Revisionsredogörelse Stadsrevisionen Park- och naturnämnden granskning av verksamhetsåret 2015 goteborg.se/stadsrevisionen
2 Mars 2016 Park- och naturnämnden. Granskning av verksamhetsåret 2015 Diarienummer: 193/15 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Yrkesrevisor: Lina Tjernberg www.goteborg.se/stadsrevisionen
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 3 Innehållsförteckning Sammanfattning 4 Granskning av verksamheten 6 Grundläggande granskning 6 Principer och rutiner för försäljning av utförarverksamhet 9 Nämndens ansvar för värnande av natur- och kulturvärden i stadens park- och naturområden 12 Uppföljning av styrning och uppföljning av anläggnings- och underhållsprojekt 13 Uppföljning Trygg, vacker stad 15 Granskning av räkenskaper och bokslut 17 Översiktlig granskning av delårsrapport 17 Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner 17 Granskning av årsbokslut 18 Stadsrevisionens uppdrag och rapportering 20 Språkbruk och revisionstermer 21
4 PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N Sammanfattning Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar och kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. Årets granskning av nämnden omfattar: grundläggande granskning granskning av principer och rutiner för försäljning inom utförarverksamheten granskning av nämndens ansvar för värnande av natur- och kulturvärden i stadens park- och naturområden intern kontroll i redovisningsrutiner delårsrapport och årsbokslut uppföljning av föregående års rekommendationer. Granskningen visar att delar av nämndens verksamhet har brister som behöver åtgärdas. Därför lämnar vi följande rekommendationer till nämnden:
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 5 Område Grundläggande granskning Principer och rutiner för försäljning av utförarverksamhet Rekommendation Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att i enlighet med kommunfullmäktiges regler för attest överväga begränsning i attesträtt för förvaltningschef vad gäller tidsperiod, belopp eller verksamhet. Stadsrevisionen rekommenderar park- och naturnämnden att säkerställa att det finns dokumenterade rutiner och principer för prissättning och uppbokningar i projekt för att säkerställa att verklig kostnad tas ut. Stadsrevisionen rekommenderar park- och naturnämnden att stärka den interna kontrollen när det gäller hanteringen av överrenskommelser med kunder. I övrigt bedömer stadsrevisionen att nämnden har bedrivit verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt att den interna kontrollen varit tillräcklig. Vi bedömer även att resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt de bokslutsanvisningar som Göteborgs Stad har gett ut.
6 PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N Granskning av verksamheten Nämnden ansvarar för att verksamheten bedrivs enligt gällande lagar, kommunfullmäktiges mål och riktlinjer samt att räkenskaperna är rättvisande. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämnden sköter verksamheten på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. 1 Granskningen av verksamheten omfattar en grundläggande granskning, som är en översiktlig granskning av nämndens ledning och styrning, två fördjupade granskningar samt uppföljning av tidigare års granskning. 2 Grundläggande granskning Den grundläggande granskningen syftar till att översiktligt bedöma nämndens ledning och styrning samt interna kontroll. Det innebär att revisorerna löpande följer nämndens protokoll och handlingar och informerar sig om verksamheten. Granskningen omfattar följande delar: följsamhet mot reglemente följsamhet mot kommunfullmäktiges budget följsamhet mot kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll styrning och uppföljning av verksamhet och ekonomi delegation och verkställighet beslutsunderlag hantering av särskilda uppdrag från kommunstyrelsen/ kommunfullmäktige. 1 Uppdraget regleras i kommunallagen, 9 kap. 2 Se stadsrevisionens granskningsplan, april 2015
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 7 Iakttagelser Följsamhet mot kommunfullmäktiges riktlinjer för intern kontroll Stadsrevisionen har granskat nämndens efterlevnad av fullmäktiges riktlinjer för intern kontroll. Av riktlinjerna framgår att varje nämnd ska upprätta en organisation för den interna kontrollen samt se till att regler och anvisningar antas för densamma. Vid föregående års granskning konstaterades att nämndens arbete med intern kontroll genomförs dels inom ramen för förvaltningens kvalitetsledningsarbete (ISO 14001 och ISO 9001) samt dels utifrån vad som anges i fullmäktiges riktlinjer för intern kontroll. Vi noterade då att förvaltningen hade för avsikt att under 2015 se över möjligheterna att koppla ihop arbetet med kvalitetsledning och intern kontroll för att tydliggöra hur den interna kontrollen är organiserad inom nämnden samt tillse att regler och anvisningar för den interna kontrollen blir tydligare. Vi har i årets granskning kunnat se att nämnden påbörjat arbetet med att koppla ihop kvalitetsarbetet med intern kontrollarbetet. Det kvarstår dock arbete för att tydliggöra hur det samlade interna kontrollarbetet är organiserat. Delegations- och verkställighetsbeslut Stadsrevisionen har granskat om nämndens rutiner för delegationsbeslut fungerar tillfredsställande utifrån krav i kommunallagen. Granskningen visar att nämnden har beslutat om delegationsbestämmelser under året och att hantering av delegationsbeslut fungerar tillfredsställande avseende registrering och anmälan av beslut. Inom ramen för internkontrollplanen följs anmälan av delegationsbeslut stickprovsmässigt upp av förvaltningen. Förvaltningens uppföljning visade att rutinen för anmälningsärenden behöver stärkas eftersom tre beslut som fattats 3 under 2015 inte anmälts till nämnden. Vi noterar utifrån granskningen att nämnden ser samtliga upphandlingsärenden inom verksamheten som verkställighetsbeslut. Vi har därför översiktligt tittat på hur verkställighetsbeslut hanteras kopplat till krav i regler för attest i Göteborgs Stad. När det gäller verkställighetsbeslut inom upphandlingsområdet har vi i granskningen delvis noterat avvikelser mot stadens attestregler. Av attestreglerna (punkt 3 Gällande från och med 2013-06-13
8 PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 1.4) framgår att attesträtten bör begränsas vad gäller tidsperiod, belopp eller verksamhet. Inom park- och naturförvaltningen är det förvaltningschefen som fattar beslut om förteckningen över verkställighetsbeslut 4. Av verkställighetsförteckningen framgår att förvaltningschefen har obegränsad attesträtt att besluta om upphandling och avrop av varor och tjänster inom och utom ramavtal inom de investerings- och driftsbudgetramar nämnden beslutat om. Förvaltningschefens attesträtt har inte begränsats vad gäller belopp eller verksamhet. När det gäller begränsning avseende tidsperiod så finns inom förvaltningen en begränsning på att beslutsattest gäller i max två år. Enligt förvaltningen genomförs åtgärder för att minska den risk som finns kopplat till förvaltningschefens obegränsade attesträtt inom upphandlingsområdet. Exempel på sådana åtgärder är att samtliga investeringar och projekt återrapporteras till nämnden. Dessutom genomförs månadsavstämningar löpande där avvikelser och höga belopp snabbt kan identifieras. Den grundläggande granskningen visar i övrigt inte på några avvikelser. Bedömning Stadsrevisionens översiktliga bedömning är att nämnden har en tillfredsställande ledning och styrning samt tillräcklig intern kontroll inom de områden som omfattats av den grundläggande granskningen. Stadsrevisionen gör dock bedömningen att nämnden bör fortsätta arbetet med att koppla ihop arbetet med kvalitetsledning och intern kontroll för att tydliggöra hur den interna kontrollen är organiserad inom nämnden. Stadsrevisionen gör vidare bedömningen att upphandlingsärenden kan inrymma självständiga bedömningar. Nämnden bör överväga att inkludera sådana upphandlingsärenden som inrymmer självständiga bedömningar i delegationsbestämmelserna. Nämnden bör även överväga att se över förvaltningschefens möjlighet att obegränsat attestera verkställighetsbeslut inom upphandlingsområdet. Enligt attestreglerna bör attesträtten begränsas vad gäller tidsperiod, belopp eller verksamhet. Mot bakgrund av ovanstående bedömningar lämnar stadsrevisionen följande rekommendation: 4 Fastställd av direktören 2012-12-11, reviderat 2015-03-23
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 9 Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att i enlighet med kommunfullmäktiges regler för attest överväga begränsning i attesträtt för förvaltningschef vad gäller tidsperiod, belopp eller verksamhet. Principer och rutiner för försäljning av utförarverksamhet Utgångspunkter i granskningen Stadsrevisionen har granskat de principer och rutiner som finns inom nämndens utföraravdelningar Rent och Gata/grönt när det gäller försäljning av utförarverksamhet. Granskningens syfte har varit att bedöma om park- och naturnämnden har ändamålsenliga principer och rutiner för utförarverksamhetens försäljning och om nämnden har vidtagit tillräckliga åtgärder för att säkerställa intern styrning och kontroll i detta avseende. Granskningen har utgått från den kravbild som finns i förvaltningens egna arbetsrutiner och styrande dokument. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier, intervjuer samt stickprov på utvalda projekt och affärer i verksamheten. Revisionskriterier i granskningen är de avtal och principer för försäljning av verksamheten som finns upprättade eller beskrivna i styrdokument samt lagen om kommunal redovisning. Utföraravdelningarna Rent och Gata/grönt är Göteborgs Stads egen-regi verksamhet, och de är helt och hållet intäktsfinansierade. Verksamheterna utför bland annat skötsel-, underhålls- och anläggningsarbeten främst på uppdrag av trafikkontoret, men även på uppdrag av förvaltningens egen beställarverksamhet samt andra förvaltningar och bolag i staden. Vissa privata kunder finns också, främst inom renhållningssidan. Fakturering sker enligt självkostnadsprincipen 5, vilket innebär att den verkliga kostnaden för projektet eller uppdraget ska tas ut. Iakttagelser Överrenskommelser med kunder Reglering av de uppdrag som utförs av Rent och Gata/grönt sker genom upprättande av överrenskommelser. Granskningen visar att överrenskommelser inte rutinmässigt uppdateras när perioden för överrenskommelsen löpt ut. Vi noterar också i granskningen att vissa överrenskommelser inte är undertecknade av representant från kunden 5 Park- och naturnämndens budget 2015, sidan nio.
10 PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N eller förvaltningen. Det arbete som ska utföras av utförarverksamheterna regleras för vissa kunder ytterligare i betalplaner. Vi noterar i granskningen att betalplan 2014 även är den som gäller för 2015, för en kund. De kunduppdrag och ersättningsmodeller som finns inom avdelningen Rent ser olika ut för olika kunder. För vissa kunder regleras det pris och antal snöröjnings- och halktillfällen som uppdraget bygger på i betalplaner. Vissa kunder har en betalplan som medger reglering av ursprunglig betalplan om antalet snöröjnings- och halktillfällen blir färre än det antal som betalplanen bygger på. Avräkning sker för dessa kunder för perioden november året före innevarande år till februari innevarande år. Denna typ av avräkning finns inte dokumenterad i överrenskommelse eller betalplan med kund eller i interna rutinbeskrivningar. Rutiner för resultatavräkning i projekt På utföraravdelningen Gata/grönt bedrivs och redovisas verksamheten i olika typer av projekt, till exempel i form av driftprojekt (löpande driftoch underhållsprojekt som ofta pågår i flera år) eller anläggningsprojekt (kortare projekt som syftar till att exempelvis anlägga en gata). Granskningen visar att det inte finns dokumenterade rutiner för hur resultat i dessa projekt ska avräknas vid bokslut och vilka underlag som krävs för uppbokningar vid bokslut. Enligt förvaltningen pågår ofta driftprojekten som löpande verksamhet under flera års tid. För dessa projekt erhålls varje år nya intäkter, utifrån överrenskommelser med kund. För denna typ av projekt har förvaltningen haft som rutin att överföra överskott som uppstår under ett år till nästa år. Vi har i granskningen inte kunnat ta del av underlag som förklarar vad uppbokningarna avser. Även för anläggningsprojekt har stickprov visat på samma brister. Förvaltningen kommer under 2016 att testa en ny rutin för hantering av sådana driftprojekt där resultatet tidigare rullat vidare över åren. Rutinen innefattar bland annat tydligare dokumentation och motivering till varför ett projekt inte ska resultatavräknas vid bokslut. Dokumentation för beräkning av overheadkostnader Utförarverksamheterna använder sig av begreppet overheadkostnad i sina projekt/affärer. I vissa överrenskommelser med kunder finns overheadkostnaden beskriven och reglerad, i andra fall är inte overheadkostnaden tydligt beskriven och reglerad. Av granskningen noterar vi att det saknas dokumentation över vilka kostnader som overheadkostnaden syftar till att täcka. Inför budgetåret 2015 justerades förvaltningens overheadkostad från tolv och en halv procent till elva procent. Vi har inte kunnat se dokumentation
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 11 över den förändring av kostnader som genererat den lägre overheadkostnaden mot föregående år. Enligt samtal med förvaltningen finns ambitionen att under 2016 öka stringensen kring overheadkostnaden i olika projekt för att det ska vara samma overheadkostnader oavsett projekt. Kostnader är svåra att härleda på Rentavdelningen Av granskningen har det framkommit att det är svårt att härleda kostnader på Rentavdelningen till olika typer av överrenskommelser med kunder och till avdelningens olika verksamheter. Det är således svårt för avdelningen att uttala sig om självkostnadsprincipen tillämpas i de enskilda överrenskommelserna, annat än för verksamheten som helhet. Budgetering inom avdelningen Rent sker på enhetsnivå. Dock är det enligt förvaltningen svårt att följa upp utfall på enhetsnivå för viss typ av verksamhet sker på flera av avdelningens enheter. Det medför att uppföljning sker på en totalnivå medan budgetering sker på enhetsnivå. Förvaltningen har påbörjat ett arbete för att öka möjligheten till uppföljning även på enhetsnivå. För att sammanfatta iakttagelserna från granskningen kan det konstateras att överrenskommelser med kunder och ekonomisk uppföljning på Rentavdelningen kan bli tydligare. Vidare saknas vissa dokumenterade rutiner och principer inom utförarverksamheten för att vi utifrån granskningen ska kunna anse att fakturering sker i enligthet med självkostnadsprincipen, det vill säga att den verkliga kostnaden för projektet eller uppdraget tas ut. Granskningen visar att vissa löpande driftprojekt inte resultatavräknas i samband med bokslut. Vi har sett att ekonomiska överskott i projekt överförs till nästa år, utan underliggande verifikationer som förklarar uppbokningar. Bedömning Stadsrevisionens bedömning utifrån genomförd granskning är att nämnden bör stärka den interna kontrollen inom utförarverksamheten när det gäller dokumentation av rutiner och principer för prissättning och resultatavräkning av projekt. Detta för att säkerställa att verklig kostnad tas ut för projekt, att det finns verifikationer för samtliga ekonomiska händelser vid bokslut och att uppbokningarna är förenliga med lagen om kommunal redovisning. Vi gör vidare bedömningen att nämnden bör säkerställa att det finns tydliga överrenskommelser som reglerar kunduppdragen. Stadsrevisionen lämnar följande rekommendationer till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar park- och naturnämnden att säkerställa att det finns dokumenterade rutiner och principer för prissättning och uppbokningar i projekt för att säkerställa att verklig kostnad tas ut.
12 PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N Stadsrevisionen rekommenderar park- och naturnämnden att stärka den interna kontrollen när det gäller hanteringen av överrenskommelser med kunder. Nämndens ansvar för värnande av natur- och kulturvärden i stadens park- och naturområden Utgångspunkter i granskningen Stadsrevisionen har granskat hur nämnden omhändertar uppdraget i reglementet om att, inom ramen för sitt förvaltar- och skötselansvar, se till att de etiska, sociala och miljömässiga värdena samt natur- och kulturvärdena i stadens park- och naturområden värnas. Syftet med granskningen har varit att bedöma om det finns ändamålsenliga rutiner och styrning när det gäller nämndens ansvar för att värna om natur- och kulturvärden i stadens park- och naturområden. Revisionskriterier i granskningen är den kravbild som finns på nämnden utifrån reglementet, lagstiftning, kommunfullmäktiges mål i budgeten, park- och naturnämndens mål samt förvaltningens egna arbetsrutiner och styrande dokument. Granskningen har genomförts genom dokumentstudier och intervjuer med enhetschefer på park-, natur och stadsutvecklingsenheterna samt med förvaltningens stadsträdgårdsmästare. Iakttagelser Det arbete som bedrivs inom park- och naturnämnden för att omhänderta uppdraget i reglementet, lagstiftning samt olika beslut fattade av kommunfullmäktige utgår från att skapa en röd tråd i styrkedjan från stadenövergripande styrdokument, som översiktsplan, till mer verksamhetsnära styrdokument, som grönstrategi, parkplaner och trädpolicy. Grönstrategin, som exempel, syftar till att fungera som ett underlag för planering i plan-, investerings- och driftsskeden. Grönstrategin är beslutad av park- och naturnämnden och styrdokumentet har förankrats med berörda förvaltningar. I grönstrategin finns två huvudmål uppsatta, ett socialt mål och ett ekologiskt mål. Ett antal strategier visar hur målen ska nås. En av strategierna för att uppfylla det sociala målet är Säkerställ god tillgång till parker och naturområden. För att strategierna ska uppfyllas finns ett antal definierade krav angivna inom området. Bland annat framgår av dokumentet att de bostadsnära grönområdena ska vara minst 0,2 hektar och att grönområden ska finnas inom trehundra meter från bostad, arbetsplats och skolor. Inom ramen för sitt uppdrag bevakar park- och naturnämnden natur, kultur- och sociala värden genom att bland annat delta i kommunens planarbete, utföra naturinventeringar och genom annan
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 13 kunskapsuppbyggnad. Av granskningen framgår att förvaltningen deltar i tidiga skeden i planprocessen samt bedriver ett systematiskt arbete, med utgångspunkt i framtagna styrdokument, för att yttra sig i stadens planprocess. Ett exempel på systematiken i arbetet är att det finns en mall för framtagande av tjänsteutlåtanden avseende yttranden i planprocessen där aspekter såsom förslagets påverkan på ekonomiska konsekvenser för nämnden, överrensstämmelse med grönstrategi, efterlevnad av stadens miljömål, intrång i skyddade arters livsrum eller skyddade områden samt efterlevnad av trädpolicy beaktas. Här kan sådana nyckeltal i exempelvis grönstrategin, som nämnts ovan, användas vid bedömningar i yttranden till planförslag. De skötselplaner som årligen tas fram på park- och naturenheterna har sin utgångspunkt i förvaltningens styrdokument såsom skogspolicy, naturvårdsprogram, parkplaner, kompensationsåtgärder etcetera. De lokala styrdokumenten syftar bland annat till att säkerställa att fullmäktiges prioriterade mål, stadens miljömål och krav i lagstiftning följs. Skötselplaner och mål i styrdokument följs löpande upp inom förvaltningen. Bedömning Stadsrevisionens bedömning utifrån genomförd granskning är att nämnden bedriver ett systematiskt arbete för att säkerställa att uppdraget i reglementet omhändertas. Nämnden har i styrdokument fattat beslut om viktiga utgångspunkter för att värna om natur- och kulturvärden samt sociala värden. Hanteringen skapar tydlighet gällande nämndens delaktighet i stadens planprocess, avseende den skötsel av stadens grönområden som ska genomföras för att säkerställa bevarandevärden i nämndens reglemente och för att uppfylla stadens mål inom plan- och miljöområdet. Uppföljning av styrning och uppföljning av anläggnings- och underhållsprojekt Stadsrevisionen granskade år 2014 nämndens styrning och uppföljning av anläggnings- och underhållsprojekt. Granskningen resulterade i att följande rekommendation riktades till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar nämnden att införa kontrollaktiviteter för att följa upp och säkerställa att nya rutiner och arbetssätt tillämpas och att kraven i GBP uppfylls. Iakttagelser I den uppföljande granskningen kan vi konstatera att förvaltningen tagit fram roller för det interna arbetet enligt vad som ska finnas utifrån stadens Gemensamma byggprocess (benämns vidare som GBP). Det har även skett utvärdering av GBP-arbetet på avdelning Förvaltning och
14 PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N planering. I det projekt som översiktligt granskats under året ser vi att de dokument som ska finnas finns. Det finns uppdragsbeskrivning, egenkontroll och slutrapport (med erfarenhetsåterförning). Däremot noteras att egenkontroller inte ingår som en projekthandling i dokumenthanteringsplanen, vilket GBP föreskriver. Det saknas fortfarande ett styrdokument, i form av en projektmodell eller liknande, inom förvaltningen som beskriver hur projekt ska bedrivas från start till avslut, vilka beslutspunkter som finns i ett projekt, vilka underlag som bör finnas i de olika beslutspunkterna och vilka huvuddokument som bör finnas för samtliga projekt. Vi noterar att förvaltningen under året har gått med i ett gemensamt arbete som bland annat trafikkontoret, stadsbyggnadskontoret och park- och naturförvaltningen bedriver för att skapa ett digitalt projektstyrningssystem. Målsättningen är att systemet ska implementeras under 2016. Förvaltningen bedömer att systemet kommer att bli en viktig förutsättning för att kunna hantera projektstyrningsaktiviteter på ett kvalitativt och uthålligt sätt över tid. Från 2016 gäller att GBP ska tillämpas på alla projekt i staden över tvåhundra tusen kronor. Inom park- och naturnämnden har GBP tillämpats på projekt över femhundra tusen kronor under 2015. I förvaltningens beskrivning av hur GBP fungerar inom park- och naturnämnden framgår att GBP ska tillämpas på projekt över tvåhundra tusen kronor från 2016. Det innebär således att nämnden under 2016 kommer att följa GBP avseende vilka projekt som ska omfattas. Park- och naturnämnden har under 2015 gjort vissa avsteg från GBP. Exempel på gjorda avsteg är att uppdragsbeställningen inte fullt ut följer anvisningen (till exempel ska beslutspunkter, uppföljning, förutsättningar och mål anges, vilket förvaltningens mall inte innefattar) samt att förvaltningen tagit bort aktiviteter inom egenkontrollen från standardmallen och gjort en anpassad egenkontroll som ska tillämpas för samtliga projekt. Egenkontrollen kräver inte heller signering, vilket är ytterligare ett avsteg. Avsteg ska beslutas på förvaltningsledningsnivå, dokumenteras och anmälas till processledningen för GBP enligt den rutin processledningen tagit fram. 6 En motivering/förklaring ska lämnas till varför avsteg från GBP görs. För 2015 har de avsteg som gjorts inte dokumenterats och anmälts enligt gällande rutin. 6 Riktlinjer för avsteg, fastställd av processledningen för GBP 2015-12-21
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 15 Av anvisningarna till GBP framgår att erfarenhetsåterföring ska ske skriftligt. Av intervju har det framkommit att slutrapporterna är det verktyg som tillämpas för erfarenhetsåterföring. För det projekt som granskats har en slutrapport som inkluderar erfarenhetsåterföring upprättats. I föregående års granskning rekommenderade stadsrevisionen nämnden att införa kontrollaktiviteter för att följa upp och säkerställa att nya rutiner och arbetssätt tillämpas och att kraven i GBP uppfylls. Vi har i den uppföljande granskningen noterat att stickprov har gjorts och rapporterats till nämnden i samband med årsrapporten. Kontrollaktiviteter inom området innefattas inte i nämndens internkontrollplan för 2016 men kommer enligt beslut i förvaltningens ledningsgrupp att genomföras av förvaltningscontroller/utvecklingsledare även under 2016. Förvaltningen uppger även att uppföljning av att projektledare följer rutiner och beslutade arbetssätt har skett av ansvarig beställare under året. Avdelningschefen för Förvaltning och planering har även diskuterat med chefer och projektledare hur de uppfattar GBP-dokumentationen, vilka uppdateringar som behöver göras av mallar och dokument samt hur användningen ser ut. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att rekommendationen från föregående år omhändertagits eftersom nämnden infört kontrollaktiviteter. Granskningen visar dock att nämnden gör vissa avsteg från GBPanvisningarna. Avsteg ska hanteras enligt särskild rutin som processledningen för GBP tagit fram, som bland annat innebär dokumentation av avsteg och anmälan till processledningen. Stadsrevisionen gör därför vidare bedömningen att GBP-anvisningen för hantering av avsteg inte har efterlevts under 2015, nämnden bör således säkerställa att anvisningen efterlevs under 2016. Uppföljning Trygg, vacker stad Stadsrevisionen granskade år 2013 verksamheten inom Trygg, vacker stad. Granskningen resulterade i att vi riktade följande rekommendation till nämnden: Stadsrevisionen rekommenderar park- och naturnämnden att se över verksamheten i syfte att stärka den interna styrningen och kontrollen. Iakttagelser Under 2015 har ett nytt styrdokument (arbets- och delegationsordningen) som reglerar verksamheten i Trygg, vacker stad antagits av samtliga tre nämnder som innefattas i samarbetet (byggnadsnämnden, park- och
16 PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N naturnämnden och trafiknämnden). Vi har i den uppföljande granskningen intervjuat en projektledare och den samordningsansvarige på park- och naturförvaltningen samt tittat på dokumentation i ett projekt. Av det projekt som granskats framgår att den nya arbets- och delegationsordningen efterlevs med avseende på att attest av kostnader sker i linjen. Styrning och uppföljning av projekt inom Trygg, vacker stad sker genom samordnaren på Trygg, vacker stad. Av granskningen framgår att hanteringen av framtida driftsansvar i projekt ytterligare kan tydliggöras i Trygg, vacker stads verksamhet. Vi kan i årsrapporten för 2014 se att projekt överförts till den nämnd som ansvarar för projektet, i enlighet med reglering i styrdokumentet och med de bedömningar stadsrevisionen tidigare gjort i frågan. Vi ser också att kapitaltjänstkostnader överförts från Trygg, vacker stads budget 2016 till de nämnder som ansvarat för investeringen, även detta i enlighet med stadsrevisionens tidigare bedömningar. Vi noterar dock i årets uppföljande granskning att ansvar och hantering av framtida driftsansvar kan tydliggöras i samband med beslut om varje enskilt projekt i Trygg, vacker stad. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att rekommendationen är omhändertagen.
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 17 Granskning av räkenskaper och bokslut Nämnden ansvarar för att räkenskaperna är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning. Revisorernas uppdrag är att pröva om nämndens räkenskaper är rättvisande och upprättade i enlighet med gällande lagstiftning. Att räkenskaperna är rättvisande innebär att: - den externa redovisningen ger en rättvisande bild av resultat och ställning. - årsredovisning och delårsrapport är upprättade i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed. Granskningen omfattar följande delar: översiktlig granskning av delårsrapport per augusti 2015 intern kontroll i redovisningsrutiner årsbokslut. Nedan redovisas resultatet av granskningen. Översiktlig granskning av delårsrapport En översiktlig granskning har genomförts av delårsrapporten per augusti 2015. Inga väsentliga avvikelser har noterats. Granskning av intern kontroll i redovisningsrutiner Granskningen av nämndens interna kontroll i redovisningsrutiner omfattar följande delar: löneprocess intäktsprocess inköpsprocess bokslutsprocess investeringsprocess.
18 PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N Iakttagelser Resultatet av granskningen redovisas i den lägesrapport som översändes till förvaltningen i december 2015. Lägesrapporten innehåller revisorernas iakttagelser och bedömning tillsammans med förvaltningens kommentarer. Revisorernas bedömning innehåller förslag på förbättringsåtgärder som syftar till att stärka den interna kontrollen inom granskade rutiner. Det är därför viktigt att förvaltningen ser till att revisorernas förslag till förbättringsåtgärder genomförs i verksamheten. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att den interna kontrollen inom de granskade processerna i allt väsentligt är tillfredsställande. Granskning av årsbokslut Granskningen av nämndens bokslut för verksamhetsåret 2015 omfattar upprättade resultaträkningar och balansräkningar. I tabellen nedan redovisas delar av nämndens resultatoch balansräkningar. Tabell 2: Tabell över delar av nämndens resultat- och balansräkningar 2015 (tkr) 2014 (tkr) Rörelsens intäkter 394 299 368 384 Balansomslutning 171 664 171 104 Bokslutspost* -5 668-3 219 Årets resultat 2 222 5 667 Utgående eget kapital 27 222 30 668 *Kommentar: justering av eget kapital
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 19 Iakttagelser Granskningen visar att: granskat material är i överensstämmelse med gällande lag och god redovisningssed nämnden har följt de bokslutsanvisningar och riktlinjer som Göteborgs Stad gett ut inrapporterat material är korrekt inga förhållanden som kan skada förtroendet för verksamheten har uppmärksammats. Inga väsentliga avvikelser i övrigt förekommer. Bedömning Stadsrevisionen bedömer resultaträkning och balansräkning har upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning och god redovisningssed samt att nämnden har följt Göteborgs Stads bokslutsanvisningar 7. 7 Källa: Göteborgs Stads Ekonomihandbok
20 PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N Stadsrevisionens uppdrag och rapportering Den kommunala revisionen är ett lokalt demokratiskt kontrollinstrument med uppdrag att granska den verksamhet som bedrivs i kommunen. Revisorerna är förtroendevalda och utses av fullmäktige. I Göteborg är de totalt 22 stycken. Revisorerna är oberoende och granskar på fullmäktiges uppdrag och därigenom indirekt också för medborgarna. Revisorerna prövar årligen om ledamöter i kommunstyrelsen och nämnderna fullgör sitt uppdrag. Revisorerna uttalar sig årligen om nämndledamöters ansvar i en revisionsberättelse som lämnas till fullmäktige. Utöver revisionsberättelsen upprättar revisorerna även revisionsredogörelse, en för varje nämnd. I revisionsredogörelsen sammanfattas all granskning som revisorerna har genomfört i nämnden under året. Bland de valda revisorerna utser fullmäktige även lekmannarevisorer. Dessa har ett självständigt uppdrag att granska de bolag som helt eller delvis ägs av kommunen. I Göteborg utses i regel två lekmannarevisorer för varje bolag. Revisorerna genomför också särskilda granskningar som i regel rör flera nämnder och bolag. Dessa redovisas i revisionsrapporter till fullmäktige löpande under året. Revisorerna tar även varje år fram en årsredogörelse som sammanfattar all den granskning som gjorts i kommunen under det aktuella året. Revisorernas rapporter hittar du på www.goteborg.se/stadsrevisionen.
PA R K - O C H N AT U R N Ä M N D E N 21 Språkbruk och revisionstermer När revisorerna har genomfört en granskning lämnar de ofta rekommendationer till de granskade nämnderna och bolagen. Ibland lämnar de även revisionskritik. Rekommendationer lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten. Rekommendationerna syftar till att utveckla och förbättra verksamheten. Revisionskritik lämnas då revisorerna ser brister i verksamheten som är av mer allvarlig karaktär. Revisionskritik graderas genom begreppen påpekande, erinran eller anmärkning. Anmärkning är allvarligast. När det gäller nämnderna kan en anmärkning lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Under kommande år följer revisorerna upp vilka åtgärder nämnden eller bolaget har gjort för att följa revisorernas rekommendationer.
goteborg.se/stadsrevisionen