STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 11 Februari 2008 DNR 372-12/2008 Granskningspromemoria 2007 STOCKHOLMS STADSTEATER AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Särskild granskning...1 2.1.1 Granskning av bolagets hantering av e-post enligt stadens regler... 1 2.1.2 Systematiskt brandskyddsarbete... 2 2.2 Basgranskning...4 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 4 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser... 5 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag... 5
STADSREVISIONEN 1(6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj 2007. Vid planeringsmöte den 5 juni 2007 avseende Stadsteatern informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2007-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 16 oktober 2007, där bolagets VD och ekonomichef deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 20 februari 2008. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: E-post regler Systematiskt brandskyddsarbete Ägarens direktiv och uppdrag Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 Granskning av bolagets hantering av e-post enligt stadens regler Fullmäktige har i mars 2007 antagit nya e-postregler. Koncernstyrelsen har 2007-04-23 beslutat att uppmana bolagen inom koncernen Stockholms Stadshus AB att anta de nya reglerna. Granskningen ska ge svar på om bolagen har antagit och följer dessa nya regler. Bolagets styrelse antog 2008-09-06 de nya e-postreglerna. Vid mötet beslutades även att en ny e-postadress, registrator@stadsteatern.stockhom.se, ska läggas upp.
STADSREVISIONEN 2(6) Styrelsen samt anställda ska vidarebefordra e-post för diarieföring till denna adress. Personalen är informerad om det nya regelverket via bolagets intranät. Bolaget har sedan tidigare ett fastställt regelverk för hur e-post ska hanteras vilket överensstämmer i allt väsentligt med innehållet i det nya regelverk som kommunfullmäktige har antagit. Bolagets kundtjänst kan nås via, kundtjanst@stadsteatern.stockholm.se. Brevlådan bevakas dagligen. För de tjänstemän som normalt får allmänna handlingar elektroniskt saknas i dag fastställda rutiner som säkerställer att deras e-post tas om hand vid längre ledigheter. Enligt bolaget är det i huvudsak ledningsgruppen som får sådan post. Bolaget avser att inom ledningsgruppen utfärda fullmakter så att medlemmarna kan ta del av varandras e-post vid längre ledigheter. Bolaget följer stadens nya regelverk för e-posthantering om rutiner införs som säkerställer att e-post tas om hand vid längre ledigheter. 2.1.2 Systematiskt brandskyddsarbete Den 1 januari 2004 trädde Lag om skydd mot olyckor (LSO) i kraft och ersatte dåvarande Räddningstjänstlagen. Lagen ställer bland annat krav på att fastighetsägaren och den som bedriver verksamhet i fastigheten ska vidta åtgärder för att förebygga brand och förhindra eller begränsa skadorna till följd av brand. Enligt 2 kap. 3 i LSO ska en skriftlig redogörelse för brandskyddet för vissa byggnader eller anläggningar lämnas in av fastighetsägaren till kommunen (Stockholms brandförsvar) som är tillsynsmyndighet. För att uppfylla lagens krav krävs att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete. Med det menas att både fastighetsägaren och nyttjanderättsinnehavaren ska ha ett organiserat arbetssätt för att planera, utbilda, dokumentera, kontrollera och följa upp brandskyddet i sina respektive organisationer. Syftet med granskningen är att bedöma i vilken omfattning bolaget bedriver ett brandskyddsarbete i enlighet med LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk.
STADSREVISIONEN 3(6) Granskningen avgränsas till att endast omfatta brandskyddsarbetet vid den verksamhet bolaget bedriver i kulturhuset. Fastigheten ägs av staden (fastighetskontoret). Bolaget är därmed nyttjanderättsinnehavare. Iakttagelser Bolaget har en brandskyddsorganisation och har fördelat såväl ansvarsområden som arbetsuppgifter för det förebyggande brandskyddsarbetet inom bolaget. Organisationen är ännu inte till alla delar implementerad. En stor del av personalen har fått brandskyddsutbildning anpassad efter de anställdas behov och arbetsuppgifter. Enligt plan ska samtliga medarbetare med start senast under våren 2008 genomgå någon form av brandskyddsutbildning. Vid planeringen av en föreställning görs en riskanalys som i första hand har arbetsmiljöfokus. Om det i en föreställning ska ingå rekvisita i form av levande ljus, rökning eller pyrotekniska effekter görs en analys och en bedömning av brandrisken. Före och under varje föreställning kontrolleras att utrymningsvägarna är fria för passage, att utgångsskyltarna fungerar och att brandsläckare är placerade på föreskrivna platser. Förekommer det eld eller liknande under föreställningen finns en brandvakt med släckutrustning intill scenen. Det genomförs även löpande brandskyddskontroller men dessa genomförs inte till alla delar på ett systematiskt sätt. Bolaget har checklistor där det framgår vad som ska kontrolleras och med vilken frekvens. Däremot är det inte klargjort mellan fastighetsägaren och bolaget om vem som ska svara för vilka brandskyddskontroller. Det finns en gränsdragningslista. Denna revideras för närvarande och ska ingå som en del i det hyresavtal som ska slutas mellan parterna under början av 2008. Fastighetsägaren upprättar för närvarande en beskrivning över fastighetens brandskydd. I anslutning till detta arbete utarbetas checklistor som stöd för de löpande brandskyddskontrollerna. Enligt bolaget kommer detta arbete vara klart under början av 2008. Bolaget har fyllt i sin del av brandskyddsredogörelsen och skickat den till fastighetsägaren.
STADSREVISIONEN 4(6) Bolaget bedriver ett aktivt brandskyddsarbete i anslutning till föreställningsverksamheten. Det genomförs även löpande brandskyddskontroller. Dessa kan ske mer systematiskt så att kraven i LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk uppfylls i större utsträckning. Bolaget bör implementera sin brandskyddsorganisation. Vidare är det angeläget att ansvarsfördelningen mellan bolaget och fastighetsägaren tydliggöras vad avser det löpande brandskyddsarbetet. Vidare bör en rutin för uppföljning och sammanställning av genomförda kontroller införas. Det bör också utarbetas former för hur bolaget ska få information om fastighetsägarens utförda kontroller 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Bolagets internkontrollplan för verksamhetsåret 2007 är baserad på en dokumenterad väsentlighets- och riskanalys. Planen är fastställd av styrelsen. De kontroller bolaget har genomfört är relevanta. Under året har bolaget med hjälp av konsult bland annat granskat rutinen för hantering av fribiljetter och rutinen för utlåning av IT-utrustning. Vidare har kontrollräkning av biljettkassorna genomförts. Bolaget har även genomfört egna kontroller under året där försäkringsskyddet, brandskyddsarbetet och IT-säkerheten har bedömts. Resultatet av genomförda kontroller har sammanställts och redovisats för styrelsen. Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med att kontrollera och stärka den interna kontrollen i sina rutiner.
STADSREVISIONEN 5(6) 2.2.2 Bolagets resultatkrav och ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabell framgår bland annat kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2007 och bolagets prognoser över förväntat resultat. Resultat efter finansnetto 2007 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut efter S-hus budget budget T1 T2 finansnetto -196-196 -201-201 -203 Verksamhetsåret 2007 har varit bolagets näst bästa år publikmässigt. Totalt besökte över 500 000 någon av teaterns 1 669 föreställningar. Dessutom är det teaterns mest framgångsrika år vad gäller publikintäkter. Med anledning av att intäkterna under första tertialet var högre än budget beslutade bolaget att lägga in extra produktioner på repertoaren. Föregående verksamhetsår fick bolaget en återbetalning för tidigare felaktigt avdragen moms. En del av återbetalningen reserverades i 2006 års bokslut för att kunna utnyttjas under kommande år. Bolaget har, enligt plan, utnyttjat de reserverade medlen under 2007 och verksamheten har därmed bedrivits inom den budget kommunfullmäktige har fastställt. Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har följt upp hur bolaget arbetat med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv för perioden 2007-2009. Bolaget ska bland annat: Effektivisera verksamheten och minska behovet av koncernbidrag Utreda sina lokalbehov Inrätta en sponsrings/samarbetsstab
STADSREVISIONEN 6(6) Arbete pågår med att effektivisera verksamheten, bland annat genom att utveckla IT-stödet. Vidare har antalet fasta tjänster reducerats. Bolaget har sett över sitt lokalbehov vad gäller verkstäderna och det utreds för närvarande hur Parkteaterns lokaler kan bli mer ändamålsenliga. Bolagets marknadsavdelning ansvarar för sponsorverksamheten. Under året har samarbete skett med två sponsorer. Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med att genomföra ägarens direktiv och uppdrag. Lars-Erik Örsing Enhetschef Mats Bergqvist Revisor