KALLELSE 1 (10) 2016-10-18 Kallelse och föredragningslista Enligt uppdrag Ordförande Hans Stergel Sammanträdesdatum 25 oktober 2016 Plats och tid Stadshuset F180, 10:00 Ledamöter Ersättare Ordförande Hans Stergel (C) 1:e vice ordförande Maria Kesselring (S) 2:e vice ordförande Anna Hård af Segerstad (M) Jan Hammer (S) Mikael Vilbaste (MP) Eric Söderberg (KD) Christian Pettersson (M) Jenny Boström (L) Patric Sjölund (SD) Sara Dahlin (S) Tony Lönn (S) Ann-Christine Björkman (S) Anne-Lie Hallkvist (C) Tobias Löfgren (KD) Peder Danielsson (M) Sofia Abrahamsson (M) Ingrid Högsberg (L) Erik Johansson (SD)
2016-10-18 2 (10) 1 Dnr NIF 1809661- Allmänhetens frågestund 2 Dnr NIF 1809363- Val av justerare Jenny Boström (L) utses att tillsammans med ordföranden justera dagens protokoll. 3 Dnr NIF 1809367- Godkännande av föredragningslistan 4 Dnr NIF 1809368- Beslut om offentliga ärenden Beslutas att ärende 1-14 är offentliga. 5 Dnr NIF 2016/00230-1.3.2 Anmälan av delegationsbeslut 6 Dnr NIF 1809369- Anmälan av handling inkomna skrivelser 1. Remiss Näringslivsprogram 2. Sammanträdesprotokoll NIF 27 september 2016 3. Sammanträdesprotokoll NIF AU 11 oktober 2016 4. JO-beslut. Kritik mot nämnden för idrott och friluftsliv i Västerås stad och en avdelningschef där för avsaknad av dokumentation av två avtal
2016-10-18 3 (10) 7 Dnr NIF 2016/00362-7.4.1 Beslut - Deltagande i konferens Framtidens idrotts- och fritidsanläggningar 2017 Förvaltningen lämnar inget förslag till beslut Beslut om nämndens deltagande i konferens Framtidens idrotts- och fritidsanläggningar 2017, 25-26 januari 2017 i Stockholm. 8 Dnr NIF 2016/00285-1.4.1 Beslut - s Sammanfattning av Årsplan 2017 1. Nämnden beslutar anta förvaltningens förslag till resultatbudget samt investeringsbudget. 2. Nämnden beslutar anta förvaltningens förslag till taxor och avgifter för 2017 Förvaltningen har arbetat fram förslag till nämndens resultatbudget samt investeringsbudget. Kompletterande material Nya Lögarängsbadet kommer senare. Förslaget har gjorts utifrån fullmäktiges budgetbeslut i juni 2016. Förvaltningen föreslår ändringar i taxor och avgifter enligt beskrivning i avgiftskatalogen. 1. Nämnden beslutar anta förvaltningens förslag till resultatbudget samt investeringsbudget. 2. Nämnden beslutar anta förvaltningens förslag till taxor och avgifter för 2017 9 Dnr NIF 2016/00061-042 Beslut - Internkontrollplan 2017 Nämnden godkänner förslag till internkontrollplan 2017 En genomgång och värdering av de mest väsentliga riskerna mot nämnden för idrott och friluftsliv genomförs årligen. Efter årets genomförda
2016-10-18 4 (10) riskvärdering med totalt 28 definierade risker finns det 3 risker som bedöms ha högre sannolikhet med kännbara konsekvenser. Dessa riskområden är: Säkerhet vid publika arrangemang Tekniskt fel på anläggning, såsom t ex brand, vattenläckage, översvämning, felaktig kemikaliehantering, takras mm Minskade intäkter från anläggningar bl. a genom obetalda hyresskulder Nämnden godkänner förslag till internkontrollplan 2017 10 Dnr NIF 1809729- Information - Arvoden och ersättningar 11 Dnr NIF 2016/00211-002 Revidering av firmatecknare för nämnden för idrott och friluftsliv Nämnden beslutar med upphävande av tidigare beslut om firmatecknare: 1. för beslut fattade i nämnden för idrott och friluftsliv eller i nämnden för idrott och friluftslivs arbetsutskott utses nedanstående personer att teckna nämnden för idrott och friluftslivs firma. Firman tecknas av en förtroendevald i förening med tjänsteman. Hans Stergel, ordförande Maria Kesselring, 1:e vice ordförande Anna Hård af Segerstad, 2:e vice ordförande Anders Lerner, förvaltningsdirektör 2. för beslut inom respektive verksamhetsområde utses nedanstående personer att teckna nämnden för idrott och friluftslivs firma: Anders Lerner, förvaltningsdirektör 3. för beslut om ingående av avtal som sluts inom ramen för respektive persons ansvarsområde utses nedanstående personer att teckna nämnden för idrott och friluftslivs firma. Firman tecknas av två
2016-10-18 5 (10) personer i förening, varav en ska vara förvaltningsdirektör eller verksamhetschef. Anders Lerner, förvaltningsdirektördirektör Jens Persson, uthyrningssamordnare Branko Pemac, uthyrningssamordnare I reglementet för nämnden för idrott och friluftsliv anges att avtal, andra handlingar och skrivelser i nämndens namn ska undertecknas på det sätt nämnden bestämmer. Den som undertecknar handlingar betecknas firmatecknare. Nämnden kan antingen generellt reglera hur firmateckning ska ske eller i ett särskilt beslut i ett enskilt fall ange hur firmateckning ska ske. För att underlätta administrationen kring undertecknandet av t.ex. avtal, är det lämpligt att ett antal personer ges generell rätt att teckna nämndens firma. Protokollsutdrag utvisande beslut om firmateckningsrätt kan visas upp för att bevisa rätten att teckna firman. Nämnden kan dock alltid fatta ett särskilt beslut om firmateckningsrätten i ett enskilt ärende. Firmateckningsrätten åsidosätter inte ställningsfullmakten enligt (10 2 st AvtL). Ställningsfullmakten uppstår automatiskt med en viss befattning eller anställning, då man inom ramen för sina befogenheter får företräda arbetsgivaren. Nämnden beslutar med upphävande av tidigare beslut om firmatecknare: 1. för beslut fattade i nämnden för idrott och friluftsliv eller i nämnden för idrott och friluftslivs arbetsutskott utses nedanstående personer att teckna nämnden för idrott och friluftslivs firma. Firman tecknas av en förtroendevald i förening med tjänsteman. Hans Stergel, ordförande Maria Kesselring, 1:e vice ordförande Anna Hård af Segerstad, 2:e vice ordförande Anders Lerner, förvaltningsdirektör 2. för beslut inom respektive verksamhetsområde utses nedanstående personer att teckna nämnden för idrott och friluftslivs firma: Anders Lerner, förvaltningsdirektör 3. för beslut om ingående av avtal som sluts inom ramen för respektive persons ansvarsområde utses nedanstående personer att teckna
2016-10-18 6 (10) nämnden för idrott och friluftslivs firma. Firman tecknas av två personer i förening, varav en ska vara förvaltningsdirektör eller verksamhetschef. Anders Lerner, förvaltningsdirektördirektör Jens Persson, uthyrningssamordnare Branko Pemac, uthyrningssamordnare 12 Dnr NIF 2015/00171-293 Beslut - Utbyggnad av Lövuddens fritidsbåtshamn etapp 3 Nämnden beslutar att ändra placeringen av Lövuddens fritidsbåtshamn enligt alternativ 2 Alternativ placering, under förutsättning att en ny miljödom vinner laga kraft. Den tredje etappen av utbyggnad av Lövuddens fritidsbåtshamn är ännu inte påbörjad. Etappen omfattar utbyggnad av pir och vågbrytare, pålade bryggor för cirka 80 båtplatser, installationer för el, vatten och latrintömning. Den 21 maj 2013 76 tog kultur-, idrotts- och fritidsnämnden beslut att genomföra upphandling av utbyggnad av hamnen. Den upphandlingen blev avbruten på grund av att mark- och miljödomstolen inte tog upp ansökan om miljödom till prövning. En ny ansökan skickades till domstolen i januari 2014 den domen överklagades till högsta instans men som inte beviljade prövningstillstånd. Detta innebär att domen har vunnit laga kraft sedan juni 2016. Under processen har det inkommit förslag om att ändra placeringen av stenpirerna, där den norra flyttas ca 25 m söderut. För att starta utbyggnaden behöver byggprocessen återigen påbörjas. Därför bör beslut om placering av fritidsbåtshamnen tas i nämnden oktober 2016. I beredningen presenterades en jämförelse mellan tre stycken förslag, befintlig placering, flytt 25 m söderut och placering utanför naturreservat. Jämförelsen bifogas i bilaga "Jämförelse tre alternativ". Det alternativ som efter beredningen förordades var flytt 25 m söderut, detta alternativ innebär att en framtida utbyggnad av fritidsbåtshamnen underlättas. Flytten innebär att färdigställandet fördröjs ett år då det behövs en ny miljödom, handläggningstiden hos mark- och miljödomstolen är cirka 12 månader.
2016-10-18 7 (10) Den befintliga miljödomen gäller tills en ny vinner laga kraft och vid eventuellt överklagande av den nya miljödomen kan fritidsbåtshamnen byggas på den ursprungliga placeringen. Nämnden beslutar att ändra placeringen av Lövuddens fritidsbåtshamn enligt alternativ 2 Alternativ placering, under förutsättning att en ny miljödom vinner laga kraft. 13 Dnr NIF 2016/00356-7.4 Beslut - Önstaskolans gymnastikhall Nämnden ställer sig bakom förvaltningens yttrande och ger förvaltningen i uppdrag att arbeta vidare med det förslag barn- och ungdomsförvaltningen företräder som huvudsaklig inriktning. Den nedbrunna idrottshallen vid Önstaskolan ska ersättas med en ny hall. Fyra alternativa förslag har tagits fram. Ett av förslagen är att den nya idrottshallen byggs med en läktare samt spelmåtten 40x20 meter. Just kombinationen läktare och spelmåtten 40x20 meter är väsentligt. En idrottshall med denna lösning är kostnadsberäknad till ca 65 mnkr. Barn- och ungdomsförvaltningen (BUF) har förordat ett annat förslag där en ny idrottshall byggs vid Önstaskolan lika den som brunnit. Det innebär ingen läktare och spelmåtten 40x17.50 meter och med väggmåtten ca 42x19 meter. En idrottshall med denna lösning är kostnadsberäknad till ca 42 mnkr. I dagsläget är det osäkert hur mycket försäkringen täcker av ovanstående kostnadsberäkningar. Yttrande Förvaltningen anser att en ny idrottshall bör byggas i stadsdelen och placeras på samma plats där den nedbrunna stod. Enligt grundprincipen så ska BUF och kultur-, idrotts- och fritidsförvaltningen (KIFF) dela 50/50 på investeringen. Men förvaltningen förordar att hallen byggs med spelmåtten 40x18 m och med väggmåtten 42x20 meter och att grundprincipen följs avseende fördelningen av investeringen mellan BUF och KIFF. Nämnden ställer sig bakom förvaltningens yttrande och ger förvaltningen i uppdrag att arbeta vidare med det förslag barn- och ungdomsförvaltningen företräder som huvudsaklig inriktning.
2016-10-18 8 (10) 14 Dnr NIF 2016/00305-7.5.3 Beslut - Revidering Föreningsledarstipendium Nämnden beslutar att anta förvaltningens förslag på förändring av föreningsledarstipendium inför 2017. Föreningsledarstipendiet görs om till två olika stipendier. Två stipendier delas ut till eldsjälar och två stipendier delas ut till barn- och ungdomsledare á 10 000 kronor, alternativt kan två barn- och ungdomsledare från samma förening dela på ett stipendium á 5000 kronor var. Utdelning sker officiellt vid något större evenemang mellan mars och maj nästkommande år. En jury föreslår stipendiater utifrån inkomna nomineringar. Juryn består av idrottschef, idrottsstrateg, friluftsstrateg samt strateg inom området kultur och fritid. Avstämning sker även med Västmanlands idrottsförbund och enhetschefer inom kulturområdet. Nämnden beslutar att anta förvaltningens förslag på förändring av föreningsledarstipendium inför 2017. Här slutar sammanträdets öppna del. 15 Dnr NIF 2016/00342-7.5.2 Beredning - Disponering av återstående medel föreningsstöd 2016 Alternativa beslut beslutar ett av följande alternativ: Eventuell återstående medel läggs som överskott i budget Eventuellt överskott fördelas jämnt mellan föreningarna Eventuellt överskott fördelas till de föreningar som nått sina mål, skött fakturor och utökat sin verksamhet i förhållande till uppgivna siffror och mål vid ansökan Motivering till förvaltningens förslag på beslut
2016-10-18 9 (10) Förvaltningen förslag är att fördela återstående medel, som inte betalas ut vid sista utbetalningen av föreningsstöd 2016, till de föreningar som markeras grönt, med procentuell fördel till de föreningar som ökat mest i omfattning mot vad föreningen uppskattat inför ansökan 2016. När föreningarna ansöker om föreningsstöd uppskattar föreningen hur verksamheten kommer att se ut nästkommande år/säsong. Vissa föreningar har både förmågan och turen att uppskatta rätt samt sköter inlämning av handlingar och fakturor utan svårigheter. Dessa föreningar markeras grönt i handläggarens arbetsmaterial. Andra föreningar avviker något, vilket kan ha den enkla förklaringen att föreningen tappar ett lag eller får betydligt mindre eller fler medlemmar än vad föreningen räknat med. Det kan även ha förekommit mindre slarv med att betala hyresfakturor. Dessa föreningar markeras som gula i handläggarens arbetsmaterial. Slutligen finns det några föreningar som år efter år överskattar antal medlemmar, aktivitetstillfällen och vad de kommer mäkta med att uppnå nästkommande år och/eller är slarviga att betala hyror till Västerås stad. Dessa föreningar markeras rött i handläggarens arbetsmaterial. 16 Dnr NIF 1809381- Övriga frågor 17 Dnr NIF 1809333- Information 1. Nya Lögarängsbadet 2. Kristiansborgsbadet 3. Informationsfilm om offentlighetsprincipen 4. Vision och uppdrag NIF KIFF 5. Skriftlig månadsinformation 18 Dnr NIF 1809258- Ordföranden informerar
2016-10-18 10 (10) 19 Dnr NIF 2016/00231-1.3.3 Direktören informerar