: Plats och tid Svea Hund i kommunhuset, den, kl. 14.00-15.45 Beslutande Övriga närvarande Paul Hallgren (M), ordförande Tina Bergström-Darrell, 2:e vice ordförande (S) Matilda Björk, 1:e vice ordförande (C) Jonas Olsson (SD) ersätter Anders Rosengren (SD) Solveig Falk (MP) ersätter Per Skoog (S) Se nästa sida Utses att justera Tina Bergström-Darrell (S) Justerade paragrafer 1-5 Justeringens plats Kommunkansliet den 14 januari 2019 och tid Underskrifter Sekreterare Olof Hammar Ordförande Justerare Paul Hallgren (M) Tina Bergström-Darrell (S) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Datum då anslaget sätts upp 14 januari 2019 Datum då anslaget tas ned 5 februari 2019 Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Gustafs torg 16 Tomelilla Underskrift Olof Hammar 1
: Övriga närvarande Kanslichef Johan Linander Nämndsekreterare Olof Hammar Verksamhetschef kultur och fritid Marina Hansson Enhetschef fritid Ros-Marie Stjernfeldt Verksamhetscontroller Annica Dyverdahl Winding Per Larsson (S), ersättare Marie Ståhlbrand (M), ersättare Ärenden vid dagens sammanträde med Kultur- och fritidsnämnden Kfn 1/2019 Ändringar i föredragningslistan Kfn 2/2019 Dialoger och informationsärenden Kfn 3/2019 Internbudget 2019 Kfn 4/2019 Granskning av nämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll Kfn 5/2019 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 2019-2022 2
Kfn 1.. Ändringar i föredragningslistan s beslut Följande ärenden tillkommer under dialoger och informationsärenden. - Information om jäv och sekretess - Bidragsbestämmelser - Multiarena - Omklädningsrum Smedstorpsbadet - Netpublicator - Lindesborgsskolans dans - Uppstartsträff för nya nämnden 3
Kfn 2 Dnr KFN 2019/2 Dialoger och informationsärenden 2019 s beslut lägger informationen till handlingarna. Ärendebeskrivning Sekretess och jäv Kanslichef Johan Linander informerade om regler kring sekretess och jäv för nämndsledamöter. För kultur- och fritidsnämndens ledamöter kommer det troligen främst bli reglerna kring jäv som kan bli aktuella. Bidragsbestämmelser Tina Bergström-Darrell (S) framförde att det finns behov av ett antal uppdateringar och kompletteringar i regelverket. Kultur- och fritidschef Marina Hansson fick i uppdrag att ta fram ett beslutsunderlag till nämndens sammanträde den 26 februari 2019. Ärendet ska vid sammanträdet vara ett beslutsärende. Multiarena Tina Bergström-Darrell framförde att diskussion om byggande av multiarena pågått sedan 2014 och att det nu på nytt borde avsättas medel för en förstudie. Kultur- och fritidschef Marina Hansson fick i uppdrag att till nämndens sammanträde den 26 februari 2019 ta fram ett underlag gällande förstudie för byggande av multiarena och ärendet ska vid sammanträdet vara ett beslutsärende. Omklädningsrum Smedstorpsbadet I samband med byte av duschar på Smedstorpsbadet framkom att ytterligare renoveringsbehov fanns. Tina Bergström-Darrell framförde att de generella kommunbidragen till fritidsbaden borde bli mer behovsprövade. 4
Kfn 2 forts. Netpublicator Tina Bergström-Darrell framförde att protokoll från senaste sammanträdet, sammanträdesplan för 2019 samt kontaktuppgifter saknades i Netpublicator. Kansliavdelningen kommer tillse att uppdateringar sker. Lindeborgsskolans dansundervisning Solveig Falk (MP) framförde att personalresurserna för dansundervisning på Lindesborgsskolan försvunnit och medfört att inte alla elever längre kan få dansundervisning i den omfattning som önskas. Kultur- och fritidschef Marina Hansson förklarade att det berodde på att dansläraren från kulturskolan inte kan ha högre tjänstgöringsgrad än 100 procent. Uppföljningsgranskning av nämnder och bolag De förtroendevalda revisorerna har följt upp de granskningar som genomfördes 2015-2016. Ingen granskning var specifikt riktad mot kulturoch fritidsnämnden men granskningen av intern kontroll 2015 berörde alla nämnder. Där framkommer att nämndens kontroll 2015 bara var delvis tillräcklig på vissa punkter. Revisorerna har därefter under 2018 gjort en specifik granskning av kultur och fritidsnämnden där granskning av den interna kontrollen ingick. Granskningsrapporten behandlades som ett särskilt beslutsärende på dagens sammanträde. Årshjul 2019 Årshjulet är ett levande dokument som beskriver de ärenden som ska behandlas i nämnden under året. En kort presentation av de ärenden som ska behandlas under 2019 gjordes. Jämfört med 2018 är det framförallt de ekonomiska ärendena som kommer få en något annorlunda tidsplan 2019 men denna är ännu inte helt fastställd. 5
Kfn 2 forts. Studiedag/rundvandring i kommunhuset Syftet med en studiedag är att nämndens ledamöter ska besöka ett antal av de verksamheter som ingår i nämndens ansvarsområde. Inget beslut fattades om detaljer men diskussionerna ska fortsätta. Kultur- och fritidschef Marina Hansson fick i uppdrag att anordna en rundvandring i kommunhuset för de ledamöter som önskar delta i en sådan innan nästa sammanträde. Information lämnas i nästa kallelse. Tina Bergström-Darrell framförde att nämnden vid ny mandatperiod brukade ha en kickoff med syfte att de nya ledamöterna ska lära känna varandra. Kultur- och fritidschef Marina Hansson fick i uppdrag att till nästa sammanträde den 26 februari 2019 ta fram ett förslag kring hur en sådan kickoff kan genomföras och vilka ekonomiska resurser som finns. 6
Kfn 3 Dnr KFN 2018/57 Internbudget 2019 s beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar om internbudget för 2019 med handlingsid: Kfn: 2019.4. Ärendebeskrivning Kommunfullmäktige beslutade den 26 november om budgetramar för 2019. Kommunstyrelsen har beslutat om planeringsförutsättningar som legat till underlag för de driftsramar som skickats på remiss till nämnderna. Inför sammanställningen av det slutliga budgetförslaget har vissa förändringar gjorts i planeringsförutsättningarna främst beroende på att skatteprognosen för 2019 har försämrats. Ingen generell uppräkning har nu gjorts för driftramarna. Lönepott motsvarande 2,45% på helår har lagts som en buffert under kommunstyrelsen och när de nya avtalen är klara kompenseras driften utifrån avtalsvillkoren så långt det är möjligt men det kan komma att innebära att full kompensation inte kan ges till verksamheterna. Detta innebär att driftramarna för kultur och fritidsverksamheten är i princip oförändrade för 2019 förutom att en engångssatsning för 2018 med 170 tkr har tagits bort. Det budgetförslag som ligger innebär oförändrad fördelning på verksamhetsområdena vilken nämnden har möjlighet att omfördela utifrån behov. Förslaget till hur driftbudgeten fördelas inom nämndens ansvarsområden framgår av Detaljbudget kultur och fritid 2019. Förvaltningens förslag till beslut Kultur och fritidsnämnden beslutar om internbudget för 2019 med handlingsid: 2019.4. 7
Kfn 3 forts Beslutsunderlag Internbudget 2019, kultur- och fritidschef Marina Hansson, handlingsid: Kfn 2019.3. Kultur o fritid 2018 Detaljbudget, controller Annica Dyverdahl Winding, handlingsid: Kfn 2019.4. Beslutet skickas till: Kultur och fritidschef Marina Hansson 8
Kfn 4 Dnr KFN 2019/7 Granskningav nämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll. s beslut beslutar att ge kultur- och fritidschef Marina Hansson i uppdrag att ta fram ett utkast till yttrande till nästa sammanträde i nämnden den 26 februari 2019. Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna har granskat huruvida kultur- och fritidsnämnden säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning, uppföljning och kontroll av kultur- och fritidsverksamheten i Tomelilla kommun. Den sammanfattande bedömningen är att kultur- och fritidsnämnden inte säkerställer en ändamålsenlig styrning, ledning och uppföljning av kultur- och fritidsverksamheten. Bedömningen grundar sig på att det saknas ett styrsystem som följer organisationens struktur. Nämndens interna kontrollarbete kan förbättras genom att risk- och väsentlighetsanalysen blir mer heltäckande samt att dokumentationen vid kontrollerna utvecklas att innehålla resultatet av kontrollerna och inte enbart en bedömning om rutinen är fungerande eller inte. Eftersom nämnden i enlighet med kommunallagen är ytterst ansvariga för den interna kontrollen bör de för att kunna göra en bedömning, säkerställa att de får ta del av hur kontroller har genomförts och resultatet därav. 9
Kfn 4 forts Utifrån granskningsresultatet rekommenderar de förtroendevalda revisorerna kultur- och fritidsnämnden att: - upprätta en strategi och/eller plan för kultur- och fritidsverksamheten, som därefter ligger till grund för övriga planer, - ta del av verksamhetsplanerna som upprättas av verksamheterna - stärka uppföljningen av verksamheten, - analysera driftsbidragens påverkan på verksamheten och konsekvenserna om dessa inte skulle finnas att tillgå, samt utveckla kontrollrapporterna att även omfatta hur kontrollerna har genomförts och resultatet. Revisorerna önskar kommunstyrelsens och nämndernas skriftliga svar senast 2019-02-28. Förvaltningens förslag till beslut beslutar att ge kultur och fritidschef Marina Hansson i uppdrag att ta fram ett utkast till yttrande till nästa sammanträde i nämnden den 26 februari 2019. Beslutsunderlag Granskningsrapport Granskning av kultur- och fritidsnämndens styrning, ledning, uppföljning och kontroll, handlingsid: Kfn 2019.9. Tjänsteskrivelse från kommunens revisorer, handlingsid: Kfn 2019.10 Beslutet skickas till: Kultur och fritidschef Marina Hansson 10
Kfn 5 Dnr KFN 2019/8 Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden 2019-2022 s beslut beslutar anta delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden mandatperioden 2019-2022, handlingsid Kfn: 2019.6. Ärendebeskrivning I enlighet med Tomelilla kommuns ärendehantering skapas nytt ärende gällande delegeringsregler varje mandatperiod. behöver därför besluta om delegeringsregler för kommande mandatperiod så att ärendet för förra mandatperioden kan avslutas. Delegeringsreglerna ses över och aktualiseras så snart behov föreligger och uppdateras löpande. Förvaltningens bedömning är att de delegeringsregler som nu gäller är aktuella och välfungerande utifrån verksamhetens behov och föreslår därför inga ändringar i delegeringsreglerna. Förvaltningens förslag till beslut beslutar anta delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden mandatperioden 2019-2022, handlingsid Kfn: 2019.6. Beslutsunderlag Delegeringsregler för kultur- och fritidsnämnden mandatperioden 2019-2022, handlingsid: Kfn: 2019.6. Beslutet skickas till: Kultur- och fritidschef Marina Hansson 11