Servicenämnden handlingar 2012-03-06

Servicenämnden handlingar 2012-03-06

Servicenämnden 2012-02-28 1(2) Box 153 301 05 Halmstad Tfn: 035 13 70 00 E-post: servicenamnden@halmstad.se Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum: 2012-03-06 Tid: 9:00 Samling på Torsgatan 1, inledning och fika Information om samordnad varudistribution Studiebesök på Bring Express under förmiddagen (servicekontoret ordnar transport) Lunch 13:00 Möjlighet till gruppmöten 13:30 Sammanträde på Torsgatan 1 Ordförande: Svein Henriksen Sekreterare: Gunni Heland

HALMSTADS KOMMUN FÖREDRAGNINGSLISTA Sida Servicenämnden 2012-02-28 2(2) ÄRENDEN Sida 1 2 Val av protokollsjusterare Godkännande av dagordning 3 * SE 2012/0106 Utmaning av städning i Halmstads kommun 4 4 * SE 2012/0005 Personalredovisning 7 5 * SE 2011/0165 Ansvar och fördelning av arbetsmiljöuppgifter inom Halmstads kommun 6 * SE 2011/0163 Remiss - Nya riktlinjer för arkiv- och dokumenthantering 7 * SE 2011/0151 Ändrad tid för sammanträde 9 8 SE 2012/0006 Information 10 9 Övriga frågor * Personalrepresentanter kan närvara vid stjärnmarkerade ärenden

1(3) Tjänsteskrivelse 2012-02-16 Diarienummer: SE 2012/0106 Version: Beslutsorgan: Enhet: Roger Weman, Mehzabeen Kamruddin E-post: Telefon: Utmaning av städning inom Halmstads kommun Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att avslå utmaningen från ISS avseende all städverksamhet i Halmstads kommun med hänvisning till det pågående interna uppdraget att via förstudie se över den egna verksamheten. Sammanfattning ISS Facility Services har utmanat all städning inom Halmstads kommun interna verksamhet. Utmaningen har inkommit till kommunstyrelsen och överlämnats till servicenämnden den 17 januari 2012 för handläggning och beslut. På nämndens sammanträde den 1 december 2011, innan utmaningen kom till servicenämndens kännedom, gav nämnden ett uppdrag till servicekontoret att planera för en förstudie inom städservice 2013 (SE 56 2011). Arbetet med förstudien inleds 2012 och syftar till att se över verksamhetens avverkningsgrad, lönsamhet och möjlighet till olika driftformer. Efter förstudien är det inte uteslutet att hela eller delar av nuvarande verksamhet lämnas över till upphandling för att därigenom nyttja andra driftformer och konkurrensutsätta den egna städverksamheten. Ett viktigt underlag i förstudien blir fastighetskontorets sammanställning av nämndernas framtida lokalbehovet. Enligt planeringsdirektiven för 2012-2014, antagna av kommunfullmäktige den 21 juni 2011, ska ett underlag för lokaleffektivisering tas fram av nämnderna under 2012. Resultatet av lokalöversynen, och analys av kommande behov, kommer förändra de uppdrag som städservice får av övriga förvaltningar. Servicekontoret föreslår att servicenämndens beslut att genomföra en förstudie 2013 kvarstår och att den aktuella utmaningen avvisas. 1 4

Ärendet Uppdrag Servicenämnden har gett servicekontoret i uppdrag att utreda förutsättningarna för en förstudie med anledning av ISS Facility Services AB utmaning av all städning inom Halmstads kommun. Bakgrund Halmstads kommun har antagit riktlinjer för konkurrensutsättning (KF 6 2008) med bland annat utmanarrätt. Det innebär att den som vill ta över driften av en kommunal verksamhet kan lämna in en begäran om detta. Den nämnd som är ansvarig för verksamheten som utmanas är skyldig att pröva utmaningen och avgöra om den ska leda till en förstudie eller att utmaningen avslås. Planeringsdirektiven för 2012-2014, fastställda av kommunfullmäktige den 21 juni 2011, gav samtliga nämnder i uppdrag att göra en lokalöversyn i samarbete med kommunstyrelsen. De verksamhets- och funktionsprogram som nämnderna tar fram ska vara ett underlag för en lokalrevision med den övergripande ambitionen att minska det kommunala lokalbehovet. Arbetet med att sammanställa lokalbehovet görs av fastighetskontoret. Analys, förslag och motivering Utmaningen från ISS Facility Services omfattar all städning i Halmstads kommun. Den inkom till kommunstyrelsen den 1 december 2011. På nämndens sammanträde den 1 december 2011, innan utmaningen kom till servicenämndens kännedom, gav nämnden ett uppdrag till servicekontoret att planera för en förstudie inom fyra olika verksamhetsområden, varav städservice är en av dessa (SE 56 2011). Arbetet med förstudien inleds 2012 och syftar till att se över verksamhetens avverkningsgrad, lönsamhet och möjlighet till olika driftformer 2013. Efter förstudien är det inte uteslutet att hela eller delar av nuvarande verksamhet lämnas över till upphandling för att därigenom nyttja andra driftformer och konkurrensutsätta den egna städverksamheten. Utredningen ska redovisa (enligt kommunens anvisningar för konkurrensutsättning): - Syfte - Intressenter - Hur ser aktuell marknad ut - Egna och andras erfarenheter - Kvalitetskrav - Konsekvenser för arbetstagarna - Konsekvenser i den egna organisationen och påverkan på övriga nämnders verksamhet - Ekonomiska kalkyler - Tidplan Samma rutiner gäller om förstudien genomförs som en följd av att den aktuella utmaningen antas och förstudien genomförs 2012. 2 5

För att göra förstudien behöver servicekontoret uppgifter från kunderna dvs övriga förvaltningar i Halmstads kommun. Den lokalöversyn som initierats i planeringsdirektiven kan få stor betydelse för behovet av städtjänster. Det kan t ex gälla skollokaler som behöver omdisponeras/avvecklas i samband med ett minskat elevunderlag och/eller sammanslagningar av olika verksamheter. Med detta som bakgrund förordar servicekontoret att det inte görs en förstudie med anledning av utmaningen från ISS utan att servicenämndens beslut att vänta till 2013 kvarstår och utmaningen avvisas. Konsekvenser Beslut om förstudie leder till en utredning internt i kommunen eller ett konsultuppdrag. I båda fallen behöver resurser lyftas ur ordinarie driftbudget. Ett eventuellt beslut att anta ISS utmaning påverkar även två andra nämnder som idag har städpersonal bland sina anställda. Om förstudien leder till konkurrensutsättning genom upphandling är huvudregeln att personalen erbjuds gå över till den som får uppdraget att bedriva verksamheten (verksamhetsövergång). Den personal som inte väljer att följa med verksamheten blir föremål för omplaceringsutredning och, om det saknas lediga tjänster som matchar deras kompetens, eventuella uppsägningar. Avvecklingskostnader utreds i förstudien. Ärendets beredning Inom kommunen 2011-12-01 utmaningen inkom till kommunstyrelsen 2011-12-02 07 information till all personal inom städservice 2012-01-17 utmaningen överlämnades till servicenämnden 2012-01-24 information till servicenämndens presidium 2011-01-24 information till servicekontorets samverkansgrupp 2011-02-07 information till servicenämnden Ärendet har beretts inom servicekontoret. Andra grupper - Fackliga organisationer Ärendet faller inte inom ramen för MBL Lista över bilagor Utmaning från ISS Facility Services. För Servicekontoret Roger Weman Förvaltningschef Mehzabeen Kamruddin Enhetschef 3 6

1(2) Tjänsteskrivelse 2012-02-21 Diarienummer: SE 2012/0005 Version: Beslutsorgan: Enhet: Gunni Heland E-post: Telefon: Personalredovisning 2011 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att godkänna personalredovisningen för 2011. Ärendet Halmstads kommuns årliga personalredovisning görs dels som en central sammanställning, dels en redovisning per förvaltning. Redovisningen är indelad i fem delområden: personalbild, närvaro/frånvaro, Human Resources riktning vision 2020, mångfald och jämställdhet, hälsa och arbetsmiljö. Personalbild Servicekontoret har 421 anställda och är den femte största förvaltningen i Halmstads kommun. Det är 6% av Halmstads kommuns anställda. Antalet anställda har minskat från föregående år. Könsfördelningen är ojämn, andelen män är mycket låg inom städservice/måltidsservice och andelen kvinnor är låg på IT-service. Antalet underställda per chef är i genomsnitt 17. Det är färre än de stora förvaltningarnas siffror. Fördelningen inom enheter och grupper är däremot mycket olika. Närvaro/frånvaro Nämndens mål för sjukfrånvaro uppnåddes inte. Det genomsnittliga antalet sjukdagar per anställd var 19, en ökning med 0,15. Ökningen motsvarar mindre än en procent. Andelen anställda som inte haft någon registrerad sjukfrånvaro var 39%, en försämring jämfört med föregående år. Human Resources riktning vision 2020 Förvaltningen har arbetat med kompetensutveckling och insatser för att höja medarbetarnas status, t ex via tävlingar och uppmärksamhet i media. HR-visionen har utvärderats i en medarbetarenkät med mycket högt deltagande och positiva svar från servicekontorets medarbetare. 1 7

Hälsa och arbetsmiljö Enheterna inom servicekontoret arbetar aktivt med friskvård och övriga hälsofrämjande insatser. Kulturdagen för 200 anställda på städservice är ett exempel på detta. Arbetsmiljöarbetet har förtydligats och fler har involverats i inventering av arbetsmiljörisker. Den årliga uppföljningen visar att rutinerna fungerar, det som kan förbättras är framför allt dokumentationen. Kommunikationen mellan ledningsfunktioner, arbetsplatsträffar och samverkansgrupp behöver också utvecklas. Ärendets beredning Inom kommunen Statistiken levereras av stadskontoret och är utdrag från lönesystemet Agresso. En sammanställning har gjorts av servicekontorets stab i Stratsys, ett system för verksamhetsplanering. Fackliga organisationer Resultatet har presenterats i servicekontorets samverkansgrupp. Lista över bilagor Personalredovisning För Servicekontoret Roger Weman Förvaltningschef 2 8

1(1) Tjänsteskrivelse 2012-02-21 Diarienummer: SE 2011/0151 Version: Beslutsorgan: Enhet: Gunni Heland E-post: Telefon: SE 2011/0163 Ändrad tid för sammanträde Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att flytta april månads sammanträde till den 10:e april 2012. Ärendet Presidiet har aktualiserat att nämndens möte den 3:e april behöver flyttas. 1 9

2012-02-28 Information Diarienummer: SE 2012/0006 Version: Beslutsorgan: Information till servicenämnden 2012-03-06 Upphandlingar Utmaning IT-drift 10