Kantarellstigens Samfällighetsförening Handlingar inför föreningsstämman 2009 I enligt med tidigare utsänd kallelse håller föreningen ordinarie stämma onsdagen den 15 April i skogsängskyrkan med början kl 19.00. Styrelsen finns på plats från kl 18.15 för registrering. Medlemmar, deras ev. Biträden samt ombud äger rätt att närvara. Ombud kan med fullmakt representera endast en medlem. Varje fastighet representerar en (1) röst. Boende, som ej är delägare, och som avser rösta för fastigheten måste förete fullmakt från ägaren. Röstkort kommer att användas. För planering av förtäring ber vi er som avser att närvara anmäla detta till styrelsen@kantarellen.org alt via telefon till Torbjörn Kvist. Er närvaro ger möjlighet att påverka föreningens utveckling. Välkomna Styrelsen
Kantarellstigens Samfällighetsförening Fullmakt För nedanstående person att företräda och utöva rösträtt för mig/oss vid ordinarie föreningsstämma i Kantarellstigens Samfällighetsförening år 2009. Namn: ( Texta namnet ) Adress:... ( Texta adressen ) Fullmaktshavare kan enligt lagen om förvaltning av samfälligheter endast företräda en medlemsfastighet. Fullmaktsgivare, medlem(mar) genom fastigheten Kantarellen.. ( ange fastighetsbeteckning ) Rönninge den.. ( Namnteckning ) ( Namnteckning ) (Namnförtydligande). (Namnförtydligande) Egenhändig(a) namnteckning(ar) bevittnas (Namnteckning) (Namnteckning) (Namnförtydligande) (Namnförtydligande)
Kantarellstigens Samfällighetsförening Ordinarie föreningsstämma 2009. Dagordning 1 Stämman inleds 2 Fråga om stämman utlysts i laga ordning 3 Dagordningen fastställs 4 Val av ordförande för stämman 5 Val av sekreterare för stämman 6 Val av två justeringsmän tillika rösträknare 7 Röstlängden fastställs 8 Styrelsens verksamhetsberättelse 9 Revisorernas föredragning 10 Fastställande av Resultat och Balansräkning 11 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12 Motioner 13 Styrelsens förslag till budget samt debiteringslängd 14 Val av tre ledamöter i styrelsen för en tid av två år (2 st) resp ett år (1 st) 15 Val av två suppleanter i styrelsen för en tid av ett år 16 Val av två revisorer och en suppleant till dessa av en tid på ett år 17 Övriga frågor ( ej möjliga till beslut) 18 Stämman avslutas
Kantarellstigens Samfällighetsförening Verksamhetsberättelse 2008 Styrelsens förvaltning omfattar perioden 20080101-20081231. Styrelsens sammansättning under perioden har varit: Ordf./Kassör Ledamot Ledamot Ledamot Suppleant Suppleant Torbjörn Kvist Thomas Hällqvist Rosmari Löfdahl Therese Hofverberg Tommie Johansson Mikael Osterman Styrelsemöten Styrelsen har under perioden hållit 10 protokollförda möten. Extra ej protokollförda, möten har hållits för att behandla specifika frågor såsom städdagar, vägskyltar, budget och verksamhetsberättelse. Uppdrag från föreningsstämman 2008 Parkering Styrelsen har avtalat med Qpark (fd Carpark) att de ska se efter parkeringsbestämmelserna inom vårat området. Trafik och skyltning Kompletering av vägskyltar enligt stämmobeslut. Parkerings skyltar och 24h parkering är uppsatta. Belysning Enligt stämmobeslut 2008 har 4 st halogen lampor monterats upp vid strategiska platser, 2 st på förråden vid sidan om uppfarten och 2st på förrådet som saknar lyktstolpe. Lekplaserna Enligt det förslag som röstades fram på stämman. Har föreningen utsätt en arbetsgrupp som ska arbeta fram ett förslag. Ett komplett förslag har ej kunnat färdigställas under 2008. Ett nytt förslag arbetas fram till stämman 2009. Städdagar Två städdagar har genomförts under perioden. Arbetsdag En arbetsdag genomfördes under hösten. Detta var ett test som utföll väl. Det vi lärde oss var att arbetsdagen ej bör ligga i samband med städdagen och att arbetet bör specificeras innan så att vi kan använda medlemmarnas kompetens på ett mer effektivt sätt. (Till exempel vi behöver två personer med kunskap för att renovera vår lekstuga.) Den bör också äga rum någon gång under kvartal 2. Ett stort tack till alla som medverkade! Information Utskick av information ang biltrafiken och parkeringen på området, förtydligande av gårdsskyltarna, inbrott i förråden, bluff faktura mm. Snöröjning Även i år togs flera anbud in från leverantörer för att bästa möjliga lösning för samfällighetens räkning skulle kunna väljas.vi såg även över möjligheten att betala per snöröjningstillfälle, men det skulle inte bli någon större vinning i detta då grundavgift och kostnad per gång ansågs bli för kostsamt. Slutligen kontrakterades Ingerstad Transport & Markvård AB.
Kantarellstigens Samfällighets Förening NOTER OCH FÖRKLARINGAR NOT 1 NOT 2 NOT 3 NOT 4 Varje hus betalar en preliminär avgift på 2700kr per år för vatten vilket blir 226800kr. Posten visar på 233061kr vilket är 6261kr mer, dessa pengar är medlemmarnas skuld till föreningen och ligger under kontot övriga fodringar. För att hanteringen av debiteringslängden och sluträkningen av vatten ska bli enklare använder vi oss av jämna kronor. Varpå denna intäkt. Kostnaden för elförbrukningen förråd och garage. Kostnaderna för el till vägbelysning. NOT 5 Detta är vad kommunen fakturerat för vattenförbrukningen 2008. NOT 6 NOT 7 NOT 8 NOT 9 Underhåll/väg/parkering/lek/förråd/garage. Målning av parkeringsrutor, material till nedstigningsbrunnarna och inköp av skyltar till parkeringen mm. Drift kostnader/ grönområde, kostnader för städdagar, sandupptagning, Här finns kostnader för lokalhyra och förtäring vid föreningens stämma, trycksaker, kopiering,hemsidan, bankavgifter, lantmäteriuppgifter och tomtavgäld. Kostnaderna för kabel-tv, grundutbudet och uppgradering av vårat kabelnät enligt stämmobeslut 2005. NOT 10 Fondavsättningen för 2008 var 33600kr samt ränta på fondkontot med 4877kr. NOT 11 Övriga fodringar består av fakturor som betalats år 2008 men tillhör år 2009 tex. ComHem och försäkringar. Här finns även fodringar för vattenavräkningen 6261kr se NOT 1 som kvittas mot medlemmarna i samband med debiteringslängden kvartal 1 2009 och ej betalda debiteringslängder. NOT 12 Fondkonto som är kopplat till underhållsfonden se NOT 14. NOT 13 Övriga kortfristiga skulder består av fakturor som ej kommit tillhanda innan år 2008 slut tex. Elkostnader. NOT 14 Underhållsfonden består nu av 175090kr. Enligt föreningens stadgar ska denna post ha lika mycket i saldo som vårat fondkonto på banken. NOT 12 Fonden är till hjälp när större underhåll eller investeringar på vår samfällighet ska utföras och den får ej användas utan ett stämmobeslut med undantag för om brott på vattenledning skulle uppstå.
Motion angående lekplatserna På förra stämman beslutades att en arbetsgrupp skulle utses för att ta fram ett förslag på upprustning av en av våra lekparker. Arbetsgruppen har kommit fram till följande förslag: En helhets lösning för alla de tre befintliga lekplatserna där man har tagit hänsyn till åldrar och lägesförutsättningar. Grunden till förslaget är baserat på att efter genomgång av områdets lekparker med utbildad personal från utemiljö, kom dom fram till att våra lekplatser är farliga för barnen att leka i, därför tycker vi att ska man göra något ska man göra det ordentligt och för 50.000 blir det bara en renovering av befintliga redskap. Förslaget finns som bilaga till motionen. Förslaget ligger långt över beslutad finansiell nivå var på styrelsen valt att lyfta frågan till stämman 2009. Finansiering av förslaget: Förslaget kommer att kosta ca 500 000 kr och har tänkt finanseras på följande sätt. Kontant från föreningen (50 000 kr tidigare avsättning och 50 000kr från eget kapital) Lån från bank 100 000 kr 400 000 kr Amorteringen och avbetalningsplan på 4 år kommer att utgöra en kostnad inkl ränta på ca 126 000 kr/ år beräknat på 6,5 % räntesats (1500 kr per fastighet/år). Följande ska beslutas: Att: Godkänna förslaget som helhet
Lekpark 1 Vid k21-k22 Befintligt som kommer vara kvar balansgången och klätterställningen Övrigt gammalt tas bort (inkl bortforsling) Nytt Lekstuga Säl Sandlåda med nät 3x3m Underlag för respektive ställning samt besikning enligt EU direktiv
Lekplats 2 hästskon Befintligt som kommer vara kvar Klätterställningen Övrigt gammalt tas bort (inkl bortforsling) Nytt Gungställning med plats för fyra gungor Dubbel säl Sandlåda med nät 3x3m Lekhus Underlag för respektive ställning Samt besikning enligt EU direktiv
Lekpark 3 Vid k65 Befintligt som kommer vara kvar rutschkana Övrigt gammalt tas bort (inkl bortforsling) Nytt Bandymål Basketkorg Bollplank Byte av underlag (stenmjöl) samt besikning enligt EU direktiv
Styrelsens svar på motion angående lekplatserna Styrelsen har beslutat att ställa sig bakom detta förslag med bakgrund av att öka värdet på vårt område som ger ett mer angenämt helhetsintryck samt att barnen som bor här får en bra och säker lekmiljö. Det är en investering som även kommande generationer har glädje av. Om förslaget ej godkänns föreslås beslut enligt följande : Att: De tidigare avsatta 50 000 kr för år 2008 och yttligare en avsättning på 50 000 kr för 2009 kunna disponeras enligt tidigare treårs plan för att säkerhetsställa säkerheten i befintliga lekparkerna genom renovering och borttagning av redskap.
Styrelsens svar på motion Garagetaken Styrelsen kan bara instämma med undertecknad av den inkomna motionen. Garagen behöver en omfattande genomgång inte bara av tak och bjälkar utan även av den stål konstruktion som är stommen i garagen. Styrelsens förslag är att bifalla motionen.
Styrelsens svar på motionen belysning på parkeringen Vi har under de senaste åren drabats av både inbrott och stölder i bilar och förråd. Föreningen har med hjälp av belysning försökt att stävja detta men utan resultrat. På våra två senaste stämmor har vi valt att plocka bort belysning för att sedan sätta upp delar av den samma igen. Förra stämman fanns ett förslag angående ny belysning detta förslag avslogs. Varpå styrelsen rekomendation är att avslå de båda förslagen i motionen.
Styrelsens svar på motion Gångfartsområde Vi har valt att skylta vårat område med gångfartsområde. Den stora anledningen till detta är att vi vill ha ett tryggt område där våra barn kan leka utan risk för att bli på körda. I den inkomna motionen finns två förslag. Det ena är att sätt ut blomlådor. Det andra är fler och mycket kraftigare fartgupp. Styrelsen föreslår att avböja förslaget med blomlådorna med motivering att dessa blir svåra att sköta och måste tas bort på vinter halvåret på grund av snöröjningen. Vem gör detta och var ska dessa förvaras? Förslaget gällande fartgupp föreslår vi att bifalla med följande alternativ: Att: Stämman beslutar om att avsätta pengar för fyra högre fartgupp i området. Kostnad tas ut genom ökad debiteringslängd ca 20 000 kr
Förslag till budget 2009 Budget Avgift Avgift 2009 2009 kvartal Intäkter Medlemsavgifter 3010 367 500 4375 VA-avgifter 3030 268 800 3200 Fondavsättning 3050 33 600 400 Summa intäkter 669 900 7975 Kostnader Drift 4010,4020,4030,4070,4120 286 300 3408 Underhåll 4060 10 000 119 VA-avräkning 4050, 4055 268 800 3200 Administration 4090, 4130 20 000 238 Arvoden 4200, 4210, 7510 51 200 610 Underhållsfonden 2840 33 600 400 Summa kostnader 669 900 Resultat 0 Förslag till stämman som kan påverka så att debiteringslängden ökar beroende på utfall av röstning. Årskostnad Kvartalskostnad/ fastighet A: Motion belysning förslag 1 31000 93 förslag 2 85000 253 B: Motion trafikhinder, uppskattad kostnad 20000 60 C: Förslag om lekplatser Lån 400000kr. Beräknad amortering på 4år och ränta per år 126000 375
Summa Årsavgift Förf.dat. Förf.dat. Förf.dat. Förf-dat. Medl.avg Prel. VA Fond avgifter Amort. Ränta 2 009 2009-05-31 2009-08-31 2009-11-30 2010-02-28 1 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 2 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 3 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 4 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 5 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 6 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 7 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 8 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 9 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 10 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 11 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 12 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 13 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 25 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 24 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 23 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 22 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 21 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 20 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 19 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 18 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 17 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 16 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 15 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 14 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 26 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 27 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 28 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 29 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 30 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 31 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 32 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 33 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 34 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 35 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 36 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 Adress
37 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 38 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 39 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 40 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 41 42 4 374 4 374 3 200 3 200 400 400 7974 7974 0 0 0 0 7 974 7 974 43 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 44 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 45 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 46 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 47 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 48 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 49 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 50 51 4 374 4 374 3 200 3 200 400 400 7974 7974 0 0 0 0 7 974 7 974 52 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 53 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 54 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 55 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 56 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 57 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 58 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 59 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 60 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 61 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 62 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 63 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 64 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 65 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 66 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 67 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 68 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 69 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 70 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 71 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 72 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 73 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 74 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974
75 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 76 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 77 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 78 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 79 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 80 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 81 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 82 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 83 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 84 4 374 3 200 400 7974 0 0 7 974 367 416 268 800 33 600 669816 0 0 669 816 167 454 167 454 167 454 167 454 Rutin för påminnelse och dröjsmålsavgift vid utebliven betalning. Angivna förfallodagar skall avgiften finnas på föreningens konto. Har avgiften inte registrerats på föreningens konto senast 7 dagar efter förfallodagen utgår påminnelse och äger föreningen rätt att påföra medlemmen dröjsmålsavgift om 50 kr. Har avgiften, inkl. dröjsmålsavgift, inte erlagts senast 14 dagar efter förfallodagen skall föreningen utan dröjsmål överlämna fodran för indrivning.