UPSALA-LENNA JERNVÄG Handhavande kassaregister TOWA TX500 Utgåva 1 Gäller fr.o.m. 2006-06-01 ULJH 044
2 ULJH 044 Förteckning över ändringstryck Nr Ändringstryck Gäller Infört fr.o.m. Datum Infört av 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
ULJH 044 3 Innehållsförteckning Varför kassaregister?...5 Beskrivning av kassaregistret...6 Låsets funktioner...7 Tangenternas funktioner...8 Handhavande...11 Beteckningar i handhavandeavsnitten...11 Vid dagens början...12 Försäljning...13 Försäljning av en artikel...13 Försäljning av flera artiklar av samma slag...13 Försäljning av flera artiklar av olika slag...13 Prisfråga...13 Beloppsfråga...14 Utbetalning...14 Försäljningsavslut...15 Kontant betalning...15 Betalning med check...15 Fakturering (Kredit)...15 Korrigeringar...16 Avbrutet köp...16 Direktfel...16 Felinslag...16 Återköp...17 Vid dagens slut...19 Byte av kvittoremsa...20 Felindikeringar...21 Utgåva 1
4 ULJH 044 Akut öppning av kassalådan... 21 Speciellt handhavande på Uppsala Ö... 23 Återköp av biljetter av Edmondsontyp... 23 Speciellt handhavande i Jernvägscaféet Marielund... 24 Godis... 24 Kontantrabatt... 24
ULJH 044 5 Varför kassaregister? Det finns flera anledningar till att vi använder kassaregister. Den helt avgörande är att vi enligt svensk lag är skyldiga att till kund lämna ut kvitto utan att kunden ber om det. I kvittot skall bl. a. redovisas hur stor del av beloppet kunden/resenären betalar som är moms. Ytterligare anledningar är att kassaregistret hjälper till att ge rätt pris på våra biljetter, caféprodukter och övriga försäljningsartiklar samt att det på ett enkelt sätt kan beräkna eventuell växel som kunden ska ha tillbaka. Slutligen underlättar kassaregistret också redovisningen vid dagens slut. Utgåva 1
6 ULJH 044 Beskrivning av kassaregistret Kassaregistret är av fabrikat TOWA, typ TX-500RX. Till kassaregistret är kopplat en handhållen streckkodläsare (scanner). Kassaregistret har ett artikelregister som är programmerat med de produkter som säljs vid ULJ. Artikelregistret innehåller gällande pris och streckkod för produkterna.
ULJH 044 7 Prislista över aktuella artiklar, innehållande deras pris, artikelnummer (PLU-nr) och streckkod finns tillgänglig vid kassaregistret. Tangentbordet har följande utseende: Låsets funktioner Låset har fem lägen: P Programmeringsläge. Detta används inte vid ULJ, kassaregistren programmeras från dator. L Avstängt. Nyckel kan endast tas ut i detta läge. R Försäljningsläge X Rapportläge: Rapporter kan tas ut under dagen. Ingen information i kassaregistret påverkas. Används normalt inte under pågående försäljning. Z Rapportläge: Används för redovisning vid dagens slut. Information nollställs i kassaregistret Det finns två nycklar till låset, en kassörsnyckel (märkt OP) och en föreståndarnyckel (märkt MA). Kassörsnyckeln kan endast användas i läge L och R och används under dagens försäljnings- Utgåva 1
8 ULJH 044 arbete. Föreståndarnyckeln kan användas i alla låsets lägen och används vid dagens början och slut (redovisning) Tangenternas funktioner För mera detaljerad beskrivning se handhavandeavsnitten nedan. Matning av kvittoremsa. OBS: Kvittoremsan får aldrig dras för hand! AVBRYT PRIS? ÅTERKÖP C PLU Tar bort alla inslagna artiklar för den aktuella försäljningen Prisfråga Används när produkter återköps Raderar senast inslagna siffra Price Look Up, tar fram priset för vald produkt - För inslag av negativa tal. Används normalt inte. FELINSLAG ANTAL DIREKTFEL Korrigering av tidigare inslag (kund ångrar sig) Inslag av antal om fler än en Raderar senast inslagen artikel - % För uttag av rapport UTBET SUBTOTAL TOTAL KONTANT CHECK KREDIT Används om pengar tas ur kassan för inköp. Visar hur mycket kund har köpt för hittills Förberedelse för uträkning av växelpengar Avslutar försäljningen när kund betalar kontant Avslutar försäljningen när kund betalar med check Avslutar försäljningen om kund ska faktureras. Används normalt inte.
ULJH 044 9 Utöver ovan nämnda tangenter finns det 10 varugruppstangenter. Varugrupperna används för ULJ:s bokföring, bl.a. är varje varugrupp kopplad till en momssats. Dessa tangenter används normalt inte, eftersom det artikelnummer man slår in vid försäljning också är kopplat till en varugrupp. Följande varugrupper används: Nr Moms 1 Ordinarie biljetter (av Edmondsontyp) 6 % 2 Rabattbiljetter (av Edmondsontyp) 6 % 3 Övriga biljetter (Blankobiljetter) 6 % 4 Medlemskort 0 % 5 Vykort, film, souvenirer 25 % 6 Böcker, tidningar 6 % 7 Servering 25 % 8 Avhämtning (livsmedel som ej är servering, t.ex. läskförsäljning på Uppsala Ö, fika till personal) 12 % 9 Redovisning konduktör 6 % 10 Godis 25 % Utgåva 1
10 ULJH 044 (Reservsida)
ULJH 044 11 Handhavande Detta avsnitt behandlar de funktioner som är gemensamma för all försäljning inom ULJ. För biljett- och caféverksamheterna speciella funktioner behandlas i efterföljande avsnitt. Beteckningar i handhavandeavsnitten Kursiv text Siffror som slås in på siffertangenterna.* ) [Fet text] Tryckning av tangent {Fet, kursiv text} Det som visas i registrets teckenfönster SCAN Avläsning av streckkod med handscannern * ) Vid inmatning av belopp arbetar registret med två fasta decimaler. Vid inmatning av antal och PLU-nr gäller inte decimaltecknet i teckenfönstret. Utgåva 1
12 ULJH 044 Vid dagens början Sätt i föreståndarnyckeln, vrid den till X-läge: Tag ut en PLU-rapport: [PLU]. Tag ut en Full rapport: [KONTANT] Tag ut en Journalrapport: [- %] Bifoga rapporterna till redovisningen Kontrollera att samtliga rapporter är tomma på innehåll. Skulle så inte vara fallet, vrid nyckeln till Z-läge: Tag ut en PLU-rapport: [PLU]. Tag ut en Full rapport: [KONTANT] Tag ut en Journalrapport: [- %] Bifoga rapporterna till redovisningen vid dagens slut och notera att de tillhör redovisningen från tidigare trafikdag Lägg växelkassan i kassalådan och stäng den. Tag ut föreståndarnyckeln, sätt i kassörsnyckeln och vrid den till R-läge. Kassaregistret är nu klart för dagens försäljning.
ULJH 044 13 Försäljning Försäljning av en artikel PLU-nr - [PLU]. Teckenfönstret visar {Varugrupp - belopp} Alternativt SCAN. Teckenfönstret visar {Varugrupp - belopp} Försäljning av flera artiklar av samma slag Antal - [ANTAL] - PLU-nr - [PLU]. Teckenfönstret visar {Varugrupp - belopp} Alternativt Antal - [ANTAL] - SCAN. Teckenfönstret visar {Varugrupp - belopp} Alternativt SCAN - SCAN - (streckkoden scannas lika många gånger som antalet). Teckenfönstret visar {Varugrupp - belopp} för en artikel. Försäljning av flera artiklar av olika slag Ovanstående inmatningar upprepas med de PLU-nummer och streckkoder som gäller för var och en av de artikelslag som säljs. Prisfråga Ett litet antal artiklar har inget enhetligt pris. För dessa måste försäljaren mata in det belopp som gäller. För dessa artiklar står det Pris? i stället för beloppet i prislistan. Belopp - [PRIS?] - PLU-nr - [PLU]. Teckenfönstret visar {Varugrupp - Belopp} Alternativt Utgåva 1
14 ULJH 044 Belopp - [PRIS?] - SCAN. Teckenfönstret visar {Varugrupp - Belopp} Beloppsfråga Kunden frågar under försäljningen Hur mycket blir det?. [SUBTOTAL]. Teckenfönstret visar { - Totalbelopp} Det går därefter att fortsätta försäljning enligt ovan i detta avsnitt. Utbetalning Pengar kan tas ur kassan för inköp av artiklar till försäljning: Belopp för inköpta artiklar [UTBET] [KONTANT] Kvittot för de inköpta artiklarna bifogas redovisningen.
ULJH 044 15 Försäljningsavslut Kontant betalning Försäljningen är avslutad och kund vill betala. [TOTAL]. Teckenfönstret visar { - Totalbelopp}. Kunden lämnar betalning. Mottaget belopp - [KONTANT]. Kvitto skrivs ut och teckenfönstret visar {C - Växelbelopp}. Alternativt [KONTANT]. Teckenfönstret visar {CA - Totalbelopp} och kvitto skrivs ut. Försäljaren måste själv räkna ut hur mycket växel kunden ska ha. Betalning med check Hanteras på samma sätt som kontant betalning med undantag av att [KONTANT] ersätts med [CHECK]. Fakturering (Kredit) Används normalt inte. Eventuella beställningar som ska faktureras hanteras inte via kassaregistret, underlag skickas till ekonomiavdelningen som ombesörjer faktureringen. Utgåva 1
16 ULJH 044 Korrigeringar Avbrutet köp [AVBRYT]. Avbryter pågående försäljning och tar bort alla registreringar som gjorts innan försäljningen avslutats, dvs. innan [KONTANT] tryckts. Detta kan vara en lämplig åtgärd om man under försäljningens gång är osäker på vad som har blivit inslaget. Försäljningen måste därefter göras om från början. Direktfel Kund ändrar sig eller kassören upptäcker att han tryckt fel PLUnummer eller scannat fel streckkod innan registrering av ny artikel påbörjats: [DIREKTFEL]. Teckenfönstret visar {U Belopp}. Felinslag Kund ändrar sig eller kassören upptäcker att han tryckt fel PLUnummer eller scannat fel streckkod efter det att registrering av ny artikel påbörjats: [FELINSLAG] Antal [ANTAL] PLU-nr [PLU]. Teckenfönstret visar {U Belopp}. Alternativt [FELINSLAG] Antal [ANTAL] SCAN. Teckenfönstret visar {U Belopp}.
ULJH 044 17 Om felinslaget endast avsåg en artikel kan antalsregistreringen hoppas över. OBS: Skall flera artiklar korrigeras måste [FELINSLAG] tryckas före varje artikel! På kvittot står det FELSLAG. Om man upptäcker fel först när köpet avslutats (kvittot tryckts ut) kan man lämpligen behålla kvittot och göra om försäljningen. Vid senare tidpunkt (när man inte har kunder som väntar) tillämpas felslagsrutinen på alla posterna på kvittot. Såväl det ursprungliga, felaktiga, kvittot som felinslagskvittot ska bifogas redovisningen. Återköp Kund kommer tillbaka med produkt som ska återköpas: [ÅTERKÖP] Antal [ANTAL] PLU-nr [PLU]. Teckenfönstret visar {U Belopp}. Alternativt [ÅTERKÖP] Antal [ANTAL] SCAN. Teckenfönstret visar {U Belopp}. Om felinslaget endast avsåg en artikel kan antalsregistreringen hoppas över. OBS: Skall flera artiklar återköpas måste [ÅTERKÖP] tryckas före varje artikel! På kvittot står det RETUR. Om återköpet avser del av färdbiljett, t.ex. kunden köpte resa Uppsala - Almunge, men ångrade sig i Marielund, görs först ett Utgåva 1
18 ULJH 044 återköp av hela den ursprungliga biljetten (Uppsala Almunge) varefter försäljning görs som ny biljett (Uppsala Marielund). OBS: Återköp av Edmondsonsk biljett avviker, se avsnittet om särskild hantering på Uppsala Östra.
ULJH 044 19 Vid dagens slut Tag ut kassörsnyckeln, sätt i föreståndarnyckeln och vrid den till Z-läge: Tag ut en PLU-rapport: [PLU]. Tag ut en Full rapport: [KONTANT] Tag ut en Journalrapport: [- %] Bifoga rapporterna till redovisningen. Öppna kassalådan genom att trycka [SUBTOTAL]. Tag ut växelkassan ur kassalådan. Låt kassalådan förbli öppen (visar att den är tom; mindre risk för inbrott!). Utgåva 1
20 ULJH 044 Byte av kvittoremsa När kvittoremsan börjar ta slut visas en färgmarkering på papperet. Lyft av printerkåpan Klipp av slutet på kvittoremsan Mata ut resterande papper med kvittomatningstangenten. OBS: Kvittoremsan får aldrig dras för hand! Sätt i ny rulle: Snedklipp början på den nya rullen: För in pappersänden i printern och tryck på kvittomatningstangenten. Om kvittoremsan tar slut under tryckning av en rapport visar teckenfönstret {PAPEr End} och printern stannar. Byt kvittoremsa enligt ovan och skriv ut rapporten igen.
ULJH 044 21 Felindikeringar Teckenfönstret visar {Pr }. Detta inträffar när kassören skriver ett PLU-nr som inte är inprogrammerat eller en streckkod som inte är inprogrammerad scannas. Tryck [PRIS?] [C]. Akut öppning av kassalådan Vid strömavbrott kan kassalådan öppnas med en spak som är placerad under kassaregistret. Den sitter centralt, ett par centimeter in från kundsidan. Tryck spaken åt vänster så går kassalådan upp. Utgåva 1
22 ULJH 044 (Reservsida)
ULJH 044 23 Speciellt handhavande på Uppsala Ö Hanteringen av rapporter, redovisningar och övrig försäljningsverksamhet beskrivs i ULJF 019, Instruktioner för biljettförsäljare. Återköp av biljetter av Edmondsontyp Eftersom den normala återköpshanteringen ger differenser med biljettjournalen i redovisningen tillämpas återköp på varugruppsnivå för Edmondsonska biljetter: [ÅTERKÖP] Belopp på återköpta biljetter [VARUGRUPP]. Teckenfönstret visar {U Belopp}. Varugruppen kan alltså vara Biljetter eller Rabattbiljetter. Kunden bör styrka med kvitto vilken typ av biljett han köpt. Om han inte kan göra detta anses han ha köpt Rabattbiljett. Utgåva 1
24 ULJH 044 Speciellt handhavande i Jernvägscaféet Marielund De nio vanligaste artiklarna har förutom de vanliga fyrsiffriga PLU-numren också ett ensiffrigt kortnummer. Dessa kortnummer finns införda i caféets prislista. Godis Godisföräljningen omfattar ett antal olika artiklar med svårdefinierbart artikelnummer. Denna försäljning sker på varugruppsnivå: Belopp - [GODIS] Kontantrabatt Vid större försäljningar kan kunden få en kontantrabatt, t.ex. avrundning till något jämnt belopp. För detta används återköpstangenten och lämplig varugruppstangent: [ÅTERKÖP] - Rabattbelopp [VARUGRUPP] Rabattbeloppet är alltså det belopp som skall dras av för att slutsumman ska bli det önskade beloppet.