Protokoll Styrelsemöte 2014/15:06 Fört vid sammanträde med Styrelsen Tid:, kl 18:00 Plats: Gula rummet, Villa Medici Närvarande ledamöter Johanna Börjesson, ordförande Alexandra Sahlström, vice ordförande med ansvar för studiesociala frågor och PR Fredrika Ekborg, vice ordförande med ansvar för utbildningsfrågor Sara Lundblad, vice ordförande med ansvar för arbetsmarknadsfrågor Timmy Kjellqvist, ledamot med ansvar för internationaliseringsfrågor Linus Arvidsson, ledamot med ansvar för arbetsmiljöfrågor Rebecca Heimann, ledamot med ansvar för likabehandling Daniel Wågsjö, övrig ledamot Samuel Nilsson, övrig ledamot Övriga närvarande Sofia Eklund, sekreterare Sändlista SAKS styrelse SAKS revisorer SAKS inspektor SAKS råd och utskott Sida 1 av 6
Preliminärer ( 1) 1.1 Mötets öppnande Johanna Börjesson öppnar mötet kl 18:03 1.2 Godkännande av föredragningslista att godkänna föredragningslistan med tillägg av fyra övriga punkter: Namninsamling Stickträning SFS, nomineringar Hedersledamot 1.3 Adjungeringar att ha ett öppet möte 1.4 Val av justeringsperson att välja Samuel Nilsson till justeringsperson 1.5 Föregående mötes protokoll att lägga protokollet från styrelsemöte 5 till handlingarna 1.6 Avstämning av ärendeplan Ärendeplanen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. att lägga ärendeplanen till handlingarna 1.7 Avstämning av beslutsuppföljning Beslutsuppföljningen har skickats ut med handlingarna och gås igenom. Beslutsärenden ( 2) 2.1 Fastställande av presidiebeslut Johanna Börjesson går igenom de presidiebeslut som fattats sedan sist. att fastställa presidiebeslut 14/15:15-17 Sida 2 av 6
2.2 Ansökan om projektmedel DiUR En ansökan har kommit in och till viss del reviderats efter kontakt med kårordförande. Styrelsen diskuterar ansökan utifrån möjligheten för fler studenter att ta del av evenemangen och utifrån tidigare ansökningar och kvarvarande medel i de olika projektpotterna. Ansökan är tudelad och hanteras därefter att bifalla första delen av ansökan och tilldela Kostbollen 2500 kronor från den studiesociala potten för att delfinansiera en föreläsning med Emma Igelström. Bidraget är villkorat med att föreläsningen ska marknadsföras mot alla SAKS studenter och att största möjliga lokal ska bokas för att ge rum åt så många intresserade som möjligt att avslå den andra delen av ansökan 2.3 Avtal Apotek Hjärtat Ärendet har diskuterats tidigare, och förslaget har sedan reviderats. I det nu föreliggande förslaget har styrelsen två önskemål om förändringar: *byta bör mot ska efter asterisken längst ner på sidan 1 *skriva ut förkortningen etc i 19 att godkänna förslaget till avtal, med de påpekade ändringarna 2.4 Beslut om medel till valborgsfirandet Johanna föredrar ärendet utifrån de utskickade handlingarna. att de 6 000 kronor vi erhållit genom rekvisition till Sahlgrenska akademin bokförs som övrig intäkt att de 6 000 kronor vi erhållit genom rekvisition används till att bekosta polistillståndet för tåget från Götaplatsen till Trädgårdsföreningen under studenternas valborgsfirande våren 2015 att eventuellt överblivet medel används till övriga kostnader för studenternas valborgsfirande våren 2015. Sida 3 av 6
Diskussionsärenden ( 3) 3.1 Revidering av budget En sammanställning av de akuta budgetförändringsbehoven samt en resultatrapport (tyvärr med datum 13/12 istället för 31/12 som det var tänkt) har skickats ut med handlingarna. Sofia Eklund går igenom förslagen till förändringar samt hur det är tänkt att förslaget till fullmäktige ska ta form. Ett reviderat förslag kommer att skickas ut till styrelsen så snart som möjligt och utrymme för fortsatt diskussion kommer att finnas i Facebook-gruppen. Sofia rapporterar också att det i samband med övergången från vikarie till ordinarie administratör har framkommit att det har varit bekymmer med bokföringen under hösten 2014. Det finns inget som tyder på oegentligheter men ett stort antal differenser och små misstag i bokföringen har gett dels merarbete, dels oklarheter. Revisorn är informerad och administratör och ordförande jobbar med att ställa saker till rätta samt hitta och dokumentera rutiner för att det inte ska bli såhär igen. Mest angeläget är regelbundna avstämningar, utökade kontanthanteringsrutiner samt bättre kommunikation mellan styrelse och tjänstemän. 3.2 Halvårsuppföljning av verksamhetsplan Styrelsen går igenom det utskickade dokumentet punkt för punkt. Överlag är känslan att arbetet har rullat på bra men att ambitionsnivån har varit hög och att det är svårt att leva upp till allt. Dessutom händer saker som inte har planerats, och dem går inte at ducka för när de väl händer och tar därmed kraft från planerade punkter. 3.3 Diskussionsfrågor från GFS Ett antal frågor för diskussion har uppstått i styrelsen för Göteborgs Förenade Studentkårer, som gås igenom utifrån handlingarna. Gällande bostäder anser styrelsen att krav på parkering kan tas bort, men att tillgång till förråd samt rimlig bullernivå bör gälla även studentlägenheter. Tillgänglighetsanpassning diskuteras mycket och här är den huvudsakliga åsikten att alla lägenheter måste ha god besökstillgänglighet, men att det skulle vara okej att bygga en del av studentlägenheterna utan universell tillgänglighet, under förutsättning att de mer tillgängliga lägenheterna inte blir dyrare än andra motsvarande bostäder. Gällande GFS funktion vill styrelsen att GFS ska ägna sig åt studentpolitiska frågor såväl som studiesociala frågor samt fortsätta driva bolag. Sida 4 av 6
Rapporter ( 4) 4.1 Ordförandens rapport Presidiets rapport har skickats ut med handlingarna. Johanna Börjesson svarar på styrelsens frågor. att lägga rapporten till handlingarna 4.2 Övriga rapporter Närvarande ledamöter rapporterar muntligt. Sedan juluppehållet har inte särskilt mycket hunnit hända, men det har varit en del möten, både formella och informella, och det har tillkommit tre nya SAMOs. Övrigt ( 5) 5.1 Övriga frågor Namninsamling Fredrika Ekborg föredrar presidiets idé om namninsamling mot tentor på kvällar och helger. Styrelsen gillar men har lite frågor om nuläget. Fredrika jobbar vidare. Stickträning SAKS har blivit ombedda att inkomma med åsikter om riskhantering vid stickträning. Ska andra metoder användas? Styrelsen lyfter att det är viktigt att ta med rätt kompetens och erfarenhet i utredningen av frågan och skickar med namn till presidiet. Det lyfts också att motsvarande problematik finns vid Odontologens klinikträning. SFS En öppen diskussion hålls om nomineringar till SFS nästa år. En av Göta studentkårs styrelseledamöter har intresse av att bli vald till SFS presidium undrar om SAKS vill ställa sig bakom en nominering. Styrelsen är positiv; Presidiet skriver ihop och så får övriga styrelsen bestämma om de vill vara med eller inte. Det finns också en möjlighet att det inom SAKS kommer att finnas intresse att kandidera till SFS styrelse, och att det då önskas nomineringsstöd. Frågan återkommer i så fall. Hedersledamot Johanna Börjesson har på förslag att välja Anne Olmarker, tidigare senator, till hedersledamot. Styrelsen uppdrar åt ordförande att skriva en nominering till Fullmäktige. Styrelsen lyfter också ett par andra namn att undersöka närmare. Sida 5 av 6
Membit-strul Sofia Eklund rapporterar att det ännu inte har kommit ut några avier för betalning av kåravgift för vårterminen, på grund av strul hos registerleverantören. 5.2 Nästa möte Nästa styrelsemöte hålls på Villa Medici 23 februari 18:00. Johanna Börjesson och Timmy Kjellqvist lagar mat 5.3 Mötesutvärdering Genomförs muntligt. 5.4 Mötets avslutande Johanna Börjesson avslutar mötet klockan 20:09 Vid protokollet: Sofia Eklund Justeras: Johanna Börjesson Ordförande Samuel Nilsson Justeringsperson Sida 6 av 6