Kallelse och föredragningslista
Sammanträdestid: 1.12.2015 kl. 16.00 Sammanträdesplats: Arcada, Jan Magnus Janssons plats 1, 00560 Helsingfors, 5 vån, rum nr A 510 Närvarande/beslutande Kari Hagfors, ordf. Anita Spring, vice ordf. Anna Lena Karlsson-Finne Olof Cantell Hilkka Toivonen Anders Backström Paul Nieminen Anmärkning: Roger Weintraub Torbjörn Bergström Laura Karén Viveca Lahti Pekka Poutanen Stina Michelsson Petri Lehtinen Övriga närvarande Gunilla Backman, regionchef i östra Nyland, föredragande Trude Jansson-Wenberg, regionchef i västra Nyland, sekreterare Jenny Ek, regionchef i mellersta Nyland, sakkunnig Anmärkning: Paragrafer 279 Sammanträdets laglighet och beslutförhet 280-297 Behandlas Underskrifter Kari Hagfors, ordförande Trude Jansson-Wenberg, sekreterare Protokollets justering har / 2015 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) har / 2015 justerat protokollet elektroniskt (bilaga) Protokollet har framlagts till påseende Kårkulla samkommun, Centralförvaltningen, Kårkullavägen 142, 21610 Kirjala,
Intygar: Carola Isaksson, förvaltningssekreterare
Ärendesida Sammanträdestid: Tisdagen den 1.12.2015 kl. 16.00 Sammanträdesplats: Arcada, Jan-Magnus Janssons plats 1, 00560 Helsingfors, 5 vån, rum nr A 510 Efter mötet träffar nämnden anhörigråden i Nyland med början kl. 17.30 Ärende 279 Mötets laglighet och beslutförhet 280 Godkännande av föredragningslistan 281 Val av protokolljusterare 282 Utterbäcks serviceenhet- Tallinn kryssning 3-4.11.2015 283 Kassagranskningar i mellersta Nyland 284 Budgetuppföljning i Nyland 1.1-30.9.2015 285 Ändring av vårdarbefattning till handledarbefattning vid Treklangens serviceenhet i mellersta Nyland 286 Planering av fortsatt boendeverksamhet i Esbo 287 Val av lunchservice inom dagverksamheten i Hangö 288 Stängning av omsorgsbyrån i västra Nyland över nyårshelgen 2015 289 Transporter inom dagverksamheten i Hangö 290 Donation till verksamheten i östra Nyland 291 Anhållan om personlig hjälpare till Kvarnens serviceenhet/dagverksamhet i västra Nyland 292 Anhållan om personlig hjälpare till Österby serviceenhet/brogränd i västra Nyland 293 Renovering och tillbyggnad av Hangöboendet 294 Anställning av tre personliga hjälpare till Ringvägarnas serviceenhet i mellersta Nyland 295 Ta del av tjänsteinnehavarbeslut 296 Anmälningsärenden 297 Eventuella övriga ärenden Kari Hagfors Ordförande
Ärendesida
1 282 Utterbäcks serviceenhet-tallinkryssning 3-4.11.2015 Beredning: enhetschef Kerstin Hellroos Föredragning: regionchef Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi Två brukare från Utterbäck serviceenhet önskar göra en kryssning till Tallin 3-4.11.2015 med M/S Baltic från Helsingfors.Avfärden sker från Utterbäck 3.11.2015 kl 16.00 med taxi till västra hamnen i Helsingfors och returen från Tallin 4.11.2015 kl 12.30 med ankomst till Helsingfors kl 16.00 och därifrån med taxi till Utterbäck där man beräknas vara kl 17.30. Totala reskostnader är 214 vari ingår taxi,kryssning samt alla måltider. Brukarna står för personalens kostnader. Brukarnas anhöriga och intressebevakare är tillfrågade och ställer sig positiva till resan. Resan är en s.k frivillig resa för personalen och inga dagtraktamenten eller särskilda ersättningar betalas.resan föranleder inte anställning av vikarier eller extra personal.ansvarig reseledare är vårdare Tuula Bäckman och medicinskt ansvarig vårdare Susanna Sandström. Anhålls att resan godkänns samt att personalen kan räkna åtta arbetstimmar till godo. Beredarens förslag: Nämnden godkänner Utterbäck serviceenhets kryssning 3-4.11.2015 enligt beredning. Föredragarens förslag: Nämnden besluter i enlighet med beredarens förslag. Delgivning: Utterbäck serviceenhet
2 283 Kassagranskningar i mellersta Nyland Beredning: Jenny Ek, t.f. regionchef i mellersta Nyland och Pia Mikkonen, kanslist Föredragning: regionchef Gunilla Backman har vid sitt möte 4.12.2013 96 utsett kanslisten vid omsorgsbyrån i Mellersta Nyland till kassagranskare för nämndens mandatperiod för verksamheten i mellersta Nyland. I enlighet med samkommunens bokföringsdirektiv har handkassorna och bokföringen vid följande enheter granskats. 23.9.2015 Octavens- och Treklangens serviceenhet samt Landgrändens korttidsboende. Handkassorna granskades på omsorgsbyrån. Inga anmärkningar. 24.9.2015 Västerledens serviceenhet Kyrkslätt boende Handkassan granskades, klientmedlen granskades genom stickprov, inga anmärkningar. Esbo boende Handkassan granskades, klientmedlen granskades genom stickprov, inga anmärkningar. 14.10.2015 Ringvägarnas serviceenhet Grankulla boende Handkassan granskades, klientmedlen granskades genom stickprov, inga anmärkningar. Hökbergets boende, Baggböle- och Grankulla boende har haft en gemensam handkassa. Pengarna från ovanstående tre kassor har använts både till Grankulla och Andelslagsvägens boenden. Handkassan på Andelslagsvägen granskades, klientmedlen genom stickprov, inga anmärkningar. Baggböle och Grankulla konton stängs. Man tar i fortsättningen i bruk endast Hökbergets konto för Ringvägarnas serviceenhet till Grankulla och Andelslagsvägens boenden. 22.10.2015 Majparkens serviceenhet Handkassan granskades, klientmedlen granskades genom stickprov, inga anmärkningar. Beredarens förslag: Nämnden godkänner genomförd kassagranskning i mellersta Nyland. Föredragarens förslag: Nämnden besluter i enlighet med beredarens förslag. Distribution: regionchefen i mellersta Nyland
3 284 Budgetuppföljning i Nyland 1.1-30.9.2015 Beredning: regionchef Trude Jansson-Wenberg, t.f regionchef Jenny Ek,regionchef Gunilla Backman Föredragning: regionchef Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi Stödmaterial: Budgetuppföljning boendevård 1.1-30.9.2015 Budgetuppgöljning dagvård 1.1-30.9.2015 Budgetuppföljning rådgivande sektorn 1.1-30.9.2015 Beredarens förslag: Nämnden behandlar budgetuppföljningen i Nyland. Föredragarens förslag: Nämnden beslutar i enlighet med förslaget. Delgivning: styrelsen
4 KARKULLA:166 /2015 285 Ändring av vårdarbefattning till handledarbefattning vid Treklangens serviceenhet i mellersta Nyland Regionala nämnden i Nyland 8.10.2015 265 Beredning: Jenny Ek, vik. regionchef i mellersta Nyland Föredragning: regionchefen i östra Nyland Gunilla Backman Förnamn.efternamn@karkulla.fi Förslag: (beredaren) Förslag: (föredragaren) Personalen på Treklangens serviceenhet består av enhetschef, chaufför, fastighetsskötare, åtta handledare, två vårdare och assistenter. Härmed föreslås att en vårdarbefattning (befattningsnummer 213) på Treklangens serviceenhet ändras till en handledarbefattning från och med den 1.11.2015. En handledare kan ge personlig omvårdnad och handledning samt ordna meningsfull sysselsättning för omsorgstagarna. Arbetet på dagverksamhetsenheten stämmer överens med arbetsbeskrivningen för en handledare. En handledare ger också större möjligheter till att anställa mer mångprofessionell arbetskraft och en handledares yrkeskompetens kan bidra till att utveckla verksamheten på enheten. Löneskillnaden för handledarbefattning i jämförelse med vårdarbefattning är +132,36 /månad, vilket betyder +1654,50 /år. Nämnden föreslår för styrelsen att vårdarbefattningen på Treklangens serviceenhet (befattningsnummer 213) ändras till en handledarbefattning från och med 1.11.2015. Nämnden beslutar i enlighet med förslaget. Förslaget godkändes. Styrelsen 29.10.2015 160 Föredragning: Samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt sofia.ulfstedt@karkulla.fi Ur nämndens beslut framkommer inte hur kostnadsökningen finansieras. Styrelsen beviljas överskridningsrätt endast inom de av fullmäktige fastställda anslagen i de fall de beräknade intäkterna till 100 % täcker de beräknade kostnaderna. Förslag: Styrelsen beslutar att ärendet remitteras till regionala nämnden i Nyland för tilläggsutredning om de ekonomiska konsekvenserna. Förslaget godkändes.
5 Delges: vik. regionchefen i mellersta Nyland Tilläggsutredning till nämnden 1.12.2016 Beredning: Jenny Ek, vik. Regionchef mellersta Nyland Föredragning:regionchef Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi En tilläggsutredning av de ekonomiska konsekvenserna för en ändring av en vårdarbefattning till handledarbefattning vid Treklangens serviceenhet i mellersta Nyland, visar att enheten inte har möjlighet att finansiera kostnadsökningen på +1654,50 /år. Föreslås därför pris- och produktpaketsgruppen fortsätter att utreda dag- och arbetsverksamhetens avgifter samt att Treklangens enhetschef och regionchefen i mellersta Nyland återkommer i frågan då intäkterna och kostnaderna på enheterna har balanserats. Beredarens förslag: Nämnden beslutar att i detta skede inte ändra vårdarbefattning till handledarbefattning vid Treklangens serviceenhet i mellersta Nyland och skickar ärendet till styrelsen för kännedom. Föredragarens förslag: Nämnden besluter i enlighet med beredarens förslag Delgivning: Styrelsen Ulrika Paavolainen, enhetschef Treklangens serviceenhet Pris- produktpaketsgruppen
6 KARKULLA:160 /2015 286 Planering av fortsatt boendeverksamhet i Esbo Regionala nämnden i Nyland 8.10.2015 256 Beredning: Jenny Ek, vik. regionchef i mellersta Nyland Föredragning: Regionchefen i östra Nyland Gunilla Backman Förnamn.efternamn@karkulla.fi Västerledens serviceenhet/esbo boende ger idag grupp-, lägenhets- och stödboendeservice i Esbo. Grupp- och lägenhetsboendeverksamheten är koncentrerad till gatan Klappbrinken i området Källstrand i Esbo. Stödboendeservice ges till personer bosatta i olika stadsdelar runtom i Esbo (Karabacka, Hagalund, Källstrand). Gruppboendet startade sin verksamhet år 1981. Det gamla gruppboendet fungerade ursprungligen i radhusets bägge våningar. I februari 2013 beslöt räddningsverket att den nedre våningen inte var beboelig p.g.a. brister i utrymningssäkerheten. Därför flyttade samtliga dåvarande boenden upp till övre våningen. I samband med räddningsverkets beslut gjorde Kårkulla samkommun ett principbeslut att det inte är ändamålsenligt att renovera den gamla gruppbostaden, eftersom det inte ansågs möjligt att uppnå dagens boendestandard för gruppboende i fastigheten. Kårkulla samkommun har i investeringsbudgeten 2015 avsatt 600 000 för inköp av 4 aktielägenheter som skulle ersätta gruppboendet på Klappbrinken. Försäljningen av fastigheten på Klappbrinken estimeras inbringa 200 000 inkomster till samkommunen. Regionala nämnden i Nyland (5.5.2015 222) och styrelsen (28.4.2015 88) har godkänt att 150 000 av budgeterade medel i investeringsbudgeten beviljas för inköp av handikappvänlig aktielägenhet i Esbo för en klient som idag bor i gruppboendet. Försök att hitta lämplig lägenhet för klienten i Klappbrinkens område har visat stora brister i handikappvänligheten i de gamla fastigheterna i området. Därför föreslås nu att sökområdet i Esbo kunde utvidgas och att anslaget för lägenheten kunde utökas till cirka 200 000. Planen för kvarvarande klienter i gruppbostaden är att de erbjuds service som motsvarar deras behov och önskemål. Därefter kan den gamla gruppbostaden säljas och en ny ersättande personallägenhet köpas. Personallägenheten föreslås omfatta 2-3 rum, bestående av ett vardagsrum (gemensamhetsutrymme för klienter och personal), kök, toalett och dusch för personal, personalens kontor samt enhetschefens kontor. Lägenheten bör vara handikappanpassad. Planen är att Esbo boende i framtiden skulle koncentrera sig på att erbjuda lägenhets- och stödboendeservice för klienter eftermiddags- och kvällstid. Det innebär att personalen blir mycket rörlig och behöver färdas ibland långa sträckor inom stadens gränser. För att använda personalresurser kostnadseffektivt föreslås att hyra/köpa en bil för Esbo boendets användning.
7 Förslag: (beredaren) Förslag: (föredragaren) Framtidens Esbo boende skulle inte vara i behov av nattpersonal. Ifall ovanstående förutsättningar uppfylls kunde personalmängden för Esbo boende sänkas från dagens 5,5 till 4,5 vårdarbefattningar. Nämnden föreslår för styrelsen att av budgeterade medel i investeringsbudgeten beviljas 550 000 för inköp av handikappanpassade lägenheter i Esbo (en klientlägenhet och en personallägenhet). Nämnden föreslår vidare för styrelsen att bil anskaffas. Nämnden beslutar i enlighet med förslaget. Föredragaren ändrade sitt förslag på sammanträdet enligt följande: Nämnden föreslår för styrelsen att av budgeterade medel i investeringsbudgeten beviljas 550 000 för inköp av handikappanpassade lägenheter i Esbo (en klientlägenhet och en personallägenhet). I detta skede tas inte ställning till personalstyrkan på enheten samt anskaffning av bil. Nämnden godkände det ändrade förslaget. Styrelsen 29.10.2015 173 Föredragning: ekonomidirektör Martin Nordman, Förnamn.efternamn@karkulla.fi Ur beredningen framgår inte hur många klienter i olika boendeformer det rör sig om eller hur dessa klienter nu geografiskt är spridda i Esboområdet, inte heller finns någon ekonomisk kalkyl över hur verksamheten bär sig när man gjort planerade omändringar. Om den lokal där man nu verkar är lämpligt belägen vad gäller klienternas avstånd till personallägenheten (= personalens avstånd till klienterna för att ge stödinsatser) ter det sig oekonomiskt att investera flera hundra tusen euro utan att man får flera platser eller andra uppenbara fördelar. Förslag: Ärendet remitteras till nämnden för vidare beredning. Förslaget godkändes. Delges: Nämnden i Nyland Tilläggsberedning till nämndemötet 1.12.2015 Beredning: Jenny Ek, vik. regionchef i mellersta Nyland Föredragning: regionchef Gunilla Backman
gunilla.backman@karkulla.fi 8 Gruppboendet var ursprungligen planerat för 6 personer men p.g.a. nedläggning av gruppboendeverksamheten bor det idag bara 3 personer kvar. I Klappbrinkens område ger serviceenheten ytterligare service till 5 personer i lägenhetsboende och 4 personer erhåller stödboendeservice inom ett geografiskt utspritt område i Esbo (Karabacka, Hagalund, Källstrand). Fastigheten på Klappbrinken 18 B, där den kvarvarande gruppboendeverksamheten och personalens utrymmen idag finns, är lämpligt beläget vad gäller avståndet mellan personalen och klienterna som är kopplade till enheten. Därför stödjer regionen tanken på att utreda möjligheterna att renovera fastigheten i syfte att skapa klientlägenheter samt personal- och gemensamhetsutrymmen i den av samkommunen ägda, befintliga lokalen. Beredaren återkommer med ekonomisk kalkyl och plan på fortsatt boendeservice i Esbo efter slutförda utredningar gällande möjligheterna kring att renovera fastigheten på Klappbrinken 18B. Beredarens förslag: Nämnden godkänner planen att fortsätta utreda möjligheterna kring renovering och ombyggnad av den gamla gruppbostadsfastigheten på Klappbrinken. Föredragarens förslag: Nämnden besluter enligt beredarens förslag och skickar ärendet till styrelsen för kännedom. Delgivning: styrelsen
9 287 Val av lunchservice inom dagverksamheten i Hangö Beredning: enhetschef för Fyrens service enhet Monica Fjäder-Strandberg Föredragning: regionchef Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi Lunchservice inom dagverksamheten vid Fyrens service enhet i Hangö för tiden 1.1-31.12.2016 med option på ett år, har offererats under tiden 2-16.11.2015. Anbudsförfrågan gäller; Lunch på vardagar, ca kl. 11-12 för 20-25 personer. På veckoslut, helgdagar och i julimånad är dagverksamheten stängd. Portionernas antal kan variera från vecka till vecka. I offerterna har önskats pris för lunch och för lunch med specialdieter. Vi har även begärt att det ur offerterna framgår pris om maten hämtas till enheten eller inte. Inom utsatt tid har tre anbud lämnats in. Anbudsgivare är Smörmagasinet, Astreas servicehus och Folkkis. Enligt gällande avtal kostar måltiderna; 2,75 /sopp-portion, 3,75 /lådrätter + grönsaker eller sallads-portion och 5,10 / kött/fisk/såser+ potatis+ sallad/grönsakerportion. I dagsläge promenerar personal tillsammans med klient och söker maten med kärra, då leverantören är nära. Priser enligt de anbud som givits; Smörmagasinet ; 8,80 /person (inkl. moms) Folkkis; 7,90 /person (inkl. moms) + 13 för specialdieter/person + 30 för leverans /leverans(hämtning och avhämtning) Astreas servicehus; 3,00 (inkl. moms) /portion för soppa+ semla, 3,80 (inkl. moms)/portion för lådrätter + sallad/grönsaker, 5,10 (inkl. moms)/portion för kött/fisk/såser + potatis + sallad/grönsaker. För extra tillredda portioner tillkommer 1,40 (inkl. moms)/portion. Leverans av maten 13,68 /dag/gång. På årsnivå skulle lunchen från Smörmagasinet uppgå till 42 592, från Folkkis 38 236 och efter att ha räknat medeltalet av Astreas portioner, så uppgår Astreas lunchanbud till 19 198. Beredarens förslag: Föreslås att Astreas servicehus anbud väljs då det är det ekonomiskt mest fördelaktiga, vid val av Astreas servicehus kan dagverksamheten fortsättningsvis promenera efter maten och således spara in leveranskostnaderna. Bilaga: inkomna offerter. Föredragarens förslag: Nämnden besluter i enlighet med beredarens förslag.
10 Delgivning: Fyrens serviceenhet
11 288 Stängning av omsorgsbyrån i västra Nyland över nyårshelgen 2015 Beredning: regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg Föredragning: regionchef Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi Omsorgsbyrån i västra Nylands föreslås hålla stängt den 28.12 31.12.2015. Beredarens förslag: Nämnden godkänner stängning av omsorgsbyrån under ovan uppgivna tid. Föredragarens förslag: Nämnden besluter enligt beredarens förslag. Delgivning: Omsorgsbyrån i västra Nyland
12 289 Transporter inom dagverksamheten i Hangö Beredning: enhetschef för Fyrens service enhet Monica Fjäder-Strandberg Föredragning: regionchef Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi Upphandling av transporter inom dagverksamheten vid Fyrens serviceenhet i Hangö för tiden 1.1 31.12.2016 med option på ett år, har varit på den elektroniska annonseringskanalen Hilma under tiden 8-22.10.2015. Fyrens serviceenhet har en gång per år (normalt i slutet av året) begärt offerter för taxitransporter till och från dagverksamheten. Det senaste gjorda avtalet går ut vid årsskiftet. Den nuvarande taxitrafikanten är Inva-taxi Krister Grönberg. Anbudsförfrågan gäller: Fyrens service enhet i Hangö begär anbud för klienttransporter mellan hemmet/boendet och dagverksamheten. Rutt 1. Klockan 8.30 hämtas en person från Gåsörsvägen.17, ibland enligt överenskommelse, hämtas en person från sin hemadress på Backagatan 42 kl. 8.40 och sedan en från sin hemadress på Norrgårdsgatan 23. Därefter hämtas tre-fyra personer från Linjegatan 28. Sedan hämtas två-tre personer, varav en i rullstol, från sina hemadresser på Narviksgatan. Samtliga personer skjutsas till dagverksamheten på Bangatan 3-5. På eftermiddagen hämtas samma personer kl. 15.15 och körs till sina hemadresser. Rutt2. Klockan 8.45 hämtas sex-åtta personer, varav två i rullstol vissa dagar, från boendet på Linjegatan 28 och en person från sin hemadress på Fredsgatan 11, och skjutsas till dagverksamheten på Bangatan 3-5. På eftermiddagen kl. 15.00 hämtas samma personer som på morgonen och körs till sina hemadresser. Inom utsatt tid har ett anbud lämnats in. Anbudsgivare är Inva-taxi Krister Grönberg. Nu gällande avtal har kostat 79 /dag (inkl. moms) för rutt 1 och 2 tillsammans, plus ett rullstolstillägg på 15,40 /rullstol och köra. Det anbud som nu lämnats in skulle kosta 79,50 /dag för rutt 1 och 2 tillsammans, plus ett rullstolstillägg om 15,70 /rullstol och köra. Årskostnaderna för klienttransporterna uppgår enligt ovannämnda anbud till sammanlagt 34 436,60, uträknat enligt fyra rullstolsköror per dag (som är det regelbundna). Beredarens förslag: Föreslås att Inva-taxi Krister Grönbergs anbud väljs. Bilaga: inkommen offert. Föredragarens förslag: Nämnden besluter i enlighet med beredarens förslag.
Delgivning: Fyrens serviceenhet Inva-taxi Krister Grönberg 13
14 290 Donation till verksamheten i östra Nyland Beredning och föredragning: regionchefen i östra Nyland Gunilla Backman gunilla.backman@ karkulla.fi Föreningen Barnens by rf har donerat 15 Ipads till verksamheten i östra Nyland.Plattorna används i verksamheten av brukarna både på boende och inom dagliga verksamheten. På varje enhet finns en ansvarsperson.pedagogen på omsorgsbyrån ansvarar för att plattorna används ändamålsenligt. Beredarens förslag: Nämnden mottar donationen med tacksamhet och konstaterar att tack har riktats till donatorn. Föredragarens förslag: Nämnden besluter enligt beredarens förslag. Delgivning: Omsorgsbyrån i Borgå
15 KARKULLA:164 /2015 291 Anhållan om personlig hjälpare till Kvarnens serviceenhet/dagverksamheten i västra Nyland KONFIDENTIELLT ÄRENDE Regionala nämnden i Nyland 8.10.2015 260 Beredning: Enhetschefen för Kvarnens serviceenhet Maria Gröndahl Föredragning: regionchefen i östra Nyland Gunilla Backman Förnamn.efternamn@karkulla.fi Enhetschefen för Kvarnens serviceenhet anhåller om att få anställa en personlig hjälpare 30 h/vecka tillsvidare till Kvarnens serviceenhet/dagverksamheten från och med 1.10.2015. Klienten som skulle ha personliga hjälparen är i kategori 6. Intäkterna är 3 819,27 euro/månad. Personliga hjälparens grundlön är 1 396,85. Skillnaden mellan de nya och gamla kategorierna är + 1 300,42. Förslag: (beredaren) Förslag: (föredragaren) Nämnden godkänner anhållan om personlig hjälpare och för ärendet vidare till styrelsen. Nämnden beslutar i enlighet med förslaget. Föredragaren kompletterade beredningen på sammanträdet med följande text: Intäkterna är 4 001,14, personliga hjälparnas lön 2 095,27. Brukaren är självdestruktiv och behöver ständigt en personal vid sin sida. samt korrigerade uppgifterna gällande intäkter och lön enligt följande: Klienten som skulle ha personliga hjälparen är i kategori 6. Intäkterna är 4 001,14 euro/månad. Personliga hjälparens grundlön är 2 095,27 /månad. Nämnden godkände härefter förslaget. Styrelsen 29.10.2015 165 Föredragning: Samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt sofia.ulfstedt@karkulla.fi För att en personlig hjälpare skall kunna anställas skall mellanskillnaden mellan tidigare kategori och ny kategori täcka utgifterna för anställningen. Ur nämndens beslut framkommer inte mellanskillnaden mellan kategorierna. Styrelsen beviljas
16 överskridningsrätt endast inom de av fullmäktige fastställda anslagen i de fall de beräknade intäkterna till 100% täcker de beräknade kostnaderna. Förslag: Delges: Styrelsen beslutar att ärendet remitteras till regionala nämnden i Nyland för tilläggsutredning om de ekonomiska konsekvenserna. Förslaget godkändes. Regionala nämnden i Nyland Regionala nämnden i Nyland 1.12.2015 Beredning: regionchef i västra Nyland Trude Jansson-Wenberg Föredragning: regionchef i östra Nyland Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi Beredarens förslag: Föredragarens förslag: Brukaren har varit i kategori 5 vilket innebär att intäkterna per månad har varit 2 588,88 efter Stockholms bedömning är brukaren kategori 6 som är 4 183,01 /månaden. Lönen för en personlig hjälpare 30h/vecka är 2 095,27. Skillnaden mellan kategorierna är 1 594,13. Mellanskillnaden räcker inte till, lönekostnaderna blir ett minus på 501,14 /månad. Denna summa kan omfördelas från Österby serviceenhet som har ett plus på 9 489,72 /månad i intäkterna. Brukaren är självdestruktiv och behöver ständigt en personal vid sin sida. Den personliga hjälparen anställs för ett år i gången. Nämnden godkänner beredarens förslag och för ärendet vidare till styrelsen. Delgivning: styrelsen
17 KARKULLA:163 /2015 292 Anhållan om personlig hjälpare till Österby serviceenhet/brogränd i västra Nyland Regionala nämnden i Nyland 8.10.2015 259 Beredning: enhetschef Ann-Sofi Nyholm, regionchef Trude Jansson-Wenberg Föredragning: regionchef Gunilla Backman Förslag: (beredaren) Förslag: (föredragaren) Efter Stockholmsbedömningen blev 3 brukare kategori 8 samt en kategori 7+. En av dessa 4 var även kategori 8 före bedömningen. Behovet av personal är stort och genom att kunna anställa en personlig hjälpare kan denna finnas tillgänglig för att hjälpa två av dessa. Kategorierna är godkända av ledargruppen. Intäkterna för dessa 4 är 38 985,60 euro/månad. Skillnaden mellan de nya och gamla kategorierna är +17 761,32. Grundlönen för en personlig hjälpare är 1 781,01 /månad. Anhåller om att få anställa en personlig hjälpare till Österby serviceenhet/ Brogränd, för 4 månader från och med 1.11.2015. Nämnden godkänner anhållan om personlig hjälpare och för ärendet vidare till styrelsen. Nämnden beslutar i enlighet med förslaget. Föredragaren kompletterade beredningen på sammanträdet med följande text: Skillnaden mellan de nya och gamla kategorierna är 10 189,80 euro. Inkomsterna är högre än utgifterna. Nämnden godkände härefter förslaget. Styrelsen 29.10.2015 159 Föredragning: samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt sofia.ulfstedt@karkulla.fi Det finns en inkongruens mellan summorna i beredningen och i beslutsförslaget. Därtill saknas redogörelse för summan i beslutsförslaget. Förslag: Styrelsen beslutar att ärendet remitteras till regionala nämnden i Nyland för tilläggsutredning om de ekonomiska konsekvenserna.
18 Delges: Förslaget godkändes. enhetschef Ann-Sofi Nyholm, regionchef Trude Jansson-Wenberg, personalförvaltning, ekonomiförvaltning Regionala nämnden i Nyland 1.12.2015 Beredning: Regionchef Trude Jansson-Wenberg Föredragning: Regionchef Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi Beredarens förslag: Före Stockholms bedömning var två brukare i kategori 6 och en i kategori 7. Efter Stockholms bedömning blev två brukare kategori 8 och en i kategori 7 +. De nya kategorierna är godkända av ledargruppen. Intäkterna för 2 brukare kategori 6 och en brukare kategori 7 är = 17 077,50/månad och intäkterna för två brukare kategori 8 och en brukare kategori 7+ är =29 239,20 vilket betyder att skillnaden är 12 161,70/månad. Lönen för en personlig hjälpare är 2 671,98/månad. Mellanskillnaden på 12 161,70/månad räcker till lönen för en personlig hjälpare. Personlig hjälparen anställs för ett år i gången. Föredragarens förslag: Nämnden godkänner beredarens förslag och för ärendet vidare till styrelsen. Delges: styrelsen
19 293 Renovering och tillbyggnad av Hangöboendet Regionala nämnden i Nyland 8.10.2015 257 Beredning: tekniska disponenten i Nyland Kenneth Lindroos Föredragning: Regionchefen i östra Nyland, Gunilla Backman KARKULLA:161 /2015 Linjegatan 28 i Hangö har ett boende byggt 1994 och senare har man inrymt halva övre våningen med 3 bostäder. Byggnaden har utrustats med sprinkler + generator, samt automatisk brandalarmsanläggning. Byggnadens ytor börjar nu vara slitna och kräver en ytrenovering gällande nedre våningen. Samtidigt förstoras badrummet så att det kan inrymma en tvättsäng. Brukarna är väldigt olika eftersom detta är det enda boendet i Hangö. På den nu kalla bruksvinden ska göras personalutrymmen och kontor för enhetschefen + ett rum som kan användas för olika ändamål. Resterande utrymme byggs som halvvarmt förråd. Bilaga: bottenritning Förslag: (beredaren) Förslag: (föredragaren) Investeringen uppskattas till 400 000 euro moms 0 %. Huvudritningarna/bygglovsritningar har uppgjorts som eget arbete (K.Lindroos). Planerarna av el-, vvs- och konstruktionsplanering har valts och planeringen inleds så fort som möjligt. Bygglov har sökts. Arbetet inleds då bygglov beviljats och planerna är klara för offerttävlan. Hangöboendets vind ombyggs och ytrenovering görs i enlighet med beredningen. Ärendet sänds till styrelsen. Nämnden beslutar i enlighet med förslaget. Förslaget godkändes. Styrelsen 29.10.2015 166 Föredragning: ekonomidirektör Martin Nordman, fornamn.efternamn@karkulla.fi Bilaga: Bottenritning
20 I samkommunens investeringsbudget 2015 finns antecknat 500 000 euro för grundsaneringar av boendeenheter. Per 30.09.2015 finns inga bokförda utgifter på detta konto. En investering på 400 000 euro höjer de årliga avskrivningarna med 10 000 euro. Till detta ska ännu läggas övriga driftskostnader såsom värme, el etc. Alla dessa kostnader belastar direkt enhetens driftsbudget. Förslag: Styrelsen beslutar i enlighet med nämndens förslag att Fyrens serviceenhet på Linjevägen 28 i Hangö kan grundsaneras och ombyggas för sammanlagt 400 000 euro (moms 0). Kostnaderna påförs 2015 och 2016 års investeringsbudget, konto Grundsaneringar boende. Cornelius Colliander föreslog, understödd av Irja Bergholm, att ärendet remitteras för omplanering och omplacering av personalutrymmet. Ekonomidirektören meddelade att han omfattar förslaget om remiss. Styrelsen godkände härefter Cornelius Collianders förslag. Delges: Nämnd Nyland, fastighetschefen, tekniska disponenten i Nyland Regionala nämnden i Nyland 1.12.2015 Beredning: regionchef Trude Jansson-Wenberg tf. arbetarskyddschefen Kristiina Juvas Föredragning: regionchefen, Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi Kompletterande beredning till nämnden tekniska disponenten Kenneth Lindroos Kompletterade ritningar bifogas. Kompletteringen i övre våningen gäller endast att läkemedelsutdelningen finns nu uppe i övre våningen. Personalkansli finns som tidigare mellan de olika avdelningarna, där sover även nattan. I övre våningen vistas endast enhetschefen som inte tidigare haft något kontor. Personalutrymmena idag finns i klienternas omklädningsrum, sålunda att alla anställda inte har egna skåp, de klär om sig i omklädningsrummet för klienter. Ingen dusch och toalett i direkt anslutning till omklädningsrummet. Läkemedelsutdelningen sker under all kritik då skåpen finns i utrymme där klienterna tar sig till bastu och tvättutrymmen. Detta klienternas omklädningsrum som då även används för personalen och läkemedelsutdelning behövs pga att klienterna har blivit äldre och i sämre skick och man behöver i vissa fall tvättsäng, därmed behövs allt utrymme till att göra ett större tvättutrymme. Man får inte personalutrymmen som fyller fodringarna i nedre våningen utan att minska på klientplatserna, därmed förslaget att göra dem på den outnyttjade vinden. Till största delen blir
21 det förråd som brandmyndigheterna godkänner. I dagslägen används utrymmet för förvaring, man får tillsägelse varje år av brandmyndigheterna. Förrådet får de gamla klientskåpen som flyttas upp och ersätts med nya i första våningen. Hit ryms även verksamhetens förrådsbehov med marginal. Alla i personalen får ett eget skåp och dusch och wc är separat låsbara. Läkemedelsskåpen flyttar upp och kompletteras. Här kan man tryggt och lugnt göra läkemedelsuppdelningen. Även risken för att obehöriga kommer åt medicinerna är minimerad. Tanken är att verksamheten fortgår under renoveringen sålunda att renoveringen startar i andra våningen och utifrån gaveln, därefter var sida nere renoveras i tur och ordning så att ena sidan är helt tömd. Detta ställer naturligtvis stora krav på verksamheten och entreprenörerna. Tillbyggnad på tomten är inte möjligt pga utrymmesbrist i första hand och det skulle vara ologiskt att inte använda den befintliga övre våningen. I övre våningen bör man inte göra flere klientrum pga utrymningsproblematik och avsaknaden av hiss. Övre våningen får skild ventilationsmaskin och sprinklingen kompletteras. Kostnaderna fördelas som 200 000 euro på nedre våningen, innefattar då nya toaletter för klienterna. 100 000 euro reserveras för övre våningen priser exklusive moms. Planeringen är till största delen gjord. Ifall styrelsen så anser inleds arbetet efter tävlande på Hilma uppskattningsvis januari-februari 2016. Verksamheten bör beakta kostnader med anledning av flyttning (tömning av en sida per gång) och eventuella nya inventarier. Nuvarande utrymmen på Hangöboendet fyller inte arbetarskyddslagens 2002/738 krav om ändamålsenliga arbetsutrymmen ( 8, 12, 24, 31, 48) och personalrum. Det behövs lagenliga personalutrymmen och kansliet för enhetschefen samt lugnt och tryggt utrymme för medicinhantering. Renoveringen enligt planer som Kenneth Lindroos har gjort i samarbete med sakkunniga i Kårkulla organisation är väl motiverade. Beredarens förslag: Hangöboendets vind ombyggs och ytrenovering görs i enlighet med beredningen. Ärendet sänds för beslut till styrelsen Föredragarens förslag: Nämnden besluter i enlighet med beredarens förslag. Delgivning: styrelsen
22 KARKULLA:162 /2015 294 Anställning av tre personliga hjälpare till Ringvägarnas serviceenhet i mellersta Nyland KONFIDENTIELLT ÄRENDE Regionala nämnden i Nyland 8.10.2015 258 Beredning: Jenny Ek, vik. regionchef i mellersta Nyland Föredragning: regionchefen i östra Nyland Gunilla Backman Förslag: (beredaren) Förslag: (föredragande) Till Ringvägarnas serviceenhet har tre personliga hjälpare utanför lönestaten anställts. Anställningarna har skett på befattningsnumren 3051, 100 %, 3074, 100 % och 3075, 78,83 %. Anställningarna har gjorts t.o.m. 30.11.2015 genom tjänstemannabeslut. Två personliga hjälpare på 100 % (bef.nr. 3051 & 3074) har anställts till två klienter som den 1.2.2015 flyttade till det nyrenoverade och återöppnade Andelslagsvägens boende. Dessa klienter har enligt Stockholmsbedömningar och särskilda redovisningar bedömts till högsta avgiftskategori i boendeverksamhet (kat 8) och klienterna ha bedömts ha behov av personliga hjälpare på heltid. Kårkullas ledargrupp har godkänt avgiftskategorin för den ena klienten 05.02.2015 417 och tar ställning till den andra klientens avgiftskategori 2.10.2015. Inkomsterna i avgiftskategori 8 (324,88 /dygn) och hemmadagar (42 /dag) i boendet täcker utgifterna av personlig hjälpare på heltid (kostnaderna för personliga hjälpare ca 2670 euro totala utgifter/mån). Det innebär ekonomiska förutsättningar för en tillsvidare anställning. En personlig hjälpare 30 t/v eller 78,83 % (bef.nr. 3075) har anställts till Ringvägarnas serviceenhet för att tillgodose behovet av utökad stödboendeservice i Grankulla. Ringvägarnas serviceenhet: Grankulla boende inledde stödboendeservicen för klienten i fråga den 1.3.2015. Därefter gjordes Stockholmsbedömningen och klienten bedömdes i avgiftskategori 4 genom ledargruppens beslut 26.5.2015 674. Intäktsökningen för serviceenheten är beräknad till 2 632 /mån (avgiftskategori 4: 87,72 /dygn, besök varje dag), vilket täcker utgifterna för anställningen (kostnad för personlig hjälpare 78,83 % ca 2138 euro totala utgifter/mån). Befattningarna i mellersta Nyland har granskats och den regionala personalsituationen utretts. Det har konstaterats inte möjligt att omplacera budgeterad personal eller lediga personliga hjälpare. Nämnden föreslår för styrelsen tillsvidareanställning av två personliga hjälpare 100 % och en personlig hjälpare 78,83 % till Ringvägens serviceenhet från och med 1.12.2015. Nämnden beslutar i enlighet med förslaget.
23 Föredragaren kompletterade beredningen på sammanträdet med följande text: Anställning av personlig hjälpare för ny brukare på boendet, befattning 3051, är ny vilket ger en inkomst på 10 082,40 /månad. Löneutgifterna för personlig hjälpare är ca 2 670 /månad, vilket betyder att inkomsterna täcker utgifterna. Anställning av personlig hjälpare 3074 för brukare på boendet, tidigare kat. 6, t.o.m. 1.1.2016 kat. 8 ger en mellanskillnad på 3 898,50 /månad, vilket betyder att inkomsterna täcker utgifterna. Nämnden godkände härefter förslaget. Styrelsen 29.10.2015 174 Föredragning: samkommunsdirektör Sofia Ulfstedt sofia.ulfstedt@karkulla.fi Förnamn.efternamn@karkulla.fi Det finns en inkongruens mellan förslaget och beslutet. Föreslås att ärendet remitteras till regionala nämnden i Nyland för tilläggsutredningar. Förslag: Styrelsen beslutar att ärendet remitteras till regionala nämnden i Nyland för tilläggsutredningar. Delges: vik. regionchefen i mellersta Nyland, personalförvaltning, ekonomiförvaltning Regionala nämnden i Nyland 1.12.2015 KONFIDENTIELLT ÄRENDE Beredning: Jenny Ek, vik. regionchef i mellersta Nyland Föredragning: regionchef Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi Till Ringvägarnas serviceenhet har tre personliga hjälpare utanför lönestaten anställts. Anställningarna har skett på befattningsnumren 3051, 100 %, 3074, 100 % och 3075, 78,83 %. Anställningarna har gjorts t.o.m. 31.5.2016 genom tjänstemannabeslut. En personlig hjälpare 100 % (bef.nr. 3051) har anställts till en klient som den 1.2.2015 flyttade till det nyrenoverade och återöppnade Andelslagsvägens boende. Denna klient har enligt Stockholmsbedömning och särskild redovisning bedömts till högsta avgiftskategori i boendeverksamhet (kat 8:324,88 /dygn) och klienten ha bedömts ha behov av personlig hjälpare på heltid. Kårkullas ledargrupp har godkänt avgiftskategorin för klienten 2.10.2015 908. Tidigare budgeterad inkomst enligt kat 6 (194,93 /dygn), för år 2015. Mellanskillnaden
24 mellan gamla och nya kategorin är 3 952,65 /månad. Löneutgifterna för personlig hjälpare är ca 2670 /månad, vilket betyder att inkomstökningen täcker utgifterna för anställningen. En personlig hjälpare 100 % (bef.nr. 3074) har anställts till en klient som den 1.2.2015 flyttade till det nyrenoverade och återöppnade Andelslagsvägens boende. Denna klient har enligt Stockholmsbedömning och särskild redovisning bedömts till högsta avgiftskategori i boendeverksamhet (kat 8:324,88 /dygn) och klienten ha bedömts ha behov av personlig hjälpare på heltid. Kårkullas ledargrupp har godkänt avgiftskategorin för klienten 05.02.2015 417. Detta är en ny, ej budgeterad inkomst för år 2015, vilket ger en intäktsökning på 10 721,77 /månad (kat 8 & 20 hemmadagar/månad). Löneutgifterna för personlig hjälpare är ca 2670 /månad, vilket betyder att inkomstökningen täcker utgifterna för anställningen. En personlig hjälpare 30 t/v eller 78,83 % (bef.nr. 3075) har anställts till Ringvägarnas serviceenhet för att tillgodose behovet av utökad stödboendeservice i Grankulla. Ringvägarnas serviceenhet: Grankulla boende inledde stödboendeservicen för klienten i fråga den 1.3.2015. Därefter gjordes Stockholmsbedömningen och klienten bedömdes i avgiftskategori 4 (87,72 /dygn) genom ledargruppens beslut 26.5.2015 674. Detta är en ny, ej budgeterad inkomst för år 2015, vilket ger en intäktsökning på 2 668,15 /mån. Löneutgifterna för personlig hjälpare 78,83 % är ca 2138 /månad, vilket betyder att inkomstökningen täcker utgifterna för anställningen. Befattningarna i mellersta Nyland har granskats och den regionala personalsituationen utretts. Det har konstaterats inte möjligt att omplacera budgeterad personal eller lediga personliga hjälpare. Beredarens förslag: Nämnden föreslår för styrelsen tillsvidareanställning av två personliga hjälpare 100 % och en personlig hjälpare 78,83 % till Ringvägens serviceenhet från och med 1.6.2016, pga att nuvarande tjänstemannabeslut är i kraft till 31.5.2016. Föredragarens förslag. Nämnden besluter enligt beredarens förslag och skickar ärendet vidare till styrelsen. Delgivning: Styrelsen
25 295 Ta del av tjänsteinnehavarbeslut Beredning: regionchef i Östra Nyland Gunilla Backman. Föredragare: ordförande Kari Hagfors Följande tjänsteinnehavarbeslut har tillställts nämnden: Regionchefen i mellersta Nyland Jenny Ek 83-100 Regionchefen i östra Nyland Gunilla Backman 41-51 Beslutsprotokollen finns till påseende på mötet. I förteckningen ingår inte beslut i ärenden gällande kortvariga tjänst-och arbetsledigheter i vilka beslutanderätten fastställts i samkommunens förvaltningsstadga och gällande vilka nämnden beslutat att inte utnyttja sin rätt att ta till behandling. Bilaga: Förteckning över de tjänsteinnehavarbeslut som tillställts nämnden. Beredarens förslag: Nämnden antecknar att den tagit del av protokollen samt beslutar att en överföring av besluten inte är påkallad. Föredragarens förslag: Nämnden beslutar i enlighet med beredarens förslag.
296 Anmälningsärenden 26 Föredragning: regionchef Gunilla Backman gunilla.backman@karkulla.fi För kännedom bifogas följande: 1.Förnyat samarbetsavtal med Eteva gällande verksamheten vid Grankulla boende. Kårkulla samkommun och Eteva har avtalat om samarbete gällande personalinsatser vid boendeverksamheterna på Ersvägen 15 i Grankulla. Samarbetsavtalet har uppdaterats, både innehållsmässigt och till priset. Avtalet i bilaga. 2. Styrelsens paragraf 157 och 172 samt bilagor till dessa. Förslag: Antecknas för kännedom.
297 Eventuella övriga ärenden 27 Inga övriga ärenden förelåg