Stadskontoret Ekonomiavdelningen 1(1) Datum 2006-01-27 Handläggare Avdelningschef Per-Mikael Svensson Er referens Vår referens Kommunstyrelsen Förslag till riktlinjer och tillämpningsanvisningar för fordringsbevakning och inkasso i Landskrona kommun. Kommunfullmäktige beslutade den 24 oktober, 188, att inrätta en central inkassofunktion på stadskontorets ekonomiavdelning. I anslutning till detta beslut har stadskontorets ekonomiavdelning gjort en översyn av Landskrona kommuns rutiner för fordringsbevakning och inkassohantering. Denna översyn har utmynnat i ett förslag till riktlinjer och tillämpningsanvisningar för fordringsbevakning och inkasso i Landskrona kommun. Förslaget har i två omgångar remitterats till barn- och ungdomsförvaltningen, äldre- och omsorgsförvaltningen, teknik- och stadsbyggnadsförvaltningen och vuxenförvaltningen för synpunkter. Förvaltningarnas synpunkter har beaktats i förslaget. Med anledning av ovanstående bör kommunstyrelsen besluta att antaga förslaget till riktlinjer och tillämpningsanvisningar för fordringsbevakning och inkasso för Landskrona kommun att gälla fr.o.m 2006-03-01. STADSKONTORET Stefan Johansson Per-Mikael Svensson Landskrona kommun Stadshuset 261 80 Landskrona Besöksadress Drottninggatan 7 Tfn 0418-47 00 00 Fax 0418-47 34 26 stadskontoret@landskrona.se www.landskrona.se Bankgiro 868-6123 Postgiro 12345-5 Org.nr 212000-1140
RIKTLINJER/TILLÄMPNINGSANVISNINGAR FÖR FORDRINGSBEVAKNING OCH INKASSO I LANDSKRONA KOMMUN FR.O.M 2006-03-01. Riktlinjer är i vanlig stil och tillämpningsanvisningar är i kursiv stil INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Syfte 2. Organisation och ansvarsfördelning 3. Kommuninterna mellanhavanden 4. Avtal eller annat underlag för fakturering 5. Kontant betalning 6. Fakturerings- och betalningsalternativ 7. Reklamation av faktura 8. Uppskov och betalningsplan 9. Kravhantering 10. Uppsägning eller avstängning 11. Avräkningsordning vid betalning 12. Efterbevakning 13. Avbrytande av indrivning 14. Preskribering av fordringar 15. Betalning efter att krav har skickats 16. Makulering, nedskrivning och kreditering av fordran 17. Fördelning av kostnader och intäkter 18. Bilagor
1. Syfte Processen med att skapa effektiva kredit- och kravrutiner och ett enhetligt och konsekvent agerande gentemot Landskrona kommuns kunder börjar redan vid första kontakten med kunden. Det är väsentligt att det finns en tydlighet i de villkor som skall gälla i relationen med kunden inte bara i fråga om den tjänst eller produkt som avtalet avser utan även de ekonomiska villkoren. Nedanstående Riktlinjer skall utgöra kommungemensamma riktlinjer i kommunens roll och agerande vid fakturering och indrivning av fordringar. Målet för kommunens fakturering och fordringsbevakning är att få betalt i rätt tid. För att nå målet skall kommunen utnyttja sina lagliga befogenheter att begära betalning. Kravet på effektivitet och rationell hantering skall ske med tillbörlig respekt för gäldenären så att denne inte utsätts för onödig skada eller olägenhet. Det är således viktigt att kravrutiner utformas och tillämpas så att erforderliga individuella hänsynstaganden kan göras. Effektiva kredit- och kravrutiner möjliggör att bundet kapital kan minimeras och att kreditförluster kan undvikas. Riktlinjerna med Tillämpningsanvisningar är avsedda för kommunens nämnder men det är önskvärt att de även används av de kommunala bolagen för att därigenom bidra till att skapa ett enhetligt och konsekvent agerande gentemot Landskrona kommuns kunder.
2. Organisation och Ansvarsfördelning Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen fastställer Tillämpningsanvisningar och Riktlinjer för fordringsbevakning och inkasso i Landskrona kommun. Stadskontoret ansvarar för utformning och tolkning av Riktlinjer och Tillämpningsanvisningar ansvarar för att Riktlinjerna och Tillämpningsanvisningarna kontinuerligt omprövas bistår med juridisk kompetens upphandling och avtal med extern inkassobyrå vid behov av långtidsbevakning Det är väsentligt att det finns en tydlighet i de villkor som skall gälla i relationen med kunden och att villkoren är lika oberoende av vilken förvaltning kunden kommer i kontakt med. Nedanstående Riktlinjer skall utgöra kommungemensamma riktlinjer i kommunens roll och agerande vid fakturering och indrivning av fordringar. Om någon förvaltning av något skäl anser det finns anledning att göra avsteg från riktlinjerna och tillämpningsanvisningar skall detta i så fall först ske efter frågan har diskuterats med ansvarig personal på stadskontoret. Stadskontorets inkassoenhet, INKA INKA s uppdrag är att ansvara för kommunens kundreskontrahantering innefattar kundreskontran i Å-datas ekonomisystem administrationen av fordringsbevakning och inkasso de krav och inkassoåtgärder som genomförs i egen regi INKA skall på kommunens uppdrag genomföra indrivning av kommunens obetalda kundfakturor i enlighet med god inkassosed enligt inkassolagen (1974:182) och kommunens Riktlinjer och Tillämpningsanvisningar.
Respektive nämnd Respektive nämnd har alltid det yttersta ansvaret gentemot sina kunder. Respektive nämnd svarar för kostnader som kan uppstå och förblir obetalda av kunden i samband med indrivning av fordran eller i samband med att indrivning avbryts, samt vid nedskrivning och kreditering av fordran. Respektive nämnd skall ansvara för att Riktlinjerna och Tillämpningsanvisningarna förankras och efterlevs inom sin organisation ansvara för att komplettera Tillämpningsanvisningarna med de instruktioner som krävs för att de fullt ut skall kunna tillämpas lokalt inom respektive förvaltning ansvara för att gjorda reklamationer beaktas och åtgärder vidtas för att undvika liknande fall i framtiden i delegationsordning fastställa vem som är behörig att o godkänna nedskrivning och kreditering av en fordran o godkänna avbrytande av indrivning De nämnder vars kundreskontrahantering ej ingår i Å-data ekonomisystem ansvarar för kundreskontran administrerar kundregister ansvarar för administrationen av fordringsbevakning och utskick av kravbrev utfärdar kundfakturor Det yttersta ansvaret gentemot kunden innefattar, men är inte begränsat till, att upprätta avtal, vid behov infordra säkerhet, avgöra när indrivning skall avbrytas.
3. Kommuninterna mellanhavanden Kommunens Riktlinjer gäller, om inget annat är angivet i Riktlinjerna eller Tillämpningsanvisningarna, även kommuninterna mellanhavanden. Vid tvistiga kommuninterna mellanhavanden skall parterna genom inbördes förhandlingar söka träffa överenskommelse. Om samförstånd ej uppnås, skall parterna utan dröjsmål hänskjuta frågan till stadskontorets juridiska enhet för särskilt förlikningsförfarande. I de fall förlikning ej kan uppnås, skall stadskontoret överlämna ärendet jämte beslutsförslag till kommunstyrelsens presidiedelegation för avgörande. Riktlinjerna med Tillämpningsanvisningar gäller ej enbart kommunens agerande gentemot extern kund utan även kommuninterna mellanhavanden, dock med vissa undantag: Kommunalägda bolag och förvaltningar skall ej kreditprövas. Säkerhet skall ej krävas av annan kommunal enhet. Utfärdande av fakturor på ett sammanlagt värde understigande 500 kr bör undvikas. Annan kommunal enhet skall ej bli föremål för uppsägning eller avstängning. Inkassoåtgärder skall ej genomföras avseende förfallen fordran på annan kommunal enhet. Påminnelseavgift och andra avgifter skall ej debiteras. Tvistiga interna mellanhavanden regleras i enlighet med vad som sägs ovan under rubriken Kommuninterna mellanhavanden. Annan kommunal enhet kan ej bli föremål för vad som regleras nedan under rubriken Uppsägning eller avstängning.
4. Avtal eller annat underlag för fakturering För att kunna styrka en fordran skall det finnas ett skriftligt avtal, beställning från den som erhåller tjänsten/varan eller beslut om bistånd. I förekommande fall kan avtal hänvisa till kommunfullmäktiges beslut om taxor och avgifter. Fordringar grundas ofta på avtal, t.ex. avtal om köp av varor eller tjänster eller hyresavtal. I stor utsträckning grundas dock kommunernas rättsförhållanden mer eller mindre på offentligrättsliga regler, med varierande utrymme för frivillighet och avtalsmoment. Det kan t.ex. gälla avtal om barnomsorgsplats (s.k. vistelseavtal). Vissa typer av fordringar grundas helt och hållet på offentligrättsliga regler, dvs. utan något avtalsmoment. Så är bland annat fallet med vissa kommunaltekniska tjänster, såsom vatten och avlopp, sotning samt avfallshantering, där betalningsskyldighet i stället uppkommer under vissa i lag angivna förutsättningar. (utdrag ur Kommunal kravverksamhet, Svenska Kommunförbundet). Ett avtal/beställning skall bl.a. innehålla: Vad avtalet/beställningen avser och belopp samt leveranstidpunkt. I avtal avseende löpande tjänster, med periodisk fakturering, skall faktureringsfrekvensen anges. Kundens namn, adress och telefonnummer, personnummer (Personsonuppgiftslagen, SFS1998:204) eller för juridiska personer organisationsnummer. Aktuella betalningsvillkor såsom förfallodag, skyldighet att betala dröjsmålsränta vid försenad betalning och information om att lagstadgade avgifter för eventuella kravåtgärder kommer att debiteras. Kundens underskrift. Avtalet/beställningen skall undertecknas av den som erhåller tjänsten/varan eller av firmatecknare om det avser en juridisk person. Kreditbedömning och kundidentifiering Före avtal skrivs och före kreditgivning skall kunden identifieras och kundens förmåga att betala bedömas. Kreditbedömningens omfattning anpassas till kreditrisken, dvs. beloppets storlek, kreditens längd och typ av kund. Undantag Kreditkontroll av privatpersoner (hushåll) undantas i de fall där lagstiftning och allmänna regler styr förvaltningens verksamhet på ett sådant sätt att tillhandahållande av tjänster skall ske trots bristande kreditvärdighet (t.ex. barnomsorg) eller där beslut fastställs av styrelse eller nämnd. Kreditkontroll görs ej vid kommuninterna avtal. Kreditbedömning Undantag från regeln om kreditvärdering kan göras om kreditbeloppets storlek understiger 10 % av basbeloppet. Basbeloppet för år 2005 är 39 400 kr och 10 % motsvarar därför 3 940 kr. Löpande tjänster som enligt avtal skall betalas i förskott, t.ex. hyra, skall likställas med normal kreditgivning.underlag för kreditbedömning erhålls från INKA. Om en kund inte bedöms som kreditvärdig kan leverans ske mot säkerhet (se nedan).
Kommungemensam engagemangsuppgift Kunder identifieras med organisations- respektive personnummer. Kontroll och uppföljning av befintliga kunders betalningsbeteenden skall ske kontinuerligt. Upprepade sena betalningar eller inkassoåtgärder skall snabbt föranleda omprövning av kreditvärdighet. Identifiering Aktiebolag, handelsbolag, kommanditbolag och ekonomiska föreningar skall uppvisa ett aktuellt registreringsbevis vid avtalstecknandet. Av detta framgår även vem som är behörig att teckna avtalet för kundens räkning. Detta gäller ej vid kommuninterna mellanhavanden. Företags eller förenings identitet utgörs av dess organisationsnummer. Detta skall anges i avtalet. Ideell förening skall kunna uppvisa gällande stadgar och protokoll som utvisar vem som är firmatecknare för föreningen. Enskild näringsidkares identitet utgörs av dennes personnummer och skall styrkas genom godtagbar legitimationshandling. Detta gäller även fysisk person. Personuppgiftslagen (SFS 1998:204) skall beaktas. Om skriftlig fullmakt åberopas skall denna uppvisas i original. Kundregister Vid registrering av kunduppgifter skall organisationsnummer respektive personnummer alltid anges. Säkerhet Om det kan säkerställas att kunden inte kommer att kunna fullgöra sina förpliktelser skall krav att lämna fullgod säkerhet övervägas. Säkerhet skall motsvara risk avseende beloppets storlek och kredittiden. Det är respektive nämnds ansvar att kräva säkerhet då detta erfordras. Säkerheten skall lämnas till och förvaras av respektive nämnd. För att säkerhet i form av borgen och bankgaranti skall krävas bör krediten ej understiga 30 % av basbeloppet. Basbeloppet för år 2005 är 39 400 kr och 30 % motsvarar därför ca 11 820 kr. Säkerheter som kan övervägas är t.ex.: förskottsbetalning borgen bankgaranti Konsument bör endast i undantagsfall krävas på säkerhet. Vid förskottsbetalning skall hela beloppet vara antingen kontant betalt till kommunen eller insatt på kommunens bankgiro innan tjänst eller leverans påbörjas.
Betalningsvillkor Betalningsvillkor, såsom betalningstidpunkt, dröjsmålsränta och avgifter, skall avtalas och tydligt framgå i dokumentationen, dvs. civilrättsliga överenskommelser och i de fall åtagandet styrs av förordningar och allmänna bestämmelser i de dokument som beskriver parternas åtaganden, mellan kommunen och dess kunder. Lagstadgade ersättningar för inkassokostnader skall tas ut. Betalningsfrist skall vara kortast möjlig och högst 30 dagar räknat från fakturadatum. Vid försenad betalning skall alltid dröjsmålsränta utgå i enlighet med räntelagen. Är betalningsvillkoren inte reglerade i avtal/överenskommelse bör vid fakturering av privatpersoner förfallodatum infalla i samband med månadsskifte, dock högst 30 dagar räknat från fakturadatum. Betalningstid Förfallodag är den dag betalningen skall vara kommunen tillhanda, dvs. den dag beloppet skall vara bokfört av banken på kommunens bankkonto. Innebörden av förfallodag skall förtydligas i avtalstext och annan dokumentation för att undvika missförstånd. Förfallodag skall i möjligaste mån skrivas ut i klartext. Exempelvis bör betalningsvillkoret 30 dagar netto kompletteras med formuleringen Betalning skall vara kommunen tillhanda senast åååå-mm-dd. Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta utgår från förfallodagen i enlighet med gällande räntelag (1975:635), f n gällande referensränta plus 8 procentenheter (Räntelagen 6 ). Se även under rubriken Kravhantering nedan). Räntelagen är dispositiv, vilket innebär att annan ränta kan avtalas. Detta skall enbart ske i undantagsfall. Gentemot kommunens kunder gäller räntan enligt räntelagen. Avgifter Inkassokravavgifter Lagstadgad ersättning för inkassoavgifter skall tas ut Övriga avgifter Övriga avgifter skall undvikas.
5. Kontant betalning I den mån det är möjligt och bedöms lämpligt bör kunder för erhållen prestation erlägga betalning kontant (över disk). Hantering av kontanter medför en säkerhetsmässig risk inte minst ur ett arbetsmiljömässigt perspektiv. Denna risk skall beaktas vid upprättande av de administrativa rutinerna. Exempel där betalning bör ske kontant omedelbart före eller efter erhållen prestation, varvid kvitto, biljett, kupong e. dyl. lämnas som bevis på erlagd betalning, är framför allt i samband med entré till olika evenemang. Hantering av sedlar och mynt innebär alltid en risk för rån, stöld, förskingring och andra brott. Riskerna skall minimeras genom för verksamheten väl anpassade rutiner. Kunder bör där så är lämpligt erbjudas möjligheten att betala med bankkort eller liknande. De verksamheter som hanterar stora kontantkassor eller där det av andra orsaker kan vara nödvändigt, skall för att minimera riskerna i kontantflödet använda sig av de företag som specialiserat på värdehantering (uppräkningstjänster, värdetransporter m.m.).
6. Fakturerings- och betalningsalternativ Landskrona kommun skall ha en positiv inställning till att erbjuda sina kunder alternativa metoder för fakturering och betalning. Landskrona kommun upphandlar och tecknar ramavtal om flödesrelaterade banktjänster. Ett antal tjänster har utvecklats under senare år, såsom e-faktura, autogiro och internetbetalning. De tjänster som kan effektivisera kommunens administration i relation till kunden och som är ekonomiskt försvarbara bör utnyttjas. Kommunintern fakturering bör ske via elektronisk fakturering. Fakturering Fakturans innehåll och utformning har stor inverkan på möjligheterna att få snabbt betalt från kunden. Fakturering skall ske så snart som möjligt och i god tid före den avtalade förfallodagen. Utformning Fakturans innehåll har stor inverkan på möjligheterna att få snabbt betalt från kunden. Faktura är endast en bekräftelse på att leverans eller tjänst utförts enligt överenskommelse och är inte i sig något avtal. Den bör emellertid innehålla en upprepning av de betalningsvillkor som avtalats. En faktura skall alltid innehålla följande information: Räkningsnummer och kundnummer Kundens namn och adress. Nämnd och avdelning/verksamhet som avsändare. Kommunens organisationsnummer. Kontaktpersoner vid förfrågningar om räkningens innehåll respektive betalningsvillkor. Leveransdag/period och fakturadatum. Leveransdag/period avser den dag som varan/tjänsten levererats/utförts eller den period som varorna/tjänsten avser. Tjänstens/varans art och volym. Fakturan skall i klartext och entydigt beskriva den tjänst eller produkt som levererats och i förekommande fall antal, pris per enhet samt tidpunkt. Hänvisning till beställning, avtal, kontrakt eller beslut om bistånd.. Moms (i förekommande fall). Belopp att betala. Både belopp exklusive moms samt i förekommande fall inklusive moms skall tydligt framgå av fakturan. Förfallodag i klartext, när betalningen skall vara kommunen tillhanda (se ovan under rubriken Betalningstid ). Betalningssätt. Postgiro- och/eller bankgironummer skall framgå av fakturan. På den betalningsavi som bifogas fakturan skall förfallodagen anges. Vid betalning på annat sätt än med bifogad inbetalningsavi är det viktigt att det tydligt framgår av fakturan att räkningsnummer och OCR-nummer alltid skall uppges. Påföljder vid dröjsmål skall anges dvs. att dröjsmålsränta debiteras vid för sen betalning. I de fall ingen särskild påminnelsefaktura skickas ut skall detta framgå av fakturan. Kommunen är innehavare av F-skattebevis. VAT-nr (handel med EU-land). Den 24 oktober 1998 trädde en ny lag i kraft med syfte att hindra att den personliga integriteten kränks genom behandling av personuppgifter, Personuppgiftslagen (SFS 1998:204). Lagen bygger på gemensamma regler som har beslutats inom EU.
Faktureringstidpunkt Vid förskotts- eller preliminärfakturering skall fakturan ställas ut en månad före förfallodatum. Vid efterskottsfakturering skall fakturan ställas ut senast på leveransdagen/sista dagen i leveransperioden. Fakturan skall omgående skickas till kunden. Minimibelopp Taxor och avgifter beslutade av kommunfullmäktige skall alltid faktureras oavsett beloppets storlek. Belopp avseende övriga tjänster/varor som är så låga att kostnaden för fakturering bedöms överstiga intäkten bör i normalfallet inte faktureras. Varje nämnd beslutar om vad som är låga belopp i sin verksamhet. Förekommer regelbundet låga belopp bör alternativa betalningssätt övervägas. Vid periodiskt återkommande fakturering bör, för att faktura skall utfärdas vid varje enskilt tillfälle, fakturerat belopp inklusive moms uppgå till lägst 100 kr. Belopp understigande 100 kr ska påföras nästkommande faktura. Vid låga belopp kan även förskottsbetalning vara ett alternativ.
7. Reklamation av faktura Reklamationer skall utredas skyndsamt och leda till omedelbar åtgärd. Det sätt på vilket reklamationer hanteras av respektive förvaltning/i samråd med INKA, påverkar direkt relationen med kunden och tidpunkten för när betalning kommer att ske. En väl tillämpad rutin för hantering av reklamationer möjliggör nöjdare kunder, bättre service och produkter samt en snabbare betalning. Handläggning Fordran som reklameras och som är under utredning skall ej bli föremål för krav och inkassoåtgärder. Orsaken till reklamationen, orsaken till att felet uppstått samt den åtgärd som reklamationen föranledde skall registreras hos INKA. Uppgifterna hos INKA skall kontinuerligt vara föremål för genomgång och kunskapen som detta ger, vid behov, leda till administrativa förändringar.
8. Uppskov och avbetalningsplan Uppskov med betalning och upprättande av avbetalningsplan handläggs av INKA och kan ske endast i undantagsfall och endast då kommunens möjlighet att erhålla betalning bedöms öka. Dröjsmålsränta enligt räntelagen skall debiteras under uppskovsperioden respektive avbetalningstiden. Om fordran inte reglerats inom överenskommen anståndsperiod eller betalning ej följer avtalad avbetalningsplan skall lagenliga åtgärder snarast påbörjas. Om gäldenären tar kontakt med kommunen (förvaltningen) och ber om uppskov eller upprättande av avbetalningsplan innan ärendet överlämnats till kronofogdemyndigheten för indrivning, handläggs denna begäran av INKA. Uppskov och ansökan om upprättande av avbetalningsplan som sker efter inkassoförfarande inletts handläggs av INKA. Lagenliga avgifter tas ut. Uppskov För privatpersoner bör fordringsbeloppet vid uppskov ej understiga 500 kr och för företag 5 000 kr. Uppskov med betalning bör ej skjutas fram längre än 30 dagar. Beslut om anstånd skall alltid dokumenteras och följande framgå av beslutet: Vem som beviljat uppskov. På vilka grunder uppskov beviljats. För hur lång tid uppskov beviljats. Dröjsmålsränta enligt räntelagen (gällande referensränta plus 8 procentenheter) skall debiteras under uppskovsperioden. Om fordran inte reglerats inom överenskommen anståndsperiod skall lagenliga åtgärder snarast påbörjas. Avbetalningsplan Avbetalningsplanen skall vara skriftlig och upprättas i samråd med gäldenären. Vid upprättande av avbetalningsplan skall det bakomliggande avtalets villkor inte förändras i andra avseenden än vad som gäller betalningstakten. Avbetalningsplan upprättas och undertecknas i två exemplar. För privatpersoner bör fordringsbeloppet ej understiga 1 500 kr och för företag minst 10 000 kr. Det är viktigt att redan i samband med att en kund önskar få en avbetalningsplan, klargöra villkoren och att ränta (gällande referensränta plus 8 procentenheter) tillkommer. Det är också viktigt att framhålla att betalning enligt plan måste ske annars kommer fortsatta kravåtgärder omedelbart att sättas in. När en överenskommelse om avbetalningsplan har nåtts skall samtliga vidare kravåtgärder stoppas så länge avbetalningsplanen följs. Om kunden inte fullföljer den upprättade avbetalningsplanen, skall kommunen, som huvudregel, inte skicka nytt kravbrev på restbeloppet, utan skall istället vidta rättsliga åtgärder.
Avbetalningsplanens innehåll För att en amorteringsplan skall anses vara utformad i enlighet med god inkassosed bör den innehålla: Borgenärens namn. Här skall framgå att det är Landskrona kommun som är fordringsägare. Grunden för fordran. I planen skall det klart framgå vad fordran avser. Hänvisning till avtal eller motsvarande samt uppgift om referensnummer på den ursprungliga fakturan. Kapitalbelopp. Belopp på ursprunglig faktura skall framgå. Dröjsmålsränta. Dröjsmålsränta enligt räntelagen skall debiteras under avbetalningsperioden. Totala dröjsmålsräntan skall framgå av planen. Räntesats. Det skall av planen framgå vilken ränta som debiterats och på vilket belopp den beräknats. Antal delbetalningstillfällen. Av planen skall det framgå hur många delbetalningstillfällen som överenskommits. Beloppsstorlek per delbetalning. Det bör framgå klart vilket belopp som skall betalas vid varje tillfälle. Tidpunkt för delbetalningarna. I planen skall framgå vid vilken tidpunkt respektive delbetalning skall vara kommunen tillhanda. Lämpligt är i normalfallet att betalning skall ske i samband med månadsskifte. Avräkningsordningen. Av planen skall det framgå i vilken ordning fordringarna skall avräknas när de betalas. Totalskuld. Av planen skall framgå gäldenärens totala skuld inklusive kostnadsersättningar, dröjsmålsränta och kapitalbelopp. Uppgift om vad som händer om avbetalningsplanen inte följs. Det skall av planen tydligt framgå att vidare kravåtgärder omedelbart kommer att sättas in om betalning inte sker i enlighet med planen.
9. Kravhantering Kommunens fordringar skall betalas på utsatt/avtalad tid. Om så inte sker skall kommunen utnyttja sina lagliga befogenheter att begära betalning. Kravet på effektivitet och rationell hantering skall ske med tillbörlig respekt för gäldenären så att denne inte utsätts för onödig skada eller olägenhet. Om gäldenären inte betalar skulden trots inkassokrav skall i förekommande fall synpunkter inhämtas från fackförvaltningen innan fortsatta åtgärder rättsliga åtgärder och/eller avstängning - vidtas. Inkassokrav Har fordran ej reklamerats eller annan överenskommelse (uppskov eller avbetalningsplan) träffats och betalning inte skett enligt överenskommelse på förfallodagen, dvs. betalningen ej kommit kommunen tillhanda på angiven dag, skall ett inkassokrav, med information om vilka åtgärder som kommer att vidtas om betalning uteblir, skickas senast 7 kalenderdagar efter fakturans förfallodag. Inkassokravet skickas som A-post. Textförslag lämnas i bilaga 1. Av textförslaget framgår även vilken information ett inkassokrav skall innehålla. Inkassokravet måste utformas i enlighet med 5 Inkassolagen. Kravavgift. Lagstadgade inkassoavgifter skall tas ut Hot om betalningsföreläggande Har betalningen ej kommit kommunen tillhanda senast på i kravbrevet angiven förfallodag dag skall ett hot om betalningsföreläggande, med information om vilka åtgärder som kommer att vidtas om betalning uteblir, skickas senast 17 dagar efter fakturan förfallodag. Textförslag lämnas i bilaga 2. Dröjsmålsränta Dröjsmålsränta skall debiteras vid för sen betalning. Dröjsmålsräntan utgår enligt räntelagen (1975:635) i den mån inte annat är avtalat eller utfäst eller särskilt föreskrivet. Räntelagen är dispositiv (ej tvingande) bortsett från jämkningsregeln i 8. Det är alltså möjligt att avtala om att dröjsmålsränta skall utgå på andra grunder än som föreskrivs i räntelagen. Detta skall enbart ske i undantagsfall. Gentemot kommunens kunder gäller räntan enligt räntelagen. Dröjsmålsräntan är gällande referensränta + 8 procentenheter (reglerna i räntelagen ändrades den 1 juli 2002 till följd av genomförandet av EG-direktivet (2000/35/EG). Om förfallodag har avtalats i förväg debiteras dröjsmålsränta fr.o.m. dagen efter förfallodagen. Om förfallodagen infaller på en lördag eller söndag eller annan helgdag skall dröjsmålsränta räknas fr.o.m. närmast följande vardag. Om förfallodag inte har avtalats i förväg debiteras dröjsmålsränta från den dag som infaller 30 dagar efter det att räkningen är sänd till gäldenären enligt 4 i räntelagen. Dröjsmålsräntan skall i första hand debiteras på nästkommande räkning. Tillfälliga kunder skall debiteras dröjsmålsränta på separat räkning om inte kostnaden för fakturering bedöms överstiga intäkten. Räntebelopp överstigande 200 kronor skall som huvudregel alltid faktureras på separat räkning. Dröjsmålsränta debiteras fram till dess betalning till fullo har skett. Dröjsmålsränta räknas på ett ränteår om 360 dagar.
Jämkning av dröjsmålsränta Enligt 8 räntelagen får räntan jämkas om gäldenären på grund av sjukdom, arbetslöshet eller annan liknande omständighet som han inte har kunnat råda över varit förhindrad att betala i rätt tid och skyldighet att utge full ränta med anledning av dröjsmålet skulle vara oskälig. Annan liknande omständighet som kan motivera jämkning kan vara skilsmässa och närståendes dödsfall. Det skall vara fråga om oväntade händelser som på ett avgörande sätt påverkar gäldenärens möjligheter att betala. Om skälet till att gäldenären har råkat i betalningssvårigheter är att han har skuldsatt sig för kraftigt och under alla omständigheter inte skulle ha kunnat betala skulden i rätt tid, bör jämkning inte ske. Jämkning kommer heller inte ifråga om dröjsmålet med betalningen har varit obetydligt eller räntebeloppet av andra skäl lågt. Jämkning kan ske genom att räntan sätts lägre än den som skall gälla enligt räntelagen eller genom att den tid under vilken räntan skulle utgå förkortas. Kommunen behöver inte självmant undersöka om gäldenären är berättigad till jämkning eller inte. Det ankommer på gäldenären att göra gällande sin rätt till jämkning. Inkasso Om betalningen för en faktura inte är kommunen tillhanda 27 dagar efter förfallodatum skall inkassoåtgärder vidtas i enlighet med inkassolagen. Inkasso skall ske enligt god inkassosed, dvs. gäldenären skall inte vållas onödig skada eller utsättas för otillbörlig påtryckning eller annan otillbörlig inkassoåtgärd. Inkassoåtgärderna skall handläggas av INKA. Lagstadgade avgifter skall tas ut. Det är alltid nämnden som har det yttersta ansvaret gentemot kunden/gäldenären. En schematisk information om de olika stegen som kan vidtas som en följd av att en fakturafordran ej betalas framgår av bilaga 3. Annan indrivning i egen regi Indrivning av obetalda fordringar skall ske i egen regi. Vissa ärenden med anknytning till socialtjänsten Ett antal ärenden med anknytning till socialtjänsten handläggs också av INKA. Återbetalning av försörjningsstöd Avgift för av kommunen omhändertagna barn Egenavgifter, boendeavgifter Dessa ärenden skiljer sig i handläggningen från andra inkassoärenden genom att ansökan sker till Länsrätten för att fastställa betalningsskyldigheten istället för som annars till Kronofogden/Tingsrätten. För att Länsrätten skall fastställa betalningsskyldigheten måste den person som skall betala ha inkomst som överstiger riksnormen för försörjningsstöd. Inkomstkontroll måste därför göras inför varje ansökan till Länsrätten, t.ex. hos Försäkringskassan och a-kassa. Dessa instanser har enligt socialtjänstlagen skyldighet att lämna uppgifter om enskilds ekonomiska förhållanden till kommunen.
10. Uppsägning eller avstängning Om en gäldenär inte betalar för tjänster/varor efter inkassokrav och hot om betalningsföreläggande bör i de fall det är möjligt gäldenären avstängas från aktuell tjänst alternativt skall leveransen av varor avbrytas. Hot om uppsägning av avtal, t.ex. hyresavtal, eller hot om innehållande av viss prestation, såsom leverans av el eller vatten, utgör en inkassoåtgärd. Detsamma gäller hot om avstängning från kommunala barnomsorgen. Såväl uppsägning av avtal som innehållande prestation kräver att omständigheterna är sådana att borgenären har fog för sin åtgärd enligt avtal eller lag. Avstängningsrätten skall användas med stor varsamhet och hänsyn måste tas till förhållandena i det enskilda fallet och kommunens eventuella policy på området. Sådant hot får användas endast när avstängning/uppsägning är tillåten och borgenären verkligen har för avsikt att genomföra avstängningen/uppsägningen. I bilaga 4 återges ett utdrag ur Kommunförbundets skrift Kommunal kravverksamhet kap 4.7.1-4.7.5 avseende Hot om uppsägning eller avstängning.
11. Avräkningsordning vid betalning Om en kund betalar en del av fordran och kunden inte anvisat avräkningsordningen sker avräkning genom att inbetalat belopp i första hand tillgodoräknas för indrivningskostnaderna, i andra hand räntekostnaderna och i tredje hand kapitalbeloppet. Saknas överenskommelse om avräkningsordningen mellan kunden och nämnden gäller att kunden har rätt att anvisa i vilken ordning en gjord betalning skall avräknas från skulderna. Anvisningen behöver inte vara direkt uttryckt utan det kan framgå av omständigheterna vad kunden avser, t.ex. genom att det inbetalda beloppet stämmer överens med en viss del av skulden. Om det saknas överenskommelse och kunden inte anvisat avräkningsordningen har kommunen rätt att välja avräkningsordning. Detta skall då ske genom att inbetalt belopp i första hand tillgodoräknas för inkassokostnaderna, därefter räntekostnader och i tredje hand kapitalbeloppet. Betalning, som sker till kommunen och där den till betalning förfallna fordran på kunden hänför sig till fler än en nämnd och betalningen inte kan härledas till en viss nämnd eller fordran, skall avräknas mot fordran på kunden i den ordning de ingående fordringarna förfaller till betalning.
12. Efterbevakning Fordran skall bevakas när de kravåtgärder som bedömts aktuella genomförts utan resultat eller om kunden saknar betalningsförmåga efter gjord kreditbedömning. Efterbevakning sker dels för att bevaka kundens ekonomiska situation och kunna ställa nytt krav om betalningsförmågan förbättras, dels för att fordran inte skall preskriberas. Ärende som handläggs i egen regi kan om de inte leder till betalning överföras till externt inkassoföretag för långtidsbevakning. Beslut om efterbevakning skall ske med beaktande av gäldenärens situation, såsom ålder och psykisk och social utsatthet, samt beloppets storlek.