Riktlinjer för distansarbete

Riktlinjer för distansarbete Antagen av kommunstyrelsen 2001-10-16 131 KS 00/184-020

Innehållsförteckning 1. Bakgrund... 3 2. Allmänt om distansarbete... 3 3. Beslut om distansarbete... 3 4. Definition av distansarbete... 3 5. Grundläggande förutsättningar för distansarbete... 3 5.1 frivillighet... 3 5.2 förtroende... 3 5.3 samverkan (LOKSAM)... 4 5. 4 krav på tillgänglighet... 4 5.5 reglering arbetstiden... 4 5. 6 hemarbetsplatsen... 4 5.7 rutiner för post- och ärendehantering... 5 5.8 policy/regelverk... 5 5.9 skattelagstiftningen... 5 5.10 avtalets längd... 5 5. 11 bilersättning... 5 6. Avtalets innehåll... 5 2

1. BAKGRUND Utveckling av arbetsorganisation, arbetsformer, arbetstider och arbetssätt är olika områden som kan åstadkomma en förnyelse och en förbättring av arbetsplatsinflytandet för anställda. Enligt de inriktningsmål för kommunens interna verksamhet inom personalområdet skall kommunen verka för flexibla arbetstidsmodeller. Distansarbete kan upplevas som fördelaktigt både för de anställda och för arbetsgivaren. Minskade restider, individuell frihet, stimulerande miljöombyte, ökad effektivitet och produktivitet är några argument som talar för distansarbete. Distansarbete kan också upplevas som ett sätt att minska stressen. De nackdelar som är förknippade med distansarbete hänger samman med att den anställde kan ha svårt att skilja på arbete och fritid när arbetet är förlagt till hemmet. Kraven på tillgänglighet kan också upplevas för högt ställda och leda till att arbetet får ett större utrymme än vad som har överenskommits. Distansarbete kan vara en arbetsform som vissa verksamheter och anställda upplever som ändamålsenlig. För att skapa bra förutsättningar för en utveckling av distansarbete i Munkedals kommun har därför dessa riktlinjer utarbetats. 2. ALLMÄNT OM DISTANSARBETE Distansarbete kan tillämpas där det innebär en besparing/vinst i verksamheten i form av lägre lokalkostnader och/eller ökad effektivitet, kvalitet och produktivitet. 3. BESLUT OM DISTANSARBETE Avdelningschef /enhetschef beslutar om distansarbete och avgör i varje enskilt fall omfattningen. 4. DEFINITION AV DISTANSARBETE Begreppet distansarbete används vanligen när anställda med hjälp av IT-teknik förlägger viss del av sin arbetstid utanför ordinarie arbetsplats. För att arbete i hemmet eller annan plats, skall definieras som distansarbete skall ordinarie arbetsuppgifter varaktigt helt eller delvis överföras från huvudarbetsplatsen till en annan plats varifrån arbetsuppgifterna utförs. 5. GRUNDLÄGGANDE FÖRUTSÄTTNINGAR FÖR DISTANSARBETE 5.1 frivillighet En förutsättning för distansarbete är att den anställde själv önskar utföra sina arbetsuppgifter i denna form. Därmed inte sagt att alla anställda som vill arbeta på distans också skall erbjudas denna möjlighet. Beslutet skall i första hand utgå från verksamhetens behov och det är avdelningschef/enhetschefens ansvar att bedöma verksamhetens behov och den anställdes förutsättningar för att utföra arbetet på distans. 5.2 förtroende En grundläggande förutsättning för distansarbete är förtroendet mellan chef och anställd. Det är bättre att avvakta med ett medgivande än att vara osäker på den anställdes förmåga. till ett mera självständigt och friare arbete. 3

5.3 samverkan (LOKSAM) Före beslut om distansarbete skall frågan behandlas i sedvanlig ordning på en arbetsplatsträff. Uppföljning och utvärdering skall ske både på arbetsplatsträffen och i det enskilda medarbetarsamtalet. 5. 4 krav på tillgänglighet Överenskommelsen skall innehålla en reglering av den anställdes skyldighet att vara tillgänglig när distansarbete utförs. 5.5 reglering arbetstiden För den anställde som arbetar på distans gäller de arbetstidsvillkor som följer av anställningen. Förutsättningarna för övertidsersättning måste regleras eftersom övertid skall beordras i förväg vilket kan visa sig vara svårt att åstadkomma för en anställd som arbetar på distans. Ett alternativ till detta kan vara att träffa en överenskommelse om förskjuten arbetstid. 5. 6 hemarbetsplatsen Arbetsgivarens kostnadsansvar i samband med distansarbete är avhängigt av dels vilka krav som arbetsgivaren ställer och dels vilka kostnader detta leder till. En grundläggande princip är att berörd anställd inte skall uppleva att arbetsgivaren utnyttjar den enskildes egendom utan kompensation. Arbetsplatsen skall vara utformad så att den är lämplig ur arbetsmiljösynpunkt. Arbetsgivaren ansvarar för att medarbetaren har tillgång till lämplig utrustning för distansarbetet. Utrustningen ska vara förtecknad och kvitterad av medarbetaren för att eliminera eventuella oklarheter om ägarskapet. Arbetsgivaren utbetalar inte ersättning för tillhandahållande av arbetsutrymme i bostaden och städning av sådant utrymme. Arbetsgivaren svarar inte heller för om- och tillbyggnad, åtgärdande av ventilation, sanering eller liknande åtgärder i bostaden. Arbetsgivaren svarar för kostnader för data kommunikation och/eller telefon i samband med distansarbete. Arbetsgivaren står för förbrukningsmaterial i form av kontorsmaterial och datatillbehör. Detta skall köpas via huvudarbetsplatsen. Den anställde ska erbjudas datastöd som regleras i avtalet Arbetsgivaren ansvarar för att frågan om försäkringsskydd klargörs. Anställd som väljer att använda sig av egen utrustning måste kontakta sitt försäkringsbolag och informera sig om vilka försäkringsvillkor som gäller. I de fall en tilläggsförsäkring behövs bekostas denna av arbetsgivaren. Arbetsmiljölagen gäller för distansarbete. Skyddsombud kan utöva tillsyn av distansarbetsplatsen. Rätten till arbetsskadeersättning gäller även vid distansarbete. Huvudregeln för att erhålla sådan ersättning är att skadan har ett direkt samband med arbetet. Tidpunkten är av underordnad betydelse om överenskommelsen innehåller ett medgivande från arbetsgivaren om tex. kvällsarbete. Inträffar en arbetsolycka på distansarbetsplatsen skall 4

detta rapporteras till arbetsgivaren så snart som möjligt. 5.7 rutiner för post- och ärendehantering offentlighetsprincipen jämte sekretesslagen gäller vid distansarbete. Överenskommelsen måste därför innehålla en reglering hur medarbetaren skall hantera inkommande post. Vissa arbetsuppgifter bör inte utföras på disansarbetsplatsen som till exempel de som kan riskera enskildas integritet eller där IT-säkerheten inte kan uppfyllas. 5.8 policy/regelverk allt det som gäller på huvudarbetsplatsen gäller även på distansarbetsplatsen om inte undantag görs i avtalet. E-post, alkohol, bilersättning är exempel på några policy/avtal. 5.9 skattelagstiftningen skatteavdrag för nyttjande av arbetsplats i hemmet är i princip endast möjlig i de fall där arbetsgivaren inte erbjuder en arbetsplats på den ordinarie arbetsplatsen. Den anställde har ett eget ansvar att undersöka vilka regler som gäller och ansöker i de fall hos skattemyndigheten om ett sådant avdrag. Den anställde är inte skyldig att betala förmånsskatt för den utrustning som arbetsgivaren ställt till förfogande i de fall utrustning uteslutande används för arbetets utförande och bedöms nödvändig för att sköta arbetet hemifrån. 5.10 avtalets längd Avtalet om distansarbete skall vara tidsbegränsad, dock längst omfatta en period av 12 månader. Hänsyn skall tas till den anställdes deltagande i arbetsplatsträffar, utbildningar, information etc. Avtalet skall innehålla regler om tillväga gångsättet i situationer när arbetsgivaren eller den anställde önskar avbryta distansarbetet. 5. 11 bilersättning Bilersättning utges från distansarbetsplatsen i de fall denna ligger närmare förrättningsplatsen. 6. AVTALETS INNEHÅLL Arbetstid Omfattning Inventarielista Programtillgänglighet IT-stöd Huvudarbetsplats Distansarbetplats Tillgänglighet Arbetsmiljö Försäkringsskydd Bilersättning Utvärdering Kopia till IT-avdelningen 5