Fastighets- och servicenämnden Ulrika Persson Controller 040-675 30 05 Ulrika.B.Persson@skane.se BESLUTSFÖRSLAG Datum 2014-09-15 Dnr 1300345 1 (7) Fastighets- och servicenämnden Åtgärdsplan för att höja kvaliteten på prognos och uppföljning mot budget Ordförandens förslag 1. Fastighets- och servicenämnden godkänner åtgärdsplan för att nå en ekonomi i balans samt för att höja kvaliteten på prognos och uppföljning mot budget. Sammanfattning Vid fastighets- och servicenämndens sammanträde 2014-04-23 beslutades att ge servicedirektören i uppdrag att ta fram en åtgärdsplan för att nå en ekonomi i balans samt att redovisa åtgärder i planen för att höja kvaliteten i prognos och uppföljning mot budget. I planen redovisas åtgärder per division för att nå en ekonomi i balans. Servicedivisionen kommer sannolikt inte att uppnå en ekonomi i balans under 2014, av det totala effektiviseringskravet på 36 miljoner kronor räknar de med att klara av 22 miljoner kronor under 2014. Åtgärder för att höja kvaliteten på prognos och uppföljning mot budget redovisas också i planen. Kortsiktiga åtgärder för 2014 har vidtagits och inför nästa år kommer den förändrade tjänstepaketeringen innebära bättre förutsättningar för ökad prognoskvalitet. I ärendet finns följande dokument 1. Beslutsförslag 2014-09-15 C:\pactdok\Fastighets- och servicenämnden\2014-09-18\åtgärdsplan för att höja kvaliteten på prognos och uppföljning mot budget\1300345-u18 FSN_Beslutsförslag.docx Postadress: 205 25 Malmö Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Besöksadress: Dockplatsen 26 Telefon (växel): 040-675 30 00 Fax: Internet: www.skane.se
Datum 2014-09-15 2 (7) Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget Åtgärdsplan för en ekonomi i balans För att sträva mot att nå en ekonomi i balans har prognosen kvalitetssäkrats och åtgärdsplaner har upprättats. Ekonomichefen har träffat de affärsområdeschefer vars områden uppvisade negativt utfall och/eller prognos efter marsbokslutet för genomgång av det ekonomiska läget. I mars 2014 redovisade Regionservice en prognos som var -31 Mkr sämre än budget. Fastighetsdivisionen beräknades hålla budget medan stora underskott befarades på Servicedivisionen (-19 Mkr) och på division GSF (- 12 Mkr). Bild: Resultaträkning per mars 2014 Verksamhet Ack Utfall 201401-201403 Ack Budget 201401-201403 Utfall/Budget Budget 2014 Prognos 2014 (mars) Prognos/Budget Fastighetsdivisionen Divisionsledning -8 049-7 669-380 -31 343-31 467-124 Stab (fastighetsdiv) -3 825-5 097 1 271-19 423-19 416 7 Fastighetsutveckling -510-1 146 636-4 044-3 593 452 Väst o Syd 2 557-6 441 8 998-3 813-10 659-6 846 Öst 15 653 14 142 1 511 40 995 50 223 9 228 Malmö/Lund 15 740 6 393 9 347 8 095 5 343-2 752 Skåneteknik -7 777-288 -7 489 2 534 2 569 35 Totalt division 13 788-106 13 894-7 000-7 000 0 Servicedivision Övergripande 5 002 5 002 0 20 008 20 006-2 Stab o övrig service (servicediv) -948 1 623-2 571 6 491 5 787-704 AO Skånetransport -6 744-500 -6 244-2 000-6 000-4 000 AO Skånetvätt -3 939 0-3 939 0-6 838-6 838 AO Måltider -3 483-1 975-1 509-7 900-11 742-3 842 AO Facility service -3 592-3 025-567 -12 100-16 028-3 929 Totalt division -13 704 1 125-14 829 4 500-14 815-19 315 Division GSF Ledning, utveckling, systemförvaltare -4 391-2 646-1 746-10 583-15 083-4 500 Område HR -607 1 046-1 654 4 185-815 -5 000 Område ekonomi -524 1 547-2 071 6 190 5 690-500 Transaktionsföretag 95 3 641 3 177 464 12 708 10 708-2 000 Totalt division -1 881 3 125-5 007 12 500 500-12 000 Huvudkontoret 1 691-666 2 357 0 0 0 Ej fördelade projektkostnader -1 934 0-1 934 0 0 0-2 040 3 479-5 518 10 000-21 315-31 315 Nedan följer kortfattad beskrivning av åtgärder inom respektive verksamhet: Servicedivisionen Servicedivisionen kommer sannolikt inte att uppnå en ekonomi i balans i år på grund av att ej uppfyllt effektiviseringskrav från 2013 (17 Mkr) kvarstår samt att uppräkning för lönerevision och ökade sociala avgifter ej fick göras utan sågs som effektiviseringskrav i budget 2014 (19 Mkr). Efter hänsyn tagen till åtgärdsplan och kvalitetssäkring av prognosen räknar Servicedivisionen med att klara 22 Mkr av det totala effektiviseringskravet på 36 Mkr.
Datum 2014-09-15 3 (7) Servicedivisionen har övertalighet inom flera olika områden och har identifierat ett antal åtgärder avseende bemanningen: Övertaligheten inom AO Facility Services kommer att minskas genom övertagande av FM-uppdraget i Regionhuset på Dockan från den 1/9. Inom AO Måltider finns också övertalighet och man planerar att minska personalstyrkan främst genom planerad avgång, motsvarande 3,6 Mkr men med helårseffekt först 2015. Servicedivisionen planerar att inrätta en servicepool. Huvudsyftet med poolen är att skapa mer effektiva rutiner avseende den extra bemanning som divisionen är beroende av för att klara vårdens leveranskrav. Genom att skapa en servicepool räknar man med att kunna minska personalkostnader för timanställda i framtiden. Bemanning av servicepoolen kommer framför allt att ske med personal från AO Facility Services. Inom affärsområde Skånetransport är det framförallt patienttransporter som är underfinansierade med ca 6-7 Mkr. Underskottet ligger till stor del på personalkostnaderna och är svårt att påverka eftersom neddragning av personal innebär längre väntetider inom vården, vilket inte är acceptabelt. En pilotstudie på mobil plattform är klar och kan på sikt öka effektiviteten (men ej under 2014). Översyn av befintliga scheman för att ytterligare effektivisera bemanningen. I övrigt fortsätter Servicedivisionen arbetet med att få struktur på leveranserna i syfte att skapa klarhet kring vad som är möjligt att vidarefakturera under 2014. Prioriterat arbete är nu också utvecklingsarbetet med ny tjänstepaketeringen till vården inför 2015. Division GSF HR-fönstret befaras gå med 5 Mkr i underskott 2014 och man ser inte några trendbrott i mängden avvikelser/rättningar som kommer in till GSF Löneservice. Regionservice har föreslagit och fått godkänt ett antal åtgärdspunkter: Utökat supportuppdrag till medarbetare, både utbyggnad av en tillgänglig support för regionens medarbetare och hjälp till självhjälp genom målgruppsanpassade FAQ, checklistor och manualer på VGI. Utökat utbildningsuppdrag med fördjupad utbildning till chefer och chefsstöd samt riktade informations- och utbildningsinsatser utifrån behov. Systemanalys. Djupanalys av felaktigheter för att identifiera kundens förbättringspotential i inrapporteringen. Även bristande funktionalitet och driftsstörning i HR-fönstret kommer att analyseras och lämnas till leveratören.
Datum 2014-09-15 4 (7) Åtgärdspaketet beräknas kosta 3,5 Mkr under 2014 och kommer att finansieras centralt efter beslut av koncernledningen. Fastighetsdivisionen I julibokslutet redovisade Fastighetsdivisionen en förbättrad prognos på +6,5 Mkr jämfört med budget. På grund av senareläggning av projektavslut minskar kapitalkostnaderna och dessa ska ej förbrukas av Fastighetsdivisionen utan överskottet behövs för att täcka det befarade underskottet på andra verksamheter. Detta strider mot självfinansieringsprincipen då varje verksamhet bör kunna komma i balans. Bild: Resultaträkning per juli 2014 Verksamhet Ack Utfall 201401-201407 Ack Budget 201401-201407 Utfall/Budget Budget 2014 Prognos 2014 (juli) Prognos/Budget Fastighetsdivisionen Divisionsledning -18 378-17 685-693 -31 343-28 895 2 448 Stab (fastighetsdiv) -9 975-10 928 953-19 423-19 579-156 Fastighetsutveckling -1 486-2 169 683-4 044-2 596 1 448 Väst o Syd 7 231 3 748 3 483-3 813-2 499 1 314 Öst 38 617 31 223 7 394 40 995 39 121-1 874 Skåneteknik 1 266 3 017-1 751 2 534 2 584 50 Malmö 19 182 19 963-781 20 935 11 813-9 122 Lund 18 297 2 778 15 519-12 840-479 12 360 Totalt division 54 754 29 948 24 806-7 000-530 6 470 Servicedivision Övergripande 11 671 11 671 0 20 008 20 006-2 Stab o övrig service (servicediv) 2 189 3 787-1 597 6 491 4 804-1 687 AO Skånetransport -5 779-1 167-4 612-2 000-11 050-9 050 AO Skånetvätt -4 059 0-4 059 0-4 500-4 500 AO Måltider -8 257-4 608-3 649-7 900-11 876-3 976 AO Facility service -3 735-7 058 3 323-12 100-6 800 5 300 Totalt division -7 970 2 625-10 595 4 500-9 416-13 916 Division GSF Ledning, utveckling, systemförvaltare -8 849-6 173-2 676-10 583-15 083-4 500 Område HR 757 2 441-1 684 4 185 685-3 500 Område ekonomi 3 639 3 611 29 6 190 5 690-500 Transaktionsföretag 95 5 276 7 413-2 137 12 708 12 708 0 Totalt division 824 7 292-6 468 12 500 4 000-8 500 Huvudkontoret 1 409 1 111 298 0 959 959 Ej fördelade projektkostnader -288 0-288 0 0 0 Totalt Regionservice 48 729 40 976 7 753 10 000-4 988-14 988 Åtgärder för att höja kvaliteten på prognos och uppföljning mot budget Trots att prognosen försämrades i mars, dock inte med lika stort underskott som tidigare år, så återhämtade den sig redan månaden efter. Skillnaden mellan årsprognos och årsbudget är betydligt mindre i år än ifjol, i juli 2014 var differensen 15 Mkr, för motsvarande period förra året var den 49 Mkr.
Datum 2014-09-15 5 (7) Bild: Resultatuppföljning till och med juli 2014 Bild: Resultatuppföljning 2013
Datum 2014-09-15 6 (7) Åtgärder på lång och kort sikt Regionservice befinner sig i en utvecklingsfas där integrationen med kunden och samordning av tjänsteleveransen är två prioriterade områden. Kundrelationen ska utvecklas så att en bra och tydlig dialog med kunden skapas. Våra tjänster mot vården ska samordnas i tjänstepaket med detaljerade beskrivningar av tjänsterna samt hur och på vilket sätt vi levererar tjänsten och även hur kunden ska agera som beställare. Tydliga prismodeller ska utvecklas i dialog med kunden. Genom denna förändring kommer Regionservice att på ett bättre sätt kunna möta kundernas önskemål och krav på vår tjänsteleverans samt underlätta administrationen. Kraven på internfaktureringen ökade 2014 i och med omorganisationen till SkåVård 2.0, övergång till styckedebitering inom servicetjänsterna (från kompendier) samt systemförändringar/-utveckling, vilket skapade problem med faktureringen av vissa tjänster. För att uppnå ökad kvalitet, effektivitet och kundnöjdhet inom faktureringsprocessen genomförde Regionservice en genomlysning av den befintliga faktureringen med hjälp av en extern konsult med fokus på kortsiktiga åtgärder. Intervjuer genomfördes med kunder, koncernledning och Regionservice egen personal för att identifiera problemställningar och lösningsåtgärder. Vid en workshop med kunder och koncernledning som Regionservice bjöd in till beskrevs vilka åtgärder avseende fakturering som vidtagits, hur den framtida utvecklingen av tjänsteleveransen kommer att se ut och kundens önskemål om dialog vid utvecklingsarbetet diskuterades. Kortsiktiga åtgärder för att förbättra faktureringen under 2014: Fortsatt systemutveckling Säkerställa korrekta fakturareferenser Tidigare brytning för fakturering Kvalitetssäkrade och tillgängliga fakturaunderlag Regionservice gör årligen intern kontroll avseende prognoskvaliteten. I början av 2014 gjordes en utvärdering av prognosarbetet för 2013, och slutsatserna har bidragit till att öka prognoskvaliteten för innevarande år: Ej ackumulera prognoser enligt försiktighetsprincipen på lägre nivåer i organisationen till divisionsprognoser Förbättrad dialog mellan enheter för att säkerställa prognos för förvaltningsinternt köp och sälj Strukturera prognosarbetet med egna, anpassade tidplaner inom respektive division och inplanerade prognosmöten med checklistor Skapa engagemang hos chefer på alla nivåer, trebenta chefer måste känna ansvar för sin budget och prognos Jämföra med historisk data och trender, tex förbrukning över året
Datum 2014-09-15 7 (7) Ekonomiska konsekvenser och finansiering Regionservice befaras att inte nå en ekonomi i balans under 2014, prognosen efter juli visar ett underskott på 15 Mkr jämfört med resultatkravet på 10 Mkr. Prognoskvaliteten har förbättrats under 2014 jämfört med 2013. I juli var differensen 15 Mkr, för motsvarande period förra året var den 49 Mkr. Juridisk bedömning Ärendet har inga juridiska konsekvenser. Miljökonsekvenser Ärendet bedöms inte medföra miljökonsekvenser. Samverkan med berörda fackliga organisationer Samverkan slutförs lokalt på Regionservice Uppföljning Uppföljning sker i den regelbundna månadsuppföljningen. Monika Ekström Ordförande Helena Ohlsson Servicedirektör