Revisionsrapport Granskning av omsorgs- och socialnämndens styrning, uppföljning och kontroll Mjölby kommun Håkan Lindahl Juni 2012
Innehållsförteckning 1. Revisionell bedömning 1 2. Bakgrund 1 3. Metod 2 4. Granskningsrsultat 3 4.1. Övergripande styrning och kontroll 3 4.1.1. Kommentarer och förslag 3 4.2. Den ekonomiska styrningen och uppföljningen 4 4.2.1. Kommentarer och förslag 4 4.3. Kvalitetsarbetet 5 4.3.1. Kommentarer och förslag 5 4.4. Organisering av arbetet 6 4.4.1. Kommentarer och förslag 6 4.5. Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga 7 Maj 2012 Mjölby kommun
1. Revisionell bedömning I sin riskanalys har de förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun funnit anledning att granska om omsorgs- och socialnämnden har fungerande rutiner och arbetssätt så att kraven i kommunallagen på att styra och följa upp verksamheten följs. Revisionsfrågan som ska besvaras i granskningen är följande Har omsorgs- och socialnämnden en ändamålsenlig styrning, uppföljning och kontroll av den verksamhet man ansvarar för. Granskningen visar att omsorgs- och socialnämnden är mitt uppe i ett omfattande utvecklingsarbete vad gäller både organisation och rutiner och arbetsmetoder för att styra, följa upp och kontrollera sin verksamhet. Det finns på flera områden relativt stor samstämmighet mellan politiker och tjänstemän i de bedömningar man gör av hur styrningen och uppföljningen liksom samverkan mellan nämnd och förvaltning fungerar. Nämnden kan ytterligare förbättra sitt arbete med styrning, uppföljning och kontroll genom olika åtgärder. Förslag på möjliga åtgärder lämnas under respektive huvudrubrik nedan. 2. Bakgrund I kommunallagen betonas nämndernas ansvar för att verksamheten bedrivs effektivt och med god ekonomisk hushållning. I lagen står bl.a. Nämnderna ska, var och en inom sitt område, se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. (6kap 7 ) I lagens förarbeten sägs vidare:.de krav lagen har i fråga om uppföljning och kontroll förutsätter aktivitet och intresse hos nämndspolitikerna. De måste våga ställa krav på förvaltningarna. Ytterst är det således den politiska ledningen som har ansvar för verksamhetens inriktning, omfattning och kvalitet. Det är revisorernas uppgift att utifrån bl.a. kommunallagens riktlinjer granska hur nämnden fullgör sitt uppdrag och hur man tillsammans med förvaltningsledningen arbetar med styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Maj 2012 Mjölby kommun 1 av 9
De förtroendevalda revisorerna i Mjölby kommun har därför beslutat att granska hur omsorgs- och socialnämnden arbetar med styrning, uppföljning och kontroll av sin verksamhet. Ansvarig för granskningen är Håkan Lindahl Kommunal sektor. 3. Metod Granskningen utgår från en metod och modell som utarbetats av. Modellen är uppbyggd på sex områden som alla på olika sätt, vart och ett för sig och sammantaget, är avgörande ur ett styr- och ledningsperspektiv: Övergripande styrning och kontroll av verksamheten Den ekonomiska styrningen Kvalitetsarbete Organisering av arbetet Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Personal och arbetsmiljö Ledamöterna i omsorgs- och socialnämnden samt förvaltningens chefstjänstemän har fått besvara ett antal frågor kring vart och ett av ovanstående kriterier. Vidare har det till varje område funnits utrymme för kommentarer. Utöver egna bedömningar och som verifiering till dessa har tjänstemännen, i en särskild pärm, sammanställt aktuella dokument för mål, planer, andra fattade beslut, rutiner etc. som finns till respektive område/kriterium. Efter sammanställning av ledamöternas och tjänstemännens svar samt materialet i pärmen, har en första analys av materialet gjorts. Ur denna analys har ett antal frågeställningar lyfts fram för en diskussion med nämnden och chefstjänstemän på förvaltningen. De viktigaste delarna av det som framkommit under den ovan beskrivna processen har därefter sammanfattats i denna rapport. Maj 2012 Mjölby kommun 2 av 9
4. Granskningsrsultat 4.1. Övergripande styrning och kontroll Granskningen visar att såväl politiker som tjänstemän gör likartade bedömningar av hur arbetet med styrning och uppföljning fungerar. Den tidigare styrmodellen som utgick från ett balanserat styrkort håller på att ersättas av en styrmodell som utgår från kommunens vision och kommunmål som till slut resulterar i konkreta åtaganden för varje nämnd. Slutligen kommer en verksamhetsplan för nämnden att tas fram under våren. Därefter ska målstrukturen förankras i hela organisationen. Mot denna bakgrund gör både politiker och tjänstemän bedömningen att det är först under slutet av året eller i början på nästa år som målen kommer att vara förankrade ute i hela organisationen. Då det gäller rutiner för uppföljning av verksamheten och dess mål visar granskningen att man under året främst fokuserat uppföljningarna på att belysa hur de ekonomiska neddragningar som gjordes under 2011 påverkat kvaliteten i verksamhetens olika delar. En ny tjänst som verksamhetscontroller har nyligen inrättats och denna tjänst kommer bl.a. att arbeta med att ta fram rutiner/metoder för hur uppföljning av verksamheten ska ske. Dessutom kommer tjänsten att arbeta med att utveckla hur man kan utnyttja verksamhetsmått, jämförelser med andra kommuner mm. som del i uppföljningsarbetet. Granskningen visar att politikerna inte är fullt nöjda med nämndens rutiner för att följa upp verksamhet som bedrivs på entreprenad. Under den tid då förvaltningschefstjänsten var vakant svarade nämndens politiker själva för uppföljningen gentemot entreprenören. Man upplever att avtalets utformning inte var tillräckligt tydligt vad gäller kraven på entreprenören varför man saknade bra underlag för att genomföra uppföljningen på det sätt man önskade. När det gäller nämndens arbete med internkontroll visar granskningen att man har väl utarbetade rutiner. Innan internkontrollplanen fastställs diskuteras denna i nämnden. Planen för 2012 innehåller flera av punkterna från 2011 års plan vilket förklaras av att man upptäckt brister vid kontrollerna 2011 som man bedömt viktiga att följa upp 2012. 4.1.1. Kommentarer och förslag Nämnden befinner sig i en brytningstid mellan den tidigare målstrukturen och den nya. Detta medför att det vid granskningen finns en viss osäkerhet kring hur målen ska hanteras och hur man konkret ska arbeta med att följa upp målen. Politikerna såväl som tjänstemännen uttrycker att man tror att den nya målstrukturen kommer att ge bättre förutsättningar att både styra med målen och följa upp dessa jämfört med tidigare. Maj 2012 Mjölby kommun 3 av 9
Nämnd och förvaltning bör under året diskutera fram hur man konkret ska arbeta med att följa upp målen och göra tydliga värderingar graden av måluppfyllelse för alla verksamhetsområden. Arbete pågår och färdigställs i augusti. 4.2. Den ekonomiska styrningen och uppföljningen Inom detta område visar granskningen att det finns kritiska synpunkter från såväl politiker som tjänstemän. Ett område som berörs av flera är att den ekonomiska uppföljningen ofta kommer väldigt sent till nämnden och att den dessutom ofta kan innehålla felaktigheter, som sedan får korrigeras till kommande sammanträde. Granskningen visar också att kopplingen mellan ekonomi och uppsatta mål i flera fall upplevs som ganska svag. Delvis förklaras detta av att man är i färd med att byta målstruktur, men även i den tidigare målstrukturen uppfattade flera att det fanns glapp mellan mål och ekonomi. Eftersom flera områden är tydligt lagreglerade upplevs möjligheterna att hantera dessa områden ekonomisk som bitvis svårhanterliga. När det gäller nyckeltal och kostnadsjämförelser med andra kommuner upplever politikerna att detta fungerar sämre än vad tjänstemännen gör. Tjänstemännen anger i sina svar att man redovisar flera olika nyckeltal, men att detta område kan utvecklas. En kritik från politikerna är att man ofta redovisar ekonomiska nyckeltal för sig utan koppling till kvalitet. Även jämförelser med andra kommuner upplever politikerna att man behöver utveckla. Den nya tjänsten som verksamehtscontroller kommer, enligt förvaltningschefen, att arbeta mycket med att just utveckla detta område. En första diskussion kommer att starta före sommaren och syftet är att diskutera politikernas önskemål och behov och ha detta som utgångspunkt för det fortsatta arbetet med att utveckla nyckeltal av olika slag. 4.2.1. Kommentarer och förslag På detta område är det viktigt att nämnd och förvaltning fokuserar på att snarast ta fram ett underlag vad gäller ekonomisk uppföljning som är anpassat till politikernas behov och önskemål. Olika verksamhetsmått och nyckeltal samt jämförelser med andra kommuner är också centrala områden som nämnden måste utveckla under året. När det gäller kostnadsjämförelser kan nämnden med fördel utnyttja de olika källor som finns för jämförelser, främst kanske databasen Kolada, så att man får en god bild av den egna verksamhetens ekonomi och andra viktiga data jämfört med andra kommuner. Maj 2012 Mjölby kommun 4 av 9
4.3. Kvalitetsarbetet Detta område är det som får lägst värden i hela enkäten av såväl politiker som tjänstemän. Förklaringen som ges är att man är i en omställningsfas och att de senaste årets arbete med att komma i ram lett till att utvecklingen av systematiskt kvalitetsarbete hamnat lite i skymundan. Det finns vissa kvalitetsmål framtagna men dessa har ett mer allmänt fokus i stället för att fokusera på hur kvaliteten ska vara för den enskilda individen inom olika verksamheter. Det finns också en tyngdpunkt inom äldreomsorgen medan det inte finns så mycket jämförelser och kvalitetsmätningar inom övriga verksamheter. Förvaltningschefen anser att man i ökad utsträckning behöver arbeta med att ta reda på vad brukarna tycker om verksamheten dvs. systematiskt arbeta med kvalitetsmätningar ur ett brukarperspektiv. Hittills har personalen i allt för stor utsträckning gjort sig till tolk för brukarnas syn på verksamheten, i stället för att ta reda på vad dessa faktiskt tycker. Samtidigt framhålls att det finns vissa kvalitetsjämförelser t.ex. inom äldreomsorgen via öppna jämförelser. Man har även förtroenderåd och kontaktpolitiker inom äldreomsorgen vilket i många fall ger en god inblick i kvalitetsfrågorna, men samtidigt vill man utveckla förtroenderåden så det blir mer av dialog och möjligheter för brukarna att komma till tals. Information från synpunkts- och klagomålshanteringen sker varje månad vilket politikerna framhåller som positivt. Däremot är politikerna kritiska till att MAS rapportering endast sker en gång per år. Av denna anledning kommer antalet MASrapporter att öka som ett led i att utveckla kvalitetsarbetet. Här framförs önskemål om att detta borde ske kvartalsvis. Tjänstemännen framhåller att det är viktigt att bättre än i dag tydliggöra vad man som brukare kan förvänta sig för service inom olika områden. Utan denna tydlighet upplever man att det finns en risk att det blir ett förväntningsgap när man ska börja efterfråga brukarnas syn på kvaliteten. 4.3.1. Kommentarer och förslag Inom detta område har nämnd och förvaltning en hel del arbete att göra. Nämnden bör under året påbörja arbetet med att ta fram servicegarantier eller motsvarande för olika verksamheter, liksom tydliga kvalitetsmål utifrån ett brukarperspektiv. Utan denna grund kommer nämnden att få stora svårigheter att kunna utvärdera verksamhetens kvalitet på ett riktigt sätt. Att antalet rapporter till nämnden från MAS kommer att öka är ett bra initiativ. Maj 2012 Mjölby kommun 5 av 9
4.4. Organisering av arbetet Inom detta område visar svaren tydligt att både politiker och tjänstemän har kritiska synpunkter på nuvarande organisation, men även att man knyter stora förhoppningar till den organisationsförändring som påbörjats. De kritiska synpunkter som lyfts fram är att nuvarande organisation har otydligheter när det gäller ansvar och befogenheter samt vilket uppdrag man har. Detta har inneburit för lite av samverkan i vissa fall och för mycket av stuprörstänkande vilket inte gynnat verksamheten. Det har även saknats ett tydligt brukarfokus i uppbyggnaden av den tidigare organisationen. Ambitionen med den nya organisationen är också att beslutsvägarna ska bli kortare och att det operativa ansvaret ska läggas på enhetscheferna och att detta ska kopplas tydligare mot målen/åtagandena så att dessa ska kunna följas upp på ett tydligt sätt. I den nya organisationen skapas två nya tjänster, en verksamhetscontroller och en utvecklingsstrateg, vilka får viktiga roller när det gäller att utveckla arbetet med mål, uppföljning och strategifrågor. När det gäller nämndens egna arbetsformer upplever politikerna att tiden på nämndsammanträdena oftast är tillräcklig för att man ska hinna diskutera frågorna i lugn och ro utan stress. Någon politiker upplever dock att man ibland saknar framförhållning när det gäller hantering av större ärenden. Däremot är det flera politiker som anser att man lite mer systematiskt borde utvärdera nämndens arbete och arbetsformer. 4.4.1. Kommentarer och förslag På detta område kan konstateras att en ny organisation med nya roller och ansvarsförhållanden samt några nya nyckeltjänster är under införande. Det är därför svårt att i dagsläget uttrycka några särskilda synpunkter förutom de som redovisats av politiker och tjänstemän. Nämnden skulle kunna pröva att utvärdera sitt eget arbete vid ett eller två tillfällen varje år där såväl politiker som ledande tjänstemän bör delta. Man kan även pröva att kort efter varje sammanträde reflektera över hur sammanträdet fungerat och om man klarat av att hantera frågorna på ett bra sätt mm. Maj 2012 Mjölby kommun 6 av 9
4.5. Omvärldsbevakning och anpassningsförmåga Medan tjänstemännen i sina svar anger att man anser att det finns en bra förmåga till framförhållning och att man inte bara arbetar med dagsfrågorna är politikerna betydligt mer skeptiska till detta. Orsakerna till politikernas låga värden i enkäten är, enligt politikerna själva, det faktum att en stor del av tiden det senaste året fokuserats på att hantera neddragningarna varför omvärldsbevakningen fått stå tillbaka. Dessutom har man fått ny förvaltningschef och en ny organisation är på väg att skapas. Några politiker och även tjänstemän lyfter samtidigt fram att det trots allt sker viss omvärldsbevakning genom olika utredningar mm. som görs, genom att intressant bakgrundsinformation redovisas i ärenden som tas upp för beslut och även genom kontaktpolitikernas verksamhet. Både politiker och tjänstemän framhåller att det även är den enskildes ansvar och inte enbart nämndens/förvaltningens att hålla sig informerad om viktiga frågor. Avslutningsvis poängteras att den nya tjänsten som utvecklingsstrateg kommer att få som en viktig uppgift att bl.a. arbeta med omvärldsbevakning av strategiskt viktiga frågor. 4.5.1. Kommentarer och förslag Nämnd och förvaltning bör under året lägga fast rutiner för på vilket sätt och i vilken omfattning omvärldsbevakningen ska ske under ledning av den nya utvecklingsstrategen. Nämnden kan också pröva att bjuda in utomstående för att få viktiga och intressanta frågor belysta från utomstående. 4.6. Personal- och arbetsmiljöfrågor Granskningen visar att det pågående arbetet med neddragningar och organisationsförändringar påverkat personalfrågorna i vid mening. När det gäller kompetensutveckling har flertalet enhetschefer bedömt att man avstår från delar av denna i samband med den ekonomiska situation som varit. Det har inte funnits någon gemensam mall eller rutin för hur kompetensutvecklingsbehov ska dokumenteras, men i det nya PA-systemet som införts finns en modul för detta vilket, enligt förvaltningschefens bedömning, kommer att förenkla och förbättra arbetet på detta område. Beträffande information till nämnden om olika frågor inom personalområdet är politikerna betydligt mer negativa i sina svar än tjänstemännen. Flera politiker upplever att man vill ha information mer löpande under året och inte endast vid ett tillfälle. Maj 2012 Mjölby kommun 7 av 9
4.6.1. Kommentarer och förslag Granskningen visar att arbetet med personal- och arbetsmiljöfrågor i huvudsak fungerar väl och att både politiker och tjänstemän har en relativt samstämmig bild av detta förutom vad gäller information till nämnden. På detta område bör nämnden besluta om hur ofta man vill ha information i olika personalfrågor. Maj 2012 Mjölby kommun 8 av 9
Ange datum Ange namn Projektledare Ange namn Uppdragsledare Maj 2012 Mjölby kommun 9 av 9