Dnr KS-2012-255 Dpl 14 sid 1 (5) KOMMUNLEDNINGSKONTORET Stadssekretariatet Tjänsteyttrande 2013-03-28 Per Danielsson, 054-540 80 18 per.danielsson@karlstad.se Politiskt initiativ från majoriteten - Utred nya arbetsformer för en effektivare upphandling i Karlstadsregionen Dnr KS-2012-255 Dpl 14 Ärende Kommunledningskontoret har fått i uppdrag av kommunstyrelsen att utreda nya arbetsformer inom upphandlingsområdet utifrån det politiska initiativet Effektivare upphandling i Karlstadsregionen. Karlstads kommun har en upphandlingspolicy som fastställts av kommunfullmäktige, upphandlingspolicyn beslutades 2010. Kommunledningskontoret har uppfattningen att upphandlingar i framtiden kommer vara ett område där den politiska nivån kommer att fortsätta utöva styrning av vilka kriterier leverantörer ska uppfylla samt hur deras tjänster och varor ska vara utformade om de ska uppfylla kraven på att vara leverantörer till kommunen. För att åstadkomma detta på bästa sätt anser kommunledningskontoret att upphandlingspolicyn är ett viktigt styrdokument där den politiska nivån lägger grunden för vad det är som gäller vid upphandlingar kommunen genomför. Exempel kan vara inom följande områden. - Miljö - Djurhållning - Livsmedelsproduktion - Jämställdhet - Mänskliga rättigheter - Rättigheter i arbetslivet Den upphandlingspolicy som idag är antagen i kommunen innehåller inte denna typ av styrning utan har mer en upphandlingsteknisk karraktär. Kommunledningskontoret anser att en ny upphandlingspolicy behöver arbetas fram där möjligheten till ovan nämnda styrning blir tydligare. Postadress: Kommunledningskontoret, 651 84 Karlstad Besöksadress: Kommunledningskontoret Webb: karlstad.se Tel: 054-540 00 00 E-post: kommunledningskontoret@karlstad.se Org.nr: 212000-1850 PlusGiro: 81 74-5 Bankgiro: 405-2213
Dnr KS-2012-255 Dpl 14 sid 2 (5) Ökad samverkan Ansvaret för Karlstads kommuns upphandlingsverksamhet ligger på kommunledningskontoret förutom de delar som rör bygg och markentreprenader, dessa handläggs av teknik- och fastighetsförvaltningen. Kommunledningskontoret ser fördelar med att att även bygg och markentreprenader i framtiden läggas på kommunledningskontoret. Berörda förvaltningar bör därför ta fram ett beslutsunderlag för kunna genomföra denna förändring av organisationen. Karlstads kommun samverkar i dagsläget enligt avtal med Hammarö, Region Värmland och Forshaga kommun. I huvudsak går samverkan ut på att dessa deltar i ramavtalsupphandlingar som Karlstads kommuns genomför. Upphandlingsenheten administrerar även specifika upphandlingar åt uppdragsgivarna. Kommunledningskontoret anser att dagens samverkan bör formaliseras. Detta kan ske på olika sätt. Efter att initiativet om Effektivare upphandling i Karlstadsregionen aktualiserades har representanter från kommunledningskontoret besökt Forshaga kommun, Kils kommun samt Grums kommun på tjänstemannanivå för att diskuterar frågan om ökat samarbete avseende upphandlingsfrågor. Under hösten 2012 har förutom samarbetet med Region Värmland och Hammarö kommun också ett samarbete med Forshaga kommun inletts. Upphandlingsenheten administrerar även specifika upphandlingar åt regionen och dessa kommuner. Övriga tillfrågade kommuner har ställt sig positiva till iden med samverkan men ännu inte valt att aktivt gå in samverkan. Under hösten 2012 har också ett arbete startats upp där möjligheterna till ett länssamarbete inom upphandlingsområdet utreds, Region Värmland samordnar detta arbete. Sedan tidigare samordnas även en del upphandlingar mellan samtliga kommuner i Värmland och i vissa avtalsområden även med landstinget. I framtiden ser kommunledningskontoret ett antal avtalsområden som denna samordning skulle kunna utvecklas ytterligare. För att åstadkomma detta behövs en upphandlande myndighet kan upphandla åt alla kommuner och eventuellt landstinget. Det är upp till varje huvudman att avgöra om den organisation man företräder skall delta i verksamheten. De grundläggande motiven för inköpssamverkan anges sammanfattningsvis nedan För det första kan de deltagande myndigheterna genom inköpssamverkan genom större volymer i regel uppnå bättre inköpsvillkor än vad som är möjligt på egen hand. För det andra innebär samordningen av inköpen att transaktionskostnaderna reduceras. I stället för att varje myndighet ska genomföra egna upphandlingar genomförs ett fåtal större upphandlingar, något som avsevärt bidrar till att minska kostnaderna. Sist men inte minst höjs kompetensnivån genom att den tillgängliga kompetensbasen ökar, vilket bidrar till högre kvalitet, större möjligheter att beakta miljöhänsyn och ställa sociala krav etc. Sammantaget innebär detta att
Dnr KS-2012-255 Dpl 14 sid 3 (5) inköpssamverkan kan medföra avsevärda fördelar för upphandlande myndigheter och enheter. En upphandlande myndighet kan upphandla åt alla kommuner och landstinget. Andra avtalsområden är det mindre lämpligt att samordna medan vissa avtalsområden lämpar sig för samordning i en mindre krets. Runt om i Sverige finns exempel på upphandlingssamverkan genom aktiebolag, kommunalförbund samt gemensamma nämnder. Sedan den 15 juli 2010 är det även möjligt att samverka genom bildandet av en inköpscentral. Med inköpscentral avses en upphandlande myndighet som ingår ramavtal om byggentreprenader, varor eller tjänster som är avsedda för andra upphandlande myndigheter, eller medverkar vid en offentlig upphandling i egenskap av ombud åt flera upphandlande myndigheter. SKL Kommentus är idag inköpscentral på nationell nivå. Karlstads kommun har anmält intresse för att kunna avropa från de upphandlingar som Kommentus gör. Kommunen betalar en årlig avgift på 1000 kr för att kunna göra det. Kommunen har viss möjlighet att påverka vilka upphandlingar som görs av på nationell nivå, men måste vägas mot andra kommuners behov och önskemål. Kostnaderna för upphandlingar görs genom ett leverantörspåslag på 2 3 %. Det innebär att det görs ett påslag på leverantörernas priser som man betalar när man köper via avtalet. Det finns även exempel på regionala inköpscentraler runt om i landet. Kommunledningskontoret bedömer det inte som lämpligt att i dagsläget bilda en juridisk person som överbyggnad för samverkan i upphandlingsfrågor. Det är istället effektivare och mer ändamålsenligt att dagens samverkan genom avtal formaliseras på sätt att upphandlingsenheten ges i uppdrag att börja verka som inköpscentral. Inrättandet av en inköpscentral kommer inte att på något sätt förhindra en annan typ av samverkan inom upphandlingsområdet i Värmland. Inköpscentralens verksamhet behöver regleras genom avtal med de som önskar delta i inköpscentralen. I inledningsskedet kommer avtal att behöva tecknas med bolagen i Stadshuskoncernen (dessa är självständiga upphandlande myndigheter), Hammarö kommun, Forshaga kommun och Region Värmland. För det fall någon ytterligare part vill ansluta sig till inköpscentralen får ett förnyat ställningstagande göras. Kostnaderna för inköpscentralen bör fördelas mellan de samverkande upphandlande myndigheterna i enlighet med den ersättning som erläggs idag. Avslutningsvis kan nämnas att Värmlands kommuner tillsammans utreder möjligheterna till att skapa en gemensam plattform för ett inköpssystem.
Dnr KS-2012-255 Dpl 14 sid 4 (5) Underlätta för småföretag att delta i kommunala upphandlingar genom att exempelvis dela upp större upphandlingar i mindre delar. Små och medelstora har inte den andel av upphandlade kontrakt de borde ha, givet deras betydelse i ekonomin. Däremot förekommer det ofta att de är underleverantörer till större aktörer som har avtal med upphandlade myndigheter. Det finns ett antal åtgärder som kan vidtas för att öka de små och medelstora företagens deltagande i upphandlingar. Dessa åtgärder, som exempelvis ökade möjligheter till förhandling, behöver dock beslutas på EU-nivå eller av riksdagen. Kommunledningskontoret ser dock att vissa ändringar kan genomföras i vår verksamhet för att underlätta för små och medelstora företag att lämna anbud. Det handlar exempelvis om att, då det är möjligt dela upp upphandlingar i mindre delar, och att annonsera upphandlingar under gränsen för direktupphandlingar. Det finns dock en risk att sådana åtgärder är kostnadsdrivande. Kommunledningskontoret anser kommunens upphandlings policy bör revideras i enlighet med detta varför det är lämpligt att återkomma med förslag i samband med att en ny upphandlingspolicy tas fram. Kommunledningskontoret föreslår vidare att kommunen vid några tillfällen bjuder in representanter för näringslivet för diskussion om vad de ser att kommunen kan förbättra för att möjliggöra att små och medelstora företag kan vara med och konkurrera. Ett alternativ är att föra diskussionen via näringslivsrådet i kommunen. Ökad politisk insyn Upphandlingsenheten vid kommunledningskontoret arbetar med i huvudsak med två typer av upphandlingar, ramavtalsupphandlingar samt specifika upphandlingar. Ramavtalsupphandlingarna genomförs oftast för hela kommunkoncernen inklusive bolagen, de specifika upphandlarna har oftast en nämnd som uppdragsgivare. Kommunledningskontoret anser att de politiska ställningstagandena i en upphandling bör ske i samband med upprättandet av förfrågningsunderlaget och då på sätt att det är en nämnd eller utskott som beslutar om antagandet av ett förfrågningsunderlag. Det torde sällan finnas anledning att tilldelningsbeslutet tas upp till behandling i nämnd eller utskott eftersom vinnaren i en upphandling utses efter en objektiv bedömning utifrån förfrågningsunderlaget. Utrymmet för politisk påverkan i samband med tilldelningsbeslutet är därför i praktiken minimalt. Kommunledningskontoret föreslår att upphandlingsenheten informerar kommunledningsutskottet om vilka upphandlingar som är förestående. Exempel på denna tillämpning skulle kunna vara att när ramavtal för livsmedel skall upphandlas för hela kommunen underrättas kommunledningsutskottet om denna upphandling och om så utskottet önskar beslut om förfrågningsunderlag. Vid en specifik upphandling ex. en vårdentreprenad är det vård och omsorgsnämnden som har rollen att godkänna förfrågningsunderlaget om beslutet inte tas via delegation.
Dnr KS-2012-255 Dpl 14 sid 5 (5) I de fall en nämnd/förvaltning är uppdragsgivare åt upphandlingsenheten sker den politiska insynen i nämnden. Samordnad varudistribution Under våren 2013 pågår ett särskilt utredningsuppdrag på kommunledningskontoret avseende samordnad varudistribution. Återrapportering av utredningen kommer att ske till kommunstyrelsen under 2013. Peter Bäckstrand personaldirektör Jerker Bäckström upphandlingschef