Rutiner, Policys & Riktlinjer Sävar IK gymnastik och hopprep

Rutiner, Policys & Riktlinjer Sävar IK gymnastik och hopprep 2018-10-21 1

Innehåll Avgifter 3 Budget 3 Deltagarlistor 3 Försäkring 3 Försäljning 4 Hemsidan 4 Inköp 4 Kölistan 5 Ledare 5 LOK 6 Styrelsen 7 Tagg 7 Tävling/Läger 8 Utbildning 8 Bilaga 1 9 Beskrivning av verksamhetsåret Gymnastik och hopprepssektionen 9 Höstterminen 9 Vårterminen 10 Övrigt 11 Bilaga 2 12 brev angående uppsägning av plats 12 Bilaga 3 13 Välkommen till en ny termin inom gymnastik/hopprepssektionen! 13 2018-10-21 2

Avgifter Deltagaravgift 100% deltagaravgift debiteras oavsett när man börjar eller slutar under terminen. I avgiften ingår olycksfallsförsäkring och ev. tävlingsavgift. Vid nyanmälan får man prova på 3 ggr utan kostnad. (OBS! Ej försäkrade via klubben vid dessa tillfällen). Medlemsavgift Sävar IK För att få delta i någon av våra gymnastik-/hopprepsgrupper gäller att man förutom en deltagaravgift också betalar in en års/medlemsavgift till Sävar IK. (Gäller från det år man fyller 7 år.) Medlemsavgiften betalas in oavsett när under året man börjar men skickas vanligen ut varje vår. Budget Varje år görs en budget gemensamt för gymnastik och hopprep. Önskemål om inköp eller övriga planerade kostnader såsom utbildningar, tävlingsresor mm bör lämnas in i god tid innan december börjar för styrelsens budgetplanering. Deltagarlistor Den administrativa ledaren i varje grupp lägger upp sina deltagare i en grupp i Idrott online. I god tid i början av varje ny termin redigeras denna grupp, man lägger till nya deltagare och tar bort de som slutat. Aktuella kontaktuppgifter som mejladress och tel.nr ska registreras. Alla ledare skall även finnas med i gruppen. Skicka därefter listan på alla i gruppen samt markera vilka som ska ha avvikande deltagaravgift ex. " ledarbarn - gratis" eller "styrelsebarn - gratis" till savarik.ghstyrelsen@gmail.com Även ledare som ansvarar för närvaroregistrering ska markeras. Detta ska ske sista januari och sista helgen i september. Använd Idrottonline, skapa en lista genom att exportera till Excel, man kan då välja välj kolumner, sen kan man klicka bort allt utom namn, personnummer. Försäkring Alla ledare och funktionärer har en försäkring per automatik som medlemmar i Svenska Riksidrottsförbundet och den försäkringen är placerad i Folksam, den täcker volter och liknande gymnastik. Alla gymnaster ska vara försäkrade via Pensum. Detta anmäls av försäkringsansvarig enligt de deltagarlistor som skickas till styrelsen. Ledaren för gruppen måste ange om deras gymnaster ska ha Bas-, tränings- eller tävlingsförsäkring. 2018-10-21 3

Basförsäkring - Familjegympa/Barngymnastik/Hopprepsgrupper som inte tävlar. Här räcker det att som ledare ange antal flickor resp pojkar i den egna gruppen. Träningsförsäkring - Den är obligatorisk för alla gymnaster som utför fria rotationer runt tväraxeln (oavsett redskap) eller överslag och kullerbytta på trampett. För att försäkra ny gymnast krävs fullständigt personnummer. Tävlingsförsäkring - Tävlingsgymnastik/Hopprepsgrupper som tävlar. Alla försäkringar täcker transport till och från träning/tävling. Skadeanmälan ska göras direkt till försäkringsbolaget. Ni kan antingen ringa till Svedea på 0771-160 199 eller fylla i skadeblanketten här och skicka till Svedea. Tänk på att alltid ha deltagarlistor med mobilnummer till vårdnadshavare med vid träningen om något allvarligt skulle inträffa, samt adress till aktuell hall. Försäljning Varje grupp ansvarar för försäljning så det täcker kostnader för tävlingar, läger mm utöver det föreningen bidrar med. Flera av grupperna har lagkassor. Varje sektion har en länk till försäljningskalendern där man kan se vilka som säljer för tillfället så att man kan undvika att sälja samma saker samtidigt. Allmän insamling styrs från styrelsen. Hemsidan Bilder publiceras, dock inga namn. Se bildpubliceringspolicy på hemsidan! Inköp Alla inköp av redskap, stora eller små, ska vara sanktionerade i styrelsen. Inköp ska ske av utsedd representant. Fakturaunderlag/kvitton ska märkas med respektive grupp, samt den som handlat och därefter attesteras av utsedd kassör. Klädinköp Klubboverall, bag eller ryggsäck beställs via klubbshopen. Övriga kläder som behövs i gruppen köps in efter godkännande av ledare/styrelse. Inköp ska ske av utsedd representant. Inkassering av pengar vid ex. läger, klädinköp mm Ansvarig ledare skickar en lista över de personer som skall betala en viss summa till Sävar IK:s kansli, ex. lägeravgift. Kansliet skickar därefter ut en faktura till de berörda. Utgå från idrottonline 2018-10-21 4

Alternativt att ansvarig ledare tar emot pengar från alla som är berörda och betalar sen in totala summan till Sävar IK:s bankgiro. Enskilda individer skall inte betala in till Sävar IK! Kölistan All nyanmälan sker via hemsidans flik "Intresseanmälan". Ingen anmälan skall ske direkt till respektive grupps ledare. Hanteringen av fliken "Intresseanmälan" sköts av utsedd administratör som också sköter kallelser ut till föräldrar när lediga platser finns. Flytt av barn mellan grupper skall ske i samråd mellan ledare och innan man tar in nya från kön! Ledare måste meddela administratören när de har lediga platser i sin grupp. Likaså måste de meddela kansliet när de fått in en ny deltagare för fakturering. Tackar man nej tappar man sin plats i kön. Förälder får inte "hålla" en plats genom att betala deltagaravgift men inte låta barnet delta i aktiviteterna. Förälder får inte pausa barnets deltagarplats utan betydande orsak. Ledare Som ledare förväntas man alltid vara ett föredöme under träningarna. Till hjälp finns uppförandekoden som alla ledare bör känna till. Alla ledare ska vara medlem i Sävar IK. Grupperna ansvarar för att minst en ledare från varje grupp deltar vid de gemensamma ledarmötena. Arvoden Arvode utgår enligt följande taxa till ledare som inte har eget/egna barn i någon grupp. Ungdomsledare yngre 43 kr/h Gäller för ungdom 12-14 år som hjälper till på träning. Saknar utbildning. Ungdomsledare äldre 50 kr/h Gäller för ledare 15 år och uppåt som hjälper till på träning och har gått minst Bas B&U Gäller från den dag man fyller 15 år. Ledare 62 kr/h Gäller för ledare som har minst Baskurs Barn och Ungdom + inriktning 2018-10-21 5

Planerar och ansvarar helt över en grupp. Hjälpledare Vuxna som hjälper till på träningar, får förtur i kö och möjlighet till hjälpledarutbildning. Vid tävling eller läger utgår inget timarvode till ungdomsledare/ledare. Ersättningar Målet är att varje grupp ska ha 25 deltagare, sektionen betalar då ut ersättning/betalar deltagaravgift för 3 ledares barn samt arvode för maximalt två ungdomsledare. I grupper med 15-20 barn betalar sektionen deltagaravgifter för 2 ledares barn samt arvode för maximalt två ungdomsledare. Detta gäller ledare med eller utan utbildning och eget/egna barn i någon grupp som planerar och ansvarar över en grupp. Ledarnärvaron ska vara minst 70% för att sektionen ska betala deltagaravgiften. Reseersättning/Reseräkning Reseersättning för träning, möte el.dyl. betalas med 18,50 kr/mil utanför Sävar tätort (gräns 1 mil) oavsett färdsätt. Val av transportsätt ska vara mest kostnadseffektivt i förhållande till tid. Samåkning skall ske i möjligaste mån. Reseräkning ska sammanställas varje termin och lämnas till kassör. Vid egen träning + ledaruppdrag erhålls ersättning för en väg. LOK LOK = Lokalt aktivitetsstöd = Vi får en viss summa pengar från kommunen för varje aktiv individ vi registrerar vid våra träningstillfällen. Det är viktigt att registreringen sker så snart som möjligt efter varje träningstillfälle för att vi inte ska gå miste om ersättningen. Varje termin skall alltså närvaroregistrering ske på de aktiva i Idrott online. Administrativt ansvarig i varje grupp lägger upp träningstiderna i en kalender för sin grupp. OBS! Lägg EJ upp en ny kalender utan välj den kalender som redan finns upplagd och som är benämnd med enbart gruppens namn. Välj sedan, om du vill, appen idrottonline för registrering. Får du problem, ta kontakt med Sävar IK:s kansli ; mail: kansliet@savarik.se. 2018-10-21 6

Styrelsen Styrelsen skall helst bestå av ledamöter från alla aktivitetsgrupper. Önskvärt är att man ska sitta i styrelsen i 2-års rullande intervaller såvida man själv inte önskar sitta kvar en längre period då kan man vara aktuell för omval. Styrelseledamöter har sina barn gratis oavsett grupp. Ansvarsområden Ordförande/Mötesansvarig Ansvarig tävlingsgymnastik/utbildning Ansvarig barngymnastik/utbildning Ansvarig hopprep/tider/utbildning Ansvarig tai chi chuan/tider/utbildning Representant för Gymnastik & Hopprep i huvudstyrelsen Administratör/Ansv. för kölista Sekreterare Försäkringsansvarig Ansvarig hemsida & sociala medier Kassör Café Ansvarig halltidsfördelning Inköp redskap / utrustning Förväntningar på föräldrar När man har aktiva barn i grupperna får man räkna med att bidra i olika uppdrag för att föreningen ska fungera. Tagg Kvitteras ut av ledare på simhallen Sävar, efter ansökan via mail eller annan kontakt med simhallen. 50 kr betalas av ledaren själv. Taggen måste reaktiveras varje ny hösttermin. Detta görs av Umeå fritid, mail: fritid.bokning@umea.se eller tel.nr. 16 18 55 Länk för mer detaljerad information 2018-10-21 7

Tävling/Läger Alla grupper ska, om det behövs, vara med och bidra enligt uppgjord lista. Arbetsbeskrivningar ska finnas för respektive uppgift. Ex funktionärer, fika mm. Ledare har gratis resa, kost och logi vid tävling/läger på annan ort. Timarvode utgår inte. Deltagarna betalar sina egna kostnader själva om inte avgifterna kan täckas av intjänade pengar, med exempelvis Newbody försäljning. Vid större evenemang/tävling med längre resa involverad beslutar styrelsen från gång till gång hur mycket/om pengar från sektionen skall användas eller ej. Utbildning Behov ska årligen inventeras och i god tid lämnas in till styrelse för budgetering. Utbildning ska vara kostnadsfritt för huvudledare. - Innan styrelsens budgetmöte i december ska varje huvudledare ha inventerat behovet av utbildningar bland gruppens ledare. - När du varit ledare mer än en termin och vill fortsätta som ledare hos oss kommer vi att erbjuda dig utbildningar. - Hittar du själv en utbildning som du vill gå så kontaktar du styrelsen för ett godkännande. - När du fått godkänt så anmäler du dig själv på gymnastikförbundets hemsida. - Maila till Styrelsen att du anmält dig till en utbildning. - Kom ihåg att anmälan är bindande. Barn och ungdomsutbildningar Tävlingsutbildningar 2018-10-21 8

Bilaga 1 Beskrivning av verksamhetsåret Gymnastik och hopprepssektionen Höstterminen Ledarmöte i god tid innan terminsstart Genomgång ledare grupper träningstider Aktuellt med läger eller tävling under terminen? Behov av redskap/handredskap? Terminsstart Lägga ut info om terminsstart på hemsidan och på ICA-skärmen. Ledare för varje grupp uppdaterar sin deltagarlista. Alla grupper skall vara klara på idrottonline så att kanslisten kan skicka ut fakturor på deltagaravgift direkt vid terminsstart. Lista på avvikande deltagaravgifter skickas till styrelsen i god tid. Försäkringar Senast den 30/9 ska försäkringarna uppdateras. Ta bort deltagare som slutat och lägg till nya. Om inget görs fortsätter försäkringarna att löpa ett år till. Budget, verksamhetsberättelse och verksamhetsplan Under december /början på januari skriver vi verksamhetsberättelse för det gångna året, samt gör en budget och verksamhetsplan för kommande år. Detta skickas till kansliet. (Ska till huvudstyrelsen) Ledarmöte innan terminsavslutning Gemensam planering av avslutningen. Övrigt som är aktuellt. Ev. förändringar inför kommande termin. Terminsavslutning Se separat information om terminsavslutningar. Kom ihåg att begära upplåsning av ytterdörren! 2018-10-21 9

Vårterminen Ledarmöte i god tid innan terminsstart Genomgång ledare grupper träningstider Aktuellt med läger eller tävling under terminen? Aktuella utbildningar under året? Terminsstart Lägga ut info om terminsstart på hemsidan, sociala medier och på ICA-skärmen. Ledare för varje grupp uppdaterar sin deltagarlista. Alla grupper skall vara klara på idrottonline så att kanslisten kan skicka ut fakturor på deltagaravgift direkt vid terminsstart. Lista på avvikande deltagaravgifter skickas till styrelsen i god tid. SAMI Årsrapport skall skickas in senast 31/1. Årsrapport till Sv. Gymnastikförbundet Sista rapporteringsdag är 30/3 Ledarmöte innan terminsavslutning - slutet på april Planera kommande termin i god tid innan tidsfördelningsmöte; ledare grupper träningstider. Behov av nya ledare? Nya grupper? Gemensam planering av avslutningen. Övrigt som är aktuellt - Sävardagen? Terminsavslutning Se separat information om terminsavslutningar. Kom ihåg att begära upplåsning av ytterdörren! Tidsfördelningsmöte - under maj månad Sektionsansvariga för Gymnastik/Hoprrep, Innebandy och Handboll träffas och kommer överens om halltiderna. 2018-10-21 10

Övrigt Utbildningar via Gymnastikförbundet Norr Via Gymnastikförbundet Norr ordnas olika ledarutbildningar under året. Information kommer via mail. Mer info på; http://www.gymnastik.se/distrikt/gf-norr/ Styrelsemöten Styrelsen träffas två gånger per termin, i början och slutet av varje termin, samt ytterligare någon gång vid behov. Ledaraktivitet Ordnas antingen på vårterminen eller som en kick-off på höstterminen. 2018-10-21 11

Bilaga 2 brev angående uppsägning av plats Hej på er! Terminen börjar nu lida mot sitt slut. Då det är många barn i kö och för att vi skall kunna planera grupperna inför nästa termin vill vi att de som ej tänker fortsätta med gymnastik/hopprep säger upp sin plats genom att meddela detta till sin ledare. De som ämnar fortsätta behöver inte göra något utan platsen står kvar. Uppsägning av plats skall göras senast två veckor innan terminsslut. Om detta inte görs riskerar man att få betala nästa termins deltagaravgift. Med vänlig hälsning! Styrelsen Gymnastik/Hopprep

Bilaga 3 Välkommen till en ny termin inom gymnastik/hopprepssektionen! Här kommer lite information till dig förälder som har barn som just skall börja hos oss eller som kanske redan tränat en tid! För att kunna delta i Sävar IK s idrotter så gäller att man ska vara medlem i Sävar IK. Medlemsavgiften betalas in oavsett när under året man börjar men skickas vanligen ut varje vår. Avgiften är 250 kr för varje enskild medlem fr.o.m. 7års ålder. Avgiften sänds ut som en faktura till den mailadress ni har registrerat i medlemsregistret. Finns ingen mail registrerad så postas den till er folkbokföringsadress. Vid frågor vänd er till: kansliet@savarik.se För att få delta i någon av våra gymnastik-/hopprepsgrupper gäller att man förutom medlemsavgiften också betalar en deltagaravgift. OBS! Faktura på deltagaravgiften skickas ut via mail i början av terminen så se till att lämna rätt mailadress till ansvarig ledare och håll koll i skräpposten om ni aldrig fått mail från kansliet tidigare. Inför träningar vill vi att barnen: Kommer i tid Bär lämpliga träningskläder och har uppsatt hår om det är långt Inte bär några smycken Tar med sig vattenflaska och en frukt vid mer än en timmes träning Inför och efter träningar uppskattar vi om ni föräldrar hjälper till med fram och bortplockning av redskap så att vi kan utnyttja träningstiden så optimalt som möjligt. Ekonomi: Deltagaravgifter som betalas in täcker inte alla de kostnader som sektionen har. För att kunna utbilda våra ledare, köpa in nya hopprep/redskap och helt enkelt utveckla vår verksamhet så behöver alla grupper ibland hjälpa till att tjäna in lite extra pengar till kassan genom ex. fikaförsäljning vid hemmatävlingar/uppvisningar samt även ibland idka övrig försäljning ex.newbody. Försäljning av produkter gäller främst tävlingsgrupperna som åker på läger och tävlingar och därmed behöver mer intäkter för detta. 2018-10-21 13

Föreningsarbete inom sektionen för gymnastik o hopprep: Styrelsen för Gymnastik/Hopprep träffas ca 2-3 gånger/termin. Målet är att vi skall vara representerade från alla grupper, och därmed kunna ha varsin funktion i arbetet. Vi diskuterar och planerar allt ifrån budget, utbildningsbehov, policys i sektionen till årlig social aktivitet för ledare/styrelse. Som förälder är ni en viktig resurs för en ideell förening, det finns många poster som behöver fyllas av andra personer än ledarna som står på golvet, det kan var sådant som att sitta i valberedning, fastighetsgrupp, sponsorgrupp, utvecklingsråd, försäljningsråd, cafegrupp osv. Gruppindelning : P.g.a. olika orsaker måste ledarna ibland göra omfördelningar av barnen mellan grupperna. Vi vill att ni litar på ledarnas kunskap och omdöme i den frågan. Vänd er gärna till någon i styrelsen om ni har någon fundering. Till sist vill vi bara säga att: Vi är i ständigt behov av ledare och hjälpledare! Många tror att man måste ha tränat aktivt själva tidigare för att kunna vara tränare, men så är det absolut inte, inte på någon av nivåerna. Det hela handlar om rörelse, glädje och gemenskap. Vi utbildar alla våra ledare fortlöpande med de utbildningar de måste ha, och känner sig behöva. Är ni intresserad av att vara ledare är det framförallt tid och engagemang som behövs. Det vi kan erbjuda förutom en fantastisk glädje och gemenskap är betalda utbildningar samt förtur för era barn om de står i kö till någon grupp!!! Med vänlig hälsning! Styrelsen Gymnastik och Hopprep 2018-10-21 14