Version 2 Välkommen till Vulcan Riders Swedens nya medlemsdatabas! Bakgrund Vulcan Riders Swedens gamla medlemsregister skapades för ett medlemsantal långt färre än vad vi är idag. Trots att det inte är så många år sedan, fanns det inga större problem med skräppost och det fanns heller ingen särskilt utarbetad lagstiftning för registerhållning på nätet. Så är det inte längre... Många av våra medlemmar har under flera år klagat på den ökande andelen skräppost i inkorgen och kopplat detta till att medlemmarnas e-postadresser legat allmänt tillgängliga på webben. En del medlemmar har också kritiserat VRS för att hålla sitt medlemsregister så publikt och upplevt att det känts obehagligt. Mot bakgrund av detta och för att vår medlemsansvarige funktionär skulle överleva sitt uppdrag, beslöt styrelsen att ge webbgruppen i uppdrag att skapa en ny, säkrare databas, som tog hänsyn till den kritik som framförts. Vi har också passat på att läsa in oss kring lagstiftning och bestämmelser för ideella föreningars medlemsregister på nätet. Ansöker du om medlemskap? Klicka här för att hoppa till det avsnittet! Såhär loggar befintliga medlemmar in på medlemsdatabasen Du hittar medlemsdatabasen på: http://members.vulcanriders-sweden.org Du har två alternativ att logga på systemet: Du kan skapa en engångsinloggning Du kan skapa en permanent inloggning Båda inloggningarna skapar du genom att fylla i den e-postadress du uppgivit till Vulcan Riders Sweden! Systemet skickar dig omedelbart en e-post med en länk som du kan klicka på och sedan fullföljer du inloggningsaktiveringen genom att följa instruktionerna på skärmen! OBS! Avsändaren av e-posten är noreply@vulcanriders-sweden.org. Detta, plus att brevet innehåller en länk, kan göra att det fastnar i ditt spam-filter. Har du inte fått brevet inom några minuter bör du alltså kolla i din skräppostmapp. Bekräftelselänken för inloggning gäller max. en timme. Det finns ingen tidsbegränsning på hur länge du kan vara inloggad i systemet, men är du inaktiv loggas du ut ur systemet efter 20 minuter. Detta dokument är publicerat 2013-01-23 1
Om du inte är medlem och vill ansöka om medlemskap Gå till: http://members.vulcanriders-sweden.org/registration Det finns tre alternativ: du har egen hoj du åker med någon du bor i utlandet B or du i utlandet skall du fylla i formuläret du får upp när du klickar på länken. Vår medlemsansvarige processar dessa ansökningar manuellt, eftersom det kan finnas andra chapters i det land där du bor eller regler som påverkar din ansökan. För övrigt är registreringen busenkel. Du behöver den aktuella motorcykelns registreringsnummer, en fungerande e-postadress som är din egen och inte delas med någon. Naturligtvis behöver du dina övriga adressuppgifter. Ditt postnummer kommer att placera dig i en av VRS regioner. Är ni två som åker på hojen? Du och din sambo skall inte dela medlemsnummer utan ha varsitt även om ni åker på samma hoj. Lämpligen registrerar sig hojägaren först och passageraren sedan. Det är motorcykelns registreringsnummer som kopplar er samman och verifierar en passagerare. Om motorcykelns ägare redan är medlem, fungerar det också att koppla via ägarens medlemsnummer. Systemet skickar dig omedelbart en e-post med en länk som du kan klicka på och sedan fullföljer du inloggningsaktiveringen genom att följa instruktionerna på skärmen! Bekräftelselänken i ditt mail är giltig i tre dygn! OBS! Avsändaren av e-posten är noreply@vulcanriders-sweden.org. Detta, plus att brevet innehåller en klickbar länk, kan göra att det fastnar i ditt spam-filter. Har du inte fått brevet inom några minuter bör du alltså kolla i din skräppostmapp. OBS! Det faktum att du lämnar ifrån dig vissa personuppgifter innebär inte att de är tillgängliga för alla. Ingen som inte är påloggad i systemet kan få tag på några uppgifter alls och medlemmarna i VRS kan bara se följande: Synliga uppgifter för andra medlemmar är bara: Namn Medlemsnummer Hoj Region e-post postnummer/postort. Telefonnummer visas endast om du har aktiverat det! Detta dokument är publicerat 2013-01-23 2
Mitt VRS - vad du kan ändra själv i medlemsregistret... Du kan ändra: Du kan inte ändra: Mobiltelefonnummer alternativa telefonnummer postnummer gatuadress vilken hoj du har (modell + regnr) ditt engagemang i Vulcan Aid ditt lösenord ditt eventuella smeknamn medlemsnummer e-postadress registerstatus t ex funktionär för- och efternamn status som medlem (d v s. avregistrering) vem du åker med Dessa funktioner kan bara ändras av systemets administratörer. Den administratör som arbetar med medlemsärenden primärt är vår medlemsansvarige! Ditt medlemsnummer och din e-post är de båda registerposter som används för att verifiera dig i systemet. Har du inte koll på vilket medlemsnummer du har eller om du har bytt e-postadress, skall du alltid meddela medlemsansvarig@vulcanriders-sweden.org via e-post! Han kommer att hjälpa dig tillrätta. Sök i medlemsregistret och skapa urval och listor... Beroende på vilken status du har i systemet kan du söka och skapa listor. Den överväldigande majoriteten har statusen "member" och kan inte skapa e-postlistor och liknande. Våra funktionärer kan göra mer kvalificerade urval, eftersom de behöver kunna skapa listningar över medlemmar i sin region för att göra utskick om aktiviteter och liknande. Behöver du som medlem en e-postlista skall du vända dig till din ansvarige funktionär. Statusen i systemet reflekterar den roll du har i VRS. Blir du funktionär kommer din status att uppdateras. Vilka som är regionala funktionärer för dig listas längst ner i dina uppgifter i Mitt VRS. Under fliken medlemmar kan du söka efter olika företeelser i medlemsdatabasen. Du kan söka på hela ord, medlemsnummer, postnummer o s v. Medlemmar visas med: namn medle msnummer e-post ev. smeknamn region motorcykel postnummer och postort angivet telefonnummer om du är med i Vulcan Aid (eller har godkänt att ditt telefonnummer visas för medlemmarna) Du kan också söka på: Regioner en listning över samtliga medlemmar i en specifik region. Hojar filtrerar fram vilka som har en specifik hojtyp o s v. Funktionärer vilka som är funktionärer i föreningen och vilken roll de har. Vulcan Aid. Detta dokument är publicerat 2013-01-23 3
Systemets tre nivåer för visning Vulcan Aid är undantaget Det är viktigt att du vet vilka uppgifter som visas och inte visas om dig! Systemet arbetar med tre olika visningsnivåer. 1. Administratörsnivå kräver inloggning alla dina uppgifter kan ses av dem som har denna behörighet. Där ingår alltså möjligheten att se telefonnummer, registreringsnummer och gatuadress. 2. Medlemsnivå kräver inloggning namn, medlemsnummer, postnummer/postort och hojmodell se bilden ovan. Telefonnummer visas om du valt att göra det i dina inställningar. 3. Vulcan Aid kräver ingen inloggning här listas de uppgifter som är av vikt för ditt engagemang i Vulcan Aid. Det ligger liksom i sakens natur, att medlemmar i nöd skall kunna få tag på hjälp när det behövs. Bilden till vänster visar hur den nya listan för Vulcan Aid ser ut. Du kan skriva ut en PDF direkt från systemet, den är ännu ganska enkelt formaterad, men bättring lovas på sikt. Du har också möjlighet att ladda hem listan för import i Excel, så du får den i tabellformat och själv kan styra hur du vill ha den utskriven. Om du vill veta mer om Vulcan Aid och hur du kan bistå till vår ideella assistansservice, skall du läsa på vår hemsida om detta. Du kan också bli ägare av en stilig Vulcan Aid pin och visa att du ställer upp för dina hojpolare. Funktionärernas accessnivå De medlemmar som har funktionärsuppdrag som kräver medlemskontakt för att kalla till och ansvara för aktiviteter, eller som har centrala funktioner för hela föreningen, t ex vissa av webbgruppens funktionärer, kan som tidigare nämnts göra mer i databasen än medlemmarna i allmänhet. Så kan t ex styrelsens medlemmar se hela registret och våra regionala funktionärer kan skapa e-postlistor och utskick till medlemmarna i sin region. Informationsansvarig, webmaster och applikationsansvarig har full systemaccess. Detta dokument är publicerat 2013-01-23 4
Vår medlemsansvarig kan självfallet ändra i varje enskild medlems konto. Det är också medlemsansvarig som beviljar och avslutar medlemskap och delar ut medlemsnummer. Den service och hjälp du behöver kring ditt medlemskap sköts endast av medlemsansvarig och du meddelar dig alltid via e-post till medlemsansvarig@vulcanriders-sweden.org! Med jämna mellanrum kommer våra regionansvariga att meddela vilka medlemmar de inte kan nå med sina utskick. Eftersom en fungerande e-postadress är ett medlemsvillkor, avaktiverar medlemsansvarig ditt medlemskap om e-posten inte fungerar. Du skall alltid meddela vår medlemsansvarige de förändringar som du inte kan ändra själv i medlemsregistret. Detta gör du per e-post till medlemsansvarig@vulcanriders-sweden.org. Du sköter och ansvarar för att uppdatera de uppgifter du kan ändra själv i medlemsdatabasen! Det är inte svårt och går snabbt att göra. Vill du ha reda på mer i detalj vad som gäller för ditt medlemskap, skall du läsa våra stadgar. De finns på vår webbplats, under föreningsinfo. Support och hjälp Medlemsfrågor och ändring av uppgifter: Felrapporter och synpunkter: Övrig support och information: medlemsansvarig@vulcanriders-sweden.org webmaster@vulcanriders-sweden.org infoansvarig@vulcanriders-sweden.org Stort tack till Rubbe! Johan "Rubbe" Rubarth, vår regionansvarige i Malmö, som till vardags arbetar med design och utveckling av databas- och webbapplikationer, tog på sig att utveckla och koda det hela, tillsammans med en referensgrupp för specificering och testning. Referensgruppen har bestått av: Med Classe Franzén (president) Svenne Svensson (medlemsansvarig) Tage Strandell (webmaster) Leif Olsson (Vulcan Aid) Stefan Adler (informationsansvarig) i processen har också varit: Lars Skogshus (inscriptning) David Rubarth (grafik för registreringsprocessen) Till och från har också funktioner testats av några av våra medlemmar. Tack! VRS vill på detta sätt rikta ett varmt tack till alla inblandade och naturligtvis alldeles särskilt till "Rubb e" som lagt oändligt med tid och engagemang under de 18 månader som utvecklingsarbetet pågått! Utan ditt storartade, ihärdiga och ideella jobb hade det inte blivit något! Tack Rubbe! För VRS styrelse Classe Franzén Detta dokument är publicerat 2013-01-23 5