FINANSMINISTERIET Bilaga 4 STATSRÅDETS PRINCIPBESLUT OM ÅSTADKOMMANDE AV STATENS VARAKTIGA OMKOSTNADSBESPARINGAR OCH AV OMKOSTNADSBESPARINGAR ÅR 2010 Staten har under de senaste åren utvecklat gemensamma stöd- och servicefunktioner samt för utveckling av dessa investerat i stora datasystem. Utvecklingsarbetet är till ett flertal delar ännu oavslutat eller under beredning. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna har infört nya förfaranden, vilket har synts som effektivare verksamhet och besparingar på statsnivå. Ett fullskaligt införande har ännu inte skett, vilket delvis beror på de utspridda befogenheterna. Genom att dra full nytta av de gjorda utvecklingsinvesteringarna kan ämbetsverkens och inrättningarnas verksamhet utvecklas vidare så att varaktiga omkostnadsbesparingar kan åstadkommas. Reformeringen av verksamheten ger även möjlighet att göra de tjänster som produceras för medborgarna effektivare. Utvecklandet av tjänsterna och processerna bör leda till bästa möjliga ekonomiska och samhälleliga totalresultat. I statens årliga konsumtionsutgifter har arbetskraftskostnaderna (49 % år 2008, ca 5,8 miljarder euro) utgjort den största posten. Av arbetskraftskostnaderna har lönerna stått för ca 4,7 miljarder euro och de övriga, indirekta arbetskraftskostnaderna för ca 100 miljoner euro. Pensionsutgifterna har varit ca 3,4 miljarder euro och de övriga konsumtionsutgifterna ca 1,3 miljarder euro. Statsförvaltningens upphandling av varor och tjänster uppgår till ca 3,0 miljarder euro per år och lokalhyrorna till ca 0,9 miljarder euro per år. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna kan även åstadkomma varaktiga omkostnadsbesparingar på kort och lång sikt genom egna åtgärder och aktivt själva vidta åtgärder för att balansera sin ekonomi i syfte att trygga den övergripande verksamheten. Kritisk granskning av t.ex. upphandlingsvolymerna för varor och tjänster, resevolymen och reseförfarandena, kommunikations- och mötesförfarandena, energianvändningen, utbildnings- och seminarieförfarandena samt användningen av experttjänster ger möjlighet att vidta direkta besparingsåtgärder för år 2010. Dessutom ska åtgärdernas effekter följas upp. Detta principbeslut slår fast ett antal principer och förfaranden för produktionen av gemensamma tjänster och anger metoder som ämbetsverken och inrättningarna kan använda för att klara verksamheten i statens mer ansträngda ekonomiska läge. Beträffande principerna för koncernstyrning vid digitaliseringen av förvaltningen och tjänsterna pågår ett separat beredningsarbete vid Finansministeriet, och inom detta område kan riktlinjer väntas under våren. Genomförandet av åtgärderna i detta principbeslut möjliggör varaktiga omkostnadsbesparingar på 30 miljoner euro inom statsförvaltningen år 2010. Principbeslutets utvecklingsåtgärder på längre sikt möjliggör ytterligare inbesparingar på tiotals miljoner euro per år under åren 2011 2014.
2 Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna ska verkställa detta principbeslut i sin verksamhet och i resultatstyrningen av ämbetsverken och inrättningarna. Utifrån ovan angivna allmänna utgångspunkter har statsrådet i dag, sedan ärendet behandlats av statsrådets finansutskott, beslutat att fatta följande principbeslut om åstadkommande av varaktiga omkostnadsbesparingar. 1 Effektivering av statens gemensamma tjänster Staten har flera enheter som erbjuder och utvecklar koncerntjänster för hela statsförvaltningen. Enheternas uppgift är bl.a. att åstadkomma produktivitetseffekter och besparingar i statsförvaltningen samt utveckla processerna och tjänsteproduktionen inom sitt verksamhetsområde i samarbete med ministerier, ämbetsverk och inrättningar. Organisationer som producerar koncerntjänster för statsförvaltningen: Organisation Serviceroll i förvaltningen Effektiveringsom råde i förvaltningen Hansel Ab HAUS kehittämiskeskus Oy Senatsfastigheter Statskontoret Statens centraliserade upphandlingar och konkurrensutsättande av ramavtal, upphandlingskompetens, avtalshantering och upphandlingssamarbete med koncernserviceorganisationern a Tjänster inom förvaltningsutbildning och förvaltningsutveckling Centraliserat ägande av statens fastigheter, upplåtelse av lokaler, lokaltjänster och fastighetsägaruppgifter Statens kapitalförsörjning, skuldhantering, hantering av utlåning och räntestöd, borgen, betalningsbefrielse, pensioner och pensionsutbetalningar, arv som tillfaller staten, olika skadestånd, upprätthållandet av arbetsförmågan, centralbokföring och annan koncerndataproduktion, betalningsrörelse och annan styrning av ekonomi- och personalförvaltningsprocesser Statens IT-servicecentral (VIP): statens gemensamma IT-tjänster och system, Statens upphandlingsfunkt ion Statens personalförvaltnin g Statens lokalförvaltning Koncerntjänster, administrativa processer och gemensamma ITsystem, statens informationsförval tning, statens ekonomi- och personalförvaltnin g Uppskattad besparingspot ential inom området totalt (%) Princip för prissättni ng av tjänstern a* 15 20 % 2 15 % 1 15 % 1 15 20 % 2, 3
3 Palkeet leverantörshantering Enheten Statens personaltjänster: stöd för personalomställning och - planering i förvaltningen Servicecentraltjänster för statens ekonomi- och personalförvaltning * Principerna förklaras närmare nedan Statens ekonomioch personalförvaltnin gstjänster 15 20 % 2 Det övergripande målet är att statens interna servicecentraler, aktiebolag och affärsverk ska producera tjänsterna förmånligare än motsvarande marknadsaktörer på jämförbar kvalitets- och produktnivå. Därtill är målet att ämbetsverkens och inrättningarnas behov av resursallokering för dessa tjänster och funktioner minskar enligt föresatserna och att säkerställa en jämn kvalitet på tjänsterna i hela kedjan. Processernas effektivitet bedöms på statsförvaltningsnivå. Finansministeriet har ansvaret för att dessa tjänsteproducenters kostnadseffektivitet utvecklas så att de koncerngemensamma tjänsterna garanterar en klar produktivitetshöjning och kostnadsbesparingar för statskoncernen. Finansministeriet följer upp tjänsternas kostnadsutveckling och kvalitetsnivå samt jämför dessa i mån av möjlighet med motsvarande tjänster som köpts på marknaden. Det enskilda ministeriet har ansvaret för att processerna och förändringarna i syfte att genomföra reformerna verkställs inom förvaltningsområdet. Finansieringen av verksamheten i de enheter som producerar statens gemensamma tjänster sker med hjälp av kundavgifter eller kommer att organiseras på detta sätt. Det är viktigt att tjänsterna avgiftsbeläggs i den interna statliga verksamheten när avgifterna behövs för att styra efterfrågan på tjänsterna, t.ex. lokaler och licenser för datasystem som reserveras för ämbetsverken osv. Detta betjänar även en korrekt kostnadsföring av tjänsterna enligt orsaksprincipen. De avgiftsbelagda tjänsterna prissätts med beaktande av tjänsteproducenternas verksamhetsbetingelser. Fyra distinkta verksamhetsbetingelser och principer för prissättningen kan urskiljas: 1. Tjänsteproducenten producerar interna tjänster men står nära marknaden och kan jämföras med aktörerna på marknaden. Dennes tjänster är marknadstjänster och ämbetsverken och inrättningarna kan fritt bestämma varifrån tjänsterna skaffas. Då prissätter tjänsteproducenten sina tjänster fritt utifrån företagsekonomiska principer. 2. Tjänsteproducenten producerar interna tjänster med ensamrätt eller under betingelser som ger denne åtminstone partiell ensamrätt. Ämbetsverken och inrättningarna är antingen på grundval av lagstiftningen eller t.ex. förvaltningsstyrning eller datasystemkopplingar ålagda att helt eller delvis
4 skaffa tjänster från tjänsteproducenten. Då prissätter tjänsteproducenten sina tjänster enligt självkostnadsprincipen. 3. Tjänster vars efterfrågan enskilda ämbetsverk eller inrättningar inte kan påverka behöver inte vara avgiftsbelagda inom staten. Sådana gemensamma tjänster utgörs av olika lagstadgade uppgifter, t.ex. statens skuldhantering, kapitalförsörjning och centralbokföring. 4. Avgiftsbelagda tjänster är en ny kategori och statskoncernens stöd kan kopplas till införandet för att bl.a. påskynda införandet och utjämna avgifternas storlek i inledningsskedet. Enhetsledningen har ansvaret för att organisationen och verksamheten utvecklas så att enheten fungerar effektivt och främjar förvaltningens produktivitet liksom att prissättningen är transparent och att tjänsterna utförs i enlighet med kvalitetskraven och övriga krav. Finansministeriet organiserar prissättningen och kvalitetsuppföljningen hos de enheter som producerar koncerntjänster. Förutom statskoncernens tjänsteproducenter finns inom vissa förvaltningsområden IT-servicecentraler och serviceföretag som tillhandahåller tjänster för det egna förvaltningsområdet och eventuellt utanför det. Ovan nämnda principer ska också iakttas med avseende på dessa tjänsteproducenter. 2 Kraftig ökning av användningen av koncerntjänster i hela statsförvaltningen 2.1 Ökad användning av kontrakt för samordnad upphandling och effektivering av upphandlingsfunktionen 2.1.1 Ökad användning av Hansel Ab:s avtal och samordnad upphandling Statens upphandlingsfunktion reformerades i början av 2000-talet. För varor och tjänster centraliserades konkurrensutsättningen av upphandlingar till statens samordnande upphandlingsenhet Hansel Ab. Den samordnade upphandlingen har ökat kraftigt i volym under de senare åren, vilket har medfört betydande besparingar i kostnaderna för upphandlingsprocessen och upphandlingarnas prisnivå. Med den ökade användningen av tjänsterna har upphandlingsenhetens självkostnadsbaserade serviceavgifter reducerats. Drygt 1 miljard euro av statens upphandling är av den art som lämpar sig för samordnad upphandling. Den samordnade upphandlingen genom Hansel Ab:s ramarrangemang bedöms uppgå till 530 miljoner euro år 2009, vilket innebär att drygt hälften av potentialen har nåtts. Enligt undersökningar ger den centraliserade upphandlingsmodellen besparingar på ca 15 20 % av upphandlingskostnaderna jämfört med en decentraliserad modell. Genom att öka den samordnade upphandlingen till ca 1 miljard euro kan ministerierna, ämbetsverken och
5 inrättningarna sammanlagt spara ytterligare 70 100 miljoner euro per år utöver den uppskattade årliga besparingen på ca 110 miljoner euro. Målnivån för den samordnade upphandlingen fastställs till 600 miljoner euro, vilket möjliggör 20 miljoner i tilläggsbesparingar för statsförvaltningen år 2010. Målnivån för år 2011 är 660 miljoner euro och 710 miljoner för år 2012. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna ska före 30.6.2010 gå igenom möjligheterna att utöka sin användning av samordnad upphandling och utifrån detta vidta omedelbara styråtgärder i sin upphandlingsfunktion och andra åtgärder i syfte att öka nyttjandegraden av upphandlingskontrakten inom den samordnade upphandlingen. Hansel Ab gör en utredning om nya ramarrangemangsområden och besparingsmöjligheter i samarbete med sina kunder före 30.6.2010 och rapporterar sina observationer till finansministeriet. Finansministeriet styr vid behov upphandlingarna under år 2010 så att de genomförs enligt de centraliserat konkurrensutsatta ramavtalen i enlighet med de befogenheter som ges i 22 a i lagen om statsbudgeten. 2.1.2 Utveckling och effektivering av statens upphandlingsfunktion Statens upphandlingsstrategi förnyades år 2009. Programmet för verkställande av strategin innehåller flera utvecklingsåtgärder för att effektivera ledningen av ministeriernas, ämbetsverkens och inrättningarnas upphandlingsfunktioner samt göra planeringen och genomförandet av upphandlingarna samt beställningsarbetet effektivare. En sakkunnig upphandlingsfunktion med god samarbetsförmåga möjliggör besparingar även vid upphandlingar som inte är samordnade. Det krävs inte nödvändigtvis tilläggsresurser för att skapa en upphandlingsfunktion med god ledning och organisation som är väl integrerad i verksamheten och har tydlig ansvarsfördelning. En sådan funktion förbättrar bl.a. administrationen av upphandlingar, optimeringen av upphandlingstidpunkterna, leverantörsstyrningen och slutresultatets kvalitet i upphandlingsenheterna. Genom att avveckla avtal som överlappar upphandlingskontrakt inom den samordnade upphandlingen underlättas bl.a. övergången till elektronisk hantering av beställningar i statsförvaltningen. Producenterna av statens koncerntjänster kan utveckla sina förfaranden så att de sammanför tjänsterna inom sitt kompetensområde vid upphandlingar och fungerar som tjänsteintegratörer. Tjänsteintegratörerna planerar och styr utvecklingen av de upphandlade tjänsterna inom sina integrationsområden och bedriver ett nära samarbete med Hansel Ab. För att undvika överlappningar används centraliserat konkurrensutsatta ramarrangemang i integreringen av tjänsterna när detta är möjligt. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna ska under år 2010 vidta nödvändiga åtgärder för att effektivera organiseringen och styrningen av upphandlingarna samt utnämna en ansvarig instans för funktionen i sin organisation.
6 Under ledning av finansministeriet organiseras producenterna av koncerntjänster som tjänsteintegratörer inom sitt kompetensområde under år 2010. Enligt Statskontorets anvisning 26.10.2009 ska staten övergå till elektronisk förmedling och mottagning av alla inköpsfakturor fr.o.m. 1.1.2010. Utöver detta bör digitaliseringen av kundfakturor öka från den nuvarande nivån. Genom övergången till elektroniska fakturor uppnås nästan en miljon euro i besparingar år 2010. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna ska vidta åtgärder genom vilka de kräver att varu- och tjänsteleverantörerna fr.o.m. 1.1.2010 endast tillställer fakturor i elektronisk form (e-faktura) och styr alla inköpsfakturor via förmedlingstjänster. Statens hantering av beställningar digitaliseras. Avsikten är att införa beställningssystemet Tilha åren 2010 2011 utifrån den införandeplan som Statskontoret föreslagit finansministeriet. Därtill har försvarsförvaltningen infört ett ekonomisystembaserat beställningssystem. Målet är att den elektroniska hanteringen av beställningar ska omfatta alla statliga ämbetsverk och inrättningar vid utgången av år 2011. Dessutom är målet att upphandlingsenheterna ska göra alla sina varuupphandlingar och över hälften av sina tjänsteupphandlingar via det elektroniska beställningssystemet vid utgången av år 2011. Införandet av elektronisk hantering av beställningar och automatisk fakturaavstämning kräver att ämbetsverken och inrättningarna förnyar och inför förfaranden i sin hantering av beställningar som stöder systemets beställningsprocess. Hansel Ab och statens upphandlingsenheter vidtar för egen del åtgärder för att statsförvaltningens avtalsleverantörer ska möjliggöra att deras produkter kan beställas via beställningssystemet före utgången av år 2011. Genom övergången till den elektroniska verksamhetsprocessen uppnås årliga besparingar på flera miljoner euro inom förvaltningen. Statskontoret ska senast 30.4.2010 ha utarbetat en plan för införande av det elektroniska beställningssystemet och för nödvändig utveckling av upphandlingsprocessen i samarbete med ministerierna. Ministerierna sörjer för verkställandet av planen i det egna förvaltningsområdets ämbetsverk och inrättningar samt vidtar åtgärder för att anpassa beställningsprocesserna inom sitt förvaltningsområde så att det elektroniska beställningssystemet kan införas före utgången av år 2011. 2.2 Effektivering av lokalanvändningen och ökad användning av Senatsfastigheters tjänster Det kraftiga reformskede som förvaltningen är inne i öppnar möjligheter och medför utmaningar redan på kort sikt för effektivare lokalanvändning. Vid genomförandet av reformerna fattas lokalbeslut som avgör i vilken mån lokalerna och lokalkostnaderna framöver kan anpassas till den minskande personalmängden och resurserna tryggas för ministeriernas, ämbetsverkens och inrättningarnas kärnverksamhet.
7 Statens lokalförvaltningsstrategi ger riktlinjer för effektivering av lokallösningarna. Lokalernas effektivitet kan höjas om effektiviteten i kontorslokalanvändningen ökar från nuvarande ca 30 35 m2/årsverke till nivån 25 m2/årsverke (ca 15 % förbättring av lokalernas effektivitet). Detta kan förverkligas genom flexiblare och öppnare lokalanvändningslösningar. Förläggning av ämbetsverk och inrättningar till de dyraste områdena undviks och endast ministerierna är belägna i Helsingfors stadskärna på grund av statsrådets kontaktbehov och varaktig användning av kulturbyggnaderna. Lokalernas flexibilitet kan ökas genom aktivt utnyttjande av förändringar i ministeriernas, ämbetsverkens och inrättningarnas lokalanvändning under hyreskontraktens giltighetstid i samarbete med Senatsfastigheters lokalservice och experter. Statens hyreskostnader är ca 600 miljoner euro per år. Kontorslokalvolymen som hyrs av Senatsfastigheter är ca 2 miljoner m2 och speciallokalvolymen ca 4,6 miljoner m2 (kalkyl för år 2010). Effektivare lokalanvändning ger stora besparingsmöjligheter. Hyreskontrakten är oftast långa, vilket innebär att det krävs framförhållning i lokalanvändningen för att besparingarna ska realiseras. I och med att statens personal minskar och lokalkoncepten utvecklas kan lokalanvändningen reduceras med ca 15 % utan större förändringsåtgärder. En förbättring på 5 m2/person i hela förvaltningen skulle med 2010 års personalmängd minska lokalbehovet med ca 425 000 m2 och enligt nuvarande prisnivå ge statsförvaltningen en kalkylerad besparing på 16 32 miljoner euro per år. På lång sikt möjliggör den i lokalstrategin eftersträvade förbättringen av den totala effektiviteten i lokalanvändningen ytterligare kostnadsbesparingar. Staten har ett behov av att öka den aktiva förvaltningen av lokalerna. För att genomföra detta ska ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna i större utsträckning anlita Senatsfastigheter som lokalexpert vid omorganisationsprocesser. Statens egna lokaler kan, särskilt på större orter, utnyttjas så att det möjliggör effektivare lokallösningar även under löpande hyreskontrakt när Senatsfastigheter känner till ämbetsverkens behov. För att effektivera statens lokalanvändning och minska energiförbrukningen påbörjas en enhetlig och jämförbar uppföljning av lokalanvändningens effektivitet. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna ökar den aktiva lokalförvaltningen vid organisationsförändringar under år 2010 och därefter. De ska anlita Senatsfastigheter som lokalexpert. I syfte att effektivera ministeriernas, ämbetsverkens och inrättningarnas lokalanvändning insamlas lokaluppgifter för statsägda fastigheter och lokaler som hyrs av andra ägare i ett gemensamt datasystem. Finansministeriet ger anvisningar om enhetliga förfaranden och mätare för uppföljning i vilka även speciallokaler beaktas. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna samt Senatsfastigheter avtalar under år 2010 om åtgärder för att överföra alla lokaluppgifter till Senatsfastigheters befintliga datasystem och för införande av nödvändiga rapportfunktioner. Kostnaderna för överföringen av uppgifterna finansieras centraliserat i inledningsskedet. Senatsfastigheter har
8 ansvaret för att de överförda uppgifterna underhålls och för hanteringen av datakällan. Vidare eftersträvas att ministeriernas funktioner i Helsingfors förläggs i närheten av varandra, och planeringen av ett statsrådscampus fortsätter i ett samarbete mellan ministerierna och Senatsfastigheter. Vid samtliga reparations- och saneringsprojekt i lokalerna ska riktlinjerna i anslutning till målet om effektivare energianvändning beaktas. I utvecklingen av lokalernas energieffektivitet och miljömässigt hållbara verksamhet rekommenderas att green office eller motsvarande miljöcertifikat utnyttjas. 2.3 Nyttjande av gemensamma förfaranden i personalförvaltningen I egenskap av stor arbetsgivare utvecklar staten gemensamma praktiska förfaranden och hjälpmedel i personalförvaltningen och drar nytta av dem. Det gemensamma datasystem som nu utvecklas för statens ekonomi- och personalförvaltning (Kieku) ska för sin del tillgodose detta behov, men redan innan systemet införs kan följande göras: Finansministeriet skapar en gemensam modell för statens samordnade annonsering av lediga tjänster och befattningar före 30.4.2010. Om egna tidningsannonser är nödvändiga ska ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna främst använda sig av förenklade annonser. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna ska alltjämt utveckla sina rekryteringsförfaranden och förstärka den interna rörligheten i statsförvaltningen vid rekryteringarna. Särskilt de möjligheter som ges i och med det elektroniska Heli-systemet ska gås igenom under år 2010 och tjänsten införas i större utsträckning på ett sätt som är lämpligt för den egna organisationen. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna ansvarar för egen del för att införandet av e-lön slutförs under år 2010. I fortsättningen sänds alla statliga löntagares löneuträkningar i elektronisk form när detta är möjligt. Statskontoret stöder arbetet med att slutföra införandet av e-lön. HAUS kehittämiskeskus Oy är fr.o.m. 1.1.2010 en statlig intresseenhet som främst tillhandahåller tjänster för statsförvaltningen. HAUS Oy:s nya ställning som en del av koncerntjänsterna i statens personalförvaltning möjliggör ett ännu närmare kundsamarbete och partnerförhållande med statsförvaltningens ämbetsverk. Utbildnings- och utvecklingstjänsternas kvalitet och effektivitet i HAUS Oy jämförs alltjämt med kvalitets- och kostnadsnivån hos motsvarande utbildare på marknaden.
9 Ämbetsverkens möjlighet att anlita andra producenter av kompetensutvecklingstjänster kvarstår. Finansministeriet har ansvaret för att HAUS Oy:s verksamhet och tjänsteinnehåll och -utbud utvecklas så att ämbetsverken och inrättningarna framöver kan nyttja tjänsterna i större utsträckning, t.ex. ersätta intern utbildning med dem. 3 Annan övergripande effektivering av statsförvaltningens verksamhet och förfaranden 3.1 Minskning av resevolymen och ökad användning av distansförbindelser som ersätter resande Ökad interaktion i tjänstearbetet har synts som ökat resbehov och kontinuerligt ökande resekostnader. År 2008 inledde finansministeriet i samarbete med Statskontoret verkställandet av statens resestrategi. Målet är att minska statens resevolym och resekostnader till 2005 års nivå (ca 16 miljoner euro eller 8 % under 2008 års nivå) före utgången av år 2011. Därtill är en av riktlinjerna i programmet för elektronisk ärendehantering och demokrati (SADe) att främja användning av videokonferenser och distansförbindelser i syfte att ersätta inrikes resande. Måluppfyllelsen kan påverkas genom val av förmånliga färdmedel, granskning av delegationernas storlek och ökad användning av telefon-, video- och andra distansförbindelser. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna bör utveckla reseförfarandena och resekulturen samt organisera reseadministrationen så att målet beträffande minskning av resekostnaderna nås och att måluppfyllelsen följs upp. Förmånliga distansförbindelser utnyttjas vid tjänsteresor. I valet av distansförbindelser prioriteras lokala trådlösa nätverk, som kan vara kostnadsfria eller avgiftsbelagda. Respektive organisation ser till att dess datasäkerhetslösningar möjliggör detta. Finansministeriet i samarbete med Statens IT-servicecentral ansvarar för att förfarandet är möjligt i kommande gemensamma tjänster. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna minskar sina resekostnader med 8 % jämfört med 2008 års utgiftsnivå genom att kritiskt granska resevolymen, delegationernas storlek, valet av färdmedel och rese- och mötesförfarandena samt ersätta resebehov med ökad användning av telefon-, video- och andra distansförbindelser. Ministerierna rapporterar om utvecklingen av resekostnaderna och resevolymen inom sitt förvaltningsområde under perioden 1/2009 6/2010 till finansministeriet i augusti 2010 i samband med beredningen av statsbudgeten för år 2011. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna bedömer under år 2010 användningen och behovet av telefon- och videokonferensutrustning och genomför åtgärder i samarbete med sina centrala samarbetspartner inom administration före utgången
10 av år 2011 i syfte att skapa distansförbindelser eller använda dem effektivare. Statens ramavtal används för distansförbindelsernas del. Hansel Ab i samarbete med finansministeriet ansvarar för nödvändiga arrangemang kring ramavtal för utrustning och datainfrastruktur. 3.2 Eftersträvade totalkostnadsbesparingar genom utveckling av datasystem Anskaffningskostnaden för ett datasystem är ca 20 30 % av hela livscykelkostnaden. Kostnadskalkylerna i projekten bör utarbetas noggrant, besparingarna ska bedömas realistiskt och man ska sörja för införandet samt de förändringar som det kräver. Särskild vikt ska fästas vid förändring av den administrativa bördan. Samverkanskraven accentueras och dataöverföringen mellan organisationer ökar, vilket förutsätter en gemensam arkitektur, dvs. gemensamma förfaranden och standarder. Innan ett nytt projekt initieras utreds de befintliga lösningarna. Kostnaderna för användarstödet kan reduceras genom utveckling av användarvänliga system och minskning av antalet användaridentiteter med hjälp av engångsinloggning. Under våren 2010 bereds lagstiftning och andra styrmedel i SADe-programmet i syfte att intensifiera koncernstyrningen och förbättra samverkansförmågan. Att åstadkomma besparingar kräver normalt även förändringar av processer och förfaranden. Förenhetligande av processer, enhetlig arkitektur, användarvänliga system och gemensamma gränssnitt ger på lång sikt betydande besparingar både i projekten och verksamheten. Förenhetligandet av publiceringssystemen skulle t.ex. ge besparingar på 100 000 200 000 euro i livscykelkostnaderna för ett ämbetsverk, men betydligt större besparingar kan uppnås genom förändring av förfarandena. Kostnadsbesparingar som kan åstadkommas genom datasystem genomförs med följande åtgärder: 1. Finansministeriet styr skapandet och underhållet av arkitekturen på statsnivå. Ministerierna, tillsammans med förvaltningsområdets ämbetsverk, skapar och underhåller arkitekturerna inom sitt förvaltningsområde. 2. Ämbetsverken bör sträva efter ett telefonabonnemang per person. Mobiltelefon rekommenderas som personlig telefon. Vid gemensam användning, t.ex. i kundtjänst, kan andra telefoner användas. 3. Arbetet för att ge statsförvaltningen en gemensam systemarkitektur och lösning för webbpublicering samt gemensamma förfaranden fortskrider. 4. Ärendehanteringen förenhetligas genom att standardenliga gränssnitt öppnas i befintliga system. Vid anskaffning av nya system prioriteras de lösningar som VIP erbjuder (Valda). 5. Ämbetsverken ansluter sig till statens gemensamma datanät och säkerhetsmyndigheterna till sitt eget nät. 6. Antalet användaridentiteter minskas genom organisationernas interna lösningar och nyttjande av statsförvaltningens gemensamma betrodda nätverk
11 (Virtu). Organisationen ska vara färdig för anslutning före utgången av år 2011. 7. Datasystemens användarvänlighet måste betonas även för personalens del. 8. Innan beslut fattas ska en kostnadsnyttoanalys göras med hjälp av allmänt vedertagna kalkylmodeller, som investeringskalkyler och minskad administrativ börda. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna har ansvaret för att analysen görs i de egna projekten. 9. Tidsplanerna för ministeriernas, ämbetsverkens och inrättningarnas nya systemprojekt anpassas till utvecklingen av de gemensamma tjänsterna. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna beaktar de gemensamma riktlinjerna för arkitekturen, deltar i gemensamma system och projekt och sörjer för nödvändiga förändringar av processer och förfaranden för att åstadkomma varaktiga omkostnadsbesparingar genom utveckling av datasystemen. Innan projekt initieras eller befintliga tjänster förnyas ska möjligheter till samarbete och användning av gemensamma tjänster utrönas. Projekt inom ämnesområdet för en gemensam tjänst initieras inte och befintliga tjänster förnyas inte under år 2010 annat än av tvingande skäl. 3.3 Minskning av tryckkostnaderna och effektivering av kommunikationen Förvaltningsområdenas tryckkostnader exklusive universiteten var ca 24 miljoner euro år 2008. Utgivningskostnaderna kan påverkas genom aktiv konkurrensutsättning och fullständig övergång från pappersutgåvor till webbpublikationer. Publiceringssystemens funktioner för beställning av elektroniska publikationer minskar distributionen och underlättar underhållet av distributionslistor. När ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna inför statsförvaltningens gemensamma systemarkitektur för webbpublicering samt kundhanterings- och ärendehanteringssystem vartefter dessa är tillgängliga minskar behovet av och kostnaderna för tryckning och utskrift av publikationer ytterligare under de kommande åren. Genom förändring av förfarandena och omfattande användning av ramavtalen för samordnad upphandling kan ministeriernas, ämbetsverkens och inrättningarnas tryckkostnader år 2010 minskas med 15 20 %, ca 1,5 2 miljoner euro, jämfört med år 2008. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna ger ut alla sina publikationer på webben. Utifrån detta ska de kritiskt bedöma behovet av att trycka publikationer, broschyrer och annat material samt kostnadsnyttokvoten för trycksaksdistribution och annonsering.
12 4 Uppföljning av principbeslutet Vid inköp av tryckeritjänster ska som regel Hansel Ab:s ramavtal användas. Ministerierna, ämbetsverken och inrättningarna utreder under år 2010 användningen av kontrakten för samordnad upphandling i sin verksamhet och vidtar nödvändiga åtgärder. Ministerierna använder statsrådets projektregister (HARE) i full utsträckning. Genomförandet av principbeslutet bereds i finansministeriet och följs upp av ministeriet i samband med rapporteringen för statens bokslutsberättelse år 2010 och 2011.