Stockholms Stadsteater AB

Granskningspromemoria 2013 Stockholms Stadsteater AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 11, 2014 Dnr 3.1.2-12/2014 2014-02-06

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2013 Stockholms Stadsteater AB Dnr 3.1.2-12/2014 Hemsida: www.stockholm.se/revision

Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Samgåendet mellan Stockholms Stadsteater och Kulturhusets verksamheter 1 Grundläggande granskning 3 Bolagets arbete med internkontroll 3 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 4 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 6

1 (7) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med lekmannarevisorer vid ett gemensamt planeringsmöte den 22 maj 2013. Vid planeringsmötet den 12 juni 2013, informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag hon gav revisionskontoret avseende Stockholms Stadsteater AB. På samma möte presenterade den auktoriserade revisorn sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisionsoch granskningsarbetet. Resultatet från den auktoriserade revisorns granskning av intern kontroll och delårsbokslutet per 2013-08-31 rapporterades vid ett avstämningsmöte med bolagets ledning den 30 september 2013. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 6 februari 2014. Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. Årets granskning har genomförts enligt fastställd granskningsplanering. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Annelie Wikland. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning Samgåendet mellan Stockholms Stadsteater och Kulturhusets verksamheter Revisionskontoret har följt Stockholm Stadsteater AB samgående med kulturnämndens verksamheter i Kulturhuset. En sammanfattning av iakttagelserna redovisas nedan. Efter kommunfullmäktiges och Stockholms Stadshus AB:s beslut i november 2012 och februari 2013 påbörjades förberedelserna inför ett samgående av Stadsteatern och Kulturhusets verksamheter 2013-07-01. Bolagsordningen ändrades i mars 2013 och under våren arbetade ett 15-tal arbetsgrupper med att planera den framtida verksamheten, vilket bland annat ledde fram till en ny organisation.

2 (7) Inom bolaget har verksamheten delats upp i åtta områden såsom Teater, Dans, Konst & Design, Musik, Film, Forum/Debatt, Litteratur, Skärholmen & Parkteatern. Verksamheterna är uppdragsstyrda och leds av varsin konstnärlig ledare. Till verksamheternas stöd finns sex avdelningar; Ekonomi, personal, kommunikation, Produktion, Ensemble och Bibliotek. För att täcka bolagets merkostnader vid samgåendet utökades bolagets koncernbidrag från 230 mnkr till 286 mnkr. Utökningen av koncernbidraget skulle täcka kostnaderna för andra halvåret för nytillkomna verksamheter och ökade kostnader på grund av samgåendet. Vidare överfördes 98 medarbetare från Kulturförvaltningen till Stockholms Stadsteater AB. En löneadministratör och sex nya konstnärliga ledare har rekryterats efter samgåendet. Bolaget har nu totalt 306 tillsvidareanställda personer motsvarande 290 antal årsverken. Enligt VD har samgåendet i stort fungerat bra. I samband med genomförandebeslutet redovisas också hur den ekonomiska regleringen mellan kulturnämnden och bolaget skulle ske. Bolagets arbete med att administrativt sammanfoga de två verksamheterna har skett i samråd med Ernst & Young. Stadsteatern har utöver kulturförvaltningens inventering, genomfört en egen inventering av inventarier och lager. Kostnaden för samgåendet uppgick till ca 12 mnkr med undantag av räntekostnader och vissa lönekostnader. Som en konsekvens av samgåendet, har omdisponeringar av lokaler i Kulturhuset genomförts. Bland annat kommer kontorslokaler motsvarande ca 900 kvm att byggas om för publika verksamheter. All administrativ personal har nu sina lokaler i Kulturhuset. Vidare får Marionetteatern en ny scen på plan 3 och en ny repetitionslokal för dans har iordningsställts. Verksamheten för ungdomar under 18 år, Lava, har minskats jämfört med tidigare verksamhet och beräknas återöppna igen i augusti 2014. Inför öppnandet planeras en nysatsning med bland annat ett nytt bibliotek för ungdomar. Därutöver planeras det för en egenproducerad debattscen i Kulturhuset. Lokalen Kilen har under hösten 2013 öppnats för föreställningar i huvudsak i samarbete med det fria kulturlivet. Sammanfattningsvis kan revisionskontoret konstatera att bolaget har genomfört kommunfullmäktiges uppdrag.

3 (7) Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen har i november år 2012, fastställt en internkontrollplan för år 2013. En sammanfattning av iakttagelser redovisas nedan. Bolagets internkontrollplan för år 2013 är baserad på en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Analysen är främst inriktad mot ett 10-tal ekonomiska och administrativa områden. Riskerna har värderats. Internkontrollplanen för år 2013 har fastställts av styrelsen i samband med fastställande av budgeten. I enlighet med planen har ett antal granskningsinsatser genomförts. Granskningsresultaten har avrapporterats till styrelsen i november 2013. De rutiner som har granskats är anskaffning av varor och tjänster, upphandling, kontroll av kontantkassa och kassarapporter, löneutbetalningar, avbrottsplaner IT, utlånad IT-utrustning och mobiltelefoner, hanteringen av fribiljetter samt redovisning av produktionskostnader. Efter genomförda kontroller framkom att det fanns brister vad gäller uppföljning och kontroll av utfärdandet av fribiljetter samt vad gäller utlånad IT-utrusning. Vid granskningstillfället uppmärksammades även en brist i bolagets kontantkassa med ca 2 tkr. Underskottet antas bero på ett förkommit verifikat. Den planerade granskningen av avbrottsplaner inom IT-säkerhet har inte genomförts, då Ernst &Young på Stockholms Stadshus AB:s uppdrag genomfört en granskning av IT-internkontroll och informationssäkerhet. Granskningen har genomförts med fokus på applikationer som stödjer den finansiella rapporteringen och har resulterat i ett antal rekommendationer. I avrapporteringsärendet redovisas att ekonomiavdelningen kommer att genomföra extra interna kontroller avseende lämnade fribiljetter och utlånad IT-utrustning. Vidare har bolagets VD uppdragit åt Ernst &Young att genomföra en extra internkontroll granskning under våren 2014. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontrollerna har med undantag av granskning av avbrottsplaner genomförts enligt internkontrollplanen och har avrapporterats till bolagsstyrelsen.

4 (7) Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bland annat kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2013 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Resultat efter finansnetto Resultat efter finansnetto (exklusive realisationsvinster) 2013; mnkr KcS reviderad Prognos T1 Prognos T2 Bokslut budget -286-230 -285,9-286,3 Budgetändringar För år 2013 har bolagets koncernbidrag ökat med 10 mnkr jämfört med föregående år till 230 mnkr. Efter tertialrapport 2 har kommunfullmäktige ytterligare justerat årets koncernbidrag från 230 mnkr till 286 mnkr. Justeringen av koncernbidraget ska täcka ökade kostnader för andra halvårets nya verksamheter och kostnader för samgåendet med Kulturhusets verksamheter. Tertialrapport 1 och 2 Avvikelsen i tertialrapport 2 jämfört med tertialrapport 1 är 55,9 mnkr. Ökningen beror på ökade driftkostnader för de nya verksamheterna i Kulturhuset varav 12,3 mnkr som avsåg samgåendekostnader. Årsbokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till -286,3 mnkr, vilket är 0,3 mnkr sämre än omräknad budget/prognos efter tertialrapport 2. Kostnaderna uppgår till 415,6 mnkr, vilket är 0,3 mnkr lägre än bolagets prognos tertialrapport 2. Kostnadsminskningen beror ibland annat på att personalkostnader och externa kostnader har blivit lägre än vad bolaget har beräknat. Intäkterna har jämfört med prognosen i tertialrapport 2 minskat med 1,6 mnkr till 133,7 mnkr. Minskningen beror i huvudsak på minskad biljettförsäljning. Investeringar (mnkr) Investeringar 2013; mnkr Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut reviderade budget 18 10 18 16,7

5 (7) I samband med tertialrapport 2 reviderade bolagets investeringsbudget från 10 mnkr till 18 mnkr. Ökningen beror på övertagandet av Kulturhusets inventarier med 8 mnkr. Investeringarna uppgår till 16,7 mnkr vilket är 1,3 mnkr lägre än vad som hade planerats i budgeten. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts och för bolagen också ägardirektiv. Genom indikatorerna mäts, i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer och ägardirektiv som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator och aktiviteter kopplade till bolagets ägardirektiv, att mål och aktiviteter följs upp på ett systematiskt sätt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Till kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål redovisar bolaget i sin ILS-webb sammanlagt 29 indikatorer, varav 12 har fastställts av kommunfullmäktige. Målen och indikatorerna har i samband med verksamhetsplanen/budgeten fastställts av bolagsstyrelsen. Styrelsen har också fastställt egna mål. Avrapporteringen av måluppfyllelsen har skett i samband med tertialredovisningarna och årsredovisningen till bolagets styrelse och koncernstyrelsen. Nedan redovisas några större avvikelser från mål och indikatorernas målvärden. För målet Stockholm ska vara en attraktiv, trygg, tillgänglig och växande stad för boende, företagande och besök redovisar bolaget att samarbete med näringslivet har skett med 10 bolag och stiftelser. Bolagets målvärde är att samarbete ska ske med 15 bolag. Vidare

6 (7) har bolaget genomfört fyra syntolkade föreställningar istället för de fem som planerades. För målet Kvalitet och valfrihet utvecklas och förbättras har bolaget i sin medarbetarenkät inte uppnått målvärdet att chefer och ledare ställer tydliga krav på sina medarbetare och att medarbetarna vet vad som förväntas av dem i deras arbeten. Samtliga chefer kommer tillsammans med sina avdelningar och enheter att gå igenom medarbetarenkäten och diskutera hur man kan arbeta vidare med dessa frågor. För målet Stadens verksamheter är kostnadseffektiva framgår att bolaget inte helt nått upp till målvärden för indikatorerna andelen administrations- och indirekta kostnader, resultat och investeringsbudgeten samt antal anställda. Avvikelsen förklaras med att samtliga målvärden gällde Stadsteaterns tidigare organisation dvs innan samgåendet med Kulturhuset. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget har redovisat och följt upp mål och indikatorer i enlighet med Stockholms Stadshus AB: s anvisningar. Kommentarerna till avvikelserna kan dock utvecklas. Revisionskontoret har också noterat att bolaget inte har genomfört fullmäktiges uppdrag till nämnder och bolag med att ta fram tre aktiviteter per delmål i verksamhetsplanen för år 2013 som stödjer det funktionshinderspolitiska arbetet i stadens reviderade Program för delaktighet för personer med funktionsnedsättning 2011-2016. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Ett urval av ägardirektiven för år 2013 har särskilt följts upp. Teatern bör koncentrera resurserna till den konstnärliga verksamheten och i högre grad upphandla tjänster från externa partner Ernst &Young har på bolagets uppdrag analyserat om det finns ytterligare möjligheter till utökad upphandling av tjänster från externa parter. Utredningen presenterades för bolagsstyrelse i maj. Sammanfattningsvis bedömde revisorerna att bolagets möjligheter till kostnadsminskningar genom att upphandla tjänster för sin egenregiverksamhet utöver det som redan tidigare är upphandlat är mycket begränsade. För år 2014 har detta ägardirektiv tagits bort.

7 (7) Fortlöpande utvärdera verksamhetens lokalbehov och arbetsformer Under 2013 har bolaget i samband med samgåendet med Kulturhuset sett över de totala fastighetsytorna. Under hösten har vissa omdisponeringar av lokaler skett, bland annat har den administrativa personalen från Kulturhusets verksamheter flyttats samman med Stadsteaterns. Detsamma gäller för de båda verksamheternas snickerier. Lokalen Kilen renoveras och får publik verksamhet från 2014. Vidare får Marionetteatern en ny scen i en tidigare konferenslokal i Kulturhuset. Omdispositionen av lokalerna har också inneburit plats för en ny repetitionslokal för dans. I ungdomsverksamheten Lavas gamla lokaler kommer under år 2014 Stockholm Tourist Board att flytta in. Bolaget ska arbeta för att öka biljettintäkterna För att fånga upp framtida besökares intresse och kunna öka biljettintäkterna arbetar bolaget på olika sätt. Bland annat med att ha en bred repertoar och differentierade priser, exempelvis har barnproduktioner en lägre prissättning. Bolagets biljettintäkter har ökat under flera år men för år 2013 minskade biljettintäkterna till 70,5 mnkr vilket kan jämföras med år 2012 då de uppgick till 73,7 mnkr. Det har funnits 51 produktioner på repertoaren och den genomsnittliga beläggningen blev 79,3 %. Biljettintäkterna uppskattas år 2014 till 98,6 mnkr. Ökningen beräknas kunna ske på grund av den utvidgade verksamheten och att nya scener tas i bruk. Möjligheten att via Kulturhuset Stadsteaterns nya webbplats kunna köpa biljetter ett halvår i förväg antas också kunna öka biljettförsäljningen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av ägarnas lämnade direktiv och uppdrag.