Granskningspromemoria 2009

STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 10 Februari 2010 DNR 370-12/2010 Granskningspromemoria 2009 STOCKHOLMS HAMN AB

Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399

STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande...1 2 Redogörelse för granskningsresultatet...1 2.1 Särskild granskning... 1 2.1.1 ILS...1 2.1.2 Riskkontroll...2 2.2 Basgranskning... 3 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll...3 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser...4 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag...5 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning...6

STADSREVISIONEN 1(7) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj 2009. Vid planeringsmöte den 8 juni 2009 avseende Stockholms Hamn informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2009-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 14 oktober 2009, där representanter från bolagets ledningsgrupp deltog. Även representanter från moderbolaget Stockholms Stadshus AB deltog vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter från bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 18 februari 2010. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplaneringspromemoria omfattat bl a följande: ILS Riskkontroll Granskningspromemorian har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 ILS Stadens system för integrerad ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi (ILS) baseras på målstyrning. I enlighet med koncernstyrelsens beslut 2001-04-10 ska de övergripande ramarna och begreppen inom ILS även användas av stadens bolag. Sedan 2003 har stadens bolag arbetat i ett webbaserat program för ILS, ILS-webb, framtaget av Stockholms Stadshus AB. Under år 2008 har ILS-webb vidareutvecklats som uppföljningssystem för att gälla hela kommunkoncernen. Här anges fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet, ägardirektiv samt bolagens mål för verksamhetsområdet. Vidare anges indikatorer och aktiviteter kopplade till mål och ägardirektiv.

STADSREVISIONEN 2(7) Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget använder ILS i enlighet med gällande riktlinjer. Iakttagelser Bolaget har i sin budget formulerat ett antal egna mål och strategier som är kopplade till fullmäktiges inriktningsmål. Bolagets egna mål är registrerade i ILSwebb. För de verksamhetsmål bolaget anser vara mest väsentliga har fyra verksamhetsmått från bolagets budget, vilka redovisas som indikatorer i ILS. Därtill har bolaget i enlighet med koncernledningens direktiv i ILS redovisat de koncerngemensamma målen och brutit ner dessa i mätbara indikatorer. ILS-rapporten biläggs inte budgeten varför det inte sker någon redovisning för bolagets styrelse vad bolaget avser att rapportera i ILS-webb. Bolaget använder ILS-webb främst som ett rapporteringssystem till moderbolaget Stockholms Stadshus AB. För bolagets interna styrning och uppföljning tillämpar bolaget sedan ett antal år den styr- och uppföljningsmodell som ligger till grund för stadens ILS-system. I samband med tertialrapport 2 redovisar bolaget i sin ILS-rapportering till moderbolaget utfall och prognos för de koncerngemensamma målen samt för de fyra indikatorer bolaget har fastställt. ILS-rapporten redovisas inte för styrelsen. Bolagets tillämpning av ILS (inklusive ILS-webb) följer direktiven från moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Bolaget redovisar dock, i jämförelse med många andra av stadens bolag, förhållandevis få indikatorer och aktiviteter i ILS-webb. Enligt revisionskontoret uppfattning bör styrelsen informeras om vad bolaget rapporterar i ILS-webb till Stockholms Stadshus AB. 2.1.2 Riskkontroll Revisionskontoret har granskat bolagets hantering av verksamhetsrisker. Syftet med granskningen är att bedöma om riskhanteringen sker på ett systematiskt sätt. Iakttagelser Bolaget har fastställt riktlinjer för hur bolagets riskhantering ska bedrivas. Vid samtliga avdelningar genomförs en riskanalys en gång per år. Sedan 2009 finns en grupp, med bred förankring inom bolaget, som ska sammanställa analyserna i en bolagsövergripande risk- och väsentlighetsanalys. I gruppen är bolagets säkerhetschef medlem. Därtill har bolaget genomfört en skyddsutredning och sammanställt

STADSREVISIONEN 3(7) en skyddsplan enligt Transportstyrelsens direktiv och krav. Skyddsplaner ska upprättas var tredje år av de hamnar som bedriver hamnverksamhet för internationell trafik. Bolagets säkerhetschef ansvarar för att skyddsplanen tas fram. Planen godkänns av Transportstyrelsen och gäller i tre år. Därutöver har bolaget gjort en säkerhetsanalys enligt den modell som stadens samtliga bolag och nämnder ska ha tillämpat inom ramen för stadens samlade arbete med att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser, de så kallade RSA-analyserna. Vid bolaget genomförs minst tre mindre säkerhetsövningar och en större krisledningsövning varje år. De mindre övningarna riktar sig främst till bolagets egen personal. Vid de större övningarna medverkar normalt även de externa aktörer som bolaget har samarbete med. Efter varje övning upprättas en övningslogg där brister och förslag till åtgärder dokumenteras. Under våren 2010 ska det genomföras en storövning där bland annat några av rederierna ska medverka. Utöver övningsverksamheten bedrivs ett aktivt brandskyddsarbete, se vidare avsnitt 2.2.4. Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget med sin riskhantering på ett systematiskt sätt. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Iakttagelser Moderbolagets kvalitetsledningssystem och miljöledningssystem är certifierat enligt ISO 9001:2008 respektive ISO 14001:2004. Externa kvalitetsrevisorer genomför revisioner av de båda systemens tillämpning två gånger per år. Därtill genomför bolagets interna kvalitetsrevisorer årliga granskningar utifrån en fastställd revisionsplan. Syftet med revisionerna är att fastställa om funktionsbeskrivningar, rutiner och instruktioner fungerar i verksamheten enligt ISO- standarden. För att fånga upp de processer som inte omfattas av kvalitetsledningssystemet har bolaget kompletterat revisionsplanen med egna granskningar. Syftet med dessa granskningar är att kontrollera och bedöma den interna kontrollen i utvalda rutiner. Under året har bolaget bland annat kontrollerat att den ekonomiadministrativa handboken är uppdaterad och aktuell. Vidare har reseräkningsrutinen samt ett antal reseräkningar granskats. Därtill har bolaget med stöd av konsult utvecklat en del ekonomiprocesser.

STADSREVISIONEN 4(7) Enligt revisionskontorets bedömning kontrollerar bolaget att verksamhetsprocesserna följer ISO-standarden. Däremot har det genomförts relativt få granskningar av den interna kontrollen i de processer/rutiner som inte omfattas av ISOstandarden. Bolaget uppger att från och med 2010 ska arbetet utvecklas med att granska och stärka den interna kontrollen. Granskningsinsatserna kommer att baseras på den risk- och väsentlighetsanalys (se 2.1.2 ovan) som ska sammanställas under våren. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bland annat kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2009 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Resultat efter finansnetto 2009 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut S-hus budget budget T1 T2 25 25 25 27 35 Bolagets resultat uppgår till 35 mnkr vilket är 10 mnkr bättre än ägarens resultatkrav och bolagets budget. Årets resultat har i anslutning till att årsbokslutet upprättades belastats med en pensionsavsättning om 6 mnkr, vilken inte var budgeterad. Den positiva resultatavvikelsen förklaras bland annat av att trafikintäkterna från passagerartrafiken blev högre än förväntat. Däremot är intäkterna från godstrafiken lägre jämfört med budget. Sedan hösten 2008 fram till och med våren 2009 minskade trafikintäkterna från godstrafiken kraftigt. För att möta intäktsbortfallet vidtogs under början av 2009 ett antal kostnadssänkande åtgärder. Bland annat gjordes omprioriteringar av ett antal underhållsprojekt. Resultatförbättringen förklaras således även av lägre underhållskostnader. Avvikelsen mellan prognos 2 och bokslutsresultatet uppgår till 8 mnkr. Kostnaden för pensionsavsättningen ingick inte i prognosen. Exklusive avsättningen blir avvikelsen 14 mnkr. Resultatförbättringen gentemot prognos 2 förklaras i huvudsak av att intäkterna blev högre än förväntat. Bolaget kunde under årets andra hälft skönja en ökning av godstrafiken, varför intäktsprognosen höjdes något. Godstrafiken har under hösten ökat i högre takt än vad bolaget förutspådde i prognos 2.

STADSREVISIONEN 5(7) För att få säkrare prognoser över intäkterna i framtiden avser bolaget att utveckla sina prognosmetoder och uppföljningsrutiner inför verksamhetsåret 2010. Enligt revisionskontoret redovisas en förhållandevis stor avvikelse mellan lämnade prognoser och årets resultat, exklusive gjord pensionsavsättning. Revisionskontoret kan samtidigt konstatera att det rådande konjunkturläget har gjort det svårt att bedöma trafikutvecklingen på kort sikt. Revisionskontoret anser därför att det finns nöjaktiga förklaringar till prognosavvikelserna. Därtill kan det noteras att bolaget avser att utveckla sina prognosmetoder och uppföljningsrutiner. Investeringar (mnkr) Fullmäktige har i mars 2009 beslutat att revidera investeringsbudgeten med anledning av Stimulans för Stockholm från 382 mnkr till 397 mnkr. Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 397 387 323 250 Investeringsutfallet är 147 mnkr lägre än budget och 73 mnkr lägre än prognos 2. Avvikelserna förklaras främst av att bygget av containerhamnen i Norvik har försenats på grund av utdragen beslutsprocess för miljöprövningen. Ärendet är ännu inte avgjort. Revisionskontoret kan notera att det är en relativt stor avvikelse mellan prognosen i tertialrapport 2 och slutligt utfall. Avvikelsen förklaras i huvudsak av att miljöprövningsprocessen inte är klar. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Revisionskontoret har översiktligt följt upp hur bolaget arbetat med kommunfullmäktiges mål och ägardirektiv för perioden 2009-2011. Bolaget ska bland annat Fortsätta arbetet med att söka alternativ lokalisering för oljeverksamheten vid Loudden Fullfölja arbetet enligt den nya hamnstrategin för Värtan/Frihamnen samt utvecklingsprojekten i Nynäshamn och Kapellskär Fortsätta utvecklingen och upprustningen av stadens innerstadskajer

STADSREVISIONEN 6(7) Utveckla kryssningstrafiken Konkurrensutsätta stuveriverksamheten under 2009 Genomföra ombyggnad och renovering av Stora Tullhuset på Stadsgården Genomföra evenemanget Volvo Ocean Race under 2009 Iakttagelser Förslag på alternativa depålägen för oljeverksamheten har tagits fram men någon omlokalisering av oljeverksamheten har inte genomförts. Arbetet med hamnstrategin pågår tillsammans med exploateringskontoret. Likaså pågår utvecklingsprojekten i Nynäshamn och Kapellskär. Projekten har dock försenats på grund av miljöprövningsprocesserna. Vidare sker upprustningen av innerstadskajerna enligt plan. Utvecklingen av kryssningstrafikens förutsättningar har pågått under ett par år. Bland annat invigdes en ny kryssningsterminal förra året och antalet kryssningspassagerare har ökat jämfört med 2008. Under året har bolaget förberett en försäljning av stuveriverksamheten. Ombyggnaden av Stora Tullhuset är i sitt slutskede och evenemanget Volvo Ocean Race har genomförts. Enligt revisionskontorets bedömning pågår arbete med att genomföra ägarens direktiv och uppdrag. 2.2.4 Uppföljning av föregående års granskning Systematiskt brandskyddsarbete Lagen om skydd mot olyckor (LSO) ställer krav på att fastighetsägaren och den som bedriver verksamhet i fastigheten ska vidta åtgärder för att förebygga brand och förhindra eller begränsa skadorna till följd av brand. Därtill ska en skriftlig redogörelse för brandskyddet för vissa byggnader och anläggningar lämnas till tillsynsmyndigheten, vilken för Stockholms Hamn är Storstockholms Brandförsvar. För att uppfylla lagens krav krävs att det bedrivs ett systematiskt brandskyddsarbete. Med det menas att både fastighetsägaren och hyresgästen ska ha ett organiserat arbetssätt för att kontrollera och följa upp brandskyddet i sina respektive organisationer. Under 2007 genomförde revisionskontoret en granskning av bolagets brandskyddsarbete. Revisionskontoret kunde då konstatera att det bedrivs ett brandskyddsarbete vid bolaget men inte på sådant sätt och i den omfattningen att kraven i LSO och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk uppfylls till alla delar.

STADSREVISIONEN 7(7) Revisionskontoret genomförde en uppföljande granskning under 2008. Granskningen visade att bolagets brandskyddsarbete har utvecklats och förbättrats. Granskningen visade även att det fanns kvarstående brister och revisionskontoret lämnade följande rekommendationer. Bolaget bör i enlighet med LSO:s krav lämna in skriftliga redogörelser för brandskyddet till Storstockholms Brandförsvar för de fastigheter där sådana ska lämnas. Egenkontrollerna av brandskyddet i de egna verksamhetslokalerna bör bli mer systematiska. Det bör införas en rutin som säkerställer att bolaget får information om hyresgästernas brandskyddsarbete. Iakttagelser Bolaget har ett tiotal fastigheter för vilka skriftliga redogörelser ska upprättas. Revisionskontorets granskning visar att bolaget har lämnat in skriftliga redogörelser för berörda fastigheter till Storstockholms Brandförsvar. Redogörelserna har upprättats enligt den mall brandförsvaret har utformat. De brandskyddskontroller bolaget genomför i de egna verksamhetslokalerna har utvecklats och är nu mer omfattande. Revisionskontoret kan också notera att det har skett en förändring av bolagets kontroll av hyresgästernas brandskyddsarbete. Bolaget har skickat ut ett informationsbrev till samtliga hyresgäster där det framgår vilka krav som ställs i LSO samt vad som krävs för att brandskyddsarbetet ska anses som systematiskt. Till brevet har en checklista bifogats med 17 frågor om brandskyddet och det löpande brandskyddsarbetet. Checklistan ska fyllas i och skickas till den tjänsteman som är brandskyddsansvarig vid Stockholms Hamn. Under våren 2010 ska inkomna svar sammanställas och en samlad bedömning av hyresgästernas brandskyddsarbete kommer att göras. Bolaget avser också att erbjuda hyresgästerna aktivt stöd i deras brandskyddsarbete. Revisionskontoret kan konstatera att bolaget har åtgärdat kvarvarande brister. Med de åtgärder bolaget har vidtagit och planerar att vidta har det skapats goda förutsättningar för bolaget att bedriva ett systematiskt brandskyddsarbete. Lars-Erik Örsing Enhetschef Mats Bergqvist Revisor