VERKSAMHETSPLAN 2015. Godkänd av styrelsen den 12.2.2015

VERKSAMHETSPLAN 2015 Godkänd av styrelsen den 12.2.2015

1. VERKSAMHETSPLAN FÖR ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD... 3 1.1. INLEDNING... 3 1.2. BUDGETEN OCH VERKSAMHETEN 2015... 5 1.3. LINJEORGANISATIONEN HÄLSO- OCH SJUKVÅRD... 12 1.3.1. AKUTKLINIKEN... 12 1.3.2. BARN- OCH UNGDOMSKLINIKEN... 14 1.3.3. BB-/GYN-KLINIKEN... 17 1.3.4. CHEFLÄKARENS ENHET... 19 1.3.5. REHABILITERINGS- OCH GERIATRIKLINIKEN... 22 1.3.6. KIRURGIKLINIKEN... 25 1.3.7. LABORATORIEENHETEN... 27 1.3.8. LÄKEMEDELSCENTRALEN... 29 1.3.9. MEDICINKLINIKEN... 31 1.3.10. OPERATIONS-, ANESTESI- OCH IVA KLINIKEN... 33 1.3.11. PRIMÄRVÅRDSKLINIKEN... 35 1.3.12. PSYKIATRISKA KLINIKEN... 38 1.3.13. RÖNTGENKLINIKEN... 40 1.3.14. TANDVÅRDSKLINIKEN... 42 1.3.15. ÖGONKLINIKEN... 44 1.3.16. ÖRON-, NÄS- OCH HALSKLINIKEN... 45 1.4. STABSORGANISATIONEN ADMINISTRATION OCH FÖRSÖRJNING... 46 1.4.1. HÄLSO- OCH SJUKVÅRDSDIREKTÖRENS ENHET... 46 1.4.2. EKONOMISERVICE... 48 1.4.2.1. Ekonomienheten... 48 1.4.2.2. Upphandlings- och försörjningsenheten... 51 1.4.2.3. Tekniska enheten... 53 1.4.3. PERSONALSERVICE... 55 1.4.4. VÅRDSERVICE... 57 1.4.4.1. Vårdchefens enhet... 57 1.4.4.2. Sekreterarenheten... 59 1.4.4.3. Städenheten... 61 Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 2/62

1. VERKSAMHETSPLAN FÖR ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD 1.1. INLEDNING Den offentliga hälso- och sjukvården i landskapet Åland handhas av Ålands hälso- och sjukvård (i fortsättningen ÅHS) som är underställd landskapsregeringen. Verksamheten regleras i LL om hälsooch sjukvård (2011:114). Den interna organisationen regleras i reglementet antaget av styrelsen den 26 juni 2012. Framtiden kräver effektivisering för att skapa utrymme för den utveckling som framtidens hälso- och sjukvård kommer att kräva. ÅHS ska fortsättningsvis präglas av patienten i centrum, det kräver samverkan, samarbete och samordning. ÅHS VERKSAMHETER Hälso- och sjukvården ses som en helhetsbetonad uppgift. Gränsen mellan den traditionella primärvården och den specialiserade sjukvården är därför flytande så att organisationens resurser nyttjas rationellt. ÅHS är organisatoriskt indelad i kliniker och enheter som kontinuerligt samarbetar på ett för resultatet och helheten ändamålsenligt sätt. Hälso- och sjukvårdsdirektören ska tillse att verksamheten som helhet sköts och utvecklas på ett ändamålsenligt sätt och är ansvarig för verksamheten inför styrelsen. Kliniker och enheter som har direkta hälso- och sjukvårdsuppgifter är följande i alfabetisk ordning: Akutkliniken Barn- och ungdomskliniken BB- och gynekologikliniken Rehabiliterings- och geriatrikliniken Kirurgikliniken Laboratorieenheten Läkemedelscentralen Medicinkliniken Operations-, anestesi- och intensivvårdskliniken Primärvårdskliniken Psykiatriska kliniken Röntgenkliniken Tandvårdskliniken Ögonkliniken Öron-, näs och halskliniken De enheter som fungerar som lednings- och stödfunktioner till de ovannämnda är följande: Chefläkarens enhet Ekonomienheten Hälso- och sjukvårdsdirektörens enhet Personalenheten inkl. bostadservice Sekreterarenheten Städenheten Tekniska enheten Upphandlings- och försörjningsenheten Vårdchefens enhet ÅHS har utbildningsavtal för handledd praktik av vårdstuderanden på olika nivåer från Åland, övriga Finland och Sverige samt för medicinestuderanden under den praktiska perioden inom invärtes medicin och kirurgi (avtal med Helsingfors universitet) och under läkarnas AT-tjänstgöring (avtal med Akademiska sjukhuset i Uppsala) och den motsvarande finländska tjänstgöringen Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 3/62

(euroläkartjänstgöring) samt under en del av läkarnas specialisttjänstgöring inom övriga specialiteter. LEDNINGSSTRUKTUREN Den övergripande ledningen och verksamhetsplaneringen sköts av de ledande tjänstemännen: hälsooch sjukvårdsdirektören, chefläkaren, vårdchefen, ekonomichefen och personalchefen, som tillsammans bildar ÅHS ledningsgrupp. Ledningsgruppens medlemmar skall tillsammans leda, utveckla, samordna och ansvara för verksamheten samt optimera resursutnyttjandet utifrån de mål som styrelsen fastställt och de resurser lagtinget ställt till förfogande. Alla kliniker och enheter inom linjeorganisationen ska ha en klinik-/enhetsledning som är multiprofessionellt sammansatt. På klinikerna och enheterna är klinikchefen/enhetschefen ledare och ansvarig för klinikens verksamhet, ekonomi, patientbemötande, personal och trivsel. Klinik-/ enhetschefen ansvarar för att klinikledningen sammankommer regelbundet. Ärenden som gemensamt skall behandlas är beredning och uppföljning av budget och verksamhetsplaner, patientflödes- och personalresursplaneringen, strukturella förändringar samt utbildnings- och utvecklingsfrågor. Vårdarbetet är en integrerad del av hälso- och sjukvården och samverkar med den medicinska sakkunskapen. Inom ÅHS är verksamhetsuppföljning och den kontinuerliga budgetuppföljningen en del i ledningsfunktionerna inom de olika klinikerna och enheterna. Motsvarande gäller i tillämpliga delar stabsfunktionernas enheter. INRÄTTADE- OCH TILLFÄLLIGA TJÄNSTER, SAMT BUDGETERADE ÅRSARBETEN 2014-2015 ÅHS Personal Tjänster Plan Årsarbeten 2014 2015 2015 Inrättade tjänster 863 863 837,49 Extra ordinär sjukvård 6 6 6,00 ÅHS totalt 869 869 843,49 Linjeorganisationen Personal Tjänster Plan Årsarbeten 2014 2015 2015 Inrättade tjänster 626 629 608 Extra ordinär sjukvård 6 6 6,00 Linjeorganisationen totalt 632 635 614,23 Stabsorganisationen Personal Tjänster Plan Årsarbeten 2014 2015 2015 Inrättade tjänster 237 234 229,26 Stabsorganisationen totalt 237 234 229,26 Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 4/62

euro 1.2. BUDGETEN OCH VERKSAMHETEN 2015 Den av landskapsregeringen angivna budgetramen för år 2015 är enligt följande: Bokslut 2013 Budget 2014 Ram 2015 Budg öv -14 Budg totalt Intäkter 6.931.875 6.800.000 6.800.000 6.800.000 Driftkostnader 77.663.811 81.125.000 83.119.000 400.000 83.519.000 Investeringskostn 3.787.906 7.600.000 5.900.000 5.900.000 Totalram netto 74.519.000 81.925.000 82.219.000 400.000 82.619.000 Den angivna budgetramen innebär en procentuell ökning av driftkostnaderna med 2,46 %. Den beräknade lönekostnadsökningen är 0,75 %. Därtill innebär förlikningen med anledning av Tehys strejk under hösten 2014 en förhöjning av personalkostnaderna med 400 000 euro, vilket finanserats med det förväntade underskridningen av driftkostnadsbudgeten år 2014. Av investeringsbudgeten på 5,9 milj euro finanseras 2,5 milj euro med PAF-medel. Dessa medel är styrda till tillbyggnad av rehabiliterings- och geriatrikliniken (2,0 milj) och utveckling av elektroniska systemstöd (0,5 milj). ÅHS hade ett budgetöverskott 2013 på 3,53 milj euro, varav 598 000 euro kunde hänföras till år 2012. Av överskottet 2013 fördelades 501 000 för att täcka upp för en sänkt budgetram, 110 000 euro till extra friskvårdssatsning och förbättrad tillgänglighet till driftbudgeten samt 1,2 milj euro fördelades till investeringsbudgeten. ÅHS budget reserv för 2014 är därmed 1,72 milj euro. Det preliminära utfallet för år 2014 visar på intäkterna inte nått upp till den budgeterade nivån på 6,8 milj. Detta då såväl patientavgifter som ersättningarna antas bli lägre än budgeterat. Självfinansieringsgraden fortsätter således att falla. 12 000 000 10 000 000 8 000 000 ÅHS intäkter 2007-2015 6 000 000 4 000 000 2 000 000 Prognos 2014 0 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Budget 8 690 8 477 9 010 9 600 9 600 9 000 6 800 6 800 6 800 Bokslut 8 790 8 608 10 062 10 719 9 549 9 141 6 931 6 400 Kostnaderna totalt beräknas vara enligt budget, men den köpta externvården utanför Åland är den högsta någonsin. I samband med bokslutet kommer en analys göras såväl av 2014 års verksamhet som av de ekonomiska effekterna av Tehys strejk under Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 5/62

euro Miljontal senhösten 2014. Totalt kommer dock ett överskott att kunna presenteras då det finns en ekonomisk marginal från år 2013 som ÅHS kan räkna tillgodo. 90 80 70 60 50 40 30 20 10 0 Bokslut 2009 ÅHS bruttokostnader 2009-2015 Bokslut 2010 Bokslut 2011 Bokslut 2012 Bokslut 2013 Budget 2014 Prognos 2014 Budget 2015 Kostnader totalt 71 701 541 70 147 988 76 950 428 79 800 907 77 663 811 81 235 000 81 218 000 83 519 000 Personalkostnad 46 561 368 44 935 640 47 502 068 50 754 702 49 267 904 51 835 000 49 800 000 52 966 000 Övr driftkostnader 16 746 599 16 432 789 20 508 833 19 986 698 19 534 354 20 176 000 20 372 000 21 220 000 Externvård 8 393 574 8 779 559 8 939 527 9 059 507 8 861 553 9 224 000 11 046 000 9 333 000 Tabell 1. ÅHS totala driftkostnader 2009-15 exklusive budgetöverskott från tidigare år Avvikande från budgetanvisningarna har påslaget för semesterpenningen inte beaktats till fullt belopp utan till 5 % vilket motsvarar kostnaderna i verkligheten. En del av personalen kan ta ut semesterpenningen i ledig tid. Noteras även att sjukförsäkringsersättningen har höjts med 0,9 % - enheter till 2,4 % som bättre motsvarar de verkliga ersättningsbeloppen. Åtgärden minskar personalkostnaderna med ca 0,3 milj. TJÄNSTEFÖRÄNDRINGAR Budgetförslaget innebär att 5 tjänster inrättas, åtta tjänster ombildas, fem tjänster dras in, fyra deltidstjänster utökas till heltid, samt en tjänst ombildas och utökas. Den budgeterade kostnaden under 2015 för åtgärderna uppgår till en ökning med 335 000 euro. Den långsiktiga helårskostnaden uppgår till 376 000 euro. Finansieringen av tjänsteförändringarna kan hänföras till omprioriteringar och att budgetramen ökat med 2,4 % medan de budgeterade löneökningarna uppgår till 0,75 % vilket skapar ett ekonomiskt utrymme. Därtill har den ökade budgeten för sjukförsäkringsersättningar samt det justerade påslaget för semesterpenningen skapat utrymme för ytterligare omprioriteringar. STÖRSTA FÖRÄNDRINGARNA Den prehospitala förordningen trädde ikraft 1.1.2015, vilket innebär ökade kostnader för införande av sk vårdnivå (sjukskötarbemanning) vid prioriterade ambulanstransporter. Den praktiska implementeringen av förordningen är genomförd men däremot återstår en del åtgärder till följd av den prehospitala rapporten. Förordningen om skol- och studerandehälsovården träder i kraft den 1.8.2015. En satsning görs för att förbättra vården av personer med psykisk ohälsa. Arbetsoförmåga som beror på psykisk ohälsa har ökat betydligt. Var fjärde sjukpenningsdag och var tredje ny invalidpension beviljas på grund av psykisk ohälsa. Att investera i arbetet för psykisk hälsa har en samhällsekonomisk betydelse. Psykiska hälsans betydelse för folkhälsan får allt större betydelse och stora satsningar görs i våra närregioner. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 6/62

Styrelsen har beslutat om att utreda ett antal effektiveringsprojekt. Dessa kommer att bearbetas under 2015. I landskapsregeringens budget för 2014 så framgår det att landskapsregeringen avser att skapa servicehelheter för den administrativa verksamheten inom IT drift och utveckling samt e-kontoret, upphandlingsverksamheten, ekonomi- och personaladministration samt fastighetsförvaltning. Samordningen leds av en referensgrupp gällande fastighetsförvaltningen och en styrgrupp gällande de administrativa funktionerna. IT-samordningen har nu kommit så långt att ÅDA AB har bildats och ÅHS IT-verksamhet är överförd till ÅDA AB. ÅHS ledning har representation i båda grupper. Styrelsen välkomnar en grundlig utredning gällande samordning av fastighetsförvaltningen och upphandlingsverksamheten innan ÅHS fattar beslut om ett eventuellt samarbete. ÅHS och tredje sektorn samarbetar inom flera områden. Det frivilliga arbete som tredje sektorn utför i samarbete med ÅHS är ett komplement till ÅHS ordinarie verksamhet och kan i framtiden utökas. Inom den prehospitala vården har tredje sektorn en viktig roll där frivilliga första insatsenheter kan alarmeras ut vid t ex hjärtstopp. Ett samarbete med Sjöräddningen har påbörjats gällande persontransporter i skärgården och planeras fortsätta. FOKUSOMRÅDEN I år har ÅHS två gemensamma övergripande fokusområden som utgör grunden för målformuleringar inför 2015. Verksamhetsenheterna ska välja minst ett av de gemensamma fokusområdena att arbeta med men kan även välja båda. Verksamhetsenheten ska även ha ett eget fokusområde att arbeta med utgående från den egna verksamhetens behov. De gemensamma övergripande fokusområdena för år 2015 är: Bemötande Vård utom Åland FOKUSOMRÅDE: Bemötande Nulägesanalys: Ett viktigt led i patientvården är ett bra bemötande. Personalen inom ÅHS bemöter redan idag patienter på ett bra sätt. Dock har det framkommit i bl.a. patientombudsmannens rapport att det finns enskilda brister. För att eliminera så långt som möjligt dessa brister så beslöt styrelsen att ha ett fokusområde: ett bättre bemötande. Mål: Ett bättre bemötande Ledningens aktivitet: Fortbildning FOKUSOMRÅDE: Vård utom Åland Nulägesanalys: Klinikerna skickar idag patienter både till Finland och Sverige men det är svårt för ledningen att se om klinikerna har någon medveten strategi för beslut om vart och varför patienter skickas. Trenden att kostnaderna för vård utom Åland legat under 10 % har brutits. Mål: Få en inblick i klinikernas arbetssätt kring vård utom Åland och på sikt även få bättre processbeskrivningar för vård utom Åland. Ledningens aktivitet: Tillsättande av arbetsgrupp med uppdrag att analysera patientflödena för vård utom Åland och avge rekommendationer. Nytt regelverk gällande investeringar och finansiering av avskrivningar Tidigare har regelverket för anskaffningar och investeringar inneburit att inköp över 1000 euro och med mer än tre års livslängd aktiverats i balansräkningen och avskrivningar har gjorts på anläggningen. Anskaffningar över 100 000 euro har varit finansierade med investeringsbudgeten. Avskrivningskostnaden har dock inte varit budgetfinansierad. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 7/62

Från och med år 2015 ändrades regelverket så att endast investeringar aktiveras i balansräkningen och därmed också avskrivs. Beloppsgränsen är satt till anskaffningar över 50.000 euro. Avskrivningskostnaden ska budgetfinansieras men hänsyn har inte tagits till detta i budgetramen på 83.119.000 euro. INVESTERINGAR Budgetramen för investeringar är 5,9 milj euro, varav 2,5 milj euro för ombyggnationer, 2,0 milj euro som en rat för om- och nybyggnation av rehabiliterings-och geriatriska klinikens utrymmen som är finansierade med PAF-medel. Därtill 1,4 milj euro för övriga investeringar varav 0,5 milj euro för elektroniska systemstöd som även de är finansierade med PAF-medel. BYGGNADSPROJEKT Enligt den framtagna om- och tillbyggnadsplanen så är det ombyggnation av barn- och ungdomsavdelningen samt ombyggnad av en operationssal så att den uppfyller renhetskraven för ortopedi som står först i prioritet. I samband med ombyggnaden av operationssalen så byts också operationsavdelningens kylsystem för ventilationen. Eventuellt finns det tid till att påbörja ombyggnation av gamla HC-korridoren. För ombyggnationer budgeteras 2,5 milj euro. Planeringskommittén för om- och nybyggnation av rehabiliterings- och geriatrikliniken har utsett konstruktör men till följd av besvär över antagande av anbud för el-planering så har arbetet inte kommit igång. Total budget för byggnationen är 21,2 milj varav 13 milj har beviljats under åren 2012-2014. För år 2015 erhålls en rat på 2 milj euro. ÖVRIGA INVESTERINGAR Den tekniska och särskilt den medicintekniska utvecklingen går snabbt. Förutom den tekniska utvecklingen kan utrustning behöva förnyas pga att service och reservdelar i allmänhet inte garanteras mer än 10 år från leverantören. Risken för patientfarlig felfunktion ökar därmed. Gemensam kardiologisk ultraljudsapparat till barn- och ungdomsavdelningen och hjärtmottagningen. Nuvarande apparat är över 10 år gammal. Beräknat pris ca 90 000 euro. Nuvarande utrustning kan antingen säljas eller så ingås ett avtal om uppgradering av endast huvudenheten för att kunna behålla och fortsätta att använda nuvarande kringutrustning t.ex. ultraljudsprober. Gemensam urologisk/kirurgisk/ortopedisk ultraljudsapparat till kirurgiska polikliniken. Framförallt för ultraljudsundersökning av prostata, biopsiprover och inlägg. Detta sköts av röntgenenheten idag. Med egen ultraljudsapparat kan allt detta göras direkt av urolog i samband med mottagningsbesöket vilket avlastar röntgen och sparar tid för patienten. Apparaten kan även användas av kirurger för undersökning av kärl och av ortopeder för undersökning av axlar. Kostnad ca 60 000 100 000 euro beroende på tilläggsutrustning och modell. Två anestesimaskiner; Det finns sex anestesimaskiner varav fyra bytts ut under senaste åren. De två återstående är mer än åtta år gamla och bör bytas inom två år och med fördel bör gällande option användas under år 2015. Kostnad ca 140 000. Mobil röntgenapparat; Nuvarande är mera än 10 år gammal och går fortfarande att använda men servicen bygger på att man kan plocka gamla delar från motsvarande apparater som tagits ut bruk. Kostnad ca 50 000. ÅHS utnyttjar nu en mobil MR-enhet som besöker sjukhuset var tredje veckoslut. Det bör utredas om ÅHS framöver bör ha en fast MR. Intill dess utreds behovet av att utöka nuvarande MR-frekvens. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 8/62

Öronmikroskop till operationsavdelningen; Nuvarande är mer än 20 år gammal och fungerar inte längre optimalt. Då nytt mikroskop anskaffas kan det gamla fortfarande användas på öron-, näs- och halsmottagningen. Kostnad ca 87 000. Ögonmikroskop till operationsavdelningen. Nuvarande mikroskop inhandlades begagnat för tio år sedan används huvudsakligen för kataraktkirurgi men fungerar inte längre optimalt. Kostnad ca 70 000 euro. Videotorn för endoskopiska undersökningar i HD kvalitet på operationsavdelningen. Analog teknik har successivt bytts ut mot digital utrustning som ger bättre undersökningskvalitet och är driftssäkrare. Endoskopen tas upp till operation från endoskopimottagningen och kan i och med investeringen kopplas till videotornet där. Detta gagnar vården för patienter med akuta blödningstillstånd i bl.a mag-tarmkanalen samt kan användas för undersökningar av luftvägarna. Kostnad ca 50 000 euro. Under året kommer vi att behöva byta ut maskinparken för de 5 befintliga dialysmaskinerna. Den beräknade kostnaden för 5 platser uppskattas till ca 150 000 euro. Byte av eltranformatorer planeras och omfattningen av projektet är ännu oklart bl.a. beroende på om elcentralen också måste byggas om. Kostnaderna beräknas till 50.000-100.000 euro. Inköp av 3 personbilar och en minibuss för 100 000 euro finns planerat. ELEKTRONISKA SYSTEMSTÖD FÖR VERKSAMHETERNA ÅHS har överfört sin IT-verksamhet till Åda Ab från den 1.1.2015 vilket innebär att IT-utvecklingen ska samordnas med övriga delägare. Finansieringen sker då som en köpt tjänst från Åda Ab och därmed som driftkostnad. Till den del utveckling sker av befintliga IT-system och tillhörande teknisk plattform kommer ÅHS att finansiera detta direkt mot systemleverantörerna och beroende på omfattningen av arbetet är det då fråga om en investering. AKTUELLA STÖRRE PROJEKT - Byte av personaladministrativt system; De två vanligast förekommande personaladministrativa systemen inom offentlig sektor på Åland kommer att läggas ner inom ett par år och supporten upphör. Åda har utsett en projektstyrgrupp med uppgift att samordna en upphandling av ett nytt personaladministrativt system för offentliga Åland. ÅHS bör implementera det nya personaladministrativa systemet som ett gemensamt projekt med landskapsregeringen. - Uppgradering av ekonomisystem; ÅHS har tagit i bruk en uppgraderad version av befintligt ekonomisystem den 1 november 2014. I praktiken innebär det en helt ny gemensam installation tillsammans med landskapsregeringen som driftstartat 1.1.2015. Arbetet med implementeringen kommer dock att fortsätta även under år 2015. Avsikten är bl a att uppgradera fakturahanteringsprogrammet DCE och införa e-faktura till kund. - System för upphandling inkl beställningar och avtalshantering; För att effektivisera upphandlingen och underlätta för såväl interna deltagare som anbudsgivarna bör ett upphandlingssystem inkl möjlighet till elektroniska beställningar och avtalshantering upphandlas och implementeras. I framtiden kan det även bli aktuellt med lagkrav på att upphandlingen måste ske elektroniskt. ÅDA har utsett en projektstyrgrupp med Mariehamns stad som projektägare för att ansvara för arbetet. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 9/62

- Byte av lagersystem; Det befintliga lagersystemet fungerar inte tillfredsställande, det börjar bli föråldrat, är komplicerat att uppdatera, har en enorm databas och är inte tillförlitligt. Revisorerna har gjort anmärkning i revisionsprotokollet angående programmets tillförlitlighet. Kompabilitet krävs med befintligt ekonomisystem och med det planerade upphandlingsprogrammet inkl beställnings- och avtalshantering. Projektet är initierat i Åda. - Byte av system för läkemedelslager; ÅHS är numera den enda kunden för nuvarande system för läkemedelslagret. Det innebär att systemet inte utvecklas längre och måste ersättas. Projektet är initierat i Åda. - Byte av intranät; ÅHS intranät bygger på en gammal teknik och är inte utvecklingsbart samtidigt som behovet av ny funktionalitet är mycket stort. Åda har utsett en projektstyrgrupp med ÅHS och Högskolan på Åland som projektägare. - Åtgärder gällande det patientadministrativa systemstödet; En revision har genomförts avseende nuvarande systemstöd för patientadministration inkl journalhantering. Revisionen pekar på ett antal brister i nuvarande systemstöd som behöver åtgärdas. Alternativt bör ett systembyte förberedas. Inför det strategiska beslut som behöver tas pågår ett arbete med att ta fram en första förstudie. - Digital diktering; Dikteringen av journaltexter sker i nuläge med analog teknik. Ett byte till digital diktering har varit aktuell under längre tid men för att ett införande ska vara möjligt behöver den IT-tekniska plattformen och arbetsstationerna moderniseras. En modern teknisk för diktering innebär att diktaten finns tillgängliga även om de inte har skrivits ut, vilket i sin tur ökar patientsäkerheten. Det innebär även möjlighet att införa röstigenkänning och minska det manuella arbetet. - Uppgradering av tandvårdssystemet; Tandvårdssystemet behöver uppgraderas och möjlighet finns då även att införa nya serviceformer till kunderna såsom SMS-påminnelse, elektroniska avbokning av tider mm. En ökad kundservice med påminnelser förväntas minska antalet uteblivna besök vilket skulle vara positivt för serviceutbudet som helhet. E-tjänster; Utvecklingen av e-tjänster är ett prioriterat område inom Åda. Funktioner som diskuterats hittills är t ex förbättrad elektronisk sjukvårdsupplysning och e-recept. Arbetet med utvecklandet av e-tjänster är dock långsiktigt och säkerheten är en viktig komponent inom hälso- och sjukvården. - På längre sikt bör ÅHS ha ett generellt ärende- och dokumenthanteringssystem inkl elektronisk diarieföring. Likaså behöver planeringen av ett elektroniskt arkiv påbörjas inom de närmaste åren. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 10/62

Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 11/62

1.3. LINJEORGANISATIONEN HÄLSO- OCH SJUKVÅRD 1.3.1. AKUTKLINIKEN VERKSAMHETSFÖRÄNDRINGAR Den prehospitala förordningen är antagen och träder i kraft 1.1.2015 och en tjänst som sjukskötare har lagts till klinikens budget. Kostnaderna för sjuktransporter har höjts med 106 000 euro i budgeten. I praktiken bemannas akuten i dag kontorstid med 3 läkare varav en är ST (chefläkarens budgetansvar) med placering på akuten. Denna lösning fungerar väl. Ledningsgruppen tar fram ett förslag på hur akutkliniken och operation-anestesi-iva kliniken kan slås samman i akutmottagningens lokaler. FOKUSOMRÅDEN GEMENSAMT FOKUSOMRÅDE: Bemötande Nulägesanalys: Akutkliniken har jobbat med bemötandefrågor i två år. Mål: Ett bättre bemötande. Klinikens/verksamhetens aktivitet: År 2015 planerar kliniken att göra enkätundersökningar om bemötande ur patientens perspektiv. Undersökning görs med enkäter och öppna frågor. Undersökningen genomförs under en vecka och kommer att upprepas två gånger under året. Avsikten är att lägga tyngdpunkt på bemötande och få ett svar på vad patienterna tycker är bra och var kliniken kan förbättra sig. Akuten har uttryckt önskemål om att ett examensarbete ska skrivas utgående från patientens upplevelse av kommunikation och bemötande i akutsjukvården och hur kliniken kan arbeta med kommunikation för att undvika missförstånd vid möten inom vården. KLINIKENS/VERKSAMHETENS FOKUSOMRÅDE: Prehospital sjukvård Nulägesanalys: Mål: Förbättra den prehospitala sjukvården Aktivitet: Arbeta vidare med åtgärderna i den prehospitala rapporten. Ett avtal angående Alarmcentralens medicinska ledning ska framförhandlas. KLINIKENS/VERKSAMHETENS FOKUSOMRÅDE: Samarbete med ÅUCS/Södersjukhuset avseende STutbildning. Nulägesanalys: Akutmedicin blev under 2013 en basspecialitet i Finland. Det finns i landet behov av utbildningsplatser. Akutens ordinarie läkare erhöll under 2013 formell specialistkompetens inom akutmedicin. Detta innebär eventuellt en möjlighet att erbjuda utbildningsplatser för ST-läkare i akutmedicin. Detta kunde innebära en förstärkning till ÅHS primärjourslinje. Mål: Få en rekryteringsbas. Aktiviteter: Att under 2015 diskutera möjligheten till samarbete med ÅUCS/Södersjukhuset avseende ST-utbildning i akutmedicin. Aktiviteter: Ansöka om utbildningsrättigheter inom akutmedicin. PERSONALFÖRÄNDRING 1 sjukskötare till följd av den prehospitala förordningen som träder ikraft 1.1.2015. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 12/62

INRÄTTADE TJÄNSTER Akutkliniken Personal Tjänster Plan Årsarbeten 2014 2015 2015 Inrättade tjänster Överläkare 2 2 2,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 2 2 2,00 Sjukskötare 14 15 15,00 Sjukskötare (pool-tjänst) 3 3 4,00 Mottagningsbiträde 1 1 1,00 Akutkliniken totalt 22 23 23,00 BUDGET 2015 Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 13/62

1.3.2. BARN- OCH UNGDOMSKLINIKEN FOKUSOMRÅDEN GEMENSAMT FOKUSOMRÅDE: Bemötande Nulägesanalys: Merparten av de klagomål som kliniken får grundar sig i brister i samarbete mellan klinikens medarbetare och/eller mellan kliniken och dess samarbetspartners (konsulter/primärvården/privata serviceproducenter och andra kliniker). Antalet remisser och kvaliteten på dessa från primärvården varierar påtagligt med aktörernas erfarenhet och deras seniorstöd. Remissflödet återspeglar sällan digniteten på problemen och kommunikationen mellan specialsjukvården och primärvården försvåras av olikheter i hur respektive klinik hanterar remisser och återbesök. När det är dags att återföra ansvaret från specialsjukvården till primärvården eller flytta vuxna ungdomar till primärvården uppstår problem p.g.a. oklarheter till vem vi skall rikta remisserna och vem som är ansvarig för fortsättningen. Mål: Ett bättre bemötande. Klinikens/verksamhetens aktivitet: Tillsättande av arbetsgrupper för att; - Sammanställa en värdegrund för intern kommunikation mellan medarbetare på kliniken - Sammanställa skriftliga riktlinjer för kommunikation med konsulter/privata serviceproducenter och andra kliniker (intern resp. extern remittering) - Sammanställa skriftliga riktlinjer och best practice för primärvårdens och klinikens samarbete (remisser, telefonkonsultationer, möten, utbildning) KLINIKENS/VERKSAMHETENS FOKUSOMRÅDE: Barns Utveckling och Funktionshinder (BUF) Nulägesanalys: Barn- och Ungdomskliniken ansvarar för administrationen och budgeteringen för det kliniköverskridande samarbetet avseende utredning, planering och uppföljning av behandlingsinsatser som rör företrädesvis multihandikappade barn och ungdomar samt deras familjer. BUF-teamet består av representanter från Barnkliniken, BUP, Rehab och socialskötarna. BUF-teamet leds av habiliteringskoordinatorn som är medlem i Barnklinikens ledningsgrupp. Ett habiliteringsplansmöte (habplan) ordnas årligen för varje patient som har behov av det. För habplan-mötet finns 45-60 minuter avsatt, och därefter 15-30 minuter för läkaren att sammanfatta den samlade informationen till en skriftlig planering (i intyget Rehabiliteringsplan). Målet är att terapeuterna på mötet ska presentera resultatet av senaste periodens terapi och ge förslag på mätbara mål för kommande års terapi (om de rekommenderar fortsatt terapi). Det här kräver stora krav på gemensam förberedelse mellan terapeuter och föräldrar, och det ställer också stora krav på strukturen på habplan-mötena. I genomsnitt består ca 15-30 % av arbetsdagen, för ordinarie barnläkare, av arbetsuppgifter som berör utredning samt planering och uppföljning av behandlingsinsatser för barn med flerfunktionshinder. Utredningen och inledande planering av behandling görs i samarbete med BUFteamets deltagare. En stor del av barnens behandling består av terapier som ges av privatpraktiserande terapeuter, och fortsatt planering och uppföljning sker därför tillsammans med dem på så kallade habplan-möten. I dagsläget är mötena för ostrukturerade, läkarna har svårt att få kort och adekvat information av terapeuterna som underlag till den skriftliga planeringen. Mötena drar ofta ut på tiden, och de upplevs troligtvis som stressiga av både föräldrar och terapeuter. Mål: - Att hälften av alla habiliteringsplaneringsmöten under det kommande året ska genomföras på 45 minuter. - Att informationen som ges av terapeuterna ska vara så kortfattad och tydlig att läkaren kan sammanfatta planeringen på ett bra sätt under 30 minuter. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 14/62

- Att terapeuterna upplever att de har fått möjlighet att framföra sina resultat och sina rekommendationer. - Att föräldrarna förstår syftet med och innehållet av planeringen, och att de inte upplever att mötena är alltför stressiga. Aktiviteter för att uppnå målen: - Kartläggning av barnläkarnas önskemål gällande hur informationen av terapeuterna ska presenteras. - Utvärdering av förarbetet till habiliteringsplaneringsmöten, kan utvecklas ytterligare. - Kartläggning av privata serviceproducenternas önskemål kring habiliteringsplaneringsmötena. - Minst ett gemensamt möte där läkare och privata serviceproducenter träffas för att diskutera respektive parters behov och förutsättningar gällande planering och uppföljning av terapier. - Genomgång av nuvarande mötesstruktur, vid behov revidering. - Utvärdering av föräldrarnas roll inför och på mötena. Ta ställning till om informationen kring förutsättningarna kan bli tydligare. KLINIKENS/VERKSAMHETENS FOKUSOMRÅDE: Ätstörningsmottagningen Treat Nulägesanalys: Ätstörningsmottagningen Treat ansvarar för utredning och vård av ätstörda i ålderskategorin 7-25 år. Vården sker i nära samarbete med den drabbade och hens familj och innefattar mottagningsbesök hos behandlare, familjeterapi, dagvård med ätstöd och gruppträffar. Vården sker huvudsakligen i ÅHS egen verksamhet. Mål: undvika insjuknande samt skynda på tillfrisknandet Klinikens/verksamhetens aktivitet: - Utveckla supportiv vård utanför kliniken i hemmet, i skola och på arbetsplats. - Sammanställa och vägleda verksamhetens aktiviteter. - Ta i bruk den s.k. WINST-utbildningen som är en web-baserad utbildning framarbetad av KÄTS samt KI. Syftar till att lära sig känna igen tidiga tecken vid ätstörning och hur agera när något barn eller ungdom i din närhet insjuknat. - Riktad information om ätstörningar till skolor, arbetsplatser och primär-, och skolhälsovården. - Utveckla en modell för tidigt bemötande i hemmet. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 15/62

INRÄTTADE TJÄNSTER Barn- och ungdomskliniken Personal Tjänster Plan Årsarbeten 2014 2015 2015 Inrättade tjänster Överläkare 3 3 3,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 2 2 2,00 Sjukskötare 14 14 14,00 Sjukskötare (pool-tjänst) 2 2 2,00 Närvårdare/barnskötare 1 1 1,00 Närvårdare/barnskötare (pool-tjänst) 1 1 1,00 Habiliteringskoordinator 1 1 0,52 Barn- och ungdomskliniken totalt 24 24 23,52 Budget 2015 Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 16/62

1.3.3. BB-/GYN-KLINIKEN VERKSAMHETSFÖRÄNDRINGAR BB-/Gyn kliniken övertar mödragivningskontroller på gravida från graviditetsvecka 37. Ett patientrum på avdelningen är inrett som bb-mödravårdsrum. FOKUSOMRÅDEN FOKUSOMRÅDE: Bemötande Nulägesanalys: Ett gott bemötande har avgörande betydelse för vårdens och omsorgens kvalitet. Bemötande handlar om ett samspel mellan olika individer och människor, inställningen som vi har till varandra och hur det tar sig uttryck i tal och handlingar. Bemötande handlar också om vilka budskap och bilder som vi vill förmedla till våra patienter, klienter eller kunder som kommer i kontakt med ÅHS. Alla kontakter med personer som söker vård ska bygga på respekt för människors lika värde. I sitt bemötande bör personalen visa lyhördhet och empati i alla möten människor emellan. Hela personalen har deltagit i bemötande fortbildning som ÅHS ordnade 2013. God kommunikation är en förutsättning för god vård. Kommunikation inte bara mellan vårdgivaren och patienterna utan även kollegialt. Mål: Ett bättre bemötande. Klinikens/verksamhetens aktivitet: - Ge redskap, kunskap och idéer till alla som jobbar inom kliniken. - Uppdatera informationsmaterial - Flexite anmärkning uppmanas att göras och saken tas upp till diskussion på avd.möten så att personalen får fundera över vad som gick fel och varför samt vad skulle ha kunnat göras annorlunda. För att detta inte skall upprepas. - Alla patienter som har en åsikt i att bemötande har varit bristfälligt informeras om möjligheten att ta saken vidare och göra en rapportering i form av anmärkning mot vården eller bemötandet eller ta detta till sjukhusledningen eller till patientombudsmannen. - Ett ökat samarbete inom enheten men också mellan olika enheter inom ÅHS FOKUSOMRÅDE: Vård utom Åland Nulägesanalys: I dagsläget skickas t.ex många gravida som väljer att göra fosterdiagnostik, KUB (=kombinerat ultraljud och blodprov) till Åbo, ÅUCS för utredning. Detta blir stora ekonomiska kostnader för ÅHS. I dagsläget då tex patienter som serievårdas i Åbo, gravida som inväntar förlossningsstart eller gravida med prematura sammandragningar som inte kan vara bosatta på Åland, under denna ovannämnda tid, för dem är boendet i Åbo ett bekymmer. Mål: Få en inblick i klinikernas arbetssätt kring vård utom Åland och på sikt även få bättre processbeskrivningar för vård utom Åland. Klinikens/verksamhetens aktivitet: - Utvärdera nuvarande system kring fosterdiagnostik KUB och utreda hur testerna ska utföras framöver - Utreda möjligheten till boende för pat. som inte direkt kräver vård på ÅUSC men uppsikt av dem tex gravida som planeras att förlösas i Åbo, men inväntar förlossningsstart eller gravida som inte behöver vara inskrivna på sjukhuset men är i behov av att vara i Åbo pga hotande prematur förlossning eller patienter som har serievård i Åbo och anser att pendlande blir för tungt. Blir dyrt att ha pat. inskriven på ÅUSC och dyrt att skicka pat. akut med t.ex helikopter för vård, i värsta fall upprepade ggr Åland->Åbo. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 17/62

KLINIKENS/VERKSAMHETENS FOKUSOMRÅDE: Rekrytering av gynekolog Nulägesanalys: Kliniken har länge tampats med ett ständigt behov av kompetenta läkare och gynekologer. Enheten har för tillfället 4 gynekologtjänster. Men här bör påpekas att den 4.de tjänsten är en nyinrättad tjänst och att det sedan länge varit 3st tjänster, klinikchef + 2överläkare. För tillfället är tre bemannade med ordinarie personal och en fjärde hoppas vi kunna rekrytera. Redan i dagsläget är två av ordinarie gynekologerna i pensionsåldern. Kliniken är i stort behov av specialistläkare för att ett optimalt arbete skall kunna utföras, då en tjänst kräver mer än en läkare med tanke på administrativt arbete, semestrar, utbildningar, jourtjänstgöring och tjänstledigheter. Vårdpersonalen får ständigt extra arbete med att boka om och omfördela de få tider som finns tillgängliga och tjänstgörande gynekologer gör långa dagar då de är på plats. Mål: rekrytera en specialist inom gynekologi och obstetrik Aktivitet(er): Delta i utbildningar, mässor och läkarkonferenser, annonsera. Maj 2015 träff för gynekologer, obstetriker, barnläkare och vårdpersonal från resp. specialititet från Uppsala och Åbo på Åland. Föreläsningar och trevlig samvaro på agendan. Görs i rekryteringssyfte. INRÄTTADE TJÄNSTER BB- och gynekologikliniken Personal Tjänster Plan Årsarbeten 2014 2015 2015 Inrättade tjänster Överläkare 4 4 4,00 Avdelnings-/bitr.avd.skötare 2 2 2,00 Barnmorska 15 15 14,52 Barnmorska (pool-tjänst) 2 2 2,00 Närvårdare/barnskötare 1 1 1,00 BB- och gynekologikliniken totalt 24 24 23,52 Budget 2015 Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 18/62

1.3.4. CHEFLÄKARENS ENHET VERKSAMHETSFÖRÄNDRINGAR Socialkuratorerna som tidigare varit underställda chefläkaren överförs till den paramedicinska avdelningen inom rehabiliterings- och geriatrikliniken och administreras därifrån på samma sätt som ergo-, fysio och talterapeuterna. Socialkuratorsresurserna fördelas inom hela den somatiska sjukvården. Obduktionsverksamheten överförs till laboratorieenheten där ansvaret för övriga patologtjänster finns sedan tidigare. Utökad mottagning för polikliniska infektionspatienter planeras. Egna lokaler för infektionsmottagning saknas varför mottagningsverksamheten är lokaliserad på medicinska polikliniken under 2015. FOKUSOMRÅDEN FOKUSOMRÅDE: Bemötande Nulägesanalys: Ett viktigt led i patientvården är ett bra bemötande. Klagomål på bemötande framkommer även i patientombudsmannens rapport. Bemötandet kan och bör förbättras. Bemötandet handlar även om kunskap och bättre rutiner. Mål: Ett bättre bemötande. Ledningens aktivitet: Fortbildning. Klinikens/verksamhetens aktivitet: - För att kunna bemöta befolkningens frågeställningar om gränsöverskridande vård och rätten till vård på ett adekvat sätt behöver personalen utbildning och manualer. Patienterna har behov av en kontaktperson i dessa frågor. Projektet för gränsöverskridande vård fortsätter med 60 % projektanställning. - Medicinskt-etiskt råd ska tillsättas och ge stöd i beslutsfattandet gällande medicinskt etiska frågeställningar t.ex. gällande situationer där patienternas och/eller anhörigas önskemål överstiger de befintliga resurserna eller strider mot etiska principer, extremt kostsamma behandlingar eller andra val som behöver vägas mot hälsonyttan. - Hantering av anmärkningar mot vården eller bemötandet görs enligt anvisningar från Valvira och Social- och hälsovårdsministeriet. FOKUSOMRÅDE: Vård utom Åland Nulägesanalys: Klinikerna skickar i dag patienter både till Finland och Sverige men det är svårt för ledningen att se om klinikerna har någon medveten strategi för beslut om vart och varför patienter skickas. Mål: Få en inblick i klinikernas arbetssätt kring vård utom Åland och på sikt även få bättre processbeskrivningar för vård utom Åland. Ledningens aktivitet: Tillsättande av arbetsgrupp med uppdrag att analysera patientflödena för vård utom Åland och avge rekommendationer. Klinikens/verksamhetens aktivitet: Chefläkare och kvalitetssamordnare kommer att delta i arbetsgruppen Vård utom Åland. Enkäten till patienter som fått vård utom Åland 2014-2015 kommer att redovisas i slutet av året. Screeningen av resistenta bakterier fortsätter på de patienter som fått vård utom Åland och kan vara bärare av dessa mikrober. KLINIKENS/VERKSAMHETENS FOKUSOMRÅDE: Patientsäkerhet Nulägesanalys: Patientsäkerhetsarbete pågår på många kliniker med olika intensitet och metoder. Det finns behov av en gemensam grund och generellt ökad kunskapsnivå inom området. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 19/62

Mål: 80 % av vårdpersonalen och läkare ska ha gått en nätutbildning inom patientsäkerhet i slutet av 2015. Aktivitet(er): Enligt pilotprojektet som gett positiva resultat genomförs nätutbildning inom patientsäkerhet framtaget av Institutet för hälsa och välfärd. KLINIKENS/VERKSAMHETENS FOKUSOMRÅDE: Översyn av jourlinjerna Nulägesanalys: Ålands geografiska läge förutsätter jourberedskap dygnet runt inom många olika specialiteter och det finns 10 olika jourlinjer idag. Akutmottagningen bemannas av en läkare utanför kontorstid. Akutläkaren är oftast en läkare under utbildning. Mål: Göra en översyn av jourlinjerna och bedöma om jourresurserna är optimalt fördelade. Aktivitet(er): Arbetsgrupp KLINIKENS/VERKSAMHETENS FOKUSOMRÅDE: Hygien-Infektion-Smittskydd Nulägesanalys: Läkare på deltidstjänst (60 %) under 2014 (8 månader). Hygienskötare. Mål: Verkställa ÅHS pandemiplan utgående från den nationella smittskyddslagens kriterier. Fortsatt övervakning av epidemier och antibiotikaresistenser. Aktivitet(er): Klinisk mottagning av infektionspatienter samt konsultation av inneliggande och öppenvårds patienter. Förebygga infektioner i vården och i samhället. Förmedla nya rön inom verksamheten och att kontinuerligt uppdatera personalens kunskaper i ämnet genom t.ex. föreläsningar. Uppdatera och revidera styrdokument för verksamheten angående multiresistenta bakterier. Regelbundna möten med olika arbetsgrupper, t.ex. laboratoriet, HIS-gruppen och STIgruppen (sexuellt överförbara infektioner). Utarbetat nytt antibiotika PM för behandling av genital klamydia, hålla föreläsningar i gymnasieskolorna om STI, då Åland har högsta förekomsten av genital klamydia hos unga i Finland. PERSONALFÖRÄNDRINGAR ST tjänst 70 000 euro Socialkuratorerna överförs till rehabiliterings- och geriatrikliniken Tjänstebenämningen för förvaltningssekreteraren ändras till byråsekreterare i samband med pensionering. Verksamhetsplan för Ålands hälso- och sjukvård 2015 20/62