halmstads kommun har en ny kommungemensam introduktion för chefer tagits fram och börjar under 2019. En ny executive funktion skall verkställas under 2019 i samband med ny organisationsstruktur.

Under 2018 implementerades en utbildningsportal (iknow) med utbildningsavsnitt inom ledarskap, chefskap och personlig utveckling. I denna portal kan kommunens chefer arbeta med en kontinuerlig kompetensutveckling när tid och möjlighet finns då det alltid finns tillgängligt. I denna portal finns även ett utbildningspaket riktat till nya chefer för att stödja och inspirera dem i sina uppdrag. Utöver de kommungemensamma satsningarna på chefer arbetar förvaltningar och bolagen i olika utsträckning med att skapa nätverk för cheferna, ger dem en handledare när de börjar, växelbruk (möjlighet att kliva i och ur chefsrollen), kollegialt lärande och hälsofrämjande ledarskap. Några förvaltningar har börjat uppmuntra intern rörlighet bland cheferna vilket kommer vara ett viktigt strategiskt förhållningssätt för att vi ska kunna vara attraktiva för våra chefer inom kommunen. Under 2018 genomfördes en medarbetarundersökning i Halmstads kommun. Denna undersökning visar en spridning i våra chefers upplevda arbetssituation. Där framkommer att cheferna är mer positivt inställda än övriga medarbetare. Resultaten visar att det endast är 58% av cheferna som upplever att de har "rimliga förutsättningar". Cheferna upplever dock att de är insatta i verksamhetens mål (90%) och att de vet vad som förväntas av dem (83%). Halmstads kommuns chefer i stort upplever en tidsbrist i att vara just chef/ledare. Tiden att få möjligheten att blicka framåt och planera verksamheten blir bristfällig då chef/ledare är i många fall även handläggare/driver egna uppdrag och har deadlines som ska hållas. Det finns en önskan om ökat administrativt stöd för att klara uppdraget och ett ökat stöd från olika system. För att chefer ska kunna utöva ett utvecklande ledarskap så behöver de ha förutsättningar för detta genom att ha ett rimligt antal medarbetare. Antalet medarbetare per chef varierar stort i kommunens verksamheter, från 3 till mer än 50. Därtill ska läggas ansvaret för vikarier och timavlönad personal. För att få ett bättre underlag kring chefers organisatoriska förutsättningar kommer en fördjupad undersökning att genomföras under 2019. Syftet med analysarbetet, är att hitta styrkor och utvecklingsområden för att Halmstads kommun ska bli en ännu mer attraktivare arbetsgivare där chefer och medarbetare har möjlighet till ett hållbart, förlängt och förändrat arbetsliv. I medarbetarenkäten följer Halmstads kommun även upp andelen medarbetare som upplever vi arbetar tillsammans. Index för 2018 är 67. Det finns ett stort engagemang om att skapa samarbetet och nästa mätning av index genomförs 2020. Halmstads kommun följer även upp frisktal och har som målsättning att den skall öka. 2018 frisktal är kvinnor på 26 procent och män har 44 procent. Målsättning är ett höjt frisktal i förhållande till föregående år. Vi nådde inte det 2018 utan en minskning på 2 procentenheter på både män och kvinnor. Nästa mätning av nyckeltal sker 2020. Sjukfrånvaro

Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 2017 2018 (%) Kommun Bolag Totalt Kommun Bolag Totalt 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 6,6 3,7 6,4 6,6 4,2 6,4 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 54,3 36,7 53,7 52,2 35,5 51,6 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 7,4 4,3 7,3 7,4 4,2 7,3 4. Summa sjukfrånvarotid för män 4,1 3,4 4,0 4,1 3,3 4,0 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 4,5 2,5 4,4 4,8 2,8 4,7 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 6,4 3,1 6,2 6,3 3,1 6,0 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 7,6 5,0 7,4 7,5 4,4 7,4 I tabellen ovan redovisas sjukfrånvaro uppdelat på kvinnor, män och ålder i förhållande till ordinarie arbetstid beräknat i timmar. I uppgifterna ingår alla anställda vilket omfattar även timavlönad personal. Den totala sjukfrånvaron har minskat inom bolag med 0.5 procentenheter men oförändrat inom förvaltningar. Långtidssjukfrånvaro (mer än 60 dagar) fortsätter minska inom både bolagen och förvaltningarna med totalt 2,1 procentenheter och ligger nu på 51,6 procent. Kvinnorna har generellt sett högre sjukfrånvaro än sina manliga kollegor. Statistiken visar att sjukfrånvaro inom de olika könen är i stort oförändrat sedan föregående år. Sjukfrånvaro för medarbetare som är 29 år eller yngre fortsätter öka inom både förvaltningar och bolag. Totalt ökar sjukfrånvaro för denna grupp med 0,3 procentenheter jämfört med föregående år. Gruppen medarbetare över 50 år visar en trend med minskad sjukfrånvaro, främst inom bolagen. Sjukfrånvaron är oförändrad för medarbetare i åldersgruppen 30-49 år inom förvaltningar men har en ökning inom bolag med 0,3 procentenheter. Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron inom förvaltningarna (%) 2014 2015 2016 2017 2018 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 6,0 6,2 6,7 6,6 6,6 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 52,9 57,4 58,2 54,3 52,2 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,7 6,9 7,5 7,4 7,4 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,9 4,0 3,6 4,1 4,1 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller yngre 2,9 2,6 4,1 4,5 4,8 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 5,8 5,9 6,4 6,4 6,2 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 7,1 7,6 7,7 7,6 7,5 Tabellen ovan visar sjukfrånvarons utveckling inom förvaltningarna de senaste fem åren. Långtidssjukfrånvaro mer än 60 dagar har haft hög procentuell ökning men nu en frånvaro lägre än för 5 år sedan. Inom denna grupp finns både fysisk och psykisk ohälsa, i vissa fall arbetsrelaterad i andra fall inte arbetsrelaterad. Psykisk ohälsa men även belastningsskador, operationer och allvarliga sjukdomar medför i många fall långa sjukskrivningar. Långa väntetider hos sjukvården medverkar ibland till att sjukfallen blir längre än nödvändigt. Samtliga grupper har ökad sjukfrånvarotid sedan 2014. Det är framförallt 29 år eller yngre som ökat. Kvinnor har generellt högre sjukfrånvaro än männen. Det syns dock tydlig ökning hos gruppen män. Sjukfrånvarostatistik visar att hemvårdsförvaltningen har högst sjukfrånvaro på 9,4 procent. Det har dock skett totalt en liten minskning från föregående år, en minskning på 0,6 procentenheter. Socialförvaltningen har 8,2 procent vilket är en ökning på 0,9 procentenheter. Byggnadskontoret har en hög sjukfrånvaro, 7,6 procent, ökat med 0,7 Rehabiliteringen som ofta efterfrågas är lättare arbete, både fysiskt och psykiskt. Möjligheter att möta efterfrågan finns i mycket begränsad omfattning.

Värt att presentera är LBVA, räddningstjänsten, miljöförvaltningen, stadsnät samt fastighetskontoret som visar mycket låg sjukfrånvaro. Antal sjukdagar per tillsvidareanställd 2018 2017 2018 (dagar) Kvinnor Män Totalt Totalt Kommun 24,4 14,5 22,7 22,3 Bolag 17,5 12,3 15,3 14,1 Totalt 24,3 14,1 22,3 21,9 Sjukfrånvaron inom förvaltningar och bolag var 2017, 22,3 dagar. En minskning på 0,7 dagar från 2016. Helår 2018 visar totalt 21,9 vilket är en minskning på ytterligare 0,4 dagar jämfört med helår 2017. Inom bolagen har det skett en minskning på 1,2 dagar. Statistiken utgår från Halmstads kommuns genomsnittliga sjukfrånvaro, mätt i antal kalenderdagar på helårsbasis 1. Antal sjukdagar avser endast tillsvidareanställd personal och kan inte jämföras med den obligatoriska redovisningen av sjukfrånvaron., som omfattar ALL personal. De stora förvaltningarna har höga antal sjukdagar per tillsvidareanställda medarbetare jämfört med de mindre förvaltningarna. Hemvårdsförvaltningen 33,8 dagar, Socialförvaltningen 27,8 dagar, Utbildningoch arbetsmarknadsförvaltningen 14,3 samt servicekontoret 18 sjukdagar. Flera av de mindre förvaltningarna har fått ner antal sjukdagar ytterligare från ett redan lågt antal dagar. Exempel är Miljöförvaltningen 5,61 dagar från 12,5 dagar föregående period. Räddningstjänsten visar 6,45 motsvarande 10 föregående period. Teknik och Fritid har gått från 18 dagar till 14 dagar. LBVA har sänkt till 6 dagar från tidigare 8,7 dagar. Sjukfrånvarointervall Tillsvidareanställd personal 1 Har medarbetaren 100 procent sysselsättningsgrad men är sjuk 50 procent visas 0,5 dag, men om medarbetaren har 50 procent sysselsättningsgrad och är sjuk hela dagen så visas 1,0 dag.

Andelen sjukdagar under perioden januari december 2018 (andel) 1 dgr 2-14 dgr 15-90 dgr 91-180 dgr 181-9999 dgr Kommun 2% 25% 19% 11% 43% Bolag 4% 34% 20% 16% 26% Totalt 2% 25% 19% 11% 42% Inom förvaltningarna återfinns en stor andel av de tillsvidareanställdas sjukfrånvarodagar i gruppen mer än 181 dagar. Även om frånvaroperiod fortfarande dominerar så har det skett en minskning med två procentenheter. Redovisning visar ökning på 2 procent, intervall 2-14 dagar samt 1 procent inom intervall 15-90 dgr. Antal sjukdagar per yrkesgrupp (dagar) Yrkesgrupp 2016 2017 2018 Handläggar- och administratörsarbete 16,49 17,54 15,41 Hantverksarbete med mera 18,78 17,44 15,25 Kultur, turism och fritidsarbete 20,29 18,16 15,28 Köks- och måltidsarbete 25,36 20,43 20,59 Ledningsarbete 9,33 12,74 10,45 Rehabilitering och förebyggande arbete 14,40 7,79 8,35 Räddningstjänstarbete 12,24 7,51 5,21 Skol- och barnomsorgsarbete 19,38 17,75 18,83 Socialt och kurativt arbete 17,05 18,20 18,63 Städ, tvätt och renhållningsarbete 19,56 18,44 19,23 Teknikarbete 14,65 17,28 13,41 Vård- och omsorgsarbete mm 37,23 34,41 40,49 I tabellen ovan redovisas sjukfrånvaro per yrkesgrupp och avser tillsvidareanställd personal. Gruppen vård- och omsorgsarbete är den grupp som har högst sjukfrånvaro 40,5 dagar. Det har skett en ökning av sjukfrånvaron sedan föregående års mätning med 5,5 dagar. Även gruppen köks- och måltidsarbete ligger högt (20,59 dagar) städ, tvätt och renhållningsarbete (19,2 dagar). Skol- och barnomsorgsarbete samt socialt och kurativt arbete följer på 18,8 och 18,6 dagar. De stora yrkesgrupperna har små förändringar från föregående period förutom Vård och omsorgsarbete som har en ökning på 5,5 dagar. Teknikarbete har en minskning detta helår jämfört med föregående men även Räddningstjänstarbete, ledningsarbete, hantverksarbete samt handläggare och administratörsarbete. Diagnoser Nya Sjukfall

2018 anmäldes 1250 sjukfall där ansökan om sjukpenning kommit in till Försäkringskassan. Ansökan om sjukpenning sker efter dag 15. Antalet är oförändrat från föregående år. Enligt Försäkringskassans statistik är psykisk ohälsa den största orsaken till sjukdom bland kommunens medarbetare. Detta gäller både kvinnor och män. I förhållande till hur många som är sjukskrivna är psykisk ohälsa någon högre bland männen. Psykisk ohälsa handlar om allt från svårare psykiska sjukdomar till lättare stress- och ångestreaktioner. Psykiska sjukdomar står för en stor procentuell del av sjukfallen och tenderar att öka enligt prognos medans muskel och skelett fall tenderar att minska. Dess brytningspunkter sker i stort sett inom samma period (2015). I denna bild ingår ca 1250 sjukfall där ansökan om sjukpenning kommit in till Försäkringskassan 2018. Övriga innefattar diagnosgrupper som var för sig står för mindre än 4 % av sjukfallen. Ex sjukdomar relaterade till hud, ögon, öron, neurologi, tumörer m m. I denna bild ingår samtliga sjukfall med en fallängd över 14 dgr där ansökan om sjukpenning kommit in till Försäkringskassan Av de pågående sjukfallen ligger 29 procent i gruppen psykisk ohälsa, detta är en minskning med två procentenhet jämfört med föregående år. Antalet sjukfall är samma som föregående år. Övriga kategorier oförändrade förutom muskel-skelett som gjort motsvarande ökning. Psykisk ohälsa dominerar 2018 inom

åldersgrupper 20-29 år, 30-39år samt 40 49år. Från 50 år och äldre ökar muskel och skelett som dominerar vilket är en skillnad från föregående år. De stora grupperna har minskat något och vi se en liten ökning på förgiftningsskador på åldersgrupperna 20-29 år samt 30-39 år. Psykisk ohälsa handlar om allt från svårare sjukdomar som till exempel schizofreni och bipolär sjukdom till lättare stress- och ångestreaktion. Enligt Socialstyrelsen omfattar psykisk ohälsa symptom som kan, men inte nödvändigtvis behöver vara, så omfattande att det att det går att ställa en psykisk diagnos. Pågående sjukfall Goda exempel I denna bild ingår ca 420 sjukfall som var pågående den 14 januari 2019

I denna bild ingår ca 420 sjukfall som var pågående hos Försäkringskassan den 14 januari 2019 Under 2018 har förvaltningar och bolag arbetat aktivt för att främja hälsan, förebygga ohälsan samt arbetat med rehabiliterande/efterhjälpande insatser för de som har blivit sjuka. Goda resultat av arbetet kan också ses på flera förvaltningar och bolag. För de enheter/förvaltningar där sjukfrånvaron har ökat eller fortfarande ligger högt behövs ytterligare insatser. Hemvårdsförvaltningen arbetar metodiskt med samarbete tillsammans med Försäkringskassan rörande långtidssjukfrånvaro men även med den stora diagnosgruppen där problem finns med rygg, nacke och axlar. Förvaltningen arbetar med ständigt pågående arbete för hälsofrämjande insatser. Utbildningsinsatser för chefer samt hälsoinspiratörer samt hälsosamtal men även basutbildning för personal har tagits fram. Hemvårdsförvaltningen har arbetat riktat mot korttidssjukfrånvaron under 2018. Socialförvaltningen arbetar med riktade insatser till arbetsgrupper eller yrkeskategorier. Socialförvaltningen har hälsoinspriatörer och lång lista på erbjudande och hälsofrämjande erbjudande och stöd. Även socialförvaltningen har arbetat mycket med korttidsjukfrånvaro inom förvaltning. Servicekontoret har arbetat med hälsofrämjande och förebyggande insatser. Organisatorisk och social arbetsmiljö har bedrivits framgångsrikt inom innovativ organisering med tvärgrupper inom specifika områden. Utbildning och arbetsmarknadsförvaltningen har under 2018 fokus på ambassadörskap, introduktion, kompetensutveckling samt hälsofrämjande insatser. Räddningstjänsten har ett ESF projekt Kunskap äger som pågått sedan maj 2016. En effekt av projekt är kunskap som bidragit till förändrat klimat på arbetsplatsen och en ökad förståelse för grupper vilka avviker från gängse norm. Projektet innefattar även första stegen för att jämställdhetsintegrera verksamheten och jobba för att säkra likvärdig service till kvinnor och män. Projekt löper till våren 2019. Räddningstjänsten har idag väldigt låg sjukfrånvaro. Stadskontoret arbetar efter behov med olika insatser för att främja arbetsmiljön och förebygga ohälsa och sjukdom. Insatser som genomförts är kartläggning av den psykosociala arbetsmiljön, samtalsstöd via företagshälsovården, att se över arbetsformer och organisering och olika former av teambuilding insatser. Laholmsbuktens VA har fortsatt sitt utvecklingsarbete med fokus på medarbetarskap och medledarskap. Utbildning har skett vid två tillfällen av samtlig personal för att få en samsyn kring vad det innebär att ta ansvar för sin egen och verksamhetens utveckling.

Hälsa och arbetsmiljö Hälsofrämjande och förebyggande insatser En stor del av vår vakna tid tillbringar vi på arbetet, vilket innebär att arbetsplatsen har betydelse för vår hälsa. På arbetsplatsen är hälsan inte bara en personlig angelägenhet utan även en gemensam resurs som är avgörande för organisationens prestation. Bra hälsa på arbetsplatsen är därför ett mål för hela organisationen och utgör en viktig ledningsfråga. Utveckling av hälsan genom hälsofrämjande åtgärder ska ses som en naturlig del i arbetsmiljöarbetet. 2018 presenterade samtliga förvaltningar och bolag hälso- och arbetsmiljömål i sina verksamhets- /affärsplaner. Många av de aktiviteter som verksamheterna planerade att genomföra har realiserats. Som exempel kan nämnas aktiviteter för att stimulera medarbetarnas fysiska och psykosociala hälsa. Flera förvaltningar har utbildade hälsoinspiratörer som tillsammans med cheferna driver det hälsofrämjande arbetsmiljöarbetet. Hälsoinspiratörerna arbetar ofta med förvaltningsövergripande aktiviteter men arbetar även med riktade insatser för specifika grupper eller områden. För att stimulera till fysisk aktivitet har några förvaltningar inrättat gym på arbetsplatsen. Det finns även ett kommungement gym i rådhusets källare. Gymmet är öppet för samtliga kommunanställda. Resursförstärkning på arbetsplatsen för att undvika sjukskrivning och för att underlätta återgång i arbete efter sjukskrivning har genomförts på några förvaltningar. Hälsosamtal i medarbetarsamtalet är en annan hälsofrämjande insats som lyfts fram som en positiv och framgångsrik aktivitet. Vidare har verksamheterna satsat på att utveckla arbetsplatsträffen och det systematiska arbetsmiljöarbetet. För att säkerställa att alla chefer har de arbetsmiljökunskaper som krävs har de fått besvara ett arbetsmiljötest. Utifrån resultatet erbjuds cheferna utbildningar inom den/de områden där det finns kunskapsbrister. Andra aktiviteter är ledarutveckling genom Utvecklande ledarskap (UL). Olika studier visar att ledarskapet har stor betydelse för medarbetarens arbetsresultat och det främjande arbetet. Arbetsplatser där ledare och medarbetare tar ett gemensamt arbetsmiljöansvar har bättre förutsättningar att förena en väl fungerande verksamhet med ett hållbart, förlängt och förändrat arbetsliv. Den goda arbetsplatsen som främjar god hälsa och har en bra arbetsmiljö blir också en positiv faktor vid rekrytering. I december 2018 tog kommunfullmäktige beslut om likställt friskvårdsbidrag på 2 000 kr per medarbetar och år. Det ska vara samma villkor oavsett inom vilken förvaltning eller vilket bolag som medarbetarna arbetar inom. Denna fråga har främst bäring på kommunens varumärke som arbetsgivare och till mindre del har betydelse för utfallet vad gäller sjukfrånvaron. Organisatorisk och social arbetsmiljö Föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (AS 2015:4) började gälla i mars 2016 och innebär hur man förebygger och hanterar ohälsosam arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling. Under 2018 har arbetet med att implementera föreskriften fortsatt inom de flesta förvaltningar och bolag. Halmstads kommuns OSA-film (organisatorisk och social arbetsmiljö) och frågematerial samt en digital lärplattform för chefer har använts som stöd för detta arbete. Kommunens gemensamma rutin gällande kränkande särbehandling, trakasserier, sexuella trakasserier och repressalier är ett annat stödmaterial som verksamheterna har använt sig av. Några verksamheter har också tagit hjälp av företagshälsan i arbetet med att implementera föreskriften

Företagshälsovård Halmstads kommun har sedan den 1 januari 2011 haft avtal med extern leverantör avseende företagshälsovård. Avtalet omfattar företagshälsovård för alla anställda inom förvaltningar och bolag. Samarbetet med ny företagshälsovård under 2018 har präglats av att fort komma på plats för att arbeta med rehabilitera men framförallt på främjande och förebyggande insatser. Återrapportering, enligt 9-fältaren (timmar) Rehabilitera Förebygga Främja Totalt Organisation 5 136 315 456 Grupp 77 1 263 164 1 504 Individ 1 585 2 063 391 4 039 Totalt 1 667 3 462 871 6 000 (%) Rehabilitera Förebygga Främja Totalt Organisation 0% 36% 4% 18% Grupp 5% 19% 36% 25% Individ 95% 45% 60% 57% Totalt 28% 58% 15% 100% Företagshälsovården har lagt något färre timmar totalt än föregående helår och leverantör. Det är främst det förebyggande arbetet som ligger lägre än tidigare period och det rehabiliterande arbetet har tagit en större andel, både i timmar och i andel. Trots ny leverantör som behöver komma på plats sker en leverans med bra resultat. Arbetsskador Förvaltningar Typ av arbetsskada 2016 2017 2018 Olycksfall 490 446 322 Färdolycksfall 35 53 48 Sjukdom 11 0 32 Totalt 536 499 402 Bolag Typ av arbetsskada 2016 2017 2018 Olycksfall 22 32 6 Färdolycksfall 3 2 3 Sjukdom 0 2 0 Totalt 25 36 9 Antalet registrerade arbetsskador totalt inom Halmstads kommun uppnår 411. Det har skett in minskning av registrerade arbetsskador sedan föregående år. Både inom förvaltningar och bolag. Inom bolagen är endast 9 arbetsskador registrerade vilket är likt antal 2015 (7). Under 2016, 2017 hade bolagen ett mycket större antal registrerade arbetsskador. Inom förvaltningarna har registrerade arbetskador minskat årligen med ca 30 fall. Under 2018 har registrerat antal fall minskat med hela 97 arbetsskador.

Förvaltningar med flertalet incidenter är hemvårdsförvaltningen och barn- och ungdomsförvaltningen. Hemvårdsförvaltningen står för strax under hälften av förvaltningarnas rapporterade arbetsskador. Antalet arbetsskador har minskat inom både förvaltningar och bolag. Detta kan bero på att vissa verksamheter har arbetat med att medvetandegöra vikten av att anmäla arbetsskador och tillbud. Men det finns också anledning till att tro att det finns ett mörkertal inom vissa verksamheter. De förvaltningar som använder ett webbaserat incidentrapporteringssystem har ofta fler rapporterade händelser. Detta kan bero på att det är enkelt att rapportera, via dator, mobil eller surfplatta. Genom det webbaserade systemet får förvaltningen en bra överblick över skador, tillbud och incidenter. Det är lätt att få en bra översikt över alla händelser, se mönster och hitta lösningar. Av de rapporterade arbetsskadeanmälningarna är majoriteten inom kategorin olycksfall. En stor del av händelserna inom vissa förvaltningar hänförs till kategorin hot och våld. Det är främst i vårdnära kontakter och samtal där dessa incidenter förekommer. Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Sedan 2012 genomförs en årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet inom Halmstads kommun. Uppföljningen sker via ett webbaserat frågeformulär som har en direkt koppling till Arbetsmiljöverkets föreskrift 2001:1. Formuläret besvaras av chefer och skyddsombud. På vissa förvaltningar har ledningsgruppen tillsammans med skyddsombudet besvarat formuläret. Förvaltningarnas sammanställningar har behandlats i respektive samverkansgrupp och nämnd. Kommunledningsförvaltningen har därefter sammanställt förvaltningarnas uppföljningar till en kommunsammanställning, se bilaga 1. Bedömningskriterier Grönt = Gult = Rött = Systematiskt, genomtänkt, tydligt, klar, naturligt inordnade rutiner, medvetenhet god kännedom, väl förankrat, god kännedom om förändringsarbetet. Viss systematik, otillräckligt, tveksamt, vissa brister, vissa planer, viss arbetsmiljöhänsyn vid förändringsarbete. Obefintligt, okänt, slumpartat, ej förankrat, klara brister, inga arbetsmiljöfrågor med i förändringsarbetet. Kommungemensamt resultat i sammandrag Den kommungemensamma sammanställningen visar att det systematiska arbetsmiljöarbetet fungerar väl, men att vissa förbättringsområden finns. De frågeområden som besvarats med hög andel grön, över 80 procent (fungerar bra) är: - Kännedom om systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) - Rutiner för arbetsmiljöarbetet - Anpassning och rehabilitering - Samverkan - Arbetsplatsträffar - Samordningsansvar - Arbetsmiljöutbildning för anställda - Utbildning för vissa arbeten - Skyddsronder - Riskbedömningar/kartläggningar avseende kemiska produkter

- Riskbedömningar/kartläggningar avseende maskiner, t.ex. slöjd, kök - Riskbedömning/kartläggningar avseende förändringar arbetsmiljökonsekvenser - Rutiner för arbetsskador - Rutiner för tillbud - Handlingsplaner för åtgärder som inte kan åtgärdas direkt - Arbetet med HR-riktlinjen Frågeställningar som besvarats med hög andel grönt över 70 procent (fungerar bra) är: - Kännedom om diskrimineringslagen - Kränkande särbehandling - Brandskydd - Särskilda kartläggningar/riskinventeringar Frågeområden som har hög andel gult under 40 procent (vissa brister) är: - Kännedom och tillgång till lagar samt Arbetsmiljöverkets föreskrifter - Alkohol, droger och riskbruk - Hjärt- och lungräddning - Anslag om huvudskyddsombud, skyddsombud, etc. - Utbildning för skyddsombud Arbetet med första hjälpen och krisstöd/hantering fungerar både bra och mindre bra. Vid en jämförelse med föregående år kan vi se att det skett en förbättring inom flera områden. Som exempel kan nämnas; arbetet med anpassning och rehabilitering, hjärt- och lungräddning, anslag om huvudskyddsombud och skyddsombud, skyddsområdesindelning, samordningsansvar, arbetet med att ta fram olika riskbedömningar, kartläggningar och handlingsplaner. Men tyvärr har det skett en succesiv försämring gällande arbetet med HR-riktlinjen. Riktlinjen är Halmstads kommuns arbetsmiljöpolicy och ska fungera som stöd och vägledning i arbetet med att utveckla Halmstads kommun och våra verksamheter. Om arbetet avstannar finns det en risk att vi inte uppnår målet om en tillitsfull och öppen kultur med en arbetsmiljö med högt engagemang. Det är också viktigt att säkerställa att chefer, medarbetare och skyddsombud genomgår de lärarledda och digitala arbetsmiljöutbildningar som Halmstads kommun erbjuder.

Sammanfattande analys Framtida behov och krav ställer krav på strategier och för att lyckas möta dessa strategier står Halmstad kommun inför diverse utmaningar. I analys identifieras olika utmaningar, risker, samband och behov av prioriteringar. Halmstad kommun står inför utmaningar som att tillmötesgå verksamhetens behov av kvalitet och utveckling för att skapa en kvalitativ god och hållbar verksamhet med rätt tjänster till invånarna. Med ständigt växande antal invånare och sikte mot 150 000 invånare 2035 står kommunen inför stora utmaningar och behov. Med en stor grupp åldrande över 50 år samt en växande grupp under 30 år är utmaningar mycket stora för flertal förvaltningar. Halmstads kommun har fyra övergripande mätetal för HR att följa upp för att möta utmaningar. 2018 är ett år då vi har gjort följande uppföljning med följande resultat. Total sjukfrånvaro 2018 6,6% Total sjukfrånvaro följs upp årligen och tertialsvis. Det finns ett stort engagemang, policys och rutiner som stöd för att arbeta med hälsofrämjande arbetsmiljö och insatser. Kommunens sjukfrånvaro presenteras nedan i förhållande till nätverk samt i förhållande till Hallands kommuner föregående helår. Kommunen arbetar för att skapa förutsättningar till att få automatisering i framtagandet av statistik för att skapa utrymme att arbeta mer proaktivt och med hälsofrämjande insatser för att sänka sjukfrånvaron ytterligare. Riket 2017 2018 Sjukfrånvaro kommunalt anställda totalt, (%) 3KVH (ovägt medel) 6.8 Hallands läns kommuner (ovägt medel) 6.1 Halmstad 6.6 6.6 Frisktal

Frisktal hos Halmstads kommun innebär antal medarbetare i procent som inte har någon sjukdag under helår 2018. Frisktal 2018 resulterade i 26 procent för kvinnor och 44 procent för män. Målsättning var ökning. Index visar en minskning på 2 procentenheter hos både män och kvinnor. Mätetal följs upp vartannat år och nästa tillfälle är 2020. Andel medarbetare som upplever att vi arbetar tillsammans enps 67. Fråga kring viljan att rekommendera sin arbetsplats (enps). Svarsskalan går från 0 till 10. enps räknas ut genom att ta andelen ambassadörer (9:or och 10:or) minus andelen kritiker (0-6). Resultatet blir ett procenttal mellan -100 till 100. Index 2018 blev 67. Besvarat av 6486 medarbetare. -Tillsammans inom bolaget/förvaltningen 67. -Tillsammans mellan andra bolag/förvaltningar 56. Kommunen arbetar för att skapa förutsättningar till samarbete och processorienterat arbetsätt. Nästa mätning sker 2020 vilket är vartannat år. Kommunstyrelsens tydliga uppdrag till kommunledningsförvaltningen är att skapa förutsättningar att stödja verksamheten i arbetet att arbeta tillsammans. Hållbart medarbetarindex HME Index 80. Hållbart medarbetarindex (HME) är ett utvecklingsnyckeltal. Mätning ger kommunstyrelsen ett ledarskapsindex. HME står för Hållbart medarbetarengagemang och mäter såväl nivån på medarbetarnas engagemang som chefernas och organisationens förmåga att ta tillvara på och skapa engagemang. HMEindex består av nio frågor som tillsammans bildar ett totalindex för Hållbart medarbetarengagemang och tre delindex; Motivation, Ledarskap och Styrning. Nedan följer resultat för 2018 samt i jämförelse med nätverket 3 KVH och i förhållande till Hallands läns kommuner. HME följs upp vartannat år. Digitalisering och tillgänglighet till verktyg för analys och uppföljning ger möjlighet att följa upp insatser och aktiviteter på valda förbättringsområde. Behov finns att ge möjlighet att följa upp mer frekvent för att stödja mer proaktivt i arbetet. 2016 2018 Medarbetarengagemang (HME) totalt kommunen - Ledarskapsindex 3KVH (ovägt medel) 79 80 Hallands läns kommuner (ovägt medel) 78 78 Halmstad 80 80 Medarbetarengagemang (HME) totalt kommunen - Motivationsindex 3KVH (ovägt medel) 80 80 Hallands läns kommuner (ovägt medel) 79 78 Halmstad 78 78 Medarbetarengagemang (HME) totalt kommunen - Styrningsindex 3KVH (ovägt medel) 80 80 Hallands läns kommuner (ovägt medel) 78 77 Halmstad 80 80 Medarbetarengagemang (HME) totalt kommunen - Totalindex 3KVH (ovägt medel) 80 80 Hallands läns kommuner (ovägt medel) 78 77 Halmstad 80 80 Under maj 2018 trädde lagen GDPR i kraft. Halmstads kommun har arbetat aktivt kring att kvalitetssäkra hantering av uppgifter och även kvalitetssäkrat GDPR utifrån ett HR perspektiv. Arbete kring processer

och hantering av personakt när det gäller gallra, lagra och arkivera utifrån GDPR har genomförts. Utbildning kring GDPR och hantering av personuppgifter har delgivits till alla medarbetare. Det är av vikt att fortsätta arbeta med kunskap kring GDPR både vid introduktion men även löpande kvalitetssäkring eftersom stort antal av våra medarbetare hanterar personuppgifter i någon form. En prioriterad insats 2019 är det strategiska kompetensförsörjningsarbetet. Halmstads kommun behöver inte bara ha rätt kompetens på rätt plats utan även arbeta för att göra rätt saker. Utmaning är att göra rätt prioriteringar. Det finns redan idag ett stort rekryteringsbehov för att möta behov och det kommer att bli ändå större behov på grund av strategiska planer för utveckling inom kommun samt för att möta omvärldskrav. Nationellt meddelas det brist på specialistkompetens, framförallt i Stockholmsregionen men även i övriga landet. Kommunens stora rekryteringsbehov i kombination med växande pensionsavgångar, kräver planer för kompetensöverföring samt förändrade arbetssätt. Ökningen av pensionsavgångar fortsätter under varje år under kommande femårsperiod. Prioriterade insatser kring systematiskt arbetsmiljöarbete och uppföljning samt prioriterade insatser kring rekrytering och kompetensförsörjningsstrategi är kommunens aktiviteter och arbete för att uppnå kommunfullmäktiges mål och de mätetal kommunstyrelsen har för uppföljning av mål. Stora förvaltningar som hemvårdsförvaltning och Barn och ungdomsförvaltningen utrycker behov av att få systemstöd för att hantera och strukturera arbetet kring kompetensförsörjning. Kommunstyrelsens tydliga kommungemensamma uppdrag till kommunledningsförvaltningen skapar förutsättningar att arbeta för och med att uppnå mål och mätetal. Kommunledningsförvaltningens nya organisering och tydliggörandet av uppdrag planeras start under 2019. Redovisning 2018 ger underlag till respektive nämnd men även underlag till kommunstyrelsens kommungemensamma prioriteringar 2019. Halmstads kommun består av 13 förvaltningar och 6 bolag. De 3 största förvaltningarna är de som möter flest utmaningar av prioriterade mål och mätetal på grund av omvärldsfaktorer. Utmaningarna skiljer sig något och därför bör prioritering av aktiviteter ske på nämnds nivå. Några nämnda kommungemensamma analyser planeras 2019 för att stödja samtliga förvaltningar med underlag för planering av åtgärder. Utmaningarna skiljer sig något mellan de olika förvaltningarna och bolagen. Socialförvaltningen har en hög personalomsättning samt omsättning på chefer medans barn- och ungdomsförvaltningen samt hemvårdsförvaltningens utmaningar är pensionsavgångar i kombination med stort behov av massrekrytering på grund av åldrande befolkning och större barnkullar. Rekrytering, introduktion samt att arbeta med chefer är tre viktiga områden att arbeta med. Halmstads kommun har förutom utmaning att rekrytera kompetens, även arbetet med introduktion för att snabbt komma i produktion och för att få bra arbetsmiljö för såväl chefer som medarbetare. En kvalitativ rekrytering och introduktion ökar även möjligheten att behålla medarbetare. Förutom rekrytering så är olika arbetstidslösningar, löner och villkor viktiga parametrar för att attrahera, behålla och möta kompetensbehovet. Trots insatser tyder mycket på att förvaltningarna inte kommer kunna rekrytera kompetenta och behöriga medarbetare i den takt som krävs. Några anledningar till detta är att kommunen har svårt att konkurrera med privat sektor, att arbetsmarknaden utvidgats till att omfatta flera arbetsgivare och nya yrkesroller för en del yrkesgrupper samt att det råder nationell brist på vissa yrkesgrupper och att vissa utbildningar har svårt att locka till sig sökande. Att implementera kompetensförsörjningsmodell och chefsförsörjning blir viktigt för att långsiktigt klara personalförsörjningen.

Inom ledarskapet har Halmstad kommun en negativ trend när det gäller sjukfrånvaro. Det råder även hög personalomsättning bland chefer. Ledarskapet har stor påverkan och ansvar och bör följas upp, dels för att arbeta för att behålla ledare men även för att påverka arbetsmiljö och måluppfyllelse. 2018 genomfördes specifik chefsenkät för att få en bild av chefens upplevda situation att genomföra sitt uppdrag. Enkät har analyserats och kommer konkretiseras i åtgärdsplan som är fördjupad kvalitativ metod i samarbete med PE3. Jämställdhet, diskrimineringslagen ändrades år 2017 och ställer nu större krav på att arbeta systematiskt med jämställdhets- och mångfaldsfrågor. Det genomförs många insatser (punktinsatser) för lika rättigheter och möjligheter i arbetet, men verksamheterna behöver ställa sig frågan kring hur de ska arbeta med jämställdhets- och mångfaldsfrågor framöver, och hur de kan förstärka systematiken i arbetet genom att få in jämställdhets- och mångfaldsperspektivet som en naturlig del i det systematiska arbetsmiljöarbetet. Sjukfrånvaron har efter några års ökning stagnerat hos Halmstads kommun såväl nationellt. I riket visas det en nedgång när det gäller antal sjukdagar. Vi ser positiva effekter inom de förvaltningar som arbetat målinriktat med insatser och kommer att fortsätta arbeta med modell och goda exempel för att långsiktigt arbeta för lägre sjukfrånvaro. Trenden visar att ett fortsatt proaktivt och systematiskt arbete bör ses över med handlingsplaner. Exempel på riktade insatser är hemvårdsförvaltningens arbete med korttidsjukfrånvaro. Även socialförvaltningen har genomfört arbete med flertal riktade insatser. Under 2018 har Halmstads kommun genomfört fördjupade utbildningar inom områdena ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling och konflikthantering. Målgrupp för utbildningsinsatserna är chefer och HR. Inom Halmstads kommun har även ett aktivt arbete pågått för att främja hälsan, förebygga ohälsa samt att rehabilitera tillbaka medarbetare som har blivit sjuka. Men för att lyckas bli en attraktiv arbetsgivare och få ett hållbart arbetsliv behöver vi ytterligare insatser. Företagshälsans förslag och rekommendationer för att Halmstads kommun ska nå målet attraktiv arbetsgivare är att: Varje förvaltning och bolag måste se till att det finns en gemensam arbetsmiljöstrategi i hela förvaltningen eller bolaget på alla nivåer: organisation, grupp och individ. Ökade möjligheter att arbeta med ett främjande ledarskap, vilket är svårt när cheferna har för stora grupper att leda. Många insatser skulle chefen själv kunna göra med ökat stöd. Att långsiktigt arbeta med arbetsmiljöfrågor för att nå målet att vara en "attraktiv arbetsgivare". Arbeta för att öka delaktigheten och ansvaret hos medarbetarna. Följa upp de insatser som görs och dra slutsatser av dessa innan andra insatser planeras eller genomförs. 2018 presenterade samtliga förvaltningar och bolag hälso- och arbetsmiljömål i sina verksamhets- /affärsplaner. Aktiviteter har finansierats med medel inom ordinarie budget samt med centrala medel. För att se trendutveckling och resultat är det stor vikt vid att mäta och ha tydliga målsättningar för att kunna leda planerna över längre tidsperspektiv. Att fått med mål och uppföljning i verksamhetsplaner möjliggör uppföljning och proaktivt arbete med riktade insatser. Resultat av denna typ av åtgärder kräver långsiktigt, förändrat och hållbart perspektiv. Transformationen kommer att innebära förutom digitalisering och förändring av processer även att systematiskt arbeta med värderingar och för en delaktighet och inkluderande. 2018