RUTIN Gäller från och med Diarienummer 2019-02-22 V-2019-0217 Beslutsfattare Datum för beslut Ansvarig avdelning Hållbarhetschef 2019-02-22 KTH Sustainability Office Universitetsövergripande rutin för hållbar utveckling i forskning inom ramen för miljöledningssystemet 1. Syfte Rutinen beskriver KTH:s systematiska arbete med att beakta hållbar utveckling i forskning inom ramen för miljöledningssystemet. Det följer av krav enligt miljöledningsförordningen (2009:907) och enligt den internationella miljöledningsstandarden ISO 14001: 2015. Syftet med rutinen är att bidra till FN:s globala hållbarhetsmål och nå KTH:s övergripande hållbarhetsmål för forskning. Rutinen syftar till att skapa effektiva arbetssätt och processer som skapar värde för medarbetare och studenter. 2. Omfattning/avgränsning Rutinen beskriver hur miljöledningssystemet är integrerat i KTH:s planerings- och uppföljningsprocess och i KTH:s kvalitetssystem för forskning. Rutinen beskriver forskningsprocessen och hur indikatorer för att följa upp och mäta hållbarhetsmålen för forskning beslutas. 3. Definitioner I 1 kap. högskolelagen finns bl.a. följande bestämmelser: 5 Högskolorna skall i sin verksamhet främja en hållbar utveckling som innebär att nuvarande och kommande generationer tillförsäkras en hälsosam och god miljö, ekonomisk och social välfärd och rättvisa. I högskolornas verksamhet skall jämställdhet mellan kvinnor och män alltid iakttas och främjas. Högskolorna bör vidare i sin verksamhet främja förståelsen för andra länder och för internationella förhållanden. Högskolorna skall också aktivt främja och bredda rekryteringen till högskolan. Lag (2005: 1208). 6 För forskningen skall som allmänna principer gälla att 1. forskningsproblem får fritt väljas, 2. forskningsmetoder får fritt utvecklas och 3. forskningsresultat får fritt publiceras. Forskning finansieras i huvudsak med interna medel som KTH självt bestämmer över och med externa medel där finansiären kan ställa krav på forskningens innehåll för att bevilja finansiering. 1 (5)
4. Ansvar Ansvaret följer av rektors och skolchefernas delegationsordning. Universitetsstyrelsen, rektor, chef för det gemensamma verksamhetsstödet, vicerektorer, dekanus, skolcheferna och hållbarhetschefen har ett ansvar för att hållbar utveckling beaktas inom forskning. 5. Hållbar utveckling i forskning inom ramen för miljöledningssystemet respektive kvalitetssystemet för forskning 1. Inom ramen för miljöledningssystemet beslutar universitetsstyrelsen om en hållbarhetspolicy. Rektor fattar beslut om övergripande hållbarhetsmål för forskning. De övergripande hållbarhetsmålen för forskning upprättas för en viss tidsperiod. Hållbarhetschefen och vicerektor för hållbar utveckling bereder efter samverkan med ansvariga funktioner ändringar av hållbarhetspolicyn och av hållbarhetsmålen för forskning. 2. Hållbarhetschefen beslutar inom ramen för miljöledningssystemet om processer och rutiner för hållbar utveckling i forskning. Vicerektor för hållbar utveckling fastställer indikatorer för att mäta och följa upp hållbarhetsmålen för forskning. Fastställande av rutiner/processer och indikatorer sker efter samverkan med berörda vicerektorer och med fakultetsrådet. 3. Rektor beslutar om hållbar utveckling i forskning inom ramen för KTH:s utvecklingsplan och årliga verksamhetsplan. Chefen för det gemensamma verksamhetsstödet, hållbarhetschefen och vicerektor för hållbar utveckling upprättar en årlig verksamhetsplan för det gemensamma verksamhetsstödet till rektor och skolcheferna avseende arbetet med hållbar utveckling i forskning. Det sker efter samverkan med berörda funktioner. Rektor tar upp skolans arbete med hållbarhetsmålen för forskning i samband med skoldialogen. Dekanus tar upp resultatet av arbetet med hållbar utveckling inom forskning i samband med kvalitetsdialogen med skolorna. Det sker inom ramen för en diskussion utifrån beslutade indikatorer och övrig relevant information. 4. Skolchef beslutar om skolans utvecklingsplan och skolans årliga handlingsprogram för hållbar utveckling inom forskning. Skolans utvecklingsplan och handlingsprogram för hållbar utveckling i forskning genomförs inom ramen för den ordinarie verksamhetsplaneringen och uppföljningen av skolans verksamhet. Handlingsprogrammen ligger som underlag för den rapportering som tas fram i samband med den interna årliga uppföljningen inom ramen för kvalitetssystemet för forskning. Skolchef ansvarar för att handlingsprogrammen publiceras på skolans intranät. Med stöd av hållbarhetschef och vicerektor för hållbar utveckling följer skolchef upp handlingsprogrammen och beslutar om nya handlingsprogram för nästkommande år. Det sker i samband med genomförandet av ledningens genomgång vid skolan, dock senast den 31 mars varje år. I samband med ledningens genomgång beslutar skolchef vilka frågor som skolan vill ta vidare till kvalitetsdialogen med dekanus. 5. Hållbarhetschef följer upp det övergripande arbetet med hållbarhetsmålen för forskning i samband med ledningens genomgång för rektor, vicerektor för hållbar utveckling och chefen för det gemensamma verksamhetsstödet. Hållbarhetschef och ansvariga vicerektorer presenterar resultaten från skolornas genomgång för rektor och skolcheferna vid rektors strategiska råd. 2 (5)
6. Hållbarhetschef ansvarar för att samordna det övergripande arbetet med de interna och externa miljörevisionerna. I samband med intern och extern miljörevision följer miljörevisorerna upp det systematiska miljöledningsarbetet genom att revidera arbetet med att beakta hållbar utveckling inom forskning. Inom ramen för kvalitetssystemet för forskning sker en kontinuerlig uppföljning av hållbar utveckling inom forskningen. 7. Hållbarhetschef tar i samverkan med vicerektor för hållbar utveckling fram en övergripande hållbarhetsredovisning och stödjer skolorna i deras redovisning på skolnivå. Hållbarhetsredovisningen rapporteras till universitetsstyrelsen. I årsredovisningen redovisas KTH:s miljö- och hållbarhetsarbete till utbildningsdepartementet och en redovisning sker till Naturvårdsverket enligt miljöledningsförordningen. Redovisningar sker också till internationella nätverk och rankinginstitut. Redovisningarna kommuniceras till interna och externa intressenter och publiceras på intranätet och externt på vår webbsida. 6. Forskningsprocessen Nedan ges en bild av hur forskningsprocessen kan beskrivas på ett övergripande sätt och var hållbar utveckling bör beaktas. KTH:s och skolornas delegationsordning och andra styrande dokument beskriver ansvariga funktioner. Forskningsprocessen 1. Formulera ide, kunskaps/omvärlds/intressentanalys Reflektion kring hållbarhetsaspekter på forskningsfråga/väntade resultat (inklusive synergier och målkonflikter). Reflektion krävs för att få finansiering från många finansiärer. 2. Finansiera forskningen Många finansiärer kräver HU-fokus (EU, Formas, Mistra, Energimyndigheten mfl.) samt fokus på impact. 3. Samverka med omvärlden Reflektion kring lämpliga samverkansaktörer utifrån bland annat ett HU-perspektiv. Kunskapsutbyten med aktörerna, samt kommunikation kring vilka behov de har. Det så är relevant kommunicera forskningen ur ett HU-perspektiv, exempelvis genom FN:s hållbarhetsmål. 4. Genomföra forskningen Metodval, upphandling av utrustning, kemikalier, arbetsmiljö, datahantering är exempel på aktiviteter där etisk och miljömässig hänsyn bör tas. där så är relevant. 3 (5)
5. Publicera forskningen Reflektera över lämpliga publiceringsforum och målgrupper bland annat utifrån ett HU-perspektiv. 6. Sprida, följa upp och utvärdera Analysera hur resultaten är relevanta för hållbar utveckling. Genomföra impactanalys mot FN:s hållbarhetsmål, där så är relevant. Ändamålet med att beskriva KTH:s forskningsprocess är att 1. Bidra till KTH:s hållbarhetsmål för forskning och FN:s globala hållbarhetsmål. 2. KTH ska vara ledande inom hållbar utveckling. 3. Att hållbar utveckling beaktas i KTH:s forskningsprocess, där så är relevant. 4. Att få en överblick var det är relevant att hållbar utveckling beaktas i forskningsprocessen. 5. Skapa utgångspunkt för diskussion av förbättring av arbetet med att integrera hållbar utveckling i forskningen. 6. Få ökad förståelse för vilka indikatorer som ska finnas för att följa upp, utvärdera och redovisa arbetet med hållbar utveckling i forskningsprojekten. 7. Indikatorer för hållbar utveckling i forskning Uppföljning och utvärdering av hållbar utveckling i forskning sker med stöd av indikatorer. Indikatorerna syftar till att synliggöra och spegla kvalitet eller effektivitet i forskningen avseende hållbar utveckling. Indikatorer ska stödja ledningen och medarbetare att förbättra arbetet med att nå hållbarhetsmålen för forskning. Indikatorerna beslutas av vicerektor för hållbar utveckling efter samverkan med ansvariga funktioner. Uppföljning av hållbarhetsmålen med stöd av indikatorer sker i samband med ledningens genomgång för rektor och i samband med ledningens genomgång på skolnivå för skolchefens ledningsgrupp. Uppföljning med stöd av indikatorerna sker också i samband med den årliga kvalitetsdialogen och skoldialogen som dekanus och rektor genomför med skolorna. KTH Sustainability Office samordnar övergripande arbetet med indikatorer och är ett stöd till skolorna i arbetet med att ta fram indikatorer på skolnivå inför ledningens genomgång. 8. Dokumentation KTH:s utvecklingsplan 2018-2023 och KTH:s verksamhetsplan för 2018. KTH:s hållbarhetsmål 2016 2020. Det gemensamma verksamhetsstödets och skolornas utvecklingsplaner. Skolornas hållbarhetsmål och handlingsprogram för utbildning. Centralt genomförd riskanalys avseende hållbar utveckling. Campusplanen 2018 2023. 4 (5)
Kvalitetspolicy, samt styrdokumenten för kvalitetssäkring av utbildning Beslut av vicerektor för hållbar utveckling avseende indikatorer för hållbar utveckling inom forskning 9. Bilagor Bilaga 1 Indikatorer för hållbar utveckling inom forskning 10. Ändringslogg Fastställd version Dokumentdatum Ändring Namn 00 ÅÅÅÅ-MM-DD Ny rutin Vem har tagit fram rutinen 01 ÅÅÅÅ-MM-DD Beskriv kort vilka ändringar som gjorts Vem har gjort ändringarna Bilaga 1 Indikatorer för hållbar utveckling inom forskning Indikatorerna nedan är de som används när denna rutin beslutats. Arbetet med att utveckla indikatorer sker kontinuerligt bland annat i relation till nationell och internationell utveckling. Indikatorerna kan därför komma att uppdateras utan att rutinen uppdateras. De bibliometriska indikatorerna samt ranking görs för KTH som helhet, de övriga indikatorerna bryts ned på skolnivå. Antal vetenskapliga publikationer inom området hållbar utveckling. Normaliserad citeringsgrad inom området hållbar utveckling. Antal författare som publicerat inom området hållbar utveckling. Antal fakultetsanställningar (professorer) med hållbarhetsfokus i ämnesområde. Antal utlysta fakultetsanställningar (professorer, lektorer, biträdande lektorer) med hållbarhetsfokus i ämnesområde eller ämnesbeskrivning. Summa externa medel som kommer från vissa svenska finansiärer med HU-fokus. Ranking inom miljö och hållbar utveckling, såsom QS Environmental Sciences, NTU Environment/Ecology, ARWU Environmental Science & Engineering, Times Higher Education University Impact Ranking och Naturvårdsverkets ranking av svenska myndigheters miljöledningsarbete. 5 (5)