Handläggare Telefon +46 (0)498 26 9430 E-post elisabeth.osterdahl@gotland.se Diarienr Datum 2013-05-14 Tjänsteskrivelse Bilaga: Delårsrapport 1/2013 Expediering till: LK, ekonomiostyrning@gotland.se w3d3rs@gotland.se Delårsrapport 1/ 2013 Förslag till beslut Förvaltningen föreslår arbetsutskottet besluta Att godkänna delårsrapport nr 1 2013 Att anta förslag till anpassningar i budget 2013 för att verkställa återstående besparingsbeting Bakgrund och ärendebeskrivning Den ekonomiska prognosen för 2013 visar på ett underskott på 3,3 mnkr. Efter justeringar/periodiseringar i budget och utfall redovisar nämnden ett underskott på 1,7 mnkr för första kvartalet. I den första delårsrapporten är det framför allt för- och grundskoleområdena som redovisar underskott för verksamhetsåret 2013. För- och grundskoleområde norr prognostiserar ett resultat på -2,4 mnkr och det södra för- och grundskoleområdet -1,2 mnkr. För - och grundskoleområdenas prognoser fördelar sig på förskola med ett positivt resultat på 1,7 mnkr, pedagogisk omsorg -0,3, fritidshemmen -8,5 mnkr, förskoleklass 5,4 mnkr och skola -1,9 mnkr. Förmodligen är inte resultatet för fritidshemsverksamheten och förskoleklassen rättvisande då det kan antas att kostnaderna inte omfördelats fullt ut efter att samlad skoldag infördes 2012-09-01 och i samband med detta även bidraget till fritidsverksamheten minskade. Respektive för- och grundskolechef har lämnat en skriftlig lägesrapport för sitt område till nämndens ordförande. Under 2013 är anslaget till skolskjutsar tillfälligt förstärkt med hjälp av omdisponeringar inom nämndens budget. I dagsläget är det osäkert om skjutskostnaderna kommer att rymmas inom budget. I dagsläget är bedömningen att budgetförstärkningen för volymförändringar kommer att hålla under året. I övrigt kommenteras de olika styrkortsperspektiven i bifogad skrivning. I samband med att nämndens beslutade om Internbudget 2013 den 2012-11-14 återstod efter beslutet ett anpassningskrav på 1 345 tkr. Tillsammans med ytterligare besparingar som senare beslutats finns i dagsläget ett krav på anpassning motsvarande 2 619 tkr. Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE 621 81 Visby Telefon +46 (0) 498 26 34 06 E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro 339 8328 Postgiro 18 97 50 3 Org. nr. 212000-0803 Webbplats www.gotland.se/buf
2(2) Förvaltningen föreslår att följande budgetanpassningar görs i budget 2013: särskolan -250 tkr central förvaltning inkl nämnden -375 tkr avtal avseende Microsoft licenser för barn- och utbildningsförvaltningen -150 tkr minskade kostnader för inköp genom att följa ramavtal -840 tkr (= 0,08 procent i avkastningskrav) ytterligare minskning av anslaget för extraordinära personalkostnader med 1 000 tkr Total anpassning 2 615 tkr. Ärendets beredning Ärendet är berett av skoldirektör och ekonomichef tillsammans med ledningsgruppen. Konsekvenser Utfört Ja x Nej Ekonomiska konsekvenser: Ja x Nej Barnkonsekvenser: se checklista för barnkonsekvensanalys Ja Nej Jämställdhetskonsekvenser: se checklista för Jämställdhetskonsekvenser Handläggare Elisabeth Österdahl Förvaltningschef Ann Chatrin Norrevik
1(8) Barn- och utbildningsnämndens delårsrapport 1/2013 1. Sammanfattande kommentar Stora krav ställs på huvudmannen utifrån reformerna på skolområdet; skollag, nya kursplaner och lärarlegitimation. Anpassningar måste göras för att klara både det ekonomiska och kvalitetsuppdraget - en likvärdig skola med måluppfyllelse i enlighet med styrdokumenten. Några problemområden i vardagen som behöver hanteras är, att det fortfarande är svårt att rekrytera utbildade förskollärare till förskolan, att ämnesbehörigheten i grundskolan är svårare att tillgodose på enheter med få pedagoger, att insatser för barn och elever med särskilt stöd ökar och att grundskolans svårigheter att hålla budget fortsätter. Förvaltningen prioriterar behörighetsbreddande kompetensutveckling, men också behovet av specialpedagogisk kompetens som ökar utöver behörighetskraven. För närvarande utreder förvaltningen möjligheter att inrätta så kallade förstelärarbefattningar som innebär statligt lönetillägg för särskilt kvalificerade lärare. Om det får några ekonomiska konsekvenser går i dagsläget inte att förutsäga. För att kunna använda datorn som ett pedagogiskt verktyg i det vardagliga skolarbetet växer behovet av elevdatorer/surfplattor och att trådlösa nät installeras i grundskolorna och förskolorna 2. Väsentliga/kritiska händelser Brukare/kunder Efterfrågan på förskoleplatser fortsätter att vara stor. Förskolechefer signalerar svårigheter att klara platsgarantin på fyra månader. För att möta behoven av förskoleplatser i Visby öppnades 2 april 2013 en ny förskoleavdelning i Stävenområdet i södra Visby. Fortsatt översyn av förskolelokaler inför hösten 2013 kommer att göras. Rektor för Väskinde skola rapporterar att när man inte kan erbjuda förskoleplatser i Väskinde, så väljer föräldrarna även skola i Visby där barnen fått kamrater. Även rektor för Fole/Stenkyrka beskriver svårigheter att behålla elever i upptagningsområdet, då föräldrar vill placera sina barn i Visby, som mer stämmer med familjers levnadsmönster. Beräknad elevminskning i Fårösund läsåret 2013/14 med 14 elever ger stor effekt i en redan liten skolorganisation. Rörligheten, bland annat till följd av det fria skolvalet, gör sig påmind i planeringen inför läsåret 2013/14. Det finns skolor som har elever i kö, på grund av att flera som söker plats Besöksadress Visborgsallén 19 Postadress SE 621 81 Visby Telefon +46 (0) 498 26 34 06 E-post regiongotland@gotland.se Bankgiro 339 8328 Postgiro 18 97 50 3 Org. nr. 212000-0803 Webbplats www.gotland.se/buf
2(8) inte bor i upptagningsområdet. Skolvalet påverkar planeringsförutsättningar för både budget och verksamhet. Romaskolan har fått färre elever på mellanstadiet som en följd av skolnedläggning i Hogrän. Antalet barn födda i Lyckåkerskolans upptagningsområde ökar. Detta kommer inom några år att skapa lokalproblem i skolan, som inte kommer att kunna rymma alla barn. Antalet elever i Kulturskolans verksamhet fortsätter att öka samtidigt som kön kvarstår som tidigare. Kulturskolans gruppverksamhet är den främsta anledningen till att man kunnat ta emot fler elever. Särskolan upplever att elever med tilläggsfunktionsnedsättningar inom det neurospykiatriska området liksom inom kommunikation med grav språkstörning fortsätter att öka. Det kräver en högre personaltäthet samt ett starkt behov av samverkan med andra professioner i andra förvaltningar. Alla elever i årskurs 9 i särskolan och år 4 i gymnasiesärskolan följs nu upp med nya psykologiska bedömningar. Antalet mottagna elever i grundsärskolan och gymnasiesärskolan är i nuläget 59 respektive 65 elever Arbetet med att anpassa talpedagogverksamheten inom barn- och elevhälsan utifrån minskade resurser fortgår. Utlåning av pedagogiskt undervisningsmaterial som filmer och TV program har ökat. En bidragande orsak kan vara att tekniken för streaming ute på grundskolorna inte fungerar tillfredställande. Installation av trådlösa nät och migrering för Win7 sker i första hand vid högstadieskolorna och de större grundskolorna på Gotland. Satsningen på digitala lärverktyg som datorer/läsplattor fortsätter under året. Ekonomi Balans mellan kostnader och intäkter i samtliga skolformer och enheter är ett krav för att barn- och utbildningsnämnden ska klara en ekonomi i balans 2013. Inför verksamhetsåret 2013 erhöll barn- och utbildningsnämnden budgetkompensation för flöden med 11,8 mnkr. Vidare har nämnden, förutom uppräkning för index- och lönekostnadsökningar, fått kompensation enligt finansieringsprincipen med 2,0 mnkr och för satsningar inom informations- och kommunikationsteknik med 2,3 mnkr samt för lönepolitiska prioriteringar 7 410 tkr 2013. Totalt besparingskrav uppgår till 2 827 tkr varav 1 656 tkr beslutades i regionstyrelsen så sent som i februari 2013. Förvaltningen skall återkomma med förslag på återstående besparingsåtgärder i samband med behandling av delårsrapport 1/2013 i arbetsutskottet Kravet på avsättning till buffert på en procent, 10 mnkr har inte verkställas i årets budget.
3(8) Periodens resultat För perioden januari till mars 2013 visar det ekonomiska resultatet ett underskott jämfört med budget på 1,7 mnkr. Tabell 1: Periodens resultat 2013, tkr Verksamhetens totala intäkter Verksamhetens totala kostnader Verksamhetens nettokostnader Periodens budget Jan mars 2013 Periodens utfall Jan mars 2013 Periodens resultat Jan mars 2013 Periodens resultat Jan mars 2012 Periodens resultat Jan mars 2011 156 507 160 905 4 398 1 307 826 422 324 428 438 6114 4 438 3 641 265 817 267 533 1 716 3 131 4 467 Periodens resultat ger en grov bild av årets tre första månader. För att bilden skall vara fullständig måste alla kostnader och intäkter härledas till rätt period under året vilket är svårt att periodisera fullt ut. Jämfört med förra året är periodens resultat bättre, men det förutsätter att återstående besparing verkställs. Nettokostnadsutvecklingen för jan mars är, jämfört samma period 2012, + 7,2 procent, även bruttokostnadsutvecklingen är + 7,2 procent Budget i balans Det finns orosmoln som kan påverka kostnadsutvecklingen under året. Ett sådan är årets lönerörelse. En förutsättning för ekonomisk balans är att årets lönerörelse inte överstiger den kompensation som medgivits i budgetramarna alternativt att motsvarande ramförstärkning medges. Om utfallet exempelvis skulle bli en procent över tilldelat kostnadsutrymme innebär det en icke finansierad kostnad på ca 3-4 mnkr bara för kategorin förskole- och grundskolelärare. Den nya skolskjutsorganisationen som började gälla höstterminen 2012 gav inte den kostnadsbesparing som förväntats. Under 2013 är anslaget till skolskjutsar tillfälligt förstärkt med hjälp av omdisponeringar inom nämndens budget. I dagsläget är det osäkert om skjutskostnaderna kommer att rymmas inom budget. Kostnaderna för specialskjutsar och växelvis boende har under första kvartalet ökat från sammantaget 500 tkr år 2012 till 725 tkr 2013 vilket, om det är en bestående utveckling, skulle medföra en kostnadsökning på 600-700 tkr på årsbasis. Sedan 2009 har nämnda skjutsområde ökat från 1 500 tkr till 2 700 tkr 2012. I budgetförslaget för 2014 har nämnden äskat budgetförstärkning för skolskjutskostnaderna med 8 500 tkr inkl kostnadsökningar för särskolans kommande skjutsupphandling och tillkommande kostnader för bl a elever med särskilda skjutsbehov samt för skjutsar vid växelvis boende.
4(8) Ett återkommande problem är skolområdenas svårigheter att klara grundskolan inom budget. Rektorernas sammantagna prognos för 2013 pekar på ett underskott på 1,8 mnkr, vilket dock är en betydlig förbättring jämfört med 2012 då grundskolans resultat blev -12,3 mnkr. Eftersom särskolan har ett löpande mottagande av elever kan det innebära nya kostnader som är svåra att förutse beroende på exempelvis komplexitet i funktionsnedsättningen med särskilda och specifika lösningar för enskilda elever. Oklarheter råder kring hur omsorg på obekväm arbetstid kommer att påverka budget. Skolformerna Arbetet fortsätter på samtliga enheter med att få en budget i balans. Många chefer rapporterar svårigheter med att prognostisera på grund av osäkerhet om utfall av äskat tilläggsbelopp samt förändrad resurstilldelning till fritidshemmen. Även svårigheter att placera övertalig personal påverkar kostnadsutvecklingen Tabell 2: För- och grundskoleområdenas prognoser för de olika skolformerna framgår av tabellen nedan: Tkr 10 000 Förskole och skolområdenas resultat 2013, enligt prognos 5 000 0 5 000 10 000 15 000 Förskola Pedagogisk omsorg Fritidshem Förskoleklass Skola år 1 9 Prognos 2013 Resultat 2012 Resultat 2011 20 000 Flöden Barn- och utbildningsnämnden fick en budgetförstärkning för volymökningar med 11,8 mnkr i 2013 års budget. Efter tre månader ligger den totala volymen barn och elever något under den budgeterade volymen + 229 barn/elever, även om det finns ökningar i skolformen förskoleklass. Från och med hösten 2012 används, som underlag för volymäskande, den befolkningsprognos som ledningskontoret tar fram för varje år. Tabell 3 : Totalt antal barn i snitt/månad januari- mars i respektive skolform, antal Budget 2013 Antal/månad jan mars Differens Förskola 1 2,5 846 929 83 Förskola 2,5 5 1 851 1 710 141 Pedagogisk omsorg 61 58 3 Fritidshem 2 300 2 071 229 F klass år 9 5 454 5 513 59 TOTALT 10 512 10 281 231
5(8) Åtgärder med anledning av underskott i prognos Åtgärdsförslag för budget i balans har redovisats i samband med delårsuppföljningen, men redovisade åtgärder är inte tillräckliga för att nå en ekonomisk balans för flera rektorsområden och enheter, kraftfulla insatser måste därför vidtas, vilket jobbas med i förvaltningen. Medarbetare/ledare De nya kraven på legitimation och behörighet för förskollärare och lärare innebär att förvaltningen behöver ha kontroll på lärarpersonalens behörighet vad gäller den skolform, ålder och ämne som undervisning kan bedrivas i. En kompetensförsörjningsplan kommer att tas fram under våren 2013. Insatserna bedöms bli kostsamma för förvaltningen då det är svårt att få behörighetsgivande lärarlyftsutbildningar förlagda till Gotland, vilket leder till extra kostnader för resor till fastlandet Framtiden för förskollärare med lokal behörighet som inte kommer att vara behöriga efter 2015 är fortfarande oklar och kan ytterligare påverka rekryteringsbehovet. Förskolechefer anger att det är hög arbetsbelastning inom förskolan på grund av stora barngrupper. Flera rektorer på mindre skolenheter påtalar konsekvenserna av legitimationskravet och att det kommer bli svårt att rekrytera behöriga lärare. Högskolekursen Värdegrund och likabehandling planeras att förläggas till Gotland ht-13 och fördubblas på grund av stort ansökningstryck. Förvaltningen kommer att fortsätta satsning på Förskollärarlyft och Lärarlyft II, dock kommer en viss begränsning ske utifrån de ekonomiska förutsättningarna. Behörighetsförordningen ställer krav inom särskolan på en adekvat grundutbildning för respektive stadium men även en speciallärarutbildning inriktad mot utvecklingsstörning. Medel är äskade för att personal ska hinna skaffa sig adekvat utbildning innan 1 juli 2018. Ett flertal anställda som fått avgångsvederlag kommer att sluta sina anställningar den 1 juli 2013. Tjänsterna kommer inte att återbesättas. Processer På flera av förskolorna sker ett arbete med att utveckla pedagogisk dokumentation i enlighet med läroplanen. Högskolans utbildning kring värdegrund och likabehandling har flera förskolor med i sitt utvecklingsarbete. Trots ökat fokus på genusfrågor ökar skillnaderna i betyg mellan pojkar och flickor i åk 9. Flickornas resultat har höjts medan pojkarnas resultat sjunkit i jämförelse med 2011. Ökad kraft måste riktas mot att analysera hur skolan på ett bättre sätt möter pojkar i skolan. Klinteskolan, som vårterminen 2012 hade en låg måluppfyllelse, kan vid början av vårterminen 2013 påvisar förbättrade resultat.
6(8) Behovet av platser i våra särskilda undervisningsgrupper ökar då vi ser fler barn och elever med mer än ett funktionshinder. Även inom särskolans verksamhet finns en särskild undervisningsgrupp som framgent måste kompletteras med kunskap och kompetens från BUP och Socialtjänst. Specialpedagogisk kompetensutveckling för pedagogerna på våra enheter behövs för att de skall ha möjlighet att tidigt möta barns/elevers och deras föräldrars behov på ett professionellt sätt. Lärplattformen Schoolsoft underlättar dokumentation och bedömning av lärprocess och måluppfyllelse i hela särskolans verksamhet. Kulturskolan visar i sin uppföljning att de når goda resultat och har hög nöjdhet hos elever och föräldrar. Utvecklingsarbeten pågår bland annat inom pedagogik, delaktighet och inflytande för elever. Barn- och elevhälsan har varit delaktig i att revidera/arbeta fram rutiner inför läkarundersökningar inför placeringar av barn i samhällsvård och att säkra rutiner kring uppföljning och metoder av placerade barns sociala utveckling, hälsa, tandvård och skolgång. Samhälle Former för ett mer effektivt samarbete mellan olika förvaltningar har inletts i och med arbetet med SIP (samordnad individuell plan). Förskolorna Tallen i Hemse och Holken i Klintehamn står inför omfattande renoveringar, Mullvaden i Hemse får sitt kök ombyggt. Stora behov av renoveringar kvartsår dock bl a på förskolorna Kabyssen på Gråbo och Korallen i Vibble. I gymnasiesärskolan pågår ett arbete inför genomförandet av Gymnasiesärskola 2013, med nio nationella program och ett individuellt program Kulturskolan deltar tillsammans med ledningskontoret och tekniska förvaltningen i ett utbytesprojekt med Tanzania. Ny skollag och nya kursplaner, krav på skolbibliotek, ny teknik, fler datorer i skolorna mm påverkar efterfrågan från Pedagogiskt mediecentrum (PMC) och deras utbud av tjänster till förskolor och skolor. Utbudet och servicen ses under våren 2013 över i pågående utredning. Regionen är med och köper in bredband för de skolor som ligger inom aktuell socken för bredbandsuppkoppling.
7(8) 3. Resultatprognos och investeringsprognos Det prognostiserade resultatet för 2013 är ett underskott, jämfört med budget, på 3 309 tkr. Tabell 4: Resultatrapport på nämndnivå 2013, driftbudget Resultatrapport 2013 Årsbudget 2013 Prognos 2013 Avvikelse Verksamhetens totala intäkter 626 073 626 073 0 Verksamhetens totala kostnader 1 683 383 1 686 692 3 309 Verksamhetens nettokostnader 1 057 310 1 060 619 3 309 Kommunbidrag 1 057 310 1 057 310 0 Årets resultat 0 3 309 3 309 Förvaltningens ambition är att arbeta in kvarstående besparing samt också återhämta det underskott som i dagsläget ser ut att bli för 2013. För att klara minst ett nollresultat krävs kraftfulla insatser i verksamheterna. Investeringsprognos Investeringarna genomförs i enlighet med planering och beslut, vilket innebär att investeringsbudgeten beräknas användas fullt ut för sitt ändamål. Tabell 5: Investeringsprognos på nämndnivå 2013 PROJEKTNAMN Budget, tkr Utfall, tkr Prognos, tkr TOTALT 11 416 1 061 11 416 25001 Säkerhetsanordningar 900 95 900 25002 IT 2 406 240 2 406 25004 IT Administration 594 99 594 25005 Skol och förskolegårdar 200 0 200 25006 Romaskolan 2 000 0 2 000 25007 Romaskolan, utrustning 300 7 300 25013 Särskolan, 100 16 100 handikapphjälpmedel 25016 Undervisningsmaterial 225 16 225 25018 Ökat behov av förskoleplatser 1 000 32 1 000 25023 Övriga 1 500 267 1 500 bygginvesteringar/anordningar 25028 Kulturskolan, instrument 75 9 75 25031 Återanskaffning 1 000 37 1 000 25033 Solklintens förskola, kök 200 0 200
8(8) 4. Kommentar till personalstatistik Antalet tillsvidareanställda har ökat med en person från sista december 2012 till sista mars 2013, från 1 478 till 1 479. Under samma period har antalet visstidsanställda ökat med tio personer, från 123 till 133. Antalet tillsvidareanställningar, uttryckt i årsarbetare, har ökat med drygt fem tjänster från sista december 2012 till sista mars 2013. Under samma period har antalet visstidsanställningar, uttryckt i årsarbetare, ökat med knappt fem tjänster. Mättillfällena hänför sig till samma läsår och det sker normalt inga större personalförändringar från höst- till vårtermin. Emellertid kan mättillfället den 31 december spela roll när det gäller ökade antalet visstidsanställda efter årsskiftet genom att en del av dessa inte är registrerade den 31 december för att sedan återigen blir anställd i januari. Ökningen av antalet tillsvidareanställda kan bero på att visstidsanställda under perioden har erhållit tillsvidareanställning enligt den s k konverteringsregeln i LAS. Ann-Chatrin Norrevik Skoldirektör Elisabeth Österdahl Ekonomichef