Huvudadministratör i Prator Beskrivning
1Definitioner...4 1.1Inledning... 5 1.2Om Prator...5 1.3Organisationens betydelse... 6 1.4Administratörsnivåer...7 1.5Utveckling, underhåll och felhantering...7 2Huvudadministratör Allmänt...7 2.1Åtkomst till Prator...8 2.2Administration av användare och administratörer... 8 2.3Organisation och enhetshantering... 8 2.4Kvittering/justerings ansvar...11 2.5Meddelandehantering... 12 2.6Fakturering...13 2.7Övriga funktioner...13 3Huvudadministratör inom Slutenvård...13 3.1Hantera enheter...14 3.2Psykiatri...14 4Huvudadministratör inom Kommun... 15 4.1Adresseringsvillkor... 15 4.2Psykiatri... 15 5Huvudadministratör inom Primärvård...15 5.1Adresseringsvillkor... 16 6Huvudadministratör inom Öppenvårdspsykiatri... 17
Versionshistorik Version Datum Förändringar Reviderad av 0.1 2013-08-01 Dokument skapas Cristina Ramírez 0.2 2013-08-09 Revideras innan utskick till kund. Mikael Gustafsson? 2014-03-11 Synpunkter från kund LUL Barbro Nordström 0.4 2014-03-12 Revideras efter BN. Cristina Ramírez 0.5 2014-06-25 Revideras efter MS, AB, BN Cristina Ramírez 1 2014-08-01 Version 1 klar. Cristina Ramírez
1 Definitioner Ord Definition Objektägare Länsövergripande ansvar för utveckling och budget Systemförvaltare Huvudadministratör Lokal administratör SPU Övergripande ansvar för verksamhetsanpassning av systemet, adressering, behörighetstilldelning och roller. Systemförvaltningen måste även finnas och beskrivas inom respektive huvudman Pratoradministratör med expertkunskaper som beskrivs i detta dokument Person med vissa administratörsbehörigheter inom en del av organisationen. Samordnad plan vid utskrivning
1.1 Inledning Syftet med detta dokument är att identifiera och beskriva vilka funktioner i Prator, en huvudadministratör behöver ha god kunskap om. En huvudadministratör i Prator bör ha kännedom om gällande lagstiftning kring samordnad plan vid utskrivning (SPU) enligt SOSFS 2005:27 - samt vara insatt i aktuellt regelverk och befintliga rutiner som är uppsatta för samverkan mellan kommun och landsting i respektive län. En huvudadministratör i Prator bör fungera som en länk mellan verksamheten och EVRY och kunna identifiera verksamhetens behov, både på kort och lång sikt, för att i samarbete med EVRY utveckla och underhålla Prator som stöd för processen om SPU. Huvudadministratören ska veta vilka frågor som ska hanteras av EVRY respektive vilka som ska ställas till lokal objektägare/systemägare. 1.2 Om Prator 1.2.1 Vad är Prator? Prator fungerar som meddelandehanterare mellan slutenvård, primärvård, psykiatrisk öppenvård och kommun och stödjer lagen om SPU fullt ut. Systemet innehåller ett antal fasta meddelanden som skickas mellan de olika aktörerna Prator stödjer även processen att ta fram en gemensam vårdplan för patienten efter vistelse hos slutenvården. Alla meddelanden som skickas angående en patient kopplas samman till en vårdperiod som startar med att patienten skrivs in i slutenvården och som slutar med en utskrivning. Vårdplanen skapas som ett ärende i systemet som kan bevakas med avseende på status. Det finns även visst stöd för arbetsflöden. Alla parter kan skriva sin del av vårdplanen och justera den elektroniskt. När alla parter justerat vårdplanen är den giltig och tidsstämplad och kan inte ändras.
1.2.2 Vad ingår i Prator? Följande dokument ingår i systemet: Meddelandeblad från kommun eller primärvård till slutenvården (Vårdrapport) Inskrivningsmeddelande Kallelse till vårdplanering Vårdplan Extra meddelanden Utskrivningsklarmeddelande Utskrivningsmeddelande Kommunklar Vilka ska kontaktas i Prator? Systemet konfigureras för de aktörer som ska vara mottagare av varje meddelande. Flera yrkeskategorier kan få ett meddelande för kännedom, men det måste alltid finnas en yrkeskategori inom varje aktör som har ansvaret för att kvittera. Alla som får ett meddelande, oavsett om det är för kännedom eller kvittens, ska kunna ställa in hur de vill bli aviserade om att ett nytt meddelande har kommit. Prator bevakar att mottagaren kvitterar meddelandet. Genom olika översikter kan man söka fram alla meddelanden i systemet. Det finns en rad för varje meddelande, som kan öppnas och innehållet läsas i sin helhet. Hur stödjer Prator SPU? Prator stödjer arbetet hos alla inblandade parter såsom sjukhus/vårdavdelningar, primärvården (landstinget/privat) och kommuner genom att hantera all aktuell informationsöverföring mellan parterna. Även den upprättade vårdplanen dokumenteras och justeras i Prator.
Sjukhus Inskrivnings - meddelande Kallelse till Vårdplanering Upprätta Vårdplan Utskrivnings - meddelande Epikriser Läkemedels - lista Journal Prator Katalog GIS Regelverk för dirigering av meddelande Befolkningsregister Befolkningsregister Befolkningsregister Dok. system Journal Kommunen Intagningsinfo Kvittenser Upprätta Vårdplan Primärvården Journal Kvittenser Upprätta Vårdplan Psykiatrisk öppenvård Kvittenser Upprätta Vårdplan 1.3 Organisationens betydelse Respektive huvudman bestämmer utgående från länets riktlinjer hur systemet ska användas inom den egna verksamheten. Det gäller lokala flödesrutiner för att sända och motta meddelanden i systemet, vilka enheter som ska finnas och hur behörigheter fördelas, dvs vilka som kan kvittera och justera meddelanden. Systemet konfigureras i enlighet med den organisationsstruktur som fastställs inom länet. Den, av ledningsansvariga, beslutade organisationen ligger till grund för tilldelning av behörigheter, adressering och funktionalitet i systemet. Huvudadministratörens ansvar är att konfigurera systemet enligt given organisationsmall, underhålla, övervaka och vid behov utveckla systemets konfiguration tillsammans med ledningsansvariga. Vikten av lokal systemförvaltning med nära kommunikation mellan huvudadministratörer och ansvariga chefer är avgörande för att systemet ska fungera som stöd för verksamheternas behov. Detta innebär att huvudadministratören måste ha kunskap och tid för att kunna svara på verksamhetens frågor när det gäller t.ex.: Vilka riktlinjer och rutiner gäller för processen utskrivningsklar patient? Hur ska Prator anpassas vid nyetablering av enheter i verksamheten? Hur får huvudadministratörer information om att nya enheter ska skapas?
Hur ska Prator anpassas vid omorganiseringar i verksamheten? Hur får huvudadministratör information om organisationsförändringar? Hur förhåller sig Prator till verksamhetens förekomst i HSA-katalogen? Hur regleras samarbetet med huvudmannens övriga IT-verksamhet? 1.4 Administratörsnivåer Sett ur ett större perspektiv ha varje län en övergripande Pratoransvarig. Denna kallas vid olika namn beroende på vilket förvaltningsmodell respektive kund använder (systemförvaltare, IT-objektägare, etc). Denna person ansvarar för övergripande frågor om utveckling och budget. På huvudmannanivå ska lokal systemförvaltning organiseras. Huvudadministratörer ska utses inom landstinget och inom varje kommun. Ytterligare delegering av administratörsfunktioner är lämpligt i underliggande organisatoriska enheter för att avlasta huvudadministratörens arbete, t.ex. med lokala adresseringsvillkor och användarhantering. 1.5 Utveckling, underhåll och felhantering En huvudadministratör i Prator bör vara insatt i vilka avtal, rutiner och kanaler som gäller för utveckling, underhåll och felhantering för systemet. Detta för att önskemål och avvikelsrapporter ska kunna utredas och åtgärdas utan längre dröjsmål. Information om gällande lagar, riktlinjer och rutiner ska vara förankrade och lätt tillgängliga för ansvariga chefer och samtliga användare av systemet. Av vårdgivarens ledningssystem ska framgå var beslut om organisation och verksamhetsfrågor fattas och hur information förmedlas till berörda ITsystemansvariga/huvudadministratörer. Huvudadministratörens kompetens ska finnas tillgänglig inom verksamheten året om. Därför måste uppdraget läggas på fler än en person i taget. Nya huvudadministratörer bör genomgå introduktion och utbildning med stöd av EVRY. Länets huvudadministratörer ska återkommande erhålla utbildning och information om nyheter i systemet genom lokala nätverksträffar eller utbildningsinsatser där EVRY om möjligt medverkar.
2 Huvudadministratör Allmänt Huvudadministratörernas kunskapsbehov kan indelas i tre kategorier Regelverk Lokal organisation och systemförvaltning Hur Prators systemadministrativa uppgifter ska göras 2.1 Åtkomst till Prator En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om vilka utförare som ska ges behörighet och tillgång till Prator enligt gällande lagstiftning för SPU. Den lokala organisationen ska vara beskriven och meddelande ska gå till huvudadministratören vid förändringar. Även god kunskap om inloggning (autentisering) med och utan E-tjänsterkort behövs. Kontroll av behörigheter och loggar görs enligt belslutade rutiner i resp. län. 2.1.1 Relaterad funktion Se Pratormanual Användare Somatik, Användare Psykiatri, Administration. Inloggning 2.2 Administration av användare och administratörer En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om funktionen Hantering av användare samt förståelse om hur olika behörigheter fungerar och hur dessa påverkar åtkomsten till patientinformation. 2.2.1 Relaterade funktioner Se Pratormanual Administration, Användare Somatik, Användare Psykiatri. Skapa ny användare/administratör Sök och redigera användare/administratör Behörighet
Signering/justering Bryt justering 2.3 Organisation och enhetshantering En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om hur organisationen inom egen aktör är strukturerad och hur funktionen Hantera Enheter fungerar. Huvudadministratören bör även ha kunskap om vilket samband som finns mellan olika aktörers ansvar samt kunna avgöra vilka förändringar i Prators organisation som behöver göras när verksamheten omorganiserar sig. I Prator läggs aktörens organisation upp enligt följande regelverk: Slutenvård - Under Slutenvård ligger alla sjukhus/slutensvårdsinrättningar. Se bild 1. - Under varje sjukhus ligger enheterna på kliniknivå. Se bild 2. - Under respektive klinik sker uppdelning på lägsta enhet t.ex avdelning som ska hantera aktuella meddelande. Se bild 2. Bild 1. Se bild 2.
Öppenvård - Under Öppenvård ligger samtliga huvudaktörer Kommun, Primärvård, Psykiatrisk Öppenvård. Se bild 3. - Under varje huvudaktör ligger samtliga aktörer. Se bild 4. - Under varje aktör ligger samtliga yrkeskategorier inom den aktuella aktören. Se bild 5. - Under varje yrkeskategori ligger enheterna som tar emot meddelanden. Se bild 5. Bild 3. Bild 4. Bild 5.
2.3.1 Relaterade funktioner Se Pratormanual Administration, Användare Somatik, Användare Psykiatri. Se och redigera enhet Skapa/ta bort underenhet Hantera grupper Associera enhet med HSA Adresseringsvillkor Vidarebefordra feladresserat meddelande Manuell distribution Byt enhet 2.4 Kvittering/justerings ansvar Kvittering/justeringsansvar (vikt) avser hur ett meddelande/kallelse/vårdplan ska hanteras av varje enhet och kan ha följande värde beroende på yrkesgrupp och meddelande typ: Kännedom, läsa Signering, av sin egen vårdplansdel. Görs av alla yrkeskategorier med undantag av den som justerar Justering, av vårdplanen. Görs av en yrkeskategori inom varje aktör 2.4.1 Relaterade funktioner Se Pratormanual Användare Somatik, Användare Psykiatri, Administration. Bryta justering Justering/signerings nivå
2.5 Meddelandehantering En huvudadministratör i Prator måste ha god kunskap om regelverket som styr i vilken ordning meddelanden får skickas under en vårdperiod, vilken påbörjas och avslutas av ett Inskrivnings- respektive ett Utskrivningsmeddelande. En huvudadministratör i Prator måste ha god kunskap om vilket samband som finns mellan olika aktörers ansvar för den aktuella vårdperioden. Administratören ansvarar för att felsöka och åtgärda verksamhetens problem i ärenden, t. ex., fastnade meddelanden och felaktigt regelverk vid adressering. 2.5.1 Relaterade funktioner Se Pratormanual Användare Somatik, Psykiatri, Administration. Inskrivningsmeddelande Vårdplanering Kallelse till vårdplanering och Vårdplan Utskrivningsfasen Kommunklar Extrameddelande Adresseringsvillkor Vidarebefordra feladresserat meddelande Manuell distribution Byt enhet
2.6 Fakturering En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om regelverket som styr betalningsansvaret enligt SPU. Huvudadministratören bör även ha god kunskap om hur Faktureringsfunktionen i Prator fungerar för att säkra att Prators funktion för fakturering används korrekt. LUL använder inte Prators faktureringsfunktion men en huvudadministratör bör ha god kunskap om regelverket som styr betalningsansvaret enligt SPU. 2.7 Övriga funktioner En huvudadministratör i Prator bör ha god kunskap om övriga funktioner som underlättar arbete för vissa grupper. 2.7.1.1 Aviseringar För ett flertal händelser i Prator kan aviseringar via funktionsbrevlådor, SMS, fax eller epost begäras per användare. T.ex. kan alla som får ett meddelande, oavsett om det är för kännedom eller kvittens, ställa in att och hur de vill bli aviserade om att ett nytt meddelande har kommit. I lokala rutiner ska beskrivas vilka aviseringar som rekommenderas och vilka som måste finnas inom respektive enhet/yrkeskategori. 2.7.1.2 Loggar Alla händelser som är intressanta ur ett patientsäkerhetsperspektiv (t.ex. läsning av vårdplan) loggas till Prators loggserver. Åtkomst till denna logg är behörighetsstyrd. 2.7.1.3 Rapporter Det finns ett antal fasta rapporter och möjlighet att lägga till fler rapporter genom begäran till leverantören i Prator. Förståelse och användning av dessa rapporter och utveckling av nya är huvudadministratörens ansvar. 2.7.2 Relaterade funktioner Se Pratormanual Administration. Aviseringar Loggar Rapporter
3 Huvudadministratör inom Slutenvård En slutenvårdshuvudadministratör i Prator bör, utöver den allmänna kunskapen som beskrivs i kapitel 1 och 2, ha god kunskap om följande specifika funktioner. 3.1 Hantera enheter 3.1.1 Koppla enheter inom Slutenvården Inom slutenvården kopplar man ihop ssk-avdelningen med andra yrkeskategorier som hör till avdelningen så att när avdelningen skapar ett meddelande/vårdplan skapas med automatik meddelande/vårdplansdelar för alla andra enheter som är kopplade till den avdelningen. Se Pratormanual Administration. 3.1.2 Justering/signerings nivå Organisationsspecifikt Administrering av justering/signerings nivåer för hantering av vårdplanen för alla yrkesgrupper inom slutenvården. Se Pratormanual Administration. 3.1.3 Inverkan på adresseringsvillkor för kommun I Administrativa delen av Prator: Administration, Hantering av enheter, Adressering kan adresseringsvillkor konfigureras (inom mottagande organisation) för att bestämma vilka meddelanden som ska komma till en vis organisatorisk enhet. Här måste administratören känna till att omorganisering inom slutenvården kan påverka vissa adressvillkor satta för Kommun, t ex. avsändarstyrning. Se Pratormanual Administration.
3.2 Psykiatri 3.2.1 Slutenvårdspsykiatri - Val av mottagare När man ska skicka ett meddelande/vårdplan från psykiatrin väljer man vilka som ska vara mottagare av meddelandet inom kommun, primärvård och psykiatrisköppenvård. Regelverket ser olika ut för olika län och en huvudadministratör i Prator bör kunna det specifika regelverket för det specifika länet. Se Pratormanual Administration. 3.2.2 Adressering: Mottagare Mottagning som ligger under Öppenvårdspsykiatrin markeras att ingå bland mottagningar som Slutenvårdspsykiatri har möjlighet att välja att skicka varje meddelande till. Detta adresseras från Öppenvårdspsykiatrin. Se Pratormanual Administration.
4 Huvudadministratör inom Kommun En huvudadministratör för en Kommun bör, utöver den allmänna kunskapen som beskrivs i kapitel 1 och 2, ha god kunskap om följande specifika funktioner. 4.1 Adresseringsvillkor Mottagare av meddelanden och därmed deltagare i vårdplaneringsärendet för en patient styrs per automatik med hjälp av ett konfigurerbart regelverk i Prator. Dessa villkor kan baseras på patientinformation, geografi, vårdval, ärendeinformation, etc. I Administrativa delen av Prator: Administration, Hantering av enheter, Adressering kan man bestämma vilka meddelanden som ska komma till en enhet genom att ställa in adresseringsvillkoren för enheten. Vilka adresseringsvillkor som går att använda är kundspecifikt eftersom kundunika integrationer kan ligga till grund för styrningen. T.ex. val av utförare inom kommunen. Exempel på adresseringsvillkor: Kommunkod, Personnummer, Adress, Ålder, Avsändare, Meddelandetyp, GIS-områden, Nyckelkodsområden. 4.1.1 Relaterade funktioner Vidarebefordra feladresserat meddelande. Byta enhet Funktion för att flytta ett ärende mellan enheter i organisationen. Se även Pratormanual Användare Somatik och Användare Psykiatri. Justering/signerings nivå Organisationsspecifikt Här administreras vilket signeringskrav som respektive yrkeskategori som inte ska justera vårdplanen ska ha. Vilken yrkeskategorie som ska justera vårdplan styrs av vem som får kallelsen för kvittering och inte av detta. Bryta justering inom egen organisation Se Pratormanual Användare Somatik, Psykiatri.
4.2 Psykiatri 4.2.1 Manuell distribution För den enhet inom kommunen som får ett psykiatrimeddelande för kvittens finns möjlighet att flytta kvitteringsansvaret till någon av ett antal andra yrkeskategorier. Se Pratormanual Användare Somatik, Psykiatri. 5 Huvudadministratör inom Primärvård En huvudadministratör inom Primärvården bör, utöver den allmänna kunskapen som beskrivs i kapitel 1 och 2, ha god kunskap om följande specifika funktioner. 5.1 Adresseringsvillkor Husläkar-/familjeläkar-id för den läkare som patienten är listad hos kommer med patientinfo från befolkningsregister/listningsfil. Prator kopplar meddelandet till den enheten som har registrerat hos sig patientens husläkar-id. 5.1.1 Primärvårdslistning/Husläkarkod God kunskap om hur listningssystem fungerar och hur man adresserar i Prator med hjälp av husläkar-/familjeläkarkod behövs. Se Pratormanual Administration.
6 Huvudadministratör inom Öppenvårdspsykiatri En huvudadministratör för en Öppenvårdspsykiatri bör, utöver den allmänna kunskapen som beskrivs i kapitel 1 och 2, ha god kunskap om följande specifika funktioner. 6.1.1 Adressering: Mottagare Mottagning som ligger under Öppenvårdspsykiatrin markeras att ingå bland mottagningar som Slutenvårdspsykiatri har möjlighet att välja att skicka varje meddelande till. Detta adresseras från Öppenvårdspsykiatrin. Se Pratormanual Administration.