E-faktura i filöverföringen Beskrivning av tjänsten

E-faktura i filöverföringen Beskrivning av tjänsten

Innehåll Ta emot fakturor via nätbanken eller filöverföringen... 3 Vem kan använda tjänsten?... 3 Hur tjänsten tas i bruk... 3 Filformat... 4 Finvoice... 4 Överföring av nätfakturor via filöverföringen... 4 Sändning av e-fakturor till privatkunder... 5 Anmälningstjänstens material... 5 E-fakturans länk... 5 Tid för behandling av e-fakturor, lagring och borttagande... 6 Bankdag... 6 Kontroll av fakturaleveransen... 6 Leverans av e-faktura per post... 6 Bestämmelser angående fakturainnehåll... 7 Leverans av fakturor... 7 Nätfakturaadress... 7 Serviceavgifter... 7 Support och rådgivning... 7 Att avsluta tjänsten... 8 April 2011 2

Allmän beskrivning Med Nordeas e-fakturatjänst kan företagskunder enkelt och lätt förmedla e-fakturor till sina kunder. Banken sänder nätfakturor till alla företag, samfund och privatkunder som mottar nätfakturor och har ingått ett avtal om det med banken. Om ingen nätfakturaadress uppgetts sänds fakturorna till mottagaren per post, förutsatt att fakturautställaren ingått ett avtal om detta med banken och markerat fakturorna så att de styrs till utskrift. Nordeas e-fakturatjänst kan användas via två olika kanaler, filöverföring och nätbanken. E- fakturamaterial kan också sändas och tas emot med Web Services-förbindelsen. Då man sänder filer på över 50 MB ska materialet packas med WS-förbindelsen. Närmare anvisningar finns i tjänstebeskrivningen av Web Services på Nordea.fi: Företag och organisationer/betalningar och kort/verktyg och hjälpmedel. Kunder som använder Nordeas nätfakturatjänst kan också befullmäktiga en förmedlare att ta emot och sända nätfakturor för sin räkning via filöverföringen. Nätfakturor kan sändas till företags och privatkunders nätbanker i Finland. Denna tjänstebeskrivning tillämpas på Finvoice-förmedlingstjänsten då kunden har ingått ett avtal med banken om sändning av nätfakturor. Avtalsbanken förmedlar via banknätet de fakturor som den tagit emot också till andra bankgrupper och betalinstitut som anslutit sig till Finvoice-förmedlingstjänsten. Ta emot fakturor via nätbanken eller filöverföringen Nätfakturor kan tas emot via nätbanken eller filöverföringen. Fakturamottagaren ingår ett avtal med Nordea om mottagande av nätfakturor och uppger sin nätfakturaadress för fakturautställaren. Nätfaktura kan sändas i nätbanken på basis av ett kontonummer i IBAN-format till en nätfakturaadress via filöverföringen. Fakturor kan tas emot från en annan bank som anslutit sig till Finvoice-förmedlingssystemet eller från en annan förmedlare av nätfakturor om förmedlaren och Nordea har ett avtal om förmedling av nätfakturor. Då meddelar fakturamottagaren fakturautställaren den nätfakturaadress som den fått från förmedlaren. Om fakturautställaren inte meddelar banken fakturamottagarens kontonummer eller nätfakturaadress kan fakturan sändas till mottagaren per post till den adress fakturautställaren meddelat. Vem kan använda tjänsten? Tjänsten är avsedd för kunder som har sin hemort i Finland, Sverige, Norge eller Danmark. Om fakturautställarens hemort ändras, ska det kontor där avtalet ingåtts omedelbart informeras skriftligen. Om banken utvidgar tjänsten informerar banken om detta separat på sina nätsidor eller genom att uppdatera denna tjänstebeskrivning. Hur tjänsten tas i bruk Innan tjänsten tas i bruk är det skäl för den bokföringsskyldiga att ta reda på om det bokföringsprogram April 2011 3

eller annat program som används för ekonomiförvaltningen stöder Finvoice-filformaten. Då man ingår avtalet om tjänsten får man adressen för elektronisk fakturering av banken. Vid behov får man separata adresser för sändning och mottagande av fakturor. För mottagande av e-fakturor meddelas adressen till fakturautställaren samtidigt som man avtalar om förmedling av e-fakturor med fakturaavsändaren. Det lönar sig för avsändaren och mottagaren att testa att förmedling av nätfakturor fungerar innan de börjar använda tjänsten sinsemellan. Sändning och mottagande av fakturor via nätbanken kräver inga andra åtgärder än att man ingår avtalet om tjänsten och meddelar adressen till fakturautställaren. Filformat Finvoice Finvoice är ett fakturameddelande i XML-format som kan behandlas automatiskt i ett bokföringsprogram som stöder detta format. Man kan också öppna Finvoice-fakturor i webbläsaren och betala dem i nätbanken. Anvisningar och hjälpfiler angående Finvoice-meddelanden och förmedling av dem är publicerade och kan laddas ner på Finansbranschens Centralförbunds Finvoice-sidor på adressen http://www.finvoice.fi. Överföring av nätfakturor via filöverföringen Fakturautställaren ingår ett avtal med Nordea om att sända nätfakturor. Fakturamottagaren ingår ett avtal med Nordea om mottagande av nätfakturor och uppger sin nätfakturaadress för fakturautställaren. Mer information om datakommunikationsförbindelse, förmedling och överföring av fakturamaterial samt respons finns i de tekniska beskrivningarna. Finland: Tjänstebeskrivningen av filöverföringstjänsten eller Web Services-tjänsten finns på Nordeas Internetsidor: Företag och organisationer/ Betalningar och kort/ Verktyg och hjälpmedel Danmark, Norge och Sverige: GiroLink på Internet: (http://www.postgirot.se) Välj företag => Produkter och tjänster => Girolink Nätfakturor som sänds till Nordea kan vara med eller utan rader. Material med rader kan vara med eller utan indragningar. Fakturautställarens kontonummer ska vara angivna i IBAN-form och även innehålla bankens BIC-kod. Fakturorna kan förmedlas till en annan bank eller annan förmedlare av nätfakturor om förmedlaren har ingått ett avtal om förmedlingstjänst med Nordea. I detta fall meddelar fakturamottagaren fakturautställaren den nätfakturaadress som han fått från förmedlaren. Om fakturautställaren inte meddelar banken fakturamottagarens kontonummer eller nätfakturaadress, kan banken sända en pappersfaktura per post till fakturamottagaren under den adress som fakturautställaren uppgett. April 2011 4

Sändning av e-fakturor till privatkunder Förutom till företag kan fakturautställaren sända nätfakturor också till privatkunders nätbanker. Vid fakturering av privatkunder ska man med tanke på eventuella anmärkningar meddela kunden sina kontaktuppgifter och se till att det finns tillräckligt kundstöd för behandling av anmärkningarna. Fakturautställaren ska sända bankerna ett fakturerarmeddelande, på basis av vilket privatkunderna informeras om möjligheten att ta emot nätfakturor från fakturautställaren i fråga. Fakturautställaren sänder meddelandena via sin avtalsbank och adresserar dem till varje bank till vars privatkunder fakturautställaren vill erbjuda nätfaktura. Om fakturautställaren vill erbjuda nätfaktura till fyra (4) olika bankers kunder, sänder fakturautställaren sammanlagt fyra (4) stycken fakturerarmeddelanden till Nordea, ett för varje faktureringsgrund. Privatkunderna däremot meddelar sina mottagaradresser via nätbanken och banken förmedlar kundernas mottagarmeddelanden så att fakturautställaren kan hämta dem via filöverföringen Då Nordea är fakturautställarens avtalsbank, sänder andra banker nätfakturaadresser på sina privatkunder som använder nätbanken till Nordea. Fakturautställaren kan på så sätt hämta alla privatkunders adresser på ett ställe och uppdatera mottagaradresserna i sitt eget faktureringssystem. Anmälningstjänstens material Fakturautställaren kan via anmälningstjänsten meddela om sin färdighet att använda elektronisk fakturering och ta emot kundernas nätfakturaadresser för överföring av nätfakturor. Banken förmedlar fakturerarmeddelandena till privatkunderna och förmedlar mottagarnas nätfakturaadresser, som är avsedda för fakturautställarna, till filöverföring där kunderna kan hämta dem Materialtyper i anslutning till privatkunders nätfakturering är: FIB2CLASS FIB2CVASL Fakturerarmeddelande Mottagarmeddelande Över avvisade fakturerarmeddelanden bildas Acknowledgement-meddelanden på samma sätt som över avvisade fakturor. Kunden hämtar avvisade fakturerarmeddelanden med materialtyp HYLLASKUT. Avsändare av ett avvisat fakturerarmeddelande med SOAP-ramar är SENDERINFO och förmedlare är NDEAFIHH. Felsituationer i behandlingen av ett fakturerarmeddelande beskrivs i punkt 4 i Finansbranschens Centralförbunds tillämpningsinstruktioner för anmälningstjänsten (http://www.finvoice.fi). Närmare information om behandlingen av mottagaradresser får fakturautställaren i Finansbranschens Centralförbunds tjänstebeskrivning som finns på sidan (http://www.finvoice.fi). I anmälningstjänstens material finns också Nordeas tjänstebeskrivning på adressen Nordea.fi: Företag och organisationer/ Betalningar och kort/ Verktyg och hjälpmedel E-fakturans länk Med tilläggstjänsten E-fakturans länk kan fakturautställaren visa privatkunden en bild av fakturan, en bilaga eller någon annan tilläggsuppgift i anknytning till fakturan med hjälp av en länk som bildas i nätbanken. Om fakturautställaren har tillgång till en databas över personbeteckningar kan han också identifiera den konsument som ser på uppgifterna. Eftersom länken bildas på nytt varje gång genom att utnyttja nätbankens länkteknik är den säkrare än vanliga Internetlänkar. Det finns en egen tjänstebeskrivning över E-fakturans länk som finns på Nordea.fi: Företag och organisationer/ Betalningar och kort/ Verktyg och hjälpmedel April 2011 5

Tid för behandling av e-fakturor, lagring och borttagande En e-faktura som sänts via filöverföringstjänsten kan hämtas senast den tredje bankdagen förutsatt att fakturan har bekräftats på behörigt sätt och att banken har identifierat fakturamottagaren. När fakturamottagaren använder sig av en förmedlare som tar emot nätfakturan, ska fakturan anses ha levererats på ett korrekt sätt när den har sänts till filöverföringstjänsten för att hämtas av förmedlaren. Faktureraren bör säkerställa att de fakturameddelanden som sänds har en struktur i enlighet med beskrivningen av meddelanden. Fakturameddelandenas struktur kontrolleras också i Nordeas system. När en e-faktura har behandlats i banken, kan den inte längre tas bort. En felaktig faktura korrigeras genom att sända en kreditnota till kunden Fakturautställaren informerar fakturamottagaren om en felaktig faktura genom att sända en kreditnota. Om kreditnotans mottagare är ett företag som använder Nordeas Corporate Netbank ska kreditnotan sändas i pappersformat. Mottaget fakturamaterial sparas i bankens system i enlighet med tjänstebeskrivningarna. Finland: Tjänstebeskrivningarna av filöverföringstjänsten eller Web Services-tjänsten finns på Nordea.fi: Företag och organisationer/ Betalningar och kort/ Verktyg och hjälpmedel Danmark, Norge och Sverige: GiroLink på Internet: (http://www.postgirot.se) välj företag => produkter och tjänster => Girolink Bankdag Med bankdag avses vardagar, utom lördagar, helgdagar, midsommardagen, juldagen, nyårsdagen och övriga dagar som inte kan anses vara bankdagar. Om tjänsten utvidgas kan definitionen av bankdag ändras. Ändringen tillkännages genom en uppdatering av denna tjänstebeskrivning. Kontroll av fakturaleveransen Fakturautställaren ska hämta responsen för att förvissa sig om att fakturorna har levererats till fakturamottagarna. En beskrivning av hur och när responsen kan hämtas finns i de tekniska beskrivningarna. Finland: Tjänstebeskrivningarna av filöverföringstjänsten eller Web Services-tjänsten finns på Nordea.fi: Företag och organisationer/ Betalningar och kort/ Verktyg och hjälpmedel Danmark, Norge och Sverige: GiroLink på Internet: (http://www.postgirot.se) Välj företag => Produkter och tjänster => Girolink Om banken inte kan identifiera mottagaren av en nätfaktura utgående från nätfakturaadressen eller kontonumret, avvisar banken nätfakturan och returnerar den till fakturautställaren. Fakturautställaren ska kontrollera orsaken till att fakturan avvisats och korrigera fakturauppgifterna innan han sänder den på nytt eller sända den till fakturamottagaren per post. Leverans av e-faktura per post April 2011 6

Om ingen nätfakturaadress uppgetts sänds fakturorna till mottagaren per post, förutsatt att fakturautställaren ingått ett avtal om detta med banken och skrivit på fakturan en uppgift om att den ska styras till utskrift. För att fakturan ska styras till utskrift ska man i SOAP-ramens To Receiverelementet nämna ett ord som börjar med Tulos, Paperi eller Print (t.ex. Tuloste, Paperituloste, Paperi, Print), fontstorleken har ingen betydelse. Banken eller dess underleverantör skriver ut fakturan och levererar den till posten i ett kuvert för vidarebefordran till mottagaren enligt villkoren för postverksamheten. Banken begränsar endast i undantagssituationer det geografiska område, inom vilket nätfakturor kan levereras. Bestämmelser angående fakturainnehåll En lag, förordning eller myndighets direktiv kan kräva att viss information ingår i nätfakturan. Kravet kan variera beroende på fakturautställarens bransch. Fakturautställaren svarar för att varje faktura innehåller den information som krävs enligt lag, förordning eller myndighets direktiv. Det rekommenderas att fakturautställaren tar del av t.ex. lagstiftningen om mervärdesskatt och skatteförvaltningens anvisningar. Bankens tjänst omfattar inte juridisk rådgivning som gäller skatte- och formbestämmelser i anslutning till faktureringen. Leverans av fakturor Leveranssättet kan vara nätfaktura eller leverans per post. Nätfakturaadress När du sänder en faktura via filöverföringen eller till en annan bank, ska du använda fakturamottagarens nätfakturaadress. När du sänder fakturor till nätbankstjänsten, ska du använda fakturamottagarens kontonummer. Fakturor kan levereras endast per post till andra fakturamottagare än de ovan nämnda. Faktureraren bör notera att adressuppgifter som hänför sig till elektronisk fakturering av privatkunder ska förvaras och användas endast för detta ändamål. Användning och överlåtelse av uppgifterna har begränsats i avtalet. Serviceavgifter Banken tar ut avgifter för tjänsten enligt sin vid var tid gällande prislista. Support och rådgivning Betalningsrådgivning för företag på finska 0200 67210 Yrityksen maksuliikeneuvonta 0,11 euro/min. + lna/ msa, bankdagar 8-18, korta bankdagar 8-14 på svenska 0200 67220 Betalningsrådgivning för företag 0,11 euro/min. + lna/ msa, bankdagar 9-16.30, korta bankdagar 9-14 April 2011 7

på engelska 0200 67230 E-support for corporate customers 0,11 euro/min. + lna/ msa, bankdagar 9-18, korta bankdagar 9-14 Automatisk betalningsrådgivning 0100 6730 Avgiftsfri/öppen varje dag 24 h, lna/msa, finska, svenska, engelska Informationen finns på svenska: Nordea.fi/ Kontakt På engelska: Nordea.fi/ Contact Att avsluta tjänsten Kontakta ditt eget kontor. April 2011 8