Verktygslådan SMART Aktivitet Årlig utredning RAPPORT Datum Årlig utredning 2018-08-09 Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor. En årlig utredning genomförs i syfte att: 1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet). 2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande. 3. Sammanställa er i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas. Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas). Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet. Så här gör vi Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen. Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc. Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten. Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras. Sannolikhet Beskrivning Värde Bedömningsgrund Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år Konsekvens Beskrivning Värde Bedömningsgrund Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)
Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga. Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.
1. Riskbedömning Huvudkategori: Säkerhet BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer? Hot o våld kan förekomma. Hot och våldsituationer hanteras enligt hot&våldplan. 2. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador förekommer? 3. Hur stor är risken för att våld mot personal förekommer? kan förekomma och hanteras enligt hot o våldplan. 4. Hur stor är risken för att rån förekommer? 5. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.? 6. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer? 7. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer? 8. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning förekommer? Risk finns men hanteras enligt plan för bokföring och hantering av kontanter och bankkort. 9. Hur stor är risken för att brandskador förekommer? INTERNA OEGENTLIGHETER 10. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder förekommer? Kan förekomma. Rutin för kontroll finns. 11. Hur stor är risken för att givande och tagande av mutor förekommer?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Arbetsmiljö ORGANISATORISK & SOCIAL ARBETSMILJÖ Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden? 2. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)? 3. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling förekommer? Hanteras enligt plan för särbehandling. 4. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex. hur arbetet ska genomföras)? 5. Hur stor är risken för att kraven som ställs på oss är högre än resurserna vi har (t.ex. för lite tid, saknar kompetens, för mycket att göra, dåliga system/verktyg)? 6. Hur stor är risken för att föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra organisatoriska och social problem? Vilka? 7. Hur stor är risken för att det saknas tydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar? 8. Hur stor är risken att det saknas praktisk kunskap om förebyggande arbete, hantering av ohälsosam arbetsbelastning samt kränkande särbehandling hos chefer och arbetsledare? 9. Hur stor är risken att arbetstidens förläggning påverkar hälsan negativt (t.ex. vid skiftarbete, mycket övertidsarbete, nattarbete)? Jour och helgarbete förekommer enligt schema. 10. Hur stor är risken att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön inte är kända av alla på arbetsplatsen?
11. Hur stor är risken att personer som arbetar i särskilt krävande roller inte får det stöd de behöver? (t.ex. där man arbetar med människor som har det svårt eller utsätts för stor press) FYSISK ARBETSMILJÖ 12. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer? 13. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador förekommer? Risken för halkning finns men förebyggs med sandning och halkbekämpning. 14. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer? 15. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekommer? 16. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem förekommer? 17. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)? 18. Hur stor är risken för att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade? 19. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt? Bilpolicy 20. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker med tjänstefordon som inte är i trafiksäkert skick? 21. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)? Man är aldrig ensam och larm finns. 22. Hur stor är risken för att ställage/lagerställ (ex. pallställ eller hyllställ) används med bristande skyddsanordningar och underhåll eller utan att vara förankrade? 23. Hur stor är risken för att stegar och arbetsbockar
används med bristande skyddsanordningar och underhåll? ÖVRIGT 24. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a. bristande tillgänglighet?
1. Riskbedömning Huvudkategori: Miljö ENERGIANVÄNDNING Låg risk Medel risk Hög risk Ej relevant Ej relevant för vår verksamhet 1. Hur stor är risken för att omotiverad användning av energi förekommer (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)? RESURSANVÄNDNING 2. Hur stor är risken för att omotiverad användning av resurser förekommer (t.ex. okontrollerad vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)? 3. Hur stor är risken för att brister förekommer i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)? AVFALL 4. Hur stor är risken för att att ingen eller felaktig sortering av avfall sker? 5. Hur stor är risken för att transport av farligt avfall förekommer utan anmälan/tillstånd? 6. Hur stor är risken för att felaktigt omhändertagande/mellanlagring av farligt avfall sker? UTSLÄPP TILL LUFT 7. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter förekommer inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)? UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK 8. Hur stor är risken för att läckage av drivmedel och oljor förekommer från fordon på uppställningsplatser?
INDIREKT PÅVERKAN 9. Hur stor är risken för att övrig indirekt påverkan på miljön förekommer genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur, bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad:
2. Rutininventering I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort. Säkerhet Brottslighet, brand och vattenskador Kontroll av fuktproblem - checklista (socialtjänst och vård) Åtgärdsplan vid hot, våld eller pågående skadegörelse Åtgärdsplan vid behov av krisstöd Gå hem för dagen - checklista (S) Åtgärdsplan vid obehöriga på arbetsplatsen, inbrott, stöld och egendomsskada (S) 2. SBA-manual Åtgärdsplan vid brand och utrymning (S) Interna oegentligheter Rutin gällande interna oegentligheter (S) Arbetsmiljö Organisatorisk & social arbetsmiljö Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S) Rutin för ensamarbete (S) Rutin för att förebygga kränkande särbehandling (mobbning och trakasserier) (S) Ta del av de organisatoriska och sociala arbetsmiljömålen för verksamheten Fysisk arbetsmiljö Rutin för arbetsutrustning och maskiner (S) Rutin för bildskärmsarbete Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker (S) Säkerhet vid arbete på lager och varumottagning (S) Riktlinje för fordon och trafiksäkerhet Övrigt Rutin för tillgänglighet (S) Miljö Resursanvändning Inköp och bedömning av leverantör (S) Avfall Rutin för avfallshantering (S) Utsläpp till luft Miljöbilar och miljöklasser (S) Miljöklassade bränslen och alkylatbensin (S) Utsläpp till vatten/mark Miljöolycka - instruktion (S)
3. Årsplan I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering. Välj risk: -- Alla -- Medel risk: Säkerhet 1. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för hot mot personal. 2018-10-31 Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) Tillagda aktiviteter Utförare Deadline Utbildning i Hot o Våld 2018-10-14 Ändra Ta bort 2. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för interna bedrägerier och/eller stölder. Lägg in kontrollaktiviteter i internkontrollplanen och samråd med controller/säkerhetschef. 3. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för våld mot personal. Riskbedömning hot och våld - Del 1: Riskinventering (S) 4. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för bedrägeri/förfalskning. 1) Inkalla stöd från säkerhetsfunktionen, ekonomicontroller eller jurist. 2) Upprätta interna säkerhetsrutiner.
Spara Medel risker Medel risk: Arbetsmiljö 5. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risker i arbetet i form av t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador. Skyddsrond fysisk allmän (S) Skyddsrond storhushåll, restaurang, måltidsverksamhet (S) Skyddsrond varumottagning och lager (S) 6. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt. Skyddsrond för trafik - chef (S) 7. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för ensamarbete som kan innebära risk för fysisk skada eller hotfull situation. Riskbedömning vid ensamarbete (S) Riskbedömning vid oplanerat ensamarbete (S) 8. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling. Skyddsrond för organisatorisk
och social arbetsmiljö 4+4- metoden 9. Åtgärd Ansvarig Deadline Minska risken för att arbetstidernas förläggning påverkar hälsan negativt hos de anställda. Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö: sammanställning (S) Spara Medel risker RUTINER ATT GÅ IGENOM: SÄKERHET Ansvarig Utförare Deadline Åtgärdsplan vid hot, våld eller pågående skadegörelse Ansvarig Utförare Deadline Rutin gällande interna oegentligheter (S) Spara Rutiner RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ Ansvarig Utförare Deadline Rutin för ensamarbete (S) 2018-08-20 Ansvarig Utförare Deadline Rutin för att förebygga kränkande särbehandling (mobbning och trakasserier) (S) 2018-08-20 Spara Rutiner