Användarmanual till IAF:s portal för arbetslöshetskassor 1 (8) Manual för arbetslöshetkassorna Krav på webbläsare De webbläsare som är kompatibla med portalen är minst Internet Explorer 6.x och Firefox 2. JavaScript måste vara påslaget för att portalen ska fungera som avsett. Om du inte aktivt stängt av funktionen så är den alltid aktiv. Så här kontrollerar du att JavaScript är aktivt i din webbläsare: Internet Explorer 1. Välj Tools Internet Options (Verktyg Internetalternativ) 2. Välj fliken Security (Säkerhet) och tryck på knappen Custom Level (Anpassad nivå) 3. Under Scripting (Script) Active Scripting, se till att Enable (Aktivera) är ikryssat Postadress Besöksadress Växel Fax Webbplats Box 210, 641 22 Katrineholm Hantverkaregatan 3 0150-48 70 00 0150-48 70 02 www.iaf.se
Firefox 1. Välj Tools Options (Verktyg Alternativ) 2. Välj fliken Content (Innehåll) 3. Markera rutan Enable JavaScript (Tillåt JavaScript) 2 (8)
3 (8) Inloggning Du som användare loggar in portalen via en extra säkerhetsserver. Det fungerar så att du först anger ditt anvädarnamn och lösenord. Därefter får du ett SMS till din mobiltelefon med en engångskod som ska anges som en del i inloggningen. Följ nedanstående steg för att logga in i portalen 1. Använd din webbläsare för att gå till följande adress http://www.iaf.se/portalen Här finns bland annat information när medlemsrapporteringen senast ska ske de olika månaderna. För att logga in och registrera medlemsuppgifter klickar du på länken längst ned på sidan Logga in till portalen>> 2. Följande bild visas: 3. Klicka på länken SMS Token 4. Följande bild visas:
4 (8) 5. Skriv in ditt användarnamn (User ID) och ditt lösenord (Password) som du har fått av IAF, klicka på knappen OK 6. Följande bild visas: 7. Inom kort kommer ett SMS i din mobiltelefon. Denna kod skriver du i fältet för SMS password, klicka sedan på knappen OK. 8. Nu är du inloggad och startsidan i inrapporteringsportalen visas. Om du är inaktiv i portalen mer än 30 minuter kommer du automatiskt att loggas ut och måste då upprepa ovanstående steg igen. Lista över a-kassor Välj vilken a-kassa du vill rapportera in uppgifter för genom att klicka på a-kassans namn. Denna sida visas enbart om du har behörighet att rapportera in medlemsuppgifter för mer än en a-kassa.
5 (8) Inrapportering medlemsuppgift Här visas en lista på alla rapporter för vald a-kassa. Vilken period som rapporten avser, när den senast ska lämnas in, länk till faktura och faktura bilaga som sådana finns tillgängligt samt status på rapporten. Rapporterna kan ha följande status: Sparad, ej inlämnad Upplåst [datum], ej inlämnad Inlämnad [datum] För att se en rapport, klicka på länken under rubriken Rapport avseende för vald rapport, t.ex. Maj 2008. För att se faktura eller fakturabilaga för en rapport, klicka på länken under rubriken Fakturabilaga.
6 (8) Inrapportering medlemsuppgift för vald period Formuläret ovan används för att mata in medlemsuppgifter för en vald period och a-kassa. Det går även att fylla i korrigeringar för uppgifter som matats in tidigare. För att lägga till korrigeringar längre bak i tiden än det som visas kan man klicka på länken Bakåt i tiden >> under rubriken Korrigeringar.
7 (8) Aktuell månad Medlemsuppgifterna för den aktuella månaden ska matas in i den gula kolumnen. Följande regler gäller för de siffror som matas in: Det totala antalet medlemmar måste vara lika med summan av "antal arbetslösa medlemmar", "antal icke arbetslösa medlemmar" och "antal medlemmar där kassan ännu inte kunnat fastställa arbetslös eller ickearbetslös". Det totala antalet icke arbetslösa medlemmar måste vara lika med "Antal icke arbetslösa medlemmar som betalat medlemsavgift" och "antal icke arbetslösa medlemmar som inte betalat medlemsavgift". Om du matar in värden som inte lever upp till dessa regler får du en varning när du klickar på Skicka in. Du kan inte skicka in värdena så länge de bryter mot reglerna. Kassor som gått samman Om du ska rapportera in för en kassa som upphört måste 0 anges för de månader kassan inte rapporterar för. Exempel Kassa A och Kassa B gick samman och bildade Kassa C den 1 januari 2008. I augusti 2008 ska uppgifter avseende juli 2008 rapporteras in samt ev korrigeringar för tidigare månader. Behörig användare i Kassa C har även behörighet att rapportera för Kassa A och Kassa B. Kassa C rapporterar in uppgifter avseende januari till juli 2008 i Kassa C. Kassa C rapporterar in ev. korrigeringar avseende januari till december 2007 i Kassa A och Kassa B. För perioden januari till juli 2008 anges 0 i Kassa A och B på samtliga medlemsuppgifter. Observera att fälten inte får lämnas tomma. 0 måste anges.
8 (8) Korrigeringar Formuläret kan också användas för att korrigera medlemsuppgifter som matats in tidigare. Från 1 januari 2010 är det möjligt att korrigera medlemsuppgifter för 12 månader bakåt i tiden. För att hitta den månad vars uppgifter som ska korrigeras används knapparna "framåt i tiden" och "bakåt i tiden". För tidigare månader visas det värde som senast rapporterats för den månaden och värdet, dvs. för den a-kassa och månad som visas i bilden var det senast inrapporterade antalet icke arbetslösa medlemmar för juni 2007: 74 765. En korrigering av detta värde matas in i den vita textrutan ovanför värdet. Om ingen korrigering behöver göras så lämnas rutan tom. Utöver de regler som gäller för den aktuella månaden så gäller också att Antal medlemmar där kassan ännu inte kunnat fastställa arbetslös eller icke-arbetslös måste vara noll för ett visst antal månader tillbaka i tiden. Om a-kassan rapporterat in medlemmar med okänd status tidigare så kan det innebära att korrigeringar måste göras. Spara och skicka in För att spara uppgifterna utan att skicka in dem (t.ex. om man är osäker på vissa uppgifter eller behöver komplettera uppgifterna senare) så klickar man på knappen "Spara". När man sparar så skickas inga uppgifter in till IAF:s handläggare. Inga kontroller av de siffror som matats in görs, vilket innebär att det går att mata in siffror som bryter mot de regler som beskrivits ovan. När man klickar på "Skicka in" så skickas uppgifterna in till IAF:s handläggare. Det går inte att skicka in medlemsuppgifter som bryter mot reglerna som beskrivits ovan. Om det finns uppgifter som bryter mot reglerna kommer de rutor som innehåller fel att markeras med en röd ram. Det går bra att fylla i meddelanden till IAF:s handläggare i fältet för kommentarer. När uppgifterna har skickats in till IAF kommer handläggare på IAF att bekräfta uppgifterna alternativt låsa upp dem för att kassan ska kunna göra en ny inmatning. Det senare kan uppstå vid uppenbara felaktigheter. IAF kommer i dessa fall alltid att kontakta kassan per telefon. När uppgifterna är bekräftade kommer IAF att skapa fakturan.