Kommunfullmäktige Ärende 11
Samhällsbyggnad Elin Dahlgren TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2015-10-29 Sida 1(2) Antagande av styrdokument med tillhörande krisledningsplan för Eda kommun Beredning KSAU 2015-11-16 Beredning KS 2015-12-01 Beslut KF 2015-12-16 Sammanfattning Enlig lag SFS 2006:544 2 kap 1 är kommunen ålagd att inför varje ny mandatperiod fastställa en plan för hantering av extraordinära händelser, i kommunen kallat krisledningsplan. Från och med 2014 trädde en ny överenskommelse i kraft mellan staten (Myndigheten för samhällsskydd och beredskap) samt kommunerna (Sveriges kommuner och landsting). Enligt överenskommelsen ska kommunen, inför varje ny mandatperiod ta fram ett styrdokument för kommunens arbete med krisberedskap. Krisledningsplanen ska utgöra en del av styrdokumentet. Beslutsunderlag Reglemente för krisledningsnämnden 2013-07-09. Krisledningsplan Eda kommun 2015-09-29. Samhällsbyggnads tjänsteskrivelse 2015-10-29. Förslag till beslut Kommunfullmäktige beslutar att anta styrdokumentet för kommunens arbete med krisberedskap för åren 2016-2019 samt tillhörande krisledningsplan. Beskrivning av ärendet Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig för att kommunen har en aktuell plan för kommunens arbete med krisberedskap samt för hantering av extraordinära händelser. Arbetet med planerna har delegerats till säkerhetssamordningsfunktionen. Underlag till styrdokumentet samt krisledningsplanen har inhämtats från kommunens arbete med risk- och sårbarhetsanalys, ordinarie verksamhetsplanering samt från tidigare gällande krisledningsplan. Eda kommun Postadress Box 66 673 22 Charlottenberg Hemsida www.eda.se Besöksadress Torget 1 673 32 Charlottenberg E-post kommun@eda.se Telefon 0571-281 00 Fax 0571-281 03 Organisationsnr 212000-1769 PlusGiro 112 87-0
Eda kommun Datum 2015-11-10 Sida 2(2) Styrdokumentet med tillhörande krisledningsledningsplan har skrivits av säkerhetssamordningsfunktionen, krisledningsplanen har därefter sänts på remiss vis e-post till kommunens tjänstemannaledning samt till kommunstyrelsens ordförande. En uppdatering har gjorts i reglementet avseende ansvaret för information samt titeländring avseende serviceansvarig. Kommunens tidigare gällande krisledningsplan antogs av kommunfullmäktige 2013-09-25. Ekonomisk konsekvens/finansiering Förslaget kräver inte någon finansiering och får således inte någon ekonomisk konsekvens. Jan-Erik Eriksson Verksamhetschef Samhällsbyggnad Elin Dahlgren Säkerhetssamordnare Beslutet expedieras till Kommunchef Verksamhetschef Räddningschef Säkerhetssamordnare
Förslag till Krisledningsplan för Eda kommun år 2016-2019 1
Styrdokument 2
Styrdokument Dokumenttyp: Beslutad av: Kommunfullmäktige åååå-mm-dd Dokumentansvarig: Reviderad av: - 3
Innehållsförteckning Inledning... 5 Syfte med krisledningsplanen...5 Mål... 5 Krisledningsplan... 6 1. Disposition och förvaring... 6 2. Revidering...7 3. Utvärdering... 7 4. Krisledningsorganisation... 7 5. Krisledningsnämnden (förtroendevalda)... 8 6. Krisledningsstaben (tjänstemän)...9 7. Informationsfunktionen...10 8. Servicefunktionen... 11 9. Räddningschef i beredskap (RCB)...11 10. POSOM...12 11. Kommunikation... 12 12. Övning och utbildning... 12 13. Aktivering och åtgärdsplan...13 14. Aktivering av krisledningsorganisation... 13 4
Inledning Kommunens ordinarie verksamhet regleras bland annat i Kommunallagen (1991:900) och Lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Kommunen bibehåller sitt verksamhetsansvar även under svåra påfrestningar och vid en extraordinär händelse. Detta regleras i Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Med en extraordinär händelse menas en händelse som: -Avviker från det normala -Innebär en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner -Innebär en överhängande risk för en allvarlig störning i samhällsviktiga funktioner -Kräver skyndsamma insatser Enligt lagen är kommunen skyldig att analysera vilka allvarliga händelser i fredstid som kan inträffa och hur dessa händelser kan komma att påverka den egna verksamheten. Vidare ska kommunen med utgångspunkt från analysen fastställa en plan för hur en uppkommen krissituation ska kunna hanteras på ett välanpassat sätt, så att störningar i samhällsviktig verksamhet minimeras. Syfte med krisledningsplanen Syftet med krisledningsplanen är att: -Förbereda kommunens krisledningsorganisation -Förtydliga ansvarsförhållanden -Ge berörda funktioner stöd och vägledning -Förbättra kommunens förmåga att hantera påfrestningar av olika dignitet Mål Krisledningsorganisationen ska inför en befarad extraordinär händelse ha en anpassad beredskap så att larmning, samverkan, informationshämtning och spridning omedelbart kan påbörjas. I händelse av en inträffad kris eller extraordinär händelse är den primära uppgiften för kommunens krisledningsorganisation att snabbt komma igång med arbetet att vidta åtgärder. Kommunen och dess bolag ska vid extraordinära händelser och höjd beredskap verka för att livsnödvändig försörjning tryggas och för att viktiga samhällsfunktioner upprätthålls. Kommunen och dess bolag ska vid svåra påfrestningar och under höjd beredskap i största möjliga utsträckning bedriva sitt arbete inom ramen för ordinarie verksamhet och i ordinarie lokaler. Kommunen och dess bolag ska ge invånare och media samordnad, tillräcklig och korrekt information. 5
Krisledningsorganisationen ska vara baserad på de tre grundprinciperna i samhällets krishantering: Ansvarsprincipen Den som ansvarar för en verksamhet under normala förhållanden gör det även under en krissituation. Likhetsprincipen Anger att organisationen så långt som möjligt ska vara densamma. Undantaget är under en extraordinär händelse, då krisledningsnämnden kan besluta att överta ansvaret. Närhetsprincipen En kris hanteras där den inträffar, av de närmast berörda och ansvariga. Först om de lokala resurserna inte räcker till blir det aktuellt med statliga och regionala insatser. Krisledningsplan 1.Disposition och förvaring Krisledningsplanen består av följande delar: Organisation i händelse av kris Beskriver krisledningsorganisationen samt de olika aktörernas ansvar och arbetsuppgifter. Aktivering och åtgärdsplan Beskriver hur och när krisledningsorganisationen aktiveras samt ansvarsfördelning. Verksamhetsstöd (Bilaga ) Kontaktuppgifter för larm och kontakt med krisledningsnämnd och krisledningsstab. Även kontaktinformation till krisledningslokaler och externa samverkanspartners. Checklistor för initiering och hantering av en krissituation. Reglemente för krisledningsnämnden (Bilaga ) Kommunfullmäktiges fastslagna reglemente för krisledningsnämndens mandat. Lathund stabsarbete (Bilaga C) Arbetsverktyg stabsarbete (Bilaga D) Förvaring Krisledningsplanen finns tillgänglig via intranät; U:/gemensam/krisledning. Kommunens webbansvarige ansvarar för att planen läggs upp på intranätet. Krisledningsplanen finns även i fysisk form hos medlemmar i krisledningsorganisationen samt i respektive krisledningslokal. 6
2.Revidering Krisledningsplanen ska spegla kommunens ledningsorganisation och resurser. Kommunstyrelsen ansvarar för att kommunen har en aktuell och adekvat krisledningsplan. Säkerhetssamordningen har delegerats samordning av revidering och uppdatering av krisledningsplan och tillhörande bilagor. Planen ska revideras under varje ny mandatperiod och uppdateras om uppenbarliga behov uppstår mellan revideringarna. Bilagorna med larmlistor ska uppdateras en till två gånger per år, eller när personalförändringar sker. Uppdateringen av larmlistorna samordnas av säkerhetssamordningsfunktionen i samarbete med kommunsekreterare. 3.Utvärdering Samtliga händelser där hela eller delar av kommunens krisledningsorganisation har involverats eller aktiverats ska utvärderas. Krisledningsarbetet ska analyseras med avsikt att utveckla krisledningsorganisationen och möjliggöra kunskapsåterföring inom organisationen. Analysen samordnas av säkerhetssamordningen. Utvärderingen utgår från PDSA cykelns delar, planera, genomföra, följa upp och förbättra. Planera utgår från tidigare krisledningsplan. Har krisledningsnämnden någon gång sammankallats i händelse av extraordinär händelse, det vill säga har delar eller hela krisledningsplanen genomförts och aktiverats i skarpt läge? Vilken händelse/händelser var det som ledde till att krisledningsplanen involverats eller aktiverats? Vid uppföljning av denna händelse/händelser, vilka styrkor och svagheter identifierades? Viktigt att alla berörda i krisledningsnämnden involveras i utvärderingen av tidigare händelser. Vilka lärdomar kan dras till liknande händelser i framtiden? Nya lärdomar i samband med tidigare händelser ska sedan återknytas i samband med revidering av krisledningsplan, så att en effektiv kunskapsöverföring säkerställs. Egenkontroll är ett av de viktigaste verktygen för att förbättra verksamheten. 4.Krisledningsorganisation Krisledningsorganisationen är kommunens tillfälliga ledning vid en händelse som inte går att hantera eller leda inom normal verksamhetsledning eller kommunens normala organisation. Den krisledningsorganisation som ska kunna aktiveras vid en kris eller extraordinär händelse i fredstid, ska vara flexibel och kunna anpassas till den aktuella händelsen. Organisationen ska bestå av en krisledningsnämnd (förtroendevalda) och en krisledningsstab (tjänstemän och nyckelpersoner). 7
Krisledningsorganisationen i Eda kommun 5.Krisledningsnämnden (förtroendevalda) Krisledningsnämnden svarar för den politiska styrningen i händelse av en krissituation. Krisledningsnämndens ordförande eller vice ordförande får fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen (förutom valnämnden, jävsnämnden, kommunrevisionen och överförmyndarnämnden). Krisledningsnämnden kan även inkalla politiker från andra utskott om denne vill få in kompletterande kompetens i beslutssituationer eller om behov av ersättare uppstår. Krisledningsnämndens ordförande har däremot inte mandat att ta över bolag. Krisledningsnämndens ansvar och befogenheter vid en samhällelig kris regleras av Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap samt i reglementet för krisledningsnämnden (Bilaga ). Ansvar och arbetsuppgifter -Samordna och leda krisorganisationen i händelse av kris (vid nivå 4) -Tolka kommunens roll och ange inriktning för krishantering -Följa händelseutvecklingen och besluta om mer omfattande prioriteringar -Besluta i principiella frågor -Besluta om ekonomiska frågor utanför ram -Besluta i ärenden som rör stöd till enskild -Säkerställa att författningsenliga skyldigheter iakttas -Samordna information och verksamhet med krisledningsstaben Samordnande Kommunalrådet är krisledningsnämndens ordförande Medlemmar Kommunstyrelsens arbetsutskott 8
Samlingslokal Stora grupprummet, Kommunhuset, Charlottenberg (se bilaga ) Alternativ ledningslokal: Räddningsstationen, Charlottenberg (se bilaga ) Larmlista Den reviderade larmlistan finns som länk på insidan.eda 2.Krisledningsstaben (tjänstemän) Krisledningsstaben är kommunchefens arbetsgrupp som alltid informeras och/eller inkallas initialt i en krissituation. Kommunchefen eller av denne utsedd stabschef leder arbetsgruppen, tar beslut, delegerar uppgifter och är kontaktansvarig gentemot krisledningsnämnden. Ansvar och arbetsuppgifter -Besluta när en krissituation har uppkommit och anses vara avslutat, samt definiera aktuell krisnivå. -Informera och/eller inkalla krisledningsnämnden vid behov. -Ta fram beslutsunderlag till krisledningsnämnden. -Kontinuerligt analysera, sammanställa och besluta om lägesbild. -Dokumentera och föra loggbok. -Kontinuerligt bedöma konsekvenser av situationen och besluta om åtgärder. -Analysera scenario och konsekvenser på lång sikt. -Besluta om informationsinsatser. -Svara för samverkan inom krisledningsorganisationen och gentemot externa samverkanspartners. -Rapportera om händelsen (lägesbild, vidtagna åtgärder, behov etc.) till länsstyrelsen. Ekonomi För att underlätta den ekonomiska hanteringen och ansökan om ersättning för extra kostnader redovisas krisledning och räddningstjänst på separata konton. Alla kostnader som går att hänföra till den särskilda händelsen och kommunens åtgärder med anledning av den redovisas på ett konto för krisledning. Hantering av inträffad händelse får inte bekostas av statsbidraget. Stabschefens/Chefen för krisledningsstabens uppgift -Sammankalla, leda, samordna och planera arbetet i krisledningsstaben -Ansvara för stabsorienteringar/genomgångar (exempelvis lägesbild, behov av åtgärder: nödvändigt, angeläget, önskvärt) -Ansvara för stabens kontakter med krisledningsnämnden -Bedöma behovet av samverkan inom den egna och med andra organisationer -Besluta om ansvar och delegering Funktioner/ansvarsområden som måste finnas i staben -Stabschef (kommunchef om denne ej utsett annan stabschef) -Sekreterare (dokumentation) -Analys (förväntad utveckling av händelsen, behov av samverkan) 9
-Information (internt och externt, se informationsfunktion) -Service (ersättare, personal, mat, transporter, material, resurstillgång, kontinuitet, uthållighet, se servicefunktion) Medlemmar -Kommunchef (stabschef) -Verksamhetschefer (samhällsbyggnad, bildning, vård & stöd) -IT- Chef -Räddningschef -Säkerhetssamordnare -Kommunsekreterare (serviceansvarig) -Utvecklingschef (informationsansvarig) -Experter (utvalda, inkallas utifrån händelsens art) -VD:ar kommunbolag (vid behov) Samlingslokal KS-salen, Kommunhuset, Charlottenberg (se bilaga ) Alternativ ledningslokal: Räddningsstationen, Charlottenberg (se bilaga ) Larmlista Den reviderade larmlistan finns på insidan.eda Stöd -Kommuner och landsting får på begäran lämna hjälp till andra kommuner och landsting som drabbats av en extraordinär händelse i fredstid. Om hjälp lämnas har kommunen rätt till skälig ersättning av den som tar emot hjälpen. -Länsstyrelsen och Myndigheten för samhällsskydd och beredskap kan kontaktas vid behov för råd och stöd, sker via TiB. 7. Informationsfunktionen Informationsfunktionen är krisledningens instrument för information internt i organisationen, externt till/från allmänheten, massmedia och myndigheter/organisationer. Utvecklinschef i samarbete med webbredaktör ansvarar för att informationsfunktionen upprättas. Funktionen kan inkallas helt eller i lämpliga delar. Samråd sker med Räddningschef i beredskap (RCB) och krisledningen. Ansvar och arbetsuppgifter -Samordna informationsinsamlingen ihop med stabschef planera, samordna och genomföra informationsinsatser (internt och externt) -Leverera underlag till media, uppdatera hemsida, växel och medborgarkontoret -Lämna snabb, tydlig och korrekt information om händelsen och vidtagna åtgärder som kan förstås av alla oavsett språkhinder, bostadsort eller handikapp Medlemmar Utvecklingschef och webbredaktör. Samlingslokal 10
BOB- rummet, Kommunhuset, Charlottenberg (se bilaga ) Presskonferenslokal: B-salen, Folkets hus Charlottenberg (Folkets hus kan ev. tilldela annan lokal inom huset beroende på bokningar) (se bilaga A.2.4) Alternativ ledningslokal: Räddningsstationen, Charlottenberg (se bilaga ) Larmlista Den reviderade larmlistan finns på insidan.eda 8.Servicefunktionen För att säkerställa att verksamheten ska kunna bedrivas säkert och fungera avbrottsfritt under en längre tid etableras en servicefunktion utifrån aktuellt behov. Kommunsekreteraren ansvarar för att servicefunktionen upprättas till stöd för krisledningen. Ansvar och arbetsuppgifter -Service och upplysning till/från medborgare (0571-281 00) -Samband och telefoni -Kontorsservice -Lokaler och utrustning -Kontroll av in- och utpassering -Mat och dryck -Personal -Transporter -Teknikstöd Medlemmar -Kommunsekreterare med stöd av personal från bland annat Administrativa avdelningen, Medborgarkontoret, IT-enhet samt Personal. -Beroende på händelsens art kan personal från flera verksamheter behöva knytas till servicefunktionen. Det gäller att tänka brett och fundera över vilka uppgifter som måste utföras och vilken personal som då är lämplig. Exempelvis kan personal från gatusektionen, med vana att köra bil i tjänsten, vara lämpliga resurser när behovet av transporter är stort. Samlingslokal Medborgarkontoret (se bilaga A.2.5) Alternativ ledningslokal: Räddningsstationen, Charlottenberg (se bilaga A.2.6) Larmlista Den reviderade larmlistan finns på insidan.eda 8.Räddningschef i beredskap (RCB) Motsvarar tjänsteman i beredskap (TiB) och är krisorganisationens förstakontakt för inrapportering av händelser av olyckskaraktär, som bedöms vara av sådan art att de kan kräva aktivering av krisorganisationen. RCB kontaktar kommunchef eller kommunstyrelsens ordförande för beslut om aktivering av krisledningsorganisationen. Larmlista 11
Den reviderade larmlistan finns på insidan.eda 9.POSOM Till krisledningens förfogande står POSOM som är en beredskapsgrupp för psykiskt och socialt omhändertagande vid katastrofer. POSOM sammankallas vid behov. Arbetet bedrivs enligt plan för POSOM. Delegation att aktivera POSOM har: -Krisledningsnämnden -Krisledningsstaben -Räddningschef i beredskap (RCB) och räddningsledare -POSOM - gruppens samordnare (eller dennes ersättare) Larmlista Den reviderade larmlistan finns på insidan.eda 8. Kommunikation Kommunikation mellan krisledning och verkställande funktioner i kommunen sker vid kris (i möjligaste mån) som under ordinarie verksamhet via telefoni och e-post. RAKEL Vid störningar i kommunikationen finns två RAKEL- enheter att tillgå från Räddningstjänstens krisberedskapsenhet. Enheterna är placerade i Arvika och är gemensamma för Eda, Arvika och Säffle kommuner. Vid kommunöverskridande händelse är tillgången på RAKEL- enheter begränsad. Enheterna är programmerade för kommunikation internt i kommunen, mot Räddningstjänsten, externt med Arvika och Säffle kommuner samt med öppna kanaler till samverkansfunktioner och myndigheter. WIS Behörigheter och kompetens att använda WIS finns hos säkerhetssamordnarna. De har ansvar för att uppdatera samt hämta hem information från kommunikationsplattformen vid händelse av ökat informations- eller kommunikationsbehov. 9. Övning och utbildning Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap är kommunen ålagd att öva och utbilda förtroendevalda och tjänstemän varje mandatperiod. Tjänstemän och politiker med funktion i Eda kommuns krisledningsorganisation ska under varje mandatperiod kallas till: -Utbildning alternativt repetitionsutbildning -Intern krisledningsövning (övande av kommunens krisledningsorganisation) -Samverkansövning (krisledningsövning med externa aktörer, t.ex. annan kommun, myndighet eller företag) 12
Utbildning och övning samordnas och utvärderas av kommunens krisberedskapsenhet (säkerhetssamordningen). Vid behov sker revidering av krisledningsplanen i samband med genomförd övning. 13
8.Aktivering och åtgärdsplan Larm- och inkallningsprocess vid allvarlig händelse. 9.Aktivering av krisledningsorganisation Generellt vid olyckor Räddningschef i beredskap erhåller rapport om händelse. RCB kontaktar kommunchefen som fattar beslut om krishanteringsnivå. Kommunchefen sammankallar samtliga eller utvalda delar av krisledningsstaben enligt larmlista, samt informerar krisledningsnämnden. a) Vid nivå 1-2 leder huvudberörd verksamhetschef krisorganisationen. b) Vid nivå 3 leder krisledningsstaben krisorganisationen. c) Vid nivå 4 sammankallar kommunchefen krisledningsnämnden enligt larmlista för att leda krisledningsorganisationen. 14
Krisledningsorganisationen samlas på förutbestämd plats och inleder krishantering. När ska krisledningsorganisationen aktiveras? Krisledningsorganisationen ska aktiveras: Vid händelser osom avviker från det normala osom innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner osom kräver skyndsamma och samordnade insatser av kommunens resurser Vid händelser som inte kan lösas på annan nivå i kommunens organisation. Hur initieras krisledningsorganisationen? Var och en i den kommunala verksamheten som har ansvar för eller kännedom om det inträffade ska i första hand underrätta ansvarig chef om det inträffade. Ansvarig chef kontaktar kommunchefen och har möjlighet att kontakta räddningschef i beredskap (RCB) för dennes bedömning. Om ansvarig chef inte kan nås kontaktas RCB direkt eller via SOSalarm. Vem beslutar att starta krisledningsorganisationen? Ansvarig chef eller räddningschef i beredskap (RCB) kontaktar kommunchefen eller kommunstyrelsens ordförande för beslut. Vem kallar in krisledningsstaben? Kommunchefen kallar in samtliga eller valda delar av krisledningsstaben vid behov efter samråd med krisledningsnämndens ordförande. Vid inkallning meddelas tid och plats för samling. Vem kallar in krisledningsnämnden? Kommunchefen kontaktar krisledningsnämndens ordförande eller, i dennes frånvaro, vice ordförande för stöd, beslut och deras eventuella övertagande av ansvaret för krisledningsorganisationen. För kontaktinformation, se larmlistor A.1 Nivå Händelsetyp Ansvar Nivå 4 Extraordinär händelse Krisledningsnämnden med stöd av krisledningsstaben Nivå 3 Mycket allvarlig händelse Krisledningsstaben Nivå 2 Allvarlig händelse Berörd verksamhet med stöd av krisledningsstaben Nivå 1 Oroande händelse Berörd verksamhet i samråd med kommunchef (och krisledningsstaben) 15
Nivåer, ansvar och agerande Oroande händelse, nivå 1 Nivå 1 Oroande händelse Berörd verksamhet i samråd med kommunchefen (och krisledningsstaben) Händelsen är av sådan art att om den förvärras riskerar den att bli en allvarlig eller mycket allvarlig händelse. Det kan också vara en händelse som intresserar media och allmänhet. Aktivering Berörd verksamhet aktiverar sin egen krisledningsgrupp och meddelar kommunchef och räddningschef i beredskap (RCB). Ansvar Berörd verksamhet hanterar händelsen på egen hand. Delar av krisledningsstaben kan vid behov vara ett stöd. Informationsansvarig kontaktas för stöd av samordning av information internt och externt. Rapportering Verksamhetschefen informerar vid behov kommunchefen, räddningschef i beredskap (RCB) och kommunstyrelsens ordförande. Krisledningsstaben Påbörjar beredskapsplanering inför eventuell eskalering av händelsen. Avslut Beslut om avslut av krishanteringen tas av berörd verksamhetschef i samråd med kommunchefen. Kom ihåg att utvärdera arbetet, säkerhetssamordningen kan kontaktas för hjälp med utvärderingen. Allvarlig händelse, nivå 2 Nivå 2 Allvarlig händelse Berörd verksamhet med stöd av kommunchefen och krisledningsstaben Händelse som är mer omfattande än en oroande händelse. Flera verksamheter är sannolikt inblandade och en central samordning är nödvändig. Samordning med t.ex. polis och räddningstjänst är trolig. Beslut behöver tas som inte kan vänta till nästa dag. Påtagligt tryck från media och allmänhet. Aktivering Beslut om nivå 2, allvarlig händelse, tas av kommunchefen i samråd med räddningschef i beredskap (RCB). Kommunchefen sammankallar krisledningsstaben för ökad beredskap. Ansvar Berörd verksamhetschef leder och ansvarar för krishanteringen med stöd av krisledningsstaben. 16
POSOM Krisledningsstaben kan vid behov sammankalla POSOM. Rapportering Ansvarig verksamhetschef rapporterar till kommunchefen, räddningschef i beredskap (RCB) och vid behov till kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande. Kommunen är även skyldig att rapportera inträffade händelser till länsstyrelsen (beror på händelsens art och utveckling), detta kan göras genom kommunchef, kommunstyrelsens ordförande eller RCB. Kommunchef Kommunchefens uppgift är att vara ett stöd för berörda verksamheter samt leda alternativt stödja krisledningsstaben. I det senare krävs att kommunchefen har utsett en annan stabschef som leder krisledningsstabens arbete. Krisledningsstaben Krisledningsstabens uppgifter i en allvarlig händelse är bl.a. att -Skapa och följa lägesbild -Dokumentera beslut och föra loggbok -Samordna informationsinsatser -Samordna kommunens åtgärder och resurser -Samverka med andra aktörer (t.ex. polis, landsting, frivilligorganisationer, näringsliv) -Vid behov sammankalla POSOM Avslut Beslut om avslut av krishanteringen tas av verksamhetschefen i samråd med kommunchefen. Händelsen hanteras därefter inom ansvarig verksamhet. Kom ihåg att utvärdera arbetet, säkerhetssamordningen kan kontaktas för hjälp med utvärderingen. Mycket allvarlig händelse, nivå 3 Nivå 3 Mycket allvarlig händelse Krisledningsstaben Händelsen är mer omfattande än en allvarlig händelse eller riskerar att bli det. Den kräver att annan verksamhet läggs åt sidan för att enbart ägna sig åt att hantera händelsen. Händelsen berör sannolikt stora delar av kommunens verksamheter. Kommunen behöver göra en tillfällig anpassning av verksamheten och t.ex. kraftigt utöka informationsverksamheten, samordna informationsinsatserna och erbjuda ett krisstöd i form av POSOM. Starkt tryck från media och allmänhet. Aktivering Beslut om nivå 3, mycket allvarlig händelse, tas av kommunchefen eller kommunstyrelsens ordförande i samråd med RCB. Krisledningsstaben sammankallas till kommunhuset eller annan förutbestämd plats. Ansvar Krishanteringen samordnas av kommunchefen som leder krisledningsstaben i samråd med berörd verksamhetschef. Kommunchefen har möjlighet att utse annan stabschef. 17
POSOM Krisledningsstaben kan vid behov sammankalla POSOM. Rapportering Krisledningsstaben rapporterar till länsstyrelsen (vid behov) och krisledningsnämnden. Kommunchefen Kommunchefens uppgift är att vara ett stöd för berörda verksamheter samt leda alternativt stödja krisledningsstaben, i det senare krävs att kommunchefen har utsett en annan stabschef för att leda krisledningsstabens arbete. Krisledningsnämnden Krisledningsnämnden sammankallas och hålls underrättad om händelsen och lägesbild. Krisledningsstaben Krisledningsstabens uppgifter i en mycket allvarlig händelse är bl.a. att -Skapa och följa lägesbild -Dokumentera beslut och föra loggbok -Samordna informationsinsatser -Samordna kommunens åtgärder och resurser -Samverka med andra aktörer (t.ex. Polis, Landsting, frivilligorganisationer, näringsliv) -Vid behov sammankalla POSOM -Rapportera till krisledningsnämnden och länsstyrelsen (vid behov) Avslut Beslut om avslut av händelsen tas av kommunchefen i samråd med berörd verksamhetschef. Kom ihåg att utvärdera arbetet, säkerhetssamordningen kan kontaktas för hjälp med utvärderingen. Extraordinär händelse, nivå 4 Nivå 4 Extraordinär händelse Krisledningsnämnden med stöd av krisledningsstaben En extraordinär händelse är en händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner samt kräver skyndsamma insatser av en kommun. Ett stort antal människor kan komma att drabbas vid en extraordinär händelse. Situationen kan bli svår att hantera när många människor är berörda. Händelsen kan medföra stor arbetsbelastning, kollektiv stress, stort medialt intresse samt ge långsiktiga politiska följder. Kommunen behöver göra en tillfällig omorganisation och t.ex. kraftigt utöka informationsverksamheten samt erbjuda ett samordnat POSOM. Aktivering Krisledningsnämndens ordförande beslutar om situationen är sådan att kommunen står under påverkan av en extraordinär händelse och att krisledningsnämnden ska träda i funktion. Har 18
ordföranden i krisledningsnämnden förhinder träder vice ordföranden in i dennes ställe. Krisledningsorganisationen samlas på kommunhuset eller annan förutbestämd plats. Ansvar Krisledningsnämnden har det övergripande, yttersta ansvaret för krishanteringen. Krisledningsnämnden kan vid behov besluta att överta berörda utskotts beslutsfattande rörande händelsen/krisen. Ordföranden i krisledningsnämnden (eller vice ordförande vid ordförandes förhinder) får besluta på utskottets vägnar i ärenden som är så brådskande att utskottets avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till utskottet. POSOM Krisledningsnämnden kan vid behov sammankalla POSOM. Rapportering Krisledningsstaben rapporterar till länsstyrelsen och kommunfullmäktige. Kommunchefen Kommunchefens uppgift är att vara ett stöd för drabbade verksamheter samt leda alternativt stödja krisledningsstaben. I det senare krävs att kommunchefen utsett en annan stabschef för att leda krisledningsstabens arbete. Krisledningsnämnden Krisledningsnämnden har det yttersta ansvaret för kommunens krishantering och fastställer övergripande mål och direktiv för hela krisledningsorganisationens arbete. Krisledningsnämnden fungerar också som kommunens ansikte utåt. Krisledningsstaben Krisledningsstabens uppgifter i en mycket allvarlig händelse är bl.a. att -Skapa och följa lägesbild -Dokumentera beslut och föra loggbok -Samordna informationsinsatser -Samordna kommunens åtgärder och resurser -Samverka med andra aktörer (t.ex. polis, landsting, näringsliv) -Vid behov sammankalla POSOM -Rapportera till krisledningsnämnden och länsstyrelsen Avslut Beslut om avslut av händelsen tas av krisledningsnämnden. När beslut om avslut och återgång till normal organisation har fattats ska följande beaktas att: -Avvecklingen sker successivt, framför allt av kommunikationsfunktionerna -Överlämning av personal till ordinarie tjänstgöring föregås av dialog om behov av ledighet, information eller debriefing -Handlingar i ärendet diarieförs och arkiveras -Kom ihåg att utvärdera arbetet, säkerhetssamordningen kan kontaktas för hjälp med utvärderingen. 19
Verksamhetsstöd A.1Larmlistor Den reviderade larmlistan finns som länk på insidan.eda 1
A.2Lokaler A.2.1 Krisledningsnämnden, Stora grupprummet Läge Plan 2, Kommunhuset, Charlottenberg Kontaktinformation 0571-282 10 (internt) 0571-212 87 (externt) Utrustning (* Markerat material finns förberett i en låda i kommunhusets kopieringsrum, plan 1) Krisledningsplan* Projektor Dator Telefoner (uttag anknutna till växeln samt separata linjer)* Whiteboard Kommunkarta och riskkartor* Risk- och sårbarhetsanalys* Pennor* Anteckningsblock* Loggdagbok Ficklampa* Trådlöst nätverk: onät: Eda kommun guest oanvändarnamn: Kris olösenord: KungKom24% oinloggningsuppgifter kan även erhållas från medborgarkontoret (hämtas från Cisco Guest Management) 2
A.2.2. Krisledningsstaben, KS-salen Läge Plan 1, Kommunhuset, Charlottenberg Kontaktinformation 0571-212 86 (internt) 0571-281 44 (externt) Utrustning (* Markerat material finns förberett i en låda i kommunhusets kopieringsrum, plan 1) Krisledningsplan* Projektor Dator Telefoner (uttag anknutna till växeln samt separata linjer)* Whiteboard Kommunkarta och riskkartor* Risk- och sårbarhetsanalys* Pennor* Anteckningsblock* Loggdagbok Ficklampa* Trådlöst nätverk: onät: Eda kommun guest oanvändarnamn: Kris olösenord: KungKom24% oinloggningsuppgifter kan även erhållas från medborgarkontoret (hämtas från Cisco Guest Management) 3
A.2.3. Informationsfunktionen, BOB-rummet Läge Plan 1, Kommunhuset, Charlottenberg Kontaktinformation 0571-28 218 (externt) Utrustning (* Markerat material finns förberett i en låda i kommunhusets kopieringsrum, plan 1) Krisledningsplan* Dator Telefoner (uttag anknutna till växeln samt separata linjer)* Whiteboard Kommunkarta* Pennor* Anteckningsblock* Loggdagbok Ficklampa* Trådlöst nätverk: onät: Eda kommun guest oanvändarnamn: Kris olösenord: KungKom24% oinloggningsuppgifter kan även erhållas från medborgarkontoret (hämtas från Cisco Guest Management) 4
A.2.4 Media-/presskonferenslokal, B-salen Läge Entréplan, Folkets hus, Charlottenberg Kontaktinformation Utrustning Bildkanon Stolar och bord Trådlöst nätverk: onät: Eda kommun guest oanvändarnamn: Kris olösenord: KungKom24% oinloggningsuppgifter kan även erhållas från medborgarkontoret (hämtas från Cisco Guest Management) 5
A.2.5. Servicefunktionen/Medborgarkontoret Läge: Entrén, Kommunhuset, Charlottenberg Kontaktinformation 0571-281 88 Utrustning (* Markerat material finns förberett i en låda i kommunhusets kopieringsrum, plan 1) Krisledningsplan* Dator Telefoner (uttag anknutna till växeln samt separata linjer)* Kommunkarta* Risk- och sårbarhetsanalys* Pennor* Anteckningsblock* Loggdagbok Ficklampa* Trådlöst nätverk: onät: Eda kommun guest oanvändarnamn: Kris olösenord: KungKom24% oinloggningsuppgifter kan även erhållas från medborgarkontoret (hämtas från Cisco Guest Management) 6
A.2.6. Alternativ ledningslokal, Räddningsstationen Läge Ämterudsvägen 16, Charlottenberg Kontaktinformation 0571-202 26 Utrustning (* Markerat material finns förberett i en låda i kommunhusets kopieringsrum, plan 1) Krisledningsplan* Projektor Dator Telefoner (uttag anknutna till växeln samt separata linjer)* Whiteboard Kommunkarta och riskkartor* Risk- och sårbarhetsanalys* Pennor* Anteckningsblock* Loggdagbok Ficklampa* 7
A.3 Samverkansaktörer Eda Bostads AB 0571-28100 Elförsörjning Reservkraftverk, röjningspersonal m m. Fortum 020-460000 Vattenfall 020-404800 Vattenfall storstörning.org. 0520-88699 bostadsbolaget@eda.se kundservice@fortum.com kundservice@vattenfall.com 0520-18962 Frivillig resursgrupp Bostad/Arbete Mobil Kan hjälpa till med eftersök, bevakning, informationsspridning etc. Ann-Marie Svensson 0570-10878 Lennart Svensson 0570-10878/ 0570-727412 070-9422198 Jon Werner 0570-83590/ 0570-19378 070-5502927 Siv Jivesand 0570-12513 070-3084761 Börje Georgsson 0570-16257 072-2479545 Företag Norma Fundo Components AB Charlottenbergs shoppingcenter Christer Persson Per-Åke Kristiansson Tore Paulsen Åmotfors bruk AB Åmotfors Energi Antiphon AB Krister Österberg Jan Hallgren Kenneth Danielsson 0571-31569/ 0571-31500 0571-768303 0047-951142513/ 057128770 0571-12823 0571-12781/ 070-5730864 0571-31802/0571-31807 Försvarsmakten Ställer personal och materiel till förfogande t ex personal för bårtransporter, landsvägs- och terränggående fordon. Sambands- och ledningsresurser. Militärregion Väst 0500-466100 Hemvärnet Hemvärnets viktigaste uppgifter är att bevaka, skydda, övervaka samt stödja det civila samhället i krissituationer. Örebro/Värmlandsgruppen 019-395102 Lars Gustafsson 0706-554602 sunnanas@yahoo.se Röda korset Kan ge medmänskligt stöd, värme, kläder etc. Henry Larsson 0571-106 06 070-219 86 22 Elvy Nordström 070-276 02 95 0571-314 25 Kyrkan Själavård, minnesgudstjänst m m. Jourhavande präst Larmas via SOS (112) 8
Jössejouren (närortspräster) 0570-728200 Länsstyrelsen Samordning av resurser, stöd och rådgivning. Särskilt viktiga uppgifter för dem är att stödja kommunen i deras krisberedskapsarbete och samverka med sektoransvariga myndigheter, företag och organisationer. Länsstyrelsens områdesansvar innefattar därför åtgärder före, under och efter en krissituation. Vakthavande beslutsfattare Larmas via SOS varmland@lansstyrelsen.se Massmedia Medverkar som mottagare och förmedlare av krisinformation. Sveriges Radio sänder viktiga meddelande till allmänheten (VMA). SVT Text 08-7847600 text@svt.se SVT Värmlandsnytt 054-230250 varmlandsnytt@svt.se TV4 Värmland 054-7753000 redaktionen@varmland.tv4.se TT 031-7551600 goteborg@tt.se Riksradion (sändn.ledning) 08-7842088 jour@ojje.sr.se Radio City Karlstad 054-190040 info@radiocity.se Sveriges Radio Värmland 054-221100/ 08-7845000 radio@varmland.sr.se Arvika Nyheter 0570-714400 redaktion@arvikanyheter.se Nya Wermlands-Tidningen 054-199000 redaktion@nwt.se Värmlands Folkblad 054-175500 redaktion@vfb.se Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) MSB har beredskap för allvarliga olyckor, kriser eller katastrofer i Sverige och internationellt. Deras uppdrag är att bistå och ge stöd till samordning mellan svenska myndigheter i krissituationer. Tjänsteman i beredskap 054-150150 registrator@msb.se Närliggande kommuner (Räddningstjänsten) Räddningsresurser, ledningspersonal m m. Arvika 0570-81480 Säffle 073-0347935 Årjäng Larmas via SOS Sunne Larmas via SOS Torsby Larmas via SOS Eidskog 004790-163215 Befälstelefon Befälstelefon RCB RCB RCB Polisen Avspärrning, trafikreglering, utrymning, söka försvunna personer, identifiering m m. Närpolisområde Eda 054-186006 polisen@varmland.police.se Sjukvården Ansvaret för sjuktransporttjänst/ambulansverksamhet och katastrofberedskap. Utsändande av sjukvårdsgrupper, dessa grupper larmas via TiB. Eda vårdcentral Växel 0571-28400 Akutnummer 0571-28405/0571-12912 Landstinget i Värmland Tjänsteman i beredskap Nås via SOS-alarm 054(TiB), larmas via Karlstad 671319 alt.112 9
SMHI Tillhandahåller meteorologisk och hydrologisk information. 011-4958200 Vakthavande hydrolog 011-495 8020 kundtjanst@smhi.se hydprog@smhi.se SOS Alarm Tar emot larm och larmar ut styrkor. Samordnar och tillgodoser samhällets behov av alarmeringstjänster. Larmnummer 112 054-556330 Informationsnummer 113 13 Strålsäkerhetsmyndigheten Myndighetens verksamhet omfattar frågor om skydd av människors hälsa och miljön mot skadlig verkan av joniserande och icke-joniserande strålning, säkerhet i kärnteknisk verksamhet samt nukleär icke-spridning. 08-4542466/ 08-7994000 Teleförsörjning Extra teleförbindelser m m. Telia 90200/ 020-505000 Trafikverket Centralt Region Väst Karlstad 0771-242424 031-635000/ 010-1239997 054-146000 Tullverket Klareringsexpedition Eda Klareringsexpedition Eda Rikssambandscentral 0771-520520 (kl. 08:0016.30) 0571-28610 (övrig tid) 08-4050570 (dygnet runt) 10
A.4 Checklistor A.4.1 Krisledningsnämnden Krisledningsnämndens uppgift är att aktivera, samordna och leda krisorganisationen i händelse av kris. Nämnden ska fortlöpande inhämta, analysera, sammanställa och förmedla information till interna och externa målgrupper samt samverkanspartners. Nämnden ska samordna sin information och verksamhet med krisledningsstaben. 1Lägesorientering oetablera kontakt med krisledningsstaben ogenomför kort situationsanalys och skapa samsyn om lägesbild ota fram åtgärdsplaner för akuta åtgärder outvärdera eventuella politiska ställningstaganden opåbörja loggdagbok (händelser, beslut, åtgärder, resultat ) 1Organisation, roller, uppgifter och arbetsverktyg otydliggör och dokumentera utsedd Nämndens ordförande (leda) Sekreterare (logga, dokumentera, service ) obestäm, tydliggör och dokumentera ytterligare nödvändiga interna resurser Service (produktion, dokumentation, analys ) Samband (upplysningscentral, växel, kontaktvägar/nät ) Experter (IT, teknik, krisområde, geografi, observatörer, rapportörer ) obestäm, tydliggör och dokumentera ersättare till ovan funktioner odefiniera och införskaffa övriga eventuella hjälpmedel Skrivare Kopiator Mobiltelefon Telefax TV/Radio Möbler Skriv-/anslagstavlor Kontorsmaterial Annat 11
oschemalägg personresurser (tid och ersättare/avbytare) odefiniera och rekrytera nödvändigt externt stöd och samarbete (myndigheter, organisationer, föreningar, funktioner, personer ) 1Kommunikation/Samband overifiera status och säkerställ tillgängliga kommunikationskanaler Växel Telefon (mobil, analog) Internet och e-post Rakel overifiera status och säkerställ tillgängliga transportfordon och vägar osäkerställ fortlöpande kontaktmöjlighet med utvalda aktörer Internt: Krisledningsstab Informationsfunktionen Utvalda resurser Representanter för verksamhetsområden och operativa enheter Kommunala bolag Externt: Samverkanspartners Utvalda resurser 2Lokaler osäkerställ och inventera definierade lokaler för samtliga funktioner osäkerställ och inventera reservlokaler (eventuellt) 1Information obestäm omedelbara informationsinsatser Delegera fortsatt arbete till informationsansvarig outse talespersoner/kontaktpersoner (övergripande, kompetensområde ) oinformera/inkalla POSOM vid behov oinformera FRG-ansvarig vid behov 12
odefiniera rapporteringsrutin med krisledningsstab odefiniera rapporteringsrutin med informationsfunktion 1Fortlöpande krishantering odefiniera och anskaffa nödvändigt bakgrundsmaterial och handlingar odefiniera nödvändig lägesinformation och säkerställ fortlöpande inhämtning av den odefiniera funktioner, rutiner och resurser för fortlöpande analysarbete och informationsbearbetning/sammanställning. odefiniera återsamlingsrutin för genomgång av lägesbild och fortsatt åtgärdsplanering odefiniera rapporteringsrutiner gentemot samtliga interna och externa funktioner, resurser och samverkanskontakter odefiniera behov och anskaffande av fortlöpande nämndförsörjning (el, vatten, mat, material ) 1Avslut obesluta om avslutande av krishantering oinformera om beslutet att avsluta krishantering Krisorganisationen (för avveckling och återgång till normal verksamhet) Samverkanspartners Kriswebbplats och massmedia outvärdering/sammanfattning av krisledningsarbetet efter avslutad kris 13
A.4.2 Krisledningsstaben Krisledningsstabens uppgift är att aktivera, samordna och leda krisorganisationen i händelse av kris. Man ska fortlöpande inhämta, analysera, sammanställa och förmedla information till interna och externa målgrupper samt samverkanspartners. Information och verksamhet ska samordnas med krisledningsnämnden och verksamhetsområdena. 1. Lägesorientering ogenomför kort situationsanalys och skapa samsyn om lägesbild oinformera och/eller inkalla krisledningsnämnden ota fram åtgärdsplaner för akuta åtgärder opåbörja omfallsplanering och ta fram alternativa åtgärdsplaner opåbörja loggdagbok (händelser, beslut, åtgärder, resultat ) 2. Organisation, roller, uppgifter och arbetsverktyg otydliggör och dokumentera utsedd Krisledningschef (leda) Sekreterare (logga, dokumentera, service ) Räddningschef (rädda/skydda) Informationsansvar (informera/kommunicera) obestäm, tydliggör och dokumentera ytterligare nödvändiga interna resurser Service (produktion, dokumentation, analys ) Samband (upplysningscentral, växel, kontaktvägar/nät ) Experter (IT, teknik, krisområde, geografi, observatörer, rapportörer ) obestäm, tydliggör och dokumentera ersättare till ovanstående funktioner odefiniera och införskaffa övriga nödvändiga hjälpmedel Skrivare Kopiator Mobiltelefon Telefax TV/Radio Möbler Skriv-/anslagstavlor 14
Kontorsmaterial Annat oschemalägg personresurser (tid och ersättare/avbytare) odefiniera och rekrytera nödvändigt externt stöd och samarbete (myndigheter, organisationer, föreningar, funktioner, personer ) 3. Kommunikation/Samband overifiera status och säkerställ tillgängliga kommunikationskanaler Växel Telefon Internet och e-post Rakel overifiera status och säkerställ tillgängliga transportfordon och vägar osäkerställ fortlöpande kontaktmöjlighet med utvalda aktörer Internt: Krisledningsnämnd Informationsfunktionen Utvalda resurser Fältpersonal Kommunala bolag Externt: Samverkanspartners Utvalda resurser 4. Lokaler osäkerställ och inventera definierade lokaler för samtliga funktioner osäkerställ och inventera reservlokaler (eventuellt) 5. Information obestäm omedelbara informationsinsatser Delegera fortsatt arbete till informationsansvarig outse talespersoner/kontaktpersoner (övergripande, kompetensområde ) 15
oinformera/inkalla POSOM vid behov oinformera FRG-ansvarig vid behov odefiniera rapporteringsrutin med krisledningsnämnd odefiniera rapporteringsrutin med informationsfunktion 6. Fortlöpande krishantering odefiniera och anskaffa nödvändigt bakgrundsmaterial och handlingar odefiniera nödvändig lägesinformation och säkerställ fortlöpande inhämtning av den odefiniera funktioner, rutiner och resurser för fortlöpande analysarbete och informationsbearbetning/sammanställning. odefiniera återsamlingsrutin för genomgång av lägesbild och fortsatt åtgärdsplanering odefiniera rapporteringsrutiner gentemot samtliga interna och externa funktioner, resurser och samverkanskontakter odefiniera behov och anskaffande av fortlöpande stabsförsörjning (el, vatten, mat, material ) 7. Avslut obesluta om avslutande av krishantering oinformera om beslutet att avsluta krishantering Krisorganisationen (för avveckling och återgång till normal verksamhet) Samverkanspartners Kriswebbplats och massmedia outvärdering/sammanfattning av krisledningsarbetet efter avslutad kris 16
17
A.4.3 Informationsfunktionen Informationsfunktionens uppgift är att inhämta, analysera, sammanställa och förmedla information till interna och externa målgrupper samt samverkanspartners. Man ansvarar för att kontinuerligt bevaka, formulera och kommunicera aktuell lägesbild till aktuella målgrupper. Verksamhet och information ska samordnas med krisledningsstaben. Informationsfunktionen samarbetar även med den utsedda personalen inom servicefunktionens upplysningscentral som arbetar med service och upplysning till/från medborgare. För beskrivning av informationsfunktionens roll och uppgifter (se bilaga A.4.5.). 1 Lägesorientering ogenomför kort situationsanalys och skapa samsyn om lägesbild ota fram akut åtgärdsplan opåbörja omfallsplanering och långsiktiga åtgärdsplaner opåbörja loggdagbok (händelser, beslut, åtgärder, resultat ) 2 Organisation, roller, uppgifter och arbetsverktyg otydliggör och dokumentera utsedd Informationsansvarig (leda och informera) Sekreterare (logga, dokumentera, informationsbehandling, service ) Webbansvarig (uppdatering, teknik ) obestäm, tydliggör och dokumentera ytterligare nödvändiga interna resurser Service (produktion, dokumentation, mediabevakning/kontakt ) Samband (upplysningscentral, växel, medborgarservice, kontaktvägar/nät ) Experter (teknik, tal-/text-/teckentolkar ) obestäm, tydliggör och dokumentera ersättare till ovanstående funktioner odefiniera och införskaffa övriga nödvändiga hjälpmedel Skrivare Kopiator Mobiltelefon Telefax TV/Radio Möbler 18
Skriv-/anslagstavlor Kontorsmaterial Annat oschemalägg personresurser (tid och ersättare/avbytare) odefiniera och rekrytera nödvändigt externt stöd och samarbete (myndigheter, organisationer, föreningar, funktioner, personer ) 3 Kommunikation/Samband overifiera status och säkerställ tillgängliga kommunikationskanaler: Upplysningscentral/växel/medborgarservice Telefon Internet och e-post osäkerställ fortlöpande kontaktmöjligheter med utvalda aktörer: Internt: Krisledningsstab (alt. ansvarig verksamhetschef) Växel, webbansvarig och medborgarservice Utvalda resurser Externt: Massmedia Samverkanspartners Utvalda resurser 4 Information obestäm omedelbara informationsinsatser (intern och externt) Informera upplysningscentralen/växel om lägesbild. Skapa samtidigt ett anpassat svarsmeddelande för telefonväxeln som kort beskriver lägesbilden och var aktuell information publiceras fortlöpande (s.k. lavinmeddelande). Förmedla aktuell lägesbild samt information om de centrala kontaktpunkter och kanaler som kommer utnyttjas fortlöpande till följande medier: Massmedia (se bilaga A.3) Hemsida (överväg även andras hemsidor, d v s kommunbolag, verksamheter, offentliga organisationer m m) Påbörja fortlöpande FAQ och grundstruktur/innehåll 19
Sociala medier (f.n. Facebook) Våra centrala kontaktpunkter/kanaler är: 1.Telefon/E-post (upplysningscentralen): 0571-281 00 kommun@eda.se 2.Telefon/E-post/Ansvarsområde för definierade kontakt-/talespersoner (eventuellt) 3.Kriswebbplats: www.eda.se eller annan utvald plats för krisinformation Definiera annan akut information att förmedla och/eller målgrupper att nå odefiniera prioriterade målgrupper och deras centrala informationsbehov: Direkt berörda Indirekt berörda (anhöriga, närboende, riskgrupper ) Allmänhet Kommunanställda Samverkanspartners (myndigheter, organisationer, kommuner, föreningar ) Massmedia oidentifiera eventuella kommunikationströsklar hos målgrupperna och säkerställ resurser och verktyg att hantera det: Språk, hörsel, syn, funktionshinder, geografi, teknik odefiniera prioriterade kommunikationskanaler för ovan nämnda målgrupper, samt verifiera status och säkerställ tillgång (se tänkbara kanaler nedan) 5 Fortlöpande krishantering odefiniera och anskaffa nödvändigt bakgrundsmaterial och handlingar odefiniera funktioner, rutiner och resurser för fortlöpande inhämtning, bearbetning och förmedling av information odefiniera återsamlingsrutin för genomgång av lägesbild avseende informationsarbetet odefiniera samarbete och rapporteringsrutiner gentemot krisledningsstab (inkomna frågor utifrån, informationsinsatser, resultat m m) odefiniera rapporteringsrutiner gentemot övriga interna och externa funktioner, resurser och samverkanskontakter obevaka vad som skrivs i massmedia om krisen ogrunden för all informationen är att den ska: Upplysa människor om aktuellt läge, vidtagna åtgärder och eventuella faror/risker Ge råd och anvisningar om hur människor ska agera för att undvika skada, fara och olägenhet 20
Förmedlas utan onödig fördröjning Uppdateras så snart ny information är tillgänglig Vara tydlig och lättillgänglig Förmedla fakta som är verifierad och korrekt, d v s fakta. Undvik att gissa och spekulera Fokusera på händelse (när, vad och var), vidtagna åtgärder, uppnådda resultat och viktiga förändringar sedan föregående information. otänkbara informationskanaler: Hemsida (fortlöpande uppdatering av lägesbild): Utsidan (kriswebbplats) Insidan Massmedia (se bilaga A.3) Tidningar, TV, text-tv, radio Pressmeddelande, presskonferens (händelsestyrt, bestämda tidpunkter, talespersoner/deltagare ) Upplysningscentralen/växel (fortlöpande information av lägesbild) Sociala medier (fortlöpande uppdatering av lägesbild) Telefon SMS E-post Trycksaker Affischer Annonser Offentliga informationstavlor (t ex elektronisk tavla, riksväg 61) Brevbärare 6 Avslut oinformera om krisledningsnämndens/stabens beslut att avsluta krishantering Krisorganisationen (för avveckling och återgång till normal verksamhet) Samverkanspartners Kriswebbplats, massmedia outvärdering/sammanfattning av informationsfunktionens arbete efter avslutad kris 21
oidentifiera och skapa förberedelse för potentiella frågor från press och allmänhet i kölvattnet av krisen A.4.4 Checklista: Servicefunktionen 22
Servicefunktionens uppgift är att stödja övriga funktioner under kris. Ansvarar för hanteringen av alla kommunala dokument och förandet av krisledningsnämndens/stabens loggbok. Ansvarar även för att krisledningsfastigheten har fungerande informationsteknik, belysning, ström, värme och dylikt, samt i övrigt att krisledningsorganisationen har tillräckliga resurser och en miljö som möjliggör uthållighet i en krissituation. 1 Lägesorientering oetablera kontakt med krisledningsstab/nämnd oskapa samsyn om lägesbild och inledande åtgärder oupprätta åtgärdsplan utifrån krisledningens lägesrapport och behov opåbörja loggdagbok för stab/nämnd (händelser, beslut, åtgärder, resultat ) 2 Organisation, roller, uppgifter och arbetsverktyg otydliggör och dokumentera utsedd Personalansvarig (tillgänglig personal, funktioner, ersättare) Resursansvarig (inventera, rekvirera, prioritera) Sekreterare (logga, dokumentera, informationsbehandling, service ) obestäm, tydliggör och dokumentera ersättare till ovan funktioner odefiniera och införskaffa övriga nödvändiga hjälpmedel för egen verksamhet Skrivare Kopiator Mobiltelefon Telefax TV/Radio Möbler Skriv-/anslagstavlor Kontorsmaterial Annat osäkerställ att teknisk utrustning och material finns tillgänglig och fungerar i samtliga krislokaler (utrustningslista för respektive lokal, se bilaga A.2) oschemalägg personresurser (tid och ersättare/avbytare) obestäm, tydliggör och dokumentera ytterligare nödvändiga interna resurser Personal (intern rekrytering från kansli, kundservice samt andra verksamheter) Samband (utrustning till krisledningsorganisationen samt intern kommunikation) 23