Revisionsrapport Norrtåg AB.



Relevanta dokument
Granskning av inköpsrutinen och köptrohet

Revisionsrapport. Oxelösunds kommun. Granskning av avtalshantering. Karin Jäderbrink Lars Edgren

Granskning av avtalstrohet, Vadstena Kommun

ÅSTORPS KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING

Riktlinjer för upphandling i Norrtälje kommun

Upphandlings- och inköpspolicy för Rättviks kommun

Revisionsrapport Avtalstrohet

Revisionsrapport. Granskning av upphandlingsverksamheten vid Kriminalvården. Sammanfattning. Kriminalvården Norrköping

Upphandling och inköp

Detta dokument vänder sig till upphandlare inom staden samt de som fattar beslut i inköps- och upphandlingsfrågor.

Tranås kommun. Granskning av upphandling. Revisionsrapport. KPMG AB 21 april 2009 Lisa Åberg och Fredrik Ottosson

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp

Granskning av avtal vid kommunstyrelsen, socialnämnden och tekniska servicenämnden

Granskning av inköp och upphandlingar

Bolagspolicy. Ägarroll och ägarstyrning för kommunens bolag. Antagen av kommunfullmäktige den 28 januari 2016, 1

Revisionsrapport. HVB-hem. Krokoms kommun. 1 februari 2010 Maj-Britt Åkerström, Certifierad kommunal revisor

Antagen av kommunfullmäktige Inköpspolicy. Bjurholms kommun

Syftet med denna policy är att

Granskning av upphandlingsverksamhet

Revisionsrapport Verksamheter på entreprenad

Ånge Fastighets och Industri AB Kommunstyrelsen. För kännedom: Kommunfullmäktiges presidium. Revisionsrapport: Granskning av bisysslor

Upphandlingspolicy för Lekebergs kommun

Åstorps kommuns revisorer. Granskning av resurser för projektledning och bevakning av. Granskningsrapport Nr

Inbjudan att delta i samordnad upphandling av

INSTRUKTION FÖR DEN VERKSTÄLLANDE DIREKTÖREN I MÄLARHAMNAR AB

Granskningspromemoria 2011

INKÖPSPOLICY Antagen av kf 10/2001 Kommunfullmäktige tillhanda

Granskning av upphandlingsverksamhet

Granskning av upphandlingsverksamhet

T4 Mall för kontrakt. samhällsbetalda transporter

Revisionsrapport; Granskning av nämndernas upphandlingsverksamhet

Riktlinjer för Hagfors kommuns upphandlingsverksamhet

Rapport avseende granskning av interna överenskommelser och externa avtal

Uppföljning - Ägarstyrning av kommunens företag

Bestämmelser inköp/avrop

STYRELSENS ARBETSORDNING. jämte. Instruktion avseende arbetsfördelning mellan styrelsen och verkställande direktören. samt

Revisionsrapport. Granskning av nystartsjobb. Ramtiden felaktigt beräknad. Arbetsförmedlingen STOCKHOLM

Fakta Upphandlingen av Öresundstågstrafiken

Granskning av upphandlingar inom bolagen

Hällefors kommun. Kommunstyrelsens uppsikt över de kommunala bolagen Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 11

Revisionsrapport 2015 Genomförd på uppdrag av revisorerna Januari Skurups kommun. Granskning av upphandlingar

1(9) Ägardirektiv. Styrdokument

Styrelsen i Avelsföreningen för Svenska Varmblodiga Hästen, ASVH, har upprättat denna arbetsordning för styrelsen.

ÄGARDIREKTIV FÖR AB TIMRÅBO Organisationsnummer

SAN~~I~~E~SAOiTAL UPP~fANDLINGAR. ~. P~a~~r~t~

Granskning av konkurrensutsatt kommunal verksamhet säkerställs insynen i verksamheten?

Riktlinjer för upphandling i Alingsås kommun med tillhörande kommunala bolag samt kommunalförbund

Tillämpningsanvisningar

REV LERUMS KOMMUN REVISORERNA

Revisionsrapport Landskrona stad. Kommunstyrelsens styrning och ledning avseende servicekontorets städavdelning.

Avesta kommun. Styrande dokument Revisionsrapport. Offentlig sektor KPMG AB Antal sidor: 10. Rapport

DOM Meddelad i Stockholm

Granskning av hantering av konst och konstföremål - Söderköpings kommun

Utvärdering av Nynäshamn

Nordmalings kommun. Granskning av hantering av tilläggsbeställningar. Rapport. KPMG 16 september 2010 Antal sidor 9

Bolagsordning för AB Strömstads Badanstalt

FÖRETAGSPOLICY FÖR SJÖBO KOMMUN

Uppsiktsplikt och ägarstyrning

Representation, gåvor och resor

Säkerhetsskyddad upphandling Helena Rosén Andersson och Hanna Lundqvist 12 november 2015

Publika toaletter och andra nyttigheter. Tilldelningsbeslut

Ägardirektiv för ElmNet AB

VÄGLEDANDE RÅD OCH BESTÄMMELSER FÖR UPPHANDLING

Instruktion för valberedningen

AVTAL AVSEENDE ÅRLIG REVISION AV MEDICARRIER AB

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna Februari Tjörns kommun. Granskning av upphandling och inköp.

STADENS SÄKERHETSARBETE UPPFÖLJNING AV TIDIGARE GRANSKNING. Kommunstyrelsen har gett säkerhetsfrågorna hög prioritet

ÖRESUNDSTÅG AB OCH REGION SKÅNE RAMAVTAL AVSEENDE UNDERHÅLLSDEPÅ

Offentliga inköpvad är det? Källa: Konkurrensverkets skrift Upphandlingsreglerna en introduktion. Kloka och tålmodiga sakkunniga.

Revisionsrapport Mönsterås kommun

Granskning av avtalshantering. Kristianstads kommun

Granskningar avseende Upphandling och Personuppgiftslagen

Upphandling av städtjänst

SOLLENTUNA KOMMUN "Pax Kommunledningskontoret

Konsortialavtal Norrtåg AB Org. nr

Avtal avseende överlämnande av särskild kollektivtrafik i Åtvidabergs kommun

Representation, gåvor och resor

Gemensamma ägardirektiv för bolag ägda av Lysekils kommun Dnr: LKS , antagen av kommunfullmäktige , 24

Yttrande. Granskning av upphandlingar i Malmö stad. Tekniska nämnden föreslås besluta att lämna följande yttrande:

Revisionsrapport 4 / 2011 Genomförd på uppdrag av revisorerna Juni Huddinge kommun. Granskning av upphandling och stöd från upphandlingsenheten

REVISIONSRAPPORT SAMORDNINGSFÖRBUNDET

Arvika kommun. Granskning av Överförmyndarnämndens verksamhet Revisionsrapport. KPMG AB Offentlig sektor Karlstad Antal sidor: 11

Revisionsstrategi

Ulf Palm Ann Sofi Agnevik. Sektionen för Socialtjänst, skydd och säkerhet Civilrättssektionen Kommunalrättssektionen

Alvar Bogren; SOI och upphandlingens framtid

Granskning av AB Storstockholms lokaltrafik och Citypendeln AB:s avtal om pendeltågtrafik

Årsrapport 2014 Kyrkogårdsnämnden

Anbudsinbjudan. Digitala Enheter och Kringutrustning. Dnr: / stockholm.se

December 2014 Pernilla Lihnell, Emelie Bjerke. Granskning av styrelsens arbete inom de kommunala bolagen Uddevalla kommun

Revisionsrapport Livskvalitet inom äldreomsorgen. Härjedalens kommun

Revisionsrapport. Anställdas bisysslor. Gotlands kommun Ramona Numelin Jonas Eriksson

Revisionsrapport 2012 Genomförd på uppdrag av revisorerna januari Vellinge kommun. Fastighetsunderhåll

KONKURRENSKOMMISSIONEN KKO /020

POLICY OCH RIKTLINJER FÖR UPPHANDLING UPPLANDS VÄSBY KOMMUN

Revisionsberättelse för år 2011

Fråga om snedvridning av konkurrensen genom bristande affärsmässighet vid offentlig upphandling (direktupphandling tyst förlängning av avtal).

Uppdragskontrakt, UK. Uppdragskontrakt. Benämning. Handling 01. Kontraktsvillkor (FU 2000) KONSULTUPPDRAG. Avseende Benämning

Ramavtalsupphandling av flygfotografering, flygburen laserskanning och fotogrammetrisk kartering för Stockholms läns kommuner 2011/2012

Råd och stöd kring sällsynta diagnoser

Ansökan om regionalt bidrag till företagsutveckling (SFS 2000:283)

Transkript:

l Revisionsrapport. GRANSKNING AV UPPHANDLING AV TÄGOPERATÖR SAMT UPPFÖUNING AV INGÄNGNA AVTAL I NORRTÄG AB Ansvarig: Majvor Enström

2 Innehåll Sammanfattning... 3 Bakgrund... 3 1. Inledning......... 3 1.1 Revisionskriterier och avgränsningar...... 4 1.2 Inriktning och revisionsfrågor.... 4 1.3 Metod och avgränsning....... 4 2. Resultat av granskning ny upphandling av operatör... 5 2.1 Upphandlingsprocessen... 5 2.2 Samråd har hållits...... 6 2.3 Dokumentation............... 6 2.4 Juridisk expertis upphandlad............ 7 2.5 Styrelsen har beslutat om upphandling... 7 3. Resultat av granskning av avtalshanteringen.............. 8

3 Sammanfattning Lekmannarevisorerna i har uppdragit till revisionskontoret i Jämtlands läns landsting att genomföra en granskning av upphandling av tågoperatör samt uppföljning av ingångna avtal. Granskningen har genomförts med dokumentanalyser, främst bolagets protokoll och olika styrdokument samt intervjuer med bolagets tjänstemannaledning. Uppföljningen av ingångna avtal har granskats genom att ta del av de avtal som förvaras på bolagets kansli i Umeå. Uppgifter har även inhämtats via intervjuer med bolagets VD och verksamhetsutvecklare. Vi bedömer att styrelsens åtgärder inför ny upphandling av tågoperatör och i de delar av upphandlingsprocessen som pågått under den granskade tiden varit ändamålsenliga. Styrelsen har genomfört åtgärder, efter att vi kommunicerat iakttagna brister i avtalshanteringen. Vi bedömer att styrelsens avtalshantering efter dessa åtgärder i allt väsentligt är tillfredsställande. Vi rekommenderar dock att den interna kontrollen ytterligare förbättras med dokumenterade rutiner för avtalshanteringen och uppföljning av avtalen. Bakgrund 1. Inledning bildades år 2008 med uppgift att bedriva persontrafik, genom avtal med trafikföretag eller i egen regi. Norrtåg har beslutat att upphandla tågtrafiken. Norrtågs uppgift är att tillhandahålla tågfordon och en verkstad men skall själv inte vara utförare av tågtrafiken. Detta har upphandlats och trafiken utförs av Botniatåg AB och den avtalsperioden avslutas under 2016. Upphandling av ny tågoperatör har påbörjats under år 2014 och ska vara genomförd den 15 juni 2015 (tilldelningsbeslut). Trafikstarten i den nya avtalsperioden beräknas bli i augusti år 2016. Upphandlingen är komplicerad och bolaget gör bedömningen att det finns risker kring upphandlingen i form av; teknisk riskexponering (fordonen, brister i infrastrukturen, tekniska plattformen för biljetter) och administrativ riskexponering (få anbudsgivare beroende på konkurrerande upphandlingar, anbudspriset kopplat till avtalets längd, statliga finansieringen) N orrtåg har ett tjugotal avtal med olika partners. Ett av de största avtalet avser tågtrafiken med Botniatåg AB som löper ut under 2016. Detta avtal ingår inte i denna granskning p.g.a. att den kontroll som granskningen avser inte är relevant för detta omfattande och komplexa avtal. Dessutom har avtalet visat sig juridiskt hållbart i de tvister som förekommit under avtalstiden.

Lekmannareviso rerna 4 I den granskning av Norrtågs avtalshantering som genomfördes år 2010 identifierades brister i hanteringen som kan medföra onödiga kostnader för bolaget. Exempelvis fanns brister i bevakning av avtalstider och uppföljning av avtal. Revisorerna har, mot bakgrund av det ovan beskrivna förhållandena, beslutat att granska dels upphandlingen av tågoperatör med utgångspunkt i ägardirektivet och upphandlingspolicyn och dels rutiner för bevakning och uppföljningen av ingångna avtal. 1.1 Revisionskriterier och avgränsningar De bedömningsgrunder som använts som utgångspunkter i denna granskning har varit; ägardirektiv, instruktion för arbetsfördelning mellan styrelsen och VD, upphandlingspolicy, riktlinjer för dokumenthantering och attestregelverk I granskningen har inte avtalet för den upphandlade tågtrafiken ingått. 1.2 Inriktning och revisionsfrågor Revisionskontoret i Jämtlands läns landsting har på uppdrag av lekmannarevisorerna i granskat upphandling av operatör samt bolagets hantering av ingångna avtal. Lekmannarevisorerna beslutade i projektplanen om följande revisionsfrågor: Har bolagsstyrelsen tillförsäkrat att processen för upphandling av ny tågoperatör genomförs i enlighet med de för Norrtåg styrande dokumenten och regelverket i följande avseenden:./ samråd enligt ägardirektivet./ tillfredsställande dokumentation./ juridisk expertis för kvalitets säkring./ nödvändiga beslut i styrelsen Har styrelsen säkerställt en tillfredsställande interna kontroll vid hantering och förvaring av avtal i följande avseenden:./ Juridisk kompetens finns inför upphandling och vid avtalstecknande./ Avtalen förvaras på ett betryggande sätt./ Avtalen är behörigen undertecknade./ Avtalen följs upp./ Rutin för bevakning av avtalstider finns./ Regler för avtalshantering finns och är dokumenterade 1.3 Metod och avgränsning Granskningen har genomförts med dokumentanalyser, främst bolagets protokoll, handlingar och styrdokument. Vidare har uppgifter inhämtats vid ett seminarium den 10 september i Umeå då VD och verksamhetsutvecklaren redovisade om pågående upphandling

5 mm. Uppgifter har även inhämtats via telefonintervjuer. Vid ett besök på bolagets kansliet i Umeå den 10 september år 2014 genomfördes en översiktlig granskning av bolagets ca 30 avtal. Upphandlingen av ny tågoperatör var, vid tidpunkten för vår granskning, i början av upphandlingsprocessen och denna kommer att pågå till mitten av år 2015. Granskningen har därmed endast omfattat de åtgärder som bolaget vidtagit i de inledande delar av upphandlingsprocessen. Granskningen av avtalen har avgränsats till att kontrollera formalia i form av behörig underskrift, diarieföring samt LOU avseende angivna avtalstider och belopp. Vidare har förvaring av avtalen och bevakning av avtalstider granskats. 2. Resultat av granskning ny upphandling av operatör N orrtågs styrelse beslutade 24 februari 2009 om en upphandlingspolicy vilket enligt uppgift var ett krav för att få driva EU-projektet. Senaste omarbetningen gjordes under hösten 2014 och beslutades av styrelsen 2014-09-24 ( 468) Upphandlingspolicyn omfattar affärsmässighet d.v.s. att i upphandling nyttja den konkurrens som finns på marknaden, genomföras enligt gällande lagstift - ning och enligt principerna om icke diskriminering, liks behandling, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande, iaktta objektivitet och att verka för en fungerande konkurrens på sikt. Policyn omfattar även krav på produkter/tjänster d.v.s. iaktta miljöhänsyn och beakta sociala krav. Vidare omfattar policyn handläggning och beslutsordning, anbudsöppning av minst två personer mm, sekretess och skriftlig dokumentation. Vid senaste omarbetningen tillkom avsnittet om riktlinjer för direktupphandling. 2.1 Upphandlingsprocessen Norrtågs styrelse beslutade vid mötet 24-25 september 2013 ( 404) att uppdra till Vd att påbörja upphandlingsprocessen med berörda parter. Upphandlingsprocessen sträcker sig från januari 2014 till trafikstart i augusti 2016. Inför upphandlingen genomförde VD en jämförelse mellan upphandlingsformerna Produktionsavtal och Tjänstekoncession. Skillnaden i upphandlingsformerna är enligt VD främst att risken och affåren tas av operatören vid Tjänstekoncession. Styrelsen fattade i augusti 2014 beslut om att upphandlingen ska ske som en tjänstekoncession. Av upphandlingsförutsättningarna (beslutade 2014-08-21) som vi tagit del av framgår bl.a. ett antal krav som bolaget avser att ställa i den nya upphandlingen av tågoperatör. Bolaget avser även att "skärpa skrivningarna och krav i den kommande upphandlingen". I utvärderingen av anbud kommer enligt VD att läggas särskild vikt på fordonsunderhåll och planering, marknad (bl.a. hur

6 man avser att skydda varumärket), genomförandebeskrivning (organisation, arbetsprocesser mm). Delar av upphandlingsprocessen som pågått under år 2014 har främst varit; ramverket, förankring, beslut i landsting, trafikpliktsbeslut från ägarna, uppvaktning hos regeringen om statlig finansiering och beslut om förfrågningsunderlag. Vid tiden för vår granskning var anbudsprocessen igång och planeras pågå till april 2015 när anbudsvärdering ska ske. Tilldelningsbeslut är planerat i juni 2015 och trafikstart augusti 2016. 2. 2 Samråd har hållits "Upphandling av trafik skall ske i fullständig samverkan mellan bolaget och berörd (-a) ägare"l Det innebär följande: Vid upphandling skall upphandlings grupp utses, förfrågningsunderlag ska tas fram och godkännas av upphandlingsgruppen. Genomgång av inkomna anbud ska utföras av bolaget och redovisas för ägarna. Beslut om entreprenör fattas efter samråd med ägarna. Ägardirektivet reglerar även att ägarnas godkännande ska inhämtas, innan undertecknande av trafikavtal får ske, om budget överskrids av trafikavtalet. Berörda ägare ska godkänna tilläggskontrakt, uppsägning av trafik, dispenser mm Enligt VD har ett omfattande förankringsarbete genomförts inför upphandlingen av operatör, både på politikernivå och tjänstemannanivå. Den 12 augusti 2014 träffades Norrtåg, landstingen och ägarna för att diskutera och besluta om upphandlingsförutsättningar. I projektgrupp upphandling finns förutom projektgruppen, expertis och systemstöd även fyra fokusgrupper (trafik och infrastruktur, fordon, marknad/intäkter, finansiering) med representation från ägarna. 2.3 Dokumentation "Alla upphandlingar skall dokumenteras skriftligt genom anbudssammanställningar, beställningar och kontrakt samt andra skriftliga noteringar vid genomförd upphandling". 2 I upphandlingsprocessen upprättas enligt verkställande tjänstemännen en mängd dokument avseende överenskommelser, möten mm. De upprättade dokumenten samlas i Projektplace som är en webbaserad tjänst för projektarbete. Under upphandlingsprocessen är åtkomsten till dokumenten begränsad till VD och verksamhetsutvecklare på grund av den sekretess som råder under upphandlingsprocessen. l Ägardirektivet 2 Upphandlingspolicy punkt 3.5.

7 2.4 Juridisk expertis upphandlad Norrtågs upphandlingsförfarande skall ske i enlighet med Lagen om offentlig upphandling (LOU) samt Lagen om upphandling inom vatten, energi, transport och post (LUF). Som komplement till LOU gäller upphandlingspolicyn från 2009-02-24 och senast reviderad 2014-09-24. Bolaget har enligt VD upphandlat juridisk expertis dels för att bistå vid uttolkning av LOU och Upphandlingspolicyn och dels för de strikt juridiska frågorna (formuleringar mm). 2.5 Styrelsen har beslutat om upphandling Under 2014 har styrelsen fattat följande beslut: att inhämta kollektivtrafikmyndigheternas beslut om "Norrtågstrafiken -långsiktigt utvecklings- och finansieringsbeslut inför operatörsupphandling" (2014-03-28 430), om tid för beslut om upphandlingsform (2014-05- 07 440) ett extra styrelsemöte och en extra bolagsstämma skulle hållas för att diskutera upphandlingsform (2014-06-09 455) att Norrtågs upphandling 2016 ska ske som en tjänstekoncession (2014-08-21 464) att bolaget ska arbeta efter upphandlingsförutsättningarna ( beslutats vid ett möte 2014-08-12 mellan Norrtåg, landstingen och de fyra ägarna) så långt som lagstiftningen tillåter 2014-09-24 472). att godkänna förfrågningsunderlaget under förutsättning att erforderliga beslut fattas och att enlihet uppnås angående periodkorten (2014-12- 18 480). I samband med ovan nämnda beslutstillfållen har VD redovisat lägesrapport i upphandlingen till styrelsen. Kommentar Vi bedömer att styrelsens åtgärder inför ny upphandling av tågoperatör och i de delar av upphandlingsprocessen som pågått under den granskade tiden varit ändamålsenliga.

8 3. Resultat av granskning av avtalshanteringen Bland Norrtågs ca 25 avtalspartners finns revisionsbyråer, försäkringsbolag, företag för kommunikationstjänster, energibolag och konsulter som upphandlats som stöd och kvalitetssäkring i upphandlingen av tågoperatör. I granskningen har bolagets interna kontroll i hanteringen av avtal omfattat följande frågor: Revisionsfråga Kommentar Juridisk kompetens vid tecknande av avtal? Iakttagelse vid granskning Enligt VD köps juridisk kompetens främst vid större upphandlingar. Bolagets åtgärd m.a.a. gransknin en Betryggande förvaring av avtalen? Konsultavtalen har följs upp? Rutin finns för bevakning av avtalstider? Regler för avtalshantering finns? Avtalen var behörigen undertecknade? Avtalen var diarieförda? Avtalen uppfyllde LOD om slutdatum? Avtalen förvaras i pärmar i kassaskåp. Nej inte systematiskt. Nej ingen fastlagd rutin. I granskningen framkom att avtalspärm innehöll även inaktuella avtal. Dokumenterade rutiner saknades. Som stöd vid avtalshanteringen finns dokumenthanteringsplan med bl.a diarieföring, gallring mm och attestreglerna. Samtliga granskade avtal var behörigen undertecknade. Samtliga granskade avtal var diarieförda. Ett av avtalen saknade slutdatum. Risk för att den upphandlade tjänsten inte erhålls enligt avtal. Viktiga erfarenheter om säljaren kan missas vid ny upphandling. Risk för att avtalstider missas och att bolaget får onödiga kostnader. Risk för att någon del i handläggningen enligt policy och regler missas, speciellt vid personbyten. Avsteg från LOD Enligt VD har man kontroll på konsulterna och god kännedom om kvaliteten på de tjänster dessa utför. För bl.a. bevakning av avtalstider har bolaget egenutvecklat en datarutin. Efter granskningen har sex avtal "utgått". Bolaget har under året säkrat upp processer runt diarieföring och avtalsregister (Styrelsen 2014-12-18 477) Bolaget avslutade avtalet efter vårt påpekande.

9 Kommentarer Styrelsen har genomfört åtgärder, efter att vi kommunicerat iakttagna brister i avtalshanteringen. Vi bedömer att styrelsens avtalshantering efter dessa åtgärder i allt väsentligt är tillfredsställande. Vi rekommenderar att den interna kontrollen ytterligare förbättras med dokumenterade rutiner för avtalshanteringen och uppföljning av avtalen. Östersund dag som ovan { k, ej ) ue jl.u /p{yyod-t MaJvolJE nstrom Revisionsdirektör Certifierad kommunal revisor Region Jämtland Härjedalen